Сучасні погляди на проблему уніфікації та стандартизації торговельної документації

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 006.72:658.6

Сучасні погляди на проблему уніфікації та стандартизації торговельної документації

О.В. Дроздова

Анотація

торговельний документація електронний стандартизація

Досліджується питання уніфікації торговельної документації, висвітлюються проблеми стандартизації в торговельній галузі, аналізуються чинні стандарти в електронній торгівлі.

Ключові слова: торговельна документація, класифікація, уніфікація, стандартизація, електронна торгівля.

Аннотация

Исследуются вопросы унификации торговой документации, освещаются проблемы стандартизации в торговой отрасли, анализируются действующие стандарты в электронной торговле.

Ключевые слова: торговые документы, классификация, унификация, стандартизация, электронная торговля.

Управління суспільством, торговельною галуззю зокрема -- процес отримання і передачі інформації. Переважна частина використаної в управлінні інформації фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки матеріальними носіями фіксованої інформації є торговельна документація. Велике значення для створення торгових документів має їх уніфікація -- визначення єдиного комплексу класифікаційної характеристики для аналогічних управлінських ситуацій, розроблення єдиних форм документів і правил їх складання -- стандартів. Це потребує вироблення спільних підходів до створення і обробки масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття й виконання управлінських рішень.

Тому одним із головних напрямів удосконалення документування сучасних торговельних установ є класифікація та уніфікація документів як процесу узгодження різноманітних показників до відповідності за певними критеріями. Зазначене зумовлює актуальність дослідження.

Ця тема залишається предметом дискусій вітчизняних докумен- тознавців, практиків протягом тривалого часу. Аналіз літератури свідчить про постійне зацікавлення вчених цією проблемою, що зумовлює необхідність та актуальність подальших досліджень у цьому напрямі.

Науковці по-різному трактують класифікацію документів. Як зазначає професор С. Г. Кулешов, проблема розроблення класифікації систем документації остаточно не вирішені. Для систем документації характерні не тільки взаємозв'язок, але й взаємопроникнення.

Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності.

Поділ систем документації, запропонований науковцем: базові, інфраструктурі та дисциплінарні. Базовими системами документації дослідник називає системи документації, що утворилися в результаті функціонування «базових» сфер суспільства (економіка, політика, культура). До блоку цих систем документації належать: наукова, виробничо-експлуатаційна, навчальна, економічна, громадсько-політична, судова, законодавча, військово-оборонна, цивільно-реєстраційна документація, документація органів внутрішніх справ країни, групи інфраструктурних систем документації: управлінська, нормативна, інформаційна. Системи документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і за змістом відповідають певній науковій галузі знань, визначаються як «дисциплінарні» [1].

Професор Г. М. Швецова-Водка в навчальних посібниках «Типологія документів» та «Типологія книги» зазначає, що класифікація документів може здійснюватися за різними ознаками, серед яких вона виокремлюєтакі:що характеризують матеріальний носій документа; що характеризують знакову систему запису інформації; за іншими ознаками [2, 3].

Дуже докладно з цієї проблематики подала характеристику професор В.В.Безрабко у науковій праці «Класифікація документів: здобутки і нагальні завдання сьогодення», в якій опрацювано й упорядковано погляди на класифікацію документів видатних українських документознавців [4].

Відомий науковець Н. М. Кушнаренко сформулювала певні вимоги до класифікації, серед яких: дотримання при поділі документів однієї ознаки, повнота переліку видів, неперемежування, інваріантність пропонованих видів документів тощо [5].

Детальнопроаналізував розроблені українськими та російськими документознавцями класифікації документів з електронними носіями інформації Ю. С. Ковтанюку науковій публікації «Класифікація документів з електронними носіями інформації»[6]. Заслуговують на увагу класифікаційні схеми, запропоновані В. В. Рудюком [7], чотири блоки ознак класифікації електронних документів російського документознавця О. Ю. Єлісіної [8] та ін.

Мета статті -- визначити рівень дослідження питання уніфікації та стандартизації торговельної документації, вивчити нормативні документи, стандарти, які нині функціонують у торговельній галузі.

Розглянемо теоретико-методологічні основи класифікації торговельної документації. Класифікація документів -- це поділ їх на класи за найзагальнішими ознаками подібності та відмінностями. Класифікація -- важливий засіб у процесах обробки торговельної інформації, яка характеризується великими обсягами, різноманітністю та відмінністю інтересів користувачів до одних і тих самих даних в документних потоках. Відмінність інтересів користувачів визначається ознаками, які є основними критеріями для класифікації.

Об'єктом класифікації і стандартизації в торговельній галузі є торговельна документація, яка створюється, опрацьовується, використовується і зберігається у торговельних установах і організаціях.

Метою класифікації цих документів є:

• зменшення кількості документів, які використовуються в їх діяльності;

• типізація їх форм;

• зниження трудомісткості їх обробки як основи спільності або суміжності функцій управління;

• використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання торговельної документації.

Класифікація як метод удосконалення документування для забезпечення торговельних процесів передбачає локальну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації означених документів належать розробка, апробація і використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу.

Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи, наприклад:

комплексна уніфікація -- це:

• державна відповідно до якої уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних, доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98). Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функціонує в масштабі країни;

• галузева, що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов'язкового використання установами, підприємствами та організаціями в межах цієї галузі;

• міжнародна -- міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення їх результатом є міжнародний стандарт (наприклад, ISO 15489-2201. Інформація та документація. Управління документацією).

Для вирішення більшості управлінських завдань торгівлі недостатньо використання окремих форм документів, необхідно основуватись на систему торговельних документів, щоперебувають у взаємному зв'язку. Незважаючи на відмінності між ними, зумовлені галузевою специфікою, результативність цієї діяльності визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різної торговельної документації у межах галузі чи економіки країни загалом.

Таким чином, ключовою проблемою класифікації торговельної документації є правильний вибір галузевих пріоритетів, на досягнення яких повинна працювати торговельна документація, використовуючи локальну та комплексну уніфікацію, визначивши що є на першому місці в розв'язанні поставлених завдань.

У цьому контексті актуалізується питання нормативно-правового забезпечення сфери торгівлі, що нині є стандартом для функціонування галузі. Стандартизація -- це встановлення в межах країни, галузі економіки єдиних норм і вимог, щодо сировини, матеріалів, виробничих процесів, виробів, товарів, послуг [6, с. 582].

Важливого значення набувають укази Президента України і інші нормативно-правові акти, ухвалені Кабінетом Міністрів України. Так, Указом Президента України №560/95 від 5 липня 1995 року створено Міністерство зовнішніх економічних зв'язків і торгівлі України, яке реалізує державну політику щодо розвитку торгівлі.

Нині документаційне забезпечення в організаціях і установах торгівлі регулюється чинним законодавством, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами вищих організацій, положеннями про установи, інструкціями щодо документування торговельної діяльності та посадовими інструкціями.

Право видання розпорядчих документів визначене Основним Законом -- Конституцією України. Діяльність кожної торговельної установи, організації та підприємства визначається положенням. Нині законодавством передбачено певні нормативно-правові та управлінські документи, що регулюють торговельну діяльність.

Таким чином, основоположних стандартів, які б визначали організаційно-методичні положення для функціонування торговельної документації поки що не існує, ними є вищеперелічені законодавчі документи.

Слід зазначити, що в Україні сформована система нормативних документів зі стандартизації, а саме:

• державні (ДСТУ), які є обов'язковими для усіх суб'єктів господарювання, незалежно від форми власності;

• галузеві (ГСТУ), які розробляють на продукцію за відсутності державних стандартів України;

• науково-технічних та інженерних товариств і спілок України (СТТУ);

• підприємств (СТП);

• технічні умови України (ТУУ), які містять вимоги, що регулюють відносини між постачальником (розробником, виготовлювачем) і споживачем (замовником) продукції.

На думку фахівців, найповніше відповідає вимогам покупців продукція, виготовлена на підприємствах, де діє система забезпечення якості. Для регулювання процесу перевірки систем якості Міжнародна організація зі стандартизації (ІСО) затвердила серію стандартів МС ІСО 9000 -- МС ІС 9004. В Україні вони належать до національних (ДСТУ ІСО 9000-9004) і використовуються як моделі оцінювання систем якості в процесі торговельної діяльності. Сертифікована продукція має гарантований попит на світових ринках [ 9, с. 251].

Розглянемо стандарти підприємств, оскільки служби стандартизації торговельних підприємств (організацій) розробляють означені стандарти. Діяльність зі стандартизації здійснюють відповідно до річного плану, який формують на основі довгострокових програм і проектів, планів роботи зі стандартизації. Відповідальність за відповідність нормативних документів зі стандартизації вимогам чинного законодавства, несуть розробники, організації та установи, які провели їх експертизу, підприємства, установи, організації та громадяни-суб'єкти підприємницької діяльності, що затвердили ці документи. Об'єктами стандартизації на підприємстві є:

• загальні функції організації та виконання робіт для забезпечення якості продукції (процесів, послуг), формування івдосконалення системи якості;

• функції управління та забезпечення діяльності підприємства;

• продукція (напівфабрикати, матеріали, комплектувальні вироби, деталі, складальні одиниці);

• процеси виробничого циклу;

• технологічне оснащення та інструменти, які виробляють та застосовують на підприємстві;

• послуги, що надаються на підприємстві.

На продукцію, призначену для самостійної поставки, стандарти підприємства не розробляються. Порядок розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації, видання, застосування, перегляду, внесення змін, скасування стандартів підприємства встановлює підприємство з урахуванням вимог ДСТУ 1.4 -- 93 «Державна система стандартизації України. Стандарт підприємства. Основні положення» [10]. Побудова, виклад, оформлення стандарту підприємства визначено державним стандартом ДСТУ 1.5:2003 «Національна стандартизація. Правила побудови, викладення, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів». Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів регламентовані ДСТУ 1.5:2003 [11].

Слід зазначити, що стандарти підприємств не повинні суперечити обов'язковим вимогам державних, чинних в Україні міждержавних та галузевих стандартів.

Нині актуальним є питання щодо електронної торгівлі, в якій функціонують торговельна документація та її стандартизація.

«Електронна торгівля» -- сучасна форма торгівлі, в межах якої покупець за допомогою комп'ютера може вибрати за каталогами будь-яку необхідну модель виробу й одночасно здійснювати оплату обраних товарів із використанням спеціальних кредитних карток [12, с. 315 ].

Привертають увагу стандарти OBI (Міжнародний стандарт відкрито торгівлі через Інтернет) та EANCOM (Міжнародний стандарт електронного обміну даними). Стандарти OBI та EANCOM, програмне забезпечення оформлення товарів, обміну даними у відомчій телекомунікаційній мережі, програмні продукти та технології, що застосовуються для декларування товарів детально описує П.В.Пашко в сьомому розділі «Електронний обмін інформацією» навчального посібника «Митні інформаційні продукти» [39].

Розглянемо детальніше характеристику кожного з них. Стандарт OBI -- це відкритий гнучкий стандарт для вирішення питань ділової співпраці за допомогою Інтернету.Стандарт EANCOM є практичним підстандартом стандарту UN/EDIFACT (National Electrons Data Interchange for Admіnіstratіon, Commerceand Transport -- UN/ EDIFACT (ООН / Електронний обмін даними для адміністрації, торгівлі і транспорту). Характерна особливість EANCOM полягає в тому, що він є однією зі складових всеохоплюючого пакета міжнародних стандартів для ідентифікації товарів, послуг і розміщення, автоматизованої ідентифікації на основі штрихових кодів та електронного обміну даними EAN (Electrons Data Interchange), у комбінації з якими забезпечує засоби для побудови ефективної системи створення, передачі й обробки інформації на основі автоматизованої ідентифікації [13].

Отже, можна підсумувати, що на сучасному етапі розвитку електронної торгівлі функціонують прогресивні стандарти OBI (Міжнародний стандарт відкрито торгівлі через Інтернет) та EANCOM (Міжнародний стандарт електронного обміну даними), що доступні для організацій, завдяки використанню яких відбуваються оперативність обробки комерційних і фінансових даних; поліпшуються умови для функціонування торговельної документації в електронній торгівлі.

Необхідно зазначити, що електронний обмін даними в найближчому майбутньому стане єдиною можливою формою господарської діяльності, оскільки участь і конкурентоспроможність на ринку будуть неможливими без автоматизованого подання інформації і відповіді на потреби клієнтів.

Таким чином, у розвідці встановлено такі результати:

1. В Україні сформована і діє система нормативних документів зі стандартизації (ДСТУ, ГСТУ, СТТУ, СТП, ТУУ), але стандартів, які б регулювали створення та функціонування торговельної документації нині не існує, ними є законодавчі документи України. Стандарти торговельних підприємств функціонують відповідно до вимог ДСТУ 1.4-93 та ДСТУ 1,5:2003.

2. Сертифікована продукція посідає лідируючі позиції на світових ринках, оскільки забезпечена міжнародними стандартами МС ІСО 9000-МС ІС 9004.

3. Проблемою уніфікації (комплексної та локальної) торговельної документації є орієнтація на пріоритети комерційної діяльності, в сфері якої функціонує торговельна документація.

Постає необхідність створення ефективно діючої системи стандартизації в торговельній документації, яка допоможе скороченню терміну документообігу, зниженню трудомісткості процесів обробки документації та сприятиме підвищенню її якості. Подальші наукові розвідки за цим напрямом пов'язані з ґрунтовним дослідженням чинних державних та галузевих стандартів торговельної галузі.

Список літератури

1. Кулешов С. Г. Документознавство: історія. Теоретичні основи / С. Г. Кулешов. - К. : ДАКККіМ, 2000.- 163 с.

2. Швецова-Водка Г. М. Типологія документа: навч. посіб. для студ. ін-тів культури / Г. М. Швецова-Водка. -- К. : Кн. палата України, 1998. -- 80 с.

3. Швецова-Водка Г. М. Типологія книги: навч. посіб. для студ. вищих навч. закладів культури і мистецтв / Г. М. Швецова-Водка.-- К. : Кн. палата України, 1999. -- 68 с.

4. Бездрабко В. В. Класифікація документів: здобутки і нагальні завдання сьогодення [Електронний ресурс] / В. В. Бездрабко. -- Режим доступу: агейіуе.nbuv.gov.ua> Портал Наукова періодика>...КУии/ Ist/2009_22/023.htm.--Назва з екрана.

5. Кушнаренко Н. М. Документоведение: учебник / Н. М.Кушнаренко.-- К. : Знання, 2000. -- 486 с.

6. Ковтанюк Ю. С. Класифікація документів з електронними носіями інформації [Електронний ресурс] / Ю. С. Ковтанюк. -- Режим доступу: archіve.nbuv.gov.ua>Портал Наукова періодика>.../аи/2012_2/Аи_2/05. pdf. --Назва з екрана.

7. Рудюк В. В. Адаптація класифікації електронних ділових документів для використання в мережі Інтернет / В. В.Рудюк // Архіви України. -- 2006. -- № 1-6. -- С. 94.

8. Елисина Е. Ю. Классификация электронных документов / Е. Ю. Елисина // Библиотековедение. -- 2007. -- № 5.-- С. 59.

9. Савощенко А. С. Інфраструктура товарного ринку : навч. посіб. / А. С. Са- вощенко. -- К. : КНЕУ, 2005.-- 336 с.

10. ДСТУ 1.4 -- 93. Державна система стандартизації України. Стандарт підприємства. Основні положення [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: normatіv.ucoz.org>...dstu_1...93...standart...polozhennja. -- Заголовок з титулу екрана.

11. ДСТУ 1.5:2003. Національна стандартизація. Правила побудови, викладення, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: document.иа>паеіопа1па- standartіzacіja...pobudovі.-- Заголовок з титулу екрана.

12. Осовська Г. В. Економічний словник / Г. В. Осовська, О. О. Юшкевич, Й. С. Завадський. -- К.: Кондор, 2009. -- 358 с.

13. Пашко П. В. Митні інформаційні технології [Електронний ресурс]: навч. посіб. / П. В. Пашко. -- Режим доступу: pіdruchnіkі.ws>...mіtnі... tehno1ogіyі_-_pashko_pv. -- Назва з екрана.

Надійшла до редколегії 03.02.2014 р.

Размещено на Allbest.ru