Е-лікарняні: документування, облік, відповідальність

Размещено на http://www.allbest.ru/

Полтавський державний аграрний університет

Е-лікарняні: документування, облік, відповідальність

Т.Б. Прийдак, к. е. н., доцент,

О.В. Лега, к. е. н., доцент

Л. В. Яловега, к. е. н., доцент

O.В. Сіренко, к. е. н., доцент кафедри бухгалтерського обліку та економічного контролю

P.В. Ліпський, к. е. н., доцент

Анотація

У статті розглянуто тенденції та особливості впровадження електронних медичних лікарняних, порядок його використання, обліку та порівняння з існуючими системами. Окреслено важливість медичного висновку про тимчасову непрацездатність, що видається медичною установою в порядку, визначеному законодавством. Встановлено значення інформаційного забезпечення Електронного реєстру листків непрацездатності з огляду на вхідні та вихідні потоки інформації. Наведено алгоритм розрахунку лікарняних з урахуванням страхового стажу та механізм виплати лікарняних листків. Приділено увагу особливостям нарахування та застосування штрафних санкцій при розрахунках соціального страхування.

Ключові слова: е-лікарняний, облік, оподаткування, Електронний реєстр листків непрацездатності, медичний висновок.

Abstract

E-SICK LEAVE: SOURCE DOCUMENTS, ACCOUNTING AND RESPONSIBILITY

T. Priydak, PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and Economic Control, Poltava State Agrarian University

O. Leha, PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and Economic Control, Poltava State Agrarian University

L. Yloveha, PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and Economic Control, Poltava State Agrarian University

O. Sirenko, PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and Economic Control, Poltava State Agrarian University

R. Lipskyi, PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Accounting and

Economic Control, Poltava State Agrarian University

The article describes the trends and peculiarities of implementing electronic medical certificates, how they are used, recorded and compared with existing systems. The importance of the medical certificate of temporary incapacity for work, which is issued by a medical institution in the manner prescribed by law, is highlighted. The importance of information support of the electronic register of certificates of incapacity for work was established, taking into account the input and output information flows. It is noted that e-sick leave is an electronic document, which is formed in the Electronic Register of the sick leave certificates of the Pension Fund of Ukraine based on the medical certificate of temporary incapacity for work (IHTC), issued by a doctor or decision of the trusteeship and guardianship authority. Since the introduction of e-sickness certificates in Ukraine, their appearance has changed considerably: the amount of information available for viewing has increased; there are additional markings and the statuses have changed. An innovation is the possibility to issue an e-hospitality certificate during an online appointment, without a personal visit to a medical institution. In this case the sick leave can be opened for 5 days. The conditions for not granting temporary incapacity for work allowance are noted: in case of temporary incapacity for work due to an illness or injury that occurred due to alcoholic, narcotic or toxic intoxication or actions related to such intoxication; for the period of an insured person's stay on unpaid leave, study leave, creative leave.

Describes the actions of the organisation's management in case an employee receives sick leave while on leave: 1) Postponement of the vacation. 2) Continuation of the vacation. The leave period continues by the number of days of the employee's incapacity for work. The amount of temporary disability allowance depending on the length of insurance service is considered. The algorithm of calculation of sick pay taking into account the insurance period and the mechanism of sick pay is given. Attention is paid to the peculiarities of accrual and application of penalties in the calculation of social insurance.

Keywords: E-hospital, accounting, taxation, electronic register of sick leaves, medical report.

Постановка проблеми

Оформлення та оплата лікарняних завжди були актуальними для кожного підприємства чи ФОП, де є наймані працівники. Це питання торкається не тільки сфери обліку та оподаткування, але й кадрового забезпечення та кадрового обліку. В умовах сучасного стрімкого розвитку ІТ- технологій та електронного документообігу щорічно в Україні запроваджуються нові системи електронного обліку для певних видів операцій або дій, що направлені на спрощення не тільки облікових процедур, але й забезпечення економії трудовитрат працівників, зайнятих у сфері обліку та оподаткування.

Із липня 2021 року в Україні розпочався перехід до використання е- лікарняних. Офіційно, починаючи з 1 вересня 2021 року, всі заклади охорони здоров'я перейшли на видачу електронних медичних висновків, на підставі яких на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (далі -- ПФУ) з'являються сформовані е-лікарняні [1]. Однак складність електронної системи зумовила перенесення терміну [2].

Аналіз останніх досліджень і публікацій

За офіційними даними, на початок січня 2022 року українці оформили близька 4,5 млн електронних лікарняних, що свідчить про перехід України на електронні лікарняні.

Разом із тим існує певна невизначеність самого процесу оформлення е- лікарняного, його правильного обліку та з'ясування наслідків недотримання особливостей його використання. Ряд експертів у сфері облікового забезпечення та оподаткування певним чином досліджують цю сферу, однак в умовах постійних змін законодавства вона потребує більш детального вивчення.

Мета статті полягає в систематизації та узагальненні інформації про особливості запровадження в Україні е-лікарняних.

Виклад основного матеріалу. Відзначимо, що е-лікарняний -- це електронний документ, що формується в Електронному реєстрі листків непрацездатності ПФУ на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність (далі -- МВТН), який видає лікар, або рішення органу опіки та піклування.

Якщо людина непрацездатна, то лікар формує медичний висновок у Реєстрі медичних висновків. Лікар, який встановив тимчасову непрацездатність пацієнта, має обов'язково створити йому МВТН. На створення лікарем МВТН не впливає ні офіційне працевлаштування людини, ні те, чи вона взагалі працює.

Медичний висновок про тимчасову непрацездатність засвідчує те, що людина є непрацездатною з медичного погляду. МВТН -- це документ, який засвідчує втрату працездатності з тієї чи іншої причини. Після підписання МВТН автоматично передається з електронної системи охорони здоров'я до Електронного реєстру листків непрацездатності. Інформацію про сформовані е- лікарняні для своїх працівників роботодавці відтепер можуть дізнатися в особистому кабінеті Електронного кабінету страхувальника (роботодавця) вебпорталу Електронних послуг Пенсійного фонду України. Листок непрацездатності, що був сформований на підставі медичного висновку, дата початку періоду дії якого відповідає або передує даті припинення трудових відносин (припинення підприємницької або іншої діяльності особи), продовжується до фактичного закінчення випадку тимчасової непрацездатності, без урахування факту зміни статусу застрахованої особи в Реєстрі зареєстрованих осіб.

Із початку впровадження в Україні електронних лікарняних їх вигляд набув значних змін: збільшився доступний для перегляду обсяг інформації, з'явились додаткові позначки та змінились різновиди статусів.

Унікальний номер листка непрацездатності генерується у такому форматі (19 знаків, враховуючи дефіси): ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х -- номер випадку непрацездатності - порядковий номер листка непрацездатності - номер його версії. Поступово, коли зростає кількість страхових випадків, номер е- лікарняного збільшується. Зазначимо, що є е-лікарняні, номер яких складається з 20 знаків, оскільки номер страхового випадку семизначний [3].

Номер випадку непрацездатності збігатиметься у всіх лікарняних, сформованих у межах одного страхового випадку. Він допоможе визначити, чи е-лікарняний є первинним чи продовженням. Порядковий номер листка непрацездатності -- це основна частина номера е-лікарняного, яка відрізняється в кожному листку непрацездатності. Номер версії позначається цифрою «1» при створенні нового листка та збільшується за порядком («2», «3» та далі) при внесенні кожної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку. Наприклад, якщо е-лікарняний закривають раніше передбаченого строку у зв'язку з одужанням або скорочують строк його дії через початок іншого страхового випадку. Зауважимо, що номер версії не пов'язаний із тим, чи є лікарняний продовженням.

Наразі важливим нововведенням є можливість виписати е-лікарняний під час онлайн-прийому, без особистого візиту пацієнта до медичного закладу. В цьому разі лікарняний може бути відкритий на 5 днів. Для продовження такого лікарняного необхідно знову записатися на онлайн-візит або прийти особисто у лікарню.

Особливістю е-лікарняних сумісників є те, що в їхніх роботодавців за сумісництвом відображається не е-лікарняний безпосередньо, а його цифрова копія. електронний медичний лікарняний непрацездатність

Вона відрізняється від оригінального документа порядковим номером копії, який додається до унікального номера е-лікарняного після знака крапки: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Якщо в працівника декілька роботодавців за сумісництвом, цифра після крапки буде зростати за порядком.

Зокрема, внесення до заяви номера е-лікарняного сумісника із урахуванням номера його копії (крапка та цифра після неї) призведе до помилки - таку заяву буде автоматично відхилено.

Номер копії не є складовою частиною унікального номера е-лікарняного, тож при формуванні заяви-розрахунку для працівників за сумісництвом необхідно вказувати номер їхнього лікарняного до знака крапки.

Починати призначення працівнику матеріального забезпечення і оформлення заяви-розрахунку можна з дати видачі е-лікарняного. Датою видачі для електронних листків непрацездатності вважається восьмий день після дати закриття, яка зазначена в документі. А для е-лікарняних у зв'язку з вагітністю та пологами -- восьмий день після дати відкриття.

Коли е-лікарняний змінить свій статус на «готово до сплати», комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства приймає е-документ для винесення рішення щодо надання матеріального забезпечення.

Строк розгляду документів і прийняття такого рішення - 10 календарних днів. Далі бухгалтерія розраховує суму матеріального забезпечення, формує за е-лікарняним заяву-розрахунок і передає її до Фонду соціального страхування України (далі - ФССУ) на оплату. На цей етап відведено не більше ніж 5 робочих днів [4].

Форми заяв-розрахунків однакові для електронних і паперових лікарняних, але подавати заявки щодо таких лікарняних до ФССУ потрібно окремо.

Заяву-розрахунок не можна подати через відповідний інтерфейс в електронному кабінеті страхувальника на порталі електронних послуг ПФУ - наразі він не має функціональної реалізації, а подані через нього заяви- розрахунки не передаються до органів ФССУ.

Щодо призначення працівнику матеріального забезпечення на підставі готового до сплати е-лікарняного, то тут є для підприємств певний термін, а саме 10 календарних днів із дня закінчення тимчасової непрацездатності. Наразі видавати е-лікарняні можуть: лікарі комунальних медичних закладів; лікарі приватних медичних закладів; лікарі - фізичні особи-підприємці [3].

Загалом слід зазначити, що електронний реєстр листків непрацездатності формують три держані органи: Пенсійний фонд України, Національна служба здоров'я України (далі - НСЗУ) та ФССУ (рис. 1).

Рис. 1. Інформаційне забезпечення Електронного реєстру листків непрацездатності

Джерело: розроблене авторами на підставі [5]

З появою е-лікарняного у медичному законодавстві з'явилося нове «медичний висновок», що по суті є аналогом причини непрацездатності за паперовим листком непрацездатності. У підпункті 9 п. 1 розділу ІІ Порядку № 1066 передбачено 10 категорій медичних висновків. Ці ж причини непрацездатності внесено до Порядку № 1234 [6]. Зауважимо, що 01.10.2021 р. набрали чинності зміни до вказаного Порядку, які були внесені наказом Міністерства охорони здоров'я «Про затвердження Змін до деяких нормативно- правових актів Міністерства охорони здоров'я України» від 28.09.2021 р. № 2086 [7].

Безпосередньо в е-лікарняному зазначається причина тимчасової непрацездатності, від якої залежить, зокрема, фінансування підприємства- страхувальника для виплати матеріального забезпечення застрахованим особам.

Під час дослідження питання оформлення е-лікарняних виявилось, що в організації цього процесу виникають певні помилки, спричинені, по-перше, відсутністю в Реєстрі застрахованих осіб громадянина, якому оформлюють е- лікарняний; по-друге, відсутністю страхувальника, що частіше за все пояснюється неуважністю введення даних при заповненні. Загальний механізм виплати лікарняних листків працівникові показаний на рис. 2.

страхування з тимчасової непрацездатності

Рис. 2. Схема виплати лікарняних працівнику

Джерело: розроблено автором на підставі [8]

Варто також зазначити такі умови ненадання допомоги по тимчасовій непрацездатності:

а) у разі тимчасової непрацездатності у зв'язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп'яніння або дій, пов'язаних із таким сп'янінням;

б) перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв'язку з навчанням.

У разі, якщо працівник оформив е-лікарняний під час відпустки, є два варіанти дій керівництва організації: 1) перенесення відпустки: працівник подає заяву з проханням перенесення частини відпустки, яку він не використав через тимчасову непрацездатність; 2) продовження відпустки: період відпустки продовжується на кількість днів непрацездатності працівника.

Порядок розрахунку е-лікарняних зберігся такий самий, як і при паперових, і залежить від розміру страхового стажу застрахованої особи (табл. 1).

Таблиця 1. Розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності залежно від страхового стажу

Джерело: [8]

Загалом же порядок розрахунку лікарняних можна представити таким чином (рис. 3):

Розглянемо ряд прикладів [3]. Приклад 1. Працівник хворів із 01.09. по 10.09.2021 р. (10 к. дн.). У розрахунковому періоді він хворів (з 1.12. по 8.12.2020 р., сума лікарняних 2000 грн), а також йому була надана щорічна відпустка (з 9.12-22.12) тривалістю 14 календарних днів з виплатою матеріальної допомоги на оздоровлення в розмірі 5000 грн. Фактично в грудні 2020 р. він відпрацював 6 днів. Також у грудні 2020 р. була нарахована премія (4000 грн). Загальний дохід, нарахований у розрахунковому періоді, становить 165 000 грн. Страховий стаж понад 8 років.

Порядок № 1266 не має особливостей включення разових виплат у разі, якщо місяць у розрахунковому періоді відпрацьований не повністю. Тому суму матеріальної допомоги та премії включають у розрахунок у повній сумі.

Рис. 3. Алгоритм розрахунку лікарняних

Джерело: розроблено авторами на підставі [9]

Середня заробітна плата становить: 165000 грн : 365 к. дн. = 452,05 грн.

Розрахуємо середню зарплату: (165000 - 2000) : (365 - 8) = 456,58 (грн), де 2000 - лікарняні; 8 - кількість днів тимчасової непрацездатності.

Сума лікарняних становить: 456,58 грн х 10 к. дн. = 4565,80 грн.

Приклад 2. Працівник хворів у вересні 2021 р. (10 к. дн.). Сукупна кількість календарних днів у розрахунковому періоді - 175 к. дн. Сукупний дохід у розрахунковому періоді - 41000 грн. Страховий стаж працівника 4 роки.

Середньоденна зарплата становить: 41000 грн : 175 к. дн. = 234,29 грн.

Розмір для середнього заробітку, який залежить від страхового стажу, становить 60 % (страховий стаж 4 роки). Денна заробітна плата становить: 234,29 х 60 % = 140,57 грн. Сума лікарняних: 140,57 грн х 10 к. дн. = 1405,70 грн.

Приклад 3. Працівник хворів з 2.09-6.09.2021 р. Розрахунковий період: вересень 2020 р. - серпень 2021 р. У розрахунковому періоді були такі коригування: у квітні 2021 р. донарахували зарплату за січень 2021 р. - 560 грн; у вересні 2021 р. донарахували зарплату за червень 2021 р. - 400 грн.

За загальним правилом, при розрахунку середньої зарплати за Порядком № 1266 усі виплати «прив'язуємо» до того місяця, в якому вони були фактично нараховані та відображені у Додатку 1 Податкового розрахунку. Саме тому суми коригувань зарплати (донарахування або сторнування) враховуємо в тих місяцях, у яких вони проведені та потрапили до бази нарахування ЄСВ [11].

Отже, до розрахунку середньої зарплати враховується сума, донарахована у квітні 2021 р. (560 грн), сума, донарахована у вересні 2021 р. (400 грн за червень 2021 року), не потрапить до виплат розрахункового періоду, бо вересень 2021 р. не входить до розрахункового періоду. Для обліку лікарняних використовують ряд рахунків (табл. 2).

Таблиця 2. Рахунки, що використовуються для обліку лікарняних

Джерело: складено авторами на підставі [12]

Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку в частині лікарняних представлено у табл. 3.

Таблиця 3. Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку в частині лікарняних

Зазначимо, що при використанні бюджетних коштів, до яких належать кошти ФССУ, згідно із законодавством України варто ставитися відповідально, адже існують певні штрафні санкції, що виникають при здійсненні таких розрахунків. Окреслимо ці порушення в табл. 4.

Таблиця 4. Розмір фінансових санкцій за порушення

Джерело: розроблено авторами на підставі [8]

Висновки

Отже, відзначимо, що е-лікарняні є одним із сучасних інформаційно-технічних засобів, спрямованих на поліпшення роботи системи соціального страхування в Україні загалом і його окремих суб'єктів - підприємств, організацій та ФОПів.

З огляду на ситуацію, що склалася наразі в Україні, питання повного переходу до використання е-лікарняних всіма підприємствами й установами дещо відтерміновано. Проте процес реформування триває та потребує належної уваги як з боку держаних органів, так і роботодавців. Загалом запровадження е- лікарняних, їх правильний облік та оподаткування залежать від якісного інформаційно-облікового забезпечення діяльності та співпраці ПФУ, ФССУ та НСЗУ.

Література

1. Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки: Наказ МОЗ України від 01 червня 2021 р. № 1066.

2. Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров'я України: Наказ МОЗ України від 28 серпня 2021 р. № 1836.

3. Бенько М. М., Кузьменко О. П., Шаповалова А. П. Облік, оподаткування та виплати по електронних лікарняних: вітчизняний та зарубіжний досвід. Інвестиції: практика та досвід. 2022. № 4. С. 26-31.

4. Пастернак М., Прокопчук І., Шарий Т. Електронні лікарняні - 2022.

5. Про затвердження Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності: Наказ МОЗ України від 17 червня 2021 р. № 1234.

6. Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров'я України: Наказ МОЗ України від 28 вересня 2021 р. № 2086. URL: https://zakon.rada.gov.ua/ (дата звернення: 26.06.2022).

7. Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування: Закон України від 23 вересня 1999 р. № 1105-XIV (зі змінами і доповненнями).

8. Алгоритм нарахування лікарняних та отримання фінансування від ФСС. Дебет-кредит. 2019.

9. Постернак М. Е-лікарняний під час відпустки - приклади нарахувань.

10. Щодо обчислення середньої заробітної плати для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням: Лист

11. Мінсоцполітики від 07 квітня 2016 р. № 101/18/99-16.

12. Онищенко О. Нарахування лікарняних проводки.

References

1. Ministry of Health of Ukraine (2021), ОМєг “Some issues of forming medical reports on temporary incapacity for work and conducting their examination”

2. Ministry of Health of Ukraine (2021), ОМєг “About the statement of Changes to some regulatory legal acts of the Ministry of Health of Ukraine”

3. Aliyev, T. (2021), “E-hospital from A to Ja”

4. Benko, M.M., Kuzmenko, O.P. and Shapovalova, A.P. (2022), “Accounting, taxation and payments for electronic hospitals: domestic and foreign experience”, Investments: practice and experience, vol. 4, pp. 26-31.

5. Pasternak, M., Prokopchuk, I. and Shary, T. (2022), “Electronic hospitals”

6. Ministry of Health of Ukraine (2022), Order “About the statement of the Order of issue (formation) of leaves of incapacity in the Electronic register of leaves of incapacity”

7. Ministry of Health of Ukraine (2021), Order “On approval of amendments to some regulations of the Ministry of Health of Ukraine”

8. Verkhovna Rada of Ukraine (1999), Law of Ukraine “On Compulsory State Social Insurance”

9. Debit credit (2019), “Algorithm for accrual of hospital and receiving funding from the FSS”

10. Posternak, M. (2021), “E-hospital during vacation - examples of charges”

11. Ministry of Social Policy (2016), Letter “On the calculation of the average wage for the calculation of payments for compulsory state social insurance”

12. Onishchenko, O. (2020), “Accrual of hospital postings”

Размещено на Allbest.ru