Общие принципы составления деловой корреспонденции. Правила оформления управленческих документов

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

“БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ”

Кафедра экономической информатики

РЕФЕРАТ

На тему:

«Общие принципы составления деловой корреспонденции. Правила оформления управленческих документов»

МИНСК, 2008

Организация работы с документами

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки информации.

При организации документооборота следует руководствоваться принципом однократного и целесообразного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Документооборот и деловая документация.

В управленческой деятельности предприятия используются главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность - управленческой (деловой) документацией.

Документы, как правило, оформляют на бланках. Бланк - это лист бумаги с воспроизведёнными на нём реквизитами.

Требования к оформлению документов.

При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятий, которые содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Реквизит документа - это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т.д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем.

При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТом «Управленческая документация. Единый формуляр-образец». Расположение реквизитов и размеры областей для их размещения на бланках различного формата приведены на рис.1. Управленческий документ - это документ, созданный в целях управления работой предприятия.

В документе, как правило, отражается целый ряд функций:

-- информационная (документ является носителем и источником информации);

-- управленческая (документ позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы);

-- правовая (документ служит юридической основой производственной деятельности, подтверждает факты, удостоверяет сведения);

-- коммуникативная (является средством обмена информации и общения между различными объектами);

-- учетная (позволяет накапливать и анализировать сведения за определенные периоды времени);

-- социальная (отражает социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан);

-- культурная (показывает специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции данной эпохи);

-- историческая (является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, раскрывает и дополняет исторические факты, восстанавливает историческое прошлое стран и народов).

Управленческая деятельность в любой организации приводит к созданию многих видов управленческих документов. Одни из них направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами, а другие - документируют вопросы, связанные с конкретными функциями управления: планированием, ведением бухгалтерского и статистического учета, составлением отчетности, финансированием, обеспечением кадрами и т.д. В соответствии с этими функциями документы делят на группы: плановые, распорядительные, финансовые документы и др.

Под унификацией понимается приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандарт - это нормативно-технический документ, устанавливающий требования к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утвержденный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Документы классифицируют также:

По происхождению различают официальные и личные документы.

По месту составления документы делят на внешние и внутренние.

По наименованию - акты, докладные записки письма, телефонограммы, справки, протоколы, приказы и т.д.

По количеству отраженных вопросов - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.

По степени подлинности - черновики (документы в предварительной редакции), подлинники (первый или единственный экземпляр документа, оформленный соответствующим образом и подписанный) и копии (воспроизведение всех реквизитов подлинника, за исключением личной подписи, заверенное соответствующим образом). Различают следующие разновидности копий: отпуск - полная копия исходящего документа, выполняемая под копирку одновременно с подлинником. Она остается у отправителя документа. Дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей подлинника, имеющий юридическую силу подлинного документа. Выписка из документа - копия какой-либо части подлинного документа.

По срокам хранения - постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет включительно).

По степени гласности различают обычные и секретные документы.

По назначению - индивидуальные (создаваемые для решения конкретной управленческой ситуации) и типовые (отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам).

По способу фиксации информации различают письменные документы, фото-, кинодокументы, графические, звуковые документы.

В соответствии с действующими законодательными и нормативными актами для оформления документов необходимо использовать следующий набор реквизитов:

1. государственный герб;

2. эмблема предприятия;

3. изображение наград;

4. код организации по общегосударственному классификатору предприятий (ОКПО);

5. код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6. название министерства или ведомства;

7. название предприятия;

8. название структурного подразделения;

9. индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телетайпа, телефона и счета в банке;

10. название вида документа;

11. дата;

12. индекс;

13. ссылка на индекс и дату входящего документа;

14. место составления или издания;

15. гриф ограничения доступа к документу;

16. адресат;

17. гриф утверждения;

18. резолюция;

19. заголовок текста;

20. отметка о контроле;

21. текст;

22. отметка о наличии приложения;

23. подпись;

24. гриф согласования;

25. визы;

26. печать;

27. отметка о заверке копии;

28. фамилия исполнителя и номер его телефона;

29. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30. отметка о переносе данных на машинный носитель;

31. отметка о поступлении.

Обязательными реквизитами документа являются название организации (составителя документа), название документа (не указывается в письмах), заголовок текста, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными.

Правила оформления реквизитов

Название организации - составителя документа должно строго соответствовать названию, указанному в уставе, положении или другом нормативном акте. Указываются полное и сокращенное название организации.

Название документа (акт, приказ, протокол, справка, и т.д.) должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации. Название указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия.

Заголовок текста - краткое изложение содержания документа, точно передающее смысл текста. Объем заголовка не должен превышать пяти строк машинописного текста, длиной 28 символов. Допускается продление строки. Заголовки к тексту таких документов, как акт, инструкция, правила, протокол, устав и т.п., должны сочетаться в падеже с названием документа. Заголовок печатают от нулевой позиции табулятора.

Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Все даты (при датировании документа, наложении резолюций, грифов согласования и утверждения, визирования, внесении отметок о поступлении документа, о заверке копии и т.д.) приводятся в цифровом виде, в том числе и те, которые используются в тексте. Элементы даты размещаются в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Год обозначается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день - двумя, например:

25.12.1995; 24.12.95 или 24 12 95.

Индекс документа включает порядковый регистрационный номер и условные обозначения, указывающие место составления (исполнения) и хранения документа. При оформлении документ, в большинстве случаев, получает только один индекс, проставляемые при его регистрации в журнале регистрации на самом документе.

Текст - это основная, информативная часть документа и важнейший реквизит. Он должен быть логичным, четким, убедительным, аргументированным, причем аргументация и выводы должны быть объективными.

Текст может состоять и нескольких частей. Большинство документов делиться на две части. В первой части следует излагать цели и причины создания документа, приводить факты, описания ситуаций, фамилии лиц и другую информацию, аргументирующую необходимость принятия решения или выполнения действия. Вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д. Текст документа может состоять и из одной части: приказ без преамбулы, письмо - просьба без пояснения и т.д.

Виза проставляется при необходимости внутреннего согласования документа. Виза состоит из личной подписи лица, заверяющего документ, и даты. В некоторых случаях указывается также должность визирующего и расшифровка его подписи.

Визы при согласовании внутренних документов проставляются на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита подпись. Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

Подпись является одним из основных способов удостоверения документа. Документ подписывается руководителем организации или замещающее его компетентное лицо, имеющее право подписи, установленное соответствующим правовым актом.

Экземпляры документов, остающихся в делах предприятия, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

Две подписи и более ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Финансовые документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита подпись входят название должности лица подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне. При подписании указывается дата каждой подписи.

Расшифровка подписи в реквизитах подпись, гриф утверждения, гриф согласования должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

При оформлении документа на бланке название организации в реквизите подпись не указывается или приводится в сокращенном виде.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на две - три строки ниже реквизита фамилия исполнителя и номер его телефона.

В резолюции отражаются результаты рассмотрения документов руководителем и содержатся указания пол исполнению документов.

В большинстве случаев документ содержит не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы для уточнения порядка исполнения документа или определения его исполнителя.

Резолюции пишут на лицевой стороне первого листа документа в месте, установленном существующими требованиями. Если это место занято другим реквизитом, например адресом, резолюцию можно разместить в любом другом свободном месте лицевой стороны первого листа документа, кроме левого поля.

Гриф утверждения

Утверждение документа свидетельствует о рассмотрении его действия на установленный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ считается утвержденным после оформления реквизита гриф утверждения или издания распорядительного документа (приказа, решения), если для его введения в действие необходимы дополнительные действия и предписания.

Гриф утверждения содержит слово "УТВЕРЖДАЮ", название должности лица, утверждающего документ (включая название организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), его личную подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Если документ создан совместно несколькими организациями (т.е. оформлен не на бланке), названия организаций включая в названия должностей утверждающих лиц.

Отметка о заверке копии проставляется ниже реквизита подпись и содержит слово "ВЕРНО", название должности сотрудника, заверившего копию, личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения подлинности (юридической силы). Используются гербовые и простые печати. Применение печатей для удостоверения документов в полной мере не регламентировано.

Гриф согласования.

Согласование документа оформляется грифом, справкой согласования, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством учреждения или решением коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", названия должности лица (включая название организации), с которым документ согласуется, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования располагается в левой нижней части документа ниже реквизита подпись.

Отметка о наличии приложения ставится, если документ имеет приложения.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или частное лицо. Как правило, документ адресуется предприятию или его структурному подразделению без указания должностей и фамилий.

Если адресат постоянный, кроме названия организации, обычно указываются структурное подразделение, название должности и фамилия должностного лица.

Название учреждения и подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия - дательном.

В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес. Если документ направляется в учреждение, почтовый адрес указывается после названия учреждения, структурного подразделения, фамилии должностного лица, если частному лицу - перед его фамилией.

Реквизит Фамилия исполнителя и телефон облегчает непосредственный обмен информацией между исполнителями документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона указываются на всех экземплярах документа, в левом нижнем углу, через два - четыре интервала после реквизита подпись. Инициалы исполнителя не указываются.

Отметка о поступлении документа представляет собой оттиск штампа, реквизитами которого являются название организации, в которую поступил документ, дата поступления и индекс, присвоенный документу при регистрации.

Ссылка на индекс и дату входящего документа используются на бланках для писем, и состоит из постоянной конструкции «на № ___ от__________ », содержащий номер и дату входящего документа, на который дается ответ.

ЛИТЕРАТУРА

1. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм. Под ред.Т.В.Кузнецовой. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". 2006. - 192 с.

2. ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов".

3. СТБ 6.38-95.

4. Добсон Э. Как писать деловые письма: Практическое руководство для всех. Пер. с англ. - Челябинск: Урал LTD, 2007. - 293 с.

5. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руко-водство. - Мн.: ТетраСистемс, 2007. - 288 с.

6. Кравченя Э.М., Цесарская Т.А. Делопроизводство в учреждениях образования (с использованием информационных технологий).