34

ЗМІСТ

• 1 ДОКУМЕНТ ЯК СИСТЕМА: ВЛАСТИВОСТІ, ОЗНАКИ І ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТУ 3
• 2 СИСТЕМА ПЛАНОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. ПРИЗНАЧЕННЯ, СКЛАД І ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ 8
• 3 ТАБЛИЦІ І СПИСКИ, ПРИЗНАЧЕННЯ, РІЗНОВИДИ, СТРУКТУРА ТА ВИМОГИ ОФОРМЛЕННЯ. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦІ І СПИСКУ 17
• 4 ДОВІДКИ СЛУЖБОВОГО ХАРАКТЕРУ ТА ПРО ЮРИДИЧНИЙ ФАКТ, ЇХ ПОРІВНЯННЯ, ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ І ЗМІСТУ ДОКУМЕНТУ. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ ДОВІДКИ 22
• СПИСОК ВИКОРИСТАННОЇ ЛІТЕРАТУРИ 25

1 ДОКУМЕНТ ЯК СИСТЕМА. ВЛАСТИВОСТІ, ОЗНАКИ І ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТУ

Документ як системний об'єкт

Документ -- складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації і матеріального (речовинного) носія. З'ясувати його сутність -- це задача, що вирішується за допомогою системного підходу -- методологічного напрямку в науці, що ставить своєю задачею розробку засобів, методів дослідження складноорганізаційних об'єктів -- систем (грецьк. sistema -- ціле, складене з частин, з'єднання).

Документ являє собою систему -- безліч закономірно пов'язаних один з одним елементів і частин як визначене цілісне утворення, єдність. Елемент -- гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі мається кілька підсистем, то вся систем стає складною.

Поняття системи відносне, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його істотними підсистемами будуть інформаційна і матеріальна (речовинна, субстанціональна) складові, а також конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, плетіння, форзац і т.п.), об'єднані в складне ціле. Підсистемою документа може виступати і текст, що складається з глав, параграфів, абзаців. Як елементи документа виступають заголовок, передмова, колонтитул, плетіння, форзац і т.п. Документ як ціле -- це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема стосовно них. З погляду сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книгарень і ін. (в залежності від масштабів системи) документ стає підсистемою або навіть елементом.

Вивчення документу як системи складається у виявленні його елементів, підсистем і зв'язків між ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ як систему. Визначаються функції, виконувані елементами, підсистемами всередині і зовні цієї системи, її властивості, тобто якісні відмінності, що обумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання в соціальній комунікації.

При системному підході досліджуваний документ розглядається як частина більш великої системи соціальних комунікацій. Тому насамперед важливо з'ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в даному випадку документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються цілі існування, функції, виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його розходження і подібність з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відбиває зовнішню прикмету, по якій (частіше -- сукупності яких) можна віднести об'єкт, що вивчається до документа. На відміну від нього властивість відбиває якісне, тобто внутрішньо властиву документу відмінність. Документ характеризується наявністю усіх властивостей одночасно (різний лише ступінь їхнього прояву), а набір ознак документа в кожнім випадку може бути індивідуальним.

Властивості документа

Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відмітних якостей). Найбільш істотні з них наступні:

1. Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних доданків, без яких він існувати не може.

Документ як цілісна система складається з двох основних доданків -- інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї зі складових перетворює документ у недокумент (в усне мовлення, річ).

Документ має двоєдину природу, тобто дві сторони: зміст (духовна сутність: думки, ідеї) і форму (матеріальну, речовинну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про двоїсту природу документа є аксіомою документоведення. Змістовно-інформаційна сутність документа є головною ознакою документа. Його форма звичайно розглядається з погляду матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне або інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація матеріалу). Саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, грамплатівки, дискети і т.п. Іноді до формальних ознак документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і семіотичну (знакову).

Між інформацією (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв'язок, що прийнято використовувати особливий термін «документна інформація».

2. Функціональність документу, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ -- поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа виконувати свої сутнісні функції дозволяє розглядати його як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.

3. Структурність документу, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

Усякий документ має визначену структуру, послідовним і взаємозалежним розташуванням його елементів і підсистем: як текстової, інформаційної складової (передмова, вступна частина, основний текст, допоміжні покажчики, додатки), так і матеріальної складової (обкладинка, плетіння, титульний лист, книжковий блок, корінець, форзац і т.п.).

Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для визначеного виду документів, мають практично усі функціонуючі в системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями і т.п. Саме структура забезпечує ефективність використання і тривалість збереження документа.

Набір перерахованих властивостей документа -- це особлива цілісна система, що виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між ними є настільки тісним, що відокремити їх одну від одної можливо лише умовно.

Визначення ознак і властивостей документа тільки розпочате в документоведенні і вимагає подальшого уточнення як їхньої номенклатури, так і змістовного наповнення.

Ознаки документа

До відмітних ознак документа відносяться:

1. Наявність значеннєвого семантичного змісту.

Документ -- носій змісту, що передається знаками. Сукупність послідовних знаків, що передають зміст, зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою.

2. Стабільна речовинна форма, що забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання і переміщення інформації в просторі і часі.

3. Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, що споконвічно призначені для збереження і передачі інформації в просторі і часі. Документи -- це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.

4. Завершеність повідомлення. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментарне незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносним, оскільки мається ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи).

Функції документа

Як і всяка система, документ створюється суспільством остільки, оскільки він виконує ті або інші необхідні суспільству функції.

Функція документа -- це його суспільна роль, соціальне призначення:, ціль, задача. Документ -- поліфункціональний об'єкт, що виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій.

Весь спектр соціальних функцій документа можна умовно поділити на три групи: 1) головну; 2) загальні; 3) спеціальні.

Головна, найбільш узагальнююча функція документа -- це збереження і передача (поширення) інформації в часі і/або просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції -- інформаційна, комунікативна, кумулятивна -- характерні для всіх документів, незалежно від їхнього типу і виду.

Інформаційна функція -- це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої в документі. Існує правило: більше інформації в можливо меншому обсязі документа (звіт про НІР -- стаття -- монографія -- підручник -- енциклопедія: документи розташовані за ступенем збільшення інформаційної ємності). Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, вірогідність, цінність, новизна інформації й ін.

Комунікативна функція -- це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документну комунікацію, що без нього була б неможлива.

Кумулятивна функція -- це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для нинішнього і прийдешнього поколінь.

Спеціальні функції властиві не всім, а визначеним видам і типам документів, де вони виявляються в більшому ступені відповідно до соціальних потреб суспільства. До них відносяться: управлінська, пізнавальна (освітня), правова, загальнокультурна, меморіальна, гедонічна й ін. функції.

Управлінська або регулятивна функція -- виконується документами, що створені для цілей керування у процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, розпорядження, тобто офіційні і ділові документи).

Пізнавальна або когнітивна функція -- здатність документа служити засобом одержання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи і суспільства. Це призначення документа складається в забезпеченні загального і професійного процесу навчання (підручник, навчальний посібник, практикум, хрестоматія, методичні рекомендації і т.п. -- тобто навчальні документи), а також наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, патент, звіт про НІР й ОКР, тобто наукові документи).

Правова функція -- це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження яких-небудь фактів (зведень). Правовою функцією і першою чергою володіють офіційні видання (конституція, закони, накази), а також історичні джерела, що служать засобом свідоцтва.

Загальнокультурна функція -- здатність документа сприяти розвиткові культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кінофільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра й ін.).

Меморіальна (пам'ятникова) функція -- здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам'ятникам (артефактам), що володіють особливою соціально-культурною й історичною цінністю (рукописна книга, рідкі, особливо коштовні й унікальні за змістом, формою або умовою побутування в зовнішнім середовищі документи).

Гедонічна функція -- здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (творів художньої літератури, видання по мистецтву, листівки, кінофільми, діафільми, відеофільми, компакт-диски, грамплатівки, магнітні фонограми і т.п.).

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету й ін. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незлічима.

Документ завжди поєднує в собі одночасно кілька функцій, що тісно переплетені між собою. Однак поліфункціональність документа не виключає домінуючої ролі однієї його функції (наприклад: підручник -- навчальна, наказ -- правова, афіша -- рекламна).

Знання функцій документа дозволяє усвідомити цільове (для чого, з якою метою створений конкретний документ) і читацьке (для кого створений документ -- для дітей, дорослих, фахівців, студентів і т.д.) призначення документа, для того щоб найбільш ефективно використовувати його потенційні можливості. Від цільового і читацького призначення документа залежить характер інформації, що утримується в ньому, тип і вид документа.

Знання функцій документа дозволяє:

* визначити справжню цінність документа, соціальну значимість його змісту;

* правильно зрозуміти роль документної інформації (на відміну від усної, недокументної) у задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства;

* здійснити наукову класифікацію і типологію документа (розподіл документів по різних ознаках на види і типи);

* визначити найбільш оптимальні шляхи і засоби його виготовлення, переробки, поширення, збереження і використання в бібліотеках, органах НТІ, архівах, книгарнях і т.п.;

* розробити теоретичні основи документоведення, сформувати його понятійний апарат і т.д.

2 СИСТЕМА ПЛАНОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. ПРИЗНАЧЕННЯ, СКЛАД І ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

Органи управління міністерств, відомств, об'єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керуються у своїй діяльності організаційно-правовими документами-- положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов'язки і права органів на тривалі строки.

Так, у положеннях про підприємства, об'єднання передбачаються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т.д.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов'язковому виконанню. Через них реалізуються норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвом, нормалізуються адміністративно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв'язуються важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належать постанови, ухвали (рішення), розпорядження, вказівки, інструкції, статути.

Інструкція

Інструкція -- правовий акт, ство-рюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, наукою-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та ін. Кожна з них має бути затверджена вищестоящими органами або керівниками організацій. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом (із зазначенням номера і дати видання).

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, коротке формулювання змісту (заголовок), текст; посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді дають підзаголовки, розбивають на параграфи (позначають арабськими цифрами). Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов'язаний, необхідно, не припускається, слід. Розділи об'ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти -- арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи (наприклад: Перш ніж приступити до роботи, ви зобов'язані перевірити справність устаткування) або від третьої (Для успішного виконання своїх обов'язків друкарка повинна вивчити облік, обробку і проходження вхідної кореспонденції), рідше -- у безособовій формі (Рухаючись по дорозі, слід звертати увагу на оточуючу обстановку, своєчасно вживати заходів для запобігання зіткненню із зустрічним транспортом).

Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для посадових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов'язки працівників, коло їх завдань, особисту відповідальність і т.д. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов'язковими для певного кола осіб.

Положення

Положення -- це правовий акт, що встановлює основні правила організаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створенні нових підприємств або установ.

Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ.

Розглядувані правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.

Текст звичайно складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Власність і кошти підприємства.

3. Виробничо-господарська діяльність.

4. Права та обов'язки підприємства або його підрозділів.

5. Структура управління.

6. Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємства.

У першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозділами і т.п.

У другому -- вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпоряджання надлишками невикористовуваних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції.

У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального будівництва, винахідництва і раціоналізації; стан матеріально-технічного забезпечення; трудовий режим: порядок розподілу житлової площі; організація социального страхування; оплата кредитів та ін.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп, бюро і т.п.

Постанова

Постанова -- це правовий акт, що приймається вищими і деякими цен-тральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки. Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми та ін.

Текст постанови, як правило, складається з двох частин -- констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання.

Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють для візування керівникам. Якщо виникають розбіжності, до проекту постанови до-дається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом з супроводжуючим листом і довідками про погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за його видання.

Правила

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки.

Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатації залізничних під'їздних колій і т.п.

За формулою і змістом правила схожі з інструкціями, іноді є їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів включаються в інструкцію з діловодства). Реквізити правил такі: гриф затвердження; вид документа (правила), заголовок (стислий виклад призна-чення правил), дата і номер, текст (може складатися з пунктів), підпис особи, відповідальної за складання правил.

Виконання правил обов'язкове для всіх, і тому їх можна віднести до правових документів.

Аналогічний характер, а також однакову з інструкціями і правилами юридичну природу мають такі поширені нормативні документи, як рекомендації, регламенти, методичні вказівки, пам'ятки та ін.

Наказ як вольова дія спрямований на виникнення, змінення або припинення прав і обов'язків, викликає різноманітні правові наслідки. Він є актом одноосібного управління, оскільки державне підприємство, об'єднання чи установа очолюється однією особою (генеральним директором, директором, начальником), здійснюючою права підприємства, пов'язані з його виробничо-господарською діяльністю. Перший керівник організовує усю роботу підприємства, установи й несе за нього повну відповідальність.

Наказ

Наказ -- правовий акт, що видається на підставі й на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань своєї компетенції. Указаний документ є, однак, актом внутрішнього управління, дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об'єднання, установи.

Накази бувають кадрові та з основної діяльності.

Наказами по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.

Наказами з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді, коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли з вищестоящих органів. Причому це робиться не для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довела, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директив та інших організаційних дій.

Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни виконання вказівок "згори".

Накази можуть бути нормативними та індивідуальними. Наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві, наприклад, є нормативним. Він загальний і безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь колектив робітників і службовців), встановлює певні правила. Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємства, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності й інших організацій. Ці особи відповідно до своєї компетенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу. В окремих випадках наказ (якщо він виданий з порушенням цієї вимоги) підлягає скасуванню.

До проекту наказу додаються документи, обґрунтовуючи його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний у самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до їхніх обов'язків, повноважень, компетенції, що визначаються законодавством.

Особливе значення надається доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб.

У переважній більшості випадків наказ діє постійно, тобто породжує правові наслідки протягом усього часу, поки не закінчиться його термін або він буде відмінений (анульований) компетентною особою або органом. Відміна наказу поширюється тільки на майбутнє, тоді як анулювання усуває як майбутні юридичні наслідки, так і ті, що вже настали.

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Наприклад, наказ про накладення на робітника чи службовця дисциплінарного стягнення діє один рік. Іноді в наказі встановлюється конкретний термін його дії. Так, робітник чи службовець може бути прийнятий на тимчасову роботу на певний строк, але не більш як на два місяці і до чотирьох місяців при заміщенні працівника, за яким зберігається місце. По закінченні цього терміну дія наказу припиняється, і працівник підлягає увільненню.

Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники підприємств, але й інші державні органи, діяльність яких ґрунтується на принципі єдиноначальності.

У відповідності до законодавства республіки накази видають міністри, керівники центральних галузевих відомств (державних комітетів, головних управлінь), начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих об'єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини, пов'язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.

Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа -- наказ (якщо він виданий центральною установою чи відомством, то над його найменуванням повинно бути зображення республіканського герба), місце видання; номер, індекс за класифікатором чи номенклатурою справ; дату підписання; заголовок, текст (якщо є додатки, то їх перелік); підпис керівника.

Крім того, вказуються прізвища посадової особи, яка підготувала проект, та осіб, з якими він погоджений.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої (вступної або описової) та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій -- містяться приписи з указаниям виконавців і терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі.

Розпорядження

Це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти. Ряд питань, що містять указані документи, перелічені у відповідних нормативних актах (інструкції, положення та ін.).

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені виконкому і підписуються тільки головою, а не заступником чи секретарем. Отже, закон надає голові право одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати окремі правові акти. У цьому разі йдеться про розпорядження.

Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв'язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив прийняти голові чи його заступнику, а також пов'язані з внутрішньою організацією роботи виконкому і його апарату.

Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. Тому іноді розпорядження видають нарівні з наказом. У цьому випадку у тексті слова НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ і т.п. Між цими двома правовими актами різниця ще і в тому, що накази пишуть із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження -- з часткових.

Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств.

Рішення

Під рішенням як розпорядчим документом розуміють правовий акт, який ухвалюється місцевими Радами народних депутатів або їх виконкомами у колегіально-му порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними та діючими на засадах принципу єдиноначальства, державними органами, громадськими організаціями і т.п.).

Коло питань, з яких ухвалюються рішення місцевих Рад народних депутатів, досить широке, оскільки останні здійснюють державне керівництво усіма галузями господарського і соціально-культурного життя (за винятком питань, віднесених тільки до компетенції Кабінетів міністрів республік). Рішення і розпорядження виконкомів, прийняті у межах наданих прав, обов'язкові для виконання усіма підприємствами, установами та організаціями, розташованими на підвідомчій Раді території, а також посадовими особами і громадянами.

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення; індивідуальними -- рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування і т.п.

Розробка проекту рішення -- складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії, депутати, спеціалісти і заінтересовані організації. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура підготовки цього документа закріплюється у правових актах.

До проекту рішення додається довідка, що обґрунтовує необхідність і доцільність його прийняття, її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці вказуються особи, котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція про те, кому надіслати рішення після ухвали його виконкомом.

Представлені проекти повинні бути завізованими виконавцями і заінтересованими організаціями з указанням дати. Заперечення за проектом оформляються у письмово-му вигляді і додаються до нього. Обов'язковою повинна бути віза юрисконсульта виконкому, який перевіряє відповідність проекту до діючого законодавства. Юрисконсульт, виявивши протиріччя з нормами права, стисло викладає суть їх і повертає проекти у відповідні відділи, управління, організації для доопрацювання.

Проекти рішень подають заступникові голови або секретареві виконкому, залежно від характеру розглядуваних питань. Погоджені проекти правових актів заздалегідь (не пізніше ніж за три дні до засідання виконкому) передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявиться, що деякі пункти рішення потребують редагування (з урахуванням висловлених членами виконкому зауважень), створюється комісія на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів доопрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар виконкому місцевої Ради народних депутатів, і з цього моменту вони набувають чинності. Не пізніш ніж через три дні після підписання їх надсилають вико-навцям.

Дещо інший характер мають рішення місцевих Рад народних депутатів, які передбачають у деяких питаннях адміністративну відповідальність.

Виділення рішень в окрему групу дає можливість їх систематизувати, привернути до цих документів увагу громадян, громадських організацій та адміністративних органів. Право видання подібних актів закріплюється Указом Президії Верховної Ради УРСР від 15 грудня 1961 р. про по-дальше обмеження застосування штрафів, що накладають-ся в адміністративному порядку, у якому вони називаються загальнообов'язковими рішеннями. Специфічна особливість цих документів полягає у такому: а) вони завжди мають нормативний характер; б) видаються з певного і суворо установленого кола питань; в) за порушення наявних в акті приписів передбачається адміністративна відповідальність; г) встановлюється особливий порядок дії їх у часі.

Рішення з адміністративними санкціями регламентують загальні правила поведінки, обов'язкові для усіх підприємств, установ, організацій, посадових осіб і громадян, що перебувають на території, підвідомчій відповідній місцевій Раді. Такі акти виконкоми Рад можуть ухвалювати тільки з питань боротьби із стихійним лихом, епідеміями й епізоотіями, якщо відносини, що виникли, не врегульовані актами вищестоящих органів або необхідність ухвалення рішень викликається місцевими умовами.

За порушення правил поведінки, що містяться в загальнообов'язкових рішеннях, встановлюється адміністративна відповідальність і передбачаються такі види покарань, як попередження, громадський осуд і штраф.

У рішенні вказуються територія, коло осіб, на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов'язані контролювати виконання документа.

Загальнообов'язкові рішення мають бути оприлюднені шляхом опублікування в місцевій пресі, оголошення по радіо, видання плакатів та ін. Такі акти вступають у силу через 10 днів з моменту їх оприлюднення, якщо інший термін не обумовлений у самому акті. Діють подібні рішення на про-тязі указаного в них часу, не перевищуючи терміну повноважень Ради.

Особлива регламентація порядку видання загальнообов'язкових рішень спрямована на обмеження застосування адміністративних штрафів, створення додаткових гарантій охорони прав громадян.

Рішення місцевих Рад, а також їх виконкомів складаються за однією формою. Різниця між ними лише у тому, що рішення Рад не нумерують, а виконкомів -- мають порядкову нумерацію. Розглядуваний розпорядчий документ містить такі основні реквізити: зображення герба республіки; назву місцевої Ради народних депутатів або його виконкому; зазначення місця видання; найменування віщу документа (рішення); дату (для рішення місцевих Рад) або дату і номер (для рішення виконкому); заголовок; текст рішення; підписи голови і секретаря виконкому; печатка.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглядуваного питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з указанням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, на кого покладено контроль виконання рішень.

Вказівка

До примірного переліку найбільш характерних для управлінської діяль-ності видів і різновидів документів, що містяться в ЄДСД, включені і вказівки, котрі видають міністри, керівники об'єднань, організацій, установ.

Під цим терміном розуміють правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління, переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цих і вищестоящих органів управління. На прак-тиці вказівки видають при оформленні відряджень, розв'язанні поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Формуляр вказівки містить такі елементи: назву відомства, установи і структурного підрозділу, виду документа, дату і місце видання, індекс, заголовок, підпис, відмітку про погодження. Текст документа починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкують великими літерами. Вказівки видають на бланках стандартних форматів А4 або А5, в залежності від обсягу тексту.

Статут

Так називають зведення правил, що регулюють:

а) основи організації та діяльності підприємств і установ певної галузі господарства;

б) умови утворення, склад, структура і діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.

Статути покладені в основу діяльності керівних громадських, кооперативних організацій, спортивних добровільних товариств, радгоспів, колгоспів.

Статути господарських організацій мають свої особливості. Ними визначені порядок вступу в організацію, права та обов'язки її членів, органи управління, порядок виборів, сплати членських внесків та ін.

Статут може складатися для конкретної господарської, кооперативної чи іншої організації, у такому випадку він називається індивідуальним. Статути, розроблені для ряду однотипних установ, організацій (наприклад, вищих навчальних закладів), вважаються типовими. Як правило, ін-дивідуальні статути створюються шляхом конкретизації типових.

У деяких галузях народного господарства, з огляду на їх особливе значення, для окремих категорій робітників і службовців трудовий розпорядок регулюється статутами про дисципліну.

Статут містить такі реквізити: гриф затвердження вищестоящою організацією або органом управління, найменування виду документа (статут); заголовок; текст.

Текст містить такі розділи:

1. Загальні положення, де розкриваються головні завдання і мета, найважливіші функції, дія статуту по об'єктах і суб'єктах і т.д.

2. Основна діяльність, у чому Вона полягає, її порядок.

3. Планування та облік роботи.

4. Призначення допоміжних служб.

5. Взаємодія з іншими органами, що здійснюють аналогічну діяльність (змішане перевезення вантажів).

6. Специфічні особливості діяльності.

7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'язань і порядок розгляду спорів, висунення претензій, подання позовів.

Для чіткості викладу і зручності читання текст статуту членують на статті (пункти), котрі групують у розділи (позначаються арабськ. цифрами).

3 ТАБЛИЦІ І СПИСКИ, ПРИЗНАЧЕННЯ, РІЗНОВИДИ, СТРУКТУРА ТА ВИМОГИ ОФОРМЛЕННЯ. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦІ І СПИСКУ

Для наочності й зручності зіставлення показників цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:

Таблиця _._

Номер назва таблиці

Оформлення табличних форм має відповідати вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною через увесь документ (наприклад, «Таблиця 1»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (крім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, «Таблиця 4.2» -- друга таблиця четвертого розділу. Нумерація не потрібна, якщо таблиця одна єдина в доку-менті.

Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, короткою й відповідати змісту таблиці, її слід друкувати малими літерами (перша літера назви -- велика) над таблицею після номера без крапки в кінці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. 1» або «Закінчення табл. 1». Назву можна не давати, якщо таблиця потрібна лише по ходу читання основного тексту документа, тобто не має самостійного значення.

Ліворуч, праворуч і знизу таблиці, як правило, обмежують лінійками. Горизонтальні й вертикальні лінійки, що розмежовують рядки й графи таблиці, допускається не робити, якщо їх відсутність не ускладнює користування нею. Головку й боковик таблиці завжди відокремлюють лінійкою.

Поділ комірки над боковиком діагональною лінійкою не допускається.

Заголовки граф наводять переважно в називному відмінку однині без довільного скорочення слів (допускаються поширені спеціальні скорочення). Множину застосовують лише тоді, коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині, або коли значення заголовка передається тільки в множині, або коли слово в однині не вживається.

В одноярусній головці всі заголовки друкують із великої літери. В двох- і багатоярусній головці заголовки верхнього ярусу пишуть із великої літери, а заголовки наступних ярусів -- із великої, якщо вони граматично не підпорядковуються верхньому заголовкові, і з малої -- якщо підпорядковуються.

Якщо графи вузькі, то заголовки дозволяється друкувати боком.

Залежно від розміру таблиці її розміщують або безпосередньо після тексту, до якого вона належить, або на наступній сторінці, або (в разі потреби) в додатку. На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа, наприклад: «(табл. 5)».

Допускаються поперечні таблиці, тобто розміщені боком на аркуші.

Витягнуті по вертикалі дво- й триграфні таблиці можна зробити компактнішими, здвоївши або строївши їх. При цьому відповідно двічі або тричі повторюють головку таблиці й повторювані частини відокремлюють подвійною лінійкою.

У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на їх треба робити посилання в тексті документа.

Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінійкою не обмежують.

Якщо в тексті документа є посилання на рядки таблиці, то вводять графу «№ пор.» (порядковий номер) або ставлять порядкові номери перед заголовками боковика. Перед числовими значеннями величин і позначенням типів, марок продукції тощо порядкові номери не проставляють.

Позначення одиниць величин застосовують у формі, визначеній нормативними документами, й наводять після назви величини через кому.

Якщо всі показники, наведені в графах таблиці, мають одну и ту саму одиницю, то її зазначають над таблицею праворуч, а в разі перенесення таблиці -- над кожною частиною.

Якщо показники в більшості граф таблиці мають одну й ту саму одиницю величини, але є одна-дві графи з показниками, вираженими в інших одиницях, то загальну для більшості граф одиницю величини зазначають над таблицею праворуч, а решту одиниць залишають у заголовках граф. Так само, якщо в одного-двох чисел графи або рядка інша одиниця величини, ніж у решти, то цю одиницю як виняток залишають біля числа, а загальну для більшості показників одиницю зазначають над таблицею праворуч.

Одиниці кутів (градуси, хвилини й секунди) слід зазначати в кожному рядку таблиці, незалежно від того, чи є горизонтальні лінійки, чи немає.

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється, тоді роблять так:

1) коли текст уміщується в один рядок, його замінюють лапками (число лапок за числом слів);

2) коли текст не вміщується в один рядок, його замінюють словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту замінюють однією парою лапок;

3) коли початкова частина тексту повторюється в сусідніх рядках, а кінець тексту -- змінна частина, то частину тексту, що повторюється, замінюють словами «Те саме» (якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати).

Не дозволяється заміна лапками: 1) цифр і знаків; 2) позначень одиниць величин; 3) буквених абревіатур; 4) марок машин, механізмів, матеріалів; 5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.

За відсутності відомостей ставлять три крапки (...) або пишуть: «Немає відом.» (відомостей). Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире.

Залишати комірку порожньою не дозволяється.

Іноді потрібна цілковита ясність щодо того, в яку групу входить об'єкт (людина такого-то віку, завод із такою-то кількістю робітників тощо).

Числові значення однієї величини розташовують у графах так, щоб одиниці були під одиницями, десятки -- під десятками, сотні -- під сотнями й т. д.

Числові значення неоднакових величин розміщують посередині (в червоний рядок).

Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, то роблять підтабличні примітки, які можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка». Якщо примітка стосується окремих місць таблиці, то як знаки виноски використовують арабські цифри -- порядкові номери на верхню лінію шрифта (якщо примітка стосується тексту), зірочки (якщо примітка належить до окремих цифр чи символів) тощо. Однакові знаки ставлять біля місця таблиці, що коментується, й перед приміткою.

Якщо примітка або примітки належать до таблиці в цілому, то вони можуть починатися заголовком «Примітка» («Примітки»).

Якщо потрібні загальні примітки (в цілому до таблиці) й примітки до конкретних даних, то першими вміщують загальні примітки, а під ними -- примітки до конкретних даних (у вигляді виносок).

Рядки з дно- або багаторядковими текстовими елементами рівняють за верхнім рядком заголовка боковика.

Сполучення рядків з однорядковими елементами й рядків із дво- та багаторядковими елементами рівняють за верхнім рядком.

Рядки з порядковим номером в окремій лівій крайній графі рів-няють за верхнім рядком.

Аби спростити читання таблиці документа, багатозначні числа округлюють. Проте це не дозволяється, коли важливо знати не округлені числа. Однотипні числові дані рекомендується округляти з однаковим ступенем точності. В різних графах або рядках це можна робити по-різному, вибираючи найраціональніший спосіб. Додавати нулі в дробову частину десяткового дробу для вирівнювання числа знаків після коми можна, знаючи, що число не було округлене: інакше воно виявиться неточним.

Приклад оформлення таблиці:

Таблиця 3.1. - Офіційний обмінний курс гривні до іноземних валют для здійснення обліку та митних платежів без зобов'язань Національного банку України за станом на 08 лютого 2000 р.

Ход валюти	Назва валюти	Офіційний курс	Код валюти	Назва валюти	Офіційний КУРС
036 ADD	100 австралійських доларів	354-4689	528 NLG	100 нідерландських гульденів	245-4747
040 ATS	100 австрійських шилінгів	39-3127	280 DEM	100 німецьких марок	276-585S
826 GBP	100 англійських фунтів стерлінгів	881-8961	578 NOK	100 норвезьких крон	67-1243
031 AZM	10000 азербайджанських манатів	12-6250	985 PLN	100 польських злотих	132-0286
056 BEF	1000 бельгійських франків	134-0993	620 РТЕ	100 португальських ескудо	2-6983
974 BYR	10 білоруських рублів	0-0595	810 RUR	10 російських рублів	1-9258
300 GRD	1000 грецьких драхм	16-2644	702 SGD	100 сінгапурських доларів	324-3690
208 DKK	100 датських крок	72-6778	703 SKK	100 словацьких крон	12-8228
840 DSD	100 доларів США	553-8600	792 TRL	10000 турецьких лір	0-0991
233 EEK	100 естонських крон	34-5733	795 ТИМ	10000 туркменських манатів	10-6512
352 ISK	100 ісландських крон	7-5087	348 HUF	1000 угорських форинтів	21-2582
372 IEP	100 ірландських фунтів	686-8712	860 OZS	100 узбецьких сумів	3-8786
724 ESP	1000 іспанських песет	32-5121	246 FIM	100 фінських марок	90-9821
380 ITL	10000 італійських лір	27-9380	250 FRF	100 французьких франків	82-4681
124 CAD	100 канадських доларів	385-1585	203 CZK	100 чеських крон	15-1851
398 KZT	100 казахстанських тенге	3-9717	752 SEK	100 шведських крон	63-9200
428 LVL	100 латвійських латів	945-1536	756 CHF	100 швейцарських франків	336-7290
440 LTL	100 литовських літів	138-4650	392 JPY	1000 японських єн	51-0239
498 MDL	100 молдовських леїв	44-0379	978 EOR	100 ЄВРО	540-9551

Список - це документ, що містить перелік осіб, предметів з метою інформації або реєстрації (наприклад: Список дільниць, цехів виробництва з шкідливими і тяжкими умовами праці; Список інженерно-технічних працівників; Список робітників і службовців). Складається у формі таблиці, у першій графі якої вказуються номери по порядку, далі -- найменування об'єктів, прізвища та ініціали працівників, наводяться й інші відомості (рік народження, освіта, партійність, місце проживання). Деякі списки підлягають затвердженню (наприклад, список працівників на одержання житла). Підписують їх складачі (посадові особи).

Приклад оформлення списку:

Список педагогічних працівників СШ № 32, які підлягають атестації у 2004/2005 навчальному році.

№ п/п	Прізвище, ім'я, по батькові	Дата народження	Освіта	Адреса
1	Бондар О.Ю	05.12.1980	вища	вул. Зернова 36/18
2	Касьяненко М.М.	10.01. 1972	Середня-спеціальна	вул.. Запорізька 2/10
3	Бутковська С.В.	12.09. 1979	Вища	вул. Рубана 10/35
4	Скоробогата М.С.	23. 04. 1980	Середня-спеціальна	вул. Новгородська 31/119
5	Верхових П.О.	09.06. 1965	вища	вул. Дорошенко 8/132
6	Сидоренко Т.П.	09. 11.1962	вища	вул. .Ладозька 44/101
7	Шовкових Г.О.	10.08.1981	Середня-спеціальна	вул. Рубана 8/113
8	Оліниченко М.Л.	23.07.1971	вища	вул. Дорошенко 10/96

4 ДОВІДКИ СЛУЖБОВОГО ХАРАКТЕРУ ТА ПРО ЮРИДИЧНИЙ ФАКТ, ЇХ ПОРІВНЯННЯ, ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ І ЗМІСТУ ДОКУМЕНТУ. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ ДОВІДКИ

Довідка-- це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Довідки поділяють на дві групи:

* що містять інформацію про факти й події службового характеру;

* що засвідчують якийсь юридичний факт.

Найчисленнішою є друга група довідок, їх видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, обійману посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в котрих частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.

РЕКВІЗИТИ ДОВІДКИ:

-- назва виду документа (ДОВІДКА);

-- дата (проставляють дату підписання);

-- індекс (проставляють у день підписання);

-- місце складання чи видання;

-- адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);

-- заголовок до тексту (зазначають у разі потреби);

-- текст;

-- позначка про наявність додатків (у разі потреби);

-- підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства й головний бухгалтер);

-- відбиток печатки (проставляють, як правило, коли довідка виходить за межі підприємства);

-- позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити й подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, -- на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). Якщо довідка не виходить за межі підприємства, то в разі потреби зазначають реквізит 8 (назва структурного підрозділу).

Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час (дату), на який припадають наведені в ній факти.

У довідці необхідно об'єктивно відображувати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставляння та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.