Организация хранения, учета, комплектования и использования документов в государственных архивах

6

Тема: «Организация хранения, учета, комплектования и использования документов в государственных архивах»

Содержание

Введение

1. Организация хранения документов

2. Организация учета документов

3. Организация комплектования документов

4. Организация использования документов

Заключение

Список источников и литературы

Введение

Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Однако исторически этот термин обладает двузначностью. Во-первых, под архивом понимается совокупность архивных документов, то есть архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Во-вторых, в законодательстве этот термин закреплен как учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации. В состав Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) включены документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Одним из видов архивов, существующих в нашей стране, являются государственные.

Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) // Справочная правовая система Гарант. - М. : Б. и., 1990-2009. Государственные архивы хранят постоянно наиболее ценные архивные документы. Их главная задача заключается в служении исторической науке. И от того как будет построена организация хранения, учета, комплектования и использования документов в них будет зависеть степень реализации этой задачи.

Целью данной работы является знакомство с организацией хранения, учета, комплектования и использования документов в государственных архивах.

Задачи:

1. рассмотреть организацию хранения документов

2. рассмотреть организацию учета документов

3. рассмотреть организацию комплектования документов

4. рассмотреть организацию использования документов

1. Организация хранения документов

Архивы не достаточно собирать - не менее важно обеспечить их сохранность, так как они уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Архивными документами, относящимися к государственной собственности, являются документы федеральных государственных учреждений или государственных учреждений субъектов Российской Федерации.

К федеральной собственности относятся архивные документы:

· хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

· федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»;

· бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

· отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

· хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

· государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации

Для документов государственной части АФ РФ могут применяться различные категории сроков хранения: постоянное, временное и депозитарное.

Постоянное хранение документов АФ РФ - бессрочное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Хранятся в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук.

Временное хранение документов АФ РФ - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение. Хранятся в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов АФ РФ - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
(с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) // Справочная правовая система Гарант. - М. : Б. и., 1990-2009.

Обеспечение сохранности архивных документов достигается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

· строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов - архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов;

· созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

· применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук // Режим доступа : http://www.sibarchives.ru/legislation/pravila/

· проверкой наличия и состояния архивных документов - в ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, выявляются и устраняются недостатки в учете, выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск;

· созданием страхового фонда - на особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, создаваемый на случай утраты или повреждения подлинных документов Алексеева Е. В. Архивоведение - М. : Издательский центр «Академия», 2004

По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

2. Организация учета документов

Любой рачительный хозяин знает счет каждой вещи, тщательно сберегая свое имущество. Так и архивист должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. Во избежание расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов.

Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учетные документы государственных архивов делятся на внутренние и централизованного государственного учета. К внутренним документам относятся:

· книга учета поступлений документов - учетный документ в хронологической последовательности фиксирующий поступление документов в архив;

· список фондов - перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления;

· лист фонда - включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей;

· архивная опись - является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет;

· дело фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда. В него включается историческая справка о фондообразователе, схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда, акты о приемке документов, акты о выделении документов к уничтожению, акты проверки и наличия состояния документов, акты о неисправном повреждении документов, копии характеристик фонда, составленные для путеводителя, справка об использовании материалов фонда и др Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - с. 89 - 92.

Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения документов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

На основе фиксации в учетных документах каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения. Учет складывается из четырех этапов:

1. подсчет количества документов в архиве;

2. регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива;

3. заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации;

4. составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их Росархив Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности // Делопроизводство. - 2003. - № 3. - с. 89 - 92

Учет производится путем присвоения архивным документам учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. Архивный шифр состоит из сокращенного названия архива и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются по единицам учета. Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Основным документом централизованного учета в государственном архиве является паспорт архива. Организации - источники комплектования государственных архивов - ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют паспорта архивов организаций. Паспорт архива организации составляется в зависимости от состава документов. Поэтому существуют три разновидности паспорта:

· паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию;

· паспорт архива организации, хранящей кинофотодокументацию;

· паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию

В зависимости от того, какие документы хранит архив составляется один из паспортов или все три. Юридические лица предоставляют паспорта архивов организаций, физические лица - карточки фондов. Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда: дату первого поступления фонда, дату получения карточки фонда, название фонда, объем документов на 1 января каждого года, аннотацию описей фонда и др.

В государственном архиве на основании поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов в организациях на 1 декабря один раз в три года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

· всего по профилю архива;

· негосударственных организаций;

· государственных организаций;

· а также о наличии в ведомственных архивах номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - с. 89 - 92

Сведения об изменении в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога.

3. Организация комплектования документов

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива. Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

1. определение источников комплектования архива;

2. определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

3. прием-передачу архивных документов в архив

1. Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные архивы. Источниками комплектования государственных архивов выступают государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, негосударственные организации. Отнесение к источникам комплектования производится на основании критериев. Для организаций:

· функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

· полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций

Для граждан:

· вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

· его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

· родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

· типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

· состав и содержание собранных гражданином архивных документов

На основании этих критериев составляются списки источников комплектования. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

2. Архивные документы включаются в состав государственного архива на основании экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение. Включение документов осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т. п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа). При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется перечнями документов. В результате экспертизы ценности документов составляются описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3. Документы в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя). Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи. Документы от граждан поступают и включаются в архив по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук // Режим доступа : http://www.sibarchives.ru/legislation/pravila/.

4. Организация использования документов

Использование документов - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества. В процессе использования архивных документов участвуют две стороны - архив и пользователь. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане.

Использование архивных документов основывается на принципах открытости и доступности, и отказ в предоставлении информации должен быть основан на законных основаниях. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов.

Государственные архивы обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций. Они также могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
(с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) // Справочная правовая система Гарант. - М. : Б. и., 1990-2009.

Использование архивных документов может осуществляться в различных целях: управленческих, политических, экономических, научных, культурно-просветительских, социально-правовых.

Основные формы использования архивных документов - предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей:

· информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

· предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

· экспонирование архивных документов на выставках;

· использование архивных документов в средствах массовой информации;

· проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;

· публикация архивных документов

· выдача подлинных документов и дел во временное использование

Заключение

Таким образом, мы кратко ознакомились с организацией хранения, учета, комплектования и использования документов в государственных архивах:

1. рассмотрели организацию хранения документов

2. рассмотрели организацию учета документов

3. рассмотрели организацию комплектования документов

4. рассмотрели организацию использования документов

Список источников и литературы

Источники

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) // Справочная правовая система Гарант. - М. Б. и., 1990-2009

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук // Режим доступа: http://www.sibarchives.ru/legislation/pravila

Литература

1. Алексеева Е.В. Архивоведение / под ред. В.П. Козлова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательский центр «Академия», 2004 - 276 с.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности // Делопроизводство. - 2003. - № 3. - с. 89 - 92

3. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - с. 89 - 92