Классификация документов

14

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу

Основы делопроизводства

План

1. Классификация документов

Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003

2. Оформить документ информационно-справочной группы по образцам ОРД

3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность

Список литературы

1. Классификация документов

Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003

Документ -- зафиксированная на материальном носителе информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ -- это письменное доказательство действительного осуществления или права на осуществление хозяйственной операции. Юридическое значение документа чрезвычайно важно для управленческой деятельности, которая зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:

* письменные -- документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;

* графические -- чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;

* фотокинодокументы -- разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. Фотодокументы дают представление об объекте или процессе в статическом состоянии, кинодокументы позволяют увидеть эти же самые объекты или процессы в их динамике;

* фонодокументы. -- фонограмма -- новое прогрессирующее средство фиксации.

По видам деятельности независимо от средств фиксации нее документы принято разделять на три большие группы:

* организационно-распорядительные;

* по финансово-расчетным операциям;

* по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета. Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств. Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

По месту составления документы подразделяются на:

* внутренние, составленные работниками данного предприятия;

* внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По содержанию документы делятся на:

* простые, содержание которых посвящено одному вопросу;

* сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.

По форме документы бывают:

* индивидуальные -- содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка;

* трафаретные -- часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда);

* типовые -- созданные для группы однородных предприятий, например правила внутреннего трудового распорядка.

По срокам исполнения документы подразделяются на:

* срочные, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом;

* несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки -- для телеграмм и три-пять дней -- для корреспонденции.

По происхождению документы принято делить на:

* служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников;

* личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По назначению документы могут быть представлены в виде:

* подлинников;

* копий;

* выписок;

* дубликатов.

Подлинник -- это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.

Копия -- это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

Иногда для работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

При утере владельцем подлинного документа организации вправе выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

Дубликат -- вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат подписывают те же должностные лица, но это не обязательно. Слово «Дубликат» пишется вверху справа. По юридической силе документы классифицируются на:

* подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;

* подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т. е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т. е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).

По степени обязательности документы подразделяются на^-

* директивные;

* информационные.

По ограничению доступа к документу с целью защиты информации от несанкционированного доступа или ознакомления информацией посторонних лиц документы делятся на:

* для служебного пользования, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;

* конфиденциальные (коммерческая тайна) -- ими может пользоваться ограниченный круг лиц;

* секретные -- документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, а также работники, имеющие специальное разрешение (доступ);

* совершенно секретные -- документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.

Распорядительные документы

Юридическим основанием возникновения распорядительных документов являются:

* акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, Федеральными министерствами, государственными комитетами РФ и другими органами исполнительной власти;

* акты, издаваемые органами субъектов РФ, включая принятие законов и иных нормативных правовых актов, которые действуют в пределах территории субъектов РФ (республик, краев, областей, городов республиканского значения -- Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также территориальных образований);

* правовые акты организаций, направленные на осуществление их исполнительной и распорядительной деятельности, для реализации задач в соответствии с их компетенцией.

Виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ. В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих ил контролирующих органов, по инициативе руководителя и на основании докладных записок должностных лиц. Если основанием для издания приказа послужило указание вышестоящего органа, то в приказе обязательно надо указать полное название, номер и дату документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной -- предписываются конкретные действия. Распорядительная часть приказа начинается словом «Приказываю». Приказ оформляется на общем бланке организации или на бланке приказа. В состав формуляра приказа входят следующие реквизиты:

* наименование вышестоящей организации (если имеется);

* наименование организации;

* название вида документа;

* дата;

* номер;

* место составления;

* заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?» (например, «О повышении квалификации работников бухгалтерии», «Об учетной политике в 2004 г.» и т. д.);

* текст;

* подпись;

* визы;

* гриф согласования.

В констатирующей части излагаются причины издания приказa, цели и задачи предписываемых действий.

Если приказ издается во исполнение директивных указаний, то при ссылке в тексте на нормативный акт необходимо указать:

* название документа (нормативного акта);

* наименование органа, издавшего документ;

* дату;

* номер;

* заголовок к тексту документа (если он есть), на который дается ссылка, например: «Во исполнение решения управы, района «Мещанское» ЦАО г. Москвы от 10 мая 2004 г. № 56 «О мерах по ...».

Констатирующая часть может быть опущена, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть излагается в повелительной форме с формулировки «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буквами, с новой строки от нулевого положения табулятора). В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть приказа может излагаться в табличной форме.

После подписания приказы регистрируются, а затем размножаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовит исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги. Приказ вступает в силу с момента его подписания. Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом экземпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознакомлены с содержанием. Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п. В крупных фирмах приказы подобного рода заменяются приемными, отпускными, увольнительными и переводными записками. Приказы по основной деятельности нумеруются и подшиваются отдельно от приказов по личному составу. Распоряжение -- это документ, издаваемый руководителем организации или его заместителями по вопросам их компетенции. Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты:

* наименование организации;

* наименование структурного подразделения;

* наименование вида документа (распоряжение);

* дата;

* номер;

* место составления;

* заголовок к тексту;

* текст;

* подпись;

* визы.

Структура текста распоряжения, так же как и приказа, состоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие каких-либо конкретных действий.

Распорядительная часть распоряжения начинается словами «УСТАНОВИТЬ», «УТВЕРДИТЬ», «ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ» и т. д.

Каждый пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполнения. Документ подписывается руководителем организации или его заместителем. Решение -- правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготовки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы. Когда решения служат самостоятельными распорядительными документами, вместо содержания решения в протокольных записях может быть сделана ссылка на него с указанием заголовка и номера решения.

В состав формуляра «решения» входят следующие реквизита

* наименование коллегиального органа;

* наименование вида документа (решение);

* Дата;

* номер;

* место составления;

* заголовок к тексту;

* текст;

* подписи председателя и секретаря;

* визы.

Текст решения содержит краткий, но исчерпывающий анализ и оценку сложившегося положения дел на конкретном участке. Он должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать основному содержанию решения. В констатирующей части излагаются цели и задачи предпринимаемых действий и основания, вызвавшие принятые решения. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписывамые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть решения должна начинаться с наименования коллегиального органа с последующим словом «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами с новой строки. После этого указывается, кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки. Распорядительная часть может быть оформлена в виде таблицы. Возможно, также сокращение распорядительной части за счет вынесения предписываемых действий в приложение в виде отдельного плана мероприятий. В последнем случае распорядительная часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий. На каждое принятое решение заполняются учетные карточки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование структурного подразделения (кто готовил).

2. Оформить документ информационно-справочной группы по образцам ОРД

ЗАО «Роснефть»

ПРОТОКОЛ № 8

Общего собрания акционеров

г. Москва 22 мая 2005 г

Председатель -- Голов В.П. Секретарь -- Михеева Л.В.

Присутствовали: акционеры ЗАО «Роснефть» -- 56 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. Об утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в т.ч. отчетов о прибылях и убытках Общества за 2003 г.

2. Распределение прибыли Общества, полученной по итогам 2003 г.

1. Слушали: Иванцову К.Г. (текст доклада прилагается). Выступили: Матвеев О.П. -- поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Наумов А.И. -- поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Решили (постановили): утвердить годовой отчет, годовую бухгалтерскую отчетность, в т.ч. отчет о прибылях и убытках (счетов прибылей и убытков) Общества за 2003 г.

Голосовали: «за» -- единогласно.

2. Слушали: Борисова Е.Е. (текст доклада прилагается). Выступили: Романов А.И. -- поддержал предложения Борисова Е.Е. Решили: прибыль Общества, полученную по итогам 2003 г. в сумме 1 500 000 руб., распределить следующим образом:

500 000 руб. направить на хозяйственную деятельность Общества.

Председатель Подпись Голов В.П.

Секретарь Подпись МихееваЛ.В.

3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность

1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа.

2. Делопроизводство УСД - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

3. Нормативный документ - письменный официальный документ, принимаемый уполномоченным органом государства. Он устанавливает, изменяет или отменяет существующие нормы.

4. Исковая давность - в гражданском праве - установленный законом срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено в суде.

Список литературы

1. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. 3-е издание. М., 2005.

2. Богатая И.Н., Кузнецова А.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. 2-е издание. М., 2003.

3. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. Казань, 2000.

4. Давыдова Э. Делопроизводство. М., 2002

5. Кирсанов М. Современное делопроизводство. М., 2003.

6. Оглоблина ОМ. Образцы договоров по гражданскому законодательству. М., 2003.