Реинжиниринг бизнес-процессов на предприятиях оптовой торговли

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Определение внешних клиентов организации и входов/выходов для организации в целом

2. Составление перечня бизнес-процессов верхнего уровня организации, формирующих внешние входы и выходы

3. Определение внутренних входов/выходов каждого процесса и вспомогательных бизнес-процессов

4. Декомпозиция бизнес-процессов верхнего уровня

5. Распределение подпроцессов по подразделениям организации

6. Составление графических моделей бизнес-процессов организации

7. Составление схемы организационной структуры управления предприятием производственно-хозяйственной деятельности организации

8. Разработка регламентирующей документации по процессам

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Графическая модель бизнес-процесса верхнего уровня «Закупки и снабжение» в нотации IDEF0

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Графическая модель бизнес-процесса «Заключение договора на поставку» в нотации EPC

ПРИЛОЖЕНИЕ В. Схема организационной структуры управления предприятием

ВВЕДЕНИЕ

Двести лет назад Адам Смит сделал выдающееся открытие: индустриальное производство должно быть разбито на простейшие и самые базовые операции. Он показал, что разделение труда способствует росту производительности, так как сосредоточенные на одной задаче рабочие становятся более искусными мастерами и лучше выполняют свою работу. И на протяжении XIX и XX веков люди организовывали, развивали компании, управляли ими, руководствуясь принципом разделения труда Адама Смита.

Однако в современном мире достаточно внимательно посмотреть на любую компанию - от уличного ларька до транснационального гиганта типа Microsoft или Coca-Cola - то обнаружится, что деятельность компаний состоит из огромного количества повторяющихся бизнес-процессов, каждый из которых представляет собой последовательность действий и решений, направленных на достижение определенной цели.

Вполне очевидно, что эффективность деятельности компании (и, следовательно, прибыльность, конкурентоспособность и стоимость компании) в значительной степени определяется эффективностью реализации бизнес-процессов в этой компании. В середине 80-х годов, специалисты по управленческим технологиям в поисках возможностей по радикальному повышению эффективности, прибыльности и стоимости бизнеса обратили свое внимание на проблему эффективности реализации бизнес-процессов. И обнаружили, что даже в передовых компаниях существуют возможности повышения эффективности отдельных подразделений и компании в разы путем оптимизации реинжиниринга бизнес-процессов на различных уровнях компании - от корпоративного до отдельных подразделений и рабочих групп.

Это открытие дало толчок развитию новой управленческой дисциплины, получившей название реинжиниринга бизнес-процессов, а также свою методологию, терминологию, инструментальные средства, систему подготовки специалистов и т.д. Именно реинжиниринг стал одним из важнейших рычагов успешной перестройки многих компаний, позволив им успешно вернуть мировое лидерство в эффективности и обеспечить невиданный рост экономики и фондового рынка. Именно реинжиниринг стал методом, который для новой революции в бизнесе означает то же, что специализация труда означала для предыдущей революции.

Актуальность данной работы заключается в том что, современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности и в этом им помогает реинжиниринг бизнес-процессов организовывая эффективную работу организации.

Целью курсовой работы является закрепление теоретических знаний по курсу «Ре-инжиниринг бизнес-процессов» и выработка практических навыков по моделированию бизнес-процессов предприятия оптовой торговли.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить определенные задачи:

1) Определить внешних клиентов организации и входов/выходов для организации в целом;

2) Составить перечень бизнес процессов верхнего уровня организации, формирующих внешние входы и выходы;

3) Определить внутренние входы и выходы каждого бизнес-процесса;

4) Провести декомпозицию бизнес-процессов верхнего уровня;

5) Распределить подпроцессы по подразделениям в организации;

6) Составит графические модели бизнес-процесса с помощью нотаций IDEF0 и EPC;

7) Составить схему организационной структуры управления предприятием;

8) Разработать регламентирующую документацию по процессам.

1. Определение внешних клиентов организации и входов/выходов для организации в целом

моделирование бизнес процесс торговля

К внешним клиентам организации относятся основные потребители готовой продукции, поставщики сырья, кредиторы, государственные органы и др. Входы и выходы представляют собой основные информационные и материальные потоки, посредством которых организация взаимодействует со своим окружением.

Таблица 1 - Результаты выделения входов/выходов организации

Входы	Поставщики	Выходы	Потребители
Информация о фармрынке	Внешняя среда	Отчеты	Контрагенты
Товар от поставщиков	Поставщики	Продукция	Покупатель
Денежный поток от контрагентов	Покупатели, кредиторы, банки	Денежный поток	Контрагенты
Персонал	Рынок труда
Заказы клиентов	Покупатели

2. Составление перечня бизнес-процессов верхнего уровня организации, формирующих внешние входы и выходы

Выделение основных бизнес-процессов организации осуществляется на основе информации о внешнем окружении и основных информационных и материальных потоках по принципу «клиент процесса > потребляемый им продукт > основной бизнес-процесс организации».

Бизнес-процессы верхнего уровня предприятия розничной торговли:

А0 Деятельность по реализации продукции

Основные бизнес-процессы:

А1 Разработка стратегии бизнеса;

А2 Закупки и снабжение;

А3 Продвижение и продажи.

Вспомогательные (обеспечивающие) бизнес-процессы:

А4 Воспроизводство трудовых ресурсов

А5 Воспроизводство ОПФ

А6 Финансирование деятельности и расчеты по обязательствам

3. Определение внутренних входов / выходов каждого процесса и вспомогательных бизнес-процессов

На этом этапе определяются внутренние входы и выходы основных процессов организации. Основные процессы обмениваются между собой и окружением компании информацией и материальными ресурсами. Кроме того, они потребляют информацию и ресурсы вспомогательных процессов. Поэтому на данном этапе выделяются и вспомогательные (обслуживающие) процессы и потоки между ними и основными процессами. Итогом выполнения работ является спецификация основных и вспомогательных процессов и внешних/внутренних входов/выходов, связанных с ними.

Таблица 2 - Спецификация бизнес-процессов верхнего уровня

Входы	Поставщики	Выходы	Потребители
А1 Разработка стратегии бизнеса
Информация о рынке(анализ)	Внешняя среда	Стратегия развития,	Продвижение и продажи, воспроизводство трудовых ресурсов, закупки, воспроизводство ОПФ, финансирование и расчеты.
Информация о удовлетворенности клиентов	Продвижение и продажи	Политика ценообразования	Продвижение и продажи
А2 Закупки и снабжение
Товар от поставщиков	Поставщики	Продукция	Продвижение и продажа
Стратегия развития	Продвижение и продажи
Запчасти для ремонта оборудования	Поставщики	Годные запчасти	Воспроизводство ОПФ
		Обязательства перед контрагентами	Финансирование и расчеты по обязательствам
А3 Продвижение и продажи
Потенциальные потребители	Заказчики	Продукция потребителю	Покупатели
Продукция на складе	Закупки и снабжение	Отчет об удовлетворенности клиентов	Разработка стратегии бизнеса
Потребители	Заказчики	Обязательства потребителей	Финансирование и расчеты по обязательствам

4. Декомпозиция бизнес процессов верхнего уровня

Модель бизнес-процессов создается на основе принципа декомпозиции. Каждый процесс описывается в виде набора подпроцессов нижнего уровня. На верхнем уровне модели рассматриваемая система представляется в виде одного процесса, далее он декомпозируется на совокупность бизнес-процессов верхнего уровня. Каждый из бизнес-процессов верхнего уровня декомпозируется на ряд подпроцессов.

Таблица 3 - Результаты декомпозиции процессов верхнего уровня

№ процесса/под процесса	Наименование функций процесса
А2 Закупки и снабжение
А2.1	Планирование закупок
А2.2	Поиск и выбор поставщиков
А2.3	Заключение договора на поставку
А2.4	Закупка товара
А2.5	Хранение и передача товара
А2.1 Планирование закупок
А2.1.1	Определение потребности в товарах (определяются базовые характеристики требуемого товара)
А2.1.2	Подготовка заявки на товар (внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в товаре)
А2.1.3	Оформление заявки на товар (должен быть указан идентификатор требуемого товара или группы товаров, количество и сроки поставки.)
А2.1.4	Согласование заявки на товар (исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на товар согласует её содержание с руководителем)
А2.2 Поиск и выбор поставщиков
А2.2.1	Поиск потенциальных поставщиков (объявление конкурса; изучение рекламных материалов)
А2.2.2	Анализ потенциальных поставщиков (получение информации о ценах, качества продукции, надежности обслуживания)
А2.2.3	Выбор поставщиков на основе проведённого анализа
А2.3 Заключение договора на поставку
А2.3.1	Формирование договора на поставку (подготовка и оформление заказа)
А2.3.2	Согласование договора на поставку
А2.3.3	Юридическое оформление договора
А2.3.4	Отправка заказа выбранному поставщику
А2.4 Закупка товара
А2.4.1	Оплата счета поставщика
А2.4.2	Доставка товара
А2.4.3	Приемка товара на склад
А2.4.4	Оприходование товара (груз размещается на складах)
А2.5 Хранение и передача товара
А2.5.1	Хранение товара
А2.5.2	Отпуск (передача) товара на продажу
А2.1.1 Определение потребности в товарах
А2.1.1.1	Определяются необходимое количество товара
А2.1.1.2	Определяются сроки поставки
А2.2.1Поиск потенциальных поставщиков
А2.2.1.1	Объявление конкурса (тендер)
А2.2.1.2	Изучение рекламных материалов
А2.2.1.3	Посещение выставок, ярмарок
А2.2.1.4	Переписка, налаживание личных связей с потенциальными поставщиками
А2.2.2 Анализ потенциальных поставщиков
А2.2.2.1	Оценка соотношения цены и качества продукции
А2.2.2.2	Оценка качества (надежности) обслуживания
А2.2.3 Выбор поставщиков на основе проведённого анализа
А2.2.3.1	Отправка запроса поставщикам в соответствии с заявкой на товар
А2.2.3.2	Получение предложений от возможных поставщиков
А2.2.3.3	Согласование полученных предложений
А2.2.3.4	Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков
А2.2.3.4	Выбор наиболее подходящих поставщиков
А2.4.1 Оплата счета поставщика
А2.4.1.1	Формирование счета на оплату товара (заказа)
А2.4.1.2	Передача счета на оплату на утверждение
А2.4.1.3	Утверждение счета
А2.4.1.4	Выполнение обязательств по оплате заказа
А2.4.1.5	Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате
А2.4.1.6	Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке
А2.4.2 Доставка товара
А2.4.2.1	Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки
А2.4.2.2	Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки
А2.4.3 Приемка товара на склад
А2.4.3.1	Проверка целостности упаковки
А2.4.3.2	Разгрузка
А2.4.3.3	Перемещение в зону приемки
А2.4.3.4	Распаковка
А2.4.3.5	Приемка товаров по количеству
А2.4.3.6	Приемка товаров по качеству
А2.4.3.7	Определение мест хранения
А2.5.1 Хранение товара
А2.5.1.1	Организация складского пространства
А2.5.1.2	Размещение товаров
А2.5.1.3	Создание необходимых условий хранения
А2.5.1.4	Организация учета товаров
А2.4.3.5 Приемка товаров по количеству
А2.4.3.5.1	Вскрытие тары;
А2.4.3.5.2	Подсчет количества единиц (взвешивание товаров)
А2.4.3.5.3	Сверка с сопроводительными документами
А2.4.3.6 Приемка товаров по качеству
А2.4.3.6.1	Вскрытие тары
А2.4.3.6.2	Непосредственная проверка качества и его соответствия условиям договора

5. Распределение подпроцессов по подразделениям организации

Полученные при выполнении предыдущего этапа подпроцессы должны быть приписаны к конкретным функциональным подразделениям организации. При этом необходимо назначить владельца процесса и организационную единицу (подразделение), являющееся исполнителем процесса.

Таблица 4 - Распределение процессов по подразделениям организации

Процесс/подпроцесс	Владелец (должность)	Исполнитель (подразделение)
А2 Закупки и снабжение	Директор по снабжению	Дирекция по снабжению
А2.1 Планирование закупок	Начальник отдела снабжения	Отдел снабжения
А2.1.1Определение потребности в товарах	Менеджер	Отдел снабжения
А2.1.2 Подготовка заявки на товар	Ответственный за работу с заявками	Отдел снабжения
А2.1.3 Оформление заявки на товар	Ответственный за работу с заявками	Отдел снабжения
А2.1.4 Согласование заявки на товар	Ответственный за согласование заявок	Отдел снабжения
А2.2 Поиск и выбор поставщиков	Начальник отдела снабжения	Отдел снабжения
А2.2.1 Поиск потенциальных поставщиков	Менеджер по снабжению	Отдел снабжения
А2.2.2 Анализ потенциальных поставщиков	Менеджер по снабжению	Отдел снабжения
А2.2.3 Выбор поставщиков на основе проведённого анализа	Начальник отдела снабжения	Отдел снабжения
А2.3 Заключение договора на поставку	Начальник отдела снабжения	Отдел снабжения
А2.3.1Формирование договора на поставку	-	-
А2.3.2Согласование договора на поставку	Менеджер по снабжению Юрист	Отдел снабжения
А2.3.3Юридическое оформление договора	Юрист Менеджер по снабжению	Отдел снабжения
А2.3.4Отправка заказа выбранному поставщику	Начальник отдела снабжения	Отдел снабжения
А2.4 Закупка и приемка товара на склад	Начальник отдела снабжения	Отдел снабжения
Оплата счета поставщика	Бухгалтер	Бухгалтерия
Доставка товара	Кладовщик	Отдел снабжения
Приемка товара на склад	Кладовщик	Отдел снабжения
Оприходование товара (груз размещается на складах)	Кладовщик	Отдел снабжения
А2.5 Хранение и передача товара	Хранение - Начальник складского хозяйства Передача - Начальник отдела снабжения	Складское хозяйство Отдел снабжения
А2.5.1 Хранение товара	Кладовщик	Складское хозяйство
А2.5.2 Отпуск (передача) товара на продажу	Кладовщик	Отдел снабжения

6. Построение графической модели бизнес-процессов организации

Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью диаграмм, выполненных в той или иной нотации моделирования.

Графическая модель бизнес-процесса верхнего уровня «Закупки и снабжение» в нотации IDEF0 отражена в приложении А.

Графическая модель бизнес-процесса «Заключение договора на поставку» в нотации EPC отражена в приложении Б.

При построении графической модели необходимо составить уточненную спецификацию процесса, в которой отражается взаимодействие моделируемого процесса с другими процессами и с внешней средой по входу, выходу, управлению и механизмам.

Таблица 5 - Уточненная спецификация по процессу «Закупки и снабжение»

Входы	Поставщики	Выходы	Потребители	Управление процесса	Поставщик
Закупки и снабжение
Заявка на покупку товара	Воспроизводство ОПФ	Годные ресурсы	Производство	Бюджет доходов и расходов	Финансирование и расчеты по обязательствам
Производственная программа	Продвижение и продажи	Готовые товары	Воспроизводство ОПФ	Регламенты процесса снабжения	{Туннель}
Потребность производства в ресурсах	Производство	Обязательства перед поставщиками	Финансирование и расчеты по обязательствам
Ресурсы от поставщиков	Поставщики	Заявки поставщикам	{Туннель}
Информация о поставщиках	{Туннель}	Первичная отчетность по снабжению	Финансирование и расчеты по обязательствам

7. Составление схемы организационной структуры управления предприятием

Схема организационной структуры управления предприятием производственно-хозяйственной деятельности организации изображена в приложении В.

8. Разработка регламентирующей документации по процессам

Положение о подразделении «Дирекция по снабжению»

1. Общие положения

Дирекция по снабжению (далее по тексту - Подразделение) является структурным подразделением предприятия оптовой торговли «Х».

Дирекция по снабжению создается и ликвидируется решением Генерального директора.

Структуру и штат Подразделения утверждает Генеральный директор в соответствии с решаемыми задачами и объемом работ, определенными в соответствии со стратегическими целями и планами компании.

Сотрудники Подразделения назначаются на должности и освобождаются от должностей в порядке, предусмотренном их должностными инструкциями.

1.1. Руководитель подразделения

Подразделение возглавляет Директор по снабжению, непосредственным руководителем которого является Генеральный директор.

1.2.Документация

В своей деятельности Дирекция по снабжению руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:

• Бюджет доходов и расходов;

• СТП «Закупки. Входной контроль материалов и комплектующих»

• СТП «Закупки. Оценка и выбор поставщиков»

• СТО «Порядок заключения договоров на поставку продукции».

а также:

• Документами распорядительного характера

• Настоящим Положением

• Иными методиками, инструкциями и нормативно-методическими документами, регламентирующими работы, выполняемые подразделением.

1.3. Ответственность

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением целей и задач несет Директор по снабжению. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

2. Организационная структура подразделения

2.1. Структурные единицы.

В составе Подразделения сформированы следующие структурные единицы:

- Отдел материально-технического снабжения

-Склад материалов и запчастей

2.2. Штатная численность

Подразделение	Должность	Количество ставок
Дирекция по снабжению	Директор по снабжению	1
Отдел снабжения	Начальник отдела снабжения	1
	Менеджер	3
Склад материалов и запчастей	Заведующий кладом материалов и запчастей	1
	Кладовщик	2

2. Бизнес-процессы подразделения.

В соответствии с установленными целями Подразделение выполняет бизнес-процессы: A2 Закупки и снабжение

4. Взаимодействие с другими подразделениями и внешней средой

4.1. Входящие документы и объекты

Вход	Поступает от
	Подразделение	Процесс
Внешние и внутренние стандарты - продажи	-	{Туннель}
Информация о поставщика	-	{Туннель}
Бюджет доходов и расходов	Планово-финансовый отдел	Финансирование и расчеты по обязательствам
Товары от поставщиков	-	Поставщики
Потребность в продаже товаров	Дирекция по продажам	Продвижение и продажи
Заявки на покупку запчастей	Служба главного инженера	Воспроизводство ОПФ

4.2. Исходящие документы и объекты

Выход	Передается в
	Подразделение	Процесс
Годные (необходимые) товары	Дирекция по продажам	Продвижение и продажи
Запчасти для ремонта	Техническая дирекция	Воспроизводство ОПФ
Заявки поставщикам	Планово-финансовый отдел	{Туннель}
Обязательства перед поставщиками	Планово-финансовый отдел	Финансирование и расчеты по обязательствам
Первичная отчетность по снабжению	Планово-финансовый отдел	Финансирование и расчеты по обязательствам

Заключение

На основании собранных и изученных материалов можно сделать следующие выводы:

В работе было проведено моделирование основных бизнес-процессов предприятия оптовой торговли «Х» которое позволило проанализировать не только, как работает предприятие в целом, но и как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, а также как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте. Построить полноценные модели бизнес-процессов помогло исследование организационной структуры предприятия.

С помощью определения внешних клиентов организации и входов/выходов для организации в целом получены результаты входов/выходов для предприятия оптовой торговли.

Составлен перечень бизнес-процессов верхнего уровня организации, формирующих внешние входы и выходы:

Бизнес-процессы верхнего уровня предприятия розничной торговли:

А0 Деятельность по реализации продукции

1) Основные бизнес-процессы:

А1 Разработка стратегии бизнеса;

А2 Закупки и снабжение;

А3Продвижение и продажи.

2) Вспомогательные (обеспечивающие) бизнес-процессы:

А4 Воспроизводство трудовых ресурсов

А5 Воспроизводство ОПФ

А6 Финансирование деятельности и расчеты по обязательствам

Определенны внутренние входы и выходы каждого бизнес-процесса результатом, которого является спецификация основных и вспомогательных процессов и внешних/внутренних входов/выходов.

Проведена декомпозиция бизнес-процессов верхнего уровня позволившая разобрать процесс продвижение и продажи на составные части для представления, понимания подпроцесссов происходящих в нем.

Далее проводится распределение подпроцессов по подразделениям организации дающая представление от том кто руководит и выполняет подпроцессы продвижение и продажи.

Составляется графическая модель бизнес-процесса организации ‹‹продвижение и продажи›› в нотации IDEF0 чтобы наглядно видеть этот процесс, его последовательность, входы и выходы.

Проводится уточненная спецификация по процессу ‹‹Продвижение и продажи›› позволяющая с помощью нотации IDEF0 отразить взаимодействие моделируемого процесса с другими процессами и с внешней средой по входу, выходу, управлению и механизмам.

Составляется схема организационной структуры управления предприятием.

Разрабатывается регламентирующая документация по процессам:

1. Общие положения

1.1. Руководитель подразделения

1.2. Документация

1.3. Ответственность

2. Организационная структура подразделения

2.1. Структурные единицы

2.2. Штатная численность

3. Бизнес-процессы подразделения

4. Взаимодействие с другими подразделениями и внешней средой

4.1. Входящие документы и объекты

4.2. Исходящие документы и объекты

В заключении хочется подчеркнуть, что главное достоинство идеи моделирование бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели - ее универсальность. Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя эту методологию, будут иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.

Список использованных источников

1. Виноградова С.Н. Организация и технологии торговли. -Минск, 2009.

2. Гольдштейн Г.Я., Катаев А.В. Маркетинговые решения по распределению товаров и услуг. -М.: Экономика, 2011

3. Дихтль Е., Хершген Х. Практический маркетинг. -М.: Высшая школа, 2011.

4. Вассел М. Логистика в управлении взаимосвязями с потребителями . Логинфо. - 2011.

5. Волков К.В., Попов Е.В. Современный реинжиниринг. Менеджмент в России и за рубежом 2012.

6. Гельфанд Е. Савич А., Циперман Г., Ципес Г. Бизнес-процессы: будни оптимизации. Директор ИС. 2013

7. Реинжиниринг бизнес-процессов: учебник под ред. Н. М. Абдикеева, Т. П. Данько. М. : Эксмо, 2013.

8. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов О.Н. Волков. - М.: АСВ, 2010

9. Бизнес-процессы (Электронный ресурс): мет. материалы / бизнес-инжиниринговые технологии http://www.betec.ru

Размещено на http://www.allbest.ru/

Приложение А

Графическая модель бизнес-процесса верхнего уровня «Закупки и снабжение» в нотации IDEF0

Приложение Б

Графическая модель бизнес-процесса «Заключение договора на поставку» в нотации EPC

Приложение В

Схема организационной структуры управления предприятием

Размещено на Allbest.ru