Презентации PowerPoint в связях с общественностью
Завоевание поддержки аудиторией своих бизнес-проектов как задача деловой коммуникации. Использование презентаций в связях с общественностью для демонстрации достижений и создания имиджа компании. Методы подготовки презентаций в программе MS PowerPoint.
| Рубрика | Маркетинг, реклама и торговля |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 29.06.2013 |
| Размер файла | 49,2 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- Глава 1. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью
- 1.1 Презентация в связях с общественностью
- 1.2 Понятие презентации
- 1.3 Виды презентаций
- Глава 2. Технологический процесс создания презентаций
- 2.1 Этапы и средства создания презентаций
- 2.2 Общие сведения о программе подготовки презентаций MS PowerPoint
- 2.3 Способы создания и сохранения презентации
- 2.4 Редактирование презентации. Работа со слайдами
- 2.5 Подготовка и демонстрация презентации
- Заключение
- Список использованной литературы
Введение
Актуальность исследования состоит в том, что успех в деловом мире во многом зависит от умения убеждать, преподносить окружающим товары, идеи, самих себя.
Актуальная проблема деловой коммуникации - умение представить свои идеи, бизнес-проекты, компанию так, чтобы завоевать внимание и поддержку аудитории, повысить конкурентоспособность. К решению этой задачи необходимо подключить творческие ресурсы. Организаторы культурных мероприятий на сегодняшний день довольно часто сталкиваются с необходимостью проведения специальных событий.
Специальные события - это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Специальные события призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей ее среде, стать событием для целевых групп общественности.
Основными специальными событиями являются церемонии открытия, приемы, презентации, конференции, дни открытых дверей, круглые столы, выставки.
Подготовка специального события предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ.
В этой работе рассматривается один из видов специальных событий - презентация. Презентации необходимы для создания имиджа компании, они помогают наглядно продемонстрировать достижения, заручиться поддержкой "нужных людей", представить новые товары или услуги. Перед организаторами презентации стоит важная задача - убедить посетителей, повлиять на их выбор. Некоторые компании проводят презентации самостоятельно, но многие обращаются к специалистам, чтобы презентация прошла более успешно.
Презентации - широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах, вызывающее особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений. В настоящее время различные организации часто проводят презентации, поэтому оценка эффективности такого типа мероприятия является актуальной.
В связях с общественностью презентация проводится в целях управления общественными отношениями. Центральной темой выступает образ фирмы или организации. От проведения презентации зависит достижение поставленных задач, ее результат. Поэтому важно организовать и провести презентацию максимально эффективно.
Объект исследования - презентация как форма связей с общественностью. Предмет исследования - технология организации и проведения презентации.
Цель исследования: изучить презентацию и как современную форму мероприятия и ее возможности в создании имиджа компании.
Задачи исследования:
1. Определить сущность и основные функции презентации.
2. Выделить различные виды и формы презентаций.
3. Выявить организационно-педагогические условия проведения презентаций.
4. Проанализировать структуру презентации.
5. Изучить технологический процесс разработки презентации.
Глава 1. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью
1.1 Презентация в связях с общественностью
Связи с общественностью - довольно многогранная деятельность, что, бесспорно, является плюсом, так как позволяет работать в различных сферах. Это могут быть некоммерческие организации, политика, бизнес, органы власти, СМИ или шоу-бизнес. Ключевым понятием в связях с общественностью является базисный ПР-субъект, то есть та организация (или физическое лицо), в чью пользу (по чьему заказу) осуществляется управление общественными отношениями, чьи интересы гармонизируются с общественными.
Любая организация обладает самыми разными характеристиками, что позволяет обнаружить в ней различные стороны. Поэтому задачей связей с общественностью является преподнесение базисного ПР-субъекта определенной стороной в контексте определенной ситуации Рунова Е., Обломский И. Роль специальных мероприятий в формировании бренда // Event.ru. - 2008, № 3 (18). - С.49-53.
В деятельности связей с общественностью имеются профессиональные методы достижения определенных целей. Одними из таких, к примеру, являются специальные мероприятия или специальные события. Это акции, "создаваемые" события, целью которых является привлечение внимания общественности и средств массовой информации. Специальные мероприятия бывают разные, в зависимости от целей и задач. Они проводятся компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам, товарам или услугам. Белов А. Теория и практика связей с общественностью. Учебное пособие. - М.: Феникс, 2005
К подобным событиям можно отнести церемонию открытия, прием, круглый стол, дискуссию, посещение, пресс-тур, пресс-конференцию, корпоративную вечеринку и, конечно, презентацию. Последнее вызывает особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений.
Презентация как специальное событие в связях с общественностью обладает определенным набором свойств, отличающих ее от презентаций иных сфер деятельности. Особенно ПР-презентацию следует отличать от презентации рекламного характера. Во втором случае центром внимания (целью) будет продвижение нового товара или услуги, а в ПР-презентации центральной темой должно быть целое - образ фирмы или организации, связанные с ним цели. Более того, ПР-презентация всегда является частью работы, этапом в реализации определенной концепции. Шумович А.В. Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management / Александр Шумович. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007
1.2 Понятие презентации
Презентация - это организованная встреча группы людей с целью представления чего-либо нового, недавно созданного.
Дословно "презентация" означает "представление". Проводятся презентации с целью наиболее ярко преподнести общественности последние достижения фирмы. Основные цели презентации заключаются в следующем:
1. Оповещение о событии, достойном внимании аудитории;
2. Вовлечение аудитории в деятельность, программу, которые служат целям и задачам организации или структуры, проводящей презентацию;
3. Содействие целям и задачам фирмы, организации, политической программы и т. п. Инициирование конкретных действий целевой аудитории, соответствующих идеям презентации, замыслу обращения.
Существуют некоторые возможности базисного ПР-субъекта на презентации. В реальном случае эти возможности можно классифицировать как цели Кондратьев Э.В. Связи с общественностью: Учебное пособие / Под общ. ред. С.Д. Резника. - 2-е изд. - М.: Академический Проект, 2004:
1. Улучшить известность компании;
2. Привлечь потенциальных покупателей;
3. Укрепить отношения с существующими покупателями и др.
Таким образом, общая стратегия презентации строится сначала на внушении доверия к фирме, организации, а затем выступающие переходят к убеждению в целесообразности определенных акций, действий и поступков, предлагаемых в обращении.
Другими словами: стратегия презентации - это единство оповещения, приобщения и содействия.
В презентации принимают участие руководители или неофициальные представители тех структур, которые выходят на связи с общественностью. Они являются организаторами и хозяевами мероприятия. Вторая группа участников - приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья). И третья - специалисты по связям с общественностью, ответственные за проведение данной презентации Синяева И.М., Маслова В.М., Синяев В.В. Сфера PR в маркетинге. - М.: Юнити, 2007.
Посвящены презентации могут быть самым различным событиям. К примеру, открытию нового субъекта общественных отношений (после процедуры всякого рода оформлений, согласований, создания всей необходимой документации и т. п.). Новым субъектом обычно выступает фирма, производственное предприятие, официальная структура (ведомство, департамент, министерство) и т. п. Также поводом для презентации могут стать реальные результаты деятельности официальных или коммерческих структур (новая программа деятельности, новые правила или законы, выход в свет книги, премьера в театре, открытие благотворительного аукциона и т. д.), освоение нового вида услуг или определенная дата в истории фирмы. В любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. В ходе презентации предполагается организация общения участников, которая несет полезную информацию и является своего рода шоу, а также сопровождается угощением гостей.
ПР-презентацию можно сравнить с пресс-конференцией. А.Н. Чумиков пишет, что такая форма подачи информации (презентация) может быть также названа "пресс-конференцией плюс", поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. Назимко А.Е. Событийный маркетинг: руководство для заказчиков и исполнителей / Алексей Назимко. - М.: Вершина, 2007 Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются. Презентация отличается более широким кругом приглашенных представителей общественности, а на пресс-конференцию приглашают только представителей средств массовой информации. Конечно, на презентацию тоже следует позвать журналистов, но не только. Необходимо пригласить потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, в общем, тех, кто должен воспринимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно. Новикова М. Российский событийный маркетинг. Тенденции и перспектива // Лаборатория рекламы и PR. - 2007, № 5 (60). - С.32-36 Контингент приглашенных зависит от поставленных целей и задач. Еще одно отличие - больший акцент на культурную программу, презентация содержит элемент развлекательности, это не рабочее мероприятие, как пресс-конференция. Полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Если пресс-конференции посвящены проблемным темам, то презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Иначе говоря, их тема - какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание СМИ и общественности.
Итак, презентация - это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно:
1. Приглашение и встреча;
2. Пресс-конференционная часть;
3. Презентационная часть;
4. Неформальное общение;
5. Сопровождение (дополнение) общения;
6. Прощание.
И еще один важный момент: любая презентация - это фактически несколько презентаций одновременно. Например, презентуется некоторый "именинник". Вроде бы главный герой - он. Но те, кто хвалят "именинника", изо всех сил презентуют себя. При этом организаторы действия активнейшим образом демонстрирует свои возможности ("обратитесь к нам - мы и для вас устроим такую же презентацию"). Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих. Емельянов С.М. Теория и практика связей с общественностью. Вводный курс. Учебное пособие. - СПб.: Питер, 2007
1.3 Виды презентаций
Все деловые презентации имеют общее: конечную цель, коммуникацию, дистилляцию и творческий процесс, посредством которого тема презентации развивается и реализуется. Очевидно, что не все деловые презентации похожи друг на друга. Они отличаются по отношению к:
· конкретной ситуации, мотивации или же необходимости, вызвавшей проведение презентации;
· презентатору;
· теме;
· аудитории;
· внешней среде и окружающим;
· временным рамкам;
· степени эффективности;
· конечному итогу Тихмянова И. Создание собственного eventa. Событийный маркетинг сегодня // Лаборатория рекламы и PR. - 2007, № 5 (54). - С.40-45.
Несмотря на перечисленные различия, можно провести дифференциацию презентаций на основе наиболее часто встречающихся деловых презентаций. Определяя тип деловой презентации, презентатору становится легче оценить:
1. какую именно первичную информацию следует изучить и до какой степени;
2. какие презентационные приемы наиболее приемлемы для проведения презентации и каким способом их нужно использовать;
3. как следует построить содержание и стиль презентации.
Одной из форм дифференциации презентаций является распределение их по отношению аудитории к презентатору. Деловые презентации бывают двух типов:
1. Внешние;
2. Внутренние.
Внешняя презентация подается аудитории вне организации, которую представляет презентатор, то есть проводится для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы (базисного ПР-субъекта). Таких презентаций проводят больше, они более распространены. Выступление торгового представителя фирмы перед покупателями как раз будет примером внешней презентации. Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом ПР-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота, к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентаций позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации.
Также презентации могут быть дифференцированы в свете доминирующих характеристик, таких как:
1. Продвигающие;
2. Информационные;
3. Нисходящие;
4. Восходящие.
Продвигающие презентации. Это презентации, в которых общение построено с целью рекламы продукта, товара или услуги или продвижения какой-либо идеи в более широкую среду общественности, охвата ею как можно большего числа адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции. Продвигающие презентации также могут иметь целью продвижение определенного кандидата или политической платформы.
Информационные презентации. При этом типе презентаций основной упор делается на передачу информации. Обычно они проводятся для передачи технической информации, научных материалов, обзора статистических исследований или иной информации, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания аудиторией.
Нисходящие презентации. Это разновидность внутренней презентации. Термины "нисходящая" и "восходящая" являются производными от традиционной иерархии, при которой позиции сторон располагаются по вертикали. Презентации руководителей перед управляющими, управляющего перед начальниками подразделений или начальниками перед подчиненными будет "нисходящей", то есть коммуникация идет вниз по организационной линии.
Восходящие презентации. Также вариант внутренней презентации. Представление проекта или идеи "снизу", от подчиненных - к их начальникам, от начальника - к управляющим и от управляющих - к руководству Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь.5-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2007.
Наличие двух или трех только что описанных типов презентаций может быть обнаружено в ходе одного и того же выступления. Рассмотрим, например, презентацию подчиненного перед начальником, посвященную автоматизации рабочего места. Является ли эта презентация продвигающей, информирующей или восходящей? Во-первых, что является доминирующей характеристикой данной презентации? В этом случае восходящая презентация. Во-вторых, что является основным замыслом? Если он состоит в продвижении одной рекомендации на фоне других, тогда данную презентацию следует рассматривать как восходящую и продвигающую. Если же он заключается в информировании начальника о возможных решениях, то тогда она будет восходящей и одновременно информационной Романцов А.Н. Event-маркетинг. Сущность и особенности организации. - М.: Дашков и Ко, 2009.
Письменные презентации. Обычно рабочее место делового человека - стол в сочетании с корзиной для бумаг - буквально завалено пачками докладных, писем, документов и так далее. Каждую неделю бизнесмены имеют дело с сотнями бумаг (имеют дело, а не читают!). Многое из того, что попадает на стол занятого человека, не прочитывается или удостаивается лишь беглого взгляда. У тех, кто загружен работой, есть масса материалов, которые нужно прочесть, но нет времени, чтобы прочесть их все. На их внимание претендуют целый ворох документов и предложений. Кто же эти занятые люди? Это именно те, кто принимает решения по поводу тех самых предложений и влияет на их судьбу. Часто, когда требуется предварительный отбор предложений, письменная презентация предшествует устной. На основе письменных презентаций отбирают кандидатов, поставщиков, подрядчиков и тех, кто оказывает услуги. Уже затем им предлагают провести устную презентацию. В других случаях письменные предложения следуют за устной презентацией. Оно предоставляет дополнительную информацию по поводу того, о чем шла речь, и иногда определяет, последуют ли рекомендациям выступающего. В любом случае письменная презентация влияет на решение, которое принимает аудитория в ответ на слова выступающего или автора письма. Поэтому даже самые талантливые ораторы должны уметь хорошо писать.
Основные концепции письменных презентаций:
1. Есть три типа письменных материалов, имеющих отношение к деловым презентациям: письма-подтверждения, "раздаточный" материал и предложения.
2. Многие принципы и приемы, относящиеся к устным презентациям, в равной степени применимы и к письменным презентациям.
3. На "читабельность" письменных предложений влияет его оформление.
4. На "читабельность" письменных предложений влияет его структура.
5. Процесс написания текста упрощается при помощи подхода, состоящего из трех стадий. Цель - создание документа в подходящем стиле, написанное ярким языком, правильно с точки зрения грамматики, пунктуации и орфографии.
Письменные презентации организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации они может служить раздаточным материалом Пасмуров А. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. - СПб.: Питер, 2006.
Перфоманс от англ. Performance - исполнение, представление. Это наиболее сложная, но особо запоминающаяся форма презентации. Это оригинальное "действо", своего рода спектакль. В отличие от белее традиционной презентации перфомансы отличаются интригующей режиссурой, аллегорическими приемами, поэтому используются редко и в определенной среде. Они более характерны для художественной и артистической среды.
Рассматривая все типы презентаций, нужно иметь в виду, что конечная цель подобных мероприятий - убеждение. Выдающиеся профессионалы имеют в распоряжении полный набор средств для достижения цели презентации. Будет легче достичь цели, если научиться отбирать и подчеркивать материал, использовать методы и наработки, наиболее подходящие для данной ситуации. Умение приспосабливаться отличает выдающегося презентатора от обычного. А презентатор не может приспособиться к различным ситуациям, не определив первоначально типы деловых презентаций.
Традиционный вариант презентации предполагает наличие двух основных частей: информационно-содержательной и развлекательной. Исключением являются презентации, построенные по принципу спектакля или перфоманса. Они требуют отдельной творческой разработки. Остановимся подробно на структуре информационно-содержательной части традиционной презентации. Она может быть построена по следующей схеме.
1. Открывающая часть, или вступление;
2. Раздел 1;
3. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
4. Раздел 2;
5. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
6. Раздел 3;
7. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
8. Заключение.
Как видим, содержание материала разбивается на несколько разделов, дробится на несколько проблем. Каждая должна быть представлена максимально убедительно и понятно, преподнесение содержания не должно утомлять.
После информационно-содержательной части объявляется небольшой перерыв, а затем предлагается развлекательная часть. Это может быть небольшой концерт, сопровождающийся фуршетом. Угощение в виде ужина за столиками может быть перенесено на более позднее время. Важно то, что информационно-содержательная часть не должна совмещаться с фуршетом.
Сформулируем несколько ключевых моментов, о которых всегда следует помнить, проводя презентацию.
1. Обычно люди запоминают не более 10% содержания, излагаемого на презентации. Максимально удается добиться 50% запоминания. Поэтому надо стараться использовать максимум выразительных средств для закрепления предлагаемой информации.
2. Общая атмосфера презентации - самое главное условие успеха. Особо тщательно нужно подобрать весь обслуживающий персонал, продумать мельчайшие детали сервиса. Самые талантливые усилия ведущих могут быть сведены на нет хамством или неправильным поведением второстепенных участников события.
3. Презентация - это прежде всего коммуникация. Заботиться об ее эффективности, многообразии - значит обеспечить успех.
4. Гости презентации - не просто слушатели, а активные участники общения. Они должны почувствовать себя партнерами организации. Необходимо создать перспективу взаимного сотрудничества вокруг презентуемых идей.
5. После презентации у каждого гостя должна остаться в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией, проводившей презентацию.
6. Завершением презентации не заканчивается работа ПР-специалиста. Важно собрать информацию о произведенном впечатлении (ненавязчивые опросы, анкеты, звонки в последующие дни), проанализировать появившиеся публикации или сюжеты по ТВ и радио.
7. Важно сделать выводы на будущее: какие недостатки учесть, как избежать организационных просчетов Минаев С.Г. Эффективность события не отходя от кассы // Event.ru. - 2008, № 4 (19). - С.33-35.
Глава 2. Технологический процесс создания презентаций
2.1 Этапы и средства создания презентаций
В процессе создания презентаций можно выделить три этапа:
1. Планирование презентации
На первом этапе необходимо определить и составить список ключевых вопросов и изучить материал создаваемой презентации. Для этого целесообразно собрать первичную информацию, провести собеседование с заинтересованными в презентации лицами, выяснить целевую группу, на которую будет ориентирована презентация. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Целесообразно определить основные моменты доклада, которые необходимо донести до слушателей.
На основе полученной информации и ее анализа следует выбрать тип будущей презентации - со сценарием, интерактивная или непрерывная. Далее разработать максимально подробную схему презентации в виде последовательности кадров - "раскадровку". Это позволит первоначально оценить логичность изложения материала и выявить пробелы в схеме. Созданная схема обрастает сценарием, в котором каждому кадру соответствует отобранный и проверенный материал.
При создании сценария нужно учитывать запросы и индивидуальные особенности будущей аудитории, особенно, если презентации суждено быть интерактивной.
2. Создание презентации
Этот этап связан с подбором специальных программных и вспомогательных средств для реализации сценария, а также представлением сценария в виде последовательности слайдов.
3. Проведение презентации
Большинство презентаций проходит под управлением докладчика. Успех зависит не только от качественного иллюстративного материала, но и от ряда позиций, которые нужно учитывать докладчику при проведении презентации. К ним можно отнести следующие принципы и подходы:
1) подготовка к проведению. Необходимо подготовить хорошее заслуживающее внимания начало презентации, например, задаться каким-либо вопросом, удивить аудиторию или привести в пример какой-либо связанный случай, способный ее заинтересовать. Открытие должно занимать от 5% до 10% презентации. Главные идеи доклада должны быть определены и обоснованы статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами и обязательно связаны с темой доклада. Целесообразно подготовить впечатляющее завершение презентации;
2) репетиция. Просмотр презентации перед небольшой аудиторией, репетиция доклада и получение отзывов и мнения коллег о содержании и стиле презентации. Настройка времени на проведение презентации;
3) проведение презентации Копылова Н. Что такое event management? // Лаборатория рекламы и PR. - 2007, № 3 (52). - С.77-82.
Имеется множество программ для создания и проведения мультимедийных презентаций в среде Windows, например PowerPoint, Action!, Animation Works Interactive, Compel, Multimedia ToolBook.
Все перечисленные программы позволяют создавать презентации с элементами анимации, звуковым сопровождением, возможность взаимодействия с пользователем.
2.2 Общие сведения о программе подготовки презентаций MS PowerPoint
В MS Office существует программа, позволяющая придать презентации необходимый эффектный внешний вид. С ее помощью можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст сочетается с графическими объектами, звуком, фотографиями, картинками, видео и анимационными эффектами. Презентации можно представлять в электронном виде и распространять через Интернет.
Запуск программы можно осуществлять множеством способов, например Пуск - Программы - Microsoft PowerPoint.
Структура окна PowerPoint аналогична структуре любого окна Windows-приложения
Для удобства работы над презентациями существуют разные режимы. Для быстрого переключения режимов служат кнопки в левом нижнем углу окна.
В обычном режиме отображаются три области: структуры, слайда и заметок. Этот режим позволяет одновременно работать над всеми аспектами презентации. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы. Предназначен этот режим для работы с отдельными слайдами.
Режим структуры отображает те же три области, что и обычный режим, но в других пропорциях: области структуры отводится большая часть окна. Заголовки слайдов и текст в них отображаются в виде иерархической структуры, напоминающей оглавление книги. Этим режимом удобно пользоваться для приведения в порядок всего замысла презентации. В области слайда отображается каждый слайд с учетом форматирования. Область заметок служит для заметок докладчика. Если в заметках должен быть рисунок, добавлять заметки следует в режиме страниц заметок Киреев А.Б. Специальное мероприятие и бренд. Взаимодействие от противного // Event.ru. - 2006, № 3 (5). - С.58-63.
В режиме сортировщика слайдов на экране в миниатюре отображаются сразу все слайды презентации. Это упрощает добавление, удаление и перемещение слайдов, задание времени показа слайдов и выбор способов смены слайдов. Кроме того, можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду Просмотр анимации.
Режим слайда позволяет работать с одним отдельно взятым слайдом.
Режим показа слайдов используется для просмотра промежуточных этапов работы и готовой презентации. В этом режиме можно увидеть и услышать включенные в презентацию визуальные и звуковые эффекты.
2.3 Способы создания и сохранения презентации
Презентации можно создавать разными способами.
1. С помощью Мастера Автосодержания. Эта программа, получая от пользователя ответы на последовательно задаваемые вопросы, создает презентацию требуемого содержания и дизайна на основе имеющихся в ее памяти образцов.
Выполняется команда Файл - Создать - Создание - Из Мастера Автосодержания, а далее нужно следовать указаниям Мастера. Будет открыт образец презентации, в который можно добавлять собственные текст и рисунки.
2. Используя шаблоны презентаций. Различают шаблоны двух типов: шаблоны стандартных презентаций и шаблоны оформления. Их можно комбинировать, они являются взаимодополняющими. Выбор шаблона осуществляется командой Файл - Создать - Создание - Из шаблона оформления или Файл - Создать - Создание из имеющейся презентации Общие шаблоны. Просматривая список предлагаемых образцов, можно подобрать подходящий вариант шаблона.
С помощью полосы прокрутки просматриваются все варианты макетов. Многие из них содержат пустые рамки для заголовков, обычного текста и маркированных списков. Наиболее простым способом вставки текста является его ввод в пустые рамки на слайде - место-заполнители - это шаблоны внутри шаблонов, окруженные штриховым контуром. Они используют определенный шрифт и форматирование, а содержащийся в них текст заменяется текстом пользователя: для этого нужно выделить текст местозаполнителя, набрать свой текст, щелкнуть мышью вне контура. Местозаполнитель можно переместить, изменить его размеры (мышью за границы), подогнать его размеры по тексту.
3. С помощью пустой презентации, не имеющей ни содержания, ни дизайна.
Презентацию (новую или сохранявшуюся ранее) можно сохранить в ходе работы над ней. Также можно сохранить копию презентации под другим именем или в другом месте. Любую презентацию можно сохранить в формате HTML, позволяющем просматривать и использовать ее в Интернете. Наконец, презентацию можно сохранить для дальнейшего открытия ее в режиме показа слайдов (Файл - Сохранить как). В этом случае файл презентации будет иметь расширение. РРТ. Зазыкин В.Г., Мельников А.П. Психология "паблик рилейшнз". - М.: ЭЛИТ, 2008
2.4.Редактирование презентации. Работа со слайдами
Вставка слайдов. Вставка новых слайдов производится командой Вставка -Новый слайд или с помощью кнопки Создать слайд панели инструментов Стандартная. В предлагаемом окне (см. рис.) с вариантами авторазметки слайдов с помощью полосы прокрутки можно выбрать подходящий.
Копирование и перемещение слайдов. Для того чтобы скопировать слайд. его нужно выделить в режиме сортировщика или в режиме структуры и выполнить команду Копировать, вызванную любым образом.
Перемещение слайдов в рамках презентации осуществляется в режиме сортировщика с помощью технологии "drag-and-drop" путем перетаскивания слайда мышью в нужную позицию.
Дублирование слайдов. Можно продублировать слайд. Технология дублирования слайдов:
выделить слайд в режиме структуры или отобразить его в режиме слайдов;
Вставка - Дублировать слайс (дубль появится сразу после выделенного слайда);
в режиме сортировщика перетащить слайд в нужное место.
Удаление слайдов. Для удаления слайда его нужно выделить в режиме сортировщика и нажать клавишу DEL. Кроме того, можно выполнить команду Правка - Удалить слайд. Для удаления нескольких слайдов одновременно нужно в режиме сортировщика слайдов или структуры, удерживая клавишу SHIFT, поочередно выделить все удаляемые слайды и выполнить команду Удалить слайд.
Изменение порядка слайдов в презентации. Изменить структуру презентации можно следующими способами: переместить любой абзац в другое место мышью в режиме
структуры или с помощью инструментов Вверх/Вниз или Повысить уровень/Понизить уровень.
Установить другой порядок следования слайдов в режиме структуры можно путем перетаскивания за значок полностью выделенного слайда.
Можно изменить порядок следования слайда в режиме Сортировщика, перетащив его мышью в нужное место и наблюдая за вертикальной черной чертой.
Скрытие слайдов. В некоторых слайдах присутствует информация, которую можно включить в презентацию как бы "на всякий случай", если понадобится обсудить вопрос. Кроме того, встречаются ситуации, когда схожие презентации предназначаются для различных аудиторий. Скрытие слайдов позволяет приспособить одну и ту же презентацию для разных категорий слушателей.
Скрытие слайда можно осуществить в режиме сортировщика путем выделения нужного слайда и использования кнопки Скрыть слайд панели инструментов Сортировщик слайдов. Скрытый слайд будет отмечен перечеркнутым номером в режиме сортировщика. Воспроизведение такого слайда возможно только по указанию докладчика.
Дублирование объектов. Работая со слайдом, можно дублировать объекты. Из множества дубликатов можно делать массивы и шлейфы.
Для создания нескольких дубликатов с одинаковыми интервалами между ними нужно выполнить следующие действия: выбрать объект для дублирования, Правка - Дублировать, перетащить дубликат на нужное место, снова выбрать команду Дублировать. Новые дубликаты будут располагаться на одинаковом расстоянии от исходного объекта.
Чтобы добиться эффекта перспективы, можно создавать дубликаты с наложением и изменением масштаба.
Вставка и форматирование объектов в слайдах:
Рисунок. Картинки оживляют презентацию, делая ее более привлекательной. В PowerPoint есть библиотека (свыше 1000) картинок по широкому диапазону тем. Вставить картинку можно, если выбрать при создании слайда соответствующую авторазметку. Двойной щелчок на местозаполнителе картинки запустит MS Clip Gallery. Если был выбран пустой слайд, то его можно переразметить, выполнив команду Формат - Разметка слайда. Изменить размеры и местоположение картинки можно мышью.
Можно вставить картинку инструментом Добавить Картинку. Для изменения картинки используется панель инструментов Настройка изображения.
Фигурный текст. Вставка фигурного текста с помощью программы WordArt осуществляется в режиме слайдов путем нажатия на кнопку Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование, если ее не видно, то нужно выполнить команду Вид - Панели инструментов - Рисование или сформировать кнопку на панели инструментов, вытянув ее с вкладки Команды (категория Вставка - Добавить объект WordArt).
Отформатировать его по своему вкусу можно с помощью панели инструментов WordArt. Можно изменить: текст, стиль, цвета, линии, размер, положение, форму, угол поворота, направление текста по вертикали или горизонтали, шрифт, фон, цвета, размер.
Таблицы. Таблицы удобно использовать для показа тенденций и связей между группами данных. С точки зрения восприятия информации, включаемой в таблицы, не следует делать их более 2-3 столбцов и 3-4 строк. Таблицы можно создавать разными способами. Вставить в слайд таблицу можно командой Вставка таблицы или Вставка - Создать слайд - авторазметка с изображением таблицы, кнопка Добавить таблицу, инструмент для создания таблиц Нарисовать таблицу. Он позволяет рисовать таблицу как будто бы карандашом.
Диаграммы. Диаграммы можно поместить в слайд разными способами: если дважды щелкнуть пустую рамку диаграммы в слайде с соответствующей разметкой или нажать кнопку Добавить диаграмму, на экране появится диаграмма MS Graph и таблица связанных с ней данных. В презентацию можно вставить диаграмму из Excel.
Графические объекты. Графические объекты могут быть созданы непосредственно с помощью панели Рисование (Автофигуры, Линии, Повернуть/Отразить).
Форматирование и изменение графических объектов можно осуществить командами Действия. С помощью этого же меню можно послойно расположить изображения.
Организационные диаграммы. Организационные диаграммы вставляются с помощью программы Organization Chart. Организационную диаграмму можно вставить в слайд таким образом: Вставка - Создать слайд. Далее выбрать вариант авторазметки с организационной диаграммой.
Двойной щелчок на значке диаграммы вызывает программу MS Organization Chart.
Другой способ - команда Вставка - Схематичная диаграмма. Появляется окно Библиотека диаграмм, в котором можно выбрать нужный вид.
В окне Организационной диаграммы можно подготовить нужную диаграмму, используя возможные варианты присоединения рамок, приведенные на панели инструментов. Для добавления новой рамки нужно щелкнуть на одной из кнопок этой панели инструментов, а затем на той рамке, к которой должна присоединиться новая.
Для удаления рамки используется клавиша DEL.
Переместить одну из рамок по схеме можно путем перетаскивания ее мышью в нужное место.
Чтобы настроить структуру и форму диаграммы, нужно воспользоваться командами контекстного меню.
Звук, музыка, видеоклип. Для воспроизведения файла звука или видео может потребоваться универсальный проигрыватель, который воспроизводит мультимедийные файлы и управляет такими устройствами воспроизведения, как приводы компакт и видеодисков.
Вставка видеоклипов осуществляется командами Вставка - Фильмы и звук - Фильм из коллекции/Фильм из файла.
Настройка параметров воспроизведения: выделить клип - Показ слайдов - Настройка анимации.
Для поиска клипов, наилучшим образом подходящих для презентации, в коллекции клипов имеется средство поиска. Чтобы воспользоваться им, нужно произвести щелчок в поле Найти клипы и ввести одно или несколько слов, описывающих искомый клип.
В коллекции клипов также имеется собственная справочная система, запускаемая кнопкой Справка. Если не удается найти требуемый рисунок, музыку, звук, видео или анимацию, то можно подключиться к Clip Gallery Live - Web-узлу, на котором можно просмотреть и загрузить дополнительные клипы.
Чтобы вставить анимированный рисунок GIF из коллекции клипов, нужно выполнить следующие команды: панель инструментов Рисование - кнопка Добавить картинку - вкладка Фильмы или Вставка - Рисунок - Из файла.
Просмотр анимированного рисунка GIF можно осуществить в режиме Показа слайдов.
В PowerPoint нельзя редактировать анимированный рисунок в формате GIF. Его следует изменить в специальном редакторе, а затем снова вставить в слайд.
Воспроизведение клипа может начинаться либо автоматически при переходе к данному слайду, либо по щелчку значка соответствующего клипа. Чтобы изменить условие запуска клипа или добавить гиперссылку на него, используется команда Показ слайдов - Настройка действия.
При проведении показа слайдов на компьютере возможно использование визуального, звукового и анимационного оформления.
При оформлении презентации очень важна умеренность. Используемое оформление, такое, как анимация и смена слайдов, должно подчеркивать выступление докладчика, а не притягивать внимание слушателей непосредственно к оформлению.
Анимацией называется звуковое и визуальное оформление, которое можно добавить к тексту или другому объекту (диаграмме или рисунку). Такой эффект привлечет внимание аудитории и обособит один пункт от других.
Анимация текстов и рисунков. Анимация текста, рисунков, звуков, фильмов и других объектов на слайдах подчеркивает различные аспекты содержания, управляет потоком информации, делает презентации: более интересной. Для текста или любого объекта можно задать способ появления на экране, например, вылет слева; текст может появляться по букве, слову или абзацу. Также можно задать поведение другого текста или объектов при добавлении нового элемента - затемнение или изменение цвета.
Порядок и время показа анимированных объектов можно изменять, а пока: можно автоматизировать, чтобы не пользоваться мышью. Можно предварительно просмотреть и, если требуется, изменить общий вид эффектов анимации текста и объектов.
Для установки анимации нужно открыть слайд, к тексту или объектам которого требуется применить анимацию, в обычном режиме. Выполнить команды Показ слайдов - Настройка анимации - Добавить эффект
В разделах Начало (как будет появляться объект - автоматически через определенное время или по щелчку мыши) и Скорость (быстро, медленно) задать требуемые параметры.
Подобные шаги повторяются для всех анимируемых объектов.
Кнопками Порядок можно выбрать очередность объектов и установить. Для просмотра анимации нажимается кнопка Просмотр. При этом появится одноименное окно, показывающее смену слайдов и эффекты анимации. Для повторения воспроизведения можно щелкнуть мышью это окно еще раз.
Значок звука или видеоклипа также можно анимировать; например, чтобы значок звука "влетал" на слайд с левой стороны, а затем начинал воспроизведение в порядке анимации.
Добавление переходов и анимаций в режиме сортировщика. Сменой слайда называется способ появления слайда во время показа. Существует много способов появления и изменение скорости смены слайда. Изменением способа появления слайда можно обозначать новый раздел презентации или выделять какой-либо слайд.
В режиме Сортировщика можно задать анимацию текста при выводе маркированных списков и переходы - способы смены слайдов при просмотре.
Для добавления переходов и анимации в режиме сортировщика нужно иметь в виду, что режим Сортировщика не позволяет осуществлять анимацию для отдельных объектов слайда.
Добавление переходов в показ слайдов осуществляется следующим образом: в режиме слайдов или режиме сортировщика выделяются слайды, для которых следует добавить переходы, и выполняется команда Показ слайдов - Смена слайдов или кнопка Смена, далее выбрать из списка Применить к выделенным слайдам вариант анимации.
Внизу слева под миниатюрой слайда появится значок, щелчок на котором позволит просмотреть установленный эффект для перехода. Для просмотра переходов используется кнопка Показ слайдов.
Можно установить параметры перехода или изменить уже установленные с помощью приведенного инструмента Изменить переход, например: скорость эффекта - "медленно"; наличие звукового сопровождения; переход не по щелчку мыши, а автоматически через определенное количество секунд.
Создание гиперссылок. В презентацию можно добавить гиперссылки и использовать их для перехода в разные места: к произвольному показу, определенному слайду в данной презентации, к совершенно другой презентации, документу MS Word или листу MS Excel, адресу в Интернете, локальной сети или к редактированию сообщения для определенного адреса.
Другими словами, гиперссылка - это средство организации интерактивных презентаций.
Гиперссылку можно представить любым объектом, включая текст, фигуры, таблицы, графики и рисунки. При наличии текста в фигуре тексту и фигуре можно назначить гиперссылки.
Для добавления гиперссылки команда Вставка - Гиперссылка
Технология добавления следующая: выделить текст или объект, который должен представлять гиперссылку; Вставка - Гиперссылка; нажать кнопку Местом в документе и выбрать из списка слайд или произвольный показ, к которому требуется перейти.
Чтобы ввести подсказку, которая будет появляться при наведении указателя мыши на гиперссылку, нажимается кнопка Подсказка и вводится требуемый текст. Если подсказка не задана, вместо нее будет выводиться путь или адрес URL файла.
Целесообразно, устанавливая гиперссылку на какой-либо слайд, добавить также на этот слайд гиперссылку для возврата к исходному слайду.
Текст, представляющий гиперссылку, подчеркнут и окрашен другим цветом, который меняется, если гиперссылка уже была открыта. Гиперссылки становятся активными во время показа слайдов, а не во время создания и редактирования.
Добавление управляющих кнопок. В PowerPoint также включены некоторые готовые к использованию управляющие кнопки (Показ слайдов - Управляющие кнопки), которые можно добавить в презентацию, назначив соответствующую гиперссылку. На управляющих кнопках изображены значки, такие, как стрелки влево и вправо. Они служат для создания интуитивно понятных обозначений для перехода к следующему, предыдущему, первому и последнему слайдам. Также имеются управляющие кнопки для воспроизведения фильмов и звуков.
Управляющие кнопки на слайдах могут служить для перехода к определенному слайду или другой презентации во время демонстрации, а также для запуска другого приложения или перехода на WWW-узлы. С помощью этого средства можно сделать обучающую программу или информационную презентацию.
Для создания управляющей кнопки нужно: выбрать слайд, перейти в режим слайда и выполнить команду Показ слайдов - Управляющие кнопки.
Из меню выбрать подходящую кнопку (для вызова новой презентации или приложения - настраиваемую кнопку).
В появившемся окне Настройка действия нужно установить "Перейти по гиперссылке" - "Другая презентация" или "Другой файл" или "Адрес URL" или слайд в данной презентации.
Для озвучивания событий нужно выбрать переключатель Звук, указав тип звука (например, аплодисментов).
Для запуска другой программы (приложения) выбирается переключатель Запуск.
Указанное в данном окне действие может осуществляться по щелчку мыши или по указанию мыши (т.е. действие выполнится, если просто подвести указатель мыши к данной управляющей кнопке). Для этого в окне настройки имеются две идентичных вкладки.
2.5 Подготовка и демонстрация презентации
Существуют три разных способа показа слайдов: управляемый докладчиком, управляемый пользователем, автоматический показ.
Для установки способа нужно установить соответствующий переключатель в окне настройки презентации (Показ слайдов - Настройка презентации).
Управляемый докладчиком. Обычный способ проведения показа, управляемого докладчиком, когда слайды отображаются в полноэкранном режиме. Ведущий получает полный контроль над презентацией; он может проводить ее вручную или в автоматическом режиме, останавливать ее для записи замечаний или действий, пропускать слайды, вносить в нее замечания и даже записывать во время презентации речевое сопровождение. Этот режим удобен для показа презентации на большом экране, проведения собрания по сети или вещания презентации.
Управляемый пользователем. В этом случае презентации будут проходить в оконном режиме, имеются команды смены слайдов, а также команды редактирования, копирования и печати слайдов. В этом режиме переход к другому слайду осуществляется с помощью полосы прокрутки или клавиш PgUp и PgDn. Параллельно может быть запущено другое приложение. Для удобства, а также просмотра других презентаций и документов Office можно вывести панель инструментов Web.
Автоматический показ осуществляется в полноэкранном режиме. В этом режиме презентация будет проводиться полностью автоматически. Это можно использовать на выставочном стенде или собрании. Для проведения автоматического показа слайдов можно запретить использование большинства меню и команд и включить режим циклического показа. Реакция аудитории на презентацию зависит от темпа ее проведения. Так, слишком быстрая смена слайдов утомляет, а слишком медленная может подействовать расслабляюще. В PowerPoint есть средства, позволяющие прорепетировать темп показа перед проведением презентации.
Во время репетиции можно проверить наглядное оформление слайдов. Обилие слов или рисунков может смутить аудиторию. Если вы решите, что текста излишне много, разбейте слайд на два или три, а затем увеличьте размер шрифта.
Вместо ручной смены слайдов во время показа предварительно можно задать интервал времени показа каждого слайда в секундах. Первый способ состоит в установке времени показа каждого слайда вручную и последующего показа слайдов для проверки. Другой способ предусматривает использование средства репетиции, позволяющего автоматически записывать интервалы в процессе репетиции. При необходимости их можно изменить и повторить репетицию с новыми значениями.
При установке интервалов до репетиции удобнее работать в режиме сортировщика слайдов, где показаны миниатюры всех слайдов презентации. Для установки интервала выделяется один или несколько слайдов, затем надо нажать на кнопку Смена и ввести значение, определяющее, сколько секунд данные слайды следует показывать на экране.
Ручная установка интервалов - в режиме Сортировщика - инструмент Показ слайда - Настройка времени. Можно также задать разные интервалы времени для разных слайдов, титульный слайд можно показывать 10 секунд, второй слайд - 2 минуты, третий слайд - 45 секунд и т.д.
Установка хронометража презентации производится инструментомНастройка времени или Показ слайдов - Настройка времени. С помощью кнопок диалогового окна Репетиция (Пауза, Далее, Повторить, Закрыть) можно отрепетировать свое выступление по конкретному слайду, можно делать паузы между слайдами, показывать слайд повторно или переходить к следующему слайду.
Подобные документы
Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью. Анализ эффективности презентаций "Семинар Инсайт", "От паутины проблем к паутине всемирной", "MARS incorporated", СОАО "НСГ". Критерии оценки презентации в связях с общественностью.
курсовая работа [58,3 K], добавлен 01.04.2009Роль письменных коммуникаций в связях с общественностью. Пресс-релиз как разновидность коммуникаций в связях с общественностью. Письменные коммуникации в связях с общественностью. Рекомендации по совершенствованию процесса написания пресс-релизов.
курсовая работа [70,1 K], добавлен 01.04.2009Public Relations - связи с общественностью. Определение специфики использования средств массовой информации в связях с общественностью. Приемы создания и усиления новости. Эффективность использования СМИ в туризме. Основные принципы работы со СМИ.
реферат [37,2 K], добавлен 26.07.2010Связи с общественностью: история становления, содержание, цели и задачи. Основы коммуникации в связях с общественностью, паблик рилейшнз. PR в сфере взаимодействия со СМИ. Реклама как инструмент проведения PR-компании. Деятельность по созданию имиджа.
реферат [60,5 K], добавлен 17.11.2009Теория и классификация методов социологических исследований, возможности их применения в связях с общественностью. Применение методов социологических исследований на практике для решения проблем организации. Моделирование исследовательской проблемы.
курсовая работа [175,3 K], добавлен 20.10.2010Основные характеристики науки о связях с общественностью, ее определение как науки социальной. Коммуникации связей с общественностью и принципы их функционирования. Специфика предметной области науки о PR. Понятие вербальной и невербальной информации.
реферат [11,1 K], добавлен 21.11.2010Задачи, функции и структура PR–службы в государственных организациях и учреждениях, коммерческих структурах. Использование рекламных средств и корпоративных мероприятий в связях с общественностью. Маркетинговые службы и оценка эффективности программ.
шпаргалка [58,8 K], добавлен 20.09.2014Сущность и основные принципы проведения презентаций. Визуальные средства и технологии проведения мультимедийных презентаций. Организация общественного мнения в целях наиболее эффективного функционирования предприятия. Обратная связь с аудиторией.
презентация [281,1 K], добавлен 28.05.2014Формирование, виды и свойства стереотипов, их уровни: индивидуально-психологические, межличностные, коллективные, идеология. Стереотипные эффекты, вызывающие специфические искажения и ошибки восприятия. Стереотипы в формировании имиджа компании.
курсовая работа [741,4 K], добавлен 11.09.2015Исследования в связях с общественностью призваны предоставить максимум информации для проведения PR-кампании. Разработка механизмов детальной оценки достигнутых в ходе PR-кампании результатов. Эффективность первичных и вторичных видов исследований.
курсовая работа [54,4 K], добавлен 23.12.2009
