ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Глава 1. Структура и состав службы ДОУ

1.1 Формы и структура службы ДОУ

1.2 Должностной и численный состав службы ДОУ

Глава 2. Задачи и функции службы ДОУ

Глава 3. Организация рабочего места

Заключение

Список использованных источников

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) [6].

Проблема совершенствования организации службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении.

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

Целью курсовой работы является поиск и разработка предложений по совершенствованию организации службы ДОУ.

Задачи работы:

исследовать формы и структуру службы ДОУ, а также должностной и численный состав;

проанализировать задачи и функции службы ДОУ;

изучить условия труда работников службы ДОУ.

При написании курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две категории.

К первой категории изданий относится научная литература.

При написании курсовой работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения: Андрея Рыбакова, директора БелНИИДАД, кандидата исторических наук, Эммы Давыдовой, начальника отдела делопроизводства и формирования НАФ Белкомархива, Валентина Паневчика, доцента Белорусского государственного экономического университета.

В издании «Секретарское дело» Паневчик В.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.

В пособиях «Делопроизводство» Паневчика В.В. и «Основы делопроизводства» Рыбакова А.Е. достаточно полно освещены вопросы документирования и организации работы с документами. Значительный интерес представили разделы, посвященные месту офиса в системе управления, автоматизации делопроизводства, исследованию постановки делопроизводства в организации.

Что касается учебно-практического руководства «Делопроизводство» Давыдовой Э.Н. и Рыбакова А.Е., то в нем достаточно подробно изложены требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Архивы и делопроизводство», «Кадровая служба».

В статьях Решетниковой А. «Организация службы документационного обеспечения управления», а также в статье Марун Н.В. «Управление документацией: теория на практике» рассмотрены вопросы организации службы ДОУ: ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав.

О правилах определения численного состава службы ДОУ рассказано в статье Галины Кудряковой «Нормирование труда работников архива».

Актуальная для Беларуси тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях Сукача А.Н. «Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле» и Полозок М. «Работающая автоматизированная система документооборота: это реально». Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации белорусских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

В статье Кунай Н. «90-60-90: ваш офис на уровне мировых стандартов» излагаются санитарно-гигиенические правила и нормы, которые должны соблюдаться при организации рабочего места работников службы ДОУ.

Во вторую категорию следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам организации, должностного состава службы ДОУ, условий и охраны труда.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь представляет собой совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

В Примерном положении о службе документационного обеспечения управления включен типовой состав функций, прав и обязанностей работников службы ДОУ.

В Едином квалификационном справочнике должностей служащих, а также в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» указаны наименования должностей работников службы ДОУ.

Что касается Санитарных правил и норм 9-131-РБ 2000 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, электронно-вычислительным машинам и организации работы» и Межотраслевой типовой инструкции по охране труда при работе с персональными компьютерами, то они определяют основные требования к условиям труда и организации рабочих мест работников службы ДОУ.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативных правовых актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

ГЛАВА 1. СТРУКТУРА И СОСТАВ СЛУЖБЫ ДОУ

1.1 Формы и структура службы ДОУ

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема, функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь частично регламентировала названия служб ДОУ, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.) [6].

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных - их руководством. В совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, а в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.

В статьях «Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)» и «Управление документацией: теория на практике», опубликованных в журналах «Секретарское дело» и «Кадровая служба», по моему мнению, очень подробно и четко определены формы и структура службы ДОУ. Согласно этим статьям, службы ДОУ рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций [19, с. 12].

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив [10, с. 77] (Приложение А).

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Их структурные подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и обработке входящих и исходящих документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр с корректорской группой), копировально-множительное бюро, архив, по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, секретари) [19, с. 13] (Приложение Б).

Общий отдел -- это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях [19, с. 14] (Приложение В).

В Инструкции по делопроизводству сказано, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников) [6].

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименования [19, с. 15].

Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 человека), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Таким образом, в учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

1.2 Должностной и численный состав службы ДОУ

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96). Эти же наименования включены в Единый квалификационный справочник должностей служащих. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители [3, 14].

Категория «Руководители» включает заведующего службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы [3]. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

В категорию «Специалисты» включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста [3]. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации [3].

Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться [21, с. 10].

По моему мнению, было бы эффективным распространение требований к работникам организаций по знанию правил и порядка оформления и работы с документами, основам делопроизводства. Так, в должностные инструкции не только работников служб ДОУ, кадровых служб, секретарей, но и работников других, в том числе производственных подразделений, предлагаю включать обязанности по овладению знаниями и навыками по оформлению документов, работе с ними в текущем делопроизводстве в соответствии с действующими государственными и локальными (в рамках конкретной организации) нормами.

Для эффективной организации работы службы ДОУ и в целом аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда, например такие, как Межотраслевые нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь и др.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ.

В статье Галины Кудряковой «Нормирование труда работников архива» довольно подробно изложен комплекс мероприятий, необходимых для расчета численности службы ДОУ и архива организации. К этим мероприятиям относят:

составление перечня всех видов работ, выполняемых сотрудником;

определение годового объема по каждому виду выполняемых работ;

определение обшей нормативной трудоемкости выполняемых сотрудником работ (Тн) с учетом коэффициента К (К = 1,1 с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, включая физкультурные паузы, и личные потребности) исходя из норматива времени на единицу объема работ;

определение трудоемкости не предусмотренных нормами и носящих разовый характер работ (Тнн) (определяется экспертным путем);

расчет общей трудоемкости работ, выполняемых сотрудником
(Тн + Тнн);

для определения численности работников, необходимо:

,

где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год исходя из календаря рабочего времени [7, с. 30].

Таким образом, нормы времени и выработки крайне важны при определении общей нормативной трудоемкости выполняемых сотрудниками работ.

Формирование штата работников службы ДОУ в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Поэтому, крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

ГЛАВА 2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы с
документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота;

унификация документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Функции современной службы ДОУ в Республике Беларусь определяются из целей и задач ее деятельности, которые регламентируются положением о ней [1]. Проанализировав Примерное положение о службе ДОУ можно сказать, что в состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

прием, учет и регистрация поступающих и отправляемых документов;

организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

организация машинописного изготовления документов;

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива организации в соответствии с нормативными и методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;

организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;

организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда сотрудников службы ДОУ;

организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;

разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации;

обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация допуска к информации и документации.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;

изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления [18].

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Примерном положении о службе ДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.

Также согласно Примерному положению, служба ДОУ должна взаимодействовать с другими структурными подразделениями организациями. Показать это взаимодействие можно с помощью нижеприведенной таблицы.

Таблица 1 - Взаимодействие службы ДОУ со структурными
подразделениями организации

Структурное подразделение	Взаимодействие
Все структурные подразделения	Вопросы документационного обеспечения управления и соблюдения требований стандартов
Юридическая служба	Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов
Службы кадров, труда и заработной платы и соответствующие научно-исследовательские организации	Вопросы подбора и расстановки кадров делопроизводственной службы и повышения их квалификации в условиях широкого использования современной офисной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства
Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания	Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытовое обслуживание работников службы
Вычислительный центр	Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство
Структурные подразделения, отвечающие за конфиденциальное делопроизводство	__

Примерное положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:

принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;

контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции и др.

Что касается обязанностей службы ДОУ, то она должна:

обеспечивать установленный порядок в работе с документами организации;

выполнять указания и поручения руководства;

соблюдать необходимые условия труда работников службы делопроизводства [18, с. 12].

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что служба ДОУ берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Она должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

На сегодняшний день работа службы ДОУ с документами во многих организациях все еще осуществляется в стандартном «бумажном» виде. Автоматизация обмена документами в таких организациях находится на уровне обмена файлами в сетевой среде Windows и электронной почты. Такой способ имеет следующие недостатки:

большие временные затраты на согласование и передачу документов;

невозможность организации эффективного поиска документов;

неэффективная организация отслеживания и контроля изменений, вносимых в документ;

дублирование операций обработки (необходимо перепечатывать документ при внесении изменений);

неэффективная организация разграничения доступа к документам;

неэффективная организация контроля процесса обработки документов и исполнения поручений, а в ряде случаев - отсутствие контроля и др. [17, с. 43-44].

В качестве решения существующих проблем документооборота и с целью значительного повышения эффективности деловых процессов и системы управления, считаю необходимым внедрять автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). Эта система позволит устранить:

разногласия между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, совместно выполняющими работу, возникающие из-за плохой взаимной информированности о состоянии деловых процессов;

жалобы специалистов всех уровней на информационную загруженность;

отсутствие целостной картины происходящего в организации или в отельных структурных подразделениях;

нежелательные утечки информации, происходящие вследствие неупорядоченного хранения больших объемов документации;

неприемлемые сроки разработки и рассылки документов, поиска и получения информации;

множество недокументированных эпизодов управления и отсутствие четких схем и механизмов контроля исполнения принятых решений.

Таким образом, внедрение АСДОУ позволит оптимизировать процессы делопроизводства и документационного обеспечения управления, а также интегрировать разрозненные информационные ресурсы в единую систему; будет способствовать созданию корпоративной культуры, основные принципы которой - открытость, достоверность, быстродействие, оперативность и качество.

В статье Сукача А.Н. «Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле» значительная часть уделена новой тенденции в делопроизводстве - передаче некоторых функций по управлению документами компании внештатным специалистам. Как сказано в статье, это явление, получившее название аутсорсинга ДОУ и архивного дела, сейчас набирает обороты по популярности в России и Беларуси. Аутсорсинг (от англ. outsourcing) довольно широко распространяется в мире, а сейчас выгода от его использования стала очевидна и отечественному бизнесу [23, с. 67-68].

На мой взгляд, это очень перспективная идея. Аутсорсинг в ДОУ и архивном деле может быть полезен, например, в том случае, если организация не может обеспечить архивное хранение документов своими силами, так как у нее отсутствуют свободные рабочие площади и необходимые квалифицированные кадры.

Она может заказать услугу архивного хранения документов в специализированном хранилище. Также помощь сторонней организации может быть полезна при составлении номенклатуры дел или же постановке делопроизводства организации в целом.

Таким образом, при организации службы документационного обеспечения управления необходимо использовать новейшие тенденции в ДОУ и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ. На мой взгляд, это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников всего предприятия, организации, фирмы. Комплексная автоматизация функций службы ДОУ потребует создания единого информационного пространства организации, в котором сотрудники и руководство смогут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Организация рабочего места -- это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению с учётом антропометрических данных исполнителя.

Основными факторами, при разработке планировки рабочего места являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи в процессе труда, правила пожарной безопасности и промышленной санитарии, специфические требования органов государственного надзора к специальным помещениям и службам.

Нормативная площадь на одного работника службы ДОУ должна составлять не менее 4-х кв. м. Схемы размещения рабочих мест должны предусматривать расстояние между рабочими столами с видеомониторами не менее 2,0 м. Площадь на одно рабочее место для пользователей ПЭВМ должна составлять не менее 6,0 кв. м, а объём -- не менее 20,0 куб. м. [11].

Высота рабочего стола рекомендуется в пределах 68-73 см, столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зелёного, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60 см (на уровне колен) и не менее 80 см на уровне ступней. Всё, что постоянно требуется сотруднику во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая [15, с. 143-144].

Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места сотрудника службы ДОУ. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда -- неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. Стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закруглённым с краёв, чтобы не затруднять кровообращение бёдер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготовляют стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере -- без подлокотников, чтобы не стеснять движения. Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно) [22].

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого -- его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций работников службы ДОУ, автоматизации и механизации рабочих мест придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

средства выполнения вычислительных операций: счётно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

Необходимо отметить, что при рациональной планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила:

на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

каждый предмет и средство труда должны иметь своё место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;

канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;

все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

документы, с которыми работает сотрудник, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

движения работника должны быть оптимальными, т. е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;

Чёткая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день [16, с. 31-32].

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим составляющим рабочего места относятся:

нормальное освещение;

устранение шумов;

вентиляция воздуха;

температура воздуха;

установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Помещения, где эксплуатируются ПЭВМ, должны иметь естественное и искусственное освещение.

Согласно Санитарным правилам и нормам искусственный свет должен быть достаточно ярок, чтобы можно было работать, однако не настолько, чтобы экран компьютера и бумага «бликовали». Солнечный свет также неплохо приглушать в определенные часы, чтобы он не слепил глаза и не перегревал помещение. Искусственное освещение должно осуществляться системой общего равномерного освещения. При работе с документами допускается применение системы комбинированного освещения, т. е. к потолку вплотную прикрепляются лампы дневного освещения (люминесцентные), а на рабочем столе (или над ним, или рядом с ним) размещают лампу накаливания.

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 500 люкс. Для борьбы с монотонностью работы в помещении желательно предусмотреть динамическое (изменяющееся во времени) освещение. Для этого светильники общего и местного освещения должны иметь плавную (ручную или автоматическую) регулировку силы света, обеспечивающую возможность снижения освещённости рабочих поверхностей до 300 люкс. Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 ° от горизонтальной линии взора [22].

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

В санитарных нормах определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1 200 кДж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 °С в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 °С в холодное время, независимо от количества людей, находящихся в помещении [22].

Уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. Минимальная влажность не должна быть ниже 25-30%, нормальная -- в пределах 40-60% [22].

В статье Кунай Н. «90-60-90: ваш офис на уровне мировых стандартов» подробно рассказано о еще одной немаловажной составляющей
микроклимата - о чистоте воздуха. В ней сказано, что особенно важно следить за ней в тех помещениях, где основной объем работы связан с бумажными носителями. На частичках бумажной и картонной пыли находятся споры, бактерии, грибки, а совсем недавно ученые открыли и существование микроскопического пылевого клеща. Все это может привести к ухудшению здоровья работников. Поэтому в служебных помещениях должно проводиться кондиционирование воздуха [9, с. 68].

Уровень шума является еще одним фактором, определяющим условия работы. Излишний шум снижает работоспособность и сказывается на психологическом состоянии человека. Согласно Санитарным правилам и нормам уровень безопасного шума для офисным помещений равнее 55 дБ [22]. Борьба с шумом в помещении ведётся путём звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест [9, с. 68].

Подводя итог всему вышеперечисленному, можно сказать, что для рациональной организации рабочих мест работников службы ДОУ необходимо:

в размещении рабочего места учитывать нормативную площадь на одного работающего; правильную освещённость (естественный свет должен падать слева или спереди); незагромождённость пространства ненужными для непосредственных рабочих операций предметами; обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в сеть; по возможности исключения отвлекающего неблагоприятного воздействия уличных раздражителей, теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов, телевизоров и других аудиовизуальных средств;

выбрать форму и габариты мебели с учётом антропометрических показателей для обеспечения удобного положения корпуса работника при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения;

подобрать оргтехнику, средства механизации с максимально возможной степенью их типизации;

организовать места сотрудников в соответствии с технологическим процессом выполняемых ими работ;

совершенствовать условия труда, создавая благоприятные санитарно-гигиенические условия труда.

На мой взгляд, воздействие вредных и опасных производительных факторов можно исключить или довести их до безопасных величин путем надлежащей организации рабочих мест, поддержания микроклимата и аэроионного состава воздуха рабочей зоны, соблюдения режима труда и отдыха, применения комплекса мероприятий по предупреждению переутомления работающих и др.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации службы ДОУ и применении организационной и вычислительной техники.

В настоящее время для многих белорусских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

Что касается должностного состава службы ДОУ, то он должен включать руководителей, специалистов и технических исполнителей, каждый из которых будет выполнять свои профессиональные задачи в соответствии с должностными инструкциями. По моему мнению, было бы эффективным распространение требований по знанию правил и порядка оформления и работы с документами к работникам организации, не относящимся к службе ДОУ.

Крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

При организации службы ДОУ необходимо использовать новейшие тенденции в документационном обеспечении управления и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ.

Основными задачами службы ДОУ должны быть:

сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Если говорить об условиях труда и организации рабочего места работников службы ДОУ, то не должны иметь место многочисленные нарушения правил устройства и содержания помещений, должны соблюдаться требования по устройству рабочих мест, поддержанию температурно-влажного режима и аэроионного состава воздуха рабочей зоны; выполнятся требования относительно режима труда и отдыха работающих, их инструктирования по безопасности и гигиене труда; вестись соответствующая документация и т.д.

Таким образом, от правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Давыдова, Э.Н. Разработка и оформление Положения о службе документационного обеспечения управления // Архивы и делопроизводство. 2003. № 3. - С. 32-40.

2. Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство: учебно-практическое руководство / Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. - Мн.: ТетраСистемс, 2003. - 288 c.

3. Единый квалификационный справочник должностей служащих (с учетом изменений, внесенных постановлениями Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2006 № 75; 03.01.2008 № 4; 28.05.2008 № 83) // Охрана труда в Беларуси [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.ohranatruda.net/index.php?option= 74. Дата доступа: 16.04.2009.

4. Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2009.

5. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» от 6 октября 1994 г. (в редакции Закона Республики Беларусь от 9 января 1999 г.) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2009.

6. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информации Респ. Беларусь. - Минск, 2009.

7. Кудрякова, Г. Нормирование труда работников архива // Секретарское дело. 2006. № 7. - С. 29-30.

8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др.; под общ. ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

9. Кунай, Н. 90-60-90: ваш офис на уровне мировых стандартов // Секретарское дело. 2003. № 9. - С. 66-68.

10. Марун, Н.В. Управление документацией: теория на практике // Кадровая служба. 2008. № 1 (77). - С. 76-80.

11. Межотраслевая типовая инструкция по охране труда при работе с персональными компьютерами (утверждена Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.11.2004 № 138) // Охрана труда в Беларуси [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.ohranatruda.net/index.php?option= 376. Дата доступа: 16.04.2009.

12. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А.Мишина. - Мн.: Амалфея, 2008. - 452 с.

13. Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь (утверждены приказом Председателя Белкомархива от 29.09.2005 № 43). - Мн.:БелНИИДАД, 2005. - 116 с.

14. Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96) // Охрана труда в Беларуси [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.ohranatruda.net/index.php?option= 17. Дата доступа: 16.04.2009.

15. Паневчик, В.В. Делопроизводство: учеб. пособие / В.В.Паневчик. - 2-е изд., испр. и доп. - Мн.: Выш. шк., 2003. - 348 с.

16. Паневчик, В.В. Секретарское дело: практ. пособие / В.В.Паневчик, С.В.Некраха, В.В.Акулич; под общ. ред. В.В.Паневчика. - Мн.: Дикта, 2005 - 408 с.

17. Полозок, М. Работающая автоматизированная система документооборота: это реально // Архивы и делопроизводство. 2006. № 5. - С. 43-48.

18. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2005. № 9. - С. 26-27.

19. Решетникова, А. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) // Секретарское дело. 2006. № 1. - С. 12-15.

20. Решетникова, А. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) // Секретарское дело. 2006. № 2. - С. 10-12.

21. Рыбаков, А.Е. Основы делопроизводства: учеб. пособие / А.Е.Рыбаков. - Мн.: РИПО, 2007 - 325 с.

22. Санитарные правила и нормы 9-131-РБ 2000 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, электронно-вычислительным машинам и организации работы» (утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача Республики Беларусь от 10.10.2000 № 53) // Охрана труда в Беларуси [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.ohranatruda.net/index.php?option=129. Дата доступа: 16.04.2009.

23. Сукач, А.Н. Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле // Кадровая служба. 2008. № 1 (77). - С. 67-68.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Типовой состав структурных подразделений управления делами