Документування в управлінській діяльності

Різне.

Оргкомітет працює з 10.12.2002 щодня, крім неділі. Тел. для довідок: 470-410, 451-298 з 9.00 до 18.00. їхати: трол. № 8, 18, 38 до зуп. «вул. Тобольська*.

Правління Зразок оголошення про ліквідацію:

АТ «Промзварприлад» повідомляє про самоліквідацію з 11.05.2002. Претензії приймаються протягом 2 міс. від дня публікації цього повідомлення за адресою: Харків-176, городська, 8.

Тел. для довідок: 111-827, 111-834.

Правління АТ

Зразок оголошення про навчання:

Міністерство освіти і науки України Харківський національний університет ім. В. Каразіна

Підготовче відділення

Оголошує додатковий набір на курси для вступу на ф-ти: філологічний, історичний, математичний, фізичний, хімічний, соціологічний, економічний.

Заняття починаються в міру формування груп.

Умови зарахування та додаткова інформація за адресою: Харків-22, майд. Свободи, 4, VI поверх, кімн. 6/19.

Тел. для довідок: 7-436-1%, 7-457-409 щодня, крім суботи й неділі, з 13.00 до 19.00.

Адміністрація

Зразок приватного оголошення:

Шановні харківці та гості міста!

Досвідчені професійні адвокати готові надати вам юридичну допомогу щоденно з 9.00 до 19.00 за адресою: вул. Римарська, 29-6.

Тел. для довідок: 7-430-211, 7-431-220.

їхати до ст. метро «Університет».

У приватних оголошеннях часто замість назви документа («Оголошення») для стислості та економії місця розміщують ключове слово чи словосполучення, наприклад, «Продам», «Придбаю», «Обміняю», «Пропоную», «Здаю», «Робота за кордоном» тощо.

Обсяг тексту таких оголошень лаконічний і визначається рекламодавцем. За стилем викладу змісту ці документи наближаються до реклами, наприклад:

Продам

ЗАЗ-968М. На ходу, недорого.

Тел. 369-520 (19.00-22.00).

Поряд із нейтральною лексикою та інфінітивною формою дієслова з'являються оцінна, емоційно насичена лексика, риторичні запитання та звертання, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення й ін.

Визначальним чинником дієвості візуальних оголошень (реклами) окрім оригінальності змісту є оформлення: відтворення тексту (шрифт) і розміщення його на площині (симетрія, асиметрія), добір кольорів та їх поєднання. Для трансляції по радіо і телебаченню є суттєвим час повідомлення, музичне чи звукове оформленім, чіткість та зрозумілість вимови, оригінальність тексту, композиції чи відеоряду.

Плани

План роботи -- це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого виконання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, діаграми, таблиці, схеми тощо.

Розрізняють такі групи планів:

а) річні (календарний, фінансовий, навчальний);

б) піврічні (семестрові);

в) квартальні (четвертні);

г) місячні;

д) декадні;

є) тижневі;

ж) добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану:

І. Гриф затвердження.

Назва документа.

Назва установи чи структурного підрозділу.

Термін, на який укладено план.

Порядковий номер.

6.Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).

Зміст роботи.

Посада, прізвище та ініціали виконавця.

Посада, прізвище та ініціали відповідального.

10.Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні -- ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор НДІ Укрпгвденспєцавтоматика (підпис) С. Ю. Лур'є 20.09.2002

План роботи

відділі/ на І півріччя 2003 р.

№	Дата	Зміст		Відповідальні	Відміт-	Приміт-
йор.	проведення	роботи	Учасники	про виконання	ки	ки
1
2
3
4
5

Голов. інженер (підпис) Б. І. Комісаренко

Директор (підпис) 3. Я. Коміссаров

Протоколи

Протокол -- це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів -- об'єктивний опис певного факту чи події.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ:»).

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер(після слова «Протоколи.

2. Дата проведення заходу, засідання та ін. (ліворуч)¹.3.Місце проведення (праворуч).

Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо).

Назва установи, організації, закладу чи їхнього структурного підрозділу, де відбувається захід.

Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є);

якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за абеткою);

якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за абеткою).

9. Відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше 10 осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти:

«СЛУХАЛИ:» «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:» (ці слова подають із нового рядка великими літерами):

після римської цифри на позначення розділу (питання) в одному рядку пишуть «СЛУХАЛИ:»;

прізвище, ініціали та посада чи статус доповідача пишуть із нового рядка в Н. відмінку й підкреслюють. Далі в тому ж рядку, після тире, викладають зміст доповіді у формі прямої мови. У стислих і повних протоколах зазначають «Текст доповіді додається»;

нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного і стенографічного протоколу);

розділ «ВИСТУПИЛИ:» (без цифри перед ним) оформляють аналогічно попередньому. Арабськими цифрами зазначають порядок виступаючих, якщо їх більше одного;

розділ «УХВАЛИЛИ:» оформляють аналогічно попередньому розділу. Різні за характером питання ухвали групують і позначають арабськими цифрами з нового рядка. У цьому розділі повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, або з констатуючої частини та резолюції¹.

Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Вислів «протокольна точність» відображає суть даного документа з обов'язковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін в усіх розділах і пунктах протоколу.

Збори та конференції, на яких проводяться вибори таємним голосуванням, вимагають укладання окремих протоколів лічильної комісії.

У першому протоколі зазначають склад комісії, а у другому -- результати голосування та список осіб, які не брали в ньому участі. Результати голосування за кожну кандидатуру записуються так:

.1. Дерев'янченко Р. М. за -- 80 (вісімдесят),

проти -- 4 (чотири), утримався -- 1 (один).

2. Тюлькін Д. Г. за -- 7 (сім),

проти -- 74 (сімдесят чотири), утрималися -- 4 (чотири).

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібний певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх), наприклад:

На обліку в профспілковій організації -- 155 осіб, присутні -- 145, відсутні -- 10, із них: 4-у відрядженні, 2 -- на лікарняному, 4 -- із невідомої причини.

Зразок:

Протокол № 10

загальних зборів біологічного

факультету ХНУ ім. В. Каразіна

03.03.2002 м. Харків

Голова -- Семиволос О. Я.

Секретар -- Розстригша В. С.

Присутні: декан ф-ту проф. Бондаренко А. П., доц. Во-робйов А. Ю., старші викладачі: Кисельов Г. С, Перець С. В., студ. IV курсу --* 73 чол.(список додається).

Порядок денний:

Підготовка до виробничої практики.

Заходи щодо упорядкування та озеленення університетського ботанічного саду.

3. Вибори делегатів на «Студфестиваль 2002».

І. СЛУХАЛИ:

Воробйов А. Ю. -- інформація керівника практики про умови, місце та термін її проведення. Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

1- Перець С. В. -- нагадала присутнім про факти порушення виробничої дисципліни студентами під час минулорічної практики.

ЯремківВ, 77.. студ. гр. Б-42 -- запропонував ураховувати бажання студентів стосовно місця проходження практики.

УХВАЛИЛИ:

У зв'язку з епідеміологічною ситуацією в місті, виробничу практику розпочати з 19.08.2002.

Розглянути заяви студентів та запити зі шкіл щодо місця проходження практики.

II. СЛУХАЛИ:

КисельовГ. С. куратор курсу -- зачитав довідку про незадовільний стан оранжереї та території ботанічного саду.

ВИСТУПИЛИ:

Коваль С. Ю.. студ. гр. Б-41 -- запропонував утворити групи за добровільним принципом для упорядкування території ботанічного саду.

Семенова І. К.. студ. гр. Б-43 -- унесла пропозицію звернутися за посадковим матеріалом до міського розсадника.

УХВАЛИЛИ:

Формувати групи практикантів за добровільним принципом кількістю не менше 15 чол.

Затвердити додатковий графік робіт для ремонту оранжереї та призначити відповідальним за його дотримання студ. гр. Б-41 Кириленка Ю. Г.

III. СЛУХАЛИ:

Бондаренко А. 77. -- інформація про час і місце проведення «Студфестивалю 2002» та умови виборів делегатів.

ВИСТУПИЛИ:

1. . . .

2. . . .

3. ...

УХВАЛИЛИ:

Додатки:

список учасників зборів на 1 с. в 1 пр.;

текст виступу доц. Воробйова А. Ю. на 3 с. в 1 пр.

Голова (підпис) О. Я. Семиволос

Секретар (підпис) В. С. Розстригіна

Витяг із протоколу

Витяг із протоколу -- один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

і. Назва документа.

Номер документа, із якого робиться витяг.

Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

Дата проведення зборів, засідання.

Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

Дата укладання витягу.

Зразки:

Витяг із протоколу №14

засідання профспілкового комітету

Харківського медичного училища № З

від 15.05.2002

III. СЛУХАЛИ:

4. Валько Б. Г. -- заява з клопотанням про надання путівки до лікувально-оздоровчого профілакторію «Ластівка». УХВАЛИЛИ:

Надати завідувачеві навчальної частини Вальку Борисові Геннадійовичу путівку до названого профілакторію. Оригінал підписали:

Голова Зинов'єв Я. В.

Секретар Альошина О. Б.

З оригіналом згідно:Секретар-референт (підпис) 3. В. Гречуха

20.05.2002

Витяг із протоколу № 4-е

засідання кафедри історії України ХНУ

ім. В. Каразіна

від 27.11.2002

II. СЛУХАЛИ:

Замєсов Я. Г. -- затвердження теми кандидатської дисертації. УХВАЛИЛИ:

Затвердити тему кандидатської дисертації асп. Замєсова Якова Григоровича в такому формулюванні: «Порівняльний підхід у дослідженні постаті гетьмана Мазепи».

Призначити науковим керівником акад. Пилинського Кирила Семеновича.

Зав. кафедри (підпис) В. Д. Сльозко

Секретар (підпис) К. А. Рибакова

Службові листи (офіційна кореспонденція)

Є два види офіційної кореспонденції:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист -- це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загально усталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

Листи, що потребують відповіді -- листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

Листи, що не потребують відповіді -- листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи:

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний -- завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа -- поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Але оскільки лист все ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова -- дотримання міри, доречності й такту.

За законами психології на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, що надходить першою. Отже, ділові взаємини краще розпочинати з особистого, безпосереднього спілкування і вже потім можна продовжувати закріплювати контакти діловим (службовим) листуванням. Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно до тексту листів уводити деякі словосполучення і звороти, які засвідчують ваше ставлення до партнера. Із тексту сучасного службового листа повинен вимальовуватися образ автора -- надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента й т. ін. Кореспонденція -- ваша візитка та обличчя установи, фірми, компанії, яку ви репрезентуєте.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції й навіть розмовного стилю, проте ще лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2.Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

Номер і дата листа.

Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5.Заголовок листа («про...»). 6.Текст (зміст).

Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10.Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

Пишіть коротко і просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Основну увагу -- найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків(партнерства) на зразок;

Завжди щиро Ваш ...

Із найліпшими побажаннями ...

Щиро відданий Вам ...

Бажаємо успіхів ...

Із повагою ...

Залишаємося з повагою...

Із вдячністю й повагою ... і т. ін.

Уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам'ятайте: бездоганно оформлена діло ва кореспонденція -- це свідчення вашої поваги до адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Зразок листа-прохання:

Міністерство освіти і науки України

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

61040, Харків-40, вуя. Сумська, 42,

тел. 402-911, 402-104

№ 01-6/24 11.01.2002

Міністерство у справах молоді та спорту Оргкомітет спартакіади 2003 п. Семибрату В. Т.

про умови проведення спартакіади серед вищих навчальних закладів

Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003-го року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

характеристика та стан спортивної бази;

перелік і характеристика спортивних секцій;

список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною

роботою проф. (підпис) В. С. Микитенко

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін., на дату й номер яких повинно бути обов'язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

'Головні умови, що висуваються до змісту лиета-відиовіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередрііх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

Зразок листа-відповіді:

Харківське акціонерне об'єднання «Поліграф»61003, Харків-3, пров. Замковий, 5, тел. 240-081№ 02-9/91 13.06.2002

Президентові фірми «Дніпро» п. Калантаєві В. О. 39004, Кременчук-4, вул. Паркова, 17

про рекламні матеріали На Ваш лист № 21-1/97 від 25.05.2002 повідомляємо, що проспекти, календарі та візитки буде виготовлено до кінця травня поточного року.

Директор (підпис) Д. С. Горобець

Супровідний лист -- документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.

Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахупком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційпо-супроводжувальиу функцію.

Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз'яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.

Зразок супровідного листа:

Харківська ЗСШ № 15 ім. О. Олеся

61024, Харків-24, вул. Тернова, 19, тел. 324-490

№ 01-7/14 07.04.2002

Міністерство освіти і науки України Відділ середніх навчальних закладів п. Забужку В. П.

про підсумок проведення міністерських контрольних робіт Додаємо Вам результати додаткових контрольних робіт, які було проведено в 10-11 класах 02.04.2002 згідно з наказом № 114-6 Міністерства освіти і науки від 01.02.2002. Додатки:

54 (п'ятдесят чотири) роботи з математики на 108 с;

52 (п'ятдесят дві) роботи з української мови на 104 с.

Директор (підпис) Л. М. Зуб

(печатка)

Договірний лист -- різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Цей документ деталізує умови участі адресата в заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо.

Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Ґарантійний лист -- документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань.

Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов'язань і має підвищену правдиву функцію.

Цим листом організація, установа, заклад Гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Обов'язкові реквізити: номер розрахункового рахунка із за значенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума (згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера Гаранта.

Зразок Гарантійного листа:

Харківське акціонерне виробниче об'єднання «Гетьман»

61115, Харків-115, просп. Гагаріна, 8,

тел. 511-429, телефакс 522-430

№ 07-4/148 09.10.2002

Голові Харківського телерадіол комітету п. Литвину Г. С.61022, Харків-22, майд. Свободи, З про рекламні послуги, Просимо прорекламувати продукцію АБО «Гетьман» під час футбольного матчу «Динамо» Київ -- «Спартак» Москва .Додаток: текст для рекламного ролика на 10 с. у 2 пр. Оплату згідно з тарифом Гарантуємо протягом ЗО днів після ефіру. Наш р/р № відділення банку

Директор (підпис) В. В. Олешко

Голов. бухгалтер , ч (підпис) С. Т. Чорна

Рекламний лист -- це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування -- це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття певної особи, чи групи осіб, виконання певних заходів, дій. Цей лист може підтверджувати тривалість юридичної дії раніше укладених документів (договорів, інструкцій і т. ін).

Рекламаційний лист -- це документ, який обґрунтовано говорить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі, а саме:

і. Недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів виготовлення, пакування, транспортування та зберігання продукції, товару, що призвело до псування товарного вигляду, погіршення якості тощо.

2. Обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Зразок рекламаційного листа:

Харківське приватне підприємство «Колос»

61014, Харків-14, пров. Молодіжний, 142-а,

тел. 442-301, телефакс 440-327

На 07-5/94 02.07.2002

Директорові АТ

«Одеська книжкова фабрика»

п. Зарудькові Є.Г.

65008, Одеса-8,

вул. Приморська, 193

про рекламацію на продукцію

Повідомляємо, що партія рекламної продукції (проспекти) в кількості 800 (вісімсот) пр., які надійшли на ст. Харків-Товарний 01.07.2002 за накладною № 1944/01, виявилися зіпсованими. Акт додається.

Оскільки Ви порушили умови п.17 укладеної спільно Угоди № 4-а від 10.03.2002 щодо пакування виготовленої продукції у водонепроникну тару під час транспортування залізницею, ми наполягаємо на виготовленні нової партії проспектів до 25.07.2002,

Просимо надіслати підтвердження в отриманні рекламаційного листа за № 07-5/94 від 02.07.2002.

Додаток -- копія акта № 403 від 01.07.2002 на 2 с. в 1 пр.

Директор (підпис) О. В. Розсохін

Лнст-претензія -- документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містяться в рекламаційному листі.

Контрольний лист -- це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.

Рекомендаційний лист -- документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Існує інший тип рекомендаційного листа, який заочно рекомендує пред'явника й допомагає йому швидко заручитися підтримкою за місцем перебування.

Зразок рекомендаційного листа:

м. Маріуполь 04.08.2002

Вельмишановний Зиновію Тадейовичу!

Подавець цього листа, Орест Богданович Савчак, перебуватиме два тижні у Вашому чудовому місті у справах фірми. Це мій колега й близький друг.

Буду щиро вдячний, якщо Ви виконаєте його прохання й надасте підтримку на час перебування в Торонто.

Завчасно дякую за ласкавість і передаю найщиріші вітання родині.

Із повагою Ваш Максим Білик.

Лист-вітання -- це зовсім не обов'язковий офіційний набір заяложених та безликих висловів-штампів до державних свят.

Доцільними будуть поздоровлення з подіями, ювілеями чи успіхами локального характеру. Довільний зміст тексту передбачає враховувати рівень стосунків, становище, вік і стать адресата.

Комерційний лист -- специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо..

Списки. Переліки

Список -- документ, який містить перелік (реєстрацію) осіб, предметів, об'єктів у певному порядку:

осіб за абеткою;

подій у хронологічному порядку;

предметів та ін. від більш значущого (дорожчого) до менш значущого (дорожчого).

Зразок:

Міністерство освіти і науки України Харківський національний університет ім.. В. Каразіна

Харків-22 майд. Свободи, 4 тел. 456-491

Список № 1 співробітників, які стоять у пільговій черзі для отримання житла.

№	Прізвище, ім'я		Рік	Час	Трудовий	К-сть
порі	та ім'я; по батькові	Підрозділ	1 народ.	узяття на облік	стаж	членів родини
1	Андрухович Пилип Васильович	географ, ф-т	1956	1993	17	4
2	Давиденко Зінаїда Вікторівна	механіко-мат. ф-т	1955	1993	20	3
3	Жук Хома Гаврилович	хім. ф-т	1966	, 1995	13	3

Усього 13 осіб

Ректор (підпис) /. В. Каримов

Голова профспілки (підпис) В. О. Балака

09.04.2002 (печатка)

У кінці наукової роботи, друкованої праці подається список використаної літератури, або бібліографія. Як правило, порядок розміщення джерел -- за абеткою. Якщо з певних причин автор, упорядник уважає за доцільне дотримуватися іншого принципу розміщення (систематичного, тематичного, хронологічного), це має бути обумовлено в роботі. Літературу іноземними мовами розміщують теж за абеткою, але після повного списку вітчизняних видань. Колене джерело має свій порядковий номер, а весь список -- єдину наскрізну нумерацію.

Бібліографічний опис джерела складається з кількох розміщених у певній послідовності елементів. Існують відмінності в оформленні бібліографічного опису книги, збірника, періодичного видання тощо (наприклад, статті).

У повному бібліографічному описі книги такими елементами є прізвище та ініціали автора (авторів), назва книги, місце видання, видавництво, рік видання, кількість сторінок. Інколи, однак, можуть опускатися назва видавництва та кількість сторінок. Між елементами опису ставлять загальноприйняті умовні розділові знаки. Ці знаки можуть нести таку інформацію:

: -- інша назва книги або назва, що стосується основної назви книги; / -- відомості про авторство (автор, укладач, упорядник); ; -- відомості про інших осіб чи колективи, що брали участь у підготовці видання (редактор, відповідальний редактор іт. ін.); . -- відомості про повторність видання та/або його характеристика; . -- місце видання;

: -- видавництво або організація, що видала;

, -- рік видання;

: -- кількість сторінок.

У бібліографічному описі статті містяться такі елементи: прізвище та ініціали автора (авторів), назва статті, назва збірника, часопису, іншого видання, рік видання, число (випуск), сторінки. Окрім наведених вище умовних розділових знаків, уживаються ще й такі:

//-- назва видання, у якому поміщено статтю; . -- число видання.

Список рекомендованої літератури з історії України

Аркас М.М. Історія України-Русі. -- Факс. вид. -- К.: Вища школа, 1990.

Багалій Д.І. Історія Слобідської України. -- X.: Основа, 1990.

Величко С.В. Літопис: У 2 т. / За ред. В. Шевчука. -- К.: Дніпро, 1991.

Грабянка Г. Літопис. -- К.: Т-во «Знання України», 1992.

Грушевський М.С. Ілюстрована історія України. -- Факс, вид. -- К.: Райдуга, 1990.

Шевченко Ф.П. Участь представників різних народностей у визвольній війні 1646--1654 рр. в Україні // Укр. іст. журн.-- 1978,-- № 11.-- С. 16.

Перелік -- документ, який містить систематизований перелік предметів, об'єктів або робіт, укладений із метою поширення на них певних норм або вимог.

Ці два документи близькі за формою й реквізитами, а різняться лише за призначенням.

Реквізити списку та переліку:

Штамп установи (для зовнішніх).

Назва документа.

Номер.

Тематичний заголовок.

Текст (основна частина, що містить графи та рядки).

Посада, підпис та розшифрування (якщо треба):

а) керівника установи та головного бухгалтера;

б) керівника підрозділу;

в) укладача.

Дата.

Печатка (якщо треба).

Документи з кадрово-контрактових питань

Автобіографії

Автобіографія -- це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Незважаючи на довільний виклад тексту, обов'язково зазначаються від імені першої особи такі відомості:

Назва документа.

Прізвище, ім'я та ім'я по батькові теперішні та колишні, якщо були зміни (у Н. відмінку однини).

Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

Місце народження: село, селище, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

Нагороди, стягнення, заохочення.

Відомості про громадську роботу.

10.Короткі відомості про склад родини (без займенників). Якщо неодружені:

батько, мати (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

сестри, брати, якщо вони не мають своєї родини (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).

Якщо одружені:

дружина, чоловік (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання);

діти (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

11.Повна домашня адреса, номер телефону. 12. Дата укладання (ліворуч). 13.Підпис укладача (праворуч).

Зразки:

Автобіографія

Я, Піддуда Карній Ілліч, народився 5 березня 1970 р. в с-щі Високе Балаклійського р-ну Харківської обл.

Після закінчення 1987 р. Балакліиської СШ № 2 працював механізатором колгоспу «Світлий шлях».

З 1988 до 1990 р. -- служба у війську.

З 1991 р. -- студент механіко-математичного факультету Харківського державного університету. Закінчив ХДУ 1995 р. за фахом викладач математики.

З 1995 р. працюю вчителем математики Харківської ЗСПІ № 105.

З 1996 р. виконую обов'язки голови профкому школи (на громадських засадах).

Родинний склад:

дружина -- Піддуда Надія Федорівна, 1972 р. народж., завідувач Харківської дитячої б-ки ім. В. Стуса;

син -- Піддуда Геннадій, 1994 р. народж., школяр ЗСШ № 105.

Домашня адреса: 61058, Харків-58, вул. Б. Чичибабіна, 9, к.110.

Тел. 430-218

15.05.2002 (підпис)

Автобіографія

Я, Мотрич Олена Григорівна, народилася 24 лютого 1979 р. в м. Кременчук Полтавської обл.

З 1986 до 1996 р. навчалася в міській СШ №7,11 класів якої закінчила з відзнакою.

З 1996 р. -- студентка соціологічного ф-ту Харківського державного університету, на 5 му курсі якого й навчаюся.

На громадських засадах очолюю редколегію факультетського часопису «СФ».

Родинний склад:

батько -- Мотрич Григорій В'ячеславович, 1949 р. народж., слюсар Кременчуцького АТП-01811;

мати -- Левицька Людмила Євгенівна, 1955 р. народж., домогосподарка.

Місце проживання: 61049, м. Харків-49, пров. Вишневий, 11, гурт. № 4, кгмн. 904.

17.06.2002 (підпис)

Існують: а) автобіографія-розповідь, яку укладають в описовій (довільній) формі; б) автобіографія-документ, у якій точно викладають основні факти; в) автобіографія-документ спеціального призначення, у якій детально викладаються факти життя та діяльності як укладача, так і його родичів. Наприклад, зазначається точний термін (день і місяць) навчання чи роботи; причини зміни місця навчання чи роботи; дівоче прізвище (матері, дружини, матері дружини), теперішнє місце перебування родичів; паспортні дані укладача тощо.

Резюме

Для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади укладають резюме -- документ, де у стислій формі (не більше 1с.) претендент викладає такі основні відомості: і. Назва документа.

Ім'я, ім'я по батькові та прізвище.

Дата й місце народження (відповідно до записів у паспорті).

Домашня адреса та номер телефону.

5.Родинний стан.

Навчання (вищі, середні спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка, спеціалізована СЗШ чи ліцей, наприклад із поглибленим вивченням певної дисципліни тощо).

Науковий ступінь.

8. Досвід роботи (за спеціальністю, на яку претендує кандидат, зазначається окремо).

9. Трудова діяльність (якщо немає досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує кандидат).

Додаткові відомості (дані, які не ввійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: індивідуальні позитивні якості, працездатність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо).

Дата.

Підпис.

Оскільки резюме належить до документів із низьким рівнем стандартизації, у ньому можуть міститися й інші відомості.

Зразок:

Резюме

Раїса Анатоліївна Світницька

Народилася 15 вересня 1965 р. в м. Новий Іржавець Оржицького р-ну Черкаської обл.

Заміжня, маю дочку.

Домашня адреса: узвіз Бурсацький, З, к. 21, м. Батурин, 43002.

Телефон -- 343-71.

Навчання: 1980--1984 рр. -- Черкаське педагогічне училище (учитель початкових класів);

1986--1992 рр. -- Харківський державний університет (фах «географ»-, присвоєно кваліфікацію «Викладач географії»).

Досвід роботи: серпень 1984 р, -- серпень 1986 р. -- учитель початкових класів СЗШ № 12 м. Золотоноша;

липень 1992 р. -- жовтень 1999 р. - викладач географії України в Харківському педагогічному коледжі.

Із жовтня 1999 р. дотепер викладач екологічної безпеки Харківського регіонального інституту післядипломної освіти вчителів.

Додаткові відомості: загальний педагогічний стаж 16 р. Навчаючись у ХДУ, працювала за сумісництвом у міському приватному ліцеї «Джерело» викладачем географії. 1994 р. закінчила курси перекладачів. 1998 р. видала довідник «Абетка екологічної безпеки», вела програму «Колір надії» на Харківському обласному радіо.

Маю досвід роботи з ПК, умію працювати з У/ога", Ехсеї.

Досконало володію іспанською та французькою мовами.

У разі потреби можу подати рекомендації.

26.03.2002 (підпис)

Заяви

Заява -- це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об'єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) -- посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення -ові (-евї, -єві) з -у (-ю). , 2. Адресант (без прийменника з малої літери) -- посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р„ відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

Назва документа.

Текст (з великої літери, з абзацу).

Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

Дата написання (ліворуч).

Підпис адресанта (праворуч).

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається канва-зобов'язання.

У цьому документі крім обґрунтованого прохання про надання певної суми зазначаються Гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).

Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів містить такі відомості:

а) назва суду;

б) прізвище, ім'я та ім'я по батькові позивача, відповідачата їх домашня адреса або місце проживання;

в) назва документа;

г) зміст вимоги позивача висвітлює дату реєстрації шлюбу, наявність дітей, рік їх народження; від якого часу відповідач ухиляється виконувати свої батьківські обов'язки та вимоги позивача; аргументовані (документальні) докази, що підтверджують позов;

д) дата;

є) підпис позивача.

Змістом інших позовних заяв до суду є заяви щодо відшкодування збитків, завданих унаслідок ДТП, пограбування, завдавання шкоди, незаконного засуджені або затримання, захист честі, гідності та репутації позивача, оскарження неправомірних дій органів, підприємств чи службових осіб, доведення і встановлення юридичних фактів, продовження терміну прийняття спадку, поновлення прав на втрачені документи, майно, цінності тощо.

Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти конкретні факти, що стали причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвища очевидців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодування тощо -- залежно від змісту заяви з обов'язковим посиланням на відповідні статті ЦК чи КПК України, КпШС України.

Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки про заробітну плату тощо.

У заяві до житлово-комунальних органів про обмін житла потрібно крім обов'язкових даних зазначити:

а) посаду й місце роботи заявника;

б) належність будинку (відомству, кооперативу й т. ін.);

в) особливості будівлі (матеріал, поверховість, перекриття);

г) кількість кімнат, їх розташування (ізольовані, суміжні, прохідні);

д) освітленість; комунальні вигоди (опалення, наявність гарячої води, газу, телефону, сміттєпроводу тощо);

є) термін проживання в цій квартирі;

ж) номер і дата видачі ордера;

и) відомості про членів родини.

До заяви додаються власноручно написані письмові згоди повнолітніх членів родини. Усі відомості, викладені в заяві та додатках, засвідчуються підписами начальника й головного бухгалтера ЖЕК та печаткою.

Зразки:

Генеральному директорові АТ «Рогань»

п. Корнієнкові В. І.

Благіна Олексія Матвійовича

(мешкаю за адресою:

Харків-176, вул. Інститутська, 15, к. 4,

тел. 145-870)

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду економіста з 10.02.2002. Додатки:

копія диплома;

трудова книжка;

з) автобіографія;

медична довідка (ф. 086);

довідка з місця проживання;

особовий листок з обліку кадрів;

чотири фотокартки.

08.02.2002 (підпис)

Директорові ЗСШ Л6 9 м. Макіївка п. Дерев'янко О. А. вчителя географії Комар Ганни Анатоліївни

Заява

У зв'язку із закінченням терміну навчання на ф-ті перепідготовки прошу перевести мене на посаду викладача психології з 06.10.2002.

Додаток -- копія диплома.

01.10.2002 (підпис)

Ректорові ХДТУБА професору Черемних І. Я. старш. викладача каф. українознавства Долі В'ячеслава Васильовича

Заява

У зв'язку з погіршенням стану здоров'я прошу надати позачергову відпустку для лікування з 05 до 24.04.2002. Додатки:

довідка про стан здоров'я від дільничного лікаря;

витяг із протоколу засідання профкому про надання путівки до санаторію.

31.03.2002 (підпис)

Начальникові археологічної експедиції академіку Валені Г. С.

асп. Тоцького Владислава Герасимовича Заява

У зв'язку з реабілітаційним періодом після складної операції прошу надати мені матеріальну допомогу. Додатки:

копія акта ДТП;

довідка про стан здоров'я.

06.12.2002 (підпис)

Директорові Харківського геологорозвідувального об'єднання «Південукргеологія» п. Бадаєву Г. С. старш. оператора 17 дільниці Хмельова Якима Семеновича, який мешкає за адресою: м. Харків-174, пров. Сезонний, 4 Заява

Прошу поставити мене на чергу для отримання житла. В об'єднанні працюю за розподілом після закінчення ХДУ з 1995 р. Квартирую у приватному будинку з 1998 р. Власного житла не маю.

Родинний склад: 4 особи (дружина, син 5 р., донька 8міс).

19.06.2002 (підпис)

Характеристики

Характеристика -- це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві.

Характеристика пред'являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на ^виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Характеристика має містити такі відомості:

Назва документа.

Прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, на яку укладається характеристика (в Р. відмінку).

Статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є); місце роботи, навчання.

Рік народження (якщо треба -- національність, домашня адреса, освіта).

Текст -- дані про трудову діяльність (навчання), із якого часу працює (учиться), просування по службі; як ставиться до своїх службових обов'язків; який має рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення чи покарання. Зазначаються моральні якості -- риси характеру, ставлення до колег чи інших членів колективу.

Висновки -- призначення характеристики.

Дата укладання документа (ліворуч).

Посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі -- інших відповідальних осіб).

Печатка установи, що видала характеристику.

Зразок:

Атестаційна характеристика Коренева Захара Кузьмича, бухгалтера планового відділу Харківського тракторного заводу, 1970 р. народж., українця, освіта незакінчена вища.

Пан Коренєв 3. К. працює на посаді бухгалтера з 1992 р. після закінчення Харківського кредитно-фінансового технікуму.

Службові інструкції та доручення виконує сумлінно. Має високий професійний рівень із питань нарахування коштів, оплати праці й бухгалтерського обліку.

Заочно навчається на V курсі економічного ф-ту Харківського інституту народного господарства. Має шану колективу.

Панові Кореневу 3. К. рекомендується більше уваги приділяти питанням господарсько-фінансової діяльності та опанувати роботу на ПК.

Характеристику видано для подання (на запит) до

10.09.2002

Заввідділу (підпис) О. Л. Яременко

Голов. бухгалтер (підпис) Ю. І. Зуєнко

(печатка)

Особисті офіційні документи

Доручення

Доручення (довіреність) -- це документ (письмове уповноваження), за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від ЇЇ імені певні юридично значущі дії або представницькі функції з (перед) третіми особами й цим створювати для останнього правові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові).

Офіційне доручення укладається на спеціальному чи загальному бланку формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з обов'язковим зазначенням повної назви організації та ЇЇ юридичної адреси.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види:

разові на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати, пенсії, поштового переказу, посилки й т. ін.);

спеціальні на здійснення приватною чи службовою особою однотипних учинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій у межах певного терміну й т. ін.);

генеральні (загальні) на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов'язаних з управлінням та володінням нерухомим і рухомим майном, банківських операцій, одержання та надсилання кореспонденції, представницьких функцій у суді й т. ін. з правом передоручення третій особі).