Анализ инструкции по делопроизводству РГГУ

39

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Инструкция по делопроизводству РГГУ и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: общее и различия………………………………………………………………………………....8

Глава 2. Правила подготовки и оформления документов……………………...10

Глава 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов…………………………………………………………………………......14

Глава 4. Организация документооборота и исполнения документов……...…17

Глава 5. Поисковая система по документам……………………………………...18

Глава 6. Контроль исполнения документов………………………………………19

Глава 7. Номенклатура дел………………………………………………………….20

Глава 8. Формирование и оформление дел……………………………………….21

Глава 9. Порядок передачи документов на хранение в архив……………….…23

Глава 10. Организация оперативного хранения документов………………..…26

Заключение…………………………………………………………………….…27

Список использованных источников………………………………………...…30

Введение

Тема данной курсовой работы - анализ инструкции по делопроизводству РГГУ.

Объективный анализ инструкции по делопроизводству РГГУ возможен на основе сравнения последней с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Типовая инструкция).

Ныне действующая Типовая инструкция была утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 взамен устаревшей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68).

Инструкция РГГУ включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, справки и др.

Актуальность выбранной темы заключается, прежде всего, в том, что любая инструкция по делопроизводству - это нормативный документ локального действия, который включает в себя характеристику практически всех сторон ведения делопроизводства и организации документооборота.

Исходя из структуры и содержания рассматриваемого нормативного документа, можно сделать вывод об эффективности функционирования организации в целом, поскольку современное делопроизводство - типовая управленческая функция, от которой в большой степени зависит организационная управляемость и жизнеспособность.

Важно также отметить, что инструкция по делопроизводству регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты, факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов, ранее не включенные ни в один действующий нормативный документ.

Пример конкретного учреждения, в данном случае Российского государственного гуманитарного университета, позволит сделать наглядный и объективный анализ всех положительных сторон и недочетов Инструкции по делопроизводству. Типовая инструкция по делопроизводству послужит образцом для проводимого исследования.

Цель данной работы - выявить сходные черты и различия между двумя нормативными документами - Типовой инструкцией и Инструкцией по делопроизводству РГГУ - и сделать вывод об организации делопроизводства в Университете.

Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Найти общие и отличительные черты Инструкции РГГУ и Типовой инструкции;

2. Ознакомиться с правилами подготовки и оформления документов (бланки, реквизиты);

3. Сделать тщательный анализ отдельных видов документов, используемых в Университете (приказы, распоряжения, инструкции, положения, правила, протоколы, служебные письма, справки);

4. Рассмотреть организацию документооборота и исполнения документов (правила приема, обработки, распределения документов);

5. Дать характеристику поисковой системы по документам (требования к процедуре регистрации);

6. Проанализировать технологию контроля исполнения документов;

7. Определить особенности составления номенклатуры дел;

8. Изучить требования к оформлению и формированию дел;

9. Охарактеризовать порядок передачи документов на хранение в архив:

10. Ознакомиться с организацией оперативного хранения документов.

При написании работы использовались следующие источники:

· Инструкция по делопроизводству РГГУ от 2006 г.;

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8.11.2005 № 536;

· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

· Законодательные акты: постановления Правительства.

Инструкция по делопроизводству РГГУ разработана в целях создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления на базе новейших технологий и повышения эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Университете и его филиалах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»//СЗ РФ. 2005. № 4. Ст. 305. Инструкцию следует рассматривать как комплексный документ, она отражает практически все технологические операции делопроизводства.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Проводя анализ инструкций по делопроизводству необходимо устанавливать их соответствие ГОСТу для устранения неточностей и некорректных формулировок.

Структура курсовой работы следующая.

Работа включает в себя введение, оглавление, десять глав, заключение, список использованных источников.

Введение содержит определение тематики работы, обобщение материала, причину выбора данной темы, раскрытие ее актуальности. Поставлены цель и задачи работы.

Первая глава содержит характеристику общих и различных черт Инструкций по делопроизводству. Выявлены различия в структуре нормативных документов, подходах к функционированию служб делопроизводства, дан анализ соответствия некоторых норм Инструкции по делопроизводству РГГУ рекомендациям Типовой инструкции.

Вторая глава освещает правила подготовки и оформления документов. Дан детальный разбор правил оформления бланков документов, размещения реквизитов (заголовка к тексту документа, даты, подписи, адресования, согласования, утверждения, резолюции, отметки об исполнителе, приложений, отметки об исполнении, печатей).

В следующей главе дана характеристика особенностей подготовки и оформления таких видов документов, как приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, служебные письма, справка.

Четвертая глава посвящена разбору организации документооборота и исполнения документов. Рассмотрены правила приема и первичной обработки документов, отправки документов почтовой связью.

В пятой главе рассмотрена поисковая система по документам, представленная в Университете в виде технологии регистрации.

Шестая глава освещает организацию контроля исполнения документов, которая включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

В седьмой главе определены требования к составлению номенклатуры дел как систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, заводимых в Университете, с указанием сроков их хранения. Рассмотрены особенности сводной номенклатуры, ее состав.

Восьмая глава содержит сведения о систематизации и группировке дел для их последующего формирования, оформлении необходимых реквизитов, требования к оформлению обложки дела.

Девятая глава посвящена анализу порядка передачи документов на хранение в архив, а именно подвергаются разбору этапы проведения экспертизы ценности документов, составление описи дела и акта о выделении документов к уничтожению, отбор документов, процесс передачи документов в архив.

В десятой главе дана характеристика организации оперативного хранения документов, указано место хранения документов с момента заведения и до передачи в архив, определены условия передачи документов другим подразделениям.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам, сделанным в ходе исследования.

Глава 1. Инструкция по делопроизводству РГГУ и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: общее и различия.

При сопоставлении двух нормативных документов необходимо помнить, что Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, и службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства.

Во-первых, необходимо обратить внимание на структуру инструкций. Типовая инструкция состоит из семи глав, каждая из которых подробно освещает отдельные вопросы документирования и организации документооборота. Инструкция РГГУ включает в себя 11 глав.

Несоответствие объясняется тем, что авторы Инструкции РГГУ предпочли вынести некоторые разделы в отдельные главы, как например, правила составления номенклатуры дел и требования к оформлению и формированию дел. Тогда как Типовая инструкция объединяет эти вопросы в одной главе.

Такие разделы Инструкции, как Правила подготовки и оформления документов, Поисковая система по документам, Контроль исполнения документов, Порядок передачи документов на хранение в архив точно соответствуют разделам Типовой инструкции.

Нельзя обойти вниманием тот факт, что такая обширная тема, как Организация документооборота и исполнения документов, освещенная в Типовой инструкции в семи разделах одноименной главы, не находит столь же глубокого отражения в Инструкции РГГУ. Только один раздел «Прием, обработка и распределение поступающих документов» затрагивается в анализируемой Инструкции.

Во-вторых, при сравнении информации, содержащейся в «Общих положениях» Инструкций, можно сделать вывод о соответствии норм.

Инструкция по делопроизводству РГГУ разработана в соответствии с Типовой инструкцией, а также с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательно-правовыми актами г. Москвы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, ГОСТ Р 6.30-2003.

Положения инструкций распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкций по делопроизводству.

Согласно указаниям Типовой инструкции, Инструкция РГГУ называет структурное подразделение, отвечающее за организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управлении, - Управление делами. Детально определены функции и ответственность руководителей структурных подразделений, сотрудников службы делопроизводства в данной сфере. Оговаривается вопрос взаимозаменяемости сотрудников.

Все эти вопросы оговариваются в главе «Документация Университета», хотя, в сущности, рассматриваются функции и организация деятельности работников Управления делами, содержание документации РГГУ раскрывается несколько позднее.

В целом, можно заключить, что по основным параметрам Инструкции соответствуют друг другу, если брать во внимание рекомендательный характер Типовой инструкции. Обнаруженные различия незначительны и только подчеркивают локальность Инструкции по делопроизводству РГГУ, которая в своих положениях опирается на нормы Типовой инструкции, но не соответствует ей полностью.

Глава 2. Правила подготовки и оформления документов

РГГУ издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Бланки документов

В инструкциях подробно рассматривается вопрос оформления бланков документов и их реквизитов.

Как и Типовая инструкция, Инструкция РГГУ предусматривает такие требования к оформлению документов, как использование двух вариантов бланков: продольного и углового; порядок расположения реквизитов.

Согласно Типовой инструкции Инструкция по делопроизводству РГГУ определяет то, что бланки документов, применяемые в Университете, утверждаются приказом ректора по представлению начальника Управления делами.

В отличие от Типовой инструкции, по которой в организации применяются общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, РГГУ использует, кроме общего бланка и бланка вида документа (письма, приказа, распоряжения), бланки с наименованием структурных подразделений (филиала, представительства) (Приложение № 1).

В инструкции по делопроизводству РГГУ не затронут вопрос размещения государственного герба на бланках, равно как и расположения эмблемы Университета.

Не указывает Инструкция РГГУ и таких реквизитов, как справочные данные, место составления документа, отметка о контроле, отметка о заверении копии, отметка о поступлении, текст документа, идентификатор электронной копии документа. В использовании основного государственного регистрационного номера юридического лица (ОГРН), идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), кода формы документа Университет также не усматривает необходимости.

Стоит отметить, что в Инструкции по делопроизводству РГГУ совсем не затрагивается описание реквизита наименования вида документа, в то время как Типовая инструкция содержит требование соответствия этого реквизита видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Анализируя структуру главы «Правила подготовки и оформления документов», можно сделать вывод, что порядок подразделов в Типовой инструкции точно соответствует порядку расположения реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003. В то время как в Инструкции по делопроизводству РГГУ этот порядок нарушен.

Заголовок к тексту документа

Согласно Инструкции по делопроизводству РГГУ заголовок необходимо указывать в приказе и письме. Другие виды документов не упоминаются.

Дата документа

Оформление этого реквизита не имеет разногласий с Типовой инструкцией, кроме того уточняющего обстоятельства, что для документов, составляемых одновременно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.

Подпись документа

Состав этого реквизита полностью соответствует требованиям Типовой инструкции. В инструкции по делопроизводству РГГУ нет дополнения по поводу подписания документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы (Типовая инструкция предусматривает расположение их подписей на одном уровне).

Адресование документа

Подробно прописан порядок адресования документа сторонним организациям, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам. Нет указания того, что при направлении документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном (как это предусмотрено Типовой инструкцией по делопроизводству).

Согласование документа

Детально дан разбор внутреннего и внешнего согласования документов. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству РГГУ согласование может проводиться как с внешними организациями, так и внутри университета (подразделения и должностные лица). Так, гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Визы согласования включают должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку и дату.

Утверждение документа

В отличие от Типовой инструкции в Инструкции по делопроизводству РГГУ тщательно рассмотрен вопрос права должностных лиц на утверждение. Документы утверждаются ректором университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями в пределах своей компетенции. Стоит отметить, что Инструкция также устанавливает виды утверждения: проставление грифа утверждения или издание распорядительного документа (если требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Резолюция

Правила составления резолюции по Инструкции РГГУ полностью соответствуют требованиям Типовой инструкции за исключением того обстоятельства, что возможность оформления резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, не используется в РГГУ.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Университет не предусматривает подготовки документа группой исполнителей (в этом случае по Типовой инструкции в отметке указывается фамилия основного исполнителя).

Оформление приложений к документу

Инструкция по делопроизводству РГГУ предусматривает наличие приложений. Документы, являющиеся приложением к распорядительным документам оформляются отметкой в правом верхнем углу первого листа с указанием вида документа, его даты и номера. Однако не все рекомендации Типовой инструкции упомянуты в Инструкции РГГУ. Не прописан порядок оформления приложений в случае их направления не во все указанные в документе адреса, не указана необходимость нумерации нескольких приложений (хотя есть пример оформления приложений такого рода).

Отметка об исполнении документа

Согласно Инструкции РГГУ отметка об исполнении документа проводится в Управлении делами и включает краткие сведения об исполнении или ссылку на его дату и номер, отметку «В дело» в самом документе и в регистрационной карточке с указанием номера дела, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Печати

Университет имеет печать с изображением Государственного герба РФ, печать «Российский государственный гуманитарный университет», «Управление делами» и т.д. Уделено внимание вопросу хранения и уничтожения печатей.

В отличие от Типовой инструкции Инструкция РГГУ не определяет состав документов, которые требуют оттиска печати. В соответствии с Типовой инструкцией печати с изображением государственной символики ставятся на документах, нуждающихся в особом удостоверении подлинности. Простые круглые печати проставляются на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Исходя из данной характеристики, следует сделать вывод о нарушении порядка следования реквизитов документов в Инструкции по делопроизводству РГГУ. Также опираясь на ГОСТ Р 6.30-2003, нельзя не заметить отсутствия описания отдельных реквизитов, что было упомянуто выше.

С другой стороны, подчеркнуты особенности оформления документов, присущие Университету.

Глава 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Инструкция по делопроизводству РГГУ содержит требования к оформлению таких видов документов, как приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, протокол, служебные письма, справка.

Приказ, распоряжение

Первый раздел дает характеристику таким правовым актам, как приказ и распоряжение. Инструкция РГГУ не дает определения распоряжения, в отличие от приказа.

Порядок согласования, право подписания, правила подготовки приказов и распоряжений, описанные в Инструкции по делопроизводству РГГУ полностью совпадают с требованиями Типовой инструкции.

Необходимо отметить, что Инструкция РГГУ подчеркивает наличие в Университете централизованной системы регистрации приказов и распоряжений, за исключением приказов по личному составу.

В отличие от Типовой инструкции, Инструкция РГГУ называет три вида приказов, регистрируемых в Управлении делами:

1. приказы по основной деятельности;

2. приказы по финансовой деятельности;

3. приказы по личному составу.

Также отличительной чертой Инструкции по делопроизводству РГГУ является необходимость составления листа рассылки, на основании которого заверенные копии приказов рассылаются в структурные подразделения.

Требования к оформлению бланков и составу реквизитов приказов и распоряжений аналогичны требованиям Типовой инструкции. Однако, что касается структуры приказов, Инструкция РГГУ говорит о том, что приказы по личному составу содержат только распорядительную часть. В приказах такого рода слово «ПРИКАЗЫВАЮ» не пишется, а текст начинается с красной строки с глагола, например: КОМАНДИРОВАТЬ, ОТЧИСЛИТЬ и т.д., который выделяется заглавными буквами.

В отношении визирования приказов, в Университет установлен специальный порядок визирования, который оформлен в приложении (Приложение № 2).

Положение, правила, инструкция

Следующий раздел посвящен правилам оформления и использования положений, правил, инструкций.

Определения перечисленных правовых актов, данные в Инструкции по делопроизводству РГГУ аналогичны характеристике положения, инструкции, правил в Типовой инструкции.

Стоит отметить, что Инструкция РГГУ не подчеркивает необходимость отнесения решения о порядке принятия положений, правил и инструкций к ведению непосредственно руководства Университета.

Недостаточно подробно охарактеризована структура правил, положений, инструкций. В то время как Типовая инструкция подробно описывает структуру данных документов, Инструкция РГГУ дает только краткие правила изложения текста проектов положений, приказов, инструкций. Нет упоминания о констатирующей и основной части документов, требований к оформлению глав, пунктов и подпунктов.

Протокол

Инструкция РГГУ не делает разделения протокола на полную и краткую формы. Достаточно подробно описаны правила составления протокола (в соответствии с Типовой инструкцией), перечислены реквизиты вводной и основной частей.

Относительно краткой формы протокола, стоит заметить, что в Инструкции только допускается возможность ее наличия, в то время как Типовая инструкция детально прописывает порядок составления данного протокола.

Также Типовая инструкция дает состав реквизитов и требования к оформлению протоколов. В Инструкции РГГУ отсутствуют указанные пункты.

Служебные письма

Обе инструкции по делопроизводству определяют служебные письма как ответы о выполнении поручений, как сопроводительные письма, ответы на запросы различных организаций и частных лиц, инициативные письма.

По сравнению с Типовой инструкцией Инструкция РГГУ не уделяет большого внимания правилам оформления служебных писем.

Справки

Инструкция РГГУ дает также определение такого документа, как справка. В Типовой инструкции этот документ не упоминается.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки выдаются деканатами, Управлением кадров, архивом, бухгалтерией заинтересованным лицам и для представления в различные учреждения.

В целом, следует заключить, что состав и особенности оформления перечисленных документов не имеют больших расхождений с подобными правилами Типовой инструкции.

Глава 4.Организация документооборота и исполнения документов

Глава «Организация документооборота и исполнения документов» Типовой инструкции по делопроизводству включает семь разделов, в которых подробно рассмотрены организация доставки, прием, обработка и распределение, организация передачи отправляемых документов, порядок прохождения внутренних документов, учет количества, работа исполнителей.

Инструкция РГГУ в свою очередь содержит только один раздел - «Прием, обработка и распределение поступающих документов».

Вопрос доставки документов, который подробно освещен в Типовой инструкции, не нашел отражения в Инструкции РГГУ, в которой заявлено только, что прием и отправка документов в Университете осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Инструкция РГГУ не содержит замечаний по поводу ошибочно доставленных документов (Типовая инструкция призывает пересылать такие документы по принадлежности или возвращать отправителю).

Небольшое внимание уделено в Инструкции РГГУ приему документов по факсимильной связи. Типовая инструкция содержит требования к объему документов, к ответственности за содержание передаваемых документов, к факсограммам на иностранных языках.

Инструкция РГГУ содержит ссылку на Правила оказания услуг почтовой связи Правила оказания услуг почтовой связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221//СЗ РФ.2005. № 17. Ст. 1556, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221.

Следует признать, что данная глава недостаточно полно раскрывает организацию документооборота в Университете. Не затронуты процессы доставки, обработки и передачи исходящих документов, порядок прохождения внутренних документов.

Глава 5. Поисковая система по документам

Данный раздел состоит из одного раздела - «Регистрация документов».

Типовая инструкция включает такие разделы, как регистрация документов и организация поисковой системы по документам.

В соответствии с Инструкцией РГГУ регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Инструкция РГГУ выделяет документы, не подлежащие регистрации: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания; бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты.

Формы регистрации в Университете следующие: журналы учета, журналы регистрации и регистрационные карточки.

Не определены понятие и состав регистрационного номера документа, состав основных реквизитов регистрации (в отличие от Типовой инструкции).

Полностью отсутствует характеристика поисковой системы по документам в Инструкции по делопроизводству РГГУ. В то время как Типовая инструкция рассматривает возможность обеспечения эффективности использования информации в виде создания поисковых систем по документам, как в традиционном, так и в электронном виде.

Резюмируя, можно заметить, что отсутствие анализа системы поиска делает данный раздел несколько односторонним, посвященным лишь процедуре регистрации.

Глава 6. Контроль исполнения документов

Данная глава включает в себя организацию контроля исполнения и контроль исполнения документов, поступающих от ректора.

Достаточно подробно дана характеристика постановке на контроль исполнения документов. Заявлено, что Управление делами ведет механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один - передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.

Есть расхождение в формулировке правила постановки документа на контроль. Типовая инструкция считает необходимым ставить отметку о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль» в правом верхнем поле документа, а Инструкция РГГУ требует проставления данного штампа в левом верхнем углу документа.

Также Инструкция РГГУ детально прописывает сроки исполнения документов:

· с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

· без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

Отдельный раздел посвящен контролю исполнения документов, поступающих от ректора. Заявлена необходимость постановки на контроль всех поступающих документов ректора, требующих исполнения.

Можно сделать заключение, что данная глава довольно подробно рассматривает систему контроля исполнения документов, заметно расширяя указания Типовой инструкции.

Глава 7. Номенклатура дел

Раздел освещает вопрос составления номенклатуры дел в Университете.

Стоит отметить, что Типовая инструкция называет данный раздел «Организация работы с документами в делопроизводстве», который состоит из следующих разделов: составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, организация оперативного хранения документов.

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству РГГУ номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Университете, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Правила составления, согласования, подписания номенклатуры дел соответствуют требованиям Типовой инструкции.

Что касается составления сводной номенклатуры дел, то по Типовой инструкции она печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Инструкция по делопроизводству РГГУ устанавливает три экземпляра сводной номенклатуры дел. Первый утвержденный экземпляр - документ постоянного срока хранения, включается в раздел Управления делами. Порядок содержания двух других экземпляров номенклатуры дел не рассматривается вовсе.

Подробно описана структура номенклатуры дел в Инструкции РГГУ. Как и Типовая инструкция, в РГГУ номенклатура делится на 5 граф:

1. индексы каждого дела, включенного в номенклатуру;

2. заголовки дел (томов, частей);

3. заполняется по окончании календарного года;

4. срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел;

5. названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел (примечания).

Несмотря на некоторые недочеты и несоответствия, в целом, правила составления номенклатуры дел освящены в деталях.

Глава 8. Формирование и оформление дел

Данная глава состоит из разделов: формирование дел, оформление дела, обложка дела.

Формирование дела

Инструкция РГГУ называет формирование дел группировкой документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела, равно как и Типовая инструкция.

Отличием является то, что Инструкция РГГУ указывает 3-дневный срок сдачи исполненных документов в Управление делами, а Типовая инструкция называет срок 10 дней.

Правила формирования дел совпадают. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Инструкция РГГУ устанавливает особый порядок обращения с особо ценными или невостребованными документами, они вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дела, и на них составляется отдельная опись.

Оформление дела

Оформление дела - подготовка к хранению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полное оформление предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя, составление в необходимых случаях внутренней описи дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

В отличие от Типовой инструкции, в которой заявлена необходимость оформления дел при их заведении и по завершении года, Инструкция по делопроизводству РГГУ содержит указание оформлять дела по завершении календарного или учебного года.

Обложка дела

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству РГГУ обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Состав реквизитов, проставляемых на обложке дела, полностью совпадает с указаниями Типовой инструкции.

Типовая инструкция также содержит правила оформления листов большого формата, подшитых за один край, документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий. Инструкция РГГУ не упоминает об оформлении подобных документов.

Инструкция РГГУ не предусматривает также возможности отведения места на обложке дела для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Университета по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется архивом Университета, в то время как Типовая инструкция предоставляет эту возможность непосредственно инструкции по делопроизводству.

Таким образом, за исключением некоторых моментов, налицо соответствие правил оформления дела как подготовки к хранению, порядка обращения с документами, подготовленными к формированию в дела.

Глава 9. Порядок передачи документов на хранение в архив

Типовая инструкция по делопроизводству включает два раздела по данному вопросу: экспертиза ценности документов и подготовка и передача документов в архив, в то время как рассматриваемый раздел Инструкции РГГУ состоит из следующих пунктов: экспертиза ценности документов, экспертиза ценности документов постоянного временного хранения, опись дела, отбор документов, акт о выделении документов к уничтожению, подготовка и передача документов в архив.

Заявлено, что документы Университета - государственная часть Архивного фонда Москвы и после проведения экспертизы их ценности подлежат передаче на государственное хранение в Главархив Москвы.

Экспертиза ценности документов.

Инструкция по делопроизводству РГГУ имеет расхождения с Типовой инструкцией в определении понятия экспертизы ценности. Инструкция РГГУ говорит, что это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В соответствии с Типовой инструкцией экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Для организации и проведения экспертизы ценности в РГГУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Однако ничего не сказано о функциях и правах ЭК, организации ее работы, тогда как Типовая инструкция ссылается на положение об ЭК, в котором затрагиваются эти вопросы.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения.

Данная операция осуществляется ежегодно в структурных подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Университета; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Опись дела

Согласно Инструкции РГГУ опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для учета и раскрытия содержания.

В отличие от Типовой инструкции, которая указывает, что описи дел предоставляются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве, Инструкция устанавливает в этом случае двухлетний срок.

Форма описи дел, требования к ее составлению, права подписания и согласования по Инструкции РГГУ соответствуют указаниям Типовой инструкции. Что касается количества экземпляров описи, то Инструкция РГГУ определяет два экземпляра, один из которых передается вместе с делами в архив Университета, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Тогда как Типовая инструкция содержит возможность составления третьего экземпляра описи дел в случае наличия в структурном подразделении ЭК, в которую опись передается для рассмотрения и согласования.

Отбор документов

Согласно Инструкции по делопроизводству РГГУ за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Университета одновременно. Согласованные ЭК Университета акты утверждаются только после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Главархива Москвы описей дел постоянного хранения; после этого университет имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Акт о выделении документов к уничтожению

Составляется на дела Университета. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Подготовка и передача документов в архив

Передача дел в архив Университета производится только по описям и осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и начальником Управления делами Университета.

Типовая инструкция предусматривает передачу в архив вместе с делами регистрационных картотек на документы и (или) программных средств и баз данных, содержащих информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов; заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. Инструкция РГГУ не упоминает об этом.

Прием каждого дела производится сотрудником архива Университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего архивом Университета и лица, передавшего дела.

Делая вывод, можно заключить, что Инструкция РГГУ подробно освещает вопросы, связанные с обращением документов до и в момент сдачи в архив. Однако присутствует несоответствие сроков, количества экземпляров описей дел.

Глава 10. Организация оперативного хранения документов

Как было сказано выше, данная глава является разделом «Организации работы с документами» в Типовой инструкции. Инструкцию по делопроизводству РГГУ эта глава заключает.

С момента заведения и до передачи в архив Университета дела хранятся по месту их формирования. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Порядок выдачи дел другим подразделениям описан в Инструкции РГГУ, как и в Типовой инструкции. Однако Инструкцией РГГУ не установлен срок нахождения дел у сотрудников структурных подразделений, в то время как в Типовой инструкции есть указание на то, что дела выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. После истечения данного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Можно заключить, что в полной мере определены подробности оперативного поиска и процедуры выдачи дел.

Заключение

Целью курсовой работы был анализ инструкции по делопроизводству Российского государственного гуманитарного университета на основе сравнения с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В первой главе сделана характеристика общих и различных черт Инструкций. Выявлены некоторые расхождения в структуре документов, содержании отдельных глав. Определены и общие стороны нормативных документов: отсутствие несоответствий в главе «Общие положения», схожее тематическое построение материала. Обе инструкции подчеркивают необходимость организации, ведения и совершенствования системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методического руководства и контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях, - все эти вопросы находят отражение в деятельности службы ДОУ.

Последующие главы посвящены пошаговому анализу отдельных аспектов организации документооборота и ведения делопроизводства в целом.

При характеристике состава реквизитов документов, создаваемых в РГГУ, нельзя не заметить некоторую хаотичность в их последовательности, что приводит к нарушению целостного восприятия данной темы. Кроме того, как неоднократно было заявлено, отсутствие описания отдельных реквизитов свидетельствует о недостаточности нормативного обеспечения. Следует отметить, что Инструкция РГГУ практически ничего не упоминает об электронных документах, электронной копии, правилах создания и обращения с документами такого рода.

Детально прописан порядок создания и оформления организационно-распорядительных документов, а также служебных писем, протоколов, справок. Многие положения Типовой инструкции расширены в Инструкции РГГУ: уточнены виды приказов, правила составления протоколов и пр.

Что касается организации документооборота в Университете, то данная тема раскрыта не в полной мере. Несмотря на выраженный акцент Инструкции на определения документооборота как движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, досконально рассмотрена лишь процедура обработки и распределения поступающих документов. Работа с внутренними документами, учет их количества, обработка отправляемых документов, - эти вопросы не затронуты в анализируемой Инструкции.

Технология регистрации, налаживание системы контроля исполнения документов отражены в достаточной степени.

Смущение вызывает несоответствие количества экземпляров номенклатуры дел (глава «Номенклатура дел»), выявленное в ходе анализа Инструкций. Налицо расхождения в сроках, структуре, составе реквизитов дел. Данное обстоятельство объясняется локальным характером действия Инструкции РГГУ, возможностью отхода от отдельных положений Типовой Инструкции.

Вопросы оперативного хранения, предархивной обработки, сдачи документов в архив подробно рассмотрены Инструкцией. Однако неясно, с какой целью глава «Организация оперативного хранения документов» вынесена в заключение Инструкции, в то время как Типовая инструкция включает этот раздел в главу «Номенклатура дел».

Таким образом, анализ Инструкции по делопроизводству РГГУ показывает, что подавляющее большинство положений идентично указаниям Типовой Инструкции. Многие пункты расширены, дополнены рекомендациями Университета. С другой стороны, налицо определенные расхождения, недочеты, несоответствия. Следует делать дальнейшие шаги в области совершенствования данного нормативного документа - Инструкции по делопроизводству РГГУ.

Список использованных источников:

1. Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»//СЗ РФ. 2005. № 4. Ст. 305;

2. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221//СЗ РФ.2005. № 17. Ст. 1556;

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8.11.2005 № 536;

4. Инструкция по делопроизводству РГГУ от 2006 г.;

5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приложение № 1

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

УЧЕБНО - МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ

вузов Российской Федерации по образованию в области историко-архивоведения

Миусская пл., д. 6, Москва, ГСП-3, 125993, тел.: (495) 250-61-18; факс: (495) 250-51-09

ОКПО 02068746 ОГРН 1037700067118 ИНН/КПП 7707033405/770701001 E-mail: rsuh@rsuh.ru; http://www.rsuh.ru

_______________________№___________________

На № _________________ от _________________

Приложение № 2

ПОРЯДОК ВИЗИРОВАНИЯ ПРИКАЗОВ

1 Приказы по личному составу студентов бюджетной формы обучения.

Подписывает первый проректор - проректор по учебной работе.

Визируют:

зам. начальника Учебного управления

начальник Управления делами

директор института (если есть)

исполнитель (декан)

Если приказ подписывает ректор университета, то обязательна виза первого проректора- проректора по учебной работе.

Приказы на назначение стипендии подписывает первый проректор-проректор по учебной работе.

Визируют:

зам. начальника Учебного управления

начальник Планово-финансового управления (ПФУ)

главный бухгалтер-начальник Управления бухгалтерского учета и финансового контроля

начальник Управления делами

бухгалтер (отвечающий за стипендию)

директор института (если есть)

исполнитель (декан)

2 Приказы по личному составу студентов договорной формы обучения, студентов СНГ, слушателей ИПК (второе высшее).

Подписывает первый проректор-проректор по учебной работе.

Визируют:

начальник Учебного управления

начальник Управления платных образовательных услуг (УПОУ)

начальник Управления делами

директор института (если есть)

исполнитель (декан)

Если приказы по личному составу студентов СНГ, то вместо начальника Управления платных образовательных услуг, приказ визирует начальник отдела по работе с иностранными учащимися.

Если приказы по личному составу слушателей ИПК (второе высшее), то вместо начальника Управления платных образовательных услуг, приказ визирует директор Государственного института повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов (ГИПКиППС)

Внимание!

Приказы по личному составу студентов (зачисление абитуриентов) подписывает только ректор или и.о. ректора.

В приказы об утверждении тем дипломных работ включают дополнительно визы:

начальник Методического управления

начальник Управления двухуровневой системы подготовки и качества образования

3 Приказы о командировании преподавателей, сотрудников.

- зарубеж и СНГ- проект приказа готовит Управление международных связей. Приказ проходит электронное визирование в программе Lotus Notes.

- Подписывают ректор, проректора

- по России - проект приказа готовит Управление делами.

- Подписывают ректор, проректора.

- Визируют:

главный бухгалтер - начальник УБУиФК (если с оплатой)

начальник Управления делами

- в филиалы - проект приказа готовит Управление регионального развития и централизованного экстерната. Подписывает первый проректор-проректор по учебной работе.

Визируют:

начальник Управления делами

начальник УРРЦЭ

4 Приказы о допуске профессорско-преподавательского состава к педагогической работе.

Подписывает первый проректор- проректор по учебной работе.

Если проект приказа готовит учебный отдел.

Визируют:

начальник Планово-финансового управления (ПФУ)

главный бухгалтер - начальник УБУиФК

начальник Учебного управления

начальник Управления делами

Если почасовая оплата труда за счет внебюджетных средств выделенных факультетам, то приказ визирует начальник Управления платных образовательных услуг. (УПОУ).

Если проект приказа готовят Высшая школа реставрации, Колледж иностранных языков, Архивная школа

Визируют:

начальник Учебного управления

главный бухгалтер - начальник УБУиФК

начальник Планово-финансового управления (ПФУ)

начальник Управления делами

исполнитель

Если проект приказа готовит Управление регионального развития и централизованного экстерната

Визируют:

начальник Управления делами

начальник УРРЦЭ

5 Приказы по личному составу Центра довузовского образования.

- зачисление в лицейские классы и отчисление

Подписывает первый проректор - проректор по учебной работе.

Визируют:

директор Центра довузовского образования

директор школы

начальник Управления делами

начальник Правового управления

- зачисление на подготовительные курсы

Визируют: