Анализ хозяйственной деятельности торгового предприятия ООО "Щукинская"

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Общая характеристика предприятия

Предприятие зарегистрировано в июне 2011 года в городе Москва, как Общество с ограниченной ответственностью "Щукинская", учредителем является одно физическое лицо. Основной целью создания Общества (по уставу) было расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли. Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом.

Организация предоставляет широкий выбор текстильных, парфюмерных, обувных, галантерейных, косметических товаров, а также товаров бытовой химии, бижутерии, канцтоваров, посуды и сезонных товаров.

Целью данной организации является продажа товаров по низким ценам, сдача в аренду свободных помещений под магазины другим организациям и открытие магазинов в других городах. На сегодняшний день приоритетным направлением развития предприятия является торговля товарами повседневной необходимости.

Приемкой, проверкой безопасности и качества, а так же дальнейшим размещением в торговой организации товара занимается структурное подразделение "Логистика".

Целями и задачами данного отдела являются:

проверка количества и качества товара

планирование графика поставок

ввод данных в систему

проверка и обработка товаросопроводительных документов

организация, ответственность за хранение

ведение базы сертификатов

передача товара в торговые отделы

обеспечение бесперебойной корректной загрузки товара в магазин



Схема организационной структуры управления предприятием



2. Правила приемки, входной контроль безопасности и качества поставляемой продукции

Процесс приемки товара осуществляется в двух этапах: грубая приемка и точная приемка.

Грубая приемка включает в себя:

разгрузку машины и сверку количества мест с накладной

проверку целостности транспортной упаковки

проверку и оформление товаросопроводительной документации

Точная приемка включает в себя:

подсчет количества и качества товара

сверку поставки с заказом и накладной

введение поставки в систему

Размещено на http://www.allbest.ru/

Функциональная структура отдела "Логистика"

Но во время приемки товара могут возникнуть проблемные ситуации: заказа нет в системе; несовпадение количества грузовых мест с товарно-транспортной накладной; нарушение внешнего вида и целостности транспортной упаковки; нарушение температурного режима; товар получен без паллет; нарушение пломбы, тента автомобиля; поврежденные паллеты.

Контроль за соблюдением сроков годности и рекомендуемых условий хранения товаров осуществляется на входном контроле логистики.

Для возврата товара поставщику, могут служить следующие причины: отсутствие товаросопроводительных документов; нарушение условий о количестве товара; нарушение условий об ассортименте товаров; передачи товара ненадлежащего качества; передачи некомплектного товара; передачи товара без тары и/или упаковки; нарушение поставщиком каких-либо пунктов договора, заключенного между сторонами; в случаях, установленных в договоре, заключенным между сторонами; наличие видимых повреждений на товаре; товар не заказан; штрих-код на товаре не введен в систему; поврежденный или несканируемый штрих-код; доставленным товарам не присвоен артикул в системе; просроченный товар; поверх оригинальной этикетки со сроком годности приклеена новая, с измененными данными; количество единиц товара в упаковке не совпадает с количеством единиц, введенным в систему; /.отсутствие русскоязычной информации для потребителя; инструкций по эксплуатации для сложнотехнических товаров, гарантийных талонов (при поставках внутри упаковок с товаром); смена ассортимента; окончание сезона продаж; работа с поставщиком прекращена.

Порядок подачи рекламации:

1. руководитель торгового отдела согласовывает возврат с поставщиком

2. руководитель торгового отдела отправляет Акт о возврате товара поставщику

3. руководитель торгового отдела оформляет Накладную в системе

4. торговый отдела собирает возврат и передает в отдел "Логистика" во всеми необходимыми документами

5. отдел "Логистика" осуществляет поартикулярную идентификацию и пересчет возврата

6. размещает возврат в зоне ответственного хранения

7. оформляет товаросопроводительные документы и ее распределение

8. передает возврат поставщику и подтверждение списания в систему

При подачи рекламации оформляются следующие документы:

-оригинал Акта о возврате в двух экземплярах

-электронная копия Акта о возврате с подтверждением поставщика (подпись, печать) в одном экземпляре

-накладная из системы в двух экземплярах

-основание для возврата (в случае возврата покупателя претензия/заключение сервисного центра) в одном экземпляре

В случае излишки товара составляется акт ТОРГ-2 ( в двух экземплярах) и товар принимается по фактическому количеству.

В случаях недостачи или брака товара составляется акт ТОРГ-2 ( в двух экземплярах) и принимается товар по данным накладной.

В случае выявления расхождений договора, причиной чему могут служить некачественный товар, неполная комплектация товара, испорченный товар или другие причины, нарушающие поставщиком пункты заключенного между сторонами договор, организация подает поставщику рекламацию. Для этого организация составляет претензию в печатном виде, с оригиналами всех документов с требованием устранить нарушения, полного возмещения убытков или снизить цену. Так же организация в праве отказаться от предоставленного поставщиком товара.

Правила и сроки приема товаров и их документальное оформление определяются техническими условиями, договорами и инструкциями о порядке приемки товаров.

При приемке товара в первую очередь проверяют полноту и правильность составления всех необходимых товаросопроводительных документов.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и стоимости.

Для оформления поступившего товара применяются документы формы с N Торг-1 по N Торг-14.

Приемка товаров осуществляется на основании товаросопроводительных документов поставщика, предусмотренных условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной (ТТН), железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Теперь рассмотрим, как характер приемки влияет на ее документальное оформление.

Если по условиям договора необходима приемка товаров по количеству, качеству, массе и комплектности, то оформляется Акт о приемке товаров по форме N ТОРГ-1 или Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2.

Форма N ТОРГ-1 используется в том случае, если нет расхождений между документами поставщика и фактическими данными приемной комиссии.

Приемка товара производится по фактическому наличию.

При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе отдел приемки товаров останавливает приемку, обеспечивает сохранность товара, принимает меры по предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызывает представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте.

Акт по форме N ТОРГ-1 составляется отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Один экземпляр этого документа остается у компании, а другой передается поставщику.

На 1-й странице акта записываются реквизиты поставщика, изготовителя и получателя товара, номер и дата акта, место приемки, реквизиты договора и другие сведения.

На 2-й и 3-й страницах акта N ТОРГ-1 при заполнении строки "Сертификат" обязательно указываются его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

Если реальное состояние поставленного товара соответствует документам поставщика, то в полях "Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра", "Способ определения недостающего товара", "Заключение о причинах и месте образования недостачи товара", "Отклонение" можно сделать прочерк.

На последней странице акта N ТОРГ-1 члены комиссии подтверждают правильность сведений, указанных на предыдущих страницах, и пишут свое заключение о приемке товара. Если представитель поставщика участвует в приемке, то он расписывается в получении акта. Здесь же подписывается главный бухгалтер грузополучателя.

На 4-й странице также выделено место для записи решения руководителя по поводу приемки товара. Заведующий складом расписывается на этой же странице в получении товара и тары на ответственное хранение, а руководитель утверждает документ. Акты должны храниться в течение пяти лет.

Для оформления приемки товаров, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, дополнительно применяются Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2 и аналогичный Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров по форме N ТОРГ-3.

Акты по формам N ТОРГ-2 и N ТОРГ-3 составляются в соответствии с фактическим наличием товаров и в сравнении с данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - в соответствии с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Эти акты являются основанием для предъявления претензии поставщику и составляются аналогично акту по форме N ТОРГ-1. Акт по форме N ТОРГ-2 на отечественные товары составляется в четырех экземплярах, а акт по форме N ТОРГ-3 на импортные товары - в пяти экземплярах.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от российского поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара по договору с иностранным поставщиком, то акт составляется в присутствии представителя (материально ответственного лица) компании, представителя иностранного поставщика. Акт по форме N ТОРГ-3 составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

При приемке любых товаров акты о приемке с приложением документов передаются в бухгалтерию под расписку и при расхождениях с товаросопроводительными документами используются для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Причинами уценки товара могут служить следующие причины: физическое повреждение товара, повреждение упаковки или утрата товарного вида, моральное устарение товара, изменение ситуации на рынке и т.д.

Во всех вышеперечисленных случаях руководителем торгового отдела принимается решение уценить товар на определенную сумму, после чего он согласовывает свое решение с бизнес контролером Далее подсчитывается размер уценки и на каждый товар приклеивается специальный ценник, на котором указываются старая цена товара, цена с учетом уценки, причина уценки, дата уценки, артикул товара и подпись руководителя торгового отдела.

3. Анализ и управление ассортиментом

Ассортиментная матрица -- это документ, который включает в себя полный перечень всех товарных позиций, предлагаемых к продаже в магазине с учетом требований ассортиментной политики, особенностей выбранного формата магазина и его местоположения.

Ассортимент торгового предприятия формируется центральным офисом управления в зависимости от покупательских предпочтений в течение четырех сезонов.

Для оптимизации и эффективности создаются ассортиментные матрицы, в которые позволяют оптимально быстро и правильно корректировать товарный остаток и сделать заказ поставщику.

Для анализа покупательского спроса и деятельности конкурентов проводится мониторинг через интернет или методом выезда сотрудника для сравнения цен и ассортимента конкурентов.

Поисками новых поставщиков занимаются "байеры". Они заключают договор с поставщиком, в котором устанавливаются условия поставки и оплаты товаров, объем, ассортимент, периодичность поставок товаров отдельными поставщиками.

Заказом товаров занимаются руководители торговых отделов. После оформления заказа, он передается в отдел заказов после чего отправляется поставщикам.

Поставщик доставляет товар в торговое предприятие в четко определенные время, установленное в договоре.

В случаях, когда по каким-либо причинам расторгается договор с поставщиком, дальнейшим поиском новых поставщиков занимаются байеры.

4. Анализ отдельных торгово-технологических процессов

После приемки товара доставляют на склад, откуда сотрудники отдела "Логистика" размещают в торговом зале. В магазине хранение товаров организовано с учетом товарного соседства, санитарных правил, норм складирования и противопожарной безопасности. Сохранность количества и качества товаров в процессе их хранения обеспечивают кладовщики (специалисты отдела "Логистика"). Для сохранения количества и качества товаров были проведены организационно-технические а санитарно-гигиенические мероприятия. Организационные мероприятия включают определение частоты и размера

партии завоза товаров, составление технологических карт размещения

товаров, обеспечение охраны товарно-материальных ценностей и т.п.

Технические мероприятия заключаются в выборе соответствующих видов и типов оборудования для хранения, обеспечении режимов хранения контроля за ними.

Санитарно-гигиенические мероприятия предполагают организацию санитарного надзора и контроля за хранением. Процесс хранения включает следующие операции:

размещение товаров на хранение;

укладку в местах хранения;

создание соответствующих режимов хранения;

поддержание условий хранения.

На складе созданы оптимальные условия для хранения. Кладовщики постоянно следят за температурой и влажностью воздуха внутри помещений

склада и поддерживают их на уровне, установленном стандартами и

санитарными правилами для отдельных групп товаров. Также, не допускают их резких перепадов. Контроль за температурой воздуха осуществляют при помощи термометров. Регулирование температуры и относительной влажности воздуха проводится при помощи отопления и вентиляции.

Соблюдение оптимальных режимов хранения товаров, регулярный осмотр и аккуратное обращение с ними позволяют снизить потери товаров из-за их порчи, боя, лома. При хранении так же учитываются предельные и гарантийные сроки хранения продукции.

Товаросопроводительная документация (ТСД)- это документы, подтверждающие факт поступления товара в магазин, его поисхождение, качество и безопасность.

К ТСД относятся:

ТОРГ 12

Счет-фактура

Сертификаты

Отказное письмо

Гарантийный талон

Инструкция по эксплуатации

Отдел приемки проверяет наличие, сроки действия ТСД, наличие печатей и подписей; наличие инструкции на русском языке; наличие и количество гарантийных талонов, при необходимости достают их из коробок.

Для различных групп товаров необходимы: сертификат соответствия; гигиенический сертификат (санитарно-эпидемиологическое заключение); пожарный сертификат; карантинный сертификат.

Инвентаризация- это полный переучет всех товаров в магазине для проверки их наличия и сохранности, соответствия данных бухгалтерского учета фактическому количеству.

Этапы инвентаризации:

подготовительный этап

основной этап

подведение итогов

Заранее определяется период проведения инвентаризации; обсуждаются даты и план проведения инвентаризации; производится обучение сотрудников; планируется распределение сотрудников на инвентаризацию; открывается инвентаризация в системе; производится илотаж всех складских зон, пересчет товара в складских зонах, пересчет мерного и весового товара, учет и маркировка образцов, списание и утилизация брака, проверка и коррекция илотажа в товарной зоне, предварительный пересчет и фасовка мелкого товара.

На основном этапе инвентаризации происходят следующие операции:

организация пересчета

пересчет товара:

в зоне продаж

на торцах

на паллетной выкладке

в прикассовой зоне

на кросс-мерчендайзинге

в зонах возврата, в зоне запасного командного пункта

перенос данных пересчета в отчетные листы

контрольный пересчет

занесение информации в систему

Рекламной деятельностью занимается непосредственно сам генеральный директор офиса. Он так же оформляет каталог каждого последующего месяца с существующим в наличии товарами, скидками или промо-акциями.

Оформлением торгового зала занимаются сотрудники самой организации, а так же мерчендайзеры, которые существует во многих других торговых предприятиях. В задачи данного отдела входят: печать крупногабаритных ценников, плакатов и постеров, подготовка торгового зала к промо-акциям.

Реклама предусматривает использование таких средств, как:

уличные щиты с плакатами различного формата; специальные тумбы; растяжки; транспаранты; стены различных зданий и сооружений;

ограждения; специальные световые установки; рекламные буклеты;

справочники; проспекты; брошюры; каталоги; листовки; другие виды полиграфической продукции, интернет реклама .

5. Соблюдение правил продажи и обеспечение прав потребителей в торговом предприятии

торговый ассортимент организационный должностной

В торговом предприятии оформлен " Уголок для потребителя". В нем потребитель может найти информацию об организации, его деятельности, информацию о режиме работы, а так же книги отзывов и предложений. Руководитель каждого торгового отдела периодически знакомится с отзывами, оставленными покупателями и на каждый из них дает свой ответ.

Кроме уголка для потребителя в каждом в торговом предприятии есть "Инфостойка" в каждом торговом отделе. Здесь покупатель может получить консультацию, заказать товар, а так же найти ответы на другие интересующие вопросы.

А товаросопроводительные документы, сертификаты и другие документы, подтверждающие качество товара, покупатель может найти на "Сервисе".

В случаях замены или возврата покупателем товара ненадлежащего качества, покупатель пишет заявление после чего осуществляется возврат или замена товара.

Сотрудники торгового предприятия стараются максимально быстро, качественно и бесконфликтно осуществить вышеперечисленные операции.



6. Должностные функциональные обязанности работников

Руководитель торгового отдела должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты по вопросам охраны труда, а также систему стандартов безопасности труда и основы трудового законодательства

основные технологические процессы безопасного проведения работ в магазине

положения, рабочие инструкции и другие локальные документы, действующие в компании

порядок реагирования в чрезвычайных ситуациях, а также при несчастных случаях на территории магазина

порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга

этику делового общения

структуру управления магазином

основы делопроизводства

правила работы с офисной техникой и основные программы Windows

В обязанности входит руководителя торгового отдела входит:

организация и контроль выполнения сотрудниками отдела текущей работы и специальных заданий, а также соблюдения ими должностных инструкций соблюдение собственного графика определение графика работы персонала отдела контроль наличия и корректность ценовой информации на реализуемую продукцию, грамотной экспозиции товаров, современного пополнения товара на полках, поддержания отдела в чистоте и порядке создания заказов поставщикам с целью обеспечения бесперебойного поступления товара в отдел с учетом количества и периодичности поставок согласно условиям договорам корректная работа с системой данных и документов по движению товара подготовка и проведение инвентаризации отдела регулярное введение в систему данных, касающихся товаров, списываемых на внутреннее использование и коррекций товарного запаса выработка и внесение предложений по изменению ассортиментной и ценовой политики и планограммы своего отдела, учитывая интересы и пожелания покупателей выработка и внесение предложений по оптимизации работы магазина и отдела в частности своему непосредственному руководителю

В обязанности руководителя отдела по охране труда входит:

соблюдение всех требуемых правил и норм по охране труда и пожарной безопасности

организация безопасного производства работ сотрудников в соответствии с требованиями правил и норм охраны труда и пожарной безопасности, действующих в РФ

организация безопасной эксплуатации торгового, стеллажного и другого оборудования и приспособлений, эксплуатируемых в своем отделе в соответствии с требованиями инструкций по эксплуатации, охране труда, пожарной безопасности, положений, приказов и других локальных документов, действующих в магазине

организация безопасной эксплуатации погрузчиков, элуктроштабелеров, элктротележек, подъемников самоходных и другой погрузочной техники, в соответствии с требованиями инструкций по эксплуатации, охране труда, пожарной безопасности, положений, приказов и других локальных документов, действующих в магазине

своевременное проведение первичных, повторных, внеплановых и целевых инструктажей на рабочем месте по охране труда и пожарной безопасности, сотрудникам своего отдела, с записью в соответствующих журналах

оформление распоряжений новым сотрудникам на стажировку и допуск их к самостоятельной работе после проверки у них знаний требований охраны труда и безопасных методов производства работ

проведение мерчендайзерам тренинг о методах безопасности и охраны труда на территории магазина

осуществление контроля за обязательным использованием сотрудниками отделов спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, необходимых для безопасного выполнения работ

разработка и участие в пересмотре инструкций по охране труда по профессиям и видам работ

контроль соблюдения требований охраны труда и техники безопасности : проведение необходимых инструктажей по охране труда и технике безопасности, предусмотренных правилами по охране труда и технике безопасности РФ

поддержка тесной взаимосвязи с инженером по охране труда, ведение необходимой документации, своевременное внесение изменений в организацию работы сотрудников в соответствии с изменениями в правилах и нормах по охране труда РФ

по требованию комиссии по расследованию инцидентов, а также по требованию инженера по охране труда представлять объяснительные, по вопросам, касающимся нарушений требований охраны труда, безопасной эксплуатации погрузочной техники, торгового оборудования и пожарной безопасности

организационная работа по хранению личных вещей сотрудниками отдела и мерчендайзерами

В обязанности продавца-консультанта входит:

продавец- консультант обеспечивает бесперебойную работу торгового зала, находится в течение всего рабочего времени на своем рабочем месте.

осуществляет вежливое обслуживание покупателей, создает необходимые условия для подбора заинтересовавшего их товара

производит проверку соответствия цены и маркировки выставленного на витрину товара с информационной системой

контролирует сроки и правила реализации товара согласно законодательству РФ

размещает и выкладывает товары в соответствии с планограммой

участвует в передаче товаров из отдела приемки в торговые отделы; в демонстративных акциях в торговом зале, а также в промо-акциях; в инвентаризациях

проверяет наличие и корректность информации на ценниках, формирует заявки на ценники, осуществляет их замену при переоценках товара

регулярно изучает информацию о продукции компании и новинках рынка

отвечает на все вопросы покупателей относительно расположения торговых отделов и товаров в магазине и принципов обслуживания принятых в магазине

производит подсчет стоимости покупки, по просьбе покупателей

обеспечивает своевременное пополнение и наличие всего имеющегося в магазине/отделе ассортимента товаров на соответствующих торговых площадях

осуществляет контроль сохранности товаров в зале, торгового оборудования и прочих материальных ценностей

информирует руководство отдела об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, принимаемых мерах по их ликвидации

соблюдает трудовую дисциплину, требования противопожарной безопасности, охраны труда

осуществляет соблюдение обозначенных принципов и процедур в рамках отдела и магазина

Функциональные обязанности специалиста отдела логистики:

обеспечивает бесперебойную работу отдела логистики, находится в течение всего рабочего времени на своем рабочем месте

участвует в погрузочно-разгрузочных работах

перемещает товар по зонам приемки

осуществляет пересчет товара

обрабатывает товаросопроводительные документы и осуществляет документооборот

правильно оформляет документы на возврат товара поставщику

проверяет и подсчитывает фактическое количество грузовых мест в поставке

обеспечивает складирование и хранение товарно-материальных ценностей

осуществляет эксплуатацию погрузочной техники и ее ежемесячный осмотр и обслуживание

проверяет внешний вид упаковок транспортируемого товара и целостность транспортируемых упаковок

проверяет качество товара, наличие сроков годности, наличие на товаре русскоязычной информации, наличие и целостность штрих-кодов, наличие инструкции по эксплуатации электротехнических товаров, наличие гарантийных талонов

оформляет выявленные расхождения фактически принятого товара от товара, указанного в товаросопроводительной документации

маркирует и передает принятые товары в отделы

участвует в организации процесса приема и отпуска товаров в зоне выдачи клиентских заказов

осуществляет контроль сохранности товаров в зоне приемки и торговом зале поддерживает на рабочем месте атмосферу доброжелательности

поддерживает чистоту и порядок на рабочем месте, в отделе, а также в магазине в целом

соблюдает трудовую и производственную дисциплину, требования производственной санитарии и гигиены

соблюдает трудовую дисциплину, требования противопожарной безопасности и охраны труда

соблюдает руководство по безопасности при использовании механизмов

исполняет распоряжение и приказы непосредственного руководителя и администрации магазина .



Заключение

Проходя практику в ООО "Щукинская", расположенного по адресу город Москва, улица Новощукинская 5 , смогла применить знания на деле, полученные мной в учебном процессе. Благодаря этой преддипломной практике я смогла повысить уровень своих знаний и приобрела навыки работы товароведа. При прохождении практики я участвовала в приемке товаров по количеству и качеству, подготовке товаров к продаже, выкладке товаров, в изучении товарного спроса. Организация находится в густонаселенном районе и пользуется у населения успехом.

Хотелось бы порекомендовать предприятию: более тщательно проверять качество товаров, для максимального удовлетворения потребителей.

В целом в организации хорошая рабочая атмосфера. Между сотрудниками существует понимание, взаимное уважение, что сказывается на слаженность выполняемой работы.

Размещено на Allbest.ru