Организация «Администрация Александровского сельского поселения» зарегистрирована 08 ноября 2005 года по адресу 346765, РОСТОВСКАЯ ОБЛ, АЗОВСКИЙ Р-Н, С. АЛЕКСАНДРОВКА, СОВЕТСКАЯ УЛ, 70. Компании был присвоен ОГРН 1056101023659 и выдан ИНН 6101035755. Основным видом деятельности является деятельность органов местного самоуправления сельских поселений. Компанию возглавляет Хижняк Наталья Леонидовна.

Административный центр поселения -- село Александровка.

В состав Александровского сельского поселения входят:

· село Александровка

· хутор Красная Заря

· хутор Красная Поляна

· поселок Ленинский Лесхоз

· хутор Нижняя Козинка

· хутор Христичёво

· хутор Цыганки

Общая численность населения составляет 5956 человек, в том числе работающих - 1068 человек, пенсионеров - 1866 человек, учащихся - 687 человек.

Расстояние до районного центра составляет 60 км, общая площадь сельхозугодий 20546,14 га. На территории поселения находятся 4 школы, 6 библиотек, 1 детская музыкальная школа, 2 клуба, 3 аптечных пункта, 1 дом культуры.

Основой коммерческой деятельности администрации Александровского сельского поселения является закупочная работа. Ее основной задачей является выгодное приобретение товаров с различными целями.

Коммерческая работа по закупкам в администрации Александровского сельского поселения складывается из следующих этапов:

- изучение и прогнозирование спроса;

- исследование рынка поставщиков;

- выбор оптимального поставщика;

- установление хозяйственных связей.

Для решения поставленных задач и обеспечения процесса закупок товаров первым этапом коммерческой работы является изучение и прогнозирование покупательского спроса покупателей.

Основанием для определения спроса в исследуемой организации являются:

а) запросы населения и работников администрации;

б)регулярные опросы, которые могут проводиться среди определенного круга потребителей (малая выборка);

в) доклады собственных сотрудников (операторов ПК);

На данном предприятии работниками постоянно проводятся устные опросы постоянных потребителей определенной продукции. Работники администрации ведут активную работу по выявлению потребностей населения, далее вся информация передаётся главе администрации, на основе чего формируется необходимый ассортимент и определяются поставщики, у которых можно приобрести желаемые товары.

Для прогнозирования спроса среди населения и работников администрации Александровского сельского поселения применяют метод экстраполяции - перенос закономерностей и тенденции прошлого на будущего.

Важной составляющей коммерческой работы по закупкам товаров в исследуемой организации является выявление и изучение поставщиков товаров. Наиболее часто используемые источники информации о новых поставщиках в администрации Александровского сельского поселения являются:

- реклама в средствах массовой информации;

- предложения поставщиков, направляемые посредством телефонной связи;

- коммерческая информация, размещаемая на сайтах сети Интернет;

- семинары и выставки.

Поступающая информация о потребностях и поставщиках позволяет формировать банк данных, который необходимо проанализировать на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество специальных критериев может варьироваться от одного до нескольких десятков.

2.2 Анализ товароснабжения администрации Александровского сельского поселения

Как показали исследования, основными поставщиками администрации Александровского сельского поселения являются ГУП РО «Ростовавтодор», ООО «Дорстрой», ООО «Автодоринжиниринг», ПК ПТИ «Ростовавтодорпроект», УМП «Приморский водопровод», ООО «Креатор», ООО «Спецмаш» и др., поставляющие товары и услуги на условиях госзакупки. Договоры с этими поставщиками заключаются на год. Кроме этого, в течение года возникают краткосрочные связи с различными поставщиками-посредниками, с которыми заключаются договоры поставки на небольшой срок, или на разовую поставку товаров. В основном ассортимент этих товаров отечественного производства, а также прочие сопутствующие товары, которые по договору приобретаются очень небольшими партиями.

Для осуществления коммерческой деятельности, большое значение имеет организация хозяйственных связей с поставщиками. Правильно организованные хозяйственные связи дают возможность сформировать необходимый ассортимент товаров розничного торгового предприятия для снабжения населения, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, а также обеспечивают эффективную работу торгового розничного предприятия.

Хозяйственные связи с поставщиками включают в себя организационные, коммерческие отношения, которые складываются в процессе поставок товаров. Основные поставщики администрации Александровского сельского поселения, участвующие в госзакупках, представлены в табл. 2.1.

Кроме того, наряду с поставщиками, участвующими в поставках товаров и услуг администрации Александровского сельского поселения на условиях госзакупок, в торгово-закупочных операциях участвуют и другие поставщики, в частности в феврале 2016 года был заключен договор на поставку щебня с ИП Сучков А.А. на сумму 99450,00 руб. Документы, которые оформляются при совершении таких операций: счет, товарная накладная и договор поставки (приложение 1,2,3).

Администрация Александровского сельского поселения закупает товары у поставщиков - производителей и у поставщиков - посредников. Общая доля поставщиков представлена на рис. 2.1.

Таблица 2.1 - Поставщики товаров и услуг администрации Александровского сельского поселения, участвующие в госзакупках в 2016 году

Поставщики	Количество	Сумма, руб
ГУП РО «Ростовавтодор»	11	47453905,09
ООО «Дорстрой»	1	12660000,00
ООО «Автодоринжиниринг»	6	9608000,00
ПК ПТИ «Ростовавтодорпроект»	2	2432370,00
УМП «Приморский водопровод»	8	1700088,77
Богданов Р.А.	1	1601957,60
ООО «Дорспецавтострой»	1	1000000,00
ООО «Ао-Дон»	1	596747,00
ООО «Акар»	1	499990,00
ООО «СторойТехнология»	1	499499,00
ООО «Спецмаш»	1	398394,48
ООО «Азовдорстрой»	1	320405,58
ООО «Креатор»	1	140000,00

Таким образом, более половины товаров в администрацию Александровского сельского поселения поступает непосредственно от производителей.

В администрации Александровского сельского поселения используют следующие критерии выбора поставщика товаров: цена, качество, условия поставки и надёжность партнеров. При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков для выявления наиболее выгодных условий поставок в администрации Александровского сельского поселения используются дополнительные критерии:

Рис. 2.1. Общая доля посредников и производителей, поставляющих товары администрации Александровского сельского поселения

- финансовое положение поставщика;

- цена за единицу;

- наличие резервных мощностей:

- сроки выполнения экстренных заказов;

- организация управления качеством;

- удалённость поставщика от организации.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений. Так, например, нами совместно с работниками администрации Александровского сельского поселения был проведен анализ основных поставщиков продукции, закупаемой исследуемой организацией. К ним относятся: ГУП РО «Ростовавтодор», ООО «Дорстрой», ООО «Автодоринжиниринг», ПК ПТИ «Ростовавтодорпроект», УМП «Приморский водопровод», ООО «Креатор», ООО «Спецмаш» и др.

Анализ выбора поставщиков производился по пятибалльной шкале:

«5» - соответствует всем требованиям администрации Александровского сельского поселения;

«4» - соответствует, но не всем требованиям;

«3» - не соответствует требованиям (табл. 2.2).

Таблица 2.2 - Средняя балльная оценка факторов выбора поставщика администрации Александровского сельского поселения

Факторы отбора поставщиков	Поставщики
	ГУП РО «Ростовавтодор»	ООО «Дорстрой»	ООО «Автодоринжиниринг»
Выгодные условия договора	5	4	4
Низкие цены	4	4	4
Качество	5	4	4
Широкий ассортимент	4	4	4
Скорость обслуживания	4	5	5
Четкое выполнение договорных обязательств	5	5	5
Отсрочка оплаты	5	4	4
Информационные и рекламные услуги	4	4	4

Из табл. 2.2 следует, что наиболее приемлемые условия поставки предлагает ГУП РО «Ростовавтодор», уступает только по скорости обслуживания, а по остальным параметрам либо превосходит, либо находится на одинаковом уровне с ООО «Дорстрой» и ООО «Автодоринжиниринг», с этой организацией можно работать по несрочным товарам, то есть когда поставку товаров можно отложить. С ООО «Дорстрой» и ООО «Автодоринжиниринг» в дальнейшем нужно внести корректировки условий договора поставки.

Дополнительными факторами выбора поставщиков администрацией Александровского сельского поселения могут быть услуги, предоставляемые поставщиком:

- отсрочка оплаты;

- информационные и рекламные услуги.

Немаловажным фактором являются условия оплаты. При работе с поставщиками администрация Александровского сельского поселения заинтересована в получении скидок и в предоставлении максимальной отсрочки платежа за приобретенные товары (табл. 2.3).

Итак, наиболее приемлемые условия оплаты предоставляют такие организации, как ГУП РО «Ростовавтодор», ООО «Дорстрой» и ООО «Автодоринжиниринг, потому как у них наиболее выгодные условия по всем критериям для сотрудничества, а именно:

- отсрочка оплаты товара на 7 - 15 дней;

- скидка по договорам поставки для администрации составляет 10-15%.

Таким образом, в дальнейшем для повышения эффективности деятельности администрации Александровского сельского поселения рекомендуется работать только с этими поставщиками.

В администрации Александровского сельского поселения организация и выполнение функции закупки товаров возлагается на специалиста по закупкам. Эффективная работа специалиста по закупкам непосредственно зависит от результатов деятельности, связанной с изучением и отслеживанием ситуации на рынке поставщиков, выявлением потенциальных и реальных поставщиков и согласованию с ними условий поставок.

Выполнение данной работы носит постоянный характер, так как рыночная ситуация подвергается колебаниям, связанным с появлением новых поставщиков.

В большинстве случаев администрация Александровского сельского поселения при выборе поставщиков руководствуется собственной базой данных о поставщиках, с которыми имеет длительные надёжные связи, закрепленные договорами поставки и купли-продажи.

В компьютерной базе данных содержатся сведения обо всех поставщиках организации. В ней отражена следующая информация о поставщиках:

Таблица 2.3 - Условия оплаты при работе администрации Александровского сельского поселения с поставщиками

Поставщики	Условия оплаты
	Отсрочка на 7 дней	Отсрочка на 15 дней	Частичная предоплата	Предоплата 100%	Скидка, %
ПК ПТИ «Ростовавтодорпроект»	-	-	+	+	-
УМП «Приморский водопровод»	-	-	+	+	-
ГУП РО «Ростовавтодор»	+	+	-	+	10
ООО «Дорстрой»	+	+	-	+	15
ООО «Автодоринжиниринг»	+	+	-	+	12

- наименование;

- адрес (юридический и фактический);

- форма собственности;

- какие направления деятельности имеет предприятие помимо основной деятельности;

- объемы деятельности за ряд лет;

- ассортимент;

- маркетинговая, рекламная и финансовая политика предприятия;

- уровень развития материально-технической базы;

- структура персонала и т.д.

Необходимо заметить, что такие подробные сведения нужны администрации для того, чтобы развивать дальнейшие партнерские отношения на основе доверия, взаимовыгодного сотрудничества.

В администрации используется интегрированная система «1С: Торговля». Многоуровневый каталог номенклатуры в программе «1С: Торговля» предполагает хранение большого числа наименований изделий с множеством свойств, а также увеличение количества свойств в соответствии с потребностями организации. Товары закупаются оптом и в розницу, а также для собственных нужд или населения, поэтому для каждой позиции каталога в программе предусмотрено хранение нескольких категорий цен - закупочная, розничная, оптовая, мелкооптовая, причем данный список категорий может быть расширен. Особенностью каталога номенклатуры является возможность хранения и вывода изображения изделий.

По каждому заказу можно отследить цепочку документов, сформированных на его основании: счетов, счетов-фактур и других документов, вплоть до расходной накладной, по которой заказанная продукция была отгружена. Ведется учет оплат по заказам и возвратов поставщику, отслеживается выполнение заказов и отгрузки.

На основании полученных результатов составляется документ, отражающий следующие позиции:

- общий объем поставки;

- товар;

- цена;

- сроки поставки.

От поставщиков анализируемой организации, некоторые из которых были характеризованы выше, в решающей степени зависит деятельность администрации. В ходе рассмотрения некоторых характеристик мы пришли к выводу, что поставщики администрации Александровского сельского поселения соответствуют ряду требований в сфере обеспечения поставок и обслуживания, также обладают достаточно хорошей репутацией. Несмотря на то, что поставщики добросовестно выполняют свою часть договоров и осуществляют качественные поставки, устанавливают приемлемые цены, они все же в своей деятельности обладают малой мобильностью и гибкостью, что непосредственно сказывается на процессе управления закупками анализируемой организации.

Администрация Александровского сельского поселения своевременно и с соблюдением всех изложенных условий заключает договора с поставщиками, а также устанавливает рациональные прямые договорные связи по поставкам товаров, как правило, на один год и осуществляет постоянный контроль за их исполнением.

Основными договорами, заключаемыми исследуемой организацией в целях обеспечения необходимыми товарами являются договоры поставки.

Договоры поставки, заключенные между администрацией Александровского сельского поселения и поставщиками, соответствуют обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами.

Договоры поставки заключаются главой администрации Александровского сельского поселения только в письменной форме.

Договоры поставки содержат следующие условия:

- реквизиты договора;

- преамбула (вводная часть) договора;

- срок и порядок поставки;

- качество и комплектность;

- упаковка и маркировка;

- цена и порядок расчета;

- ответственность сторон;

- срок действия договора;

- изменение и расторжение договора;

- разрешение споров;

- заключительные положения;

- реквизиты сторон.

Заключение договоров в администрации Александровского сельского поселения происходит в следующем порядке.

1. Получение предложения от поставщика. Оно содержит проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора либо сам договор.

2. Рассмотрение поступившего предложения. Рассматривает данный договор по целесообразности его заключения юрист и докладывает о результатах главе администрации.

3. Глава администрации принимает решение о заключении договора и дает ответ поставщику.

При возникновении споров:

- проект договора, с протоколом разногласий возвращается поставщику в 3-х дневный срок;

- если представленные разногласия принимаются поставщиком, то поставщик готовит новый проект с учетом предложений, который визируется и передается на подпись главе администрации;

- если предложения отклоняются, то поставщик передает договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений;

4. Заключенный в надлежащей форме договор подшивается в папку и хранится в бухгалтерии администрации Александровского сельского поселения.

В случае, если были заключены дополнительные соглашения к договору поставки - делается соответствующая отметка в журнале.

5. Контроль исполнения договора поставки.

Контроль за выполнением условий договоров возложен на заместителя главы администрации. Обязательно в договоре поставки администрации Александровского сельского поселения предусмотрена ответственность поставщика за несоблюдение следующих условий:

- недопоставка и недоставка товаров;

- нарушение ассортимента товаров;

- поставка некачественных товаров.

Также в договорах отражены обязательства администрации Александровского сельского поселения перед поставщиком:

- ответственность за приемку товаров;

- за соблюдения расчетной дисциплины.

Администрация Александровского сельского поселения, как и все организации, функционирующие в нашей стране, самостоятельно регулирует хозяйственные взаимоотношения со своими поставщиками на базе правовых норм гражданского законодательства.

При заключении договора поставки администрации Александровского сельского поселения с поставщиками иногда возникают разногласия, они решаются в течение 30 дней со дня предложения заключить договор.

В случае если какая-то из сторон нарушила условия договора и уклоняется от их пересмотра, то перед ней возникает обязанность возместить убытки, вызванные уклонением от согласования условий договора.

Обычно в качестве существенных условий выступают:

- наименование и количество товаров;

- срок (сроки) исполнения обязательства;

- цена;

- условия оплаты и т.д.

Нарушениями существенных условий чаще всего бывают: поставка продукции ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок, неоднократного нарушения сроков поставки товаров.

В таких случаях администрация Александровского сельского поселения посылает уведомление поставщику об изменении или расторжении договора, исчисляет сумму убытка при расторжении договора.

Порядок ответственности сторон и разрешение споров обычно отражаются в договоре. Программа, содержащая базу данных о поставщиках, также содержит информацию о задолженности перед поставщиком и наоборот, поставщиком перед администрацией Александровского сельского поселения, сколько раз отмечалось нарушение договора и в какие периоды, основания нарушения договора, суммы истребованной неустойки, возмещенного ущерба, если был представлен иск.

Как только нарушаются условия с каким-нибудь партнером, сотрудники администрации Александровского сельского поселения приступают к претензионной работе.

Претензия - это письменное требование устранения нарушения условий договора или законодательства. Выявлению же нарушений способствует организация четкого полного учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.

В претензионной работе с поставщиками соблюдаются следующие условия:

- в максимальной степени защищаются коммерческие интересы сторон;

- устраняются возникшие противоречия с поставщиком путем переговоров и взаимных компромиссов, не доводя их разрешения до судебных органов, если такое возможно без ущерба интересов той или иной сторон;

- документально оформляется претензия, имея в виду, что это способствует достижению взаимовыгодного компромисса или положительного решения претензии в арбитражном суде;

Претензия подписывается главой администрации.

Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается исполнительным директором организации-поставщика.

В администрации Александровского сельского поселения претензии предъявляются редко к поставщикам. Поскольку связи устоявшиеся, стабильные, и партнеры проверенные и надежные. Если с предприятием - новичком впервые заключен договор в течение определенного периода времени, работники администрации, которым поручено вести закупки, ведут пристальное наблюдение и после того как партнер заслуживает доверие, администрация начинает работать с предприятием в больших объемах, меняя порядок расчетов.

Таким образом, договорная работа администрации Александровского сельского поселения имеет важнейшее значение и является показателем стабильности и эффективности коммерческих отношений. В администрации Александровского сельского поселения используют следующие критерии выбора поставщика товаров: цена, качество, условия поставки и надёжность партнеров. Отношения с поставщиками подкреплены договорными связями, оформленными надлежащим образом, что обеспечивает исследуемой организации стабильную поставку необходимых товаров. Результаты проведенного анализа являются основой для разработки рекомендаций по совершенствованию управления торгово-закупочной деятельностью, которая будет базироваться на улучшении реализации составляющих процесса управления товароснабжением.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ТОРГОВО-ЗАКУПОЧНЫМИ ОПЕРАЦИЯМИ АДМИНИСТРАЦИИ АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ АЗОВСКОГО РАЙОНА РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1 Информационные системы в процессе совершенствования управления цепями поставок

Как показал анализ, для эффективного управления торгово-закупочными операциями сотрудники администрации Александровского сельского поселения вынуждены отслеживать и обрабатывать огромные объемы информации. Естественно, в настоящее время остро встал вопрос о необходимости применения эффективных инструментов ведения такой деятельности.

К таким инструментам относятся различные информационные системы, автоматизирующие процессы учета, планирования и контроля.

Как показали наши исследования, популярными в настоящее время информационными системами являются системы, представленные в приложении 4.

ERP-системы (Enterprise Resource Planning) - они обеспечивают автоматизацию планирования и контроль финансовых, человеческих и производственных ресурсов, формирование планов производства, управление запасами и закупками.

· CRM-системы (Customer Relationship Managenet), при помощи которой активно внедряются системы управления взаимоотношениями с потребителями. Такие системы ориентированы на поддержку эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов.

CRM-системы предоставляют необходимый функционал не только для сбора информации о клиенте - истории взаимоотношений с компанией, его предпочтениях и интересах, но, что более важно - содержат мощный инструментарий для анализа собранной информации и поддержки принятия управленческих решений.

· WMS-системы (Warehouse Management System).
Задачи автоматизации управления складскими процессами, которые решают проблемы учета движения товаров на складе, оптимизация складского хранения, комплектация заказов, управление запасами - все это задачи, решаемые WMS-системами.

· TMS системы (Transport Management System). Актуальны для транспортных компаний, и компаний, которые используют собственный автотранспорт для перемещения грузов. Такие системы автоматизируют процессы планирования, оптимизации и контроля грузоперевозок, организацию консолидированных перевозок, планирование и формирование маршрутов, сбор статистики и анализ данных по транспортной логистике, мониторинг перевозки, и другие.

Как правило, функционал перечисленных систем реализован либо в виде соответствующих модулей основной EPR системы предприятия, либо в компании используются несколько специализированных систем, тесно интегрированных между собой.

Максимальный эффект от использования систем автоматизации процессов возможен только в том случае, если эти системы работают в едином информационном пространстве.

Как показал анализ, ERP-системы не решают всех задач планирования поставками. Для минимизации рисков, издержек, сохранения устойчивых связей с поставщиками в условиях современной экономической и рыночной ситуации необходимо планировать и управлять не только внутренними ресурсами, но находиться в тесном взаимодействии со всеми участниками производственного процесса (приложение 5).

Действительно, по данным аналитической компании Gartner Group, наиболее развитыми блоками ERP-системы являются Финансы, Управление персоналом, Управление производством и Планирование цепей поставок.

Блоки Управления поставщиками и выполнения цепей поставок так же присутствуют, но предоставляют минимальный функционал, необходимый для поддержания целостности данных.

Такая ситуация вполне объяснима, ведь ERP системы изначально создавались для планирования ресурсов предприятия, прежде всего финансовых и производственных. Управление поставками - непрофильная для ERP системы задача. Модули управления поставщиками и выполнения перевозок присутствуют в EPR системе, как правило для обеспечения минимальной целостности данных.

Для наглядности обратимся к рисунку, на котором схематично отражены потребности организации и какую часть этих потребностей покрывают информационные системы. Синим овалом обозначены потребности организации, большую их часть решает ERP-система, какие-то задачи решает система CRM, SCM и так далее. Все эти системы интегрированы между собой и потому на рисунке пересекаются (приложение 6).

Но и на рисунке видно, и на практике выходит так, что функционал информационных систем не охватывает все потребности предприятия.

При определении тех функций, которые должны быть автоматизированы, надо помнить принцип 80/20, согласно которому 20% усилий (затрат) дает 80% результата. Остальные 80% усилий - лишь 20% результата.

То есть необходимо понять тот рубеж, после которого затраты на дополнительное увеличение функционала системы не дают значимого эффекта.

При планировании информационной системы администрации Александровского сельского поселения руководство должно решить, какие из систем наиболее востребованы и, соответственно, должны быть наиболее развиты с функциональной точки зрения.

Анализируя особенности систем управления цепочками поставок по сравнению с системами ERP (приложение 7), можно сделать следующие выводы.

SCM-система обеспечивает планирование ресурсов и информационное сопровождение на протяжении всего жизненного цикла продукта - от заказа на разработку до послепродажного сервиса и утилизации, тогда как ERP система обеспечивает лишь планирование ресурсов, необходимых для разработки продукта.

ERP система обеспечивает планирование и управление ресурсами при создании предопределенных видов продуктов, допуская незначительные изменения в составе продуктов.

SCM система позволяет планировать и управлять ресурсами при создании уникальных продуктов.

По данным аналитических компаний AMR Research, Forrester Research (приложение 8), успешное внедрение систем управления цепочками поставок дает организациям такие преимущества как:

· сокращение времени и стоимости обработки заказа;

· сокращение времени выхода на рынок;

· сокращение закупочных издержек, складских запасов и производственных запасов.

Система управления цепочками поставок создаст единое информационное пространство для всех предприятий и организаций, участвующих в производстве продукта, его транспортировке, продаже и постпродажном обслуживании. Благодаря этому повысится уровень обслуживания и появятся дополнительные возможности для клиента, такие как, например, отслеживание состояния заказа в режиме реального времени.

В качестве иллюстрации необходимости повышения уровня обслуживания обратимся к достаточно известной статистике:

· Неудовлетворенный потребитель сообщает об этом 10 другим людям, тогда как потребитель, чью жалобу удовлетворили, сообщает об это лишь 5 другим людям;

· На 1 зафиксированную жалобу приходится 10 недовольных потребителей, предпочитающих с жалобой не обращаться;

· Для привлечение 1 нового потребителя требуется до 10 раз больше ресурсов, чем для удержания существующего;

· Для сглаживания 1 негативного случая потребителю требуется 12 позитивных;

· Большинство компаний тратят 95% времени обслуживания на устранения последствий проблем, только 5% - на поиск корней;

· Предпринимая попытки урегулировать жалобы потребителей, компании в 50% случаев только усиливают негативное впечатление.

Как показали наши исследования, руководство администрацией Александровского сельского поселения понимает необходимость и готово к внедрению информационной системы, помогающей проведению торгово-закупочных операций.

Существует три альтернативы: внедрение универсальной системы (такие системы как Oracle E-Business Suite, SAP), приобретение коробочного решения и заказная разработка (приложение 9).

Внедрение универсальной системы достаточно дорогостоящий и длительный процесс.

Администрация вынуждена будет платить не только за лицензии на рабочие места, но и еще за работу специалистов, настраивающих эту систему под свои особенности. Причем чем сильнее отличаются управленческие процессы от так называемых лучших практик (best practice), тем дольше и дороже получается проект.

В случае с коробочным решением администрация, в целом, получит сразу готовый продукт. Конечно, некоторая настройка решения будет выполняться, но она не такая трудоемкая и дорогостоящая, как в первом случае.

Этот вариант подойдет для руководства администрации, они, как показал анализ, готовы мириться с функциональными ограничениями коробочной версии и готовы несколько видоизменить свою работу таким образом, чтобы соответствовать требованиям программы. Разработка же индивидуального решения по стоимости и сроку внедрения находится, пожалуй, где-то между первыми двумя вариантами, но по сравнению с ними имеет важные отличия.

1. Разработанное решение идеально соответствует управленческим процессам организации, поскольку разрабатывается именно под нее;

2. Заказная разработка позволяет реализовать уникальные сервисы заказчика, его ноухау;

3. Если специалисты заказчика самостоятельно формируют требования к решению, заказная разработка позволяет сэкономить на дорогостоящем консалтинге;

4. Возможность отразить в решении существующие управленческие процессы, не изменяя их;

5. Возможность оперативной адаптации системы под изменившиеся управленческие процессы заказчика.

6. Использование открытого кода в решении позволяет заказчику создавать оптимальные модели взаимодействия. Например, специалисты заказчика могут сами создавать пользовательские отчеты и представления данных любой сложности за счет прямого доступа к БД, а разработчику заказывать существенные изменения бизнес-логики. А в пределе заказчик может вовсе отказаться от внешнего разработчика, поручив поддержку системы своему ИТ-подразделению. Эта версия не подойдет руководству администрации, так как это не предприятие со сложными бизнес-процессами, широкой номенклатурой товаров и сложной системой управления, а перечень товаров, закупаемых администрацией для различных нужд, небольшой. Аналитики и эксперты сходятся во мнении, что в нынешней экономической ситуации основной тенденцией развития рынка корпоративного программного обеспечения станет импортозамещение.

А это значит, что руководству администрации при выборе команды внедренцев для своей корпоративной информационной системы целесобразно присмотреться к отечественным решениям и разработчикам - при аналогичных функциональных возможностях системы, разработка и дальнейшее сопровождение отечественных решений обойдется ей значительно дешевле импортных аналогов.

Разработка и внедрение проекта совершенствования организации торгово-закупочной деятельности администрации Александровского сельского поселения требует определенных инвестиций, поэтому необходимо определить его целесообразность, выявить лучший вариант. В связи с этим необходимо определить затраты для реализации проекта (табл. 3.1).

Таблица 3.1 - Оценка материальных затрат на внедрение предлагаемых мероприятий по совершенствованию закупочной деятельности администрации Александровского сельского поселения

Вид затрат	Наименование единиц измерения	Сумма	Сроки внедрения проекта
Исследование системы снабжения (поставщиков и их конкурентов, рыночных цен и т.д.)	руб.	45 000	01.08.2016-01.02.2017
Мероприятия по рационализации (внедрение интегрированных систем ERP и SCM)	руб.	117 000	01.08.2016-01.12.2016
Оптимизация закупок	руб.	26 000	01.08.2016-01.02.2017
Итого затрат:		188 000 руб.

Таким образом, на внедрение предлагаемых мероприятий по совершенствованию торгово-закупочной деятельности понадобится 188 000 рублей. Средства для финансирования проекта будут извлечены из бюджета администрации.

3.2 Управление торгово-закупочными операциями Александровского сельского поселения посредством использования CRM-систем

В настоящее время многие компании внедряют специализированные системы управления взаимодействия со своими клиентами, чтобы осуществлять управление системой закупок. Эти системы получили наименование «CRM». Данная аббревиатура расшифровывается как Customer Relationship Management System (Управление Взаимоотношениями с Клиентами). Информационная CRM - система управления закупками позволяет создать единое хранилище информации в масштабах всего предприятия. Такая возможность позволяет, благодаря оперативному получению актуальных сведений, принимать наиболее рациональные решения в процессе взаимодействия с клиентами. Кроме того, благодаря сохранению информации о предыдущих деловых контактах с клиентами, система позволяет заблаговременно создавать наиболее благоприятные условия сотрудничества для данного клиента, что значительно облегчает управление закупками.

Современные CRM системы подразумевают использование всех доступных каналов взаимодействия с деловыми партнерами. Организация сбыта на анализируемом предприятии, как показали наши исследования, основывалась лишь на личных встречах, телефонных переговорах и электронной почте. Нами предлагается в управление маркетингом анализируемого предприятия внедрять интерактивные веб-технологии: корпоративные веб-чаты, конференции, регистрационные формы на веб-сайтах.

В целом, CRM-системы - это специфическая для каждого предприятия модель взаимодействия с поставщиками, покупателями, а также распределения функциональных обязанностей между сотрудниками предприятия. CRM - управление закупками на анализируемом предприятии станет инструментом, позволяющим эффективно реализовывать клиентоориентированную стратегию.

Эффективное управление закупками в администрации Александровского сельского поселения позволит получать более точные результаты анализа и осуществлять тщательное планирование бизнес-процессов. Также одной из функций станет установление экономически выгодных контактов с целевыми покупателями, их поддержание и укрепление.

CRM - решения администрации Александровского сельского поселения будут подразумевать, по нашему мнению, что большое значение станет иметь объем имеющейся информации о каждом из контрагентов. Благодаря применению CRM-систем можно будет значительно облегчить и ускорить процесс сбора подобной информации. В конечном итоге это упростит поиск новых поставщиков и укрепления взаимоотношений с уже существующими. Улучшение эффективности взаимодействия с потенциальными и существующими поставщиками при помощи CRM-систем также поможет выявить ранее неиспользованные возможности поставок.

Управление закупками администрации Александровского сельского поселения в данном случае будет подразумевать предварительный сбор наибольшего количества информации о потенциальных поставщиках еще на стадии подготовки к переговорам. Так как администрация Александровского сельского поселения покупает продукцию у предприятий, участвующих в госзакупках, особенно актуальным становится проблема внедрения CRM-систем в систему госзакупок. В закупок такой продукции происходит достаточно тесное общение представителя торгующей организации и покупателя. Такая организация закупочного процесса в анализируемой организации позволит в ненавязчивой форме попросить поставщика заполнить разработанную анкету, являющуюся весьма информативным источником информации для CRM-системы управления о существующих и потенциальных поставщиках.

Управление закупками в администрации Александровского сельского поселения, например, можно осуществить с помощью пластиковых дисконтных карт клиента, при помощи которых он сможет совершать покупки. Внедрение таких карт не только будет стимулировать закупки, но и создаст возможность получения достоверной и оперативной информации для CRM-систем управления. Благодаря этому возникнет возможность анализировать сложившуюся в процессе закупок ситуацию в режиме реального времени, своевременно оказывать влияние на закупочный процесс и оценивать перспективы развития торгово-закупочной деятельности. Организация этого механизма в администрации Александровского сельского поселения для получения информации о надежности поставщиков на основе анализа совершаемых ими продаж позволит своевременно переориентировать каналы закупок, при помощи которых закупается продукция администрации. А именно, сделать акцент на увеличение в общем объеме закупаемой продукции того вида продукции, который наиболее доступен для анализируемой организации в рамках стратегии управления.

Рекомендуемая нами CRM-система управления закупками администрации Александровского сельского поселения облегчит решение ряда задач управления. Она позволит с наибольшей отдачей как использовать имеющиеся, так и развивать потенциальные возможности расширения контактов. За счет этого анализируемая организация становится наиболее ориентированной на взаимосвязь с поставщиками, что позволит рассчитывать на их внимание к ней и будет гарантировать стабильность поставок и возможность дальнейшего увеличения объема закупок у этих поставщиков.

При внедрении CRM-системы управления закупками в администрации Александровского сельского поселения, по мнению аппарата управления данной организации, необходимо учитывать следующее (табл. 3.2).

Вторым не менее важным вопросом в данной теме является: в чём будет заключаться выгода клиента от внедрения CRM-продуктов анализируемой организацией? Субъективная выгода будет заключаться в том, что каждому человеку на подсознательном уровне приятно осознание того, что о нём помнят.

Управление закупками в администрации Александровского сельского поселения при использовании программы CRM будет работать таким образом, что у поставщика появится возможность получать дополнительные выгоды.

Таблица 3.2 - Влияние различных факторов на количество совершаемых торгово-закупочных операций администрации Александровского сельского поселения

Выявленные в результате анализа факторы	Влияние выявленных факторов на количество торгово-закупочных операций (+/-)
	Положительное (+)	Отрицательное (-)
1. Для привлечения нового поставщика необходимо затратить в пять раз большую сумму, чем на то, чтобы удержать уже существующего партнёра.		-
2. Потеря 50% поставщиков за каждую пятилетку.		-
3. Если поставщик доволен, он способен привлечь около 5-ти своих партнеров. Если не доволен - он расскажет о своём недовольстве, самое меньшее 10-ти.	+ (если доволен)	- (если не доволен)
4. Полная окупаемость большинства операций, если правильно произведена организация закупок, происходит в течение года. В случае более раннего «ухода» поставщика таковой считается убыточным.	+ (если клиент сотрудничает более года)	- (если клиент сотрудничает менее года)
5. Грамотное управление закупками позволяет при 5%-ном росте торгово-закупочных операций сократить расходы на совершаемые закупки на 50%.	+
Продолжение таблицы 3.2
6. Из-за малоэффективного сотрудничества около половины операций могут быть неэффективными.		-
7. Контакт с существующим поставщиком осуществляется около четырех раз в год, а с потенциальным - примерно 6.	+	-
8. Уменьшение расходов, связанных с закупками на десятки процентов в течение 2-3х лет от внедрения продуктов CRM-класса (по обещаниям предприятий-поставщиков продукции).	+

Это притом, что ранее таких преимуществ поставщик анализируемой организации не имел.

Грамотная организация закупок в администрации Александровского сельского поселения должна быть рассчитана таким образом, чтобы поставщики получали в своё распоряжение действенный инструмент для настройки продукции именно под их нужды, а наличие поддержки от анализируемой организации - придаст ещё больше уверенности в наличии перспективы дальнейшего сотрудничества.

CRM - система управления закупками анализируемой организации будет затрагивать практически все аспекты сотрудничества поставщиков и администрации Александровского сельского поселения. Сюда будут входить и продажи, и обслуживание, включающее в себя:

1. Анализ поставляемой продукции будет осуществляться на основе баз данных, которые строго направлены на определённую сферу деятельности и мало подверженных внешним информационным факторам.

2. Системы своевременного оповещения поставщиков - так называемые push-системы.

3. Автоматизацию деятельности торговых представителей (SFA - Sales Force Automation), которая осуществляет сбор и обработку информации о клиентах.

4. Инструменты аналитической направленности, позволяющие проанализировать поведение поставщика при континуальной покупке, не учитывая при этом его уклад жизни.

Опираясь на все вышеперечисленные аспекты, любой CRM-продукт обязан иметь соответствующие модули. Хочется всё же заметить, что на сегодняшний день универсальная система управления пока ещё не существует. Определённые продукты данной направленности имеют не только свои «плюсы», но и «минусы». Именно поэтому, анализируемой организации, которой мы рекомендуем внедрить в своей деятельности CRM-продукты, следует определить точное направление своего дела, со временем дополняя процесс управления закупками или изменяя направленность CRM-продукта.

Для начала работы CRM-систем необходимо наличие информации о поставщике и, конечно же, о самом предприятии. Конечным результатом работы CRM-решения будет являться сумма детальных коэффициентов, а также знания и выводы, которые может использовать система.

1. Управление закупками требует от программы CRM работы с базами данных таким образом, чтобы информация оставалась всё время свежей и актуальной (регулярно обновлялась).

2. Внедренная система CRM требует обязательного наличия средств обработки данных.

3. Грамотная организация закупок предполагает, что любое подразделение администрации должно иметь доступ ко всей информации.

CRM система управления закупками в администрации Александровского сельского поселения должна быть разделена на три вида (аналитический, оперативный и коллаборативный).

1. Оперативный. Этот класс систем характеризуется обеспечением оперативного доступа к информации во время взаимодействия с поставщиком при проведении операций обслуживания. Сюда следует включать: продажи и сервис, то есть тот порядок операций, который предусмотрен для привлечения клиента, именно процесса сделки (транзакции), включая всевозможные нюансы и аспекты сотрудничества с поставщиком .

2. Аналитический. Этот класс заключается в том, что система переходит к работе с большими базами данных. Целесообразно производить анализ информации о поставщике и о самой анализируемой организации. И уже на основании этих данных делать определённые выводы и давать необходимые рекомендации. Для максимализации результатов в CRM необходимо использовать набор методов математического анализа информации, что, в свою очередь, делает программу более удобной и простой в использовании.

3. Коллаборативный. Этот класс систем позволит поставщику лично принимать участие в функционировании анализируемой организации и оказывать непосредственное влияние на возможность разработки вариантов договоров поставки, потребления поставляемого продукта.

Как показал анализ, необходимо проанализировать стоимость установки программы CRM в администрации Александровского сельского поселения. Сюда включается собственно цена самого программного обеспечения, а также его сервисное обслуживание, техническая поддержка и т.п. Можно привести лишь примерные цены, потому что они зависят во многом от требований компаний-заказчиков. Во-первых, все расходы можно как бы разделить на три части: программное обеспечение, аппаратное обеспечение и сервисное обслуживание (техническая поддержка, внедрение). Для того чтобы обеспечить прибыльное функционирование CRM, необходимо осознавать это на всех уровнях деятельности анализируемого предприятия.

При внедрении системы CRM в закупочную деятельность администрации Александровского сельского поселения следует руководствоваться следующими этапами (рис. 3.1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.1. Алгоритм внедрения CRM-системы управления закупками в администрации Александровского сельского поселения

О результате такой деятельности придётся забыть, если не будет чётко и хорошо налажено управление, которое заключается в эффективности совместного использования данных, а самое главное, их анализа. На данный момент существует стоимость хранения всех данных, обслуживающаяся информационной системой. И в результате этого, можно отметить, что любая операция имеет конкретную, свойственную только ей, собственную транзакционную стоимость. Для того чтобы работать не на убытки, следует заранее и как можно конкретно ее просчитать.

Таким образом в управлении закупками администрации Александровского сельского поселения появятся следующие возможности в связи с внедрением рекомендуемой нами системы CRM:

· Маркетинг по электронной почте

· Модуль маркетинга

· Поисковая оптимизация

· Мониторинг, анализ кампаний

· Сегментация целевой аудитории

· Интерактивные формы

· Мониторинг клиентов.

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Проведя анализ теоретико-методологических аспектов торгово-закупочной деятельности территориально-административных формирований, а также исследовав процесс товароснабжения администрации Александровского сельского поселения, можно сделать следующие выводы:

1) Российские предприятия АПК до недавнего времени не уделяли должного внимания совершенствованию своего механизма торгово-закупочных операций. По мере формирования рыночных отношений, усиления конкуренции на внутренних и мировых рынках растет интерес к торгово-закупочным операциям в российских компаниях, приоритеты в области стратегий торгово-закупочных операций изменяются. Однако процесс совершенствования такой деятельности на российских агропромышленных рынках на основе применяемых ранее подходов, как правило, не характеризуются выраженной стратегической направленностью. Особенно серьезным ограничением для дальнейшего развития торгово-закупочной деятельности является значительный разрыв между современной теорией и практикой. Исследовательские работы, как правило, носят сугубо теоретический характер, в них отсутствует комплексный подход к управлению такой деятельностью, практически не изучен механизм координации процесса управления торгово-закупочной деятельности.

2) Организация «Администрация Александровского сельского поселения» зарегистрирована 08 ноября 2005 года. Основным видом деятельности является деятельность органов местного самоуправления сельских поселений. Административный центр поселения -- село Александровка. Общая численность населения составляет 5956 человек, в том числе работающих - 1068 человек, пенсионеров - 1866 человек, учащихся - 687 человек. Расстояние до районного центра составляет 60 км, общая площадь сельхозугодий 20546,14 га. На территории поселения находятся 4 школы, 6 библиотек, 1 детская музыкальная школа, 2 клуба, 3 аптечных пункта, 1 дом культуры.

3) Основой коммерческой деятельности администрации Александровского сельского поселения является закупочная работа. Ее основной задачей является выгодное приобретение товаров с различными целями. Коммерческая работа по закупкам в администрации Александровского сельского поселения складывается из следующих этапов: изучение и прогнозирование спроса; исследование рынка поставщиков; выбор оптимального поставщика; установление хозяйственных связей.

4) Как показали исследования, основными поставщиками администрации Александровского сельского поселения являются ГУП РО «Ростовавтодор», ООО «Дорстрой», ООО «Автодоринжиниринг», ПК ПТИ «Ростовавтодорпроект», УМП «Приморский водопровод», ООО «Креатор», ООО «Спецмаш» и др., поставляющие товары и услуги на условиях госзакупки. Договоры с этими поставщиками заключаются на год. Кроме этого, в течение года возникают краткосрочные связи с различными поставщиками-посредниками, с которыми заключаются договоры поставки на небольшой срок, или на разовую поставку товаров. В основном ассортимент этих товаров отечественного производства, а также прочие сопутствующие товары, которые по договору приобретаются очень небольшими партиями.

5) Наиболее приемлемые условия поставки предлагает ГУП РО «Ростовавтодор», уступает только по скорости обслуживания, а по остальным параметрам либо превосходит, либо находится на одинаковом уровне с ООО «Дорстрой» и ООО «Автодоринжиниринг», с этой организацией можно работать по несрочным товарам, то есть когда поставку товаров можно отложить. С ООО «Дорстрой» и ООО «Автодоринжиниринг» в дальнейшем нужно внести корректировки условий договора поставки. Дополнительными факторами выбора поставщиков администрацией Александровского сельского поселения могут быть: отсрочка оплаты; информационные и рекламные услуги. Немаловажным фактором являются условия оплаты. При работе с поставщиками администрация Александровского сельского поселения заинтересована в получении скидок и в предоставлении максимальной отсрочки платежа за приобретенные товары. Итак, наиболее приемлемые условия оплаты предоставляют такие организации, как ГУП РО «Ростовавтодор», ООО «Дорстрой» и ООО «Автодоринжиниринг, потому как у них наиболее выгодные условия по всем критериям для сотрудничества, а именно: отсрочка оплаты товара на 7 - 15 дней; скидка по договорам поставки для администрации составляет 10-15%. Таким образом, в дальнейшем для повышения эффективности деятельности администрации Александровского сельского поселения рекомендуется работать только с этими поставщиками.

6) Как показал анализ, для эффективного управления торгово-закупочными операциями сотрудники администрации Александровского сельского поселения вынуждены отслеживать и обрабатывать огромные объемы информации. Естественно, в настоящее время остро встал вопрос о необходимости применения эффективных инструментов ведения такой деятельности. К таким инструментам относятся различные информационные системы, автоматизирующие процессы учета, планирования и контроля. Разработка и внедрение проекта совершенствования организации торгово-закупочной деятельности администрации Александровского сельского поселения требует определенных инвестиций, затраты на реализацию проекта, то есть на внедрение предлагаемых мероприятий по совершенствованию торгово-закупочной деятельности составят 188 000 рублей. Средства для финансирования проекта будут извлечены из бюджета администрации.

7) Также для совершенствования торгово-закупочной деятельности администрации Александровского сельского поселения нами рекомендуется к использованию CRM-система управления закупками. По нашему мнению, она облегчит решение ряда задач управления. Она позволит с наибольшей отдачей как использовать имеющиеся, так и развивать потенциальные возможности расширения контактов. За счет этого анализируемая организация становится наиболее ориентированной на взаимосвязь с поставщиками, что позволит рассчитывать на их внимание к ней и будет гарантировать стабильность поставок и возможность дальнейшего увеличения объема закупок у этих поставщиков.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Амиров, Ю. Оценка качества продукции и рыночная экономика [Текст] / Ю.Д. Амиров, А.Н. Печенкин //Стандарты и качество. - 2012. - №10. - с. 53 - 55