Структура предприятия типового агентства недвижимости средних размеров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)

Кафедра автоматизированных систем управления (АСУ)

Учебно-исследовательская работа

Структура предприятия типового агентства недвижимости средних размеров

Выполнила студентка гр.з-93э

Конкина А.В.

Руководитель доцент кафедры АСУ

Григорьева М.В.

Томск 2016



Введение

Цель дисциплины «Учебно-исследовательская работа» (УИР) -- развить и закрепить у студентов полученные по общеобразовательным, профессиональным и специальным дисциплинам теоретические знания, развить практические навыки в выполнении самостоятельных исследований по выбранной научной тематике для конкретного предприятия.

Задача дисциплины -- выработка творческого подхода в использовании уже накопленных знаний и приобретении новых сведений; формирование навыков самостоятельной исследовательской работы; формирование профессиональных способностей, интереса к избранной профессии.

Основная цель данной работы рассмотреть структуру предприятия типового агентства недвижимости средних размеров и определить бизнес-процессы, требующие автоматизации.

Основная цель предприятия агентства недвижимости - активные продажи и прибыль.

Преимущества работы с агентством недвижимости:

1. Юридически правильно оформленные документы. Наши профессиональные юристы по недвижимости проверят все нюансы сделки.

2. Максимальная выгода от сделки с недвижимостью, поскольку мы подберем самый выгодный вариант и не дадим Вас обмануть.

3. Сэкономленное время клиента, поскольку основную часть работы мы сделаем за Вас.

Первые агентства недвижимости стали появляться еще во второй половине 19 века. В эпоху первоначального бурного развития капитализма и становления предпринимательства в России вложения в бизнес, связанный с недвижимым имуществом, считались наиболее выгодными.

Комиссионерские конторы, которые выполняли посредническую функцию в торговой деятельности, начали предлагать свои услуги и в сфере недвижимости. Так появились первые агентства недвижимости. Услуги по поиску вариантов недвижимости для приобретения, а также по подбору покупателей и арендаторов являются одним из наиболее ранних видов деятельности в государствах, политический строй которых предусматривал существование предпринимательской деятельности и рынка недвижимости. В европейских странах, как и в дореволюционной России активное развитие отрасли началось вместе с началом промышленной революции, когда для строительства заводов и фабрик, которые концентрировались в крупных городах, потребовалось множество работников из периферии. Все они нуждались в жилье, поиск которого им предлагали осуществить тогда еще индивидуальные маклеры, ставшие прообразом современных агентств недвижимости.

В то время, как рыночные отношения в странах Европы и Америки продолжали развиваться, в Советском Союзе правительство не было сторонником предпринимательской деятельности граждан. В результате этого, в СССР существовали только подпольные агенты недвижимости, которые не могли законно объединяться в агентства и осуществлять деятельность. Дополнительной сложностью на пути развития указанного вида предпринимательской деятельности стал специфический статус квартир в городах СССР, которые не могли находиться в частной собственности. Приобрести можно было только частный дом. Дальнейшее развитие отрасль получила только после обретения независимости странами бывшего коммунистического лагеря.

В независимой России частные агентства появились в 1992 году. Тогда был принят и закон, регулирующий их деятельность, который современные участники рынка называют бессмысленной попыткой установки излишних административных барьеров на пути развития бизнеса.



1. Организация агентства недвижимости

Переезжая в другой город, находясь в командировке, находясь в поиске нового помещения для своего бизнеса, и просто приезжая на отдых, часто сталкиваешься с проблемой, будь то покупка или аренда жилья. На новом месте для приезжего не так-то просто найти себе жилье если в городе нет родственников или знакомых.

Чтобы решить эту проблему появилось предприятие, именуемое Агентством недвижимости.

Агентство недвижимости предоставляет собой профессиональное сопровождение всех операций, которые возможны на рынке недвижимости, в частности:

- покупка-продажа, аренда недвижимости;

- поиск продавцов и покупателей;

- юридическое сопровождение сделки;

- регистрация или оформление в государственных или иных органах объекта по сделке;

- консультации по вопросам сделок с недвижимостью;

- содействие в получении кредитов;

- узаконивание изменений в объекте недвижимости;

- независимая экспертная оценка всех видов недвижимости, консультации по определению стоимости недвижимости(дом, коттедж, квартира, земельный участок, здание, помещение, офис);

- проведение комплекса рекламных мероприятий по продвижению объекта на рынке недвижимости;

- консультации по выбору страховой компании и вопросам страхования недвижимости (квартиры, дома, коттеджа, здания);

- подготовка, получение и регистрация полного пакета документов для всех видов сделок с недвижимостью.

В агентство могут обращаться разные клиенты: как физические, так и юридические лица. Собственник может иметь несколько объектов недвижимости. В случае покупки или аренды клиент может произвести осмотр объекта. Информация по всем объектам недвижимости хранится в каталоге. Одной из услуг, предлагаемых агентством, является определение рыночной стоимости объекта.

Клиент по вопросам операций с недвижимостью обращается к менеджеру отдела по работе с клиентами, который предоставляет всю необходимую информацию по интересующему объекту. Также менеджер заносит информацию об объекте в каталог, занимается подготовкой пакета документов. Юрист обеспечивает правовую поддержку сделок. Инспектор по оценке недвижимости осуществляет оценку недвижимости. Бухгалтерия ведет расчёт с клиентами по выполненным услугам, а также осуществляет бухгалтерский и кадровый учёт.

Сотрудники агентства недвижимости ежедневно работают над расширением базы данных квартир, домов, коммерческих помещений и земельных участков и хорошо в ней ориентируются. Поэтому, если гражданин решит самостоятельно искать квартиру, земельный участок или дом, то, даже потратив много времени, нельзя гарантировать, что он не пропустит именно тот вариант, который бы ему подошел больше остальных.

Сотрудники агентства недвижимости ежедневно добавляют в свою базу новые и новые варианты и предлагают их своим клиентам для просмотра. Всю работу по организации встреч с продавцами и покупателями, арендаторами и арендодателями квартир агентство берет на себя. Поэтому возможности приобретения или продажи недвижимости, а также поиска варианта для аренды, с помощью агентства значительно шире, чем, если бы клиент искал необходимый вариант самостоятельно.

Обязанности агентства недвижимости этим не ограничиваются. Они также включают в себя оценку недвижимости, проверку ее «чистоты» в юридическом смысле, то есть, правильно ли оформлено право собственности и готовы ли документы для проведения сделки. По заказу клиента может быть проведена правоустанавливающая экспертиза, анализ договоров купли-продажи недвижимости. риск нарваться на недобросовестного продавца или арендодателя в этом случае сведен к минимуму. Также агентство может взять на себя юридическое сопровождение сделки, включающее подготовку и оформление всех договоров, оформление документов в юстиции, проведение расчетов по сделке.

Сложные междугородние обмены и межрегиональные сделки наиболее безопасно проводить с помощью сотрудников агентства недвижимости. Скорость проведения таких сделок возрастает многократно еще и потому, что некоторые агентства имеют филиалы или специалистов в разных городах, при этом правильность оформления документов остается на высоте.

Поскольку агентства недвижимости работают с проверенными банками и страховыми компаниями, спектр их услуг в последние годы пополнился ипотекой и продажей земельных участков в кредит.

Если у клиента есть вопросы по оформлению или проведению сделки с недвижимостью, то найти специалистов, которые дадут профессиональный ответ, также можно в агентстве. Специалисты, работающие там хорошо разбираются в таких отраслях права, как гражданское, жилищное, наследственное и семейное, а также остальных, так или иначе имеющих отношение к работе на рынке недвижимости.

Какой договор оформить, чтобы заплатить минимальные налоги, какие сроки отведены на отдельные юридические процедуры, какие права в наследстве имеют члены семьи и родственники, что лучше оформить завещание или дарственную. Получить профессиональный ответ на эти и другие вопросы можно у специалистов агентства недвижимости.

Содействие в приватизации и оформление наследственных прав также входит в число услуг агентства. Если правоустанавливающие документы были утеряны или повреждены, и вам необходимо восстановить их - это тоже работа агентства недвижимости.

Таким образом, получить помощь квалифицированных специалистов агентства недвижимости можно не только при покупке-продаже квартиры, дома или земли или их аренде, но и в вопросах приватизации, оформлении наследства, дарения, перепланировки квартиры или коммерческой недвижимости. Обратившись, клиент получает не только ответы на свои вопросы, но и полное юридическое сопровождение всех перечисленных операций с недвижимостью.

2. Организационная структура агентства недвижимости

Структура управления предприятием - это состав управленческих подразделений и их взаимосвязи. Структура аппарата управления, дополненная связями и взаимодействиями отдельных органов управления, называется организационной структурой управления.

Существуют следующие основные виды организационных структур управления: линейная, функциональная, линейно-функциональная.

Линейная структура характеризуется непосредственным воздействием руководителя на управляющее звено по всем функциям управления. Линейный руководитель единолично отвечает за работу подчинённых звеньев. Ему подчинены руководители и исполнители нижестоящих подразделений, а он подчинён вышестоящему начальнику.

Такая структура эффективна при небольших объёмах работ и численности работников. Но вместе с тем требует от руководителей глубоких и разносторонних знаний. Что при большом объёме производства и его сложности ограничивает использование такого принципа построения организационной структуры управления.

Линейно-функциональная (или линейно-штабная) структура состоит в том, что линейные руководители осуществляют свою деятельность на принципах единоначалия, но для обеспечения необходимой компетенции управленческих решений при руководителе создаются функциональные подразделения (отделы, бюро, группы), которые возглавляют ведущие специалисты в определённых областях. Они выступают в качестве помощников руководителя по отдельным функциям управления, готовят решения, но принимает их руководитель-единоначальник подразделения. Преимуществом этой структуры является повышение качества принимаемых решений и соблюдение принципа единоначалия, а недостатки состоят в тенденции к разбуханию штатов функциональных служб, и их отрыву от проблем, наиболее важных для исполнителей.

Для организации агентства недвижимости характерна линейная структура управления и вертикальное подчинение (рис.1). Условно можно разделить фирму на два отдела - технический и юридический: в техническом отделе занимаются непосредственно объектом недвижимости, а в юридическом всей документацией, необходимой для сделок с объектом (т.е. документами физического или юридического лица, осуществляющего сделку, и документами, предоставленными техническим отделом). Отдел оценки взаимодействует с производственно-техническим отделом посредством горизонтальных связей.

Рисунок 2.1 Организационная структура агентства недвижимости

Производственно-технический отдел (ПТО) является самостоятельным структурным подразделением организации. ПТО создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации. Подчиняется ПТО непосредственно главному инженеру. Должностные обязанности, права и ответственность каждого работника производственно-технического отдела устанавливаются должностной инструкцией, которая согласовывается с начальником отдела и утверждается руководителем организации. В своей деятельности ПТО руководствуется:

- нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами, касающимися производственного планирования, оперативного управления производством;

- уставом организации;

- приказами, распоряжениями руководителя организации;

Основной задачей ПТО является: техническая база организации.

Технология осуществления производственно-технического отдела сводится к следующим основным этапам:

1) Регистрация данных о клиенте. Необходимо, чтобы данные о клиенте сохранялись в базе данных клиентов. Эти данные используются для идентификации клиента и для связи сотрудников агентства с ним. Персональные данные берутся из паспорта клиента и вводятся менеджером агентства с помощью клавиатуры. Введенные данные в дальнейшем используются для оформления заявки клиента на осуществление действий с объектами недвижимости.

2) Регистрация данных об объекте недвижимости. Необходимо хранить сведения об объекте недвижимости в базе данных объектов недвижимости. Эти сведения используются для формирования каталога недвижимости. Данные вводятся менеджером на основе пакета документов (свидетельство о государственной регистрации права собственности, кадастровый паспорт, технический паспорт) и используются для формирования каталога недвижимости. При регистрации данных об объекте недвижимости необходимо учитывать требование к объекту недвижимости, согласно которого объекты регистрируются только те, что находятся в черте города.

Технология осуществления риэлторской деятельности сводится к следующим основным этапам:

1. Получение заявки:

a) изучение характера и объема предстоящих работ на основе анализа заявленных заказчиком подробностей по объекту недвижимости;

b) формулирование ограничительных условий.

2. Предварительный осмотр объекта и заключение договора:

a) конкретизация предмета договора и подготовка его к подписанию;

b) составление плана выполнения работ по договору.

3. Сбор и анализ данных об объекте:

a) сбор документов об объекте недвижимости и подтверждение достоверности, актуальности и полезности собранной информации, необходимой для проведения конкретной сделки с недвижимостью;

b) представление заказчику отчета о проделанной работе и информирование о степени готовности всех субъектов к оформлению сделки.

4. Юридическое сопровождение сделки:

a) формирование комплекта документов, их исследование и подтверждение юристом законности проводимой сделки;

b) определение рисков, сопутствующих сделке;

c) ознакомление заказчика с документами и материалами, представляемыми для оформления сделки, согласование условий и техники проведения сделки.

5. Проведение сделки с недвижимостью и оплата услуг риелтора:

a) проведение сделки с недвижимостью и документальное оформление её результатов;

b) оформление акта сдачи-приемки работ, выполненных по договору об оказании услуги;

c) оплата услуг риелтора за выполненную работу.

Таким образом, типичная схема отношений между риэлторской фирмой и заказчиком выглядит следующим образом: предложение фирмой набора услуг - выбор услуги заказчиком - заключение договора - оказание услуги - совершение сделки с недвижимостью - оплата услуг риелтора за выполненную работу.

При данных отношениях содержание каждой услуги достаточно жестко формализовано и ограничено рамками представляемых услуг, а специалисты каждого структурного подразделения риэлторской фирмы работают по внутренним правилам предоставления услуг соответствующего профиля. Заказчик в свою очередь должен четко представлять содержание и результат предоставляемой услуги.

3. Основные бизнес-процессы агентства недвижимости

Агентство недвижимости всегда идет в ногу со временем и для удовлетворения потребностей клиентов, приходится расширять возможности, а так же повышать квалификацию работников на всех уровнях организации. В управлении агентством недвижимости есть множество процессов, которые нужно отладить до автоматизма. И от правильного распределения обязанностей и порядочности работников зависит многое. Именно поэтому персонал нужно подбирать самым тщательным образом. Если судить о том, какие основные бизнес-процессы бывают в агентстве недвижимости, то получаем такой список:

- регистрация данных о клиенте;

- регистрация данных об объекте недвижимости;

- учет сделок с объектами недвижимости;

- учёт услуг по оценке объектов недвижимости;

- бухгалтерский учёт;

- работа с кадрами;

- оказание консультативных услуг;

- проведение комплекса рекламных мероприятий по продвижению объекта на рынке недвижимости;

- оказание дополнительных услуг;

Первоочередная задача по сбору и хранению информации - минимизация временных затрат на сохранение новых данных в рамках единой информационной базы. Для этого создается электронная база данных, к которой подключаются модули разной функциональности.

агентство недвижимость структура база

4. Автоматизация базы данных

Для начала необходимо сформулировать базу данных. Она должна быть удобной, не содержать излишней информации и не допускать дублирования данных. При разработке базы обычно используется следующий подход: сначала все необходимые данные представляются в общей таблице, затем она анализируется и поэтапно разбивается на меньшие таблицы, при этом обычно соблюдается логика отношений между ними. Этот процесс называется нормализацией отношений, а первоначальная общая таблица находится в ненормализованной форме и имеет следующий вид:

Объекты недвижимости	Клиенты
Тип ОН	ФИО
Адрес ОН	Дата рождения
Стоимость ОН	Контактный телефон
Тип операции	Гражданство
Номер договора	Паспортные данные
Агент	Номер договора

У данной таблицы масса недостатков, несмотря на простую структуру. Самый явный её минус - дублирование данных, что приводит к засорению базы излишней информацией, которая пользователю на данный момент не нужна, и затрудняет восприятие информации. К тому же здесь невозможно указать типы данных, что немаловажно для автоматизированных систем, ведь в них всегда требуется инициализировать данные. Необходимо разбить данные этой таблицы на отдельные поля, которые впоследствии будут определены в разные таблицы. Все поля в первоначальной таблице содержат делимую информацию, и она должна быть вынесена в отдельные поля. Данная процедура называется нормализацией. Под нормализацией следует понимать процесс преобразования отношения, имеющего некоторые аномалии, к отношению с меньшим их количеством. Аномалией можно считать любые несогласованности структуры базы данных, приводящие к появлению избыточности, нарушению данных при удалении записей или невозможности ввода данных до наступления каких-либо дополнительных условий. Различают несколько видов нормальных форм.

В данной работе рассмотрены первая, вторая и третья нормальные формы, так как они являются наиболее распространенными.

Для преобразования таблицы в первую нормальную форму нужно, чтобы каждый столбец таблицы был атомарным(неделимым) и не содержать повторяющихся групп(два и более полей содержащих один атрибут). Для преобразования ненормализованной таблицы в первую нормальную форму в исходной таблице следует найти и устранить повторяющиеся данные.

Тип объекта недвижимости
Адрес ОН
Стоимость ОН
Тип операции (продажа, покупка, аренда и др.)
ФИО
Дата рождения
Гражданство
Паспортные данные
Контактный телефон
Дата обращения
Агент
Номер договора

Для дальнейшего преобразования во вторую нормальную форму нужно чтобы таблица была в первой нормальной форме и все столбцы таблицы должны зависеть от первичного ключа, для этого предыдущую таблицу нужно разделить и выделить следующие сущности:

- Клиенты;

- Заказы;

- Объекты недвижимости.

Клиенты

Код клиента
ФИО
Дата рождения
Гражданство
Паспортные данные
Контактный телефон

Объекты недвижимости

Код ОН
Тип ОН
Адрес ОН
Стоимость ОН

Заказы

Тип операции
Дата заказа
Номер договора
Агент
Код ОН
Код клиента

Ниже приведена таблица, отображающая ключевые поля и типы данных, содержащихся в полях

Таблица	Имя поля	Тип данных	Описание
Объекты недвижимости	Код ОН	Int	Ключевое поле
	Тип ОН	Char
	Адрес ОН	Char
	Стоимость ОН	Money
	Код клиента	Int	Ключевое поле
Клиенты	ФИО	Char
	Дата рождения	Data
	Гражданство	Char
	Паспортные данные	Int
	Контактный телефон	Int
	Номер договора	Int	Ключевое поле
Заказы	Дата заказа	Data
	Тип операции	Char
	Агент	Char
	Код ОН	Int
	Код клиента	Int

После приведения ко второй нормальной форме база данных для автоматизации учета услуг и клиентов агентства недвижимости имеет следующую структуру:

При типе связей «один-ко-многим» (1:М) одному экземпляру А соответствует 1 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более, чем с 1 экземпляром объекта А. В данной базе данных используется именно этот тип связи.

При создании базы данных нужно учитывать удобство, быстроту доступа к большому количеству данных, надежное сохранение данных, удобное управление информацией, хранимой в базе данных, и минимизацию дублирования данных в связи с этим были поставлены следующие технические задачи:

- создание простого и удобного пользовательского интерфейса;

- разработанная база данных должна содержать полную информацию о деятельности организации;

- должна обеспечиваться доступность данных;

- пользовательское приложение должно иметь возможность добавления и удаление записей

- осуществление удобной навигации по полям таблиц;

- разработать наиболее актуальные запросы к созданной базе данных:

1) вывести все заказы, стоимость которых превышает заданную сумму;

2) вывести все заказы, которые относятся к определенному типу операции;

3) определить по коду ОН его адрес и тип;

4) вывести, сколько было заключено сделок по заданной дате;

5) узнать на какую общую сумму были произведены заказы по дате заказа, сгруппировать данные по дате заказа;

6) узнать по первой букве ФИО клиента номер договора и дату заказа;

7) вывести max, min общей стоимости по каждой дате заказа, сгруппировать данные по дате заказа;

8) Упорядочить таблицы «Клиенты» и «Объекты недвижимости» в сводной таблице в алфавитном порядке по фамилии клиента;

9) упорядочить таблицу «Клиенты» по дате заказов;

10) вывести данные из двух таблиц «Заказы» и «Объекты недвижимости» в одну сводную таблицу.



Заключение

В ходе учебно-исследовательской работы на основе типового агентства недвижимости мной была рассмотрена организация ее цели, задачи, структура предприятия, были выявлены основные бизнес-процессы. Среди них выделен процесс обслуживания клиентов, который нуждается в автоматизированном процессе.

На сегодняшний день реляционные базы данных остаются самыми распространенными, благодаря своей простоте и наглядности, как в процессе создания, так и на пользовательском уровне.



Список используемой литературы

1. Исакова А.И. Учебно-исследовательская работа: Учебное пособие. - Томск: Изд-во Эль-Контент, 2013. - 118 с.

2. www.domastik.ru

3. Официальный сайт ТУСУР АСУ [Электронный ресурс]. Режим свободного доступа : http://asu.tusur.ru/learning/bak230700/d49.

4. www.kn.kz/article/7952 - организационная система

5. www.TimesNet.ru/magazine/4/3218/ - журнал-помощник «Как стать миллионером, продавая недвижимость»

Размещено на Allbest.ru