Организационные и информационно-справочные документы

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Сибирский институт права экономики и управления

Факультет: Компьютерных технологии и информационных систем

Специальность «прикладная информатика в экономике»

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3

По дисциплине: Информационные системы в административном управлении

Тема: «Организационные и информационно-справочные документы»

Выполнил:

Студент ПИ-04

Хайли Анатолий Анатольевич

Проверил:

Ст. преподаватель

Балахнина Оксана Михайловна

Ангарск 2009 г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение

2. Учредительные документы

2.1 Устав

2.1.1 Общие положения

2.1.2 Структура устава

2.1.3 Назначение устава

3. Информационно-справочные документы

3.1 Докладная записка

3.2 Объяснительная записка

3.3 Служебная записка

3.4 Протокол

3.5 Акт

4. Заключение

5. Приложение

6. Список литературы

1. ВВЕДЕНИЕ

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.

Целью данной работы является рассмотрение теоретических основ Организационных и информационно-справочных документов и их практическое применение. Исходя из поставленной цели можно выделить следующие задачи:

- рассмотрение теоретических аспектов системы организационной документации;

- составление и оформление организационных документов;

- процедура издания документов

- оформление распорядительных документов (Служебные записки, акты, протоколы, инструкции)

2. УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Учредительные документы - документы, определяющие индивидуальные особенности статуса конкретного юридического лица в рамках действующего законодательства. В РФ юридические лица действуют на основании устава и/или учредительного договора.

Учредительные документы в соответствии с законодательством и наряду с ним определяют правовое положение (правовой статус) данного юридического лица. Какой именно документ из перечисленных в абз.1 п.1 данной статьи признается учредительным для того или иного юридического лица, определено соответствующим законом. Так, для акционерного общества это только устав (п.3 ст.98 ГК и п.1 ст.11 Закона об акционерных обществах), хотя ему и предшествует заключение договора между учредителями (п.1 ст.98 ГК).

Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, -- с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений.

2.1 УСТАВ

Устав - документ, на основании которого существует и действует юридическое лицо. Иными словами юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности. Объем гражданской правоспособности юридического лица определяется его учредительными документами, в частности уставом.

Устав любого юридического лица должен содержать указание на наименование юридического лица или его фирму, организационно-правовую форму, адрес и место нахождения, органы юридического лица, их компетенцию и порядок функционирования либо правила, позволяющий определить такой порядок, кроме того, для коммерческих организаций - всегда сведения о капитале (фондах) организации. Конкретный перечень подобных сведений всегда определяется в законе, таким образом, специфика устава как правоприменительного акта заключается в том, что законом предусматривается не только основание для принятия правоприменительного акта (все случаи, когда в составе учредительных документов обязательно наличие устава), но также форма и структура такого акта, в известной мере - его содержание.

Устав играет основополагающую роль в образовании юридического лица. Это проявляется в том, что несоответствие учредительных документов (устава) юридического лица закону влечет отказ в государственной регистрации юридического лица. При этом регистрирующий орган проверяет только соответствие представленных учредительных документов и действий учредителей нормам права, а вступать в обсуждение вопроса о целесообразности или полезности создаваемого юридического лица он не вправе.

2.1.1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Основным учредительным документом предприятия является устав предприятия. Текст Устава утверждается либо решением учредителя предприятия (в том случае, если учредитель единственный), либо решением общего собрания учредителей в форме протокола (в том случае, если учредителей несколько). Соответствующая запись об утверждении Устава делается на титульном листе Устава предприятия.

Московская регистрационная Палата (далее - МРП) предъявляет очень высокие требования к тексту учредительных документов. Если текст учредительных документов не соответствует вышеперечисленным законодательным актам или недостаточно полно отражает

изложенные в них нормы, то это может являться основанием для отказа в регистрации предприятия. Документы также должны быть

определенным образом оформлены. Ниже приведены общие требования к оформлению учредительных документов, предоставляемых в МРП.

1. Учредительные документы должны быть отпечатаны на печатной машинке либо с помощью компьютерной техники.

2. Учредительные документы не должны содержать ошибок, подчисток или исправлений.

3. Учредительные документы должны быть пронумерованы, начиная с титульного листа, прошиты прочными нитками, концы которых должны быть завязаны с обратной стороны документа и проклеены небольшими листочками бумаги.

4. При наличии в числе учредителей юридических лиц, документ может быть опечатан с обратной стороны печатью одного из юридических лиц.

2.1.2 СТРУКТУРА УСТАВА.

Рассмотрим ее на наглядном конкретном примере (см приложение 1).

Статья 1.Общие положения:

а) Наименование организации- открытое акционерное общество " Альбатрос ";;

б) Юридический адрес регистрации - г. Москва ул. Сухорябова 28;

Статья 2. ПРАВОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБЩЕСТВА:

а) Права организации; б) Основной вид деятельности - торговля нефтью, нефтепродуктами, оказание складских услуг; в) Какие товары и услуги производит, реализует - производство и реализация экологически чистых строительных и иных материалов и изделий, технологий и оборудования. г) Все виды деятельности, которыми юридическое лицо может заниматься - операции с недвижимостью, другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством РФ.

Статья 3. УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ ОБЩЕСТВА

а) Уставной капитал;

б) Акции организации

Статья 4. ИМУЩЕСТВО, ПРИБЫЛЬ, ФОНДЫ

а) Какими средствами владеет и источники этих средств

б) Основные виды доходов;

в) Вклады, инвестируемые каждым членом товарищества (для товарищества).

Статья 5. ПЛАНИРОВАНИЕ, УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

а) Права участников акционерного общества;

б) Обязанности участников;

в) Порядок и периодичность отчетности;

Статья 6. ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБЩЕСТВА

в) Порядок назначения руководства;

г) Должностные лица (обязанности, правила оплаты);

д) Ревизионная комиссия (ее состав, функции, порядок избрания);

е) Правила использования прибыли;

ж) Правила образования резервного фонда.

Статья 7. ПОРЯДОК СОЗЫВА ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ - В этой статьи описывается Срок и порядок созыва акционерного собрания

В Статье 8,9. рассказывается о сроке и правиле выбора совета директоров и председателя общего собрания акционеров.

2.1.3 НАЗНАЧЕНИЕ УСТАВА

НАЗНАЧЕНИЕ УСТАВА СОСТОИТ В КОНСТРУИРОВАНИИ И ПОДДЕРЖАНИИ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА, ПОЭТОМУ ЗАКОНОМ ВСЕГДА УСТАНАВЛИВАЕТСЯ МИНИМАЛЬНЫЙ НАБОР СВЕДЕНИЙ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ СОДЕРЖАТЬСЯ В УСТАВЕ.

Принятие устава как особого акта применения права, если оно не совершается единственным лицом, требует общего волеизъявления участников (членов, акционеров и др.) юридического лица, а поскольку устав не есть договор, он утверждается, а не заключается. Такое словоупотребление проводится во всем действующем законодательстве о юридических лицах. Устав, однажды утвержденный, приобретает юридическую силу на будущее и распространяет свое действие на отношения, которые возникают в связи с функционированием юридического лица, чем опять-таки отличается от сделки или договора, поскольку не требует пролонгации или перезаключения по истечении известного промежутка времени или смене участников (особая

природа общества с ограниченной и дополнительной ответственностью, где силен момент личной связи между участниками и, как следствие, договорный элемент, приводит к необходимости наличия наряду с уставом учредительного договора). Однако в ныне действующих ГК РФ и ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" проблема соотношения положений устава и учредительного договора решена совершено неудовлетворительно, поскольку вынуждает общество вносить изменения как в устав, так и в учредительный договор всякий раз при смене участников общества. Устав, вместе с тем, не является одномоментным актом применения права, он обладает некоторым нормативным характером: предписания, содержащиеся в нем, не будучи нормами позитивного права, имеют, в принципе, бессрочный характер и рассчитаны на многократную реализацию.

3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Информационно-справочные документы составляют большую группу управленческих документов, содержащих информацию о фактическом состоянии дел в учреждениях. Они не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, служат основанием для издания документов организационно-распорядительного характера. К информационно-справочным документам относятся:

Письмо

Гарантийное письмо

Информационное письмо

Письмо иностранному партнеру

Факс

Докладная записка

Справка с места работы

Протокол

Акт сдачи-приемки выполненных работ

Акт обследования и др.

Письмо

Письма оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и содержат основные реквизиты организации и текст письма.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо является документом, регламентирующим порядок оплаты заказа на выполнение работ.

3.1 Докладная записка

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладной запиской информируют руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Этот вид документа могут использовать для информирования о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ. Инициаторами создания докладной записки могут быть как руководитель учреждения, так и структурные подразделения или конкретный работник. Ситуации, требующие подготовки данного документа, могут быть различными: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование сотрудников.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации. Она составляется на общем бланке организации и подписывается руководителем организации или его заместителем. Внутренняя докладная записка представляется руководителю организации или структурного подразделения на стандартном листе бумаги. Она подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю организации.

Обязательными реквизитами рассмотрим на примере докладной записки о выполнении приказа (см приложение 4)

наименование организации (для внутренней -- наименование структурного подразделения) - Административному директору ЗАО "Альбатрос" Иванову И.И

наименование вида документа - Докладная записка

дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись - 11.12.2001г.

Текст докладной записки состоит из двух частей.

В первой части излагаются причины, факты и события, послужившие поводом для ее написания - О выполнении приказа № ПО-2

Во второй части содержатся выводы, предложения и рекомендации о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Составитель - Начальник службы безопасности Крылов В. В.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

3.2 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка -- документ, который можно разделить на две группы. Первая -- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); вторая -- сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка в целом оформляется так же, как и докладная. Первая группа составляется на общем бланке учреждения. Вторая, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия. Как и внутренняя докладная записка, она составляется на чистом листе бумаги с воспроизведением тех же реквизитов. Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

3.3 СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка -- записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Это внутренняя переписка между структурными подразделениями. Хотя нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности учреждений служебных записок, практика показывает, что этот вид документа очень широко применяется. В основном, это в крупных учреждениях, где руководители подразделений наделены компетенцией издания распорядительных документов, ведения переписки и где могут возникнуть ситуации, при которых необходимо документирование.

Таким образом, служебная записка -- документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Обычно служебные записки составляются по вопросам материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и др.

Служебная записка составляется на чистом листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Должны присутствовать следующие реквизиты рассмотрим на примере (см. приложение 3):

наименование вида документа - Служебная записка

текст

адресат - Зам. директору ОАО «Альбатрос» Назирову Р. Р.

подпись - Игнатенко Д. Ю

Текст состоит из обоснования причин составления и предложений, просьб и т. д.

Служебная записка подписывается сотрудником или руководителем подразделения, датой является дата ее составления и подписания.

3.4 ПРОТОКОЛ

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятых по ним решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколированию подлежат совещания ректора, заседания совета университета, приемной комиссии, государственных экзаменационных комиссий, советов факультетов, проблемных советов, кафедр, научных семинаров, методических комиссий, аттестационных комиссий, инспекционных комиссий, конкурсных комиссий на замещение вакантных должностей, квалификационных комиссий, общественных организаций, конференций и симпозиумов.

Протоколы заседаний государственных и квалификационных комиссий ведутся в специальных книгах, которые прошнуровываются и опечатываются, листы книги нумеруются.

Протокол включает реквизиты, рассмотрим на примере протокола устанавливающий участников изготовления рекламной продукции (см. приложение 5).

Реквизиты протокола:

наименование университета и его подведомственность -

наименование структурного подразделения,

название вида документа - протокол,

дата, номер, гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению) - 16.11.2001 г. №31

подписи председателя и секретаря.

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А,

Название коллегиального органа или совещания служит заголовком протокола. Указывается дата проведения заседания, номер протокола, место заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В первой части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, а также присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных (с указанием организаций, которые они представляют). Фамилии располагаются по алфавиту. При большом количестве присутствующих и приглашенных составляются списки, которые прикладываются к протоколу как приложения. В этом случае в вводной части протокола указывается только общее количество присутствующих и приглашенных. - Присутствовали; Петров П. П., Серов С. С., Фролов Ф. Ф., Скворцов Н. Н. Приглашенные: представитель фирмы "Реклама-М" Грачев Г. Г., представитель фирмы "RECCOM" Анисимов А. А., представитель фирмы "Сувенир" Машкин М. М.

Кроме того, эта часть протокола должна содержать повестку дня заседания с перечнем вопросов, подлежащих рассмотрению. - Представление участников конкурса и выбор фирм из числа представленных на изготовление рекламной продукции

Основной текст протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Каждый раздел строится по формуле: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово "СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Ход обсуждения вопросов не протоколируется, по каждому вопросу записывается результат его обсуждения. Протокол подписывают председатель и секретарь заседания.

3.5 АКТ

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух человек. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечетным. Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, а также полномочия и состав членов закрепляются приказом ректора.

Акт оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, состояния событий. Все экземпляры акта приобретают юридическую силу.

Акт оформляется на общем бланке или на листе формата А4. (см приложение 5)

Рассмотрим Акт сдачи-приемки выполненных работ составляется после завершения работ по договору и служит основанием для оплаты по результатам работы.

Реквизиты акта:

Наименование организации - Уральский государственный университет им. А.М. Горького.

Название вида документа (АКТ) оформляется по центру прописными буквами.

Дата оформляется цифрами (12.06.2000) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта. Индекс (номер) акта может быть оформлен в той же строке, что и дата составления.

Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу, ниже реквизита "место составления". Он начинается с предлога "О". В заголовке акта, как правило, отражается цель работы комиссии.

Текст акта состоит, как правило, из двух логичных составных частей: вводной и констатирующей. При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение), в которой могут содержаться выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт. Вводная часть включает в себя основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов.

При наличии приложений к акту ссылка на них делается в конце текста перед подписями.

Утверждение. Гриф утверждения располагается в верхнем правом углу документа. Почти все акты подлежат утверждению .

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Приложение 1

"У Т В Е Р Ж Д Е Н О"

ПРОТОКОЛ

УЧРЕДИТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ

от " 25 " января 2008 года

У С Т А В

ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА

" Альбатрос "

МОСКВА 1996

Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящий Устав в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации "Об акционерных обществах" и другими нормативными актами России определяет правовое положение, регулирует порядок осуществления и прекращения деятельности акционерного общества "Альбатрос", именуемого в дальнейшем "Общество".

2. Требования настоящего Устава обязательны для исполнения всеми органами Общества и его акционерами.

3. Наименование Общества:

- полное - открытое акционерное общество " Альбатрос ";

- сокращенное - " Альбатрос ".

4. Место нахождения Общества - г. Москва ул. Сухорябова 28.

5. Общество в соотвтетствии с действующим законодательством является открытым.

Статья 2. ПРАВОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБЩЕСТВА

1. Общество является юридическим лицом с момента его государственной регистрации. Общество имеет фирменное наименование, расчетный и другие счета, обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, печать, штамп, фирменные знаки и торговые марки; может приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, в арбитражном и третейском судах.

2. Общество отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом в соответствии с действующим законодательством РФ и настоящим Уставом.

3. Акционеры не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Общество не отвечает по обязательствам акционеров.

4. Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления следующих видов деятельности:

- торговля нефтью, нефтепродуктами;

- оказание складских услуг;

- производство и реализация экологически чистых строительных и иных материалов и изделий, технологий и оборудования;

- внешнеэкономическая деятельность, экспортно-импортные операции;

- подготовка и переподготовка специалистов;

- производство и реализация товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения, в том числе через собственную торговую сеть;

- разработка, изготовление и поставка потребителям опытных и серийных образцов материалов, технологических процессов, оказание услуг по внедрению разработок;

- организация и проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских работ, инжиниринг;

- издательская деятельность и оказание полиграфических услуг;

- реализация, закупка, переработка и хранение сельскохозяйственной продукции;

- другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством РФ.

5. Общество в установленном порядке приобретает лицензии для осуществления тех видов деятельности, на которые распространяются ограничения, предусмотренные действующим законодательством.

Статья 3. УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ ОБЩЕСТВА.

АКЦИИ И ИНЫЕ ЦЕННЫЕ БУМАГИ ОБЩЕСТВА

1. Общество формирует уставный капитал в размере сумма цифрами (сумма прописью) рублей за счет средств, полученных в счет оплаты акций, указанных в п.2 настоящей статьи.

2. Обществом размещено количество цифрами (количество прописью) обыкновенных акций номинальной стоимостью сумма цифрами (сумма прописью) рублей каждая. Общество вправе дополнительно к размещенным ациям выпускать количество цифрами (количество прописью) обыкновенных акций.

3. По решению Совета директоров Общества уставный капитал может быть увеличен путем увеличения номинальной стоимости размещенных акций. Вэтом случае Совет директоров вправе принять решение о внесении соответствующих изменений в настоящий Устав.

4. Уменьшение уставного капитала кроме способов, предусмотренных действующим законодательством, возможно также путем приобретения и погашения Обществом части акций. По истечении шести месяцев со дня уведомления акционеров об уменьшении размера Уставного капитала акции, не представленные для изъятия или погашения, признаются недействительными.

5. Каждая обыкновенная акции, размещенная Обществом, предоставляет ее собственнику следующие права:

- участие в соответствии с настоящим Уставом в заседании Общего собрания акционеров с правом одного голоса по всем вопросам его компетенции;

- получения дивидендов в случае принятия соответствующего решения Общим собранием акционеров;

- получать информацию от должностных лиц о деятельности Общества, в том числе знакомиться с данными бухгалтерского учета и отчетности и другой документации;

- преимущественное получение продукции (услуг), производимой Обществом;

- получения части имущества Общества в случае его ликвидации.

6. Общество вправе выпускать привилегированные акции разных типов. Привилегированная акция не дает права голоса, но приносит фиксированный дивиденд и имеет преимущественное право перед обыкновенными акциями при распределении прибыли и ликвидации Общества. Выплата дивидендов по таким акциям производится в размере, установленном решением Общего собрания акционеров или Совета директоров об их выпуске, независимо от полученной Обществом прибыли. Выплата дивидендов по привилегированным акциям Обществом в случае недостаточности прибыли или убыточности Общества возможна только за счет и в пределах специальных фондов Общества, созданных для этой цели. Расходование средств резервного фонда Общества на эти цели не допускается.

7. Акции неделимы. В случаях, когда одна и та же акция принадлежит нескольким лицам, все они по отношению к Обществу признаются одним акционером и могут осуществлять свои права через одного из них или общего представителя. Совладельцы акций солидарно отвечают по обязательству, лежащему на Акционерах.

8. Требование к акционерам выкупить неоплаченную часть акций принимается по мере необходимости Советом директоров и должно быть выполнено в течение 15 дней. По неоплаченным в оговоренный срок акциям начисляется 10% годовых с недовнесенной суммы.

Статья 4. ИМУЩЕСТВО, ПРИБЫЛЬ, ФОНДЫ

1. Общество является собственником имущества, объектов интеллектуальной собственности, личных неимущественных прав, приобретенных по любым основаниям в соответствии с действующим законодательством.

2. Источниками формирования имущества Общества могут быть:

- денежные и материальные вклады;

- доходы, полученные от реализации продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также от других видов деятельности Общества;

- доходы от ценных бумаг;

- доходы от аренды зданий, помещений, оборудования;

- безвозмездные и благотворительные взносы, пожертвования организаций и граждан;

- иные источники, не запрещенные действующим законодательством.

3. Итоговым результатом хозяйственной деятельности Общества является прибыль. Балансовая и чистая прибыль Общества определяется в порядке, предусмотренном действующим законодательством. Чистая прибыль после уплаты налогов, расчетов по обязательствам с кредиторами, по процентам с держателями облигаций остается в распоряжении Общества и распределяется им на капиталы и дивиденды по акциям в соответствии с решением Общего собрания акционеров.

2. Дивиденд при наличии соответствующего решения Общего собрания акционеров выплачивается не реже одного раза в год. Решение о выплате промежуточного дивиденда принимается Советом директоров Общества. Окончательный дивиденд объявляется Общим собранием по результатам года с учетом промежуточных дивидендов. Размер окончательного дивиденда в расчете на одну обыкновенную акцию определяется Общим собранием акционеров по предложению Совета диреткоров Общества.

3. Общество формирует следующие фонды:

- резервный (страховой) в размере 10% Уставного капитала;

- оплаты труда;

- развития производственной базы;

- социального развития;

- целевой.

4. Состав, назначение, размеры, источники образования и порядок использования каждого из фондов определятся Советом директоров.

5. Возможные убытки Общества покрываются из его Резервного фонда. При недостатке Резервного фонда для покрытия убытков, решение об источниках их финансирования принимается на Общем собрании акционеров.

6. Общество вносит в бюджет отчисления по социальному страхованию и на пенсионное обеспечение в порядке и по ставкам, установленным действующим законодательством РФ.

Статья 5. ПЛАНИРОВАНИЕ, УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

1. Общество самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы своего развития исходя из спроса на производимую продукцию, работы и услуги и необходимости обеспечения производственного и социального развития предприятия и повышения личных доходов его акционеров.

2. Общество ведет бухгалтерский и статистический учет в порядке, установленном действующим законодательством России, и несет ответственность за его достоверность.

3. Общество предоставляет государственным органам информацию, необходимую для налогообложения и ведения государственной системы сбора и обработки экономической информации.

4. За искажение государственной отчетности должностные лица Общества несут ответственность, установленную действующим законодательством.

5. Финансовый год Общества устанавливается с 1 января по 31 декабря. Очередное Общее собрание акционеров для утверждения итогов деятельности Общества проводится не позднее шести месяцев после окончания финансового года.

Статья 6. ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБЩЕСТВА

1. Управление Обществом осуществляется Общим собранием акционеров, Советом директоров, Президентом Общества.

2. Общее собрание акционеров Общества является высшим органом управления Общества. Общее собрание акционеров состоит из всех акционеров Общества или назначаемых ими представителей. Представители акционеров действуют по доверенности, выданной акционером Общества. На Общем собрании акционеров с правом совещательного голоса может присутствовать представитель трудового коллектива Общества.

3. Совет директоров осуществляет общее руководство деятельностью Общества.

4. Президент является единоличным исполнительным органом Общества.

Статья 7. ПОРЯДОК СОЗЫВА ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ

1. Общее собрание созывается Советом директоров путем направления в адрес акционеров Общества письменного уведомления, в котором указывается дата, место проведения и повестка дня Общего собрания. Уведомление должно быть отправлено акционеру не позднее 30 дней до назначенной даты заседания Общего собрания, заказным письмом по адресу, указанному в реестре акционеров. В экстренных случаях допускается уведомление о созыве Общего собрания без соблюдения указанного срока и порядка, а также путем опубликования в определенной газете соответствующего объявления. Уведомление направляется всем акционерам, уплатившим все взносы по обыкновенным акциям, а также аудитору Общества.

2. Общее собрание акционеров проводится раз в год помимо других собраний. Общее собрание акционеров:

- утверждает годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета и прибылей и убытков Общества, распределение его прибылей и убытков;

- формирует Совет директоров и Ревизионную комиссию Общества и досрочно прекращает их полномочия;

- приглашает аудитора и устанавливает оплату его услуг.

3. Внеочередные собрания созываются по инициативе большинства членов Правления Общества, Генеральным директором Общества,

Статья 8. СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ ОБЩЕСТВА

1. Члены Совета директоров избираются Общим собранием акционеров сроком на один год. В состав Совета директоров с правом совещательного голоса входит Президент Общества.

2. Руководит работой Совета директоров Председатель Совета директоров, избираемый из состава и на весь срок полномочий Совета директоров, который собирает и ведет заседания Совета директоров, организует ведение протоколов заседаний.

3. В компетенцию Совета директоров входит решение вопросов общего руководства деятельностью Общества, не входящих в исключительную компетенцию Общего собрания акционеров.

4. Заседания Совета директоров собираются его Председателем по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Статья 9. КОМПЕТЕНЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА ОБЩЕСТВА

1. Президент Общества избирается Общим собранием акционеров.

2. Президент Общества в силу своей компетенции:

- осуществляет оперативное руководство работой Общества в соответствии с действующим законодательством, Уставом и решениями Общего собрания акционеров;

- представляет на утверждение Общего собрания отчеты об исполнении принятых им решений, в том числе отчеты финансового года и бухгалтерский баланс;

- принимает меры поощрения работников и налагает на них взыскания в соответствии с правилами внутреннего распорядка;

- принимает и увольняет работников в соответствии со штатным расписанием;

- отвечает за разработку внутренней документации Общества и представляет ее Совету директоров для утверждения;

- принимает решения и издает приказы по оперативным вопросам внутренней деятельности Общества;

Статья 10. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ ОБЩЕСТВА

1. Прекращение деятельности Общества осуществляется в форме реорганизации или ликвидации.

2. Деятельность Общества прекращается в следующих случаях:

- по решению Общего собрания акционеров о прекращении деятельности или реорганизации Общества;

- по решению суда, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. В случае ликвидации Общества по решению Общего собрания им создается ликвидационная комиссия, которая действует в установленном законодательством порядке. В случае принудительной ликвидации Общества ликвидационная комиссия, назначается судом. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами Общества. Ликвидационная комиссия несет по нормам гражданского законодательства ответственность за вред, причиненный Обществу, его акционерам, а также другим лицам.

4. Убытки, возникшие в ходе деятельности Общества, возмещаются за счет создаваемого резервного капитала, а также за счет других активов Общества согласно действующему законодательству. Взыскание по обязательствам Общества может быть обращено только на имущество, отраженное в его балансе. К балансу должен прилагаться, как его неотъемлемая часть, инвентарный список имущества Общества. Оценка имущества при ликвидации Общества производится с учетом его физического и морального износа.

5. Ликвидация считается завершенной, а Общество прекратившим существование с момента внесения соответствующей записи в государственный реестр. При прекращении деятельности Общества подлежащее разделу имущество распределяется в натуре или продается с последующим распределением суммы, оставшейся после уплаты долгов и выполнения обязательств Общества, между акционерами пропорционально количеству акций, находящихся в их собственности.

6. При реорганизации Общества все документы (управленческие, финансово-хозяйственные, по личному составу и др.) передаются в соответствии с установленным правилами правопреемнику. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, имеющие научно-историческое значение, передаются на государственное хранение в архивы объединения "Мосгорархив"; документы по личному составу (приказы, личные дела и карточки учета, лицевые счета и т.п.) передаются на хранение в архив административного округа, на территории которого находится Общество. Передача и упорядочивание документов осуществляется силами и за счет средств Общества в соответствии с требованиями архивных органов.

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ

_______________________

(Ф.И.О.)

Генеральный директор

(учреждения, организации)

__________________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Экономиста предприятия торговли

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Экономиста.

1.2. Экономист назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора.

1.3. Экономист подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.4. На должность Экономиста назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и стаж работы по специальности не менее 1 (одного) года.

1.5. Экономист должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе уметь использовать специальные компьютерные программы.

1.6. Экономист должен знать:

- законы, постановления, распоряжения, приказы, руководящие документы и нормативные акты, касающиеся работы предприятия торговли; основы экономики, организацию плановой работы; порядок разработки перспективных и годовых планов хозяйственной деятельности предприятия; порядок разработки бизнес-планов; планово-учетную документацию; порядок разработки нормативов материальных, трудовых и финансовых затрат; методы экономического анализа и учета показателей деятельности предприятия; методы определения экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений; методы и средства проведения вычислительных работ; организацию оперативного и статистического учета; порядок составления отчетности; рыночные методы хозяйствования; организацию труда и управления; основы маркетинга и организации рекламы; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда; правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.

1.7. Экономист должен обладать организаторскими способностями, коммуникабельностью, должен быть энергичен и позитивно настроен.

1.8. В период временного отсутствия Экономиста его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Экономист:

2.1.1. Осуществляет работу по экономическому планированию, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности предприятия в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых товаров, по выявлению и использованию резервов с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.

2.1.2. Осуществляет подготовку проектов текущих планов предприятия по всем видам деятельности и заключенным договорам, а также обоснований и расчетов по ним.

2.1.3. Разрабатывает стратегию предприятия с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям.

2.1.4. Руководит составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов деятельности (бизнес-планов) предприятия, согласовывает и взаимно увязывает все их разделы.

2.1.5. Организует разработку прогрессивных плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов цен на товары с целью обеспечения запланированного объема прибыли.

2.1.6. Обеспечивает подготовку заключений на проекты оптовых цен на продукцию, поставляемую предприятию.

2.1.7. Осуществляет руководство проведением комплексного экономического анализа всех видов деятельности предприятия и разработкой мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений, материальных, трудовых и финансовых ресурсов, повышению конкурентоспособности, производительности труда, снижению издержек хозяйственной деятельности, повышению рентабельности, увеличению прибыли, устранению потерь и непроизводительных расходов.

2.1.8. Организует контроль за выполнением плановых заданий, а также статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы предприятия, подготовку периодической отчетности в установленные сроки, систематизацию статистических материалов.

2.1.9. Подготавливает предложения по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития предприятия.

2.1.10. Осуществляет совместно с бухгалтерией методическое руководство и организацию работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности, разработку рациональной учетной документации.

2.1.11. Должен беречь имущество предприятия, не разглашать информацию и сведения, являющиеся коммерческой тайной предприятия.

2.1.12. Не дает интервью, не проводит встречи и переговоры, касающиеся деятельности предприятия, без разрешения руководства предприятия.

2.1.13. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности, гражданской обороны.

2.1.14. Исполняет распоряжения и приказы администрации предприятия.

2.1.15. Информирует руководство об имеющихся недостатках в работе предприятия, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.1.16. Способствует созданию благоприятного делового и морального климата на предприятии.

3. ПРАВА

3.1. Экономист имеет право:

3.1.1. Давать распоряжения и указания и предпринимать соответствующие действия по устранению препятствий для осуществления его функциональных обязанностей.

3.1.2. Вносить предложения администрации предприятия по улучшению работы, относящейся к функциональным обязанностям Экономиста и всего предприятия в целом.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Экономист несет ответственность:

4.1.1. За невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. За недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. За невыполнение приказов, распоряжений Генерального директора.

4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, гражданской обороны, установленных на предприятии.

4.1.5. За разглашение коммерческой тайны.

4.1.6. За несохранность, порчу товаров и иных материальных ценностей, если несохранность, порча произошли по вине Экономиста.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Экономиста определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

С инструкцией ознакомлен: _______________/________________

(подпись) (Ф.И.О.)

"___"___________ _____ г.

Приложение 3

Зам. директора ОАО «Альбатрос»

Назирову Р. Р.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Прошу выделить абонентский ящик для получения рассылки для сотрудника отдела № __21__

Ф.И.О.:___________Маторов В.И._____________________________

№ комнаты:________21_______________________________________

телефон:__________8(495)553454___________________________________

Зав. отделом № _12_ _____________/____Игнатенко Д. Ю._____________________

"_20__"__января_______2008 г.

Приложение 4

Административному директору

ОАО "Альбатрос"

Иванову И.И.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

11.12.2001г.

О выполнении приказа № ПО-2

Сообщаю Вам о выполнении пункта 5 приказа от 30 ноября 2001 г. № ПО-2 "О возгорании в здании ЗАО «Альбатрос»".

5.1. Во всех технических помещениях организованы должный порядок, дежурство закрепленного персонала, исключающее нахождение в них посторонних лиц.

5.2. Работники сторонних организаций допускаются в технические помещения в сопровождений персонала предприятия.

5.3. Распоряжение о закреплении ответственных лиц подготовлено и находится на согласовании служб. Будет представлено на Подпись Генеральному директору сегодня, 3 декабря 2001 г. :

5.4. Проводится укомплектование всех необходимых помещений универсальными огнетушителями. Будет закончено до 10 декабря 2001 г.

Начальник службы безопасности Крылов В. В.

Приложение 5

Открытое акционерное общество

"Альбатрос"

ПРОТОКОЛ

производственного совещания

16.11.2001 г. №31

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А.

Присутствовали; Петров П. П., Серов С. С., Фролов Ф. Ф., Скворцов Н. Н. Приглашенные: представитель фирмы "Реклама-М" Грачев Г. Г., представитель фирмы "RECCOM" Анисимов А. А., представитель фирмы "Сувенир" Машкин М. М.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Представление участников конкурса и выбор фирм из числа представленных на изготовление рекламной продукции.

СЛУШАЛИ:

Петров П. П. представил на рассмотрение документы и рекомендации рассматриваемых фирм.

ВЫСТУПИЛИ:

Анисимов А. А. представил предложения своей фирмы.

Грачев Г. Г. представил предложения своей фирмы.

Матрешкин М. М. представил предложения своей фирмы.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Организация "Сувенир" наиболее удовлетворяет требованиям, предъявляемым ЗАО "Альбатрос" к качеству, оперативности, стоимости, срокам проведения работ и условиям оплаты.

1.2. Заключить с фирмой "Сувенир" договор на изготовление рекламной продукции.

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А,

В дело №________

Приложение 6

АКТ

05.12.2001г.

Предприятие ООО "Конструкция", именуемое в дальнейшем Подрядчик, в лице генерального директора Мастеркова М. М, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ЗАО "Альбатрос", именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генеральный директора Иванова И. И., действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.

1. В соответствии с договором подряда от 15 октября 2001 г. № 17-пр, Подрядчик выполнил весь комплекс работ, а именно разработал проект по реконструкции здания по адресу: г. Москва, ул. Вольная, д. 25.

2. Вышеуказанные работы согласно договору должны были быть выполнены к 15.11.2001 г. Фактически выполнены 15.11.2001 г.

3. Качество работ по договору подряда должно соответствовать требованиям СНиП, договору. Фактически качество выполненных работ соответствует предъявленным требованиям.

4. Недостатки не выявлены.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

При приемке результата работ установлено, что работы выполнены качественно, в полном объеме и в срок.

Сдал от Подрядчика: Принял от Заказчика:

Генеральный директор ООО "Конструкция" Генеральный директор ЗАО "Альбатрос"

____________ Мастерков М. М. ________ Иванов И. И.

Список литературы

Гражданский кодекс Российской Федерации.

Комментарий к Главе 4 Гражданского кодекса РФ «Юридические лица». / Рахмилович В.А./ М.: 2003г.

3. Гражданское право. Учебник. Часть I. Издание второе, перераб. и доп. /Под ред. А.П. Сергеева, Ю.К. Толстого/ М.: «Проспект», 2001г.

4. В.П. Звеков Международное частное право. Курс лекций. М.: «НОРМА - ИНФРА», 1999г.

5. Д.И. Степанов Хозяйство и право 2000 № 6 от 11.11.2002г.

6. Справочник секретаря и офис-менеджера.-М.,2003.-№ 4.