Діловий текст

Контрольна робота

Діловий текст

Стандартизація ділового тексту

Укладач документів завжди обмежений щодо форми та способу викладу певними правилами й мусить не відходити від них, тобто дотримуватися унормованих стандартів. Вимоги щодо укладання і форма кожного документа, як правило, обумовлені його призначенням (соціальними, економічними та психологічними особливостями офіційного спілкування). Стандартизація як риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприймання, економить час на укладання тексту документа.

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії [ЗІ.с.36].

1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв'язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика та йод.).

Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка та под.).

Документи з високим ступенем стандартизації, котрі мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуговуватися той, хто заповнює бланк¹, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт і под.).

Бланки цих документів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки тощо).

Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації (1), послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.

Розповідь -- спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хронологічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цього принципу є лише наголошування залежності роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій (автобіографія, протокол, характеристика та под.).

Опис -- це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (акт, наказ, розпорядження, постанова та под.).

Міркування -- це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісніть явища і, як правило, доводить певне положення шляхом причиново-наслідкових зв'язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв'язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція та под.)

Укладання документів із 2 і 3 рівнем стандартизації можна звести до таких трьох операцій:

-- вибір серед запропонованих стандартних конструкцій необхідної в конкретному випадку;

уважне заповнення формуляра;

побудова за наведеними зразками формулювань, не передбачених даним формуляром бланка.

Реквізити ділових паперів

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:

1. Державний Герб України (для державних організацій).

Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.

Зображення нагород.

Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКІТО). Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).

Назва організації автора документа.

Назва структурного підрозділу.

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'язку, номер рахунка та назва банку.

Назва документа.

Дата.

12.Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14.Місце укладання та видання.

Гриф обмеження доступу до документа.

Адресат.

17.Ґриф затвердження.

18. Резолюція.

19.Заголовок до тексту.

20.Позначка про контроль.

21. Текст.

22.Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24.Ґриф погодження.

25.Віза.

26 о Відбиток печатки.

27.Позначка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29.Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

З0. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31.Позначка про надходження.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання).

Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органові.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Більшість документів умовно можна поділити на три частини:

заголовна (усі реквізити, що передують текстові);

основна (текст і додатки до нього);

оформлення (реквізити, що розміщують .нижче додатків).

Дата

Дата -- обов'язковий реквізит усіх документів; оформляється арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: дєпь місяця, місяць, рік.

Якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею пишеться 0 (нуль). Рік зазначають лише двома останніми цифрами без крапки після них (якщо це не кінець речення), без слова «рік» і без скороченої позначки «р.», напр.: 27.09.99, 01.12.98, але 10.07.2000, 02.10.2003. Подібний уніфікований і спрощений спосіб датування не потребує- кодування дат під час обробки документів за допомогою обчислювальної техніки.

У міжнародній практиці листування та в документах, що містять відомості фінансового характеру, дату зазначають словесно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літерами, а цифри року -- повністю зі скороченою позначкою слова <-рік» (р.) із крапкою, наприклад: 4 травня 1999 р. або 24 лютого 2005 р.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазначають у такий спосіб:

10--15.07.99 (у межах одного місяця);

з 16.09 до 09.10.99 (протягом двох місяців, у межах одного року);

на 07.12.99--07.04.2000 (протягом п'яти місяців, у межах двох років).

Роки, що не збігаються з календарними, слід подавати за таким шаблоном: 1999/02 бюджетний рік; 2002/03 навчальний рік.

Позначення десятиріч і сторіч слід подавати за таким шаблоном: у 60-ті роки XX ст.; у ХІ-ХУ сторіччях.

Для акта, протоколу датою є час здійснювання зафіксованих у них фактів або вчинків. Для звіту, інструкції, плану датою є день їх затвердження, датою наказу, листа -- день написання. Розпорядчі документи набувають чинності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в документі не обумовлено інший термін.

Місце дати залежить від призначення та форми документа

Увага! Коли визначається час за роком, слід користуватися Р. відмінком іменника, а не прийменником у (в).

Наприклад: народився 1979 р. (року)...; 1999 р. (року) закінчив ...» вступив..,, ... була зарахована.

Індекс

Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та обробку документа, його збереження й контроль виконання. Три пари арабських цифр індексу № 07-14/89 для вхідного документа означають:

07 -- шифр структурного підрозділу автора документа;

14 -- номер справи, де зберігається копія вихідного документа (за номенклатурою для підрозділу);

89 -- порядковий реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Індекс документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

Літери ВК, що стоять через дефіс після номера наказу, означають -- відділ кадрів.

Заголовок до тексту

Цей реквізит відображає головну ідею документа; має бути лаконічним, точним, але якнайповніше розкривати зміст тексту. Розміщують заголовок під назвою документа (посередині або зліва). Найчастіше він починається з прийменника «про...» (малими літерами).

Адресат

Кожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви посади адресата.

у Н. відмінку Міністерство у справах захисту населення

від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС

Відділ розселення потерпілих

у Д. відмінку п. Корнієнку В. К.

У документах (циркулярних листах), адресованих декільком однорідним організаціям чи службовим особам, які обіймають однакові посади, можна написати узагальнене значення,

у Д. відмінку ми. Інспекторам у справах неповнолітніх

у Р. відмінку Тернопільської обл.

Якщо до складу реквізиту «адресат» входить і поштова адреса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції).

у Д. відмінку Директорові

у Р. відмінку Харківської СШ № 14

у Д. відмінку п. Зеленцеві Ярославу Юрійовичу

у Н. відмінку вул. Космічна, 194

61049, Харків-49¹

Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади.

Тут і далі у прикладах прізвища, адреси та ін. відомості наведено довільно.

у Н. відмінку Вищий арбітражний суд

Відділ листів

у Д. відмінку п. Зленку Я. О.

Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верхньому куті конверта:

1) Тимошенко Вадим Олегович у

Н. відмінку вул. Грінченка, 14-а

у Р. відмінку Донецької області

м. Макіївка-19

у Н. відмінку 86019

Адресу одержувача (адресата) -- у правому нижньому куті конверта:

2) у Д. відмінку Козлову Василеві Назаровичу

у Н. відмінку с. Санюкі

Єльський район Мазирська область

Білорусь

Обидва варіанти 1) і 2) -- рівнозначно нормативні.

Ґриф затвердження

Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв'язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчого документа.

Якщо затвердження документа відбувається посадовою особою, ґриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор фабрики (підпис) В. Б. Корольов 26.04.2003

Якщо документ затверджується спеціально для цього виданим документом, то гриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора Харківського тракторного заводу № 41-в від 03.09.2003

Як у першому, так і у другому випадках гриф затвердження розміщують у верхній правій частині документа. Цей реквізит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.

Резолюція

У резолюції фіксується вказівка керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й наступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші формату Аб, наприклад:

Начальникові рекламного відділу

Коваленку 3. Б.

Підготувати проект контракту

до 29.01.2003

(підпис керівника)

07.01.2003

Виконавців може бути декілька. У цьому випадку відповідальним за виконання документа є особа, прізвище якої зазначено в резолюції першою.

Загальні вказівки формулюються так: До виконання; До друку; До відома та под.

Віза

Віза -- реквізит, близький за змістом і призначенням до грифа узгодження, підвищує якість внутрішнього документа шляхом компетентної оцінки, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

Віза може складатися з:

а) назви посади службової особи;

б) підпису та його розшифрування;

в) однозначного лаконічного рішення (позитивного, негатив
ного) ;

г) дати візування, наприклад:

Керівник проекту (підпис) В. Д. Орєхов Зауважень немає. 19.10.2003 або

Не заперечую.

Голов. інженер (підпис) Б. В. Горбань

20.10.2003

Якщо зауваження, доповнення особи, яка візувала документ, має розгорнутий характер, воно викладається на окремому аркуші паперу, наприклад:

Інспектор з економічної та радіаційної безпеки (підпис) А. О. Пугач Зауваження додаються. 28.10.2003

У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх візується тільки екземпляр, що залишається в організації.

Підпис

Підпис -- обов'язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найменування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.

У бланкових документах назва установи не зазначається," назву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керівникові організації. У випадках його відсутності або за відсутності особи, підпис якої зазначено на проекті документа, право підпису належить особі, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в. о., зам.). У цих випадках не припускається підписання документа з прийменником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Пономарьова Ю.В. (підпис) В. Д. Без'язичний

Директор коледжу, проф. .

І. о. директора, доц.

Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послідовності ієрархії посад:

Ректор академії (підпис) С. О. Горобець

Голов, бухгалтер (підпис) В. Б. Бакштейн

Голова профкому (підпис) Л. А. Кудрич

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташовують на одному рівні:

Проректор з адміністративно-

Проректор із навчально-господарських питань

виховної роботи

(підпис) Я. В. Бездітко (підпис) С Т. Лєсникова

В актах, висновках та подібних документах, укладених групою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов'язків у конкретній комісії. Після підпису голови -- за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:

Голова комісії Члени комісії:

(підпис) Б. О. Єрьомін

(підпис) «3. Я. Всеволозький

(підпис) Л. 3. Луб'янова

(підпис) А. І. Сосєдський

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису:

Оригінал підписали:

Дроб'язкін В. Ю. Ізмаїлова П, С,

Голова Секретар

З оригіналом згідно:

секретар-референт (підпис) О, П. Ілляшкевич

Розшифрування підпису (ініціали та прізвище) в дужки не береться.

Терміни та їх місце в діловому мовленні

Наукові поняття визначаються спеціальними словами -- термінами, які складають основу наукової мови.

Термін -- це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається до нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, яка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі домовляються, що розуміти, яке поняття вкладати в той або інший термін. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде зрозумілим лише завдяки його дефініції -- лаконічному логічному визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або значення поняття, тобто його зміст і межі.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:

а) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної предметної сфери);

б) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів;

в) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери професійної діяльності;

г) стилістична нейтральність;

д) відсутність експресії, образності, суб'єктивно-оцінних відтінків.

Терміни поділяються на загальновживані (аванґард, ідея, гіпотеза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі науки (знаменник, дільник, чисельник).

На відміну від загальнолітературної, мова професійного спілкування вимагає однозначності тлумачення основних ключових понять, зафіксованих у термінах. Для будь-якої сфери діяльності це дуже важливо, оскільки неточне вживання того чи іншого слова може мати небажані наслідки. Цього можна легко уникнути, якщо вживати терміни лише в тій формі та значенні, які зафіксовані у словниках останніх видань.

У множині термінів кожної галузі вирізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія -- це така підмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися й функціонують у кожній галузі стихійно. На відміну від термінології, терміносистема -- це опрацьована фахівцями певної галузі та лінгвістами підмножина термінів, яка адекватно й однозначно відображає систему понять цієї галузі [35, с. 224].

Від термінів слід відрізняти номенклатурні назви -- своєрідні етикетки предметів, явищ, понять. Якщо в основі терміна лежить загальне поняття, то в основі номенклатурної назви -- одиничне.

До номенклатури входять серійні марки машин, приладів, верстатів, найменування підприємств, установ, організацій, географічні назви та назви рослин, звірів і под.

Професійна лексика

Професіоналізми -- слова й мовленнєві звороти, характерні для мови людей певних професій. Оскільки професіоналізми вживають на позначення спеціальних понять лише у сфері тієї чи іншої професії, ремесла, промислу, вони не завжди відповідають нормам літературної мови. Професіоналізми виступають як неофіційні (а отже, експресивно забарвлені) синоніми до термінів. З-поміж професіоналізмів можна вирізнити науково-технічні, професійно-виробничі, просторічно-жарґонні. Вони доволі різноманітні щодо семантичних характеристик.

На відміну від термінів, професіоналізми не мають чіткого наукового визначення й не становлять цілісної системи. Якщо терміни -- це, як правило, абстрактні поняття, то професіоналізми -- конкретні, тому що детально диференціюють ті предмети, дії, якості, що безпосередньо пов'язані зі сферою діяльності відповідної професії, наприклад:

2. Слова та словосполучення, притаманні мові моряків: кок -- кухар; камбуз -- кухня; кубрик -- кімната відпочинку екіпажу; бак -- носова частина корабля; чалитися -- приставати до берега; ходити в море -- плавати; компас, Мурманськ, рапорт тощо. * 2. Професіоналізми працівників банківсько-фінансової, торговельної та подібних сфер: зняти касу, підбити, прикинути баланс.

Назви фігур вищого пілотажу в льотчиків: штопор, бочка, петля, піке та ін.

Професіоналізми користувачів ПК:

мама -- материнська плата; клава -- клавіатура; скинути інформацію -- переписати; вінт -- вінчестер (твердий диск нагромадження інформації).

5. Професіоналізми музикантів:

фанера -- фонограма; ремікс -- стара мелодія з новою обробкою; розкрутити (пісню, ім'я) -- розрекламувати.

Здебільшого професіоналізми застосовуються в усному неофіційному мовленні людей певного фаху. Виконуючи важливу номінативно-комунікативну функцію, вони точно називають деталь виробу, ланку технологічного процесу чи певне поняття й у такий спосіб сприяють кращому взаєморозумінню. У писемній мові професіоналізми вживаються у виданнях, призначених для фахівців (буклетах, інструкціях, порадах).

Професіоналізми використовують також літератори з метою створення професійного колориту, відтворення життєдіяльності певного професійного середовища у своїх творах.

В ОДС професіоналізми використовують із певними застереженнями.

Канцеляризм -- слова й мовленнєві звороти, що позбавляють образності, емоційності та індивідуальності стилю, надають йому нейтрального, офіційного та шаблонного значення, наприклад:

восени й узимку -- в осінньо-зимовий період хвилюватися -- переживати стан занепокоєння зголодніти -- відчувати потребу в харчуванні.

Використання неологізмів та запозичень

Неологізми -- слова, що позначають нові поняття і предмети, поділяють на дві групи: неологізми, які стали термінами, та неологізми-професіоналізми, або слова професійного жарґону. Використання нових слів у тексті документа повинно ґрунтуватися на оцінці того, чи є це слово терміном, чи називає поняття, яке має усталене позначення в мові.

Неологізми першої групи доцільно використовувати в діловій мові. Це слова типу автосалон, прес-секретар (речник), телефакс, супутникова інформація, фінанси, прогрес, політика, демократія, бюджет, баланс, авізо, бандероль, бланк, шифр, номер, серія, комп'ютер, робот та ін.

Неологізми другої групи не варто вживати в офіційній діловій мові, якщо в українській мові є їхні прямі відповідники усталеного традиційного значення.

Авторитет повага, пошана, вага

анархія безладдя

відшкодування, оплата, покриття угода

Щодо вживання неологізмів, іншомовних слів у діловій мові та в науковому стилі:

а) не слід використовувати іншомовні слова, якщо в українській мові є їхні прямі відповідники;

б) треба використовувати іншомовні слова лише в тому значенні, у якому вони зафіксовані в сучасних словниках, а якщо є синоніми -- добирати потрібні найточніші відповідники, виходячи з контексту;

в) не можна використовувати в одному документі (тексті) іншомовне слово та його український відповідник.

Перевага надається державній мові, що полегшить ведення діловодства й допоможе уникнути небажаних двозначностей і помилок.