Во время прохождения практики мною было принято участие в разработке и продвижении корпоративного праздника ООО "Водполимер" с целью улучшения внутрифирменных коммуникаций и внутреннего PR.

В компании не существует отдела PR или хотя бы штатной единицы PR-специалиста.

Для начала был проведен анализ внутренних коммуникаций в компании ООО "Водполимер". Анализ проводился с целью выяснения уровня развития коммуникации среди сотрудников, руководства ООО "Водполимер".

На данный момент в компании ООО "Водполимер" для передачи и распространения информации используются следующие каналы коммуникации:

Электронная рассылка. О большинстве нововведений в компании сообщается по средствам электронной рассылки с предметом "Новая процедура в "Х" отделе". Письма время от времени приходят из юридического отдела, бухгалтерии, логистики и других. Данные письма сообщают о новых контактных лицах по тем или иным вопросам, о порядках прохождения тех или иных процедур, новых правилах согласования документов.

В большинстве случаев, по мнению сотрудников, читать и вникать в подобные письма менеджерам клиентского отдела достаточно сложно, так как постоянно возникает много текущих вопросов, которые не позволяют сосредоточиться и вникнуть в самую суть письма. Соответственно, на 100 процентов усвоить важную, но сложную информацию проблематично.

Информационные перегрузки. Помимо приведенного выше примера одного из недавних писем, каждый сотрудник клиентского отдела в день получает от 60 до 200 писем, соответственно, вынужден написать примерно такое же, а чаще, даже больше ответов. Очень часто он является непрямым адресатом, а стоит в копии письма для того, чтобы быть в курсе событий, происходящих в отделе, компании, что также отвлекает от прямых обязанностей.

Корпоративные мероприятия. Для сплочения коллектива руководство компании ООО "Водполимер" организовывает выездные мероприятия, вечеринки, которые, как правило, начинаются с подведения результатов компании за определенный промежуток времени. Такие мероприятия позволяют познакомить сотрудников друг с другом, сплотить коллектив, ориентировать на совместную работу/сотрудничество, повысить корпоративную идентичность.

Знакомство с новыми сотрудниками. В случае если в компанию пришел на работу новый сотрудник, всем сотрудникам компании рассылается письмо с фотографией и кратким описанием опыта работы и увлечений нового лица компании, а также новыми обязанностями и сферой деятельности. Недостатком подобного знакомства является лишь поверхностное ознакомление с письмом ("открыл-прочитал-закрыл-забыл"), а не персональное знакомство с человеком, которое позволяет составить первое впечатление о новеньком, лично его поприветствовать, что помогает, во-первых, его адаптировать к новому коллективу, а, во-вторых, найти личностный подход к нему (у коллег) для более эффективной работы в будущем.

Собрания. В компании иногда устраиваются собрания, на которых обсуждаются организационные моменты (например, высказывание идей на тему "Как можно наладить более эффективную работу с поставщиками и подрядчиками"), но подобные встречи очень редки. Также устраиваются встречи отдельно, например, для директоров команд и старших менеджеров, и только потом, услышанная ими информация, передается остальным сотрудникам. Соответственно, в данном случае избежать искажения информации или ее неполного предоставления невозможно.

Общение с коллегами. В компании ООО "Водполимер" в большинстве случаев сотрудники достаточно сильно загружены. Практически не остается времени на самообразование и межличностное общение.

Тренинги. Периодически для менеджеров разного звена (для каждого в отдельности) в компании ООО "Водполимер" устраиваются тренинги "Основы маркетинга", "Эффективность коммуникаций", "Культура общения с клиентами", другие. Иногда данные тренинги проводит руководство компании, но чаще привлекаются тренеры со стороны. Данный вид коммуникаций помогает повысить профессиональные навыки менеджеров, компетентность в различных вопросах, сплотить коллектив, так как в большинстве случаев на тренингах выполняются групповые задания.

Формальные коммуникации. Целью формальных коммуникаций является передача деловой информации всем сотрудникам организации. В компании существуют такие формальные коммуникации, как:

формальная документация (Устав компании, приказы, распоряжения) - как и в любой другой компании, такая документация существует, но фактически в ежедневной деятельности она не используется;

электронная рассылка - является всеобще принятым и наиболее распространенным каналом передачи информации в организации;

собрания - проводятся в компании очень редко. Предпочтение отдается корпоративным выездам и подведением итогов, результатов в неформальной обстановке.

Следует отметить, что в организации преобладает демократическая культура, которая, по всей видимости, и влияет на минимизацию использования формальных коммуникаций. Еще одной причиной использования преимущественно неформальных коммуникаций в организации может служить творческая (рекламная) направленность компании.

Неформальные коммуникации. В компании ООО "Водполимер" все сотрудники стараются, как можно больше общаться друг с другом. Существуют несколько групп, которые общаются не только в рабочее, но и нерабочее время. В целом в организации превалирует доброжелательность и дружественность по отношению друг к другу. Также по различным поводам в компании устраиваются корпоративные праздники и выездные мероприятия, которые помогают познакомить и сплотить коллектив, ориентировать на совместное достижение целей.

Горизонтальные коммуникации. К горизонтальным коммуникациям в компании можно отнести:

брейнстормы, так как собираются менеджеры клиентских команд и помогают придумать ту или иную акцию, высказать свои идеи;

собрания руководства и начальников отделов для обсуждения стратегически важных вопросов.

тренинги для того или иного уровня сотрудников.

Как уже говорилось ранее, в компании существует несколько групп, которые общаются между собой как в рабочее, так и нерабочее время.

Вертикальные коммуникации. От начальства к подчиненным в компании могут поступать информационные письма, письма-просьбы или письма-запросы. Что же касается обратной связи, то менеджеры по запросу руководства направляют соответствующие отчеты (о проделанной работе, финансовые статусы), разъяснения, ответы. К вертикальной коммуникации также можно отнести собрания, когда руководство анонсирует планы на ближайшее время и подводит итоги.

С целью анализа эффективности существующей системы и правильности выбора каналов коммуникаций автором было проведено сплошное исследование среди сотрудников отдела управления.

В опросе приняли участие 26 сотрудников отдела управления, из которых 23% - мужчины, 77% - женщины.

По времени работы в компании респонденты были разбиты на следующие группы (таблица 1).

Таблица 1 - Респонденты

По статусу респонденты распределились следующим образом:

Рисунок 1 - Занимаемая должность в организации

В компании существуют следующие каналы коммуникаций (способы информирования о важных изменениях/ нововведениях/ решениях/ новостях в организации) в порядке убывания (таблица 2).

Таблица 2 - Каналы коммуникаций

Поставив себя на место руководителя, сотрудники компании отдали предпочтения следующим каналам распространения информации (в порядке убывания), а также пояснили почему (таблица 3).

Таблица 3 - Лучшие каналам распространения информации по мнению сотрудников

Как мы видим, лидируют все те же 3 канала, но предпочтение отдается организационным собраниям/ корпоративным мероприятиям как наиболее достоверному способу получения информации и как наиболее оперативному способу получения ответов на интересующие вопросы.

По данным исследования в компании существуют моменты в процессе получения информации, которые дезориентируют, демотивируют, обижают. К ним относятся:

дезориентируют: наслоение информации (постоянная рассылка, кто на данный момент какие документы подписывает), сообщения о появлении новых сотрудников без фотографии, различие в информации у руководителя и подчиненного по одним и тем же вопросам;

демотивируют: письма с информацией о негативном опыте коллег и анализе/оценке их поступков на All TMA;

обижают: на встречи приглашают только руководителей команд, человека забыли включить в рассылку.

Как уже было описано ранее, в компании нет единой процедуры знакомства сотрудников с новичками и нет единой системы адаптации новичков. Каждый руководитель на свой взгляд проводит определенные адаптационные мероприятия. Ответы разделились следующим образом:

- Знают всех сотрудников по имени - 15% сотрудников;

- Знают по имени тех, с кем общаются чаще всего, а остальных в лицо - 65% сотрудников;

- Каждый день открывают для себя новые лица - 19% персонала.

Придя на работу в эту Компанию,…

Таблица 4 - Варианты ответов по вопросу знакомства сотрудников с новичками

Вышеуказанные данные еще раз подтверждают, что адаптация и знакомство новичков компании с их новыми коллегами происходит разными путями и единых внутрикорпоративных стандартов и правил нет.

Результаты включенного наблюдения показали, что в компании ООО "Водполимер" существует ряд проблем с коммуникацией, ввиду того, что в ней нет единых, установленных правил и норм работы, а также взаимодействия в коллективе. Имеющаяся система коммуникаций затрудняет работу и мешает эффективному обмену и восприятию информацией.

Как же выстраиваются коммуникации внутри организации? В ООО "Водполимер" информация передается посредством таких инструментов как отчеты, собрания, доски информаций и, конечно же, слухи и сплетни. Сотрудников компании стараются всегда своевременно осведомлять о предстоящих переменах в компании, о повышениях и увольнениях, о возникающих проблемах. Однако подобная ситуация существует лишь в сфере вертикальных коммуникаций внутри компании, исходящих от руководства. С передачей информации "снизу вверх" дела обстоят намного хуже. Подчиненные зачастую не могут добиться обратной связи с руководством, точнее, не хотят, испытывают страх.

Информация о происходящих изменениях в коллективном мнении зачастую не доходит до руководства, поэтому менеджмент компании не может своевременно реагировать на изменения и возникающие проблемы и принять правильное управленческое решение. Однако, как мы уже отметили, в ООО "Водполимер" этой проблеме не уделяется достаточно внимания. Руководство компании встречается с сотрудниками не так часто, как должно быть, и поэтому обратная связь не оперативна и неэффективна.

Проанализировав сложившуюся ситуацию с руководством компании, мною было предложено организовать массовое досуговое мероприятие для разрешения возникшей проблемы под названием "Семейный сабантуй".

Мною было проведено собрание сотрудников и опрос с целью выявления основных причин возникшего барьера с руководством. Выяснилось, что организация, кроме Нового года и юбилея фирмы, не отмечает больше ничего. Дни рождения проходят скромно за обедом и как правило без участия руководителей по причине занятости. По результатам опроса так же выяснилось, что в коллективе имеются разногласия, конфликты с руководством, у коллектива нет особого желания участвовать в общественных мероприятиях.

В итоге директор согласился с моими рекомендациями и пришел к выводу - ничто не сближает лучше, как атмосфера праздника.

Праздник - мероприятие разовое, и исправить что-то впоследствии невозможно. Его нельзя до конца отрепетировать, нельзя предугадать и нельзя повторить дважды. Поэтому все должно пройти ярко, эмоционально, без накладок.

Особенностью массового досугового мероприятия "Семейный сабантуй" будет то, что он проводится не только среди сотрудников, но и с участием членов их семей, включая детей.

Целями корпоративного праздника "Семейный сабантуй" были заявлены:

1. Заинтересовать, привлечь сотрудников организации ООО "Водополимер" принять участие в празднике.

2. Создание необходимых условий для неформального общения сотрудников и руководства;

3. Мотивация сотрудников на достижение лучших результатов;

4. Трансформация внутрикорпоративных взаимоотношений в сторону повышения эффективности внутренних коммуникаций;

5. Привлечение внимания руководства к проблемам внутри организации.

Для достижения вышеназванных целей необходимо было решить ряд задач:

1. Определиться с инструментами PR, которые будут использованы для продвижения мероприятия;

2. Организовать программу для совместного время провождения сотрудников в приятной обстановке;

3. Наградить лучших сотрудников дипломами и сувенирами;

4. Поднять престижа предприятия в глаза семей сотрудников;

5. Способствовать возникновению благоприятного психологического климата в коллективе.

Инструменты PR, которые будут использованы для продвижения массового досугового мероприятия "Семейный сабантуй":

1. Слухи. Слухи - это сильные средства устной коммуникаций. Распространение слухов - это такой же канал коммуникации, как и, например, корпоративная газета или собрания с руководством. В компании ООО "Водполимер" будут распространяться слухи, что готовится очень зрелищное и эффектное мероприятие.

2. Оповещение сотрудников о предстоящем празднике планируется превратить в театрализованное действие. По кабинетам будут ходить герои из современных мультфильмов и вручать пригласительные билеты. Такие костюмы героев были выбраны потому, что массовое мероприятие планируется для сотрудников и членов их семей. Формат мероприятия - семейный.

3. Анонс данного мероприятия также планируется опубликовать в корпоративной газете. Статья должна быть написана максимально красочно и интересно.

Каждому сотруднику предприятия на почтовый адрес было отправлено приглашение, содержащее программу праздника, дату, время, и место проведения мероприятия "Семейный сабантуй".

В организации ООО "Водполимер" были выделены лидеры. Мной была проведена личная беседа с лидерами в коллективе, была предоставлена информация о предстоящем празднике, о награждении сотрудников премиями и грамотами. Каждый сотрудник - это часть коллектива и при распространении важной для коллектива информации, человек чувствует свою важность и вовлеченность в группу. Человек стремится предупредить своих коллег о чем-то, подготовить их к ближайшим благоприятным событиям и т.д. Таким методом автоматически был создан "полезный слух".

Так же на сайте предприятия ООО "Водполимер" была размещена информация о празднике "Семейный сабантуй".

Описание праздника.

Оценка эффективности проведенного мероприятия была определена с помощью анонимного анкетирования всего персонала.

При проведении анонимного анкетирования важно максимально точно определить участников исследования: если в компаниях с численностью до 300 человек участвовать могут все сотрудники, в организациях с количеством персонала более 300 человек важно грамотно выделить фокус-группу.

В организации ООО "Водполимер" численность сотрудников превышает более 300 человек, чтобы результаты анонимного анкетирования были более точными в исследовании должны принимать участие представители всех подразделений, всех профессий, и также должно быть равномерное распределение между сотрудниками, которые работают в организации длительное время и теми, кто пришел недавно.

Важным фактором анкетирования является процент возвращенных анкет. Если он составляет менее 50%, это может означать, что сотрудники не доверяют организаторам исследования или не понимают важности этого мероприятия для компании. В этом случае необходимо с помощью внутреннего PR повышать статус исследования и гарантировать сотрудникам анонимность.

Сотрудникам были заданы следующие вопросы.

1) Понравилось ли Вам организация и подготовка мероприятия "Семейный сабантуй"?

2) Познакомились ли Вы со всеми сотрудниками организации?

3) Удалось ли Вам пообщаться с управленческим составом предприятия?

4) Чувствуете ли Вы себя часть команды ООО "Водполимер"?

После обработки анкет был проведен анализ эффективности проведенного мероприятия, анализ внутренних коммуникаций, сделаны выводы и даны рекомендации руководителю предприятия.

В ходе анализа были обозначены проблемы внутри организации:

1. Сотрудники не получают достаточно информации о жизнедеятельности компании;

2. Внутри организации используются не все средства коммуникации и сотрудники не допускаются к принятию управленческих решений;

3. Низкий уровень корпоративного духа;

4. Отсутствует обратная связь между подчиненными и руководством;

5. Нет мотивации сотрудников на достижение лучших результатов;

По итогам проведенного мероприятия можно сделать так же положительные выводы:

1. Появилось желания сотрудников проводить чаще корпоративные мероприятия;

2. Несомненно можно считать выполненной цель - изменение корпоративной культуры в сторону повышения эффективности внутренних коммуникаций;

3. Высокий уровень проведенного мероприятия способствовало формированию положительного имиджа компании в глазах членов семей сотрудников;

4. Мероприятие было направлено на нейтрализацию негативных тенденций в коллективе, налаживанию эффективных внутренних коммуникаций, а так же устранению коммуникативного барьера между руководством и сотрудниками организации.

После первого шага по налаживанию в организации эффективных внутренних коммуникаций руководство ООО "Водполимер" начало понимать, для того чтобы в компании всегда существовали эффективные коммуникации, работа в этой сфере должна осуществляться PR - специалистом. Следует сделать вывод: корпоративную культуру организации нельзя исправить одним праздником, ее нужно постоянно поддерживать и развивать, потому что деятельность по формированию внутренних коммуникаций не может быть окончательно завершена. Конечен некий отдельный проект, после него инициируется следующий. Даже если есть какая-то отлаженная структура - СМИ, интернет, доска объявлений и т.п. и она работает, все равно она требует поддержки, обновления, креатива, каких-то дополнений, проверки.

Внутренние коммуникации надо развивать, корректировать, используя ценный опыт, в том числе и других компаний, с которым можно ознакомиться в ходе отраслевых конференций, где HR-специалисты рассказывают о внедренных технологиях и применяемом инструментарии, об успешных проектах и неудачах.

В данном случае сложно рассчитывать на эффективные внутренние коммуникации в дальнейшем.

Как представляется, подобный объем работы должен проводиться собственным PR - специалистом, тогда корпоративная культура ООО "Водполимер" начнет совершенствоваться.

PR-специалист может предложить руководству следующие рекомендации:

1. Создать кодекс корпоративного управления. Он может включать в себя правила поведения сотрудников и их взаимоотношения с клиентами и руководством компании;

2. Разработать единый корпоративный стиль, например, единый логотип компании, единый стиль одежды;

3. Разработать программы косвенной материальной заинтересованности (субсидии, поощрения, премии, бонусы);

4. Разработать комплекс коллективных мероприятий, программ отдыха. В дальнейшем они могут стать традициями;

5. Создать историю - легенду фирмы, чтобы сотрудники могли гордиться своим местом работы.

В целом результаты праздника позволяют сделать вывод, что проведенное мероприятие оказалось достаточно эффективным.

Взаимоотношения в коллективе вышли на новый уровень. В организации начала проявляться инициатива, и вопросы теперь выдвигаются на каждом собрании и соответственно решаются непосредственно с руководством. Результаты проведенного мероприятия были высоко оценены руководством компании ООО "Водполимер".

Таким образом в ходе анализа были обозначены причины возникновения необходимости его проведении, проанализирована обстановка внутри компании.

Мероприятие было направлено на нейтрализацию негативных тенденций в коллективе, налаживанию эффективных внутренних коммуникаций, а так же устранению коммуникативного барьера между руководством и сотрудниками организации.

Заключение