Размещено на http://www.allbest.ru/

ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ ЗАКУПОК КАК СРЕДСТВО СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ И ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Новосёлова А.Д.

Институт управления бизнес-процессами и экономики

Красноярск, Россия

Контроллинг обеспечения ресурсами - один из самых эффективных методов сокращения затрат, в котором заинтересованно абсолютно каждое предприятие. Целью данного вида контроллинга является обеспечение надежного процесса закупок материалов удовлетворительного качества по цене не выше рыночной. Сфера закупок заключается не только в определении потребности в материальных ресурсах и поиске потенциальных поставщиков, но и в оценке поставщика и предоставляемых им товаров и услуг, а также выбор метода закупки и определение приемлемой цены.

Практика последних лет показывает, что довольно часто функцию контроля закупок возлагают на планово-экономический отдел, или создают специализированное структурное подразделение, в случае крупных организаций, холдингов.

Задачами такого отдела становятся:

? поиск поставщиков;

? мониторинг цен поставщиков;

? подача коммерческого предложения потенциальным поставщикам;

? осуществление переговоров с поставщиком и обсуждение условий поставок и т.д.

Однако стоит учесть, что на реализацию всех этих задач уходит значительное количество времени. Более того, поставщики не всегда быстро реагируют на запросы, либо цены на некоторые товары меняются слишком часто, из-за чего информация, полученная ранее от поставщика по интересующим нас товарам, работам или услугам, теряет свою актуальность. Все это затягивает процесс закупок и соответственно негативно сказывается на деятельности компании в целом.

Таким образом, правильная организация процесса закупок - основа эффективной деятельности и конкурентоспособности организации. Более того, значительная доля расходов предприятия (примерно 60-70%) приходится именно на снабжение, поэтому любое, даже незначительное улучшение в области закупок может принести значительные выгоды.

Возможным вариантом улучшения контроллинга обеспечения ресурсами является внедрение информационных технологий, автоматизирующих процесс проведения закупок. В последние года чаще всего используются системы электронных закупок, позволяющих обеспечить полноценное аналитическое, а также методологическое сопровождение различных стадий процесса закупок.

Эффективность таких систем существенна. Использование системы электронных закупок позволяет:

? повысить прозрачность проведения закупок и увеличить их эффективность, за счет исключения ошибок, связанных с человеческим фактором;

? сократить время организации проведения всех этапов закупок;

? упорядочить внутренний документооборот по заявкам, создать архив заявок;

? возможность удобного сопоставления, поиска расчетов по заявкам;

? осуществлять построение полноценного бизнес-процесса закупок, включающий в себя этапы заявка подразделения, формирование плана закупок, заказ поставщику (рисунок 1).

Рисунок 1 - Алгоритм проведения закупок

В настоящее время электронные системы закупок не только позволяют размещать коммерческие предложения, но и проводить электронные тендеры, а также электронные закупки способом торгов на понижение и запросов ценовых предложений.

Таким образом, применение электронных систем закупок позволяет полностью автоматизировать процесс контроллинга обеспечения ресурсами и создать единую базу информации, а также исключить обеспечение неактуальной информацией, как поставщиков, так и заказчика. Рынок IT-технологий в сфере управления закупками непрерывно развивается, поэтому на сегодняшний день организации могут найти для себя подходящее решение, в зависимости от поставленных ими задач.

контроллинг закупка автоматизация информация

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1 Закупка товаров [Электронный ресурс]: - Режим доступа:

http://www.grandars.ru/college/biznes/zakupka-tovarov.html

2 Электронные закупки [Электронный ресурс]: - Режим доступа :

http://tfig.itcilo.org/RUS/contents/e-purchasing.htm

3 Митьковская И. В. Понятие и сущность контрактной системы в сфере закупок // Современные научные исследования и инновации. - 2014. - №10. [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2014/10/3959

Размещено на Allbest.ru