Маркетинг в архиве

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Тема курсовой работы «Маркетинг в архиве».

Для решения задач планирования и прогнозирования работы руководство архива должно изучить информационные потребности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, состояние опроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.

Такие показатели интенсивности и эффективности использования документов как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам, лежат в основе маркетингового исследования.

Так же организационные аспекты играют большую роль в деятельности любого структурного подразделения учреждения, организации, в том числе и архива. В работе с архивными документами необходим четкий порядок, планомерность и слаженность. Поэтому при создании архива организации необходимо знать и использовать современные методы и технологии менеджмента.

Маркетинг архивной информации - деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.

Цель маркетинга - прогнозирование спроса на архивную информацию и услуги для оптимизации их создания и сбыта; получение внебюджетных средств.

Введениеновыхавтоматизированныхархивныхтехнологийпредполагаетвнедрениеспециализированныхпрограммныхпродуктовпоархивномуделу.

Целью работы является изучить маркетинг в архивах, дать оценку архивным документам, узнать принципы маркетинга архивной информации, и так как маркетинг похож на менеджмент, узнать принципы менеджмента в архивах.

Цель работы определяет следующие задачи:

определить жизнь цикла организации; или информации проанализировать принципы маркетинга архивной информации;

рассмотреть эталонную модель архивной системы в маркетинге.

Объектом исследования являются архивы и архивные документы.

Предметом исследования являются элементы, вовлеченные в подготовку информации, их архивное сохранение, управление и использование.

Курсовая работа состоит из шестиглав и имеет следующую структуру.

В первой главе дана оценка архивных документов, критерии денежной оценки документов, принципы деления документов по видам.

Во второй главе определяются принципы маркетинга, маркетинговые исследования.

В третье главе рассматриваются функции управления и планирование в архиве.

В четвертой главе определяется платные работы и услуги, а так же информации о том, что включает в себя маркетинг.

В пятой главе говорится о том, как происходит цикл жизни информации, какую ценность она определяет в цикле.

В шестой главе дана классификация эталонной модели архивной системы в маркетинге.



1. СТОИМОСТНАЯ ОЦЕНКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ КАК ОДНА ИЗ ФУНКЦИЙ МАРКЕТИНГА

Документы как объект имущественного права, как вещь могут продаваться и покупаться. В этом случае должна проводиться их денежная (стоимостная) оценка, которая также проводится при коммерческом использовании документов и их страховании. О последних двух аспектах денежной оценки документов широко заговорили лишь с начала 90-х г. ХХ в. До этого периода советские архивисты, специалисты, работающие в рукописных отделах музеев и библиотек, академических институтах (таких как Институт русской литературы (Пушкинский дом), Институт мировой литературы, входящих в систему Академии Наук СССР, да и собственно в его Архиве), в первую очередь проводили денежную оценку документов с целью их купли-продажи.

При этом следует четко понимать, что документы государственных учреждений, в первую очередь являющихся источниками комплектования, объектом купли-продажи никогда не выступали, это могло относиться к документам личного происхождения, автографам, книгам актовым и делопроизводственным, рукописным книгам древнерусской традиции и другим документам XV-начала ХХ в.

При установлении стоимости документов проводилась их оценка на основе критериев, в ряде случаев схожих с критериями экспертизы ценности, но сам процесс стоимостной оценки ни в коем случае нельзя смешивать с процессом экспертной оценки документов.

С целью проведения квалифицированной денежной оценки документов в стране в разные периоды были разработаны Методические рекомендации.

В 1983г. вышли «Методические рекомендации по денежной оценке актовых документов эпох феодализма и капитализма, рукописных и старопечатных книг, документов личного происхождения XVIII-ХХ вв., приобретенных в собственность государства», где были даны критерии оценки и собственно примерные цены по отдельным группам книг, грамот, документов личного происхождения.

Критериями денежной оценки были названы:

- содержание документа (оценивать документ необходимо с учетом не только его конкретного содержания, но и сточки зрения его значения как памятника истории и культуры; творческие, научные рукописи;

- с позиции их литературного, художественного, музыкального, научного достоинства;

- с учетом зафиксированных в них сведений);

- историко-культурное значение творчества и деятельности автора (ценность документов будет тем выше, чем значительнее автор и заметнее его вклад в развитие общества, в том числе науки, литературы, искусства и т. д.);

- время возникновения документа (наиболее высоко ценятся документы периодов «неспокойного развития» общества, военных событий, катастроф, катаклизмов;

- неопубликованность документа (неопубликованные документы дореволюционного периода оцениваются, как правило, выше оценки, предусмотренной рассматриваемыми методическими рекомендациями, повышение стоимости неопубликованных документов послереволюционного периода может производиться только в случае истечения срока авторского права, который в 1980-е гг. составлял 25 лет, а в настоящее время - 50 лет;

- автографичность документа (авторская машинопись - когда автор сам печатал текст - приравнивается к автографу, авторизация - когда имеются авторские правки и подписи - увеличивает стоимость рукописи; в качестве примера приведем очень редкий автограф М.А.Булгакова);

- записи или пометы на документе (рассматривается как авторская принадлежность сделанных записей и помет, так и их содержательная сторона);

- редкость документа (при денежной оценке необходимо установить сохранность личных архивов, учесть редкость отдельных видов документов? например, ревизских сказок);

- адресат (чем значительней лицо, кому был адресован документ, тем выше может быть его стоимость);

- внешние особенности документа (его палеографические, художественные особенности оформления, материал, на котором изготовлен документ и т. д.);

- физическое состояние документа («рваный» или «потрепанный» документ всегда будет цениться ниже аналогичного, но хорошо сохранившегося);

- антикварно-букинистическая цена (на документы как на предметы коллекционирования может быть особый спрос и даже мода, поэтому приходится учитывать цены на рынке и среди коллекционеров).

Принцип распределения цен по отдельным группам документов был следующий:

- примерные (базовые) цены устанавливались по таким группам, как книги актовые и делопроизводственные (например, разрядные, боярские, родословные, писцовые книги);

- грамоты и документы (духовные грамоты, жалованные на землю и крестьян, жалованные на дворянское достоинство, челобитные, прошения и т. д.). Эти книги, грамоты и документы ценились по периодам с XVI в. до 1626г., с 1626по 1700г., XVIII в., с начала XIX в. до 1861г., с 1861 по 1917г.

С учетом применения в совокупности рассмотренных критериев, принципов деления документов по видовым (номинальным), авторским и хронологическим признакам в стране до 1990-х г. устанавливались примерно следующие цены:

- писцовая книга XVI в. (до 1626 г.) могла оцениваться от 400 до 800 рублей;

- сборник летописей XV в. - от 250 до 1000 рублей;

- библия XVI в. - от 125 до 400 рублей, а ХХ в. - от 10 до 35 рублей;

- отпускная в замужество с 1626 по 1700 г. - от 10 до 20 рублей, XVIII в. - от 7 до 15 рублей, а с начала XIX в. до 1861г. - от 5 до 10 рублей;

-рукописи Екатерины II - от 120 до 300 рублей, письма - от 150 до 400 рублей;

- проза А.А. Ахматовой, С.А. Есенина от 5 до 25 рублей, стихи - от 20 до 50 рублей, письма - от 10 до 50 рублей, фото - от 3 до 10 рублей.

Как показывает опыт (и профессионалы придерживаются такого же мнения), сами фондообразователи могут безвозмездно передать в дар или по завещанию свои документы в то или иное хранилище, но чем более отдаленные родственники обладают личным архивом того или иного лица, тем за более высокую цену они желают его продать.

Принципы денежной оценки и методика установления цен до начала 1990-х гг. были привязаны к уровню цен в стране, а сама практика оценки документов носила несистемный, эмпирический характер. В тоже время, например, автографы Ф.М. Достоевского на международном уровне ценились наравне с автографами Байрона и Гёте.

С учетом международного опыта денежной оценки и уровня цен за рубежом в ВНИИДАД 1993 г. выпустил новые методические рекомендации «Принципы денежной оценки документов Архивного фонда Российской Федерации и их страхование».

Впервые были четко разграничены три объекта стоимостной оценки: собственно документ, копия документа и информация, содержащаяся в документе.

Продают и покупают подлинные архивные документы у частных лиц, организаций на аукционах; распространены продажа или обмен копий документов в виде факсимильных форм, муляжей, микрофильмов и микрофиш (микрографические копии, микрографические издания); продают и покупают информацию архивных документов, обработанную по специальным программам и записанную на машинных носителях, а также в форме справочников по архивным документам.

Если в отечественном архивоведении опыт денежной оценки документов в процессе купли-продажи был связан в основном с приобретением документов в собственность государства, то за рубежом существует и активно развивается рынок архивных документов, которые всё чаще рассматривают в качестве предметов коллекционирования.

Архивное законодательство пыталось регулировать процесс коллекционирования. Еще в бытность СССР именно архивным органам было вменено в обязанность выдавать и регулировать в установленном порядке разрешения на собирание старинных документальных памятников. Например, в РСФСР существовало «Временное положение о порядке выдачи и регистрации специальных разрешений на собирание старинных документальных памятников на территории РСФСР».

В Положении о Федеральной архивной службе России 1998 г. говорилось о необходимости получения как юридическим, так и физическим лицам специального разрешения в Федеральной архивной службе на собирание старинных документальных памятников. Вопрос этот, правда, дискутировался между Росархивом и прежним Министерством культуры Российской Федерации - кому все-таки такие разрешения выдавать.

После административной реформы в марте 2004г. и преобразования Федеральной архивной службы в Федеральное архивное агентство в положении о последнем от 17 июня 2004 г. № 290 о подобной роли Росархива в деле собирания старинных документальных памятников уже ничего не говорится. В России можно собирать лишь те старинные документальные памятники, документы личного происхождения, которые не включены в состав Архивного фонда Российской Федерации, а находятся в распоряжении частных лиц, будучи невыявленными, неучтенными, не зарегистрированными в соответствующих архивных учреждениях или учреждениях культуры.

Как показывает опыт собирательской деятельности, старинные документальные памятники нередко встречаются у потомков граждан старообрядческого христианского вероисповедания. Именно в среде русского старообрядческого крестьянства в течение веков сохранялись документы письменной традиционной культуры позднего русского cсредневековья.

Имеющиеся у населения старинные документы, за редким исключением, не относятся к документам личного происхождения. Но вряд ли их можно отнести к документам, образовавшимся в деятельности какого-либо учреждения, существовавшего ранее. Подчас это просто невозможно установить. Сейчас такие документы представляют собой памятники определенной эпохи, находящиеся в личной собственности граждан или собственности старообрядческой общины.

В 1994г. была создана специальная Федеральная служба России по сохранению культурных ценностей, на которую были возложены:

- организация и проведение искусствоведческой, историко-культурной экспертизы и регистрация культурных ценностей, вывозимых из Российской Федерации и ввозимых на ее территорию, а также выдача соответствующих свидетельств физическим и юридическим лицам;

- принятие предусмотренных законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации мер по восстановлению законных прав собственников культурных ценностей при незаконном вывозе и ввозе культурных ценностей и передаче права собственности на них;

- осуществление контроля за соблюдением правил внешнеэкономической деятельности, относящейся к культурным ценностям; - контроль за соблюдением установленного настоящим Указом порядка реализации предметов антиквариата на территории Российской Федерации.

При определении цены документа специалисты пользуются также разработанной системой критериев, многие из которых не претерпели за последнее время особенных изменений.

Правда, критерии стоимостной оценки, как и критерии экспертизы ценности документов, теперь принято классифицировать по трем группам:

- критерии информационной ценности (вид или адресат, содержание документа);

- критерии потребительской ценности (подлинность, время создания, внешние особенности документа, новизна сообщаемой информации, в первую очередь опубликованность документа, уровень или интенсивность спроса на ретроспективную документную информацию);

- критерии сохранности документов (сохранность текста, режим хранения и степень риска при последующем перемещении и хранении документа, что требует дополнительных финансовых вливаний).

2. ПРИНЦИПЫ МАРКЕТИГНААРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ

В любом современном учреждении, организации или предприятии на самом деле нет ничего ценнее документов - даже документов современных, находящихся в делопроизводственном процессе. Пройдут годы, устареет вся современная техника, а ее парк обновляется стремительно, выйдет из моды мебель или превратится в труху мебель, сделанная из ДСП (древесно-стружечных плит), уже не будет в коллективе людей, когда-то здесь работавших, но останутся документы как молчаливые свидетели когда-то кипевших «учрежденческих страстей».

Парадоксально, но факт - даже уничтожаемые сегодня в ходе плановой экспертизы ценности документы спустя годы могут оказаться куда более ценными, нежели мы сегодня это представляем.

Правильно говорили старые архивисты: «Лучше лишнее сохранить, нежели нужное уничтожить». Этот постулат должен помнить каждый работающий с документами, ибо в итоге от учреждения ничего не остается, кроме его документов. Это хорошо понимают архивисты; архивные учреждения Российской Федерации в последние годы действительно приобрели значительный опыт коммерческого использования документов, одним из аспектов при оценки которых является установление цены документа, копии документа или документной информации

Маркетинг архивной информации - деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.

В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств.

Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

Основополагающий принцип маркетинга - узнать, какой товар и по какой цене хочет приобрести потенциальный покупатель, а потом его производить.

Цель маркетинга - прогнозирование спроса на архивную информацию и услуги для оптимизации их создания и сбыта; получение внебюджетных средств.

Маркетинговые исследования проводятся для повышения степени обоснованности управленческих решений в процессе разработки новых товаров и услуг. Это даст возможность архивам избежать значительных потерь финансовых средств.

Маркетинговая деятельность в архиве включает:

1. Изучение потребностей пользователей архивной информации.

2. Установление оптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросом на архивную информацию.

3. Сохранение и поиск новых потребителей архивной информации.

Маркетинговые исследования проводятся по следующей программе:

* изучение информационных товаров, имеющихся на рынке, и цен на них;

* изучение потребителей информации и выявление их потребностей;

* анализ собственных информационных ресурсов и их соответствие долгосрочному спросу на информационном рынке;

* определение каналов вывода информационных товаров на рынок.

Маркетинговые исследования предполагают создание информационной системы для регулярного сбора и хранения данных, собираемых по указанной выше программе. Информационная система по маркетингу обязательно должна включать в себя базу данных (БД), содержащую тексты законодательных актов в области информации. Можно рекомендовать создать БД по тематике исследований пользователей архива и о запрошенных ими документах, что очень важно для изучения спроса на архивную информацию. Эти данные необходимы для создания фонда пользования на микрофильмах или оптических дисках.

Отдельно можно создать БД по иностранным исследователям, работавшим в архиве. В такую базу следует вносить записи с названием научных центров и фамилиями зарубежных пользователей на языке той страны, откуда они приехали. В этой связи фамилии иностранных пользователей и названия научных центров следует вносить в журналы регистрации не только на русском, но и на языке страны прибытия, если там используется латинская графика или кириллица.

Проведение маркетинговых исследований рационально организовать в Отделе использования архивных документов, поскольку именно в этом отделе собирается вся информация о пользователях, их темах исследований, а также сведения об использованных ими архивных документах. В этом случае маркетинговые исследования не будут лишней работой для данного отдела, а наоборот, значительно облегчат деятельность архива по обслуживанию потребителей архивной информации. Маркетинговые исследования в архивных учреждениях надо начинать с изучения законодательных и нормативных актов, регулирующих коммерческую деятельность в информационной сфере.

Важнейшие законы в этой сфере следующие:

* Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. В частности, обратить внимание на: Статья 30. Вывоз и ввоз копий архивных документов.

* Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

* Федеральный закон от 6 октября 1997 г. № 131-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации "О государственной тайне"»;

* Закон Российской Федерации от 9 июля 1993 г. № 5351 «Об авторском праве и смежных правах»;

* Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ; После анализа правовых аспектов использования архивной информации можно приступить к изучению проблем экономической целесообразности производства информационных товаров и услуг.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации. Основными информационными услугами архивов является копирование документов, продажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных документов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в Интернете).

Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты - производители и продавцы вторичной документной информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных документов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.

Маркетинг обеспечивает связь потребителей ретроспективной документной информации с ее хранителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.

Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования.

Для того чтобы составить отчет о деятельности архива организации, нельзя обойтись без сведений о количестве посетителей, социально-правовых запросов, выданных архивных справок и других информационных документов и дел, переданных во временное пользование, подготовленных вами выставок и других культурных мероприятий. Эти сведения могут помочь изменить акценты в разработке научно-справочного аппарата, указать на необходимость создания дополнительной картотеки, каталогов или обзоров на наиболее часто запрашиваемые документы. Для этого необходимо разобраться в формах учета использования документов архива организации и уметь анализировать данные этих документов.

В государственном архиве без развитой маркетинговой службы не обойтись, так как необходимо хорошо представлять себе собирательный портрет потребителя ретроспективной документной информации, как отечественного, так и иностранного, его текущие интересы и запросы.

Сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т. д.) необходимы вам для планирования работы архива, определения его бюджета и штатов. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т. д.) помогут выявить ошибки в экспертизе ценности документов, но главное - организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы НСА.

Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА. Данные маркетинга помогут установить цены на услуги за копирование документов, помогут занять правильную позицию на переговорах с международными партнерами об осуществлении издательских и исследовательских проектов, продаже копий документов, покупке документов и микрокопий, страховании документов при участии в выставках и др.

Для этого нужно не только в совершенстве знать все формы учета и использования документов в архиве, но и владеть методикой статистического анализа содержащихся в них данных. Работа эта непростая, требует от архивиста владения основами экономических знаний и, как правило, возлагается на специальный научно-информационный отдел архива.

Исследователям необходимы знания о методике расчета цен на платные услуги, оказываемые архивами, перечня этих услуг, правил заключения лицензионных договоров на коммерческое использование документов. Это поможет пользователю построить отношения с архивом на взаимовыгодной основе и отстоять свои права.

Пользователь должен осознать, что архивисты требуют от него точного и тщательного заполнения форм учета использования документов (требования на выдачу дел, анкеты исследователя, листа использования дела) не из "зловредности", а потому, что эти документы являются важным источником для статистического анализа всей деятельности архива.

Государственные архивы - федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные - относятся к госбюджетным организациям, основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.

Средств государственного бюджета явно недостаточно не только для достойной оплаты труда архивистов, но и для строительства и ремонта зданий архивохранилищ, покупки оборудования, компьютерной техники, оплаты коммунальных услуг.

Современные технологии консервации и реставрации также являются весьма дорогостоящими. Поэтому размеры финансирования государственных и негосударственных архивов сильно различаются. В разном положении находятся также архивы немногочисленных экономически процветающих регионов и "дотационных" субъектов Федерации.

Государственные архивы не финансируются в достаточном объеме, в то время когда информация является ценным товаром. Однако существуют вполне легальные способы поправить финансовое положение архива - привлечение внебюджетных средств за счет оказания архивом платных услуг.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:

- перечня платных услуг;

- цен на платные услуги;

- договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями", который утверждается Федеральной архивной службой. Она предназначена для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны слуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение не мешает реализации основных задач и функций архива (Приложение).

Список цен утверждается директором архива, цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе архив имеет право назначить свободную, то есть любую цену.

Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (т.н. "коммерческое использование"), с ним следует заключить лицензионный договор.

При заключении договора за основу берется "временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях", разработанное Федеральной архивной службой.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.

Заключение договора закрепляет оформленное заявкой намерение пользователя, а также инициативное предложение государственного архива:

публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;

экспонировать архивные документы на платных выставках;

использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах, при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;

имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах;

создавать тематические базы данных.

При заключении лицензионного договора с пользователя взимается плата за передачу права пользования архивными документами, которая включает расходы на экспертизу заявок на заключение лицензионного договора, затраты архива, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора.

Заключение договора не должно препятствовать использованию документов, являющихся объектом договора с некоммерческими целями.

3. ПРИНЦИПЫ АРХИВНОГО МЕНЕДЖМЕНТА

Продуманный менеджмент - наиболее надежное средство для достижения эффективности работы архива. Идеи, принципы и методы научной организации менеджмента обусловлены не только потребностями современной экономической и социальной практики, но и обшей логикой развития науки управления.

Слово "manage" употреблялось в английском языке еще в 19 веке и дословно переводится как управлять, воздействовать, влиять, хитрить, выкручиваться, но лишь во второй четверти 20 века оно приобретает современное значение.

Менеджмент - это совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования.

Можно употребить термины «менеджмент» и «управление» в одном и том же значении, хотя они имеют смысловые нюансы, связанные со спецификой двух исследовательских традиций - западной и отечественной.

Виды управления определяются предполагаемым или реальным объектом управления. При этом существуют:

технико-технологические системы управления (неживые);

автоматизированные системы управления технологическими процессами;

биологические системы (живые);

социальные системы, где главным субъектом и объектом управления является человек.

Именно применительно к этому, последнему, виду управления и применяется термин менеджмент.

Общие функции управления:

организация работы;

предвидение;

планирование;

координация;

работа с персоналом;

маркетинг;

паблик релейшенз;

инновация.

Общие функции управления на сегодняшний день представляют из себя:

1) Организация - предметная деятельность, организация как процесс достижения цели - задач и используемых мер, действий, решений. Управление архивом осуществляется директором и другими руководящими работниками архива организационно-распорядительными, экономическими, социальными и воспитательными методами.

Для осуществления управления архивом разрабатываются основные нормативные документы по организации работы архива: положение об архиве и его структурных подразделениях, структура и штатное расписание, смета поступлений и расходов, должностные инструкции работников.

2) Прогнозирование - система и процесс определения вероятностей событий,

Существуют:

научно-техническое прогнозирование;

экономическое прогнозирование;

экологическое прогнозирование;

политическое прогнозирование.

3) Планирование - это определение видов и объемов работ работников на определенный период согласно назначению и цели деятельности архива. В архиве составляются такие плановые документы на год:

план развития архивного дела;

план научно-исследовательской и методической работы;

план научно-издательской работы;

план внедрения научных и методических разработок;

план-отчет работы архива;

план-отчет работы структурного подразделения;

план-отчет работы работника.

В зависимости от направлений деятельности, штатной численности и наличия структурных подразделений отдельные виды плановых документов могут не составляться. Вместе с тем архив может разрабатывать отдельные планы развития определенных направлений деятельности.

Планирование осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа достигнутых результатов, перспективных планов развития архивного дела и делопроизводства и программ по отдельным направлениям деятельности, исходя из имеющихся в наличии и прогнозированных финансовых, материальных и трудовых ресурсов, с учетом рекомендаций и поручений органов высшего уровня.

Планирование в архиве начинается с разработки плановой части планов-отчетов работы структурных подразделений.

4) Координация - взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам.

5) Работа с персоналом - изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др.

6) Маркетинг - вид человеческой деятельности, связанный с изучением изменения спроса на товары или по удовлетворению спроса и реализаций этих мер.

7) Паблик рилейшнз - связи с общественностью.

8) Инновации - нововведения на предприятии, в организации.

Все эти функции применяются и в организации работы архива.

4. ВЫПОЛНЕНИЕ ПЛАТНЫХ РАБОТ И УСЛУГ. МАРКЕТИНГ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИ

Архив для привлечения внебюджетных средств выполняет платные работы и услуги без ущерба для реализации его основных задач и функций.

Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливается Федеральной архивной службой России.

Архив на основе названной номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов, круга потребителей работ и услуг, технических возможностей и др.), может разрабатывать более детальный перечень платных работ и услуг, который утверждается директором.

Архив информирует потенциальных потребителей о платных работах и услугах, принимает заказы и заключает договора на их выполнение. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год, планы структурных подразделений. Для выполнения платных работ и услуг в архиве могут создаваться специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы.

Архив не может взимать плату за:

- выполнение социально-правовых запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий, избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, нахождении на излечении, получении образования; о лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных, лишенных избирательных прав и др.); о пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны; о реабилитации;

- обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации);

- предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;

- предоставление информации по документам, копий документов органам государственной власти и местного самоуправления для использования их в служебных целях в объеме до 100 листов (за исключением расходов на копирование документов и почтовые отправления);

- организацию рассекречивания документов по запросам пользователей (за исключением изготовления копий документов);

- организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве, работой архивов государственных организаций - источников комплектования архива;

- научно-техническое информирование организаций системы Федеральной архивной службы России.

Архив может определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях.

При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, могут закрепляться договором, в котором устанавливаются предмет договора, обязательства сторон, сроки и объемы выполняемых работ и услуг, форма и условия оплаты, порядок разрешения спорных ситуаций и расторжения договора.

Архив в обязательном порядке заключает договор с потребителем в случае коммерческого использования потребителем хранящихся в архиве документов и/или справочников к ним. До заключения договора архив производит его экономическое обоснование, рассчитывает предполагаемые затраты и ожидаемый эффект от выполнения договора. По решению вышестоящего органа управления архивным делом архив представляет ему проекты договоров на согласование. При этом проекты договоров архива с зарубежными потребителями и с российскими организациями, действующими совместно с зарубежными потребителями или по их поручительству, а также договора, носящие коммерческий характер, подлежат обязательному согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом.

Архив устанавливает цены на выполняемые платные работы и услуги, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учетом действующих налогов. Цена может устанавливаться и по согласованию с потребителем. Цены на платные работы и услуги утверждаются директором архива.

Маркетинг архивной информации - деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги с целью получения внебюджетных средств.

Маркетинг информации включает:

- изучение потребностей пользователей документной информации;

- установление оптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросом;

- рекламу информации, платных работ и услуг;

- сохранение и поиск новых потребителей.

Осуществление маркетинговой деятельности возлагается на соответствующие структурные подразделения.

Учет использования документов архива осуществляется в целях планирования и совершенствования работы по организации использования документов и развития системы НСА, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка информации.

5. ЦИКЛ ЖИЗНИ ИНФОРМАЦИИ

Цикл жизни информации - это срок её гарантированного сохранения в соответствии с требованиями нормативных документов, её ценностью и частотой использования. Этот цикл может быть достаточно коротким или продолжительным, например до 10 - 20 лет. Максимальный период хранения до 20 лет, рассматриваемый в данной публикации, обусловлен современным состоянием информационных технологий (ИТ), а именно жизненным циклом носителей информации, систем сохранения и технологий кодирования, архивирования, поиска и предоставления информации.

Обычно архивная информация имеет высокую ценность в начале цикла жизни, и в это время её рекомендуется хранить на системах и носителях высокой производительности. Данный период составляет типично от 1 до 6 месяцев. После этого периода ценность архивной информации снижается, частота доступа к ней существенно снижается и её рекомендуется сохранять на более дешевых носителях и системах сохранения - CD или магнитных лентах. Экономические показатели также являются важным критерием, так как архивное сохранение больших объемов информации в течение цикла жизни требует существенных финансовых затрат. После завершения цикла жизни архивная информация доступна для уничтожения. Удаление архивной информации осуществляется в соответствии с политикой её сохранения и уничтожения.

6. ЭТАЛОННАЯ МОДЕЛЬ АРХИВНОЙ СИСТЕМЫ В МАРКЕТИНГЕ

Учитывая важность длительного сохранения критичной информации, Международная организация постандартизации - International Standardization Organization (ISO) разработала стандарт 14721:2003 - Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS).

Данный стандарт определяет эталонную модель открытой архивной информационной системы.

Цель этого стандарта - стандартизировать систему для архивирования информации, как её цифровую, так и физическую структуру. Логическая схема эталонной модели архивной системы приведена на рисунке 1. Она включает полный диапазон архивных функций сохранения информации, включая подготовку информации к архивированию, архивирование информации, архивное сохранение, управление информацией, управление доступом, и распространение. Она также описывает миграцию цифровой информации на новые носители и форматы, модели данных используемые для представления информации, роль программного обеспечения в сохранении информации, а также обмен цифровой информацией между архивами.

Приведем краткое описание некоторых логических элементов вовлеченных в подготовку информации, её архивное сохранение, управление и использование.

1. Производители (источники) информации (не относятся к модели архивной системы) - это клиенты или клиентские системы, которые производят информацию для её сохранения в архивной системе.

2. Подготовка информации. Этот логический элемент содержит услуги и функции, которые принимают пакеты информации от источника, осуществляет подготовку информации для сохранения и управления в пределах архива. Функции подготовки включают получение пакетов, проверку их целостности, индексирование архивных пакетов информации, которые соответствуют стандартам и форматам архива, выделение описательной информации из данных пакетов (индексов) для записи в базу данных архива и управление записью информации в архив.

архивный документ маркетинг жизнь

Рис. 1

3. Архивная память: Этот логический элемент содержит услуги и функции сохранения, поиска и выборки информации. Функции архивной памяти включают прием информации от элемента подготовка информации для сохранения, записи её в архивную память, иерархическое управление памятью (диски - ленты - CD) установку новых носителей для сохранения или поиска и выборки информации, контроль и обработку ошибок, возможности восстановления информации в случае техногенных и природных катастроф, доступ к библиотеке. В физическом плане это дисковая система сохранения, библиотека на CD или магнитных лентах, или их комбинация с соответствующими устройствами управления.

4. Управление данными. Этот логический элемент обеспечивает услуги и функции для управления, поддержки и доступа к идентификационным данным, которые идентифицирует информацию и документы, хранящиеся в архиве и административные данные для управления архивом. Функции управления включают администрирование базы данных архива, обновление базы данных (загрузку новой информации и идентификационных данных), выполнение запросов по управлению данными для генерирования результирующих наборов и создания отчетов на основе этих наборов.

5. Администрирование. Этот логический элемент обеспечивает услуги и функции для поддержки работы всего архива. Функции администратора включают ведение переговоров и достижение соглашений с источниками информации, аудиты информации для гарантии того, что входные наборы отвечают стандартам архива, выполнение и настройку конфигураций технических средств и программного обеспечения. Они также включат инженерные функции по мониторингу работы архива для улучшения его работоспособности, по инвентаризации носителей, по составлению отчетности, по миграции информации и объектов внутри архива. Сюда включены работы по разработке и поддержке стандартов и политик архива, по поддержке клиентов, по активизации отложенных запросов.

6. Сохранение информации. Этот логический элемент обеспечивает услуги и функции для мониторинга архивной системы и обеспечения рекомендаций для гарантии того, что информация, долговременно хранимая в архиве, будет доступной для авторизованных пользователей, даже если оригинальная архивная среда станет устаревшей. Функции плана сохранения включают оценку содержания архива, периодическое обновление архивной информации, разработку рекомендаций по стандартам и политикам архива, отслеживание новых тенденций в технологиях, среде и пользователях. Планирование сохранения также включает разработку детального плана миграции содержимого архива на новые технологии, включая пилотные проекты для тестирования технических средств и программного обеспечения.

7. Доступ. Этот логический элемент обеспечивает услуги и функции, которые поддерживают пользователей архива, позволяя им получать затребованную информацию. Функции управления доступом включают связь с пользователями, получение запросов, контроль за только авторизованным доступом и к определенной информации, обработку и диспетчирование запросов, генерацию ответных сообщений и доставку информации и сообщений пользователям.

8. Пользователи - (не относятся к модели архивной системы) это клиенты или клиентские системы, которые используют услуги архивной системы для санкционированного поиска выборки и получения требуемой информации.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современных условиях создания отечественного рынка информации и выхода российских архивистов на мировой информационный рынок главная задача маркетинга - дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.

Без развитой маркетинговой службы не обойтись, так как необходимо хорошо представлять себе собирательный портрет потребителя ретроспективной документной информации, как отечественного, так и иностранного, его текущие интересы и запросы.

Сведения о количественных характеристиках необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штатов. Сведения о качественной стороне использования помогут выявить ошибки в экспертизе ценности документов.

Также необходимо осуществлять менеджмент архивной информации для экономически эффективной организации деятельности не только архива, но и всего предприятия в целом. Ведь информационные ресурсы обеспечивают экономию практически всех других ресурсов - сырьевых, энергетических, финансовых.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексеева Е.В. Архивоведение [Текст]: Е.В. Алексеева Л. П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., доп. -- М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 272 с.

2. Вовкотруб О.В. Архивоведение [Текст]: учебное пособие / О.В. Вовкотруб, Л. Р. Фионова. - Пенза: изд-во Пензенского госуниверситета, 2005. - 132 с.

3. Соболев В.Е. Маркетинг ретроспективной информации для государственных архивов, библиотек, музеев [Текст] // Вестник архивиста - 2007. -№ 3. - 21-35.

4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. [Текст]: Учебник для средних специальных учебных заведений. - Москва: изд-во Норма, 1996 - 224 с.



ПРИЛОЖЕНИЯ

Архив не может взимать плату	Архив может взимать плату (примеры из перечня платных услуг)
Социально-правовые запросы граждан о: * подтверждении трудового стажа; * размеров заработной платы; * прохождении военной службы; * участии в партизанском движении; * избрании на выборные должности; * награждении орденами и медалями; присвоении званий; * нахождении на излечении; * получении образования; * репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав; * пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Германию в годы Великой Отечественной войны	Социально-правовые запросы граждан : * наследовании имущества; * родственных связях. За изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления
Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке	Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору: срочное представление дел; предоставление дел в количестве большем, чем установлено правилами работы читального зала; тематическое выявление дел архивистами; работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием
Предоставление документов во временное пользование организациям - фонд образователям для служебного пользования	Предоставление документов во временное пользование (не фонд образователям), в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т.п.
Копирование или выявление документов органам прокуратуры, суда, МВД и ФСБ, Комиссии по реабилитации жертв политических репрессий, органам представительной и исполнительной власти	Использование документов: тематическое выявление документов и дел, в том числе с помощью ЭВМ (за исключением выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности); исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций; подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др.; копирование документов; подготовка публикации документов; создание баз данных по документам архива и другие услуги
Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов государственных учреждений и предприятий - источников комплектования	Совершенствование документационного обеспечения управления, организация и совершенствование роботы архивов: разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов, инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной комиссии, положения об архиве учреждения и др.; проектирование автоматизированных информационных систем и др.
Научно-техническое информирование архивных учреждений	Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений: научно-техническое информирование; проведение научно исследовательских и опытно-конструкторских работ; разработка программного обеспечения для создания автоматизированных баз данных; составление библиографии по профилю и смешанной проблематике и др.
	Обеспечение сохранности документов: обследование состояния зданий и помещений хранилищ и условий хранения документов (составление актов-рекомендаций); оказание методической и практической помощи в борьбе с биоповреждениями документов; цифровая обработка аудиовизуальной документной информации и др.

Размещено на Allbest.ru