Внутренний анализ эффективности деятельности Public Relations (PR). Критерии и методы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Внутренний анализ эффективности PR деятельности. Критерии и методы

Перевод статьи Walter G. Barlow - президента Research Strategies Corporation и Lisa Richter - вице-президента и старшего партнера Fleishman-Hillard.

Перевод - Павлова Александра

Введение

Эффективность и возврат инвестиций всегда являлись первостепенной задачей деятельности коммерческих организаций, однако в последнее время все большее значение имеет профессионализм специалистов по связям с общественностью. Рассмотрим три примера, подтверждающих данный тезис:

1. Журнал PR Week, ссылаясь на материалы опроса исполнительных директоров, проведенного в конце 1999 года, отмечает повышение требований к специалистам по связям с общественностью. Кроме того, то же исследование показало, что только небольшая часть коммерческих организаций имеет в своем распоряжении средства для внутреннего анализа эффективности PR деятельности.

2. В мартовском номере журнала American Demographics за 2000 год подчеркивается значимость оценки эффективности PR деятельности.

3. По данным журнала PR Week за апрель 1999 года, 96% исполнительных директоров ведущих коммерческих организаций считают, что «хорошая репутация компании имеет большое значение», однако менее 20% опрошенных имеют в своем распоряжении средства анализа и оценки репутации компании.

Тенденция к постоянному повышению требований к специалистам по связям с общественностью отражает растущую потребность в адекватной оценке их деятельности. Несомненно, необходимо прилагать больше усилий для оценки эффективности каждой PR акции, проводимой подразделением компании или компанией в целом.

Менеджеры, ориентированные на результат (задачу), утверждают, что нельзя говорить об эффективной коммуникации в случае, если невозможно количественно оценить степень изменения имиджа компании.

Измеримой PR деятельностью является:

1. положительные, действенные усилия, направленные на повышение курса акций, стимулирование продаж или услуг, улучшение рейтинга финансовых институтов, найм лучших специалистов и т.д.

2. антикризисное управление, направленное на минимизацию ущерба, нанесенного репутации компании, и ее улучшение в обозримом будущем.

Оба этих вида PR деятельности оказывают то или иное влияние на достижение экономических целей организации, таких как повышение уровня продаж, капитализация прибыли, долговременный потенциал развития, либо, в случае с некоммерческими организациями - привлечение инвестиций и нужных людей.

Несмотря на существование огромного количества факторов, влияющих на производительность организации, например, расходы на рекламу или воздействие факторов внешней среды, необходимо выявить зависимость между PR деятельностью и прибылью организации.

Первой трудностью, с которой сталкиваются специалисты по связям с общественностью при внедрении системы оценки эффективности PR деятельности, является попытка добиться признания всех заинтересованных групп, начиная с директора, распределяющего бюджет, и заканчивая сотрудниками, в чью компетенцию входит разработка анализа, его проведение и оценка результатов.

Проще говоря, данная работа подразумевает поиск личных и профессиональных выгод для тех, кто вовлечен в процесс планирования, бюджетирования и, наконец, проведения соответствующего анализа.

Не будет преувеличением сказать, что специалисты по связям с общественностью будут вынуждены добровольно взяться за данные преобразования, иначе их заменят другие. В идеале специалисты по связям с общественностью должны применять анализ эффективности своей деятельностью, в той же мере, что и другие подразделения организации.

Также, есть все основания предполагать, что в обозримом будущем ни одна PR акция не будет проводиться без предварительного анализа ее эффективности, а также оценки степени ее успешности по завершении акции.

Об авторах.

В целях упрощения данной работы, здесь не приводятся статистические данные, на которых основываются рекомендации. Чтобы получить более подробную информацию, обращайтесь за помощью к одному из авторов. Их координаты даны ниже.

Walter G. Barlow - президент Research Strategies Corporation,

217 Wall Street

Princenton, New Jersey 08540

Tel: (609) 683-1119

Fax: (609) 683-4408

Email: Rstratcorp@aol.com

Lisa Richter - вице президент и старший партнер Fleishman-Hillard Research

200 North Broadway

St. Louis, MO 63 102-2796

Tel: (314) 982-1700

Fax: (314) 982-9105

Email: richterl@fleishman.com

общественность public relations финансирование

В 1946 году сразу после пятилетней военной службы во время Второй мировой войны, Волтер Барлоу пришел на работу в компанию Opinion Research. За свою двадцатилетнюю карьеру в этой организации он занимал различные должности в сфере управления исследованиями и последние 6 лет является президентом компании.

Барлоу занимался почти всеми видами исследований, имеющими отношение к имиджу коммерческих и других организаций. Большую часть его работы составляли внутренние исследования для крупных компаний, в рамках которых он анализировал эффективность PR деятельности организации с точки зрения ее корпоративных клиентов.

Руководствуясь опытом Барлоу, сегодня ежегодно оценивается имидж 50 крупнейших американских корпораций по более, чем 16 критериям.

Многие из выводов данной работы основываются на результатах индивидуальных исследований, таких как, например, «проект выявления целей PR деятельности и оценка эффективности PR акций», которые были направлены на выявление роли анализа стратегических целей и оценки результатов деятельности.

Лиза Рихтер, вице-президент и старший партнер компании Fleshman-Hillard, имеет 25-летний опыт работы в области формирования общественного мнения и маркетинговых исследований. Компания Fleshman-Hillard занимается первичными и вторичными исследованиями, контент-анализом СМИ и оценкой эффективности коммуникаций.

Во время своей работы в компании Fleshman-Hillard в 1975 году Лиза Рихтер проводила, как количественные, так и качественные исследования для таких организаций, как Caterpillar, Dell Computer, Emerson Electric, Hond North America, Anheuser-Busch Companies, SBC Communications, BASF, the Los Angeles Dodgers, Monsanto Company, Ralston Purina, Peabody Coal Company, Факультет медицины университета Вашингтона и Charles Schwab.

В 1985 году, став директором Fleshman-Hillard, Лиза Рихтер разработала собственную методику оценки PR деятельности, e.c.h.o™ («every communication has an objective» - «любая коммуникация имеет свою цель»), которая используется сейчас во всех проектах компании.

Лиза Рихтер занималась следующими видами исследований: анализ корпоративной идентичности, коммуникационный аудит, стратегический контент-анализ СМИ, анализ рынка и маркетинговые исследования, оценка поведения инвесторов, опросы общественного мнения, анализ нового продукта и его концепции и т.д.

Основные идеи:

1. Основные препятствия для анализа эффективности PR деятельности возникают под воздействием человеческого фактора: с одной стороны, менеджеры не могут адекватно оценить персонал, с другой - сотрудники опасаются такого анализа, так как считают, что их ошибки, обнаруженные в ходе исследования, могут быть использованы против них.

2. Опытные аналитики способствуют повышению эффективности анализа. Большинство возражений против такого исследования снимаются при помощи методов интеллектуального маркетинга.

3. Первостепенное значение имеет наличие специалиста, который способен, во-первых, спланировать проведение анализа и контролировать его выполнение, во-вторых, создать профессиональный банк данных, куда заносятся результаты прошлых и текущих исследований, и, в-третьих, распределять средства и контролировать издержки.

4. Исследование оправдано только в том случае, когда осуществляется с целью повышения эффективности PR деятельности организации. Постоянный мониторинг результатов исследования имеет огромное значение. Также необходимо держать исполнительного директора в курсе всех дел.

5. Анализ эффективности должен быть последовательным, основываться на результатах прошлого анализа.

6. Доминирующая роль Менеджера по связям с общественностью в ходе анализа эффективности PR деятельности во многом зависит от продуманного подхода к такому исследованию, интеграции его в процесс принятия решений.

7. Основными условиями эффективности PR деятельности организации являются объективно контролируемые расхода и учет количественных показателей.

Главные препятствия для внутреннего анализа эффективности PR деятельности.

Ниже перечислены основные препятствия для внутреннего анализа эффективности PR деятельности, хотя на практике их намного больше.

1. Недостаток интереса либо поддержки со стороны высшего руководства.

2. Инерционность сотрудников, подозрительность по отношению к анализу эффективности.

3. Конкуренция между сотрудниками либо отделами за источники финансирования.

4. Недостаток профессионализма, аналитических навыков среди специалистов по связям с общественностью.

5. Часто встречающееся мнение, что критерии оценки PR деятельности слишком расплывчаты, вследствие чего анализу не подлежат.

6. Внутренняя конкуренция, страх, что результаты анализа будут использованы против специалистов по связям с общественностью или будет урезан бюджет ввиду неэффективности деятельности.

7. Постоянный дефицит бюджета.

8. Превалирующее мнение, что анализ эффективности PR деятельности должен осуществляться экспертами по маркетинговым исследованиям.

Некоторые стратегии преодоления препятствий для внутреннего анализа эффективности PR деятельности

1. Недостаток интереса либо поддержки со стороны высшего руководства.

Опыт показывает, что, возможно, наилучшей стратегией преодоления недостатка интереса со стороны высшего руководство является документирование результатов исследований, даже самых скромных.

Важно, что в случае низкой эффективности PR деятельности документирование результатов полезно с точки зрения возможности исправления допущенных ошибок и повышения, тем самым, эффективности.

Постоянный анализ результатов может привести к ситуации, когда высшее руководство будет рассматривать оценку эффективности как составную часть PR деятельности.

2. Инерционность сотрудников часто является следствием неосведомленности о том, что собой представляет анализ эффективности PR деятельности.

Сотрудники, неуверенные в развитии программы анализа эффективности чувствуют себя неуверенно, когда дело доходит до оценки их продуктивности.

Стратегия противодействия инертность сотрудников в данном случае заключается в накоплении навыков и знаний, необходимых для анализа своей эффективности.

Лучшим способом приобщения сотрудников к оценке эффективности PR деятельности является поиск сотрудника, который бы с одной стороны обучал сотрудников техникам анализа их эффективности и направлений развития, а с другой - курировал бы проект.

Далее, такой сотрудник должен следить за тем, чтобы анализ и оценка были доступны для понимания, а также позволяли увидеть динамику изменений в организации.

Общая подозрительность сотрудников будет сведена к нулю в случае, когда они будут видеть, что анализ эффективности служит инструментом улучшения их деятельности, а не возлагает на них ответственность за неудачи.

Единственным отличием является то, что анализ эффективности PR деятельности с одной стороны является относительно новым явлением, а с другой - критерии эффективности достаточно сильно размыты.

3. Недостаток профессионализма, аналитических навыков среди специалистов по связям с общественностью, к сожалению, является скорее правилом, чем исключением из него, даже в крупных организациях. Сотрудники, ответственные за планирование и исполнение PR программ, часто оказываются неспособны осуществить анализ эффективности, а затем оценить его по завершении проекта.

Все, включая руководителя PR отдела, должна последовательно наращивать свои знания и опыт в области применения методов и технологий анализа эффективности.

Если руководитель отдела своим примером показывает необходимость адекватной оценки, то остальные сотрудники скоро привыкнут поступать аналогичным образом.

4. Часто встречающееся мнение, что критерии оценки PR деятельности слишком расплывчаты, вследствие чего анализу не подлежат.

Опытные специалисты по связям с общественностью, хорошо владеющие аналитическими инструментами, хорошо знают, что, несмотря на трудности, возникающие с критериями оценки, анализ эффективности стоит затраченных усилий и средств.

Благодаря огромной массе источников информации, специалисты по связям с общественностью могут использовать различные инструменты анализа. Развитие сети Интернет дает массу возможностей для поиска нужной информации и обмена опытом.

Единственная проблема в отношении Интернета заключается в отсутствии контроля над респондентами. Получить конкретную информацию, используя Интернет сравнительно легко, но вот провести надежное качественное исследование практически невозможно. Также существует и проблема конфиденциальности информации.

Многие PR-проекты основываются на конкретных данных: сколько человек пришло, что они купили, что сказали, их намерения и т.д. более глубокие исследования, как правило, проводятся с использованием глубинных интервью, которые проводятся профессионалами с тем, чтобы выяснить незначительные подробности, нюансы, которые часто трудно выделить, но которые играют значительную роль.

По мере того, как на связи с общественностью тратится все больше и больше средств, появляется возможность уменьшить неопределенность критериев оценки эффективности.

5. Внутренняя конкуренция, страх, что результаты анализа будут использованы против специалистов по связям с общественностью или будет урезан бюджет ввиду неэффективности деятельности.

Страх, что результаты анализа будут использованы против специалистов по связям с общественностью в той или иной степень всегда присутствует в организации. Таким образом, руководитель отдела либо руководитель проекта должны защищать своих подчиненных.

Кроме того, когда отдел по связям с общественностью разрабатывает собственную программу анализа эффективности, высшее руководство обязательно оценит эту инициативу. Редкий руководитель останется равнодушным к желанию сотрудников повысить результативность своей деятельности.

Также, стоит отметить, что в случаях, когда руководитель отдела стимулирует оценку эффективности, то спустя некоторое время он замечает, что его подчиненные уже не так противятся необходимости оценки, и могут даже предлагать свои варианты анализа эффективности, пусть и неформально.

6. Постоянный дефицит бюджета.

Как показывает опыт, за счет анализа эффективности PR деятельности можно преодолеть постоянный дефицит бюджета. Главная фишка заключается в том, чтобы управлять отделом по связям с общественностью точно так же, как и другими отделами организации. В этой связи анализ эффективности становится важнейшей составляющей стратегического планирования.

7. Мнение, что анализ эффективности PR деятельности должен осуществляться экспертами по маркетинговым исследованиям.

Вследствие того, что маркетинговые исследования долгое время являлись единственным инструментом анализа, многие высшие руководители считают, что анализ эффективности PR деятельности должен осуществляться экспертами по маркетинговым исследованиям.

На самом деле в этом нет ничего плохого, проблема заключается в том, что эксперты по маркетинговым исследованиям обычно мало что понимают в анализе и оценке качественных показателей, присущих связям с общественностью, поэтому от них мало толку.

8. Конкуренция между сотрудниками либо отделами за источники финансирования.

Единственное известное решение данной проблемы - разработка критериев бюджетирования путем деления программ на составные элементы и обоснования необходимости финансирования той или иной программы.

Таким образом, распределение средств будет осуществляться в соответствии с принципами бюджетирования. Опыт показывает, что анализ эффективности PR-акций и их оценка позволяют экономить средства путем отказа от неэффективных программ.

Значение человеческих ресурсов и финансирования для анализа эффективности PR деятельности.

Теоретически возможны две ситуации:

1. Компания либо организация имеет собственный отдел по связям с общественностью, но также время от времени прибегает к услугам консалтинговой организации для осуществления анализа эффективности PR деятельности. Некоторые консалтинговые организации берут на себя разработку, проведение и внедрение анализа эффективности в организацию. Другие оказывают только консультационные услуги, оставляя заказчику право на принятие решений, исходя из предоставленной ему информации. Оба подхода могут использоваться организацией для проведения анализа эффективности PR деятельности. Однако, стоит отметить, что при полном осуществлении анализа эффективности консалтинговой компанией, заказчик рискует потерять контроль в процессе выработки политики, так как цели исследования и интерпретация результатов находятся в ведении консультанта.

Таким образом, наилучших результатов можно добиться, используя услуги консалтинговой организации при одновременном контроле за процессом планирования, принятия решений и выработки стратегии. В данном случае консалтинговая организация выступает в качестве службы поддержки.

2. Согласно другому подходу, который не менее широко используется, в организации выделяется самостоятельное подразделение, занимающееся исключительно исследовательскими вопросами. Это требует профессионализма, а также увеличения числа сотрудников. В большинстве случаев такой подход используется, когда существуют серьезные разработки, разглашение которых крайне нежелательно. Однако, следует отметить, что такой подход требует больше ресурсов, чем привлечение внешних консультантов.

В целом, при планировании человеческих ресурсов и бюджетировании необходимо учитывать следующие обстоятельства:

· Доверять принятие решений на основе оценки эффективности PR деятельности одному человеку, пусть даже очень компетентному, было бы ошибкой;

· Необходимо создать банк данных на основе результатов прошлых исследований с тем, чтобы иметь базу для планирования и бюджетирования PR акций.

· Необходимо выделить ответственного за проведение анализа эффективности PR деятельности и контроля за соответствием имеющемуся бюджету.

Некоторые замечания, касающиеся бюджетирования.

Аналитики часто интересуются, на какой объем средств они могут рассчитывать. По общему правилу, исходя из того, что коммуникация - это двусторонний процесс, часть средств, выделенных на работу с общественностью должно идти на анализ эффективности PR деятельности. Конечно, многие могут возразить, что так как раньше анализ эффективности не предусматривался, его финансирование повлечет за собой сокращение средств на другие программы.

Исходя из практического опыта, 10% от финансирования PR деятельности - вполне разумная сумма для проведения анализа ее эффективности.

Кроме того, успешные компании уже прочувствовали, что выделение средств на анализ эффективности PR деятельности выгодно, так как позволяет сократить долю неэффективных проектов и программ.

Заключение

Несколько лет назад, Институт Исследования связей с общественностью провел исследование корпоративной практики в сфере анализа и оценки эффективности PR деятельности.

С помощью группы экспертов, Институт составил список из 33 компаний, занимающих ведущее положение в области исследований и оценки. Главный вывод заключался в том, что анализ PR деятельности оказывает решающее влияние на эффективность PR акций.

Кроме того, подразделения по связям с общественностью во всех организациях были на очень высоком уровне, однако образовалось 8 доминирующих компаний, PR проекты которых оказались боле эффективными. Руководители отделов по связям с общественностью этих компаний принимали участие в выработке корпоративной стратегии.

Ниже перечислены общие черты этих доминирующих компаний:

· Специалисты по связям с общественностью докладывают исполнительным директорам обо всем.

· Цели PR компаний формулируются ежегодно в соответствии со стратегическими целями организации.

· Анализ эффективности проводится и финансируется ежегодно.

· Контроль за проведением анализа осуществляет конкретный сотрудник, который несет ответственность за его проведение.

· Оценка эффективности привязана к стратегическим целям организации.

В заключение хотелось бы отметить, что анализ эффективности PR деятельности не может решить всех проблем, однако его использование позволяет надеяться, что со временем это приведет к контролю над расходами с одной стороны и к выработке критериев эффективности - с другой.

Размещено на Allbest.ru