Организационные основы деятельности PR-агентств, работающих в сфере бизнес-PR

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ PR-АГЕНТСТВ, РАБОТАЮЩИХ В СФЕРЕ БИЗНЕС-PR

C. Протасенко

Введение

Цель исследования - изучение организационных основ PR-агентства в сфере бизнес-PR: теоретические подходы и реализация в рамках российских реалий.

Задачи:

1. определение сферы бизнес-PR, услуг, предоставляемых на данном рынке;

2. понять специфику клиентской базы данного рода агентств с целью последующего её отражения в организационной структуре;

3. определить ряд особенностей PR-агентства как субъекта, предоставляющего исследуемый спектр услуг, по сравнению с другими возможными субъектами;

4. описать теоретические основы, на базе которых может конструироваться организационная структура PR-агентства;

5. выявить, какие структуры используются в действительности (виды, особенности);

6. оценить оптимальность существующих на российском рынке структур;

7. очертить возможный круг проблем, существующий в данном поле.

Объект исследования - PR-агентства, оперирующие на рынке бизнес-PR, т.е. предоставляющие соответствующий набор услуг в рамках корпоративных коммуникаций, имеющие соответствующую клиентскую группу и работающие на самостоятельной независимой основе на российском рынке.

Предмет исследования - общие и специфические черты элементов организационной структуры, а также характер и свойства связей между ними.

На организационную структуру любой бизнес-единицы вне зависимости от степени её самостоятельности, так или иначе, оказывают влияние такие факторы, как характеристики выпускаемого продукта или услуги, особенности потребителей, существующих на данном рынке, национальные особенности, уровень теоретической подготовки специалистов и т.д. Следовательно, в рамках данной работы представляется необходимым учитывать факторы, оказывающие влияние на предмет исследования, иными словами, подходить к анализу проблемы системно. Именно поэтому в круг задач включено изучение не только непосредственно самой организационной структуры, но и всех остальных элементов рынка бизнес-PR: продавцов, покупателей, товаров и т.д.

Методы: анализ, синтез, описание, сравнение, опрос.

1. Бизнес-PR: понятие, круг услуг в сфере

Бизнес-PR - это одно из специализированных направлений PR услуг, выделяемых на основании обслуживаемого субъекта. Специфика заказчика, в данном случае корпорации или иной бизнес-единицы, обуславливает наличие ряда специфических черт, присущих данной отрасли. Так, например, разработка политической PR-кампании предполагает достижение количественно измеряемой цели (например, процент поддерживающих избирателей) в максимально сжатые сроки (необходимо успеть до выборов), в то время как цели корпоративного PR носят более расплывчатый характер и предполагают более длительный период действия положительного эффекта, достигнутого применением набора коммуникационных технологий. Говоря об используемых приемах, следует подчеркнуть, что методы достижения поставленных целей в различных подотраслях (политическом, развлекательном, бизнес-PR и т.п.) не обладают ярко выраженной спецификой и, по сути, представляют собой один и тот же набор методов, приемов, тактик, каналов, правил и т.д.

Особенности данного направления задают также специфику и круга субъектов, на который и будет направленно воздействие. В бизнес-PR можно выделить следующие группы целевой аудитории:

1. «Соседи» в цепочке создания ценности (партнеры): поставщики, дистрибъюторы (цель - заключение наиболее выгодных контактов с желаемыми партнерами и т.д.);

2. Конкуренты, производители товаров-субститутов и сопутствующей продукции (цель - создание благоприятной конкурентной ситуации, налаживание «цивилизованных отношений», снятие напряжения и т.д.);

3. Конечные потребители производимых компанией товаров и услуг (цель - увеличение доли рынка, привлечение внимания потенциальных потребителей, создание потребности и т.д.);

4. Различные средства массовой информации (цель - создание позитивного образа в их глазах, привлечение внимания, налаживание «связей», т.е. «бронирование» информационного канала и т.д.);

5. Государственные и административные структуры (цель - лоббирование, создание комфортных условий для деятельности и т.д.), некоторые исследователи выделяют данное направление в отдельную подотрасль GR;

6. Потенциальные инвесторы и спонсоры (цель - привлечение средств для развития бизнеса);

7. Персонал организации в целом (как действующий, как и потенциально интересующие группы на рынке труда) и личный PR отдельных сотрудников, например руководителей или тех, кто играет роль официального представителя компании (цель - привлечение и подбор желаемого персонала, мотивация, создание корпоративной культуры, разрешение внутренних конфликтов, создание эффективной системы внутренней коммуникации).

В контексте групп целевой аудитории важно отметить наличие так называемых внутренних и внешних групп влияния. К первым относится действующий персонал организации, ко вторым - все остальные.

Таким образом, бизнес-PR - это своего рода комплекс средств, при помощи которых достигаются вышеперечисленные и иные цели (выше приведен не исчерпывающий список), которые ставятся различными бизнес единицами и реализуются профессионалами в сфере бизнес-PR. В литературе и на сайтах различных PR-структур предлагаются разнообразные перечни предоставляемых в данной области услуг. Если говорить о PR-деятельности как о бизнесе, то данный список, по сути, представляет собой товар, который, в свою очередь, подчинен всем тем же законам, что и другие товары и услуги (у различных продавцов могут быть свои конкурентные преимущества, услуги так же нужно позиционировать, рекламировать и пиарить). Итак, «товар» бизнес-PR может складываться, например, из:

§ Конструирования корпоративного имиджа, которое включает в себя корпоративное позиционирование, создание имиджа, создание и проработку миссии, видения и философии организации, создание истории-легенды, работу над внешним обликом компании, разработку и внедрение корпоративных кодексов, слоганов и т.д.;

§ Спектра услуг по созданию и позиционированию различных брендов;

§ Планирования системы формальных идентификационных признаков, фирменного стиля;

§ Налаживания эффективной коммуникации с внешней средой (окружением) компании;

§ Планирования, организации и проведения широкого круга PR-акций Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика. Москва, Дело.

Рекламное агентство InterSolar предлагает следующий набор услуг в сфере бизнес-PR:

1) Планирование коммуникаций:

o Разработка миссии организации;

o Анализ влияния внешних факторов на деятельность компании;

o Управленческое исследование сильных и слабых сторон компании;

o Разработка стратегии коммуникации;

2) Конструирование имиджа:

o Анализ установок и стереотипов целевых аудиторий;

o Анализ бизнес-целей и задач Клиента, определение соотношения между миссией организации, ее репутацией и формируемым имиджем;

o Создание идеологии сообщений, формирующих имидж;

o Планирование коммуникационной активности;

3) Проведение PR-кампаний:

o Анализ состояния общественного мнения;

o Определение целевых аудиторий и каналов эффективного распространения информации;

o Определение основных форм, методов и инструментов проведения PR-кампании;

o Создание идеологии, планирование и реализация PR-мероприятий;

o Планирование коммуникационной активности.

Таким образом, можно заключить, что бизнес-PR представляет собой действия, направление на сохранение и усиление тотальной и гармоничной коммуникационной системы, способной производить и распространять послания, призванные обеспечивать:

§ Внутреннюю идентификацию сотрудников, целей и задач корпорации;

§ Оптимальное представление корпорации во внешнем мире;

§ Условия для повышения позитивной известности в среде реальных и потенциальных партнеров;

§ Возможности для доминирующего восприятия корпорации целевыми группами по сравнению с восприятием конкурентов. Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика. Москва, Дело, С.130

Иными словами, «Бизнес-PR - это формирование пространства коммуникаций для трансляции определенного образа, установок или видения. Назначение бизнес-PR - это решение бизнес-задач».

Потребители услуг бизнес-PR

Рассматривая бизнес-PR как коммерческую деятельность, имеющую свою организацию, следует отметить, что на любом рынке, помимо товара, также существует и покупатель, отличительные характеристики которого, так или иначе, отражаются в организационной структуре компании-продавца.

В первую очередь, на особенности предоставляемых услуг, а, следовательно, и на характеристики оптимальной структуры для их предоставления, оказывает влияние размер компании-заказчика. Изначально потенциальными клиентами в данной отрасли выступали преимущественно крупные корпорации, т.к. перед малым и средним бизнесом стояли более актуальные задачи, например выживание. Однако сейчас идет расширение круга потенциальных потребителей, и даже появляются PR-агентства, специализирующиеся на предоставлении услуг именно небольшим предприятиям.

Кроме размера, многие фирмы классифицируют своих потребителей по признаку их принадлежности к тому или иному рынку и создают отдельные департаменты, «заточенные» под решения задач в определенной отрасли. Так, консалтинговая группа «Старая площадь» выделяет три самостоятельных направления деятельности:

1. Отдел консалтинга инвестиционно-банковского сектора (консультирование на банковском, фондовым, инвестиционном, страховом, лизинговом, логистическом, аналитическом, прогностическом, корпоративном - защиту от враждебных поглощений, и пр. рынках):

§ Банков;

§ Страховых компаний;

§ Инвестиционных компаний.

2. Отдел консалтинга топливно-энергетического комплекса (топливно-энергетический сегмент рынка);

3. Отдел консалтинга инноваций (на инновационном (в том числе промышленный, торговый, сервисный, телекоммуникационный, IT, медицинский, фармакологический, генная инженерия, нанотехнологии, строительство, недвижимость) сегменте глобального рынка).

Подобные продуктовые подразделения в рамках направления бизнес-консультирования встречаются во многих агентствах.

2. PR-агентство как субъект предоставления бизнес-PR услуг: виды субъектов, сильные и слабые стороны, случаи обращения, российский рынок

В общем виде субъектов, предоставляющих такого рода услуги, можно разделить на внутренних и внешних. К внутренним относятся структурные подразделения и/или отдельные должностные лица в самой корпорации, к внешним - независимые PR-агентства, «мозговые центры» при различных образовательных и научных структурах, а также индивидуальные консультанты. В рамках данной работы важно понять, по каким причинам компания обращается к услугам именно PR-агентства и не довольствуется своим внутренним подразделением, даже если таковое существует. Для ответа на этот вопрос необходимо определить сильные и слабые стороны каждой группы субъектов бизнес-PR.

Плюсами внутренних подразделений являются:

1) хорошее знание внутренней структуры и проблем организации;

2) к их помощи можно прибегнуть в любую минуту;

3) нет сомнений в заинтересованности в положительном исходе, т.е. существует определенный уровень доверия.

К минусам внутренних подразделений относятся:

1) необходимость постоянной оплаты и содержания данной структуры;

2) необходимость постоянного развития и обучения своих сотрудников;

3) трудности при обнаружении ошибок («глаз замыливается»);

4) отсутствие возможности накопления опыта, т.к. сотрудники имеют дело только с одной организацией;

5) стабильное положение часто приводит к безынициативности;

6) низкий уровень креативности и новаторства.

Преимуществами внешних субъектов являются:

1) независимость;

2) периодичность затрат, выделяемых на услуги;

3) объективность;

4) наличие специфических способностей в решении конкретной задачи, т.к. выбор агентства можно осуществлять исходя из задачи;

5) большой опыт работы;

6) свежий взгляд на организацию и её проблемы;

7) системный подход.

Среди недостатков можно упомянуть следующее:

1) отсутствие обязательств после окончания работ, предусмотренных договором;

2) необходимость времени на ознакомление с компанией-клиентом;

3) применение методов и стандартов, неадаптированных к особенностям организации;

4) стремление ввести клиента в зависимость.

Таким образом, можно заключить, что внутренние подразделения больше подходят для решения повседневных, мало значимых задач, в то время как в PR-агентства целесообразно обращаться при решении стратегических задач. Более подробно условия обращения к внешнему консалтингу с целью проведения стратегически важных изменений можно охарактеризовать так:

§ положение и пути развития бизнеса трактуются как крайне неопределенные;

§ очевидно, что коммуникационное сообщение работает плохо, и систему необходимо менять;

§ отношения с целевыми аудиториями бизнес-PR определяются как удовлетворительные, но в силу ряда обстоятельств принимается решение о кардинальных изменениях;

§ старт бизнеса, требующий удачного и быстрого позиционирования и т.д.

В случаях, когда проблема не требует стратегических решений, следует предпочесть внешних консультантов, если:

§ проблема носит комплексный характер;

§ проблема носит разовый, ситуативный характер;

§ существует расхождение взглядов на проблему и пути её решения внутри руководства или между руководством и собственником;

§ «цена» ошибки очень велика и может повлечь за собой серьезные последствия;

§ недостаток собственных ресурсов: знаний, информации, опыта и т.д.

Также мотивами обращения в PR-агентство могут служить такие факторы как любопытство и рекомендации партнеров, экспертов и т.д.

Говоря о типологии субъектов бизнес-PR, следует упомянуть об универсальных и специализированных компаниях. Так как вид исследуемой в данной работе деятельности относится к специализированным услугам, организационная структура данной бизнес единицы может представлять собой подразделение внутри универсального PR-агентства или являться самостоятельной отдельной компанией, что, безусловно, отражается на его организационной структуре.

Также выделяют агентства полного и неполного цикла, первые в основном прибегают к приему аутсорсинга. По мнению одного из экспертов, современный российский рынок можно разделить на агентства-«подрядчиков» и агентства-«консультантов». «Категория № 1 - это технические партнеры, т.е. компании, которые оказывают четко регламентируемые услуги. Категория № 2 - это компании-консультанты, стратегические партнеры своих Клиентов».

Говоря о российской действительности, можно выделить следующие тенденции в контексте данной проблематики. Так, следует отметить низкий уровень профессиональной организации внутренних субъектов консультирования. Во многих крупных кампаниях существуют PR-отделы, но четкое понимание круга задач, методов их достижения, должностной специализации в большинстве случае отсутствует. Так, например, отдел-PR выполняет функции GR, внутрикорпоративными коммуникациями в большинстве случаев занимаются HR-департаменты. Таким образом, отсутствует единая система идентифицирующих образов, слаженность и соподчиненность направлений деятельности, соответственно, разрозненные по всей организационной структуре компании функции бизнес-PR ведут к невозможности применения целостного системного подхода в организации корпоративной коммуникационной политики, что делает основную задачу бизнес-PR - гармонизацию корпоративных информационных пространств - недостижимой. Однако следует отметить существование и прогрессивных сдвигов в этой области: постепенное развитие специализации PR-услуг, повышение профессионального уровня консультирования, осознание компаниями, и не только самыми крупными, важности данного вида деятельности для создания успешного и эффективного бизнеса. В рамках данного исследования нас больше интересуют внешние субъекты, которые находятся на более высоком уровне профессиональной компетентности, во многом по причинам наличия больших стимулов для быстрого наращивания интеллектуального капитала (это их конкурентное преимуществ, их хлеб). Безусловно, в большей степени данное утверждение верно для западных PR-агентств и консалтинговых фирм, но и российские компании сильно продвинулись вперед на пути своего развития, особенно в последние годы. В общем виде можно отметить три основные тенденции развития PR-агентств в сфере бизнес консалтинга:

1. Рост рынка. Многие эксперты отмечают, что бизнес-PR развивается быстрее, чем другие подотрасли PR. По некоторым оценкам доля бизнес-PR еще в 2002 году составляла 140-160 млн. долларов в год, а темпы роста рынка - 10-15% в год.

2. Рост внутренней организационной специализации и дифференциации, обусловленный развитием теоретических и прикладных основ PR деятельности в России и в мире в целом, влекущим за собой диверсификацию PR бизнеса.

3. Интеграционные тенденции как на уровне научного знания (применение методов и подходов из различных областей, например маркетинга), так и на уровне организации (расширение контактов между агентствами, создание российских этических кодексов, форумы, взаимные подряды и т.д.)

Итак, наконец, перейдем к определению «продавца» на исследуемом в данной работе рынке - PR-агентства. PR-агентство - это независимое юридическое лицо, оказывающее услуги профессиональной помощи бизнес-структурам в решении ими определенных управленческих задач на основе платности и предлагаемого перечня услуг.

3. Организационные основы: понятие, элементы

Под организацией понимается, прежде всего, размещение и использование организационных ресурсов для достижения стратегических целей компании, выражающееся в разделении труда на уровне подразделений, отделов и видов деятельности, формирования структуры власти и механизмов координации выполнения разнообразных рабочих задач Ричард Л. Дафт «Менеджмент», СПб, Питер, 2001.

Организационная структура, в свою очередь, определяется как:

1. комплекс формальных задач, назначаемых сотрудникам и подразделениям;

2. взаимоотношения формальной подотчётности, включая линии властных полномочий, ответственность за принимаемые решения, число уровней иерархии и норму управляемости;

3. разработку систем, обеспечивающих эффективную координацию деятельности работников отделов.

Элементы организационной структуры:

1. Люди как носители определенных компетенций и исполнители определенного набора функций. Можно разделить на персонал общий для сфер бизнеса: обслуживающий и административный, а также на специфический персонал, особый для каждой сферы.

2. Связи между ними: властно-подчиненые отношения (вертикальные формальные связи), корпоративная культура (горизонтальные формальные и неформальные связи).

Данное утверждение в полной мере иллюстрируется в главе, посвященной PR-агентствам в книге Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика. Так, почти в каждом PR-агентстве как и любой другой организации, можно встретить должность финансового директора, принимающего решения о расходовании средств и контролю за их целесообразным использованием, менеджера по работе с клиентами, руководителя проектов, сотрудников отдела рекламы и/или PR, а также ряд внештатных сотрудников. Состав и количество узкоспециализированного персонала зависит от конкретных услуг, предоставляемых организацией. Представляется, что для бизнес-PR минимально необходимым кругом сотрудников будет являться команда, которая в совокупности обладает достаточным набором знаний, компетенций и опыта для выполнения заявленного PR-агентством перечня услуг. В связи с бизнес консалтингом представляется, что таких групп качеств должно быть три. Первая группа - знание основ корпоративных коммуникаций (что такое миссия организации, что такое корпоративная культура, особенности позиционирований в той или иной сфере бизнеса, брендинг и т.д. Другими словами, необходимо знать области, которые могут попасть в поле поставленных перед консультантом задач. Вторая и третья группы связаны с достижением этих целей, они в большой степени являются инструментальными, а именно знание технологий, методов, приемов, которые, как уже отмечалось выше, являются схожими для всех подотраслей PR, и креативно-адаптивная инструментальная составляющая, т.е. применение специфических для данной отрасли и ситуации технологий. Для того, чтобы деятельность в сфере бизнес-PR была успешной и эффективной необходимо учитывать данные группы при составлении организационной команды, стараться подобрать персонал таким образом, чтобы в ней были представлены все необходимые роли (генератор идей, критик, исполнитель и т.д.) и формировался совокупный набор минимально необходимого интеллектуального капитала и потенциала.

Следовательно, можно сделать вывод о том, что на практике организационная структура создается и задается при помощи определенного круга инструментов. Во-первых, это форма собственности компании, которая по закону накладывает определенные условия на систему органов управления, финансовой отчетности и т.д. Следовательно, важно учитывать устав PR-агентства, а также другие внутрикорпоративные нормативные документы. Во-вторых, это должностные инструкции, которые отвечают за распределение функций, компетенций, ответственности и строят властную иерархию. В-третьих, это основания специализации, принцип выделения подразделений. Специализация и выполнение рабочих заданий, или разделение труда - это степень, в которой выполнение задач организации требует подразделения их на отдельные работы. В-четвертых, построение неформальных каналов коммуникации между сотрудниками, включая нормы, правила и обычаи общения, в целом за это отвечает корпоративная культура, которая должна соответствовать природе организации, её задачам.

Обсуждение форм собственности не представляется интересным в рамках данной работы, хотя даже на первый взгляд можно сделать вывод о том, что преобладающими формами являются товарищества, ООО, и различные группы компаний. Примеры структурной специализации уже приводились выше, а корпоративная культура, скорее, является отдельной темой, поэтому обратимся к последнему не охваченному инструменту - должностной инструкции.

Должностные инструкции создаются и разрабатываются для всех позиций в кампании. Именно в них содержится перечень обязанностей и прав, определяется сфера ответственности. Так как набор позиций в отделе или PR-агентстве, занимающемся бизнес консультированием, в целом может заметно варьироваться, ниже приведена должностная инструкция на позиции, которая так или иначе обязательно будет спроектирована в организационной структуре - инструкция PR-менеджера, опубликованная на одном из аналитических порталов.

4. Примерная должностная инструкция пиар-менеджера

I. Общие положения

1. Пиар-менеджер относится к категории руководителей.

2. На должность пиар-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (гуманитарное), дополнительную подготовку в области менеджмента, опыт работы в рекламной сфере, по связям с общественностью и средствами массовой информации не менее___, опыт проведения пиар-мероприятий.

3. Пиар-менеджер должен знать:

3.1. Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.

3.2. Основы маркетинга.

3.3. Общую методологию пиара.

3.4. Место пиар-менеджера в структуре предприятия.

3.5. Методы определения целевых аудиторий.

3.6. Основные пиар-средства работы (средства массовой информации, корпоративный бюллетень, ассоциации, антураж, информацию и т. д.).

3.7. Принципы планирования пиара, пиар-кампаний.

3.8. Методы организации и проведения пиар-кампаний.

3.9. Структуру и функции средств массовой информации.

3.10. Методику работы со средствами массовой информации.

3.11. Порядок организации и подготовки пресс-релизов, информационных сообщений, проведения брифингов, пресс-конференций, медиакитов, бэкграундов.

3.12. Основные принципы клиентского пиара, внутрикорпоративного, кризисного пиара, иных видов пиара.

3.13. Основные принципы работы с конкурентной средой.

3.14. Принципы административного руководства.

3.15. Основы менеджмента.

3.16. Законодательство о рекламе.

3.17. Компьютерные технологии и программное обеспечение по автоматизированной обработке информации (текстов, базы данных и т. д.).

3.18. Основы этики, социологии, психологии, филологии.

3.19. Правила ведения деловой переписки.

3.20. Состав информации, являющийся государственной, служебной, коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования.

4. Назначение на должность пиар-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению_________________.

5. Пиар-менеджер подчиняется непосредственно ______________.

________________________________________.

II. Должностные обязанности

Пиар-менеджер:

1. Организует работу по связям с общественностью и средствами массовой информации.

2. Руководит штатом (отделом) пиар-специалистов или иных подчиненных ему работников предприятия, распределяет между ними задания, контролирует выполнение поставленных перед ними задач.

3. Разрабатывает стратегию общения с представителями общественности и средствами массовой информации; общие контуры фирменного стиля предприятия; план мероприятий по формированию или корректированию имиджа корпоративной культуры предприятия; проект тематико-финансового плана работы пиар-специалистов.

4. Разрабатывает план проведения пиар-кампаний, составляет прогнозы влияния на имидж предприятия тех или иных планируемых акций.

5. Определяет бюджет пиар-кампаний.

6. Разрабатывает способы представления отношения предприятия к экономическим, политическим, экологическим и социальным вопросам; информации об основных направлениях развития предприятия, социально-экономическом положении предприятия и отрасли в целом, достижениях предприятия в научных исследованиях и пр.

7. Организует пресс-конференции, брифинги, медиакиты, бэкграунды, интервью руководителей предприятия в средствах массовой информации.

8. Организует подготовку пресс-релизов о деятельности предприятия, корпоративных бюллетеней, иных информационных материалов о деятельности предприятия для средств массовой информации, готовит публичную отчетную документацию предприятия.

9. Анализирует внешнюю среду на предмет изучения отношения к деятельности предприятия, организует опросы, анкетирование и интервьюирование общественности с целью выявления реального отношения к имиджу и политике предприятия.

10. Организует взаимодействие с центрами изучения общественного мнения и составляет собственные программы по изучению и определению мнения общественности о деятельности предприятия.

11. Информирует руководство предприятия о результатах опросов общественного мнения (потребителей, средств массовой информации, представителей властных структур, партнеров и клиентов предприятия и пр.).

12. Анализирует социальные, экономические и политические аспекты жизни общества, разрабатывает прогнозы на будущее и заблаговременное выявление неблагоприятных тенденций.

13. Анализирует запросы средств массовой информации и других представителей общественности о деятельности предприятия, дает рекомендации пиар-специалистам по освещению и интерпретации тех или иных событий на предприятии.

14. Использует информационные поводы (выставки, презентации, события и пр.), чтобы извлечь пользу для имиджа предприятия от привлечения общественного внимания через прессу без прямой рекламы.

15. Анализирует предложения по участию предприятия в организации разнообразных акций (выставок, пресс-конференций, презентаций, круглых столов, фестивалей, благотворительных акций и пр.), дает заключение о возможности совместного участия в пиар-акциях, проводимых сторонними организациями.

16. Использует в своей работе любые необходимые средства доведения информации обо всех успешных акциях предприятия до потенциальной аудитории (потребителей, акционеров, инвесторов и т. д.), от которой зависит процветание предприятия.

17. Анализирует эффективность проведенных пиар-кампаний.

18. Обобщает, анализирует и доводит до сведения руководства предприятия материалы средств массовой информации о предприятии (товаpax, услугах), не инициированные предприятием и пиар-персоналом предприятия.

19. Реагирует на высказывания в адрес предприятия критических замечаний (подготавливает ответные выступления, пресс-конференции, организует разъяснение и комментирование критики в наиболее эффективных формах).

20. Организует тренинги руководства предприятия по взаимодействию со средствами массовой информации, представителями общественности.

21. Анализирует пиар-стратегии конкурентов, выявляет их сильные и слабые стороны.

22. Организует опросы среди служащих предприятия для получения материалов по необходимости проведения внутрикорпоративных пиар-aкций (для усовершенствования кадровой политики предприятия, предотвращения внутренних конфликтов и т. д.).

23. Разрабатывает предложения по совершенствованию структуры и взаимодействия пиар-персонала с другими структурными подразделениями предприятия.

24. Организует работу пиар-архива предприятия (куда включаются запросы от общественности, ответы, материалы осуществленных акций и т. д.).

25. Представляет отчеты о проделанной работе руководству предприятия.

III. Права

PR-менеджер имеет право:

1. На информацию о всех показателях работы предприятия, на поиск коммерческой информации.

2. Привлекать к работе профильных специалистов предприятия.

3. Запрашивать и получать от руководителей профильных подразделений предприятия и специалистов необходимые информацию и документы.

4. Действовать от имени предприятия, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с органами государственной власти и местного самоуправления, представителями средств массовой информации и общественности.

5. В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы.

6. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия, а также иными организациями по вопросам, входящим в их компетенцию.

7. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения обязанностей.

8. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

9. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения обязанностей.

IV. Ответственность

PR-менеджер несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации

5. Организационные структуры: подходы, виды

В научной литературе описываются два основные подхода к описанию структуры организации: уже ставший традиционным структурно-функциональный подход и довольно передовой процессный.

Структурно-функциональный подход подразумевает выделение структурных единиц (департаментов) и обозначение связей между ними, отражающих характер подчиненности и направление потоков официальной информации. Например, может существовать отдел корпоративного позиционирования, ему будут подчинены отдел разработки миссии, отдел создания имиджа и т.д.

Среди структурно-функциональных схем организации бизнеса можно выделить следующие виды: имидж коммуникация бизнес рекламный

1. Функциональная подразумевает выделение отделов на основе функций, необходимых для существования и работы бизнеса, финансовое обеспечение, привлечение клиентов и т.д., которые рождают такие отделы, как отдел по работе с клиентами, отдел финансового планирования и т.д.

2. Продуктовая структура заключается в дизайне отделов по одному из трех ниже перечисленных признаков:

- по географическому признаку (региональные подразделения);

- по клиентскому признаку (отделы, обслуживающие финансовые организации, организации топливно-энергетического комплекса и т.д.);

- по видам товаров и услуг (отделы планирования коммуникаций, конструирования имиджа, организации PR-акций и т.д.)

3. Матричная схема организации подразумевает соединение функциональной и продуктовой структур, т.е. параллельно существуют отделы, спроектированные на основании обоих признаков, сотрудники которых объединяются в проектные группы для выполнения определенного заказа под началом менеджера по проектам. Например, некая фармацевтическая компания обращается с просьбой провести для неё PR акцию в городе Х с целью продвижения определенного бренда. Для реализации данной задачи будет сформирована группа из сотрудников подразделения города Х, отдела бюджетирования проектов, отдела работы со СМИ, отдела обслуживающего фармацевтический рынок и т.д.

4. Сетевая структура основывается на приеме аутсорсинга - перенос внутренних функций компании, необходимых для достижения её целей, на внешние организации. Выделяют внутренние, стабильные и динамичные сети Чарльз С. Сноу, Реймонд Е. Майлз и Генри Дж. Коулмер младший, Управление сетевыми организациями 21 века. Ниже представлен общие схемы этих видов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Брокер - это координирующая компания, например, так, которая непосредственно получила заказ и которая привлекает всех остальных участников сети для реализации этой задачи. Разработчиками являются «мозговые центры» и высоко профессиональные структуры, разрабатывающие новые технологии в сфере бизнес консалтинга. Производителями услуг в данном случае выступают носители специализированных знаний: другие PR-агентства и, так называемые, фрилансеры. Так как услуга потребляется в момент производства, торговцы во во многом схожи с производителями, однако надо помнить, что некоторые товары все же существуют: исследования, проекты кампаний, разработанная документация и т.д., поэтому нельзя говорить о полном совпадении торговцев и производителей. Поставщиками в данной сфере являются производители высоко квалифицированных профессионалов: образовательные учреждения, PR-агентства, внутренние корпоративные структуры со схожими функциями и т.д.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

5. Виртуальная организация представляет собой компанию, существующую только в сети Internet или иной глобальной или локальной сети. У данной организации нет офиса, почтового адреса и т.д, он является очень специфическим и мало распространяем, особенно в сферах, ориентированных на работу с крупными «серьезными» клиентами. Однако, вероятно, в связи с тем, что PR сфера в целом тесно связана с информационными технология, этот инновационный метод организации бизнеса, основанный на современных информационных технологиях, не мог остаться незамеченным. Так, многими PR-агентствами используются временные сотрудники, связь с которыми осуществляется только в виртуальном пространстве (задания даются и сдаются через Интернет и телефон).

Представляется, что оптимальной структурой для PR-агентства в сфере бизнес-PR является матричная структура, а также в некоторых случаях сеть. Как ни странно, но на российском рынке с его изъянами распространенны именно эти организационные схемы.

Процессный подход

Под процессным подходом к организации и управлению деятельностью предприятием понимается ориентация деятельности предприятия на бизнес-процессы, а системы управления предприятия на управление как каждым бизнес-процессом в отдельности, так и всеми бизнес-процессами предприятия. При этом системы качества предприятия обеспечивают качество технологии выполнения бизнес-процессов в рамках существующей или перспективной организационно-штатной структуры и организационной культуры предприятия.

При анализе организационной структуры на основе процессного похода важно учитывать входы и выходы процесса. Так, например, если нет службы по работе с клиентами, процесс вообще не может начаться, а если произведенные услуги не будут удовлетворять заказчика, то организация не получит вознаграждение за труды, соответственно, не достигнет своих организационных целей. В этой связи то, как именно проходит процесс от входа до выхода становится вторичным, главное, чтобы цикл начинался и поставленные цели, в том числе коммерческие, достигались.

Следовательно, PR-агентству необходимо иметь службу по привлечению клиентов и службу по приему заказов от клиентов на входе, а на выходе должна быть услуга соответствующего качества. Финансово-административные и обслуживающие подразделения не входят в сам процесс и представляются некой надстройкой. Именно эта надстройка и является общей для всех видов бизнеса, в то время как бизнес процесс представляет собой специализированную деятельность. Сам процесс, его система и ответственные за подпроцессы формируются в зависимости от конкретной задачи. Унифицированной схемы не может существовать особенно в такой подвижной и творческой сфере как PR. Выше было рассмотрено множество факторов, влияющих на характеристики структуры, удовлетворять которым может только крайне широкий набор отделов, поэтому логично проектировать гибкую организационную структуру, легко подстраивающуюся под требования конкретного проекта.

Компания "Башкирова и партнеры", совместно с журналом "Карьера» провели исследование рейтингов российских PR-агентств, работающих в сфере бизнес-PR. Источник: Компания «Башкирова и партнеры» Опубликовано: Пятница, 01 апреля, 2005 г. - 05:30 GMT+3 В список участников рейтинга вошли 97 московских и санкт-петербуржских компаний.

Всего в исследовании приняло участие 94 эксперта: 32 из них представляли государственные структуры, 38 - коммерческие, а 24 - общественные организации, при этом почти половина из них (47,9%) регулярно пользовались услугами PR-агентств в 2003-2004 годах, а более четверти (28,7%) взаимодействовали со специалистами в сфере PR постоянно. 23,9% экспертов редко или никогда не прибегали к PR-услугам.

Эксперты оценивали PR-агентства по 6 критериям, один из которых является объектом данного исследования:

· известность агентства

· авторитетность и влиятельность его руководителя

· эффективность и результативность деятельности агентства

· развитость структуры агентства

· наличие собственных эффективных технологий

· лояльность по отношению к клиентам

В качестве базового показателя для расчета оценок каждого агентства по каждому из критериев были использованы средние арифметические значения оценок. Согласно результатам исследования (см. таблицу 1), средний балл оценки развитости организационной структуры не опустился ниже 4 всего у четырех агентств, они перечислены в таблице с соответствующими баллами.

Таблица 1

Место в рейтинге	Агентства	Развитость структуры
1	Имиджленд-ПР, Москва, Руководитель - Моисеева В.В.	4,45
2	Михайлов и Партнеры. Управление стратегическими коммуникациями, Москва, Руководитель - Кривенко В.В.	4,40
3	Р.И.М. (Porter Novelli), Москва, Руководитель - Писарский И.В.	4,64
4	Никколо М, Москва, Руководители - Минтусов И.Е., Егорова Е.В.	4,19

Опираясь на результаты приведенного рейтинга, представляется целесообразным проанализировать организационные структуры именно этих агентств. Рассмотрим информацию, представленную на веб сайтах указанных агентств.

Р.И.М. (Porter Novelli)

Служба агентства по работе с клиентами (Front Office) построена по принципу бизнес-секторов и состоит из отраслевых групп, которые именуются «практиками». Специализация практик обусловлена схожестью коммуникационных задач, решаемых клиентами одного бизнес-сектора, и внутренней структурой СМИ, с которыми работают специалисты компании, решая эти коммуникационные задачи. Специализация позволяет обеспечить более глубокое понимание клиентских задач и высокий профессиональный уровень взаимодействия с профильными аудиториями.

Имиджленд-ПР

Внутрикорпоративная структура агентства Imageland Public Relations Agency, An Affiliate of Edelman организована так, чтобы с максимальной эффективностью решать задачи, поставленные клиентом.

Как построена работа с клиентом?



· На предварительном этапе с клиентом сотрудничают представители отдела по развитию. Они выезжают к потенциальному заказчику, выясняют перечень требований и задач клиента, составляют предварительное техническое задание.

· Затем наступает этап разработки концепции, в котором принимают участие члены рабочей группы по данному проекту: сотрудники информационно-аналитического отдела и отдела по развитию, менеджеры отделов по работе с клиентами, члены Дирекции.

· После того, как концепция подготовлена документ передают на утверждение клиенту с разъяснением основных этапов его практической реализации.

· В случае одобрения концепции, клиенту представляется рабочая группа в составе 2-3 менеджеров по работе с клиентами и ассистента менеджера, которые на постоянной основе реализуют данный проект.

· Также с клиентом под руководством менеджера проекта, сотрудничают штатные и внештатные текстрайтеры, дизайнеры, аналитики, специалисты административного отдела.

· Каждый проект агентства лично курируется одним из членов дирекции.

Таким образом, благодаря вышеперечисленным внутренним структурным принципам, агентство предоставляет эффективный сервис своим клиентам. Как видно из представленного выше алгоритма, каждым клиентом занимается несколько сотрудников компании, что, с одной стороны, обеспечивает достаточный уровень профессионализма и компетенции при предоставлении услуг, но с другой стороны, снижает ответственность каждого отдельного исполнителя за выполнение клиентского заказа.

По сути, совмещение столь большого количества исполнителей при работе над проектом стало возможным за счёт максимально широкой горизонтальной диверсификации бизнеса. Компания Imageland организована по принципу холдинговой структуры, объединяющей следующие подразделения:

· агентство Imageland PR

· Imageland Interactive (основные направления деятельности - PR и промоушен в Интернете)

· call-center «Горячие линии» (колл-центр компании работает на аутсорсинге)

· Imageland Direct Marketing (услуги по составлению, актуализации и поддержке баз данных; подготовке и тестированию обращений; проведению адресных рассылок и обработке откликов на них; продаже товаров и услуг по телефону; разрабатывает и осуществляет комплексные программы в области директ маркетинга)

· Imageland PhaRma (предоставление комплекса PR услуг для фармацевтических компаний)

Другим способом структуризации процесса работы с клиентами является дифференциация, выраженная в создании различных торговых марок для функциональных подразделений. В структуре холдинга Imageland функциональные подразделения самостоятельно занимаются продвижением своих услуг.

6. Михайлов и Партнеры. Управление стратегическими коммуникациями

В компании Михайлов и Партнёры структура, напротив, заточена под ответственность конкретного исполнителя. Структура агентства, базово состоящая из четырех практик и управления проектного обеспечения, выстроена таким образом, чтобы обеспечить наиболее эффективную проработку и исполнение клиентских заказов. Важным моментом здесь является то, что в процессе реализации контракта клиент всегда имеет дело только с одним человеком в агентстве - с руководителем проекта. Этот менеджер берет на себя все контакты со всеми подразделениями агентства, координирует все работы по контракту и несет полную ответственность за их выполнение.

При этом функциональное разделение всё равно присутствует, и нагрузка на фронт-деск усиливается, так как руководитель проекта должен и работать с клиентом, и искать пути эффективного достижения поставленных клиентом задач. В ситуации необходимости разнонаправленных действий (например, полномасштабная информационная кампания) такая концентрация может возыметь негативный эффект, так как менеджеру придётся столкнуться с нехваткой времени на принятие верных решений.

Никколо М

Компания Никколо М также представляет собой группу организаций, из которых основным в сфере бизнес-PR является Центр политического консультирования «Никколо-М», осуществляющий разработку проектов кампаний, их реализацию и общий контроль за их исполнением. Также часть задач по реализации проекта кампании решается с помощью дочерних компаний группы: Рекламным агентством “Никколо Медиа”, Центром финансового консультирования “Никколо-Финанс”, Директ-маркетинговым агентством “Русский связной”. Эти организации были созданы частично с целью вступления на пока не занятые сегменты рынка, отчасти в связи с желанием быть независимым от поставщиков и самостоятельно вести сопровождение PR-кампаний. В компании также придерживаются взгляда на недопустимость разобщённого подхода к клиенту, и менеджер проекта самостоятельно курирует все связанные с проектом процессы.

Первоначально планировалось провести опрос этих же агентств с целью выявления характера соотношения декларируемых и реально действующих структур. Однако, к сожалению, ни одно из четырех агентств не сочло возможным ответить на вопросы анкеты (анкета представлена ниже). Некоторую информацию все же удалось получить от представителя агентства «Старая площадь». По его словам, «Старая площадь» практически не занимается бизнес-PR, несмотря на то, что на сайте агентства указана эта отрасль и три продуктовых подразделения, структурированным по типам организаций - клиентам. Что касается организационной структуры, то было отмечено, что какого-либо формализованного дизайна организации не разработано, общее число сотрудников не превышает 25 человек, из которых большинство принадлежит к административной и обслуживающей системам. В процессе создания продукта компания прибегает к услугам фрилансеров, круг которых достаточно устойчив. Относительно общего положения вещей на рынке было отмечено, что ситуация, сложившаяся в «Старой площади», характерна для большинства PR-агентств, и что нечто, похожее на формализованную организационную структуру существует только в очень крупных организациях.

7. Организационные основы PR-агентства в сфере бизнес-PR

Анкета

Ответьте, пожалуйста, на ниже представленные открытые и закрытые вопросы. Отвечая на закрытые вопросы, подчеркните нужный вариант ответа/варианты ответов, на открытые - напечатайте ответ в предлагаемом месте.

1. Предоставляет ли Ваше агентство услуги в сфере бизнес-PR?

§ Да, это наш основной профиль

§ Да, наряду с другими специализированными PR-услугами

§ Мы планируем развиваться в этом направление (организовывать соответствующий департамент)

§ Нет, мы специализируемся на других услугах

2. Укажите форму собственности Вашей организации:

§ Группа компаний

§ ЗАО

§ ОАО

§ ООО

§ Товарищество

3. Сколько человек, задействовано в сфере бизнес-PR в Вашей компании?

§ 25 и менее

§ 25-50

§ 50-100

§ 100-500

§ более 500

4. Место бизнес услуг в структуре организации:

§ Вся организационная структура подчинена данной цели

§ Этим занимается отдельное подразделение

§ Данный вид услуг по частям оказывают несколько специализированным подразделений

§ Мы выносим данный вид услуг на аутсорсинг:

§ Привлекаем другие компании

§ Обращаемся к фрилансерам

§ У нас есть ряд лиц, которые часто выполняют для нас данную работу на договорной, срочной основе

5. Отметьте характеристики описывающие Вашу структуры, посвященную бизнес-PR

§ Существует более 4 уровней иерархии (подчинения)

§ Должностные обязанности четко прописаны

§ Реальная организационная структура соответствует декларируемой

§ Структура компании организована наиболее оптимально

§ Структура является гибким образованием

§ Существуют и функциональное, и продуктовое разделение труда

§ Основная характеристика другая (напишите какая)

6. В 2-3 словах опишите принцип структуризации Вашей организации

7. Бизнес-PR у нас занимаются следующие должностные лица:

§ PR-менеджер

§ Секретарь

§ Заместитель менеджера

§ Креативные директор

§ Менеджер по проектам

§ Специалист по работе с клиентами

§ Специалист по PR этих услуг (реклама, позиционирование и т.д.)

§ Аналитик

§ Универсальные специалисты

§ Специализированные специалисты, например, только по брендингу

§ Другие (перечислите какие)

8. Корпоративную культуру можно охарактеризовать как (напишите 2-3 слова, например «дружелюбная»)

9. Стиль руководства (модель принятия решений):

§ Все решения принимаются руководителем без учета мнений подчиненных

§ Начальник советуется с подчиненными и затем единолично принимает решение

§ Команда вырабатывает консолидированное решение

§ За исключение административных и стратегических все решения принимают сами подчиненные

10. Какие проблемы, на Ваш взгляд, существует в области организационных основ в сфере бизнес-PR в России? (напишите несколько слов)

Вы хотите, чтобы Вам была выслана работа, написанная на основе результата опроса?

Нет

Да, на этот же e-mail

Да, на другой e-mail (укажите какой)

Большое спасибо!

Заключение

Сфера бизнес-PR является перспективной быстро растущей и вглубь, и вширь отраслью. Суть данных услуг заключается в гармонизации коммуникационных пространств вокруг и внутри корпораций - заказчиков. Спектр предоставляемых услуг и целевую аудиторию различные агентства определяют для себя по-разному, в зависимости от их специфических характеристик и интеллектуального капитала.

Круг потребителей данных услуг также расширяется в настоящий момент. Если раньше это были в основном компании-гиганты, то сейчас растет число компаний, относящихся к малому и среднему бизнесу. Клиентская специфика накладывает свой отпечаток на работу и организационную структуру бизнес-PR подразделений, а также отличает данную подотрасль от других направлений PR деятельности.

Структурными особенностями PR-агентства являются набор необходимых компетенций, наличие креативной составляющий, важность гибкости структуры. В связи с этими требованиями на российском рынке распространенны матричная и сетевые схемы дизайна организации. Представляется, что именно эти структуры и являются оптимальными для данной сферы.