Факторы, влияющие на закупочную деятельность

Для разработки модели закупочной деятельности малого предприятия определим ключевые факторы, оказывающие влияние на процесс закупок. Факторы представлены в таблице 1.1 и промаркированы по способу получения, категории, группе и регулируемости. Рассмотрим расшифровку представленной маркировки.

По способу получения фактор может быть:

· Базовым (Б) - задаётся константой

· Вычисляемым (В) - задаётся формулой, использующей базовые или другие вычисляемые факторы

По категории факторы подразделяются на:

· Внутренние (внут) - те, которые оказывают влияние на процессы, происходящие внутри организации

· Внешние (внеш) - оказывают влияние на процессы вне организации

По группе каждый фактор классифицирован как:

· Временной (В) - влияет на длительность процессов, на сроки и задержки

· Товарный (Т) - влияет на количественные аспекты, на убывание или прирост, на минимальные и максимальные планки

· Денежный (Д) - влияет на денежные потоки, на прирост и отток денежных средств, на расходы и издержки

По степени регулируемости в рамках рассматриваемой модели:

· Высокая (В) - факторы, легко поддающиеся изменению на значительные величины, именно меняя эти факторы можно наиболее быстро получить результат

· Средняя (С) - фактор можно незначительно изменить, путём оптимизации процессов затратив

· Низкая (Н) - фактор практически не подаётся изменениям

Рассмотрим более подробно представленные в таблице факторы.

Таблица 1.1 - Классификация факторов в закупочной деятельности

Реальный спрос. Влияет на продажи и период заказа. В рамках этой модели подразумеваем, что спрос стабилен и полностью удовлетворяется хотя закладываем возможность нехватки складского запаса.

Продажи = ЕСЛИ (Запасы на складе >= Реальный спрос) ТО (Реальный спрос) ИНАЧЕ (Реальный спрос - Запасы на складе)

Полностью соответствуют реальному спросу. От уровня продаж зависит наполненность склада и соответственно частота анализа и заказа продукции.

Запасы на складе = Запасы на складе на предыдущей итерации - Продажи + Поступление товара

закупочная деятельность складской хранение

Уровень складских запасов используется для анализа необходимости заказа, а также влияет на издержки. Чем больше ТМЦ на складе, тем больше расходы на хранение (аренда площадей, оплата работы складского персонала, более весомые ты на учёт ассортимента). Так же помимо трат на хранение возникает упущенная выгода или траты на заморозку денежных средств. Наши деньги «лежат» на складе, и мы не можем их использовать. Противопоставлен подобному использованию денег их вклад под депозитный процент в банке. Деньги так же будут лежать, но уже принося доход.

Стоимость хранения единицы продукции. Базовый параметр. Рассчитывается индивидуально для каждого вида товара, сильно влияет на издержки при моделировании.

Расходы на хранение = Запасы на складе * Стоимость хранения ед. продукции

Анализ необходимости заказа. Сравнивает уровень запасов ТМЦ на складе с минимальным неснижаемым остатком и временем доставки. Сигнализирует о необходимости дозаказа, как только уровень запасов становится равным минимальному запасу + запасу необходимому для обеспечения работы организации на время ожидания доставки от поставщика в соответствии с прогнозируемым спросом.

Прогнозируемый спрос. Высчитывается на основании фактического спроса прошлого периода. В рамках этой модели рассматривается ситуация стабильного спроса в связи с чем прогнозируемый спрос принимается равным фактическому.

Минимальный запас = Прогнозируемый спрос * на кратность минимального запаса

Запас ниже которого мы не хотим опускаться. В идеальных Q-моделях запас часто снижается до нуля и в этот же момент восполняется. В реальности, ни одна организация не может себе позволить такого подхода, даже TOYOTA со своим подходом точно вовремя имеет резервный, страховочный запас. Тем самым организация создаёт себе подстраховку на случай непредвиденных обстоятельств, таких как задержка отгрузки и поставки или непредвиденный всплеск спроса. В данной модели будет рассматриваться вариант с приемлемым минимальным запасом около месяца.

Максимальный запас = Прогнозируемый спрос * на кратность максимального запаса

Один из наиболее значимых факторов при построении модели. При сохранении минимального уровня запаса и изменении максимального будет меняться множество зависимых факторов, таких как, периодичность заказа, объём партии, затраты на размещения заказа, затраты на доставку, заморозка денежных средств и так далее. При каждом уровне максимального запаса будут свои суммарные издержки. Именно при переборе разных максимальных запасов (вернее кратностей) и получения значения издержек достигается построение графика.

Периодичность заказа = Кратность максимального запаса - Кратность минимального запаса + Дискретность операций

Базовый расчётный фактор. Выводится на график на оси Х. В его формулу добавляется дискретность операций с целью компенсировать погрешность расчёта. На графике можно видеть при какой периодичности заказа достигаются наименьшие суммарные затраты на хранение, размещение заказа, доставку и заморозку денежных средств.

Статус заказа = ЕСЛИ (Заказ был размещён на предыдущей операции) ТО (Рассчитываем срок за который заказ будет обработан и доставлен) ИНАЧЕ (ЕСЛИ (Предыдущий статус заказа не 0) ТО (Уменьшаем текущий статус заказа на единицу) ИНАЧЕ (Статус заказа = 0))

Статус заказа - это своего рода обратный отсчёт до получения заказа. При первичном расчёте он учитывает время обработки заявки поставщиком и время доставки и на основании этих факторов с учётом дискретности операций рассчитывает количество шагов через которое товар поступит на склад. На последующих шагах статус заказа отслеживает ход доставки и поступление заказа, уменьшая статус до тех пор, пока товар не будет принят на склад. Если в ожидании нет заказов, то статус заказа равен нулю.

Заказ (Количество заказанной продукции) = ЕСЛИ (Пришло время заказа) ТО (Спрос * Кратность максимального остатка - Остаток продукции на складе + Прогнозируемый спрос * (Время обработки заказа поставщиком + Время Доставки)) ИНАЧЕ (Ничего не заказываем)

Определяет количество продукции необходимой для пополнения продукции на складе до максимального установленного запаса с учётом расхода продукции в соответствии со спросом во время обработки заказа поставщиком и доставки транспортной компанией. Влияем на заморозку денежных средств и активно используется во время анализа. Является фактором с высокой степенью регулируемости.

Время анализа и заказа поставщику. Базовый фактор. Задаётся в начальных условиях. В дальнейшем совместно со стоимостью нормо-часа участвует в расчётах издержек. Обозначает время, затрачиваемое сотрудниками отдела закупок на то чтобы проанализировать сколько осталось товара на складе, какой был спрос за предыдущие базовые периоды, ожидаются ли какие-то перемены в спросе в будущем, какие могут быть проблемы с доставкой, другие форс-мажорные обстоятельства, например, временные ограничения на ввоз того или иного вида продукции в связи с масштабными событиями. Данный фактор относится к факторам со средней регулируемостью. В теории мы можем менять его значение путём оптимизации бизнес процессов, но в данной работе принимаем его за константу.

Стоимость нормо-часа. Базовый фактор. Зависит от степени квалификации сотрудника отдела закупок. Принимаем его равным 1000 рублей.

Расходы на анализ и заказ = Время анализа и заказа поставщику * Стоимость нормо-часа

Время обработки заказа поставщиком. Базовый фактор. С низкой степенью регулируемости. Хотя в теории мы можем очень незначительно на него влиять, подготавливая часть работы за поставщика или налаживая с ним отношение получать особую лояльность. В рамках этой работы время обработки может меняться от одного вида изделий к другому. Так, например, серийная «мелочёвка» может обрабатываться быстро, вплоть до автоматизированного отправления счёта, а уникальные изделия, требующие дополнительного анализа, расчёта и контроля со стороны поставщика и возможно дополнительного согласования с заказчиком, напротив могут обрабатывать несколько дней или даже недель.

Время доставки. Так же является одним из начальных условий и меняется в зависимости от типа изделий, удалённости поставщика или нашей компании, количества партии и так далее.

Стоимость доставки единицы продукции. Индивидуальна для каждого изделия, зависит от его габаритов, веса, класса опасности, хрупкости и прочих факторов. Рассчитывается на основании тарифов транспортных компаний.

Минимальная стоимость доставки. В расчёте используется только, если стоимость доставки единицы продукции умноженное на количество партии не превышает минимальные стоимость доставки. Взымается транспортными компаниями за малые партии товара. Так же может быть использована при доставке объёмных или ответственных грузов, требующих жёсткой фиксации. Когда нужно заказывать отдельную грузовую машину и платить за вызов вне зависимости от её заполнения.

Расходы на доставку = ЕСЛИ (Кол-во заказанной продукции * стоимость доставки ед. продукции >= минимальной стоимости доставки) ТО (Кол-во заказанной продукции * стоимость доставки ед. продукции) ИНАЧЕ (Минимальная стоимость доставки)

Зависят от количества заказываемой продукции и соответственно периодичности заказа, от выбранной транспортной копании и её тарифов. От характера груза.

Закупочная стоимость единицы продукции. Базовый фактор, задаётся в начальных условиях. Подвержен изменениям от одного вида продукции к другому. Зависит от отношений с поставщиком. Кто-то готов предоставлять скидки, кто-то продаёт только по розничной цене. Для многих поставщиком с которыми у организации налаженные партнёрские отношения стоимость единицы изделия фиксированная, не зависит от размера отгружаемой партии за раз, а завязана общем годовом объёме приобретаемым покупателем.

Стоимость продукции на складе = Запасы на складе * Стоимость единицы продукции.

Это те денежные средства, которые организации выложила в торговую и производственную деятельность и которые «ждут» пока из вернут обратно в оборот. Помимо того, что эти деньги ещё не принесли прибыль, но уже не могут быть потрачены (они уже выведены из оборота), процент от этих денег считается упущенной выгодой, так как они сняты с депозитного счёта в банке.

Стоимость заказанной продукции = Кол-во заказанной продукции * Стоимость единицы продукции

Данный фактор практически полностью соответствует предыдущему, то есть стоимости продукции на складе, лишь за тем исключением, что эти средства уже выведены из оборота после оплаты заказа, но ещё не «легли» на склад и соответственно не учитываются в предыдущем факторе.

Депозитная ставка банка. Постоянная величина, на которую мы практически не можем влиять. Устанавливается банками. В контексте данной работы рекомендуется принять среднее значение депозитной ставки значение депозитной ставки, а именно 5% (пять процентов). Если предприятие имеет свободные денежные активы, оно имеет право хранить их в банке и получать доходность с этих денег.

Расходы на заморозку денежных средств = (Стоимость заказанной продукции + Стоимость продукции на складе) * Депозитную ставку банка

Это расходы, которые организация несёт по причине того, что часть денег выведена из депозитного счёта банка. Чем больше периодичность заказа. Тем больше размер запаса ТМЦ на складе, тем больше расход на заморозку денежных средств. Графическая модель перечисленных факторов представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Модель закупочной деятельности

Размещено на Allbest.ru