Коммерческая организация предприятий оптовой торговли

6. Поиск оптовых покупателей товаров.

7. Заключение договоров (контрактов) на поставку товаров розничным торговым предприятиям. База устанавливает коммерческие связи как внесистемные - с оптовыми покупателями других (не потребительской кооперации) систем (Приложение 13), так и внутрисистемные (с предприятиями системы потребительской кооперации Республики Беларусь) (Приложение 14).

8. Организация учета и контроля за выполнением договорных обязательств, различные формы коммерческих расчетов и др.;

9. Заключение договоров на организацию перевозок (Приложения 15,16)

4. Методы - это способы осуществления функций по формированию коммерческих связей

Формирование коммерческих связей на ЧУП «Полоцкая универсальная база» осуществляется коммерческим аппаратом путем заключения различных видов хозяйственных договоров на оптовых ярмарках и по внеярмарочной форме.

Внеярмарочная форма заключения договоров применяется базой в том случае, если речь идет об общеизвестных товарах с постоянными характеристиками, простого ассортимента, о малых партиях закупок, а также о разовых закупках. В этом случае проводится коммерческая деятельность по поиску поставщика, чаще всего это бывают местные поставщики. С ними ведется переписка, телефонные переговоры, значительная подготовительная работа по изучению и согласованию условий поставки. Таким образом закупается часть продовольственных товаров (бакалея, масло растительное (Приложения 8, 9) а также некоторые общеизвестные непродовольственные товары (мыло, СМС, кирпич и т. п.), когда печатная или устная информация дает возможность сформировать однозначное представление о товаре.

Такая форма используется базой иногда и при закупке товаров сложного ассортимента, когда предприятие ведет поиск каких-то товаров, находит их и заключает договор, который впоследствии может превратиться в длительный, т. е. коммерческие связи партнеров могут развиваться.

Более эффективной и организованной является ярмарочная форма закупок. Она имеет ряд преимуществ: у покупателя появляется возможность ознакомиться с реальными образцами товаров, предлагаемых поставщиками, просмотреть демонстрацию моделей, модификаций, проверить их в действии, получить нужную коммерческую информацию и консультацию. Кроме этого, ускоряются сроки заключения договоров, оперативно рассматриваются заказы покупателя на поставку товаров, находится взаимовыгодное решение и тут же, на ярмарке, разрабатывается и подписывается спецификация к договору, без которой он считается недействительным, т.е. заказ покупателя, скорректированный с учетом возможностей поставщика и подписанный обеими сторонами, превращается в документ, имеющий юридическую силу, - спецификацию к договору. Преимущества ярмарочной формы определяются и тем, что значительно упрощается процесс разрешения разногласий между продавцом и покупателем. Они решаются здесь же, на ярмарке.

При ярмарочной форме оптовых закупок укрепляются личные контакты между покупателями и поставщиками, оперативно доходит до изготовителя информация о конъюнктуре рынка, усиливается воздействие покупателя на поставщика по вопросам выпуска конкурентоспособного ассортимента, появляется возможность более гибкого и своевременного реагирования на изменение спроса покупателей.

Коммерческий аппарат базы регулярно принимает участие во всех республиканских и международных ярмарках, проводимых в Республике Беларусь. Примерно около 70 % товарной массы закупается базой на оптовых ярмарках по формированию товарных ресурсов на очередной хозяйственный год. В настоящее время достаточно часто проводятся выставки-ярмарки (в том числе международные, чаще всего в Минске)специализированными компаниями НВЦ «Белэкспо», ЗАО «Техника и коммуникации», ЗАО «Минскэкспо», ВО «Экспофорум», ЗАО «Центр XXI век». Кроме выше названных субъектов эту работу проводят Белорусская торгово-промышленная палата, концерн «Белресурсы». Они стремятся организовать ее в регионах, наладить работу постоянно действующих выставок, что обеспечит оперативное ознакомление с наличием товарного предложения в регионах и возможность установления коммерческих связей.

5. Организационная структура коммерческой службы базы(Приложение 1) , представляет собой совокупность трех элементов:

1) исполнители функций (коммерческий персонал) - товароведы базы;

2)Функциональные обязанности исполнителей функций, т.е коммерческого персонала - должностные инструкции коммерческих работников базы (Приложения 17,18);

3) взаимосвязи между этими исполнителями поводу осуществления возложенных на них функциональных обязанностей;

6. Технические средства, с помощью которых устанавливаются коммерческие связи - средства связи, компьютерная и организационная техника, находящаяся в распоряжении коммерческого аппарата базы. База располагает достаточным арсеналом технических средств управления, необходимых для осуществления операций по формированию коммерческих связей и контролю за их исполнением. Рабочие места товароведов базы оснащены современными компьютерами с новейшим программным обеспечением и возможностью выхода в глобальную сеть Интернет, что в настоящее время является особенно актуальным при формировании коммерческих связей.

7. Информация используемая в процессе формирования коммерческих связей.

Коммерческий аппарат базы при формировании коммерческих связей широко использует информацию, полученную при комплексном исследовании рынка и возможностей собственного торгового предприятия.

Информация, полученная при комплексном изучении рынка, должна поступать своевременно, быть обстоятельной, достоверной. Только в таком случае она представляет практическую значимость. Поэтому на базе создана система, включающая следующие элементы: сбор, обработку, хранение и передачу информации. Эти элементы образуют упорядоченный поток коммерческой информации. Информация поступает из внутренних и внешних источников.

Внутренние источники коммерческой информации - данные статистической и бухгалтерской отчетности базы, а также оперативного учета результатов коммерческой работы, личные наблюдения специалистов за работой своей организации и др.

Из внутренних источников работники базы получают информацию об объемах и динамике продажи, закупок, товарных запасов, размерах дебиторской задолженности, выполнении договоров поставки, издержках обращения, рентабельности и т.д.

На основе этой информации выявляются проблемы в работе базы, определяются пути их решения.

Внешние источники информации дают сведения об изменениях, происходящих на рынке товаров и услуг. Это данные государственной статистики, периодической печати, консультации специалистов и организаций, специализирующихся на рыночных исследованиях, информация, полученная при специальных обследованиях, и др.

От качества коммерческой информации зависят своевременность и оптимальность решений по формированию коммерческих связей базы.

Исследуя все элементы подсистемы формирования коммерческих связей на ЧУП «Полоцкая универсальная база» можно сделать вывод, что все они взаимодействуют друг с другом , взаимно влияют друг на друга , воздействуют на эффективность деятельности по формированию коммерческих связей базы и в целом на результативность работы всей системы - оптового торгового предприятия - базы. Таким образом, говоря о системном подходе, можно говорить о некотором способе организации наших действий, таком, который охватывает любой род деятельности, выявляя закономерности и взаимосвязи с целью их более эффективного использования. При этом системный подход является не столько методом решения задач, сколько методом постановки задач. Как говорится, «Правильно заданный вопрос -- половина ответа». Это качественно более высокий, нежели просто предметный, способ познания.

4. Пути совершенствования деятельности по формированию коммерческих связей в оптовой торговле на основе применения системного подхода

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для директора базы , потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный руководитель оптового торгового предприятия должен обладать системным мышлением, так как:

? менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;

? руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направление деятельности своей организации с другим;

? менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным - общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;

? системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.

Заключение

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

Библиографический список

1. Ансофф И. Стратегическое управление. М., 1998

2. Иванов М.М., Колупаева С.Р., Кочетков Г.Б. США: управление наукой и нововведениями. М., 1997

3. Мельник М.В. Анализ и оценка систем управления на предприятиях. М., 1999

4. Мильнер Б.З. Системный подход к организации управления. М., 1994

5. Мишин В.М. Исследование систем управления. М., 1998

6. Набиев Т.О. Проблемы исследования систем управления предприятий на основе проблемно-ориентированного анализа, М., 2000

7. Толковый словарь по управлению. / под ред. В.В. Познякова. М., 1994

8. Тамм Б.Г., Пуусепп М.Э., Таваст Р.Р.Анализ и моделирование производственных систем. М., 1997

9. Одинцова Г.С., Ковалев А.И., Мельтюхова Н.Н. Организационное проектирование и планирование развития систем управления. Киев, 1996

10. Франчук В.И. Основы построения организационных систем. М., 1995

11. Коммерческая деятельность: Учебник/ С.Н.Виноградова, О.В.Пигунова. -Мн.: Вышэйшая школа,2005. - 352 с.

12. Организация и технология торговли: Учебник/ С.Н.Виноградова, О.В.Пигунова, С.П.Гурская и др.; Под общ. ред. С.Н.Виноградовой. -Мн.: Вышэйшая школа,2002. - 460 с.

13. Панкратов Ф.Г. «Коммерческая деятельность»:Учебник для вузов. 6-е изд., перераб. И доп. - М.: «Дашков и Ко», 2003 - 504 с.

14. Оптовая торговля/ А.Г. Ромина, В.В.Лагойко, В.М.Рыбаков; Под ред. А.Г.Роминой. - Мн.: УП «ИВЦ Минфина», 2002. - 220 с.

15. Организация коммерческой деятельности: Справ. Пособие/ С.Н.Виноградова, С.П.Гурская, О.В.Пигунова и др.; Под общ. Ред. С.Н.Виноградовой. - Мн.: Выш. Шк., 2000. - 464 с.

Размещено на Allbest.ru