Система інформаційного забезпечення аналізу закупівель за державні кошти

Размещено на http://www.allbest.ru/

Київський національний торговельно-економічний університет

СИСТЕМА ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АНАЛІЗУ ЗАКУПІВЕЛЬ ЗА ДЕРЖАВНІ КОШТИ

Міняйло В.П., кафедра

фінансового аналізу і контролю

Анотація

У статті досліджено інформаційне забезпечення аналізу закупівель за державні кошти, визначено джерела ризиків, які можуть виникати при отриманні та обробці інформації. Визначено принципи створення системи інформаційного забезпечення аналізу.

Ключові слова: інформація, система інформаційного забезпечення, закупівля.

Annotation

Minyaylo V. INFORMATION SUPPORT ANALYSIS PUBLIC PROCUREMENT

In the article the informative providing of analysis of purchases is investigational for state facilities, the sources of risks, which can arise up at a receipt and treatment of information, are certain. Principles of creation of the system of the informative providing of analysis are certain.

Keywords: information system providing information, purchase.

Аннотация

Миняйло В.П. СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АНАЛИЗА ЗАКУПОК ЗА ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СРЕДСТВА

В статье исследовано информационное обеспечение анализа закупок за государственные средства, определены источники рисков, которые могут возникать при получении и обработке информации. Определены принципы создания системы информационного обеспечения анализа.

Ключевые слова: информация, система информационного обеспечения, закупка.

Постановка проблеми у загальному вигляді і її зв'язок з важливими науковими та практичними завданнями

Сучасні підприємства та установи потребують гнучких систем оцінки й аналізу діяльності як своїх підрозділів, так і підприємства в цілому. Основою аналізу діяльності бюджетної установи є система економічної інформації. Глибокий та всебічний аналіз, який є базою для здійснення ефективного управління підприємством, може бути проведений тільки за наявності необхідних початкових даних і лише за умови, що ці дані надходять своєчасно й із достатньою повнотою характеризують аналітичний процес. Інакше кажучи, для ефективного управління підприємством потрібне відповідне інформаційне забезпечення, яке є базою прийняття управлінських рішень. Вся інформація, яка надходить на підприємство формується у єдину систему, зміст якої полягає у створенні єдиного інформаційного фонду, систематизації та уніфікації показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо.

Аналіз останніх досліджень, у яких започатковано вирішення проблеми

Проблеми інформаційного забезпечення процесу управління на підприємствах вивчалися багатьма вченими. Зокрема, Мних Є.В., М.Г. Чумаченко, М.П Денисенко, І.В. Колос, Н.С. Барабаш, М.Т. Білуха, Р.О. Костирко, Г.Г. Кірейцев, Г.В. Савицька та ін. Водночас недостатньо дослідженим залишається питання формування інформаційного забезпечення аналізу закупівель за державні кошти.

Цілі статті

інформаційний забезпечення закупівля державний

Метою статті є висвітлення значення інформаційного забезпечення аналізу закупівель за державні кошти. Досягнення цієї мети здійснюється за рахунок розв'язання таких завдань:

- визначення суті та класифікації інформаційного забезпечення аналізу закупівель за державні кошти;

- розгляд характеру зв'язків між складовими системи інформаційного забезпечення;

- визначення джерел ризиків інформаційного забезпечення;

Виклад основного матеріалу дослідження з повним обґрунтуванням отриманих наукових результатів

Для ефективної діяльності установ чи підприємств потрібна інформація про кількість ресурсів, способи їхнього фінансування та результати їхнього використання. Інформації також потребують і зовнішні користувачі, тобто люди які не пов'язані з діяльністю установи чи підприємства. Вони також мають бажання мати уявлення про діяльність підприємства. На жаль, часто одна і та сама інформація формується по-різному на запит різних контролюючих органів, на вимогу внутрішнього аудиту, для менеджменту тощо [6].

Інформаційний аспект аналізу закупівель є системою обробки інформації, що складається з наступних частин: підсистема збору і сортування інформації, підсистема зберігання інформації, підсистема пошуку, підсистема аналізу інформації. Система обробки інформації є базисом для створення інформаційного механізму закупівель і дозволяє оперативно реагувати на зміни в юридичних основах і фіскальному середовищі, прогнозувати і планувати необхідний обсяг закупівель, створювати реєстр учасників торгів та ін. Для створення такої інформаційної бази потрібне певне інформаційне забезпечення. Так, М.Г. Чумаченко [1] вважає, що поняття «інформаційного забезпечення» виникло у зв'язку з розвитком автоматизованих систем управління, Є.В. Мних [2] використовує поняття інформаційної бази економічного аналізу. М.П. Денисенко з І.В. Колосом [7], виділяють три складові в системі інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень: інформаційні ресурси, інформаційні технології, технічні засоби та програмне забезпечення. Під інформаційним забезпеченням підприємства розуміють сукупність даних, організацію їх ведення, обробку, збереження та накопичення, пошуку, а також поширення в межах компетенції зацікавленим особам у зручному для них вигляді.

Таким чином, одні науковці під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність інформації (інформаційну базу), а інші - систему, в яку, крім інформаційної бази, входять і інші складові (технічні засоби та програмне забезпечення, інформаційні технології, методичні інструктивні матеріали). На нашу думку інформаційне забезпечення аналізу слід розглядати як систему своєчасного отримання, повної обробки, збереження та захисту необхідних даних, які необхідні для аналізу діяльності підприємства.

Система економічної інформації посідає проміжне місце між господарською діяльністю бюджетної установи, в середині якої зароджується економічна інформація, та процесами управління (управлінська система), де інформація фіксується, переробляється і використовується з метою підвищення ефективності господарювання установою [3]. Система повинна ґрунтуватись на якісній інформації, адже тільки тоді з'являється можливість адекватної оцінки ситуації та ухвалення ефективних оперативних і стратегічних рішень. Зазвичай вважають, що інформація якісна, якщо вона відповідає таким вимогам [8]:

1. Достовірність. Недостовірна інформація призводить до викривлення інформаційної моделі підприємства, а рішення, що базуються на такій моделі, призводять до неправильних дій і прямих збитків.

2. Точність. На відміну від достовірності фіксує не факт події, а її характеристику: наприклад, для того щоб перерахувати кошти контрагенту, недостатньо достовірно знати, що від нього надійшов товар, потрібно точно знати, яка саме кількість надійшла.

3. Актуальність. Інформація має містити відомості, дійсні у момент її використання.

4. Доступність за запитом. Це одна з найважливіших властивостей якісної інформації. Якщо час очікування підготовки інформації (узагальнення і обробки даних) дуже великий, вона може втратити свою актуальність.

5. Зручна форма представлення. Недостатньо оброблена, погано структурована або представлена в незручному для сприйняття виді інформація може істотно уповільнити процес ухвалення рішень, а крім цього ще й залучити управлінський персонал в процес переробки інформації, що не є їхньою роботою і зазвичай виконується менш кваліфікованим персоналом.

Призначення системи інформаційного забезпечення аналізу закупівель полягає в наданні її користувачам даних, що забезпечують прийняття обґрунтованих та ефективних рішень.

Для потреб аналізу інформаційне забезпечення державних закупівель доцільно розглядати як елемент усієї інформаційної системи, поряд з організацією та методичним забезпеченням. У такому розумінні інформаційне забезпечення буде повністю тотожне поняттю «інформаційна база», під якою потрібно розуміти інформаційні джерела. Інформаційною базою аналізу закупівель за державні кошти є сукупність джерел інформації, дані яких використовуються під час його проведення. Від того, наскільки правильно вона сформована, своєчасно поповнюється й оновлюється, від достовірності та надійності її даних багато в чому залежить ефективність аналізу. Таким чином під системою інформаційного забезпечення аналізу закупівель слід розуміти накопичення відомостей про них, їх осмислення і розкладання на частини процедури з метою вирішення певних задач. Ця система визначається як сукупність документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень, щодо обсягів, розміщення й форм існування інформації, яка використовується під час функціонування на об'єкті управління [4].

Таким чином все інформаційне забезпечення аналізу державних закупівель з метою його детального дослідження пропонуємо поділити на такі групи: нормативно-довідкову; методичну; обліково-аналітичну. Нормативно-довідкова інформація об'єднує законодавчі акти, нормативи урядових і виконавчих структур, норми, нормативи, ліміти та інші регламенти господарських операцій. Під час аналітичного процесу слід враховувати зміни та поправки у нормативній базі, оскільки законодавство у сфері державних закупівель постійно вдосконалюється. Джерелами внутрішньої інформації є: фінансові плани, інвестиційні проекти, кошториси. Планова інформація формується безпосередньо бюджетною установою, виходячи з вимог чинного законодавства та відповідних директивних документів. Основними джерелами фактографічної інформації є дані бухгалтерського та статистичного обліку. Правова, нормативна, довідкова інформація використовується для оцінки і контролю відповідності результатів діяльності чинному законодавству, нормативним документам тощо. Особливу увагу при аналізі закупівель звертають на конкурсну документацію, яка розробляється держзамовником для кожного конкретного випадку торгів окремо і поділяється на:

- основну документацію - це документи, що визначають порядок проведення закупівлі і обов'язки для замовника і учасників.

- допоміжну документацію - це всілякі документи, що створюються замовником і постачальниками-учасниками торгів, які регулюють окремі етапи закупівлі та присвячені окремим питанням процедури закупівлі.

- зовнішню документацію - це документи, якими офіційно обмінюються замовник і постачальник-учасники конкурсних закупівель.

- внутрішню документацію - це документи, які обертаються тільки серед учасників торгів: фахівців замовника або постачальника.

Інформаційне забезпечення державних закупівель зображено у моделі взаємозв'язку документів за трьома рівнями [9] (рис. 1).

Ця модель дозволяє визначити порядок розробки документів, тобто встановлює необхідність звертати найпильнішу увагу на повноту і несуперечність документації нижнього рівня документам, які належать до вищого рівня.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1 Модель взаємозв'язку документів

Основною задачею економічного аналізу закупівель за державні кошти є об'єктивна оцінка забезпеченості установи матеріальними ресурсами, визначення досягнутих результатів, а також розробка організаційно-економічних заходів щодо підвищення ефективності використання бюджетних ресурсів. Одним з головних факторів для вирішення цих задач є необхідність існування повної, достовірної, об'єктивної та значимої інформації.

Об'єм інформації щодо здійснення державних закупівель досить значний, тому існують певні ризики, які можуть виникати при її отриманні та обробці. Джерелами інформаційного ризику можуть бути: 1) неоперативне реагування на зміни законодавства; 2) офіційна документація підприємства, оскільки вона може містити помилки, випадково чи навмисне викривлену інформацію; 3) відсутність в конкурсній документації всіх кваліфікаційних вимог; 4) ризик подання контрагентами недостовірної інформації про свій фінансовий стан; 5)ризик при укладанні договору та ін. Для уникнення даних ризиків слід по-перше, сформувати інформаційну базу на основі таких принципів, як актуальність, достовірність, надійність, цілеспрямованість та інформаційна єдність даних, повнота відображення змісту, зрозумілість; по-друге, використовувати не один, а декілька надійних інформаційних джерел для підвищення якості інформаційного забезпечення; по-третє, використовувати додаткову інформацію у разі недостатньої наявної для прийняття обґрунтованих рішень; по-четверте, широко використовувати сучасні інформаційні технології при обробці інформації.

Для того, щоб інформаційне забезпечення було своєчасним та ефективним, необхідно розробити комп'ютерну інформаційну систему. Аналіз державних закупівель в сучасних інформаційних системах допомагає та полегшує роботу працівників, які відповідають за проведення аналітичної роботи та реалізовує такі їх функції [5]:

- внесення в базу даних інформацію про закупівлю товарів згідно з документами бухгалтерського обліку;

- внесення в базу даних інформацію про рух товарів від постачальника на склад згідно з документами управлінського обліку;

- пошук нових та потенційних постачальників товарів, робіт та послуг;

- ведення комерційних переговорів з постачальниками товарів, робіт та послуг;

- аналіз дебіторської заборгованості в розрахунках з постачальниками товарів, робіт та послуг,;

- аналіз конкурентного середовища торговельного підприємства;

- аналіз ринку товарів, робіт та послуг;

- укладання договорів з постачальниками на постачання товарів, робіт та послуг;

- контроль виконання постачальниками товарів договірних зобов'язань в об'ємі, асортименті, термінах, якості та відповідності цін товарів договірним;

- розрахунок собівартості товарів, робіт та послуг;

- аналіз товарних запасів, робіт та послуг;

- оптимізація витрат із закупівлі товарів, робіт та послуг.

Методика аналізу на базі сучасних інформаційних технологій і систем може задовольнити вимоги комплексності, системності, оперативності, точності пізнання досліджуваного об'єкта, тенденцій і закономірностей його зміни. На сучасному ринку програмних продуктів є велика кількість програм, які реалізують функції аналізу. Поряд із загальними обліковими програмами «1С: Бухгалтерія 7.7», «Акцент-бухгалтерія», все більшого поширення набувають обліково-аналітичні програми «Бест-Аналіз», «Галактика», «Форт: Аналітик».

Висновки

Ефективність функціонування підприємства визначається кістю управлінських рішень, які приймаються на різних рівнях управління та стосуються різних сфер функціонування установи. Такі рішення повинні бути обґрунтовані та спрямовуватись на ліквідацію існуючих проблем. Система інформаційного забезпечення аналізу закупівель за державні кошти є одним із компонентів загальної інформаційної системи підприємства. Вона повинна забезпечувати відповідні підрозділи установи повною та достовірною інформацією про господарські зв'язки із зовнішнім середовищем. Надходження цієї інформації можливе за умови впровадження наукових методів управління, створення інформаційних систем, зокрема, за допомогою сучасних інформаційних технологій.

Список використаних джерел

1. М. А. Болюх, В. З. Бурчевський, М. І. Горбатюк та ін. Економічний аналіз: навчальний посібник / ; За ред. акад. НАНУ, проф. М. Г. Чумаченка. Вид. 2-ге, перероб. і доп. К.: КНЕУ, 2003. 556 с.

2. Є.В. Мних Фінансовий аналіз: навч.посіб./ Є.В. Мних, Н.С. Барабаш.-К.: КНТЕУ, 2010. - 412с.

3. К.О. Назарова, Т.А. Кумченко Аналіз діяльності бюджетних установ: Навч. посіб./За заг.ред. Г.О. Кравченко.- К.:КНТЕУ, 2006. - 209с.

4. М.Г. Тведохліб Інформаційне забезпечення менеджменту: навч. посіб./ М.Г.Тведохліб.- Вид. 2-ге, доп. та перероб. - К.: КНЕУ, 2002. - 224с.

5. Е. Бузукова Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице / под.ред. С. Сысоевой. СПб.: Изд-во "Питер", 2009. 432 с.

6. Г.Г.Кірейцев, В.А.Нехай Обліково-аналітична система сільськогосподарського підприємства в умовах антикризового управління// Вісник Національного університету «Львівська політехніка» №647.

7. М. П.Денисенко. Інформаційне забезпечення ефективного управління підприємством / М. П. Денисенко, І. В. Колос // Економіка та держава. 2006. №7. С. 19 - 24.

8. І.Р.Бузько, Є.С. Твердохлєб. Принципи інформаційного забезпечення діяльності підприємства. ВІСНИК Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля № 10 (128) 2008 частина 2
науковий журнал. 5 ст.

9. В.Карасьова, О.Шейко. Документальне забезпечення закупівель // Державні закупівлі України. 2007. №7. С. 12-14

Размещено на Allbest.ru