Управление материальными ресурсами склада

СОДЕРЖАНИЕ:

1. Основные понятия складской деятельности

2. Классификация складов

3. Планирование складских помещений

4. Основные показатели складской деятельности

5. Основные понятия технологического процесса на складе

5.1 Разгрузка и приемка грузов

5.2 Складирование и хранение

5.3 Информационное обслуживание склада

5.4 Документооборот на складе

5.5 Документальное оформление операций по поступлению товарно-материальных запасов

5.6 Документальное оформление операций по отпуску, реализации и прочему выбытию товарно-материальных запасов

5.7 Организация материальных ценностей на складе

Заключение

Список литературы

1. Основные понятия складской деятельности

К складскому хозяйству относится:

- территория, предназначенная для размещения запасов материальных ресурсов;

- комплекс специальных устройств и оборудования для хранения, перемещения, штабелирования, укладки материалов (стеллажи, подъемно-транспортное оборудование и др.) и подготовка их к промышленному потреблению;

- противопожарные устройства и оборудование;

- система информации и управления, необходимая для учета, контроля, регулирования и осуществления материалооборота, а также для проверки наличия ресурсов и их сохранности.

Основные задачи складской деятельности:

- определение полезной площади склада;

- определение оптимального количества подъемно-транспортного оборудования;

- разработка стратегии и тактики использования полезной площади склада;

- оптимизация использования емкости склада;

- сокращение времени хранения продукции;

- увеличение коэффициента оборачиваемости склада.

Требования к организации работы складского хозяйства:

- склады предприятия являются специализированными, так как продукция с различными физико-химическими свойствами может требовать разных режимов хранения;

- складское помещение оборудуется стеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения продукции;

- на каждый вид продукции выписывается ярлык, где указывают наименование продукции, ее номенклатурный номер, марку, сорт, размеры, единицу измерения. Ярлык прикрепляется в месте хранения данного вида продукции;

- размещение материалов по секциям складов, а внутри них - по отдельным группам и типоразмерам;

- оснащение мест хранения материалов необходимыми весовыми средствами, измерительными приборами и мерной тарой.

- легковоспламеняющиеся вещества хранятся в специально приспособленных для них помещениях, изолированных от других складов и имеющих противопожарное оборудование;

- материалы открытого хранения (кирпич, песок, пиломатериалы, металлопрокат и др.) размещаются на специально отведенной для этой цели территории склада под навесом, защищающим их от воздействия атмосферных осадков.

2. Классификация складов

Классификация складов:

- по отношению к функциональным базисным областям логистики: склады снабжения, производства, распределения;

- по виду хранимой продукции: склады сырья, материалов, комплектующих, незавершенного производства, готовой продукции, тары и упаковки, остатков и отходов, инструментов;

- по форме собственности: собственные склады предприятий, коммерческие склады (общего пользования), арендуемые склады;

- по функциональному назначению: склады сортировочно-распределительные, распределительные, сезонного или длительного хранения, транзитно-перевалочные (грузовые терминалы), снабжения, производства (производственные), торговые;

- по продуктовой специализации: специализированные, неспециализированные, специальные, универсальные, смешанные;

- по технической оснащенности: частично механизированные, механизированные, автоматизированные, автоматические;

- по наличию внешних подъездных путей: с причалами, с рельсовыми подъездными путями, с автодорожными путями;

- по виду складских зданий сооружений:

- по техническому устройству (конструкции); открытые склады (площадки), полузакрытые склады (площадки под навесом), закрытые склады;

- по этажности здания: многоэтажные, одноэтажные (с высотой до 6 м, высотные (свыше 6 м), высотно-стеллажные (более 10 м), с перепадом высот).

Структура складского хозяйства (рис. 1) зависит от специфики производственного процесса, типа производства и объема выпуска продукции.

Рис. 1. Структура складского хозяйства

3. Планирование складских помещений

Основные конструктивные элементы складского здания: фундамент, стены, опорные колонны, междуэтажные перекрытия, полы, кровля, рампы и козырьки над ними, двери и окна.

Характеристики объемно-планировочных и конструктивных решений складских зданий:

- шаг -- расстояние между основными поперечными несущими конструкциями (колонами, стенами);

- пролет -- расстояние между продольными несущими конструкциями;

- высота этажа -- расстояние между уровнем пола и потолком.

Технологические требования к устройству складов:

- соответствие площади и объема складских помещений характеру и объему выполняемых технологических операций;

- соответствие параметров и конфигурации здания склада требованиям оптимальной технологии выполняемых операций.

Требования к планированию складских помещений:

- возможность применения эффективных способов размещения и укладки продукции;

- обеспечение условий для полной сохранности единиц хранения;

- исключение неблагоприятного влияния одних видов продукции на другие при их совместном хранении, обеспечение условий для сохранности качества продукции;

- возможность эффективного применения подъемно-транспортного оборудования;

- удобный доступ к продукции;

- обеспечение поточности и непрерывности складского технологического процесса.

Основные группы складских помещений:

помещения основного производственного назначения -- служат для выполнения следующих технологических операций:

- хранение продукций;

- прием и отпуск продукции (экспедиция);

- распаковка, упаковка, фасовка и комплектация продукции;

вспомогательные помещения предназначены для хранения тары,

многооборотных контейнеров и поддонов, а также для использования в качестве тароремонтных мастерских;

подсобно-технические помещения предназначены для размещения

инженерных устройств и коммуникаций (помещения машинных отделений, вентиляционные камеры, котельные, кладовые хозяйственных материалов и инвентаря, ремонтные мастерские, подзарядочные аккумуляторные станции);

административно-бытовые помещения - предназначены для размещения административных служб, мест отдыха и приема пищи, гардеробных, зала товарных образцов, душевых, санитарных узлов и т.п.

Зона проходов служит для передвижения в зале товарных образцов и для прохода в другие помещения склада. Пространство, отводимое под рабочие проходы, является минимальным, но при этом должно обеспечивать нормальные условия движения подъемно-транспортных машин, механизмов и другого оборудования.

Основные характеристики складских помещений:

- вместимость склада -- характеризует количество продукции. которое может единовременно вместить склад;

- полезная площадь склада -- площадь, непосредствен занятая хранимой продукцией;

- площадь рабочих мест -- площадь в помещениях складов, отведенная для оборудования рабочих мест работников склада;

- площади участков приемки и комплектации -- рассчитываются на основании укрупненных показателей расчетных нагрузок на 1 м² площади на участках приемки и комплектации;

- площадь отправочной экспедиции -- используется - комплектации отгрузочных партий.

4. Основные показатели складской деятельности

Складской товарооборот -- количество продукции, отпущенной со склада за определенный период, выраженное в стоимостных показателях. Данный показатель отражает не только общий объем продаж продукции со склада, но и продажу их по отдельным товарным группам.

Грузооборот склада -- показатель, характеризующий трудоемкость работы и исчисляемый объемом продукции различных наименований, прошедшей через склад за установленный отрезок времени (сутки, месяц, год). Возможен расчет грузооборота склада по прибытию либо по отправлению (односторонний грузооборот). Количество продукции, отпущенной со склада в течение определенного периода, выражается в натуральных показателях (килограмм, тонна).

Грузонапряженность склада характеризует его загрузку в тоннах в расчете на площадь склада, предназначенную для непосредственного хранения продукции.

Удельная нагрузка склада характеризует массу груза, приходящегося на 1 м² складской площади.

Коэффициент перегрузки -- среднее количество операций, произведенное с каждой физической тонной груза в процессе выполнения перегрузочных работ. Коэффициент перегрузки исчисляется путем деления суммы тонно-операций (законченное перемещение 1 т груза с транспорта на транспорт, с транспорта на склад) на количество физических тонн. Чем меньше коэффициент перегрузки, тем рациональнее организованы эти работы.

Показатели эффективности использования складской площади и объема показывают, насколько рационально используется складское пространство.

Коэффициент неравномерности загрузки склада определяется как отношение грузооборота наиболее напряженного месяца к среднемесячному грузообороту склада.

Коэффициент использования грузового объема склада характеризует плотность и высоту укладки продукции.

Коэффициент оборачиваемости продукции на складе характеризует интенсивность прохождения продукции через склад определенной вместимости.

Производительность труда персонала склада вычисляют исходя из размеров грузооборота склада, а также численности всех складских работников и подсобных рабочих, закрепленных за складом.

5. Основные понятия технологического процесса на складе

Складской технологический процесс -- совокупность последовательно выполняемых операций, связанных с подготовкой к приемке продукции, поступлением, перемещением, распаковкой, приемкой продукции по количеству и качеству, размещением на хранение, укладкой, отборкой, комплектацией, подготовкой к отпуску и отпуском продукции потребителю.

Технологическая карта -- форма документации, отражающая детальную пооперационную разработку складского технологического процесса с указанием технических средств, затрат времени и труда на его выполнение. Технологические карты составляются на весь процесс переработки продукции на складе или на отдельные его этапы (поступление продукции, отправка продукции);

В технологических картах определяется:

- содержание работы (перечень выполняемых операций);

- исполнители;

- перечень документов, составляемых по ходу технологического процесса.

Например, технологические карты приемки продукции содержат:

* графики поступления продукции в течение дня;

* последовательность выполнения операций;

* количество работников, занятых разгрузкой и приемкой продукции.

Технологические графики предусматривают выполнение складских операций во времени (в течение смены, суток). Это могут быть:

* графики работы погрузочно-разгрузочных механизмов;

* графики прибытия покупателей на склад или в зал товарных образцов для отборки продукции;

* графики работы зоны экспедиции.

Сетевая модель складского процесса представляет собой графическое изображение складских операций, последовательное чередование работ и операций складского технологического процесса.

Сетевой график работы склада -- сетевая модель с рассчитанными параметрами и сроками исполнения складских операций и работ.

5.1 Разгрузка и приемка грузов

Процесс поступления продукции на склад:

- физическая обработка входящих потоков продукции;

- идентификация продукции;

- уточнение количества и качества продукции; - подготовка отчетов;

- перемещение продукции на место ее использования или хранения. Подготовительные мероприятия, проводимые на складе до прибытия продукции:

- 1) устанавливаются места разгрузки транспортных средств;

- 2) проверяется наличие необходимого количества поддонов;

- 3) устанавливается, с помощью каких механизмов и оборудования разгружается и перемещается поступившая продукция;

- 4) определяются места хранения поступающей продукции;

- 5) определяется необходимое количество работников склада и складского оборудования;

- 6) осуществляется подготовка приемосдаточной документации.

Операции, осуществляемые на этапе поступления и приемки продукции:

- 1) проведение подготовительных мероприятий по приемке продукции;

- 2) проверка целостности вагонов, контейнеров, транспортной упаковки;

- 3) разгрузка транспортных средств;

- 4) оценка сохранности поверхности транспортной упаковки;

- 5) учет всех расхождений и повреждений до подписания документов перевозчика;

- 6) проверка каждой позиции продукции по упаковочному листу и счету;

- 7) перемещение продукции в зону приемки;

- 8) распаковка;

- 9) проверка количества и качества продукции;

- 10) контроль документального и физического соответствия партии поставки заказу покупателя;

- 11) установление фактического количества, качества и комплектностипродукции, определение отклонений и вызвавших причин;

- 12) документальное оформление прибывшей продукции черезинформационную систему (процедура оприходования);

- 13) раскладка по местам хранения;

- 14) формирование складской грузовой единицы.

Приемка продукции -- проверка соответствия количества, качества и комплектности продукции ее характеристике и техническим условиям, указанным в договоре.

При приемке продукции от перевозчика получатель обязан проверить:

наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автомобильном фургоне) или на контейнерах пломб отправителя или организации, осуществляющей промежуточную перевалку;

- 1) целостность пломб;

- 2) состояние транспортных средств (вагона, контейнера);

- 3) наличие маркировки груза;

- 4) исправность тары;

- 5) соответствие наименования продукции и маркировки транспортной таре данным, указанным в товарно-транспортных документах. Получатель обязан потребовать от перевозчика выдачи продукции по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на него правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами.

Кроме того, получатель обязан установить, соблюдались ли правила перевозки, обеспечивающие предохранение продукции от порчи и повреждения (укладка груза, вентилирование, температурный режим), а также осмотреть перевозимую продукцию.

Сдача продукции -- передача продукции продавцом во владение покупателя в соответствии с условиями договора купли-продажи. В результате передачи покупатель получает возможность осуществлять полный контроль над продукцией. Вручение товарораспорядительных документов рассматривается как передача самой продукции.

5.2 Складирование и хранение

Способы укладки (размещения)

Одним из условий рациональной организации хранения грузов на складе является выбор оптимального способа их укладки, который определяется свойствами грузов, их формой, массой, особенностями упаковки и т.д.

Различают два основных способа укладки грузов при хранении: штабельный и стеллажный.

Штабельную укладку применяют при хранении грузов, затаренных в мешки, бочки или иные средства тары (упаковки), имеющих правильные геометрические формы и способных воспринимать значительную нагрузку. Высота укладки штабелей зависит от прочности тары и свойств грузов.

Стеллажную укладку применяют, как правило, для хранения разукомплектованных грузовых единиц.

Виды стеллажной укладки условно делятся на:

- складирование в полочных стеллажах высотой до 6 метров;

- складирование в полочных высотных стеллажах;

- складирование в проходных (проездных) стеллажах;

- складирование в передвижных стеллажах;

- складирование в элеваторных стеллажах;

- складирование в других видах стеллажей.

Для отдельных видов грузов данные способы (стр.10) «укладка», не применимы. Речь идет о грузах, не поддающихся укладке по общепринятым схемам в силу своих характеристик. Так, грузы выгружаемые наливом, навалом или насыпью, либо предварительно упаковываются, либо помещаются внутрь специального оборудования (например, нефть -- в цистерны). Ряд грузов допускается хранить навалом.

Способы укладки (размещения) должны обеспечивать:

- высокую степень используемой площади и объема;

- чувствительность к структурным изменениям грузов;

- низкие эксплуатационные затраты;

- сохранность грузов;

- возможность автоматизированного управления;

- возможность быстрого и оперативного поиска необходимого груза;

- устойчивость грузов, находящихся в укладках;

- механизированную разборку укладок и подъема груза навесными захватами подъемно-транспортного оборудования;

- возможность комбинирования грузов по принципу «ФИФО» (груз первым пришел -- первым ушел) и «ЛИФО» (груз последним пришел -- первым ушел);

- безопасность работающих в зонах укладок;

- возможность применения и нормального функционирования средств защиты работающих и пожарной техники;

- циркуляцию воздушных потоков при естественной и искусственной вентиляции в закрытых складах;

- соблюдение требований к охранным зонам линий электропередачи, узлам инженерных коммуникаций и энергоснабжения.

При любом способе укладки оптимальное их размещение достигается за счет рационализации. С этой целью могут применяться различные алгоритмы. В настоящее время существуют, например, компьютерные программы, имеющие уже заложенные алгоритмы и способы оптимального размещения грузов. Однако эти программы весьма сложны и требуют высокой квалификации обслуживающего персонала.

Если же руководствоваться общедоступными методами, то можно прибегнуть к методу Парето (метод разделения множества управляемых объемов), позволяющему принять решение по размещению грузов. Суть этого метода довольно проста, хотя он и основан на математической статистике. Общеизвестно, что среди огромного количества хранящихся грузов «спросом» пользуется лишь небольшая их часть. Согласно методу Парето, который еще имеет название «80/20», лишь 20 процентов грузов составляют 80 процентов грузооборота. Отсюда вывод -- следует проанализировать отпуск грузов и выделить эти самые 20 процентов. Далее эту категорию грузов необходимо поместить в так называемую «горячую зону» -- место хранения, которое наиболее удобно и доступно, наименее энергозатратно для совершения быстрых операций с этими грузами (погрузки, разгрузки, инвентаризации и т.д.). Это позволяет минимизировать количество перемещений и операций с грузами. Как правило, «горячие зоны» располагаются ближе к выходу или к проходу. Стеллажи в этом случае обычно заполняются только с одной стороны -- опять же для облегчения доступа. Остальные 80 процентов грузов располагаются только из соображения максимальной загрузки складской площади (объема). Эти грузы могут располагаться в труднодоступных местах максимального использования складского объема берут вверх над удобством, поскольку операции погрузки и разгрузки этих грузов достаточно редки.

Кроме метода Парето, может также использоваться метод ABC. Он аналогичен описанному выше, с той лишь разницей, что конкретизируются не две категории грузов («горячего хранения» и «долговременного»), а три («горячего хранения», «среднесрочного хранения» и «долговременного хранения». Этот метод рекомендуется использовать при большом числе разнородных грузов.

Способы хранения.

В зависимости от вида склада, условий хранения, принятой на данном складе методики складских операций применяются следующие способы хранения товаров (материалов, сырья, готовой продукции и пр.):

1. Сортовой. Сорт товара (продукции) -- это градация товара(продукции) определенного вида по одному или нескольким показателямкачества, установленная нормативной документацией. При сортовом способетовары разной сортности размещают отдельно друг от друга, что позволяетнаиболее рационально использовать складскую площадь и оперативноконтролировать расход товаров. Недостатком этого способа являетсяувеличение объема работы для работников склада, поскольку приходитсявыделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам.

2. Партионный.

партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно. При этом не имеет значения что в состав партии входят товары различных сортов и наименований. Можно сказать, что складская площадь используется не совсем рационально, так как остатки товаров одного и того же сорта и наименования хранятся в различных местах. В то же время у этого способа есть и преимущество, заключающееся в возможности выявлять излишки и недостачи по каждой партии товаров, контролировать их оплату.

3. Партионно-сортовой способ хранения предполагает, что каждая партия товаров, поступивших на склад, хранится обособленно, при этом внутри партии товары разбираются по сортам и также размещаются отдельно. Следует отметить, что этот способ является более распространенным, чем вышеуказанные способы.

4. По наименованиям. При хранении товаров этим способом товары одного наименования хранятся отдельно от товаров других наименований в зависимости от их ценности. С этой целью производят индексацию мест хранения для идентификации и быстрого поиска хранящихся товаров.

Кроме вышеперечисленных «стандартных» способов хранения могут также применяться и другие способы, например:

а) по принципу однородности;

б) в зависимости от размера и веса;

в) по специфичности товаров;

г) по степени опасности.

Рациональная схема размещения товаров, как правило, разрабатывается для каждого склада персонально. От способа хранения зависит и организация складского учета. Так, при партионном способе хранения на каждую партию товаров выписывается партионная карта по форме MX-10, утвержденной постановлением Росстата от 09.08.1999 № 66 (форма и указания по ее заполнению приводятся в п. 6.1 главы 6). Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии товаров. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передают в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственное лицо указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты. После полного выбытия данной партии товаров партионную карту склада передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет организации, а сверх норм естественной убыли -- взыскивают с материально ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуются.

При сортовом способе хранения учет ведется в товарных книгах или на карточках. На каждое наименование и сорт товаров открывается одна или несколько страниц в товарной книге (в зависимости от объема операций по приему и расходу товаров) или отдельная карточка. Для сокращения числа аналитических счетов товары различного наименования, имеющие одинаковую цену, могут учитываться на одной странице книги или карточке. В заголовке страницы книги (карточки) указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальной части страницы книги (карточки) отражаются приход, расход и остатки товаров.

Режимы хранения

Под режимом хранения понимается совокупность таких показателей, как Температура, влажность, освещение, сроки хранения. Режим хранения должен обеспечивать сохранность материальных ценностей (сырья, материалов, готовой продукции, товаров, грузов) и их потребительских или иных свойств, позволяющих использовать материальные ценности по назначению.

Режим хранения материальных ценностей должен отвечать стандартам и требованиям к качеству, содержащимся в нормативно-технических документах. В число таких документов входят государственные стандарты. Они устанавливают не только требования к температурному режиму, показателям относительной влажности воздуха и освещению, но и требования по складированию (способам укладки) материальных ценностей, способам их хранения в зависимости от упаковки и тары (потребительской, транспортной).

Для того чтобы работники склада знали условия хранения конкретного товара (продукции, сырья, материала и пр.), практикуется использование складских ярлыков (штабельный -- на штабель, стеллажный -- на стеллаж, камерный -- на камеру хранения и т.д.). На ярлыке указывают наименование продукции, вид тары, количество мест, дату выработки, обозначение и наименование стандарта на продукцию и, что самое главное, условия хранения (температурный режим, показатели относительной влажности воздуха, сроки хранения при данном виде хранения и пр.). На ряде складов принято прикреплять выписки из государственных стандартов или иной нормативно-технической документации по условиям хранения на места хранения.

Дополнительные операции, производимые с материальными ценностями при хранении.

Договором складского хранения или положением о работе складского подразделения предприятия может быть предусмотрено совершение дополнительных операций, связанных с хранением.

Так, материальные ценности могут подвергаться следующим операциям:

1. Помещению в защитную упаковку.

2. Нанесению защитной смазки и консервантов на отдельные виды материальных ценностей.

3. Окрашиванию для защиты от ржавчины.

4. Введению предохранительных присадок.

5. Нанесению антикоррозийного покрытия перед транспортировкой.

6. Чистке, проветриванию, сушке (в т.ч. с созданием тепла).

7. Размещению в демонстрационных залах, на демонстрационном оборудовании.

8. Тестированию.

9. Другим.

5.3 Информационное обслуживание склада

Информационное обслуживание склада предполагает управление информационными потоками и является связующим стержнем функционирования всех служб склада. В зависимости от технической оснащенности управление информационными потоками может быть, как самостоятельной системой (на механизированных складах), так и составной подсистемой общей автоматизированной системы управления материальными и информационными потоками (на автоматизированных складах).

Информационное обслуживание охватывает:

- обработку входящей документации,

- предложения по заказам поставщиков,

- оформление заказов поставщиков,

- управление приемом и отправкой,

- контролирование наличности на складе,

- прием заказов потребителей,

- оформление документации отправки,

- диспетчерскую помощь, включая оптимальный выбор партий отгрузки и маршруты доставки,

- обмен информацией с оперативным персоналом и верхним иерархическим уровнем,

- различную статистическую информацию.

На обеспечение координации деятельности службы комплектации в первую очередь направлены операции контроля за выполнением заказов и оказание услуг клиентам, от выполнения которых зависит уровень обслуживания.

Через каждое звено цепи проходит большое количество единиц товаров. При этом внутри каждого звена товары неоднократно перемещаются по местам хранения и обработки. Вся система движения товаров - это непрерывно пульсирующие дискретные потоки, скорость которых зависит как от потенциала (мощности) производства, ритмичности поставок, размеров имеющихся запасов, так и от скорости реализации и потребления. Для того чтобы иметь возможность эффективно управлять этой динамичной системой, необходимо в любой момент времени иметь информацию в детальном ассортименте о входящих и выходящих из нее материальных потоках, а также о материальных потоках, циркулирующих внутри нее.

Как свидетельствует зарубежный и отечественный опыт, данная проблема решается путем использования при осуществлении операций с материальным потоком микропроцессорной техники, способной идентифицировать (опознать) отдельную грузовую единицу. Речь идет об оборудовании, которое может сканировать (считывать) разнообразные штриховые коды. Это оборудование позволяет получать информацию о операции в момент и месте ее совершения - на складах предприятий, на транспорте. Полученная информация обрабатывается в режиме реального масштаба времени, что дает возможность управляющей системе реагировать на нее в оптимальные сроки.

Автоматизированный сбор информации основан на использовании штриховых кодов разных видов, каждый из которых имеет свои технологические преимущества.

Проведенные исследования показывают, что введенные с клавиатуры компьютера вручную данные о товаре, в среднем, содержат одну ошибку на каждые 300 введенных знаков. При использовании штриховых кодов этот показатель снижается до одной ошибки на три миллиона знаков. Среднюю стоимость работ по выявлению и устранению последствий одной такой ошибки американская ассоциация менеджмента определила 25 долл. Согласно другим исследованиям, цена одной ошибки превышает 100 долл.

Сейчас предприятия затрачивают огромные средства на обеспечение информационного потока. Но они оправдывают себя. Использование технологии автоматизированного управления позволяет существенно улучшить управление материальными потоками на всех этапах этого процесса. Отметим ее основные преимущества:

- автоматизация учета и контроля за движением материального потока;

- автоматизация процесса инвентаризации материальных запасов;

- сокращение времени на операции с материальными и информационными потоками;

- сокращение времени обслуживания потребителей.

5.4 Документооборот на складе

Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

Единым правилом для всех хозяйствующих субъектов должна являться правильная организация учета товарно-материальных ценностей раздельно по материально ответственным лицам, а в необходимых случаях и по местам хранения ценностей.

Материальная ответственность представляет собой правовые отношения между торговым предприятием и его работниками, которое обязывает их возмещать ущерб, возникающий вследствие недостачи, порчи, хищения ценностей в результате неправильных действий или бездействия работников, повлекших за собой возникновение ущерба.

В связи с тем, что работники складского хозяйства являются материально-ответственными лицами, они обязаны обеспечивать сохранность и предупреждать хищения, вверенных им товаров.

Договор о материальной ответственности представляет собой двустороннее соглашение, по которому стороны берут на себя определенные обязанности и имеют возможность требовать друг от друга выполнения принятых пунктов договора. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается, с одной стороны - администрацией, с другой - материально-ответственным лицом. Первый экземпляр хранится у администрации, второй у материально ответственного лица. Все изменения должны внесены в оба экземпляра договора. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует весь период работы материально ответственного лица.

В договоре о материальной ответственности следует оговорить условия труда, порядок ведения учета и представления отчетности в бухгалтерию, мероприятия по обеспечению сохранности ценностей и порядок возмещения причиненного ущерба. Договор о материальной ответственности может быть расторгнут по инициативе сторон в случае несоблюдения любой из сторон своих обязанностей.

Перемещение работников с материальной ответственностью (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение из отпуска, продолжительная болезнь и т.п.) обязательно сопровождается инвентаризацией ценностей. В случае не обеспечения сохранности ценностей материально ответственные лица привлекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризационной описи и письменное объяснение материально ответственного лица о причине образования ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно. При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), в результате которого причинен ущерб хозяйственному субъекту.

У материально ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценностей, должны быть:

- инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных ценностей, утвержденные руководителем субъекта;

- номенклатура-ценник материалов, находящихся в обращении на данном складе;

- нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщаться службе маркетинга;

- список должностных лиц, которым предоставлено право затребовать и разрешить отпуск материалов, с образцами их подписей;

- список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материальных ценностей;

- список материалов, которые должны приниматься при обязательном участии комиссии;

- график работы склада;

- сроки поверки весов и измерительных приборов.

5.5 Документальное оформление операций по поступлению товарно-материальных запасов

Хозяйствующие субъекты могут получать материальные ценности от разных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименования сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименования и количество материалов), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др.

Поставщики, отгружая (отпуская) товары, выписывают документы двух видов. Один вид документов (товарные) сопровождает товары на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя. Другой вид документов (расчетные) представляются в банк и служит основанием для расчетов за товары.

Основными товарными документами являются счет-фактура и товарно-транспортная накладная.

Счет-фактуру выписывают в четырех экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен покупателю, третий и четвертый прилагают к расчетным документам для передачи в банк.

В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, расчетным документом может служить платежное требование или платежное поручение.

Товарные и расчетные документы поставщиков должны быть тщательно проверены. При этом необходимо обращать внимание, насколько соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству товаров, а также на правильность цен, возможных скидок, транспортных расходов, арифметических подсчетов.

По характеру приемки различают приемку:

- по количеству;

- по качеству и комплектности.

Приемка по количеству - это приемка товаров в установленные сроки:

по массе нетто и количеству товарных единиц поставляемых без тары или открытой таре;

или по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Приемка по качеству - это проверка в установленные сроки сохранности качества и комплектности товаров, соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам, рецептурам и другим условиям, предусмотренных договором поставки.

Во всех случаях товары должны принимать работники предприятия, с которыми заключен договор о материальной ответственности за сохранность вверенных им ценностей, поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки товаров тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности.

Материальная ответственность возникает с момента приемки товаров по количеству материально ответственными лицами.

Если приемка товаров по качеству совпадает по времени с приемкой по количеству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность наступает в полном объеме.

Приемка материалов по качеству и комплектности, в случае ее несовпадения по времени с приемкой по количеству, дает основание для списания с материально ответственных лиц по актам сумм, связанной с несоответствием качества или комплектности товаров, а также для предъявления претензий и санкций поставщику.

Приемку товаров следует проводить в установленные сроки и организовывать ее так, чтобы можно было определить, где, когда и по чьей вине произошла недостача товаров или ухудшение их качества. Все это имеет важное значение в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей, сокращении товарных потерь.

5.6 Документальное оформление операций по отпуску, реализации и прочему выбытию товарно-материальных запасов

Учетной политикой хозяйствующего субъекта должен быть предусмотрен порядок отпуска материалов со складов, а также перечень лиц, которым разрешается затребовать и получить материалы со складов. Материалы должны отпускаться со складов только на основании документов. Для оформления хозяйственных операций, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в производстве, применяются в основном следующие документы:

- разовые расходные, оформляющие единовременный отпуск материалов по различным направлениям и назначениям;

- накопительные, оформляющие многократный отпуск материалов по одному направлению и назначению;

- лимитно-нормативные, предназначенные для контроля за установленными расходными нормативами и использованием материалов в производстве. Применение различных расходных документов обусловлено тем, что на предприятиях, отличающихся организацией и технологией производства, используют разнообразные способы контроля за лимитированным отпуском материалов на нужды производства оформляется лимитно-заборными картами или комплектовочными ведомостями.

Лимитно-заборная карта представляет собой накопительный документ, отражающий расход одного или нескольких номенклатурных номеров материалов по определенному назначению. Она выписывается при систематически повторяющемся отпуске одинаковых материалов на месяц. Обычно этот документ выписывается в двух экземплярах. При получении материалов по лимитно-заборным картам на склад представляется экземпляр, находящийся у получателя материалов. Работник склада проставляет в обоих экземплярах лимитно-заборной карты фактическое и нарастающим итогом общее количество отпущенных материалов и расписывается в экземпляре получателя, а получатель, в свою очередь, расписывается в экземпляре, остающемся на складе. Остаток неиспользованного лимита проставляется в обоих экземплярах лимитно-заборных карт после каждой операции. Чтобы сократить количество лимитно-заборных карт при небольшом числе операций, можно использовать карты на квартал с отрывными месячными талонами. Разовый отпуск материалов по различным направлениям оформляется требованиями.

Требования выписываются цехами (отделами) на каждый номенклатурный номер материалов (однострочные) или группу материалов (многострочные). Склад должен отпускать материалы в точном соответствии с требованиями цехов. Требования являются основаниями для оперативного учета отпуска материала на складе, аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерии. Они используются также при получении материалов сверх установленного лимита с разрешения администрации (дополнительный отпуск материалов при перевыполнении производственной программу, на покрытие перерасхода и возмещение брака, в этом случае в требовании указывают причину или виновника перерасхода).

Комплектующие изделия на нужды производства отпускаются по комплектовочным ведомостям, составляемым на всю потребность изделий по каждому заказу.

Использование комплектовочных ведомостей значительно сокращает объем технической работы по выписке и оформлению расходных документов.

Отпуск материалов на сторону и в переработку оформляется накладной на отпуск материалов на сторону.

Накладная на отпуск материалов на сторону и товарно-транспортная накладная используется на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расхода материала.

Перемещение материалов с одного склада на другой склад или другую кладовую данного предприятия оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов. При возврате неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственными лицами цеха (участка), сдающего ценности.

Контроль за использованием материалов в производстве имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на предприятии нормам. Основные причины отклонений норм расхода материалов - экономия или перерасход материала при раскрое, плохая наладка оборудования, некондиционность, брак и т.д.

Различают три метода контроля за расходованием материалов и выявлением отклонений:

- документирование отклонений;

- учет партионного раскроя материала;

- инвентарный метод.

Методом документирования пользуются для выявления отклонений, возникающих вследствие замены материалов, брака, расхода сверх установленных норм и т.д. Эти отклонения от норм оформляются разовыми требованиями, выписываемыми в дополнение к лимитно-заборным картам с указанием причин и виновников отклонений.

Там, где отклонения невозможно выявить партионным методом применяют инвентарный метод, по которому выявляют недокументированные отклонения, сравнивая количество и стоимость материалов, отпущенных в течение отчетного периода каждому цеху, участку или исполнителю, с остатками выявленными при инвентаризации. При инвентарном методе в цехах ведутся карты учета использования материалов, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных в обработку, выход отходов производства и неиспользованных материалов, а также фактическое количество выработанных изделий. По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов. Сопоставляя фактический расход материалов на фактический выпуск изделий с нормой, выявляют величину отклонений.

При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов используют товарно-транспортную накладную. Такой порядок отпуска материалов объясняется необходимостью особого контроля за любым материалом, вывозимым за пределы предприятия.

5.7 Организация учета материальных ценностей на складе

Во всех хозяйствующих субъектах товарно-материальные запасы учитываются как в местах хранения, так и в бухгалтерии. Учет товарно-материальных ценностей в местах хранения называется складским учетом. Он ведется материально ответственными лицами в натуральном выражении, т.е. по количеству (м, кг, шт, л и т.д.), наименованиям, сортам, ценам в соответствии с установленной номенклатурой.

Складской учет осуществляется на специальных карточках или амбарных (складских) книгах. В зависимости от характера организации складского учета карточки могут быть количественного, количественно-суммового и количественно-сортового учета. В карточках указываются наименование товара, его номенклатурный номер, артикул, сорт, цена. Для учета движения материалов на каждое наименование открывается карточка или отводится несколько страниц в книге. Записи в карточках или книгах производятся материально-ответственными лицами на основании первичных товарных документов.

Складской учет, который ведется только по количеству, является оперативным. Поэтому он, как правило, дополняется аналитическим учетом в бухгалтерии, который осуществляется различными методами. Наиболее распространенным является сортовой метод, при котором учет ведется в натуральном и денежном выражении, т.е. по наименованиям, сортам, количеству, цене и сумме, по материально-ответственным лицам или бригадам (количественно-суммовой учет).

В отечественной практике наиболее широкое применение нашел оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета товарных запасов. Его отличительной особенностью является то, что бухгалтерия не ведет громоздкого и трудоемкого учета товаров по наименованиям, сортам, количеству и ценам и, следовательно, не дублирует записи складского учета. Она ограничивается учетом движения материалов лишь в стоимостном выражении по материально-ответственным лицам.

Заведующий складом обязан регулярно информировать службу маркетинга о соответствии фактического остатка всех видов материалов установленным нормативам. По сигнальным справкам складов эта служба должна принимать меры по закупке недостающих материалов и реализации излишних.

Увязка учета ценностей на складе и в бухгалтерии достигается ведением книги (ведомости) остатков материалов, которая открывается на год, отдельно по каждому складу.

По окончании каждого месяца заведующий складом переносит в эту книгу (ведомость) количественные остатки материалов по данным карточек складского учета и скрепляет записи своей подписью. Месячные итоги, выведенные по книге (ведомости) остатков, должны быть сведены с показателями групповых оборотных ведомостей, которые составляет бухгалтерия.

Заключение

В заключении хочется отметить, что все же основное назначение склада - это концентрация запасов, их хранение и обеспечение бесперебойного и ритмичного снабжения заказов потребителей.

Рациональное осуществление этого процесса на складе -- залог его рентабельности. Поэтому при организации складского процесса необходимо добиваться:

1) рациональной планировки склада при выделении рабочих зон, способствующей снижению затрат и усовершенствованию процесса переработки груза;

2) эффективного использования пространства при расстановке оборудования, что позволяет увеличить мощность склада;

3) использования универсального оборудования, выполняющего различные складские операции, что дает существенное сокращение парка подъемно-транспортных машин;

4) минимизации маршрутов внутри складской перевозки с целью сокращения эксплуатационных затрат и увеличения пропускной

способности склада;

5) осуществления унитизации партий отгрузок и применения централизованной доставки, что позволяет существенно сократить транспортные издержки;

6) максимального использования возможностей информационной системы, что значительно сокращает время и затраты, связанные с документооборотом и обменом информации, и т.д.

Иногда резервы рациональной организации процесса, пусть и не столь значительные, заключаются в весьма простых вещах: расчистке загроможденных проходов, улучшении освещения, организации рабочего места. В поиске резервов эффективности функционирования склада нет мелочей, все должно анализироваться, а результаты анализа использоваться для улучшения организации процесса.

Учет и контроль за поступлением запасов и отправкой заказов позволяет обеспечить ритмичность переработки грузопотоков, максимальное использование имеющегося объемам склада и необходимые условия хранения, сократить сроки хранения запасов и тем самым увеличить оборот склада.

Список литературы

1. «Логистика». / Под. Ред Б.А. Аникина М, 1997 г.

2. «Логистика». А.Д. Чудаев М., 2001г.

3. «Основы логистики» /Под. Ред Л.Б. Миротина и В.И Сергеева. М.: ИНФРА -М, 1999 г.

4. «Организация складского учета». Библиотека бухгалтера и предпринимателя. Л.Г. Лашун. № 3 (105) март 1999 года.

5. Савин В.А. «Склады: справочное пособие», 2001 г.

6. Волгин В.В. «Склад: Организация и управление», 2002 г.

7. Николаева Г.А., Сергеева Т.С. «Учет товарных операций в оптовой торговле», 1999 г.

8. Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К. «Коммерческая деятельность», 1997 г.

9. Волков Н.Г. Оценка товарно-материальных ценностей в учете и отчетности. //Бухгалтерский учет - 1996 - № 11 - с. 22-28.