Информация и её роль в организационном развитии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информация и её роль в организационном развитии

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ

ГЛАВА II. РОЛЬ ИНФОРМАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИОННОМ РАВИТИИ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной темы нельзя переоценить. Ценность информации в деятельности любого предприятия, как и при организации нового дела, общеизвестна.

В связи с этим целью данной работы является исследование информации и ее роли в развитии современной организации. В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Цель работы - рассмотреть сущность и роль информации в развитии организации.

Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:

1. раскрыть сущность информации;

2. исследовать классификацию информацию по различным признакам;

3. определить сущность информационных систем;

4. раскрыть роль информации в организационном развитии.

Объектом исследования являются информационные системы. Предмет исследования - сущность и роль информации.

Методы исследования - сравнительный, логический, метод анализа и др.

Степень научной изученности темы. Большой вклад в развитие информационных систем внесли Кибанов А. Я., Маслов Е.В., Базаров Т.Ю., и другие. Отдельные аспекты проблем развития персонала рассмотрены в учебных пособиях Форсиф П. Дуракова И. Б.

В соответствии с поставленной целью и задачами определена структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. Во введении обозначены актуальность, объект и предмет исследования, в соответствии с которыми сформулированы цель и задачи, определена структура работы.

В первой главе проведено исследование сущности информации и информационных систем, приведена существующая классификация информации.

Во второй главе проведено исследование значения информации в развитии организации. Кроме того, проведен анализ развития информационной системы и информационных сетей. Заключение подвело основные итоги исследования. Обзор использованной литературы приведен в соответствующем разделе.

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ

Управленческая информация - это данные, которые являются объектом хранения, передачи, преобразования и используются для активного влияния на регулирование производственной деятельности организации.

Информация в процессе управления - это и объект и продукт труда. Она устраняет неопределенность, позволяет изучать состояние объекта, формы и методы деятельности. Без этих сведений не может быть обработано управленческое решение. В свою очередь, само это решение - это определенная информация для работников сферы производства. Информация - это основа управленческого решения, так как она предполагает ее сбор, обработку и анализ в процессе обработки решения. С помощью информации осуществляется циклически повторяя стадии процесса управления, получения и переработки свидетельств о состоянии управляющего объекта и передача управленческих команд этому объекту. С помощью информации реализуется взаимосвязь между органом управления и объектом управления, или между различными уровнями управляющей системы [23].

Информация имеет следующие признаки:

- на определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, а на последующем - его предметом;

- может длительное время применяться и при использовании не теряет потребительских качеств;

- имеет способность накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития управляемой процесса, а в то же время может морально устареть в результате изменений;

- структурные подразделения выступают как потребителями информации, так и источниками. Источниками управленческой информации могут быть высшее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, документы, фотографии, микрофильмы, показатели приборов и др. [28].

Виды информации, используемые в управлении, классифицируются по следующим признакам:

1. содержанием - политическая, директивная, правовая, научно - техническая, экономическая, плановая, административная, производственная, деловая, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая;

2. направлением движения - входная, выходная;

3. характером фиксации - фиксированная, нефиксированная;

4. способом фиксации - документированная, звуковая, аудивизуальна;

5. отношением к субъекту управления - внешняя, внутренняя;

6. степенью обработки - первичная, произвольная, итоговая;

7. степенью постоянства - постоянная, переменная;

8. форме предоставления - буквенная, цифровая, кодированная;

9. возможности обработки - поддается и не поддается обработке;

10. насыщенности - достаточная, недостаточная, убыточная;

11. правдивости - достоверная, недостоверная [6].

Учетная бухгалтерская информация позволяет контролировать ход производства и его результаты, использования, получения прибыли.

Статистическая информация представляет достоверные научно обоснованные сведения, позволяющие принять верное решение.

Содержание информации определяется потребностями управленческих звеньев и приёмами управленческих решений. Основные требования к информации: точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений; оптимальность систематизации; достаточность и удовлетворения потребностей отдельных управленцев; доступность; своевременность поступления [10].

Информация должна быть достаточной, то ее количество и качество в полной мере показывает положение дел. Необходимо определить, что дефицит информации приводит к принятию некачественных решений, а избыточная информация осложняет разработку решений и повышает их стоимость.

Правдивость поступления информации определяется ее достоверностью, одноразовость регистрации, точностью передачи. Если информация проходит три-четыре передающих звена, ее правдивость снижается до 10% за счет старения и искажения [14].

Доступность информации заключается в том, что она находится и накапливается в таком виде, что ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщения должна быть понятной адресату, важное значение имеет наглядная информация: графики, планшеты, световое табло, слайды.

В процессе восприятия информации важно внешнее окружение и ситуация. Место встречи лиц, которые обмениваются информацией, характер самой информации, кто инициатор встречи, присутствие других лиц, шум, музыка, все что может влиять и отвлекать передающего и принимающего информацию [9].

Восприятие информации зависит и от времени, отведенного для участников обмена. Информация должна поступать к менеджерам своевременно, а если опаздывает, то возникают нежелательные ситуации, которые влияют на организацию производства. Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание такими сведениями помогает менеджеру ориентироваться в конкретных ситуациях и принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому управленческая деятельность должна начинаться со сбора, накопления, переработки и осмысления информации. Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управления, управляемым объектом и внешней средой [25].

Информационное обеспечение менеджмента - совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений [16].

Без информации невозможно определить точную цель менеджмента, оценить конкретную ситуацию, четко сформулировать проблему, принять рациональное управленческое решение и проконтролировать его своевременное выполнение. Владение информацией означает обладание реальной властью - нехватка информации, как и наличие ненужной, может дезорганизовать любую производственную деятельность. Без информации невозможна совместная работа. Проведенные исследования выявили, что от 50 до 90% своего рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, приема посетителей, различных переговоров и т.п. Такие затраты времени в большинстве случаев необходимые, поскольку информация в настоящее время превратилась в важнейшее условие эффективной работы и перспективного развития любой организации [9].

Потребность в управленческой информации определяется содержанием решаемых задач, пониманием этих задач работниками, уровнем опыта и образования последних. Чем они выше, тем меньше работники нуждаются в дополнительной и более подробной разнообразной информации. Организационно - практическая деятельность менеджера и аппарата управления в целом также во многом носит информационный характер, так как включает получение своевременной и точной информации для принятия управленческих решений и передачу информации о принятых решениях. Обеспечение принятия управленческих решений полной, надежной и своевременной информацией - центральная и наиболее сложная проблема организации управления на промышленных предприятиях. Таким образом, информацию можно рассматривать как средство достижения одной из главных целей деятельности предприятия - получения прибыли [3].

По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию. Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности предприятия. Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание рабочего дня, обеденные перерывы и т.п. Социальная информация образуется в процессе социологических исследований, а также в оперативной кадровой работе. Эта информация включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива предприятия. Научно-техническая информация - совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства предприятием [23]. Она включает различные схемы, чертежи, технические характеристики оборудования, планировки производственных и вспомогательных цехов, складских помещений и др.

По месту образования и направлению информационных потоков различают входящую, исходящую, внешнюю и внутреннюю информацию. Входящая информация включает сведения, поступающие на предприятие (документы, сопровождающие привозимое сырье и материалы, приказы и инструкции вышестоящих организаций, новые нормативные материалы). Исходящая информация включает сведения, поступающие от предприятия (различная реклама, заявки на поставку оборудования и сырья) [27]. Внешняя информация состоит из источников, характеризующих внешнюю среду (маркетинговые исследования, стоимость акций, расценки на услуги поставщиков). Внутренняя информация образуется на данном предприятии и используется исключительно на этом предприятии (карточки учета расхода материалов, наряды по оплате изготовленной продукции, различные технологические схемы) [19].

По назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности предприятия, и отчетной, предназначенной для анализа итогов его деятельности.

По возможности применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных.

По полноте охвата объекта различают частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения, что позволяет принимать любые решения.

По степени применения информация бывает универсальной (пригодной для решения любых проблем), функциональной - для решения родственных проблем, индивидуализированной - содержит сведения только о данной проблеме [17].

По степени готовности для использования информация может быть первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего и ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленческие решения.

По роли в управлении информация подразделяется на основную, необходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую [5].

По степени значимости информацию делят на важную и желательную, без которой, в крайнем случае, можно обойтись.

По степени надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения.

По возможности закрепления и хранения выделяют нефиксированную информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксированную на носителях, хранящуюся практически бесконечно. В настоящее время существуют вещественные, магнитные и электронные носители [13].

По способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной.

По времени получения и периоду использования информация бывает оперативная, перспективная и прогнозная.

По степени конфиденциальности различают информацию для общего пользования, для служебного пользования, секретную, сверхсекретную особой важности, подлежащую разглашению через установленный срок. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений [7].

Каждое предприятие в процессе своей производственной деятельности накапливает определенный объем знаний, опыта и разнообразной информации, поступившей в его распоряжение в виде данных и преобразованных в соответствии с его нуждами и требованиями. Этот накопленный объем информации называется информационным ресурсом предприятия. Собранные данные представляют собой набор конкретных значений количественных и качественных параметров, характеризующих объект. Но пока эти данные не организованы соответствующим образом и не использованы для какой-либо цели, они не являются информацией.

Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. С точки зрения принятия управленческого решения можно сказать, что информацией являются данные, оказывающие влияние на преодоление неопределенности выбора решения или в связи с осуществлением тех или иных действий [11].

Собранные данные и способы, используемые для их сбора, различаются в зависимости от конкретных целей на соответствующих предприятиях.

Основным носителем информации является документ - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Поток документов, последовательно проходящих на предприятии с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом [23]. Все виды работ по написанию, обработке и оформлению документов охватывает специальный раздел управления, называемый делопроизводством.

Поступающую документацию на предприятиях регистрируют в специальных журналах или на карточках. Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю предприятия или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для принятия решений по соответствующим вопросам. Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов [12]. Ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым. Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение предприятия для подготовки ответа или разработки какого-либо внутреннего документа. Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется секретарем и фиксируется в специальном журнале. Оборот исходящей информации осуществляется на предприятиях по следующей процедуре. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют [18]. При этом необходимо проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, дата, номер), наличия указанных в документе приложений, соответствующих виз, подписи руководителя, печати. На остающихся на предприятии копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи. Подписанные и соответствующим образом оформленные исходящие документы передают секретарю для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранятся в специальных делах в секретариате или в подразделениях, готовивших данный документ.

Процесс менеджмента можно рассматривать как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления, которые доводятся до исполнителей в форме планов, нормативов, заданий, распоряжений. Процессы принятия управленческих решений также питаются информацией, и степень их обоснованности зависит от ее своевременности, полноты и достоверности [10].

Менеджер, как и любой работник аппарата управления, получив определенные данные, должен понять их содержание, оценить возможность их использования для решения соответствующих задач. Уяснение содержания полученных сведений требует привлечения запаса знаний работника, зависящих от уровня его квалификации, специальности, способностей, опыта работы. Запас таких знаний представлен понятиями, суждениями, связями между ними, размещенными в памяти конкретного работника, который воспринимает ту или иную информацию. Существует специальный термин для обозначения такого запаса знаний - «сокровище» [9].

Чтобы содержание какого-либо сообщения было понятно, оно должно иметь общие точки с «сокровищем» получателя, т.е. Если в сообщении имеется какой-то термин, то в памяти получателя информации должно быть соответствующее понятие, которое составляет его смысловое значение.

То, что непонятно для получателя, не является информацией, представляет собой семантический шум. Очевидно, что квалифицированный работник может извлечь из любого сообщения значительно больше информации, чем его коллега с меньшим запасом знаний [29].

Чтобы выяснить ценность определенного сообщения для конкретного получателя информации, надо иметь в виду еще один аспект сообщения - прагматику. Передающий соответствующую информацию должен учитывать, что получатель данного сообщения решает определенные задачи и оценивает это сообщение в плане влияния на результаты решения. При этом полезную информацию ему доставляет лишь та часть сообщения, которая способствует обоснованию принимаемых управленческих решений. Остальные данные - прагматический шум.

Таким образом, под информацией в менеджменте следует понимать новые знания и сведения, понятные и оцененные получателем как полезные для принятия управленческого решения. С целью получения полезной информации имеющиеся потоки данных должны пройти соответствующий трехслойный фильтр:

физический канал связи с заданной пропускной способностью;

«сокровищный» фильтр, в котором достигается понимание;

прагматический фильтр, где оценивается полезность данных.

Каждый такой слой сохраняет определенную часть данных, исключая шумы. Пропускная способность органа управления тем ниже, чем больше возникает физического, «сокровищного» и прагматического шумов, или чем ниже уровень и надежность его технического оснащения, чем ниже квалификация управленческого персонала [30].

Из практики работы многих предприятий хорошо известно, что чем больше поступает в орган управления данных, не имеющих отношения к выполняемой работе, тем труднее своевременно принять эффективное управленческое решение.

Выводы к главе I:

1. Информация - это основа управленческого решения, так как она предполагает ее сбор, обработку и анализ в процессе обработки решения.

2. Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. С точки зрения принятия управленческого решения можно сказать, что информацией являются данные, оказывающие влияние на преодоление неопределенности выбора решения или в связи с осуществлением тех или иных действий.

3. Информационное обеспечение менеджмента - совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

ГЛАВА II. РОЛЬ ИНФОРМАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИОННОМ

РАВИТИИ

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных решений. Передача информации и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современных компьютеров и других технических средствах связи [5].

В деятельности коммерческих организаций, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих филиалов, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм системы обработки информации позволяют решать задачи разного характера (торгово-закупочные, бухгалтерские и складские операции, автоматизация учета, организации технологического процесса и т.п.). Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий продукцией, поступающей с внешних и внутренних складов по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений, обеспечивающих снижение издержек и повышение эффективности организации [13].

Большое значение имеет информация о возникновении отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Соответственную роль в принятии решений играет дополнительная информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, законах, новинках. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями, вырабатываемых управленческих решений [27].

- по объекту и качеству - краткость и четкость, своевременность поступления;

- по целенаправленности - удовлетворение конкретных потребностей;

- по точности и достоверности - правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Аптечная деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития фармацевтической отрасли. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями спроса и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции [9].

Изменения условий деятельности, необходимость адекватного приспособления к ним торговой системы, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности и формам их взаимодействия. Речь, прежде всего, идет о принципах, функциях, методах, организационной структуре, которые порождены организационной необходимостью и закономерностью хозяйствования, связанными с удовлетворением индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах, растущими доходами населения, регулированием товарно-денежных отношений и широким использованием новейших достижений научно-технической революции [14].

Фармацевтические торговые и производственные организации в настоящее время в условиях рыночной экономики нуждаются в оперативном получении информации, ее обработке и в использовании результатов ее анализа в процессе своей деятельности. Разработка полноценной системы управления в фармацевтических организациях представляет собой ключевой момент.

Организационная структура фармацевтических организаций, в большинстве случаев, представляет собой систему, состоящую из множества удаленных друг от друга филиалов с централизованным органом учета и контроля. В таких условиях осуществление оперативного обмена информацией и документооборота становится наиболее важной задачей.

Современный уровень развития диктует новые требования к подходам в управлении. Автоматизация торгово-закупочных операций сводит «на нет» пресловутый «человеческий фактор», т.е. Уменьшает риск возникновения ошибок. Это особенно важно для фармацевтической торговли.

Большой проблемой в современных условиях российской экономики является быстрое донесение важной информации филиалам организации, оперативные расчеты с поставщиками и клиентами. Современные условия требуют, чтобы расчеты совершались практически «день - в - день», чтобы избежать потерь денежных средств и задержек поставок в результате инфляционных процессов [4].

Единственным решением этих проблем является разработка и внедрение так называемых информационных технологий, основывающихся на использовании вычислительной техники и электронных средств коммуникации.

Относительно низкая стоимость, надежность, простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу применения информационных технологий, прежде всего за счет тех областей человеческой деятельности, в которых раньше компьютеры не использовались из-за высокой стоимости, сложности обслуживания и взаимодействия. К таким областям относится аптечная деятельность, где применение информационных технологий позволило реально повысить производительность труда специалистов, связанных с обработкой информации [28].

Во множестве функций, которые выполняет информация в процессе жизнедеятельности организации, следует подчеркнуть два основных фактора.

Первый из них обусловлен тем, что информация, используемая в производственном процессе, носит производительный характер и, следовательно, играет роль ресурса, необходимого для выпуска конечного продукта. Особенно наглядно это свойство проявляется в деятельности фирм, для которых информация является предметом и продуктом труда. К ним следует отнести государственные и частные организации, занимающиеся координацией и управлением деятельностью других организаций, в том числе и маркетинговые агентства [11].

Предметом деятельности последних является информация о состоянии рынка и действиях его субъектов, а результатом труда является информация, используемая в системах управления организаций. Вторая особенность воздействия информатизации на жизнедеятельность организаций заключается в том, что развитие подхода к информации как к самостоятельному объекту привело к созданию нового научного направления - информационной экономики. Развитие и успешное внедрение в практическую деятельность научных разработок в этой области, которое началось с 90-х гг. XX в., было обусловлено следующими причинами: возрастающим влиянием научно-технического прогресса на деятельность организаций; определяющим влиянием уровня информационного обеспечения; революционным характером темпов развития информатизации; переходом к межгосударственным формам экономической деятельности [18].

Факт зависимости организаций (как общественных, так и хозяйственных) от полноты, достоверности, надежности и оперативности используемой информации вынудил рассматривать ее как объективный ресурс обеспечения жизнедеятельности.

В информационной экономике информация рассматривается как результат интеллектуального труда всех членов общества. С этой точки зрения она превращается в товар т.е. предмет купли-продажи, имеющий свои специфические особенности по сравнению с традиционными товарами и услугами [26].

Классический подход к оценке целесообразности использования информационных ресурсов с помощью получаемого экономического эффекта оказался малопродуктивным. Это связано с тем, что многие достижения составляют коммерческую тайну. Для получения содержательных оценок в этой области следует развивать государственные системы статистического анализа деятельности организаций. Параллельно необходима государственная поддержка независимых маркетинговых агентств, занимающихся сравнительной оценкой деятельности различных организаций [21].

В последней четверти XX в. общественное производство в целом и отдельные предприятия нашей страны развивались в направлении автоматизированных систем управления (АСУ). Особенно бурно этот процесс стал протекать после выпуска ЭВМ третьего поколения на интегральных схемах. Если в 1970 г. в нашей стране действовало 200 АСУ на крупных предприятиях, то уже к 1980 г. их насчитывалось около 1500. Сегодня информационная система хорошо развита и охватывает не только крупные предприятия, но и большинство средних и даже мелких. Услугами информационной системы пользуются повсеместно. Созданы крупные комплексы спутниковой связи, информационно-вычислительные центры, автоматизированные системы управления технологическими процессами.

Информационная система - это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое.

С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т.д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ). Это дает возможность руководителям быстрого взаимодействия между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической и технологической подготовки производства, конструкторские и нормативные расчеты, экономические обоснования, планирование и учет. Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности предприятия.

Информационная система управления - это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий, осуществляемых организацией. ИСУ обычно включает следующие подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации. Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИСУ является обеспечение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Информационные системы могут быть простыми и сложными.

При простой системе происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через средства сигнализации как одноразовое сообщение. Она свойственна низшей ступени управления - например: рабочее место - мастер. Более распространены сложные информационные системы соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия. Информационные системы также различаются:

ѕ по степени обработки информации: централизованные и децентрализованные;

ѕ по степени охвата информацией: комплексные и локальные. Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, тогда как локальные предназначены для определенных функций управления.

Компьютеры и современные информационные технологии многократно повышают эффективность ИСУ. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре. Сегодня в распоряжении менеджеров находятся самые разнообразные аппаратные средства, коммуникации, программное обеспечение.

Кроме того, в работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиолинейных, кабельных каналов; электронная почта, которая дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, а также большому количеству людей одновременно; цифровая сотовая связь, цифровая радиосвязь. Менеджер может так же, как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по глобальной сети Интернет. Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту различные источники и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки и порядок получения данных о нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные затраты.

Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры - покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Особо следует остановиться на устной информации. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов.

Психологи указывают, что человек воспринимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.

Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведением - жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.

Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов - отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке.

Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация.

Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. Затем эти догадки, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются по «секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел, опровергать досужие домыслы.

Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побудить руководителей к действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический и моральный урон. Поэтому, получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.

К дезинформации прибегают обычно недобросовестные сотрудники, которые стремятся к моральному разложению коллектива, падению дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформацией можно только разъяснительной работой и устранением источника, порождающего ее. Работники, довольные своей работой и положением дел, не поддаются на слухи, домыслы и дезинформацию.

Таким образом, источники информации сегодня настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться.

Поэтому в крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные подразделения - информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего включают в себя отделы научно-технической информации, технические архивы и другие отделы. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

С учетом быстрого нарастания потока маркетинговой информации функции информационной службы существенно расширяются. Ее задачами становится также создание и ведение фондов так называемой «фирменной» информации (информации о фирмах), подготовка аналитических и рекламных материалов, участие в проведении исследований рынка сбыта продукции предприятия и др.

Сегодня ситуация в деловой сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть недостаточно для каких-либо определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном и систематическом сборе и покупке информации. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки позволяет предугадать будущую политику конкурентов и соответствующим образом подготовиться к ней.

Вообще процесс промышленной разведки включает в себя определение потребностей в конфиденциальных сведениях, их сбор, анализ и обработку полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передачу заинтересованным лицам. Нужно иметь в виду, что, вопреки устоявшемуся мнению, большая часть такого рода работы связана со сбором и изучением открытых материалов, и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов.

Выводы к главе II:

1. Информационное обеспечение играет большую роль в развитии организации, оно обеспечивает сведения о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

2. Соответственную роль в принятии решений играет дополнительная информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, законах, новинках.

3. Без развития информационного процесса невозможна динамика и развития предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально - экономического, технического, технологического развития любой организации, она является как бы катализатором научно - технического прогресса. Известное изречение "кто владеет информацией, тот владеет миром" приобретает все более глубокий смысл. Особенностями информации как ресурса являются ее неисчерпаемость, сохраняемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.

Правильность действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте, и чем сложнее объект, тем больший объем информации ему необходим для управления. Быстрое получение всех видов информации является одной из предпосылок ускорения развития производства. Но одновременно при этом возрастает и роль самого менеджера, призванного на основе получаемой информации своевременно принимать ответственные решения в быстроменяющейся обстановке. Чем полнее удовлетворены информационные потребности руководителей в области планирования и прогнозирования, учета и регулирования производства, изучения потребительского спроса, финансовой деятельности и т.д. тем выше будет производительность его управленческого труда.

Но, к сожалению, менеджеры иногда не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессе управления, т. к. работники управленческой сферы иногда оказываются завороженными обилием информации и статистических данных. Информация будет бесполезной до тех пор, пока, менеджер не знает как ее осмыслить, оценить и как действовать на ее основе. Поэтому очень важно, чтобы менеджер получал относительно систематизированную информацию, которая бы помогала в совершенствовании его управленческой деятельности. Таким образом, в данной работе проведено исследование информации и ее роли в развитии современной организации. В первой главе проведено исследование сущности информации. Информация есть знание об особом факте, событии или ситуации. Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. информационный обеспечение информация

Информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой или возможностью.

Основные требования к информации: достоверность, адекватность, объем, лаконичность, доступность, своевременность.

В данной работе приведена существующая классификация информации по различным признакам.

По месту возникновения информацию можно разделить на входную выходную, внутреннюю, внешнюю.

По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

На основе принятых информационных моделей создаются соответствующие информационные системы. Информационная система - это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.

Во второй главе проведено исследование значения информации в развитии организации. Кроме того проведен анализ развития информационной системы и информационных сетей.

Роль информации в информационном развитии заключается в следующем.

Информация позволяет упорядочить хозяйственные процессы и привести их в соответствие с окружающей средой и внутренними потребностями предприятия. Устраняя или снижая неопределенность, информация определяет стратегию фирмы и способы достижения поставленных целей.

Основная роль информации заключается в удовлетворении информационной потребности организации. Информационная потребность - это потребность в информации, возникающая, когда цель, стоящая перед потребителем, не может быть достигнута без определенного управляющего воздействия, то есть без информационного вмешательства извне.

Важным элементом организационного развития является развитие информационной системы организации. В настоящее время развитие информационной системы организации направлено в сторону внедрения автоматизированных систем и компьютерной техники. Немаловажным источником информации становится Интернет.

Хочется добавить, что информация является одним из главных ресурсов организации. Сегодня в полной мере действует принцип «кто владеет информацией - тот владеет миром». Информация о тенденциях рынка, о действиях, слабых и сильных сторонах конкурентов позволит организации вовремя подготовиться к любому изменению во внешней среде и повысить эффективность деятельности.

Таким образом, все поставленные задачи решены, следовательно, цель работы достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Евдокимов, В.В. Экономическая информатика [Текст] / В.В. Евдокимов. - М., 2008. - 431с.

2. Иванов, Е.Ю. Информация как категория экономической теории [Текст] / Е.Ю.Иванов. - М.,2006. - 204с.

3. Мескон, М. Основы менеджмента [Текст] / М. Мескон. - М., 2007. - 243с.

4. Бурганова, Л.А. Теория управления. [Текст] / Л.А. Бурганова. - М.: Инфра-М, 2009. - 153 с.

5. Рогожин, С.В. Информационное управление решений. [Текст] / С.В. Рогожин - М.: ИНФРА-М, 2009. - 256с.

6. Гапоненко, А.Л., Панкрухина, А.П. Теория управления [Текст] / А.Л. Гапоненко - М.: 2009. - 558с.

7. Дорофеев, В.Д., Шмелева, А.Н., Шестопал, Н.Ю. Менеджмент [Текст] / В.Д. Дорофеев. - М.: Инфра-М, 2008. - 380с.

8. Иванов, В.Н. Патрушев, В.И., Социальный менеджмент. [Текст] / В.Н. Иванов - М., 2006. - 254с.

9. Иванова, Т.Ю., Приходько, В.И. Теория организации [Текст] / Т.Ю. Иванова - СПб.: Питер, 2006. - 272с.

10. История менеджмента: Учебное пособие для студен тов вузов. [Текст] - М.: Академический Проект, 2009. - 309с.

11. Кишкель, Е.Н. Основы управленческой деятельности. [Текст] / Е.Н. Кишкель - М.: Высш. шк., 2007. - 307с.

12. Литвак, Б.Г. Разработка управленческого решения: Учеб. пособие [Текст] / Б.Г. Литвак - М.: Дело, 2008. - 392 с.

13. Лапыгин, Ю.Н. Теория организации [Текст] / Ю.Н. Лапыгин - М.: Инфра-М, 2007. - 311с.

14. Лафта, К.М. [Текст] / К.М. Лафта - ТК Велби, Проспект, 2006. -416с.

15. Маршев, В.И. История управленческой мысли: Учеб. пособие. [Текст] /В.И. Маршев - М.: Инфра - М, 2007. -454с.

16. Марченко, И.В. Нравственность и профессионализм. [Текст] / И.В. Марченко. - М.: 2007. - 157с.

17. Мескон, М.Х., Альберт, М.. Хедоури, Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. [Текст] / М.Х. Мескон - М.: Дело, 2009. - 600с.

18. Мильнер, Б. 3 Теория организации: Учебн. пособие. - 2-е изд., перераб. И доп. [Текст] / Б.З. Мильнер - М.:ИНФРА-М, 2011. - 239с.

19. Новиков, Д.А. Теория управления организационными системами. [Текст] / Д.А. Новиков - М.: МПСИ, 2006 - 184с.

20. Орлов, А.И. Теория принятия решений. [Текст] / А.И. Орлов - М.: 2006. - 214с.

21. Подлесных, В.И. Теория организации [Текст] / В.И. Подлесных - СПб.: Бизнес-пресса, 2009.- 337с.

22. Рогожин, С.В., Рогожина, Т.В. Теория организации [Текст] / С.В. Рогожкин - М.: 2008г. - 320с.

23. Семенова, И.И., История менеджмента: Учеб. пособие для вузов. [Текст] / И.И. Семенова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 242с.

24. Скопылатов, И.А., Ефремов, О.Ю. Управление персоналом. [Текст] / И.А. Скопылатов - СПб: Издательство Смоленского университета, 2006. -400с.

25. Смирнов, Э.А. Теория организации. [Текст] / Э.А. Смирнов - М.: Инфра-М, 2009. - 208с.

26. Стерлигова, А.Н., Фель, А.В. Операционный (производственный) менеджмент. [Текст] / А.Н. Стерлигова - М.: Инфра-М, 2009. - 187с.

27. Фомичев, А.Н. Административный менеджмент: Учебное пособие. [Текст] /А.Н. Фомичев - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008. - 228с.

28. Ходеев, Ф.П. Менеджмент. [Текст] / Ф.П. Ходеев - Ростов-на-Дону. Изд-во «Феникс», 2006. - 224с.

29. Цикачев, И.А., Офремов, Р.Ю. Управление персоналом. Серия «Университетский учебник». [Текст] / И.А Цикачев. - СПб: Издательство Смоленского университета, 2009. - 560с.

30. Шипунов, В.Г., Кишкель, Е.Н. Основы управленческой деятельности. Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. [Текст] / В.Г. Шипунов - М.: Высш. шк., 2008. - 304с.

Размещено на Allbest.ru