Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

1

Контрольная работа

По дисциплине «Делопроизводство»

Тема: «Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации»

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Регистрация документов……………………………………………………….5

2. Формы регистрации документов……………………………………………...8

2.1 Журнальная форма……………………………………………………………8

2.2 Карточная форма……………………………………………………………...9

Заключение……………………………………………………………………….12

Литература……………………………………………………………………….13

Введение

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Современной нормативной базой установлены общие требования к организации регистрации и обязательный состав реквизитов, фиксируемых при этом. Эти положения рассматриваются как единая исходная основа, как наиболее существенные требования к организации регистрации. Методика организация регистрации являются задачей, решаемой службой делопроизводства в зависимости от конкретных условий - объема документооборота, организационной структуры организации, информационных способностей работников, аппарата управления, оснащенности вычислительной техникой, применяемыми технологиями.

1. Регистрация документов

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота. Согласно ГОСТ Р 51141-98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате Организация работы с документами / В. А. Кудряев и др. - М. ИНФРА-М, 1998, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Как видно из определения регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:

· учет документов

· контроль за их исполнением

· справочная работа по документам

Следуя определению по ГОСТ Р 51141-98, регистрации подлежат все документы. Однако практикой установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления (ДОУ). К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, журналы, брошюры), пакеты с пометкой «лично», копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы. Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные бумажные документы, так и документы, создаваемые средствами вычислительной техники, получаемые по каналам факсимильной и электронной связи, иначе говоря, документы регистрируются не зависимо от способа их доставки, передачи или создания Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. Это правило предусматривает регистрацию документов всех систем документации.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие, исходящие, внутренние документы. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Порядковый регистрационный номер присваивается в рамках одного года, начиная с первого. Документы должны иметь регистрационные номера, состоящие, как минимум, из двух частей: порядкового номера документа с начала года и номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает: 72 - порядковый номер документа; 1-5 - номер дела по номенклатуре. К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости условное обозначение (код) должностного лица, структурного подразделения, вопросов деятельности, вида документа. При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени.

Основным принципом регистрации является - однократность. Это означает, что один документ в пределах одной организации регистрируется один раз в единой для организации регистрационной форме, обеспечивающей последующий учет, контроль и справочную работу. Если сведения о документе необходимы нескольким структурным подразделениям, то регистрационные формы копируют в службе делопроизводства и передают в эти структурные подразделения. Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам необходимо соблюдать правила регистрации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа; дата поступления; номер поступления; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации, расписка исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество приложений, отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, срок хранения и другое.

2. Формы регистрации документов

Существует несколько видов регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной регистрации все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В современной технологии делопроизводства используются две основные формы регистрации документов: журнальная и карточная.

2.1 Журнальная форма

Была введена в российское делопроизводство еще в 1720 году и до настоящего времени не претерпела каких-либо серьезных изменений. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. При использовании журнальной формы обеспечивается задача охраны и учета документов, так как последняя запись дает представление об общем количестве зарегистрированных документов, а все данные о регистрации компактно сгруппированы в одной учетной форме. В то же время журнальная форма регистрации не всегда удобна и имеет ряд недостатков:

- записи сведений о документах ведутся в хронологической последовательности их поступления, что вынуждает при наведении справок перелистывать весь журнал;

- применение журнальной формы в организациях, имеющих несколько звеньев организационной структуры, приводит к нарушению принципа однократности регистрации;

- журнальная форма не может обеспечить проведение контроля исполнения документов.

2.2 Карточная форма

Получила распространение в зарубежных странах в начале 1920-х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных преимуществ:

- обеспечивает принцип однократности регистрации документов;

- копии регистрационных карточек могут использоваться в качестве форм контроля;

- карточки возможно систематизировать в любой выбранной последовательности, создавая из них справочно-информационные массивы;

- регистрация может одновременно производиться несколькими сотрудниками независимо друг от друга

В настоящее время жесткие рекомендации по внешнему виду и составу реквизитов регистрационно-контрольных карточек (РКК) отсутствуют. Порядок расположения реквизитов на карточке и использование ее обратной стороны определяется самой организацией. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги. В практике делопроизводственных служб применяется цветная индексация для визуального отличия. Для каждой категории документов, подлежащей регистрации, используется свой цвет карточки. На один поступивший документ заполняется от двух до пяти экземпляров карточки. Количество экземпляров определяется в каждом конкретном случае службой ДОУ исходя из деловой целесообразности.

При использовании автоматизированной технологии регистрации документов одна из двух форм: журнальная или карточная заполняется на компьютере. В этом случае на экран выводится форма журнала или карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе Кузнецов С. Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения - «Секретарское дело», 1996, № 4. Для целей регистрации используется наиболее распространенный тип программного обеспечения - система управления базами данных (СУБД), которая позволяет хранить, систематизировать и обновлять большие объемы информации. В настоящее время рынок предлагает готовые программные продукты, предназначенные для регистрации документов, они работают как в среде DOS, так и Windows Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. Применение автоматизированной технологии регистрации документов позволяет:

- обеспечить компактное хранение больших массивов информации;

- формировать единую справочную базу по всем документам организации;

- вести многоаспектную справочную работу по документам организации;

- использовать данные регистрации для организации контроля за исполнением документов;

- сократить трудоемкость регистрации и свести к минимуму количество ошибок

Использование автоматизированной системы регистрации позволяет создать автоматизированную информационно-поисковую систему (ИПС) по документам организации. При этом возникает возможность поиска документов по одному или нескольким поисковым признакам. Кроме того, поиск конкретного документа может осуществляться по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в документе). Автоматизированная ИПС позволяет выявить не один документ, а все, связанные по содержанию или по исполнению. Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в ИПС, применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значения этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование. К ним относятся следующие классификаторы:

1. Классификатор видов документов - отображает все виды документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых, так и получаемых.

2. Классификатор корреспондентов - включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов, с которыми организация связана по роду своей деятельности.

3. Классификатор вопросов деятельности организации - включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, то есть фиксирует распределение обязанностей.

4. Классификатор структурных подразделений - разрабатывается на основе организационных документов: устава организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях.

5. Классификатор исполнителей - включает фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов.

Заключение

Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Количество поступающих и отправляемых документов во многих учреждениях измеряется десятками и сотнями тысяч, и не менее 80% из них регистрируются. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость всего делопроизводства. Рациональная организация регистрации не только способствует повышению оперативности работы административного аппарата, но и создает резерв для значительной экономии трудовых затрат в сфере делопроизводства.

Система регистрации, созданная в учреждении, определяющим образом влияет на всю систему делопроизводства - технологию контроля за исполнением документов, организацию справочно-информационной работы, оперативное хранение документов, их систематизацию в период оперативного хранения в структурных подразделениях и в архиве. Многие виды документов, создаваемые в государственных учреждениях и организациях, приобретают юридическую силу только после их регистрации специальными службами.

Как уже отмечалось выше регистрация - это один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

Литература

1. Румынина Л. А. «Делопроизводство». Учебное пособие - М.: Мастерство, 2002

2. Пшенко А. В. «Делопроизводство». Учебное пособие - М.: Мастерство, 2002

3. Кирсанова М. В. «Курс делопроизводства». Учебное пособие - 5-е изд. доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2002

4. Стенюков М. В. «Документы. Делопроизводство». Краткое пособие - 8-е изд. - М.: Книга Сервис, 2002

5. Санкина Л. В. «Делопроизводство». Краткое пособие - М.: МЦФЭР, 2002

6. Кузнецова Т. В. «Делопроизводство». Учебник - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002

7. Спивак В. А. «Делопроизводство». Учебное пособие - СПб: Питер, 2002

8. Сотов П. В. «Делопроизводство». Учебное пособие - М.: ПБОЮЛ, 2001

9. Андреева В. И. «Делопроизводство». Учебное пособие - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001