Документи по особовому складу

18

ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Зміст

1. Документування процесів руху кадрів

2. Ведення трудових книжок працівників

3. Оформлення особових справ працівників

4. Доручення, розписка

5.Складання наказів з особового складу

1. Документування процесів руху кадрів

Кадрове діловодство - це діяльність апарату управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників. Основні напрями кадрового діловодства:

- облік особового складу установи;

- підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів;

- облік стану підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву;

- облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням;

- організація документообігу з метою забезпечення чіткого виконання документів та доручень керівництва з питань роботи із кадрами;

- оформлення та ведення особових справ працівників.

Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою.

У цій документації відображається діяльність ОДПС із питань обліку кадрів; прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації; атестації працівників; нагородження; пенсійного забезпечення тощо.

Найхарактернішою особливістю кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути зразковим.

До документації з особового складу в органах державної податкової служби належать: особисті заяви працівників, рапорти, контракти, подання, особові картки (типова форма № П-2), характеристики, накази з особового складу, особові справи, трудові книжки.

При прийнятті на роботу в органи державної податкової служби особа повинна підготувати такі документи: заяву, особову картку (форма П-2ДС), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта, військового квитка (для військовозобов'язаних), довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документа про надання пільг, декларації про доходи.

Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів - паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою.

Особисті заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші паперу формату А 4. Складаються заяви від руки, але вони повинні мати такі реквізити:

- адресат;

- відомості про заявника (у заявах про прийняття на роботу - прізвище, ім'я, по батькові в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в інших заявах зазначається займана посада, прізвище та ініціали);

- назва виду документа (заява);

- текст;

- перелік додатків (копії документів);

- підпис;

- дата.

Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання різних видів відпусток мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів доцільно працівникам кадрових служб оформити зразки таких заяв, а також попереджувати авторів документів про необхідність залишення лівого поля для підшивання заяв до справи.

Прийняті рішення керівників ОДПС щодо прийняття на роботу, переведення працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, про заохочення, накладення стягнень тощо оформляються наказами з особового складу.

Такі накази бувають прості (індивідуальні) і складні (зведені).

В індивідуальних наказах міститься інформація тільки про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають.

Накази з особового складу мають аналогічні реквізити з наказами щодо основної діяльності, але при їх оформленні необхідно враховувати ряд особливостей.

Заголовок до тексту наказу формулюють так: “З особового складу” (у зведених наказах);”Про призначення”; “Про звільнення”; “Про переведення”; “Про відрядження” тощо.

Констатуюча частина у наказах з особового складу, як правило, відсутня (крім наказів про нагородження і стягнення).

У розпорядчій частині зведених наказів розділи розміщують у такій послідовності:

- призначення;

- переведення на іншу роботу;

- звільнення з посади.

Кожний розділ зведеного наказу розпочинається з дієслова, що означає дію: “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ”, а кожний пункт розподілу - з прізвищ, імен і по батькові працівників.

У тексті індивідуального наказу про призначення, переведення чи звільнення працівника доцільно спочатку зазначити його прізвище, ім'я, по батькові, посаду, назву структурного підрозділу, а потім - дію.

Наприкінці кожного пункту наказу про призначення, переведення, звільнення працівників зазначається підстава (заява, подання, контракт та ін.).

У наказах з особового складу дуже важливе значення має чіткість і правильність записів.

Проекти наказів обов'язково візуються автором проекту документа (як правило, відділ кадрів), керівниками зацікавлених структурних підрозділів, юридичною службою.

Після підписання і реєстрації наказів із ними ознайомлюють працівників персонально під розписку із зазначенням дати.

2. Ведення трудових книжок працівників

Трудова книжка - це основний документ, який свідчить про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які відпрацювали не менше 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту. Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України та інших військових формувань, пред'являють військовий квиток.

Трудова книжка складається із титульного аркуша і розділів:

1. Відомості про роботу.

2. Відомості про нагородження.

3. Відомості про заохочення.

4. Відомості про призначення пенсії.

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем, який вшивається в трудову книжку. Він має ті ж розділи, що й трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки не дійсний. Тому в трудовій книжці ставиться штамп з написом “Виданий вкладиш”, зазначається його номер і серія.

Заповнюється трудова книжка адміністрацією установи, організації (секретарем, інспектором по кадрах, відділом кадрів). Записи в трудовій книжці проводяться відповідно до ст. 48 КЗпП України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 № 58, із внесенням змін наказом цих же органів від 26.03.96 № 29.

На титульному аркуші зазначається:

- прізвище, ім'я, по батькові працівника (з паспорта або свідоцтва про народження);

- дата народження;

- дата заповнення трудової книжки.

Тут же є підписи власника книжки та особи, відповідальної за її видачу, а також відбиток печатки.

У розділі “Відомості про роботу” оформляються записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, присвоєння спеціальних звань, рангів, прийняття присяги державного службовця.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з чинним законодавством із посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України”.

У трудові книжки за місцем роботи до відомостей про роботу окремим рядком можуть заноситись такі записи:

- про тривалість військової служби;

- про тривалість навчання в ПТУ, навчально-курсових комбінатах, вищих навчальних закладах;

- про час догляду за інвалідом першої групи або за дитиною-інвалідом віком до 16 років та іншими особами згідно з медичним висновком;

- про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям (вноситься в трудову книжку Центром державної служби зайнятості населення), а також деякі інші дані, які згідно з діючим законодавством, можуть включаться до загального трудового стану.

У розділі “Відомості про нагородження” оформляють записи про:

- нагородження державними нагородами та відзнаками України;

- присвоєння звань;

- нагородження нагрудними знаками, дипломами, грамотами;

- присвоєння звання “Кращий за професією” та ін.

У розділі “Відомості про заохочення” записують:

- подяки, нагородження цінним подарунком, занесення на Дошку (Книгу) пошани, видачу премій за успіхи в роботі;

- відкриття, на які видані дипломи, використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про видані за це винагороди.

Всі записи до трудової книжки вносяться у відповідних розділах українською та російською мовами на підставі наказу (розпорядження) не пізніше ніж у тижневий термін, а в разі звільнення - в день звільнення. Записи повинні точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

При необхідності внесення змін на титульному аркуші трудової книжки або вкладишу до неї особа, яка відповідає за видачу книжок, однією рискою закреслює старі дані і записує нові, посилаючись на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки. Нові записи завіряють підписом керівника або уповноваженої особи і печаткою.

У розділах “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється. Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису і дати його внесення пишуть: “Запис за номером... не дійсний. Прийнято на посаду...” і повторно зазначають у графі 4 дату і номер наказу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.

Якщо установа, організація, де зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовані, відповідний запис робить правонаступник і засвідчує печаткою, якщо правонаступника немає - то вища організація, якій було підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності - обласні архіви, держархів м. Києва, держархів м. Севастополя та держархів при Раді Міністрів Автономної Республіки Крим.

У разі втрати трудової книжки або її зіпсування власник книжки повинен подати письмову заяву адміністрації установи за останнім місцем роботи.

Не пізніше як через 15 днів після подання заяви, адміністрація повинна видати працівникові дублікат трудової книжки або вкладиша до неї.

На бланку нової трудової книжки або вкладиша в правому верхньому куті титульного аркуша робиться напис “Дублікат”.

Записи в дублікат трудової книжки заносяться згідно із загальними правилами. У відповідних розділах оформлюються записи про роботу, про нагороди і заохочення за останнім місцем роботи на підставі наказів, які видавалися раніше.

Якщо працівник раніше працював на інших підприємствах, установах, організаціях, то в розділі “Відомості про роботу” в гр. 3 на підставі відповідних документів оформляється запис про загальний стаж роботи до початку роботи в даній установі, організації.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього на підставі належно оформлених документів до дубліката можуть вноситися дані про окремі періоди роботи. У гр. 2 зазначається дата прийняття на роботу, в гр. 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назва посади (роботи), на яку було прийнято. Якщо є документальні дані про переведення працівника на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це теж робиться запис.

Після цього аналогічно вносяться дані про звільнення працівника.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то до дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, що є в документах.

Є випадки, коли для підтвердження загального трудового стажу надаються документи, що не мають повної дати початку або кінця цього періоду.

Якщо в документах, які підтверджують трудовий стаж, вказано лише рік роботи, то враховується початок роботи з 1 липня відповідного року, а якщо відомий місяць, а не зазначене число місяця - враховується початок роботи з 15 числа.

Дублікат трудової книжки видається також у випадку, якщо трудова книжка стала непридатною до використання (порвалася, обгоріла та ін.). На титульній сторінці трудової книжки записується: “На заміну виданий дублікат” і вона видається на руки працівникові, а в справах установи залишається дублікат трудової книжки.

3. Оформлення особових справ працівників

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона займає основне місце у системі персонального обліку працівників.

Особові справи працівників органів державної податкової служби ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731. У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

- особова картка (форма П-2 ДС) із відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 6 сантиметрів;

- копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

- відповідно до статті 13 Закону України “Про державну службу” відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі - претендент), і членів його сім'ї; 

- підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

- довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

- біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

- погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

- довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

- направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

- заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

- заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

- заява щодо призначення на відповідну посаду.

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

- наказ, розпорядження про призначення на посаду;

- копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

- текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

- копії документів про надані пільги;

- копія паспорта;

- копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

- опис документів особової справи.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування. Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров'я (вони не підлягають тривалому зберіганню).

Копії документів про освіту, які включаються до особової справи, повинні бути засвідчені в установленому порядку. Це ж стосується копій наказів або витягів із них.

Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.

На обкладинці особової справи необхідно зазначити:

- повну назву ОДПС;

- номер справи;

- прізвище, ім'я та по батькові (у називному відмінку);

- дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення, подання на звільнення та ін.) підшивають в особову справу. У додатку до особової справи робиться запис про звільнення працівника.

Після цього особова справа вилучається та зберігається у підрозділі по кадрах протягом двох років, потім здається на зберігання в архів ОДПС.

При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші підсумковий запис.

У ньому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи і окремо (через “+”) кількість аркушів внутрішнього опису.

Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата

4. Доручення та розписка.

Доручення - це документ, що видається підприємством або приватною особою іншій особі для подання третій особі (підприємству), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій.

Доручення бувають: офіційні, особисті.

Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. Їх оформляють на спеціальних або загальних бланках формату А4 або А5.

Реквізити доручення, виготовленого на загальному бланку: назва виду документу; дата (словесно-цифровим способом); індекс; місце складання чи видання; текст (зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані), де і що вручає. Також у тексті залишають місце для підпису особи, якій видано доручення. Закінчують текст зазначенням терміну дії доручення.); підпис (керівника підприємства та головного бухгалтера); відбиток печатки.

Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено.

Доручення на одержання особою матеріальних цінностей від іншого підприємства оформляють машинописним способом або від руки на трафаретному бланку.

Бланки таких доручень виготовляються на спеціальному папері, мають серію, номер і належать до бланків суворої звітності.

Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від руки або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчує нотаріус або вповноважена особа підприємства, де працює чи навчається довіритель, адміністрація стаціонарного лікувального закладу, установи, де він перебуває на лікуванні, або вповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.

При виконанні дій, зазначених в дорученні, пред'явлення документа, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення, обов'язкове. Виправлення та стирання в дорученнях заборонене.

Розписка - це документ, в якому підтверджуються дії, що вже відбулися.

Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу, здебільшого від руки або машинописним способом. У розписці мають бути такі відомості: назва виду документа; посада автора (в разі потреби); прізвище, ім'я, по батькові особи, яка дає розписку; сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей; дата оформлення документа; підпис автора.

Одержану суму грошей у розписці зазначають цифрами, а в дужках - розшифровують словами.

У розписці забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місця під текстом та підписом підкреслюють. Складають розписку в одному примірнику і зберігають нарівні з грошовими та цінними документами.

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

5.Складання наказів з особового складу

Накази з особового складу є не тільки розпорядчими документами, але й одночасно належать до первинних облікових документів, оскільки в них фіксується факт прийняття на роботу, переміщення по службі, звільнення, оголошення заохочень, стягнень, присвоєння кваліфікації, зміна прізвища, надання відпусток. Вони є підставою для нарахування працівникові заробітної плати. Накази з особового складу можуть складатися традиційним способом на бланках установи та з використанням трафаретних уніфікованих форм.

Серед наказів, оформлених традиційним способом, виділяють накази прості (індивідуальні) і складні (зведені). В індивідуальних міститься інформація тільки про одного співробітника, у зведених -- про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо).

Загальні вимоги до оформлення та складання наказів

Усі накази оформляються на спеціальних або загальних бланках і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

§ повне найменування підприємства, установи, організації;

§ назву виду документа (наказ);

§ дату складання;

§ місце складання;

§ номер;

§ заголовок до тексту;

§ текст;

§ підстава;

§ підпис керівника;

§ візи.

У порівнянні з наказами з основної діяльності складання й оформлення наказів з особового складу має деякі особливості. Накази з особового складу ведуться окремо і мають власну нумерацію. Констатуюча частина не є обов'язковою. За формою накази повинні бути однаковими, що полегшує їх використання в довідкових цілях. Розпорядчу частину наказу з особового складу починають дієсловом, що точно означає дію (наприклад, «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо), і пишуть великими літерами. Після розпорядчого слова, у новому рядку з абзацу великими літерами друкується прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі -- ім'я, по батькові й текст наказу.

Формулювання, що застосовуються у тексті наказу, повинні відповідати спеціальним вимогам, зокрема КЗпП, оскільки їх правильність гарантує трудові права працівників.

Наприкінці кожного пункту наказу вказується підстава, на основі якої його складено. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника, контракт, в інших випадках -- відповідні документи (заяви, доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи декілька підстав.

Проект наказу з особового складу в разі необхідності візується посадовими особами установи, яких він стосується, а іноді -- юристом. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує наказ, дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник юридичного відділу

(Підпис) П. Д. Петренко

25.07.2003

Візи проставляються на лицьовому або (якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо) на зворотному боці останнього аркуша проекту наказу.

Наказ з особового складу набирає чинності з моменту підписання його керівником. Втім, окремі параграфи наказу можуть мати різні дати набрання чинності, наприклад, працівника призначено на посаду з 1 липня, а наказ підписано 28 червня. Якщо термін в тексті наказу не визначено, то дія цього наказу починається з моменту його підписання.

Керівники канцелярії (секретар) зобов'язані ознайомити з наказом усіх пойменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

Як правило, накази з особового складу складаються у двох примірниках: оригінал залишається у секретаря, другий примірник передається до бухгалтерії, яка проводить необхідні розрахунки.

Накази про прийняття на роботу

У наказах про прийняття на роботу необхідно вказати: на яку посаду приймається працівник (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд тощо), до якого структурного підрозділу і з якого числа оформлюється на роботу (дата зазначається з прийменником «з», наприклад: з 25.08.2003); вид роботи (постійна -- з випробним строком, зі стажуванням тощо, тимчасова -- на певний період, за сумісництвом тощо; особливі умови роботи -- з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем, 0,5 ставки посадового окладу тощо); тарифну ставку чи оклад точно на момент видання наказу або посилання на штатний розпис («згідно зі штатним розписом»).

Накази про переведення і переміщення

У наказах про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, установі, організації в тексті зазначаються: попередня посада та посада (спеціальність, кваліфікація) і структурний підрозділ (місце роботи), до якого переводиться працівник, дата і строк переведення (постійно чи тимчасово), причина переведення (на іншу посаду, роботу; у зв'язку з виробничою потребою, простоєм; для заміни відсутнього працівника; за станом здоров'я тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підстава видання наказу. В усіх випадках тимчасового переводу вказується його тривалість. Накази про переведення працівників на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження керівника або заяви працівника.

Накази про припинення трудового договору

У наказах про звільнення обов'язково зазначається причина звільнення, яка формулюється коротко та чітко з використанням слів «у зв'язку» й зазначенням пункту статті КЗпП, за якою звільняється працівник.

Дата звільнення зазначається без прийменника «з», оскільки днем звільнення вважається останній день роботи.

Накази про заохочення

У наказах про заохочення формулювання мотивів заохочень можуть бути найрізноманітнішими залежно від конкретної ситуації, наприклад: «За перевиконання планового завдання», «За тривалу й сумлінну роботу та у зв'язку з 50-річчям від дня народження». До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосовуватися будь-які заохочення, що передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку конкретного трудового колективу. Підставою для видання наказу може бути доповідна записка або подання, що готує, як правило, керівник структурного підрозділу (начальник відділу, цеху тощо) і подає на ім'я керівника організації.

Накази про стягнення за порушення

трудової дисципліни

Перед тим як накласти дисциплінарне стягнення, необхідно отримати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення (пояснювальна записка на ім'я керівника організації). Відмова працівника давати пояснення не є перешкодою для застосування стягнення й оформляється актом із зазначенням присутніх при цьому свідків.

На підставі пояснювальної записки працівника керівник структурного підрозділу складає доповідну записку про порушення трудової дисципліни, підписує її та разом з пояснювальною запискою представляє керівнику організації.

Про стягнення повідомляється працівникові під розписку (стаття 149 КЗпП).

Накази про надання відпусток

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основна, додаткова, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати), загальне число календарних днів відпустки (зазначається за допомогою прийменника «на»), дату початку відпустки і термін відпустки (зазначається за допомогою прийменника «з» і «по»), за який період роботи її надано.

Накази про відрядження

У наказах про відрядження повинні зазначатися такі дані, як мета відрядження, пункт призначення (найменування організації, місто, країна -- якщо працівник відряджається за межі України), кількість днів відрядження (дні приїзду і від'їзду вважаються днями відрядження), період, на який відряджається працівник. Підставою для видання наказу про відряджання, як правило, є доповідна записка, що подається на ім'я керівника. У ній обґрунтовується необхідність відрядження, її термін тощо.

Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

особисті та особові документи працівників;

організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація. До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації -стадії: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організашйно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).