Формуляр документа XVIII века

23

Тема: «Формуляр документа XVIII века»

Содержание

Введение

О роли письмовников

Законодательное регулирование делопроизводства

Из истории профессии

Заключение

Примечания

Литература

Введение

Документ - явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин. Понятие «документ» имеет много определений. И хотя определения будут различаться (акцентируются различные свойства документа и его функции), они имеют одно общее - документ рассматривается как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией. Понятие «информация» не менее сложно, чем документ, и в его определении также много вариантов. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» информация определяется как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления». Естественная потребность человека - сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал. Информация побуждает человека к размышлению, к осмыслению событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав о чем-либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и так далее. Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией, можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. У немцев существует поговорка: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король».

В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во второй половине XX века появляется понятие «информационные ресурсы». Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи ее другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Способы фиксации информации, то есть способы документирования в течение многих веков изменялись и обогащались. Проходят эволюцию и материалы, на которые можно было надежно закрепить информацию и сделать ее доступной для многих.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти, и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и другое. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее. Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения.

Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Уже не отдельный человек выполняет поручения правителя, а сначала группа людей, а затем специально созданный аппарат, который занимается определенным направлением управленческой деятельности. И сразу устанавливаются информационные связи, которые закрепляются в документах. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, обеспечивая взаимодействие его частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда, как результат труда, так как принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Принятый 25 января 1995 года Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации». Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

Однако один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению составляет систему документации.

Развитие человечества объективно сопровождается ростом объемов информации и ее носителей - документов. Естественно, что работа с ними требует больших трудозатрат и привлечения все большего количества людей, занятых в этой сфере. Резкое увеличение объемов документов начинает отчетливо прослеживаться в XIX веке, и именно в это время изобретаются новые средства связи - телеграф, затем телефон, радио, внедряются средства размножения документов, а с конца XIX века начинается применение пишущих машинок. Резко меняется внешний вид документа и технология работы с ним. XX век приносит коренные изменения в организацию труда. В 1920-е годы возникают первые оргпроектные работы по документационному обеспечению управленческой деятельности, внедряющие в аппарат управления различные средства механизации. Но настоящей революцией можно считать последнюю четверть XX века - внедрение электронно-вычислительных машин. Они внесли радикальные изменения в процесс создания, обработки и хранения документов. Требования к структурным подразделениям и их работникам, занятым в сфере информационно-документационного обеспечения управления, резко возросли.

1. О роли письмовников в русском делопроизводстве

При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Есть все основания полагать, что это понятие возникло в практике делопроизводства, причем достаточно давно. В первоначальном значении формуляр - текст документа, служащий образцом для составления документа. В этом значении употребляется этот термин в Генеральном регламенте Петра I: «Канцеляристам надлежит изготовлять те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее»¹. Там же, в «Толковании иностранных речей…» термин «формуляры» объясняется как «образцы». Историк Н. П. Лихачев называл формулярами «старинные сборники образцов актов», составители которых в виде образцов брали настоящие, а не выдуманные документы», к формулярам он причисляет и так называемые «титулярники», в которых содержались сведения о том, как писать разным иностранным государям². То же отмечают и современные историки: «В специальных «образцовых книгах» помещались образцы документов, типы деловых бумаг и писем приводились и в азбуках, «письмовниках», предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных учреждениях (центральных и местных), и в выборных земских учреждениях, и в канцеляриях крупных феодалов (светских и духовных), «площадные подьячие», писавшие челобитные и другие бумаги»³.

Из истории документа известно, что уже на ранних этапах развития форма (формуляр) рассматривалась как необходимое условие документа: если же деловая бумага была составлена не по форме, она не имела силы документа⁴. Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовников советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса. Самым подходящим считался «молочный», так как в нем виделась «вся чистота белого цвета, смягченного нежным оттенком и потому легкого для глаз». Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первыми запечатывали только записки и реже письма, все остальное - сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью - красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. На это же характерное свойство документа обращал внимание и историк С. Б. Веселовский, описывая приказной строй управления Московского государства: подаваемая на имя царя жалоба (челобитная) должна была иметь обязательные элементы (формулы обращения, выражения просьбы и так далее), в противном случае она не принималась к рассмотрению, а серьезные отступления от положенной формы могли привести к наказанию автора документа.

Что же представляли собой сборники образцовых текстов, или формулярников, имевшие такое значение для составления документов? Для обозначения сборников образцов документов в делопроизводственной литературе конца XVIII - начала XX веков употреблялись разные термины: «формулярник», «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский самоучитель» и другое. Наиболее широкое распространение приобрел термин «письмовник», производный от слова «письмо». В словаре русского языка В. Даля слово «письмовник» объясняется как «книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки, сборник писем». Письмовники долгое время были единственными источниками правил для написания документов, поэтому в самых ранних работах по делопроизводству само умение составлять документы нередко называется - «письмо по образцам» или «умение писать по образцам». Самый ранний из известных нам письмовников - «Наставление как сочинять и писать всякие письма разным особам» 1765 года. Широкую известность приобрел «Письмовник» Н. Г. Курганова, который был и письмовником в общественном значении этого слова, и учебником русского языка⁵.

В сборники образцов документов включались не только письма, но и более широкий круг документов, выражавших письменные сношения присутственных мест и должностных лиц, канцелярские дела и бумаги, составлявшие делопроизводство самого присутственного места, независимо от того, какой властью оно было наделено - законодательной, судебной или административной. Кроме того, сборники охватывали коммерческую документацию, а также документы, составляемые частными лицами. Форма, в которой были представлены образцы, могла быть самой разной. В большинстве случаев - это текст документа, в котором переменная (индивидуальная) информация обозначалась многоточием, пробелами, пояснениями в скобках и другое. Реже перечисление разделов документа или основных аспектов содержания документа с соответствующими пояснениями, в отдельных случаях - структурированное представление содержания документа в виде таблицы с указанием в графах, какую информацию и как следует излагать в документе, в последнем случае последовательность граф таблицы показывала последовательность расположения частей текста. Цель сборников образцов документов, как правило, формулировалась самими авторами. Одни из них считали своей целью «обучить науке сочинять письма» и способствовать развитию навыков «правильно мыслить и чисто выражать себя на языке», другие - дать полное руководство о порядке производства дел с описанием «обряда делопроизводства», указанием существующих законов и других полезных сведений, а также с приложением форм документов. Цели, которые ставили перед собой авторы сборников образцов документов можно представить в виде некоторой иерархии:

- дать образцы, которыми можно было бы пользоваться при подготовке документов;

- дать описание порядка производства дел, подкрепленное законами, образцы и формы деловых бумаг, составляемых в процессе производства дел;

- дать теорию документирования, на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство.

В соответствии с этим все письмовники можно разделить на три группы. Самая многочисленная первая группа письмовников, включавших, как правило, только образцы документов с кратким руководством, в котором давалось определение разновидностям писем, разъяснялось, как сочинять и писать разного рода письма, излагались требования к стилю писем, форме и структуре текста. Как правило, эти сборники содержат образцы личных писем неофициального характера - дружеских, поздравительных, благодарительных, просительных, извинительных, сатирических, издевочных, нравоучительных, любовных и других; образцы коммерческих писем, в том числе векселей; документов, предназначенных для подачи в присутственные места - контрактов, паспортов, «верющих писем», аттестатов, духовных завещаний и другое; образцы частноправовых актов - завещаний, доверенностей, купчих и другое. Некоторые сборники образцов этой группы включали в качестве примеров письма великих особ и снабжались «российским дорожником» (картой дорог), сведениями о ярмарках, торговых городах, «европейских деньгах и монетах». Особое место среди письмовников первой группы занимали письмовники, содержащие письма частным особам. Чтобы показать все разнообразие писем, включенных в них, приведем перечень писем, образцы которых содержатся в письмовнике 1788 года: письма, дела содержащие; содержащие учтивость; полезные наставления; рекомендательные; выговор содержащие; жалобу приносящие; новости и повествование содержащие; ученые и критические; похвалу содержащие. Письма могли классифицироваться в письмовниках не только по тематике, но и по адресату и корреспонденту; родителям; покровителю или опекуну; крестному отцу; от служащего к хозяину; приятелю; вдове; девице и так далее.

Ко второй группе следует отнести письмовники, авторы которых не только давали образцы деловых бумаг, но и описывали порядок производства дела. Это большая группа сборников, которые являлись одновременно руководством по делопроизводству и собранием сведений о деятельности учреждения, необходимых при ведении делопроизводства. Это наиболее развитый, разработанный тип письмовника. Структурно эта группа письмовников могла быть организована по-разному: есть сборники, в которых образцы документов расположены в алфавитном порядке, но им предшествует общий очерк истории развития структуры и компетенции учреждений России, законодательства, регламентирующего их деятельность, а каждому виду или разновидности документа дается определение, сопровождающееся извлечениями из соответствующих законодательных актов. В других сборниках образцы документов размещаются в систематическом порядке, по определенным тематическим разделам. Внутри разделов образцы документов группируются по направлениям деятельности учреждений. Например, судопроизводственные бумаги подразделяются на бумаги по гражданским и уголовным делам. Документы гражданского судопроизводства группируются по способу судопроизводства: исковые, охранительные, понудительные, упрощенные и исполнительные; далее - по видам документов. В сборниках этого типа образцы документов объединяются в единый массив по виду деятельности (судопроизводственные бумаги, коммерческая корреспонденция) или по типу взаимоотношений учреждений и лиц (деловые письма, договоры и обязательства). Еще один тип сборника - это сборники, построенные в порядке, отражающем процесс делопроизводства или процесс рассмотрения, решения и исполнения дел. Соответственно и образцы документов представлены в последовательности, отражающей процесс рассмотрения, решения и исполнения. Материал в этих сборниках в большинстве случаев располагается по схеме:

1.Орган управления (присутственное место) - его структура, компетенция, законы, на основании которых он действует.

2. Вопросы (дела), решаемые органом управления.

3. Порядок рассмотрения, решения и исполнения дел.

4. Образцы документов.

Наиболее интересный из этой группы - письмовник А. Щедрина, содержащий судебную документацию. В сборнике приводятся основные законы, на которых строится деятельность судебных учреждений, начиная с Генерального регламента Петра 1, далее рассматривается порядок производства дел в судебных учреждениях разных уровней, и в соответствии с ним в необходимых случаях приводятся образцы документов. Аналогичный подход к описанию порядка производства дел в присутственных местах, выдержанный более последовательно и представленный в разработанном виде, дан в работе П. Дегая⁶.

В отдельных случаях в сборниках образцов документов в особую группу выделяются документы, относящиеся к «обряду внутреннего порядка» присутственного места, это - формы реестров, книг, тетрадей для фиксации движения документов в учреждении. В совокупности эти документы отражают, говоря современным языком, систему документирования документооборота.

Третья группа сборников образцов документов - это уже не столько письмовники, сколько руководства по делопроизводству, излагающие теорию и практику делопроизводства. Это, прежде всего работы В.Вельдбрехта и Н.В. Варадинова. Безусловно, главное содержание этих работ - теория делопроизводства, но поскольку значительное место в этих работах занимают именно образцы документов, есть все основания рассматривать их и как письмовники. Цель этих работ - дать теорию документирования и на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство. Важно, что и в теоретической части, и в расположении образцов документов авторы соблюдают последовательность, отражающую порядок производства дела.

2. Законодательное регулирование вопросов делопроизводства в наказах первой четверти XVIII века

В конце XVII века Российское государство остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат приказов уже не могли решать задачи возникающей абсолютной монархии. Нужны были реформы не только в центральных учреждениях, но и на местах. Проводимые административные реформы не могли не сказаться на порядке делопроизводства. Большинство историков выделяют два этапа реформ местного управления первой четверти XVIII века: первый начался в 1708 году после издания уложения о разделении России на восемь губерний⁷, а второй - в 1719 году. Главной потребностью проведения реформы местного управления была необходимость укрепления финансовой системы государства. Роспись городов по губерниям предусматривала распределение триста сорок одного города между восемью областями. В течение 1709 года начальникам губерний предписывалось собрать в приказах и городах сведения о финансовых средствах, подлежащих сбору в их губерниях. Второй этап был связан с переходом к системе взаимодействующих органов центральной и местной власти. Они должны были действовать по единым законам и инструкциям. Поэтому каждый законодательный акт этого периода не носил случайного характера, а являлся звеном в цепи объединения центрального и местного управления в единую систему.

Этапы реформирования системы управления вызвали изменение системы делопроизводства. В начале века издается ряд законодательных актов, затрагивающих отдельные вопросы документирования (введение гербовой бумаги в 1699 году, отмена столбцовой формы делопроизводства в 1700 году, введение крепостной формы совершения актов и некоторые другие). Второй этап связан с созданием системы коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами не только в центральных, но и местных учреждениях Российской империи. В 1719 году были изданы документы (наказы, или инструкции), которые впервые подробно регламентировали порядок деятельности местных учреждений и делопроизводства в них. Как вид документа наказы широко применялись и в приказном делопроизводстве. Их выдавали воеводам при направлении их на эту должность. Они носили персональный характер и имели совершенно разное содержание, что и не удивительно при существовании территориальных приказов. Наказы 1719 - 1721 годов имели другое значение. Они носили общероссийский характер, имели статус законодательного акта, устанавливали единые требования. Не случайно рядом с традиционным названием «наказ» как синоним указывается новое название этого документа, получившее распространение именно в Петровскую эпоху, - «инструкция». Наказы (инструкции) были изданы специально для того, чтобы упорядочить функции и задачи глав местных органов управления. Основополагающим являлся наказ воеводам, который полностью закрепил административные, политические и иные функции, установил круг их должностных обязанностей и ответственность за свою работу. Но наказ, прежде всего, интересен тем, что в нем были рассмотрены и вопросы, связанные с ведением финансового делопроизводства на местах, так как именно в документах отражается и закрепляется система управления. Нужно отметить, что деления на разделы и подразделы в наказе нет, более или менее четкая структура текста в наказе просто отсутствует. Такое несовершенство в составлении свойственно всем документам этого периода, касающимся не только местного управления, но и центрального.

Проблему обеспечения единства оформления документов в учреждениях России пытались решить путем законодательной регламентации документирования. В результате анализа ряда законодательных актов XVIII века возможно выявить степень законодательного регулирования оформления документов в учреждениях, а также проследить тенденции формирования формуляра управленческого документа, видовое развитие административной документации. Восемнадцатое столетие стало определяющим для развития делопроизводства в России: государство в этот период в своем развитии сделало значительные «шаги вперед»: формирование четкой структуры государственного аппарата путем проведения множества реформ.

К.Г. Митяев, А.А. Лукашевич в своих работах справедливо отмечают, что делопроизводство XVIII века, в отличие от приказного, опиралось на законодательную базу. «Базовым» законодательным актом, сыгравшим главную роль в становлении делопроизводства, является Генеральный регламент⁸, изданный 28 февраля 1720 года, определивший структуру нового государственного аппарата. Он на законодательном уровне ввел в управление новые виды документов, установил правила их оформления, а также регламентировал работу с документами в учреждениях. В Генеральном регламенте можно выделить преамбулу и пятьдесят шесть глав, каждая из которых посвящена определенной тематике. Факт, что к Генеральному регламенту прилагался толковый словарь иностранных слов⁹, свидетельствует о том, что данный законодательный акт насыщен иностранными словами. В словаре термины пояснялись не по алфавитному, а в порядке встречаемости в регламенте. В преамбуле Генерального регламента описывается новая структура государственного аппарата, в соответствии с которым вместо приказов учреждаются коллегии, а также их количество и название. Несомненно, основная цель Генерального регламента - определить новую структуру государственного аппарата России, в результате чего формировалась новая система делопроизводства. Функции по работе с документами законодательно были закреплены за структурным подразделением - канцелярией, состав которой был определен: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцелярист, копиист, за каждым из которых закреплялся определенный вид деятельности. Руководил и контролировал работу канцелярии секретарь, на котором лежала ответственность за постановку делопроизводства, подготовку дел к заседанию, доклад дел на коллегии, составление наиболее важных документов, хранение печати. Некоторые документы составлялись канцеляристами, но по указанию и под контролем секретаря. Утверждается практика составления документов по типовым формам - «генеральным формулярам»¹⁰. По данным формулярам канцеляристы составляли повторяющиеся документы - патенты, дипломы и другие документы. В Генеральном регламенте прописан порядок слушания дел на коллегиях: в первую очередь слушались дела государственной важности (в том числе связанные с интересами казны), а затем частные дела. Также значительное внимание уделяется порядку регистрации документов. Основной целью регистрации документов в делопроизводстве XVIII века был учет и обеспечение сохранности документов. В регламенте была установлена методика регистрации, состав регистрационных форм, а также правила их заполнения. В Генеральном регламенте была предпринята попытка связать в единую технологическую цепочку процесс регистрации, контроля, исполнения и справочной работы по документам. При регистрации проводилась систематизация документов, так как документы делили на определенные группы, для которых должны были быть заведены определенные регистрационные книги. Следовательно, можно сделать вывод о том, что на документах XVIII века в соответствии с требованиями законодательства «номер документа», «дата документа» и «печать» являлись обязательными реквизитами. Впервые Генеральным регламентом вводилось в практику установление требований к оформлению видов документов на законодательном уровне.

Вторым по-своему значению в эволюции делопроизводства России XVIII века законодательным актом являются «Учреждения для управления губерний»¹¹. В «Учреждении для управления губерний» можно выделить три части, которые, в свою очередь, делятся на главы. Как и Генеральный регламент, «Учреждения для управления губерний» (далее «Учреждения») - документ, с помощью которого проводилась реформа учреждений, в данном случае - не центральных, а местных. Основная часть «Учреждений» посвящена описанию структуры местного аппарата управления, определению его состава и распределению между образовавшимися учреждениями функций. Данным законодательным актом была закреплена как иерархия местных учреждений, так и иерархия документации, циркулирующей между ними. То есть, в данном документе были описаны документопотоки и определены виды документов, посредством которых реализовывались административные функции учреждений. «Власть» обменивалась с «местами» документами строго определенного вида. В этом выражалось стремление к единообразию в документировании данного периода. По «Учреждению» порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения; рассматривалось на заседании присутствия; после чего издавалась распорядительная документация.

До 1720 года (до издания Генерального регламента) был принят ряд законодательных актов, которые имеют немалое значение в становлении формуляра управленческого документа. Именной указ «О писании всяких судных дел на гербовой бумаге в тетрадях только в поместном приказе, а в прочих приказах на столбцах; о цене гербовой бумаги продажной и к присылке вырученных за оную денег в оружейную палату»¹² от 2 июля 1700 года, который был принят в развитие предшествующего указа 1699 года. Данный указ состоит из двух частей - доклада и распоряжения императора. В докладе даны предложения по применению на практике гербовой бумаги. Причинами введения данного вида бумаги и для документов, прежде всего, были доход в казну и «укрепление крепостей»¹³. В зависимости от размера герба, размещающегося на листе бумаги, выделяли три вида бумаги для документов:

Первый вид - «важная и лавочная, дворовая на людей крепости и сделочные, записи, заемные кабалы в больших деньгах, которые в пятьдесят и более рублей, под большим клеймом», то есть большой герб по размеру;

Второй вид - со средним размером герба, на которой оформлялись крепости (менее пятидесяти рублей), челобитные мировые на площади;

Третий вид - с нанесением малого размера герба, на которой оформлялись челобитные, сказки.

Дальнейшее развитие внедрения тетрадных форм дел нашло отражение в Именном указе Сибирскому Приказу «О писании всяких дел в листы и в тетради, а не на столбцах, и о хранении приказных дел»¹⁴ от 11 декабря 1700 года, в соответствии с которым все дела (челобитные, доклады, приказанья, жалованные грамоты, сказки, допросы) предписывалось «писать в тетради десетевые, а не в столбцы, также и во всех Сибирских городах». Внедрение данной формы было обусловлено тем, что столбцовые дела порой достигали огромных размеров, при хранении которых возникали проблемы. Также предполагалось, что использование тетрадей экономило бы затраты бумаги.

В связи с тем, что на имя императора подавалось огромное количество челобитных, в указе от 2 февраля 1700 года «О неподаче просьб мимо присутствующих мест Государю, кроме важных государственных дел»¹⁵ законодательно закреплялся порядок рассмотрения челобитных, которые должны были рассматриваться судьями; если же дела были особой важности, то их посылали непосредственно на имя императора. В указе было закреплено, что несоблюдение данного предписания влекло за собой наказание.

Регистрация документов была введена законодательно еще задолго до принятия Генерального регламента Именным указом от 25 января 1705 года, объявленным Ближней канцелярии «О заведении в Ближней канцелярии записной книги для внесения всех Высочайших указов, документов присутственным местам»¹⁶. В указе «Об учреждении Правительствующего Сената…» отсутствуют рекомендации по документированию деятельности данного органа, а перечисляются должности и рекомендованные лица на данные должности. В развитие данного законодательного акта 27 апреля 1722 года издается Именной указ «О должности сената», в котором четко определялась структура и должностной состав Сената, а также специфика его деятельности. Немаловажную роль сыграл принятый 20 апреля 1720 года «Наказ Земским Дьякам или Секретарям об исправлении им должности». В данном наказе определены должностные обязанности земских дьяков (секретарей), законодательно закреплено наличие данной штатной единицы в каждой земской канцелярии. Земские дьяки занимались работой с челобитными, то есть их приемом, предварительным рассмотрением, подготовкой докладов по челобитным руководству.

3. Из истории профессии

Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Именно использование письменности, как средства коммуникации в системе управления, характеризует уровень культуры общества. И сразу же составление и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ нужно было, как минимум знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды истории обществ грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Однако для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и, следовательно, должен быть официально оформлен по принятым в тот период правилам, что придавало ему юридическую силу.

Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. Чтобы стать писцом надо было прилежно и долго учиться. До наших дней дошли древнеегипетские статуэтки с изображением писцов древнего Египта. В каждой стране есть свои особенности формирования этой специальности. От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились на должности печатника - хранителя княжеской печати, так как оформление важнейших документов сопровождалось накладыванием печати. Кроме того, документы часто составляли церковные дьяки и псаломники. Дьяками назывались лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением документов. Складывались и укреплялись определенные традиции составления различных видов документов. Их тексты имели устойчивые словосочетания, особенно в начальной и конечной части документа, которые нельзя было нарушать. Складываются устойчивые формуляры отдельных видов документов и формы их засвидетельствования - «приписи», «скрепы», печати. Все это дьяки должны хорошо знать.

Делопроизводство, как технология управления, появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат. Фактически делопроизводство - зеркало, отражающее систему управления. Какой порядок решения вопросов принят в государственном аппарате, таков и порядок движения документов, их составления, согласования, оформления, подписания, доставки. В процессе оформления Российского централизованного государства складывалась система органов управления: боярская дума, приказы в центре, приказные избы на местах и соответствующие документационные потоки: от вышестоящих к нижестоящим и наоборот, переписка между равными. Вся деятельность этих органов требует постоянного документирования и обмена информацией. Для ведения документации нужен специальный штат «приказных людей» - дьяков и подьячих, основным занятием которых становится ведение делопроизводства. Таким образом, можно сделать вывод, что к концу XVII века работа с документами в аппарате управления сосредоточилась в руках особы группы служилых людей - дьяков и подьячих. Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII век, и связаны они с изменением государственного управления. В начале XVIII века проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений: Сенат, Синод, коллегии, местные учреждения. Нужно было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и с большими результатами. Основным документом, на два столетия определившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и штат работников канцелярий, стал «Генеральный регламент, или Устав, по которому Государственные коллегии також и всех оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют» от 28 февраля 1720 года. В Генеральном регламенте перечислены созданные к этому году коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок работы, должностной состав. Еще один документ XVIII века важен для понимания профессии и места службы делопроизводства и ее работников в системе государственных учреждений. 24 января 1722 года был введен «Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины…» - законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на четырнадцать ступеней - классов. «Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и пригодность к занятию определенных должностей». Начиная с XVIII века эволюция «Табеля» шла в направлении ее упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате номенклатура гражданских чинов приобрела следующий вид»:

4. Заключение

XVIII век приносит крупные перемены в сферу управления. Этот век активизирует подъем экономики и развитие общества. Для процветания нужно устанавливать и поддерживать связи, ведя активную переписку. Государство растет, расширяется. Петр I, побывав за границей, внедряет зарубежный опыт построения и работы госаппарата в России. Новые органы власти и управления должны работать более оперативно, и, следовательно, увеличивается поток документов, фиксирующих и отражающих их деятельность. Выделяются специальные структурные подразделения, регулирующие документопотоки - канцелярии. Процесс документирования и работы с документами начинает законодательно регулироваться, и первым таким документом считается Генеральный регламент 1720 года, который определил структуру, принципы деятельности коллегий и форму составления протокола; упорядочил документный поток. До появления Генерального регламента следует отметить, что сборники образцов документов (письмовники) представляют собой обширную и разнообразную совокупность источников по истории русского делопроизводства, содержащих сведения не только о видах и разновидностях документов, их форме, особенностях составления и оформления, но и гораздо более широкий круг сведений о законодательной регламентации деятельности различных учреждений, процедуре рассмотрения и исполнения дел, системе документооборота учреждений. Еще одним типом документов, регламентирующих деятельность учреждений и делопроизводства в них, являлись наказы (или инструкции) воеводам и губернаторам, камерирерам, рентмейстерам и казначеям, которые установили порядок административной деятельности новых должностей. В наказах были определены виды документов, связанные с учетом податей, и порядок их оформления. Фактически можно говорить о разработке системы учетной документации по сбору податей.

В процессе становления и укрепления централизованного государства складывается единая система центральных и местных учреждений, выполнявших административные, военные, финансовые, судебные и другие функции. Эти органы были связаны с высшим государственным органом и между собой. Они постоянно обменивались документами. Здесь уже складываются определенные правила не только по оформлению, но и работе с ними. Таким образом, с развитием общества постоянно усложняется процесс управления, и приходиться решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение основывается на информации, носителем которой выступает документ. С усложнением процесса управления усложняются и задачи служб, работающих с документами, и все большие требования предъявляются к лицам, занимающимися этим трудом.

Примечания

¹ Полное собрание законов Российской империи. Собрание 1-е, т. 6, № 3534, гл. XXXIV

² Лихачев Н. П. Дипломатика (из лекций, чит. в С.-Петербургском археологическом институте). - Спб.; 1901, с. 91

³ Шмидт С. О., Князьков С. Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI - XVII вв.; Учебное пособие. МГИАИ. - М., 1985, с. 27 - 28

⁴ Ардашев Н. Н. Дипломатика. Лекции, чит. в 1907/08 уч. г. - М., 1908, с. 52

⁵ Курганов Н. Г. Письмовник, содержащий в себе науку российского языка со многим присовокуплением разного учебного и полезно-забавного вещесловия. 2-е изд. - Спб., 1777

⁶ Дегай П. Учебная книга российского гражданского судебного судопроизводства и судебного делопроизводства. - Спб., 1847

⁷ ПЗС. Собрание первое. Т. 4, № 2218

⁸ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. VI, № 3534

⁹ Толкование иностранных речей, которые в сем регламенте

¹⁰ Емышева Е. М. Генеральный регламент - начало законодательного регулирования системы организации управления и делопроизводства // Делопроизводство № 1 2003, с. 68

¹¹ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. XX, № 14392

¹² ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 1803

¹³ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 1803

¹⁴ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 2034

¹⁵ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 1748

¹⁶ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 2103

Литература

1. Кузнецова Т.В. «Введение в специальность. Документоведение и документационное обеспечение управления» - Учебное пособие. - М.: РГГУ. 2003. - 70 с.

2. Охотников А.В., Булавина Е.А. «Документоведение и делопроизводство» - Учебное пособие. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ИКЦ «Март». Ростов-на- Дону. 2005. 304 с.

3. // Секретарское дело № 1 2002, с. 74 - 79

4. // Секретарское дело № 1 2003, с. 61 - 66

5. // Делопроизводство № 2 2005, с. 81 - 87

6. // Делопроизводство № 3 2005, с. 102 - 107

7. // Делопроизводство № 2 2007, с. 89 - 92