Виды документооборота на предприятии ОАО НГРЭС

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Сибирский институт права экономики и управления

Факультет: Компьютерных технологии и информационных систем

Специальность прикладная информатика в экономике

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1

По дисциплине: Информационные системы в административном управлении

Тема: Виды документооборота на предприятии ОАО НГРЭС

Выполнил:

Студент ПИ-04

Хайли Анатолий

Анатольевич

Проверил:

Ст. преподаватель

Балахина Оксана Михайловна

Ангарск 2008 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Основная часть

1.1 ОАО НГРЭС, его структура, задачи, функции

1.2 Классификация документов и составление номенклатуры дел

1.3 Регистрация документов

1.4 Систематизация документов

1.5 Формирование дел

1.6 Оформление документации

1.6.1 Документация об отпусках

1.6.2 Документация о командировках

1.7 Подготовка документов к архивному хранению

Заключение

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренними (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно - хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

1.ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1.1 ОАО НГРЭС, его структура, задачи, функции

Электричество в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений экономической деятельности и является по существу катализатором для всей отечественной экономики. Поэтому рассмотрим один из градообразующих предприятий города Нерюнгри ОАО «НГРЭС». Предприятие специализируется в области выработки и поставки электроэнергии по городу и дальневосточному региону России.

Структура предприятия:

Весь документооборот на предприятии проходит канцелярию, которая в последствии распределяет между предназначенными отделами; регистрирует документы и учетно-справочные работы по документам.

ПТО- производственно технический отдел. Отдел отвечает за основные средства на предприятии.

ПЭО- производственно экономический отдел. Занимается анализом экономической деятельности предприятия. Имеет право вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

ОК- отдел кадров. Занимается документами по кадровому составу; повышением квалификации работников Общего отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

Бух- бухгалтерия. Распределяет средства предприятия.

ОМТС- отдел материально технического снабжения.

ОДТУ- отдел документально технического управления.

Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Общий отдел решает следующие задачи:

Совершенствование форм и методов работы с документами.

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

Сокращение документооборота, унификация форм документов.

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции:

* Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

* Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

Взаимодействует

* с юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов

* С отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

* С отделом АСУ - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники

АСУ- автоматизированная система управления. Отдел обеспечивает телефонную и интерактивную связь между отделами (собственная телефонная станция) и за пределами предприятия.

АХО- ахривно хозяйственный отдел. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов предприятия для дальнейшего хранения и уничтожения.

ЮО- юридический отдел. Проводит осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив. ЮО обязан контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

СНПБ- отдел по пожарной безопасности.

1.2 Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии НГРЭС

Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

* Документы, поступающие из других организаций (входящие),

* Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

* Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие, проходят:

* Первичную обработку,

* Предварительное рассмотрение,

* Регистрацию,

* Рассмотрение руководством,

* Передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления с целью распределения поступивших документов на: направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

1.3 Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т. д.) регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службу ДОУ:

* Письма, присланные для сведения (копии)

* Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок

* Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию

* Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

* Графики, наряды, заявки, разнарядки

* Сводки и информация, присланные сведения

* Учебные планы, программы

* Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций

* Прейскуранты

* Технические условия

* Претензии

* Нормы и нормативы расходов материалов

* Поздравительные письма

* Пригласительные билеты

* Документы по заключению коллективных договоров

* Бухгалтерские документы

* Планово-финансовые документы

* Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

* Формы статистической отчетности

* Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично»

* Объяснительные записки

* Арбитражные и исковые документы

Регистрация документов должна быть только однократной.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно:

* Приказы по основной деятельности

* Приказы по личному составу

* Акты ревизий

* Протоколы заседаний

* Отчеты

* Докладные записки и т. д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая нумерация.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационные карточки (РРК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов (см. приложение 1), разделив последние еще по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РРК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РРК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку.

При соблюдении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки - шахматки, для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

* Автор (корреспондент)

* Название документа

* Дата документа

* Индекс документа

* Дата поступления документа (для входящих документов)

* Индекс поступления документа (для входящих документов)

* Заголовок документа или его краткое содержание

* Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)

* Срок исполнения

* Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа)

* Номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть должен следующим:

Исполнители

Расписка исполнителя в получении документа

Ход исполнения

Приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

1.4 Систематизация документов

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии ОАО «НГРЭС» составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел учитывается требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

* Наименование предприятия,

* наименование вида документа,

* дату,

* индекс,

* место составления,

* гриф утверждения,

* заголовок к тексту,

* текст,

* подпись,

* гриф согласования.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

1.5 Формирование дел

При формировании документов в дела на предприятии используются следующие признаки заведения дел.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.

При формировании документов в дела по предметно - вопросному признаку за основу берется их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия за один год».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительным предприятием о взаимных расчетах».

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: “Переписка с предприятием Восточной Сибири по вопросам поставки оборудования».

Группировка документов, за какой либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово - отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно - вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

2. подлинники отделять от копий;

3. годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы - от их проектов;

4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле располагаются в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

1.6 Оформление документации

Рассмотрим документы по кадровому составу. В документы о движении по службе обязаны присутствовать:

Форма документа: в наименовании документа должно быть четко указано, какой это документ (приказ, соответствующая записка, распоряжение или указание).

Дата составления документа, номер.

Фамилия, имя, отчество работника, по служебному движению которого составлен документ.

Подпись руководителя предприятия.

1.6.1 Документации об отпусках

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (Статья 123 ГК РФ).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации.

Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска (Статья 124 ГК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:

временной нетрудоспособности работника;

исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части (Статья 125 ГК РФ).

Отзыв из отпуска

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией (Статья 126 ГК РФ).

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается (см. приложение 2).

При составлении приказа на отпуск должны быть учитаны следующие реквизиты:

1. Форма документа

2. Вверху указывается наименование предприятия по уставу или оттиск углового штампа.

3. Наименование документа и его номер.

4. Дата составления приказа.

5. Текст документа.

6. Период исполнения.

7. Подпись руководителя.

8. Подпись работника.

1.6.2 Документация о командировках

Гарантии при направлении работников в служебные командировки

Для работников, направляемых в командировки, определено три гарантии:

1.сохранение места работы (должности);

2.сохранение их прежнего уровня оплаты труда посредством выплаты среднего заработка за время командировки

3.возложение на работодателя обязанности возместить работнику расходы, понесенные им в связи с выездом и пребыванием в командировке

2. Трудовой Кодекс, говоря о сохранении среднего заработка за работником, направленным в командировку, имеет в виду и время пребывания в месте командировки, и время нахождения в пути туда и обратно.

Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Он исчисляется в порядке, указанном в ст. 139 ТК.

Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

3. Работнику с повременно-премиальной оплатой труда за время нахождения в командировке согласно сложившейся практике в отдельных случаях вместо сохранения средней заработной платы могут быть выплачены должностной оклад (тарифная ставка) и премия. Это относится к тем случаям, когда производимая в командировке работа непосредственно способствовала выполнению показателей, за которые по действующим положениям ему должна быть выплачена премия, а должностной оклад (тарифная ставка) в сумме с премией выше гарантированного среднего заработка.

4. При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

5. Возмещение работнику расходов производится с помощью следующих компенсационных выплат:

суточных (в ст. 168 Трудового Кодекса они еще именуются как возмещение командированному, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства);

проездных (возмещение расходов по проезду);

квартирных (возмещение расходов по найму жилых помещений);

выплат в возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения работодателя.

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

1. Возмещение расходов командированному по оплате проезда к месту командировки и обратно производится с учетом стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов и за пользование в поездах постельными принадлежностями.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, работодатель может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I-IX группам тарифных ставок на судах морского флота, а также на воздушном транспорте по билету 1 класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя при предоставлении проездных документов.

Если железнодорожная станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то командированному работнику оплачиваются расходы по проезду туда транспортом общего пользования (кроме такси).

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

2. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения, (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения, или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном законодательством порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Направление в командировку работника организации (предприятия), оформляется приказом (см. приложение 3).

В договоре между предприятиями должно быть оговорено, какое предприятие покрывает расходы по командировке сотрудника.

При составлении приказа на командировку должны быть учтены следующие реквизиты:

1. Вверху указывается наименование предприятия по уставу или оттиск углового штампа.

2. Наименование документа и его номер.

3. Дата составления приказа.

4. Текст документа.

5. Период исполнения.

6. Подпись сотрудника.

7. Подпись руководителя.

1.7 Подготовка документов к архивному хранению

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные копии документов и документов с временными сроками хранения. Одновременно производится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (см. приложение 4).

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарному года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.

Предархивная подготовка дел включает в себя две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации. Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь - референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Заключение

Более 20 лет назад была построена электростанция, которая, постепенно развиваясь, превратился в одну крупную энерговырабатывающую компанию открытое акционерное общество Нерюнгринская городская районная электростанция.

Современный этап развития Компании - это переход к еще более высокому уровню обслуживания клиентов, расширение теплотрассы на другие районы. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры Компании, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.

Основной целью написания данной лабораторной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления ОАО НГРЭС.

В своей работе я рассмотрел три вопроса.

Первый, структуру предприятия.

Второй, классификация документации в организациях, правильность регистрации документов, их систематизация и формирование дел.

Третий, оформление документации об отпусках, командировках; подготовка документации к их архивному хранению.

Выполнив лабораторную работу, сделал ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании: Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров). Внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ОАО НГРЭС, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании. Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

Приложение 1

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

Дата поступления	Вх. №	Дата и № док-та	Корреспондент/кто подписал	Заголовок	Исполни-тель
1	2	3	4	5	6

Журнал исходящих документов

Дата док-та	Исход. №	Адресат	Краткое содержание/кто подписал	Исполнитель/Кто принял	Прим. (кто принял док-нт)
1	2	3	4	5	6

Журнал регистрации внутренних документов

Дата и номер поступления	Дата и номер док-та	Структурное подразделение	Вид док-та	Содержание	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

Приложение 2

Унифицированная форма № Т- 6

Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике

от 06.04.01 № 26

Форма по ОКУД

0301005

по ОКПО

Номер

Документа Дата

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о предоставлении отпуска работнику

Предоставить

Табельный номер

ФИО

наименование профессии (должности)

наименование структурного подразделения

вид отпуска (ежегодный, оплачиваемый, учебный, без сохранения зарплаты и др.)

за период работы с “ ” ______ 20 года по “ ”_____ 20 года

на календарных дней

рабочих

с “ ” _______ 20 года по “ ”____ 20 года

Руководитель организации

должность подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен “ ” _____ 20 года

подпись работника

Приложение 3

ОАО «НГРЭС»

Приказ № ____

От “_”______200__г.

г. Нерюнгри

Командировать сотрудника Сидорова Петра Ивановича, работающего на должности инженера-механика в городе Нерюнгри

(наименование населенного пункта)

на нерюнгринской городской районной электростанции

(наименование предприятия)

сроком на 15 дней c “01” мая 2007г по “15” мая 2007г. для работ по налаживанию контактов для поставки запасных частей к оборудованию.

Ознакомлен: __________________Сидоров П.И.

Директор: ____________________Петров И.И.

Приложение 4

Акт о выделении дел к уничтожению

ОАО «НГРЭС»

АКТ

«___»_________200 г. №___

о выделении документов УТВЕРЖДАЮ

к уничтожению Генеральный директор

ОАО «НГРЭС»

____________И.О.Ф.

«___»________200_г.

На основании перечня_________________________________________

(название и исходные данные перечня документов с указанием сроков хранения)__________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

№ п/п Заголовок дела или групповой заголовок Дата дела или крайние даты дел Кол-во дел (томов) Срок хранения и №№ статей по перечню Примечание

Итого ______________________________дел за ___________________ годы. (цифрами и прописью)

Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании.

Председатель ЭК __________________И.О.Ф.

Члены ЭК__________________И.О.Ф.

__________________И.О.Ф.

Приложение 5

ОАО «НГРЭС» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор

______________№ _____ ОАО «НГРЭС»

Нерюнгри На _______год

___________И.О.Ф.

«___»_______200_г.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5
Управление делами
01. Общий отдел
С-01	Приказы руководства по основной деятельности		Постоянно
С-02	Протоколы общих собраний сотрудников фирмы		Постоянно
С-03	Внутренняя документация		3 года
С-04	Письма входящие.		2 года
С-05	Письма исходящие.		2 года
С-06	Журнал регистрации исходящих документов		3 года
С-07	Журнал регистрации входящих документов		3 года
С-08	Журнал регистрации внутренних документов		3 года
С-09	Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности		3 года
02. Юридическая служба
ЮС-01	Арбитражно-процессуальные дела		10 лет
ЮС-02	Договоры находящиеся на согласовании		10 лет
ЮС-03	Инвестиционные договоры		10 лет
ЮС-04	Субподрядные договоры		10 лет
ЮС-04	Подрядные договоры		10 лет
ЮС-05	Договоры займа		10 лет
ЮС-06	Договоры аренды помещений		10 лет
ЮС-07	Договоры на оказание услуг		10 лет
ЮС-08	Прочие договоры		10 лет
ЮС-09	Исполненные договоры		10 лет
ЮС-11	Журнал регистрации исходящей документации		10 лет
ЮС-12	Журнал регистрации входящей документации		10 лет
1	2	3	4	5
ЮС-13	Журнал регистрации исходящих претензий		10 лет
ЮС-14	Журнал регистрации входящих претензий		10 лет
ЮС-15	Журнал регистрации исходящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-16	Журнал регистрации входящих исковых заявлений		10 лет
ЮС-17	Журнал регистрации арбитражно-судебных дел		10 лет
ЮС-18	Журнал регистрации договоров		10 лет
ЮС-19	Журнал регистрации согласований договоров		10 лет
03. Административно-хозяйственный отдел
АХО-01	Переписка с ООО «Комус»		1 год
АХО -02	Заявки на канцелярские товары		1 год
АЗО -03	Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии)		1 год
АХО -04	Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии)		1 год
04. Служба научно-технической документации
ПО-03	Комплектовочные ведомости по объектам		До завершения работ
ПО-04	Графики монтажа		До завершения работ
ПО-05	Графики движения механизмов		До завершения работ
ПО-06	Графики движения рабочей силы		До завершения работ
ПТО-07	Проектно-сметная документация		1 год
ПТО-08	Проекты производства работ (по объектам)		До сдачи госкомиссии
ПТО-09	Журнал регистрации проектно-сметной документации		3 года
05. Отдел материально-технического обеспечения
ОМТС-01	Письма входящие/исходящие. Копии.		До минования надобности
ОМТС-02	Организационно-распорядительная документация (протоколы, приказы, распоряжения. Копии.)
ОМТС-03	Заявки строительных участков на материалы		До завершения строительства
ОМТС-04	Заявки строительных участков на бетон		До завершения строительства
ОМТС-05	Ведомости комплектации объектов		До завершения строительства
ОМТС-06	Внутренние накладные со склада		До завершения строительства
1	2	3	4	5
ОМТС-07	Лимитно-заборные карты		1 год
06. Главная бухгалтерия
БУХ-01	Письма входящие/исходящие.		1 год
БУХ-02	Договоры по машинам и механизмам		Постоянно
БУХ-03	Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности		6 лет
БУХ-04	Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		Постоянно
БУХ-05	Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы		6 лет
БУХ-06	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.		6 лет
БУХ-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		6 лет
БУХ-08	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей		6 лет
БУХ-09	Авансовые отчеты		6 лет
БУХ-10	Кассовая книга		6 лет
БУХ-11	Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц		6 лет
БУХ-12	Месячные ведомости по заработной плате		75 лет
БУХ-13	Книга покупок		6 лет
БУХ-14	Накладные и акты от поставщиков		6 лет
БУХ-17	Договоры поставки		Постоянно
БУХ-18	Материальные отчеты		6 лет
БУХ-21	Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам		6 лет
БУХ-22	Акты выполненных работ по услугам		6 лет
БУХ-23	Договоры аренды помещений		Постоянно
БУХ-24	Договоры на оказание услуг		Постоянно
07. Отдел кадров
ОК-01	Личные дела сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)		5 лет
ОК-03	Личные дела уволенных сотрудников		75 лет - «В» ст.498в
ОК-04	Личные карточки работников (Т - 2)		75 лет ЭПК ст. 189
ОК-05	Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)		До востребования	Не востребованные - не менее 50 лет
ОК-06	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)		75 лет ст.19б
ОК-07	Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.)		3 года ст.429
ОК-08	Трудовые договоры		3 года
ОК-09	Трудовые соглашения		3 года
ОК- 10	Договоры гражданско-правового характера		3 года
ОК-11	Документы табельного учета		3 года
ОК-12	Должностные инструкции работников предприятия		3 года после замены новыми
ОК-13	Положения о службах и отделах организации		3 года после замены новыми
ОК-14	Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров		5 лет ЭПК ст.2С
ОК-15	Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников		До минования надобности
ОК-16	Служебные записки		1 год
ОК-17	Штатное расписание и структура организации		Постоянно ст. 52 а
ОК- 18	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников		75 лет ст.508
ОК- 19	Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет ст.526а
ОК-20	Журнал регистрации приказов по кадрам		5 лет
ОК-21	Журнал регистрации приказов по личному составу		75 лет
ОК-22	Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы		5 лет
ОК-23	Журнал регистрации листков нетрудоспособности		3 года

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

Начальник Общего отдела__________________И.О.Ф.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. «Делопроизводство», Андреева В.И.: М-1996.

2. Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М

3. Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.

4. Положение об Архивном фонде РФ. Указ Президента РФ 17.12.94. № 552. 11.

5. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.

6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.

7. Кодексы и законы Российской Федерации, -С-П, «ВЕСЬ», 2007.

8. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ

9. Материалы с сайта http://www.dist-cons.ru/