Подготовка и проведение выставок

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Выставка - это экономически эффективное средство продвижения товара. Выставка обеспечивает получение широкого маркетингового сообщения большим количеством людей одновременно в сочетании с возможностями персональных коммуникаций.

Преимуществом выставки является концентрированное в течение нескольких дней сочетание экспозиции, личных контактов, продвижения продаж.

Выставки различаются по тематике - многопрофильные, отраслевые, специализированная выставка может проводиться в масштабе одной компании или целой отрасли. Выставка может длиться от нескольких дней до нескольких месяцев и более. Выставляться могут как товары и услуги, предназначенные к продаже, так и предметы искусства, исторические памятники. В дореволюционной России проводилось 16-17 тысяч выставок и ярмарок ежегодно. Одна из старейших в России Нижегородская ярмарка - появилась в 1816 г., поставив этот город в один ряд с такими ведущими центрами мировой торговли второй половины 19 века, как Ливерпуль, Гамбург, Лондон, Париж, Петербург.

Актуальность выбранной темы состоит в том, что в наше время происходит активное развитие рынка и необходимо создавать новые места для встречи продавца и потребителя. Одним из таких мест являются выставки. Посредством участия в выставочно-ярмарочной деятельности продавец имеет возможность выхода на внутренний и мировой рынки, поиска новых партнеров, привлечения инвесторов.

Целью данной работы является накопление и закрепление знаний о выставке, ее целях и задачах, а также об оформлении выставочного стенда.

Задачи: изучить понятие выставки и ее цели, рассмотреть требования и основные правила оформления стенда.

Глава 1.Понятия выставок и их виды

выставка торговля продукция

1.1 Понятие, цели, задачи выставок

Выставки являются одним из видов информационного обеспечения и организуются либо на постоянной, либо на временной основе. Большое внимание выставка уделяет рекламной деятельности, осуществляет обмен коммерческой информацией с другими регионами. Проведение маркетинговой работы на выставке связано с изучением клиентуры рынка, рыночных связей, оказанием различного рода услуг, поиском зарубежных фирм - партнеров.

Существуют постоянно действующие и ограниченные определенным периодом специализированные и многопрофильные выставки, а также национальные и международные. Основы маркетинга: Учеб. пособие для студентов вузов/[Г.А. Васильев, Н.Д. Эриашвили, Н.А. Нагапетьянц и др.]; Под. ред. Проф. Г.А. Васильева. - М.: ЮНИТИ-ДАНА,2005. - 543с. (с 364)

Многопрофильными являются выставки, тематика которых затрагивает несколько отраслей экономики. Специализированные выставки ориентированы на посетителей-специалистов в конкретной области. Национальные выставки являются витриной местной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства, стимулирования ее сбыта и обычно имеют межотраслевой характер.

Изготовители, потребители продукции, посреднические организации нуждаются в беспрерывном информационном обеспечении. В связи с этим на товарном рынке немалая роль отводится постоянно действующим выставкам продукции производственно-технического назначения и народного потребления.

Функционирование выставок преследует многие цели:

реклама продукции, а также изучение опыта, представляющего производственный и научный интерес;

информирование потенциальных потребителей о новой продукции, сферах ее применения и возможностях приобретения, развитие отношений с потенциальными клиентами. Совместно с предприятиями и организациями на выставке создается региональная информационно-справочная система и в ее составе банк данных о новой продукции, ее изготовителях, возможностях приобретения и реализации, другой коммерческой информации;

обмен коммерческой информацией с другими регионами, что способствует рационализации хозяйственных связей;

освещение достижений и перспектив развития в области науки и техники, освоения и внедрения новой технологии, прогрессивных технологических процессов и т.д.

возможность охватить аудиторию, имеющую четко выраженный интерес к данному рынку и представленным на выставке товарам;

упрочнение отношений с уже существующими клиентами;

выявление и стимулирование потребностей клиентов;

сбор сведений о конкурентах;

заключение агентских соглашений, поиск дистрибуторов;

поддержание (улучшение) имиджа компании;

решение проблем обслуживания, а также других вопросов, волнующих клиентов;

заключение торговых сделок.

На базе экспозиций павильонов, смотров, выставок организуются краткосрочные курсы, научно-технические семинары и конференции, встречи с целью обмена опытом, консультации посетителей. В организации выставок важное значение имеют показ машин, оборудования, техники, изготовляемых внешнеэкономическими партнерами, систематическое изучение выставочного дела и методов показа экспонатов на зарубежных выставках с целью использования современных научно-технических средств в оформлении экспозиций.

1.2 Виды выставок

По срокам и способу проведения выставки можно подразделить на следующие виды:

1) Краткосрочные выставки (соло-выставки). Проводятся в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

2) Передвижные выставки. Они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных транспортных средств. Получает все большее распространение организация плавучих выставок. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров.

3) Постоянные выставки. Эти выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам.

По частоте проведения выставки могут быть:

1. Периодические (проводятся каждые 2,3 года и т.д.)

2. Ежегодные

3. Сезонные

Частота проведения выставки зависит, главным образом, от вида предлагаемой продукции и условий конкуренции.

Одним из основных преимуществ выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и узнать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

Выставка функционирует за счет денежных поступлений от взносов ее участников, входной платы посетителей, посреднических услуг, проводимых консультаций, сдачи в аренду экспозиционной площади, оплаты рекламы, изданий коммерческо-информационных материалов, заказов на художественно-оформительские работы, издательской деятельности и средств, поступивших по договорам с вышестоящими организациями.

Таким образом, оптовые выставки принимают активное участие в формировании товарного рынка, рационализации хозяйственных связей. Основное назначение выставок состоит в рекламе и ознакомлении потенциальных потребителей с новой продукцией с целью определения реального спроса и предложения. Выставки взаимодействуют с системой товарных бирж - после апробации на них новой продукции информация о предложении ее на рынок должна поступать на товарные биржи.

Выставочная деятельность оказывает влияние на мировой товарооборот. Многие крупные и малые предприятия стремятся участвовать в выставках, чтобы зарекомендовать себя на рынке товаров и услуг. Участвуя в выставке, обмениваясь опытом с коллегами, принимая пожелания имеющихся и потенциальных потребителей, компании делают шаг вперед на пути своего развития.

К сожалению, пока в нашей стране еще не создана база, достаточная для активного проведения выставочной деятельности, крайне недостаточно финансирование. Хотя, стоит отметить, что выставки приносят неплохие доходы бюджету государства. Необходимо развивать законодательную базу для выставочной деятельности и увеличивать капиталовложения в эту отрасль.

Глава 2.Подготовка к выставке и ее проведение.Оформление стенда

2.1 Предварительная подготовка к выставке и ее проведение

При организации биржевой и выставочной торговли выделяют три этапа:

1. Предварительный этап включает принятие решения и подготовку приказа о проведении выставки. На этом этапе создается выставочный комитет и формируется рабочая группа, которые обязаны разработать положение и разослать информационные письма для участников с полной информацией об условиях участия в выставке. Рабочая группа разрабатывает и другие рекламные материалы типа пригласительных билетов, рекламных буклетов, карточек гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия.

При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия выставки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте выставки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д.

Основными источниками доходов от проведения выставочной торговли является плата за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг.

2. Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников выставки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется и другая новейшая рекламная научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике выставки или выставки-продажи. Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных выставочных торгов, презентаций и др.

3. Заключительный этап включает в себя подведение итогов с выделением положительных и отрицательных сторон в работе выставки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе выставочной торговли.

Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать все возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: имя,фамилия,организация - откуда он, адрес,телефон,факс как с ним связаться, сфера деятельности,дополнительная информация - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

Подведение итогов выставки (затрат, дохода)

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет.

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Для общего руководства конкретной выставкой образуется выставочный комитет. В его состав входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается выставка. Выставочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Выставочный комитет определяет состав участников выставки, создаёт рабочие органы, необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение выставки.

Выставочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности выставки, издаёт приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников выставки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение выставочного комитета отчёта о деятельности и баланса возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования выставки.

На выставке целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров.

Ход торговых операций на выставки контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров.

2.2 Составление перечня выставляемой продукции. Составление плана выставочного стенда

Предметом торговли на выставки могут быть товары и другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на выставки не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино-видеороликах и т.д. Выставляются на выставки также научно-технические разработки в виде натуральных экспонатов, макетов, патентно-лицензионной документации и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на выставки.

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение «стратегических запасов» фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Выставочный стенд

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена и размер экспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:

· направление движения основного потока посетителей

· поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

1. Место для одежды

2. Место для отдыха

3. Место для посуды, приготовления напитков

4. Склад

5. Место для переговоров

6. Место для рекламных и информационных материалов

Оформление стенда - надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.

Изготовление рекламных материалов: плакатов, буклетов, проспектов.

Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

Подготовка информационных материалов: технических описаний, прайс-листов, папок стендистов.

2.3 Подготовка стендистов и персонала

Персонал должен обладать следующими качествами:

· умение общаться с людьми;

· знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

· желанием общаться с людьми;

· выносливостью;

· привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

Составление расписания работы персонала

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

Инструктаж персонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж: тематика выставки, цели участия в выставки, перечень продукции, представляемой на выставке,задачи стоящие перед стендистами, план стенда, закрепление на стенде за каждым стендистом, распорядок работы, основные категории предполагаемых посетителей, формы регистрации посетителей, формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Закрепление экспонатов за сотрудниками

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно заранее указать что, когда и куда ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов. Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока до и после выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг. Выставки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях.

Заключение

Современная выставка - это не только эффективное средство сбыта, это важнейшее средство коммуникаций и обмена информацией.

Специалисты по продажам имеют возможность осуществить на выставке все элементы процесса личных продаж, таких как: а)представление гостиницы и ее продуктов; б)изучение рынка сбыта, поиск новых рынков; в) презентация продукта, а так же определить спрос на новый продукт (анкетирование); г) улучшение корпоративного имиджа; д) сбор информации о конкурентах, позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов; е) продажа товара, заключение контрактов и договоров.

Товар на выставке можно показать в действии, рассказать о нем подробно, а именно так, как хочет представитель компании-экспонента.

Выставка помогает привлечь новых клиентов, найти партнеров и инвесторов. С помощью выставки гостиница может сделать вывод о новых товарах и услугах продвигаемых на рынок, провести маркетинговое исследование рынка сбыта, узнать основных потребителей услуг, выделить новые сегменты рынка.

Список использованной литературы

1. Беляев В.И. Маркетинг: Основы теории и практики: учебник/ В.И. Беляев. - М.: КНОРУС, 2005. - 672.

2. Васильев Г.А., Эриашвили Н.Д., Нагапетьянц Н.А. и др.; Под. ред. Проф. Г.А. Васильева. Основы маркетинга: Учеб. пособие для студентов вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 543с.

3. Осадчий А. Основные тенденции развития российского рынка выставочных услуг // Маркетинг №6 (91) 2006. - 82-88с.

4. Панкрухин А.П. "Маркетинг" учебник 4-е издание, М.: 2006г.

5. Синяева И.М. Управление маркетингом: Учеб. пособие. - М.: Вузовский учебник, 2003. - 224с.

6. Эриашвили Н.Д. Маркетинг: Учебник для вузов / Ю.А. Цыпкин и др.; Под ред. Н.Д. Эриашвили. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 623 с.

7. Под ред. В.А. Щегорцова. Маркетинг: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 447 с.

1. Размещено на www.allbest.ru