Оформление информационно-справочных документов

23

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ФИЛИАЛ В Г.ЭЛЕКТРОСТАЛЬ

Факультет документационного обеспечения управления

Контрольная работа

Студентки 2 курса группы «ДОУ-5,5» з/о

Электросталь 2009

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. Понятие информационно-справочных документов

I. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ. Виды информационно-справочных документов

1. Справки

2. Докладные и объяснительные записки

3. Служебные письма

4. Телеграмма

5. Телефонограмма

6. Факс

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Общие правила оформления всех перечисленных документов

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Понятие информационно-справочных документов

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

I. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ.

Виды информационно-справочных документов

1. СПРАВКИ

- документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. адресат;

8. заголовок;

9. текст;

10. подпись;

11. печать.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится» и т д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения - автора будет указано структурное подразделение.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты (двух разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.

2. ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

служат для дачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая -где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, могут представляться регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения -автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие иной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Одним из видов информационно - справочных документов является акт. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Формуляр акта состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения;

4. наименование вида документа;

5. дата, номер;

6. место издания;

7. заголовок;

8. текст;

9. приложения;

10. подписи (членов комиссии);

11. гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

Прежде всего лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

3. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чём", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

Виды служебных писем:

1. письмо - просьба;

2. письмо - предложение;

3. письмо - претензия;

4. письмо - запрос;

5. письмо - извещение;

6. информационное письмо;

7. письмо - отказ;

8. письмо - напоминание;

9. сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. адрес организации (почтовый, телеграфный);

5. номер телефона, факса, телетайпа;

6. номер счета в банке;

7. дата, номер;

8. ссылка на индекс и дату входящего документа;

9. адресат;

10. заголовок;

11. текст;

12. приложения;

13. подпись;

14. печать;

15. фамилия и телефон исполнителя;

16. гриф ограничения доступа.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия;

фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ ...

Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".

Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ ...

Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения;

отказ от предложения;

выполнение просьбы;

ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);

2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);

3. номер документа в цифровой или буквенной форме;

4. дата в буквенно - цифровой форме;

5. адрес получателя;

6. вступительное обращение;

7. заголовок;

8. текст;

9. заключительная формула вежливости;

10. личная подпись автора письма;

11. ниже подписи - её расшифровка;

12. на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

4. ТЕЛЕГРАММА

Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например: "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые.

В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии.

Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато Он должен состоять из одного логического элемента-заключения.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами.

Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами.

После текста указываются наименование должно -I (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подпись, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

5. ТЕЛЕФОНОГРАММА

- обобщённое название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, чётко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и принимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников, передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приёма телефонограммы.

Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций, которым её направляют и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

6. ФАКС

Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.

Документы должны быть напечатаны чётким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (чёрными, тёмно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя;

дата и время передачи;

длительность передачи;

номер телефакса, с которого передана информация;

количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Общие правила оформления всех перечисленных документов

Общие правила оформления всех перечисленных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный индекс, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т. е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т. е. в соответствии с требованиями государственного стандарта. Рассмотрим правила оформления этих реквизитов. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата его подписания. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, а также даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом - тремя парами арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя цифрами. Например, 01.09.2000.В текстах документов, содержащих информацию финансового характера, а также в финансовых, бухгалтерских документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 1 октября 2000 года.

Возможно оформление даты в следующей последовательности расположения цифр: год, месяц, день месяца. Например, 2000.02.01. Этот способ оформления даты закреплен в стандартах ISO (Международной организации по стандартизации).

Визы. Оформление писем, внешних и внутренних докладных часто предусматривает визирование. Этот реквизит подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа, кроме личной подписи, обязательно указывают наименование должности, инициалы и фамилию.

Начальник юридической службы

Кисилев М.Ф. Кисилев

05.09.2000

На докладных и письмах визы располагают ниже реквизита “подпись” на лицевой стороне последнего листа копии документа (т. е. на том экземпляре, который остается в делах организации или структурного подразделения). Порядок и последовательность визирования, количество виз на конкретном документе определяются инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.

Подпись. Докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленных правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Так подписывают, например, акты.

В состав реквизита “подпись” входят наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка).

Если документ оформлен на бланке, то в реквизит “подпись” входят наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия.

Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Генеральный директор Лаврова А.В. Лаврова

Главный бухгалтер Жукова Л.Д. Жукова

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога “за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом.

/Генеральный директор Лаврова А.В. Лаврова

Такая практика недопустима, так как это не только противоречит требованиям ГОСТ Р 6.30-97 о порядке удостоверения документа, но и лишает документ юридической силы. В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись руководителя, который он не может подписать по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью пишут “И.О.” или “зам.” и указывают фактическую должность подписавшего, инициалы и фамилию. Использование предлога “за” или сокращения “врио” недопустимо.

Печать. Заверение документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых проставляется печать. Такой список вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Гербовая печать проставляется на тех документах, где воспроизведение ее оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике - на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, командировочные удостоверения, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, а также на рассчетнно-платежных документах, удостоверениях, справках.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

На некоторых документах (например, удостоверениях личности, пропусках) предусмотрено специальное место для проставления печати, обычно отмеченное “М.П.” Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.

Но, помимо реквизитов, закрепляющих юридическую силу документа, при оформлении документов используются служебные отметки, которые “обеспечивают” прохождение документа через делопроизводственные процедуры, выполняемые в организации. Например, при получении писем на них проставляется штамп с указанием порядкового номера и даты получения, к тексту любого документа составляется заголовок, что облегчает регистрацию и сортировку документов. На документах, взятых на контроль, проставляется специальная отметка. Установлены правила адресования документов, оформления приложений, заверения делопроизводственных копий, указание на исполнителя документа и окончание работы с ним. Эта группа реквизитов не оказывает существенного влияния на юридическую силу документа, однако является важной для унификации процедур прохождения документа через структуру управленческого аппарата и поэтому также должна оформляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Дворник П.В. Делопроизводство. - СПб., 2006

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. - 250 с.

3. Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. - М.: Современник - БИС, 2005. - 400 с.

4. Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2007. - 370 с.

5. Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. - М.: Интел-синтез, 2001. - 411 с.

6. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 6-е, испр. и дополненное - М,: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006. - 344с.