Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Содержание

1. Коммерческая служба предприятия: структура, задачи, функции

2. Логистика закупок

3. Организация закупочной деятельности в ООО «Мир фурнитуры»

Список литературы

1. Коммерческая служба предприятия: структура, задачи, функции

коммерческий закупочный снабжение товарооборот

Предприятие - это самостоятельный хозяйствующий субъект, созданный в законодательном порядке, для производства работ и выполнения услуг в целях удовлетворения потребностей общества и получения прибыли, остающейся у него после уплаты всех налогов и других обязательных платежей.

Важнейшими рыночными целями предприятия являются:

- определение направлений деятельности предприятия, на которых ему целесообразно добиваться стратегического преимущества перед конкурентами на рынке, организация достижения и постоянное обеспечение наличия стратегического конкурентного преимущества;

- завоевание и стабильное удерживание оптимальной для данного предприятия доли целевого (-вых) рынка (-ков);

- создание и постоянное повышение репутации и престижа предприятия путём формирования (при осуществлении активной коммуникационной деятельности на рынке) имиджа надежного и востребованного партнера.

С позиций достижения вышеперечисленных рыночных целей, менеджеры на предприятии стимулируют и информируют своих сотрудников, планируют, организуют и контролируют их работу с целью обеспечения производства определённого количества, необходимого обществу и востребованного на рынке продукта.

Для того чтобы успешно осуществлять процесс производства, предприятию необходимо найти (создать) и продолжительное время удерживать своё место (нишу) на рынке целевых потребителей, бесперебойно обеспечивать процесс производства всеми необходимыми исходными материально-техническими и другими ресурсами и выгодно реализовывать на рынках произведённые им блага - товары или услуги.

На рисунке 1 показано взаимодействие процесса производства с рынками поставщиков и покупателей.

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Реальными благами называют такие блага, которые или выступают в виде факторов производства для их использования в процессе производства, или являются предметами потребления, их (блага) можно подразделить на следующие виды:

- материальные (вещественные) - сырьё, материалы, готовая продукция и другое;

- нематериальные (невещественные) - услуги, информация и другое.

Номинальные блага охватывают деньги и денежные суррогаты, такие как чеки и векселя.

Планирование и организация движения реальных и номинальных благ через предприятие в процессе увязки (координации) производства с рынками относится к сфере его коммерческой деятельности.

Коммерция может определяться как совокупность процессов и операций, направленных на совершение актов купли-продажи товаров с целью удовлетворения покупательского спроса и получения прибыли.

Коммерческая деятельность промышленного предприятия подразделяется на закупочную коммерческую и сбытовую коммерческую деятельности. В сферу коммерческой деятельности предприятия входят его закупочная и сбытовая работы с их транспортным и складским обслуживанием, а также с финансовым обеспечением и юридическим регулированием. Закупки и сбыт являются стадиями движения материальных благ с непосредственной привязкой этого движения к рынку, на котором предприятие выступает в качестве продавца или покупателя. Это обусловливает специфику выполняемых в рамках данных функций и задач именно по отношению к внутрипроизводственным процессам.

Непосредственной ориентацией на рынок объясняется ряд общих характеристик закупок и сбыта. Эта общность проявляется тем сильнее, чем больше выдвигаются на первый план рыночные отношения и необходимость их анализа. Подтверждением этому, в частности, служит стремление выявлять и решать возникающие при сбыте и закупках проблемы в рамках единой системы управления коммерческой деятельностью на предприятии. Однако, несмотря на общность методов, и приемов реализации коммерческой политики, существуют значительные различия между конкретными аспектами закупок и сбыта. Причина их состоит в том, что задача сбыта - организовать движение потока товаров, произведённых предприятием, на рынок, а закупок - обеспечить приток исходных факторов производства с рынка на предприятие.

Основными элементами коммерческой закупочной деятельности предприятия являются:

- прогнозирование закупочной деятельности предприятия и исследования рынков сырья, материалов и оборудования (рынка поставщиков);

- составление плана (программы) закупок материальных ресурсов;

- поиск и выбор поставщиков;

- организация хозяйственных коммерческих связей по поставкам с поставщиками и непосредственно доставка материальных ресурсов;

- ведение расчетов с поставщиками за закупленную продукцию;

- контроль выполнения обязательств поставщиками;

- стоимостный анализ закупочной сферы.

Основными элементами коммерческой сбытовой деятельности предприятия являются:

- исследования потребительских рынков и прогнозирование сбытовой деятельности предприятия;

- определение и / или выбор потенциальных покупателей;

- организация коммерческих хозяйственных связей по поставкам предприятия с покупателями;

- составление планов сбыта (поставки и реализации) готовой продукции, разработка планов-графиков сдачи готовой продукции на склад предприятия и её отправки покупателям;

- приёмка готовой продукции от цехов-изготовителей, подготовка её к отправке потребителям, отправка (в виде отгрузки или отпуска) и оформление соответствующих документов;

- контроль выполнения заказов покупателей (планов сбыта) и их (покупателей) платёжеспособности;

- стоимостный анализ сбытовой деятельности.

Для успешного достижения целей, стоящих перед коммерческой службой предприятия, по нашему мнению, необходимо придерживаться следующих основополагающих подходов при организации её деятельности:

- применение маркетинговой концепции при управлении коммерческой деятельностью предприятия;

- использование методов и приемов коммерческой логистики;

- обеспечение гибкости коммерческой политики с учётом динамично меняющихся конъюнктуры и требований рынка;

- осуществление постоянного мониторинга рыночной ситуации с целью предвидения и минимизации возможных коммерческих рисков;

- создание условий для проявления личной инициативы работниками коммерческой службы;

- достижение необходимого уровня осознания каждым работником и коллективом в целом степени ответственности за выполнение принятых перед предприятиями и организациями-партнёрами обязательств (прежде всего с позиций недопущения потери образа надежного партнёра в области закупочной и сбытовой деятельности предприятия);

- нацеливание коллектива на достижение конечных результатов (но не любыми средствами, а при учёте необходимости и важности соблюдения этических норм современного бизнеса).

Организация управления коммерческой деятельностью предприятия включает в себя следующие основные элементы:

- цели коммерческой службы предприятия;

- задачи коммерческой службы предприятия;

- функции подразделений коммерческой службы предприятия;

- организационная структура коммерческой службы предприятия;

- система распределения ответственности за результаты деятельности;

- система передачи деловой информации, обеспечивающая эффективность принятия управленческих решений, контроля и координации в процессе коммерческой деятельности предприятия.

Среди основных элементов организации коммерческой службы предприятия доминирующим, по нашему мнению, является структура коммерческой службы предприятии, которую мы можем определить как организационную конфигурацию, специально предназначенную для управления коммерческой деятельностью, обеспечивающую устойчивые взаимосвязи между различными подразделениями коммерческой службы предприятия при выполнении её функций и для достижения её целей.

Формирование коммерческой службы предприятия осуществляется на основе целесообразного применения определённой совокупности приёмов и способов разделения и координации труда между различными функциями коммерческой деятельности.

При формировании организационной структуры коммерческой службы предприятия в основу должны быть положены следующие принципы:

- Наличие четко сформулированных целей, функций и задач коммерческой службы и её подразделений.

- Оптимальность и адекватность структуры управления коммерческой службой современным условиям хозяйствования.

- Гибкость, адаптивность структуры управления коммерческой службой к изменяющимся производственным и рыночным условиям.

- Наличие системы информационного обеспечения принятия решений в коммерческом процессе, передачи информации и установления обратной связи.

- Единоначалие в сочетании с творческим подходом и активностью работников всех уровней коммерческой службы.

- Логичное и чёткое разграничение функций между отдельными подразделениями и звеньями коммерческой службы предприятия.

- Координация деятельности и оптимизация взаимоотношений как между структурными подразделениями коммерческой службы, так и между коммерческой службой и другими подразделениями предприятия.

Конфигурация организационной структуры коммерческой службы промышленного предприятия определяется, прежде всего, с учётом действия следующих основных факторов:

- количество контрагентов, имеющих хозяйственные рыночные связи с предприятием, как в области сбыта, так и в закупочной сфере;

- количество наименований (вплоть до отдельных типо-, сорто-, маркоразмеров и артикулов), закупаемых предприятием ресурсов, и ассортимент (сортимент, сортамент) производимой и реализуемой предприятием продукции;

- принятая система (практика) взаимодействий с партнерами на рынке;

- используемые методы и приемы поставки и доставки продукции от поставщика, а также отправки (отгрузки и отпуска) её потребителям;

- тип производства и степень его специализации на предприятии;

- территориальное размещение поставщиков и собственных производств;

- структура используемого транспортного парка.

2. Логистика закупок

В соответствии с концепцией логистики в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения.

Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи:

- что закупить;

- сколько закупить;

- у кого закупить;

- на каких условиях закупить.

Кроме того, необходимо выполнить работы:

- заключить договор;

- проконтролировать исполнение договора;

- организовать доставку;

- организовать складирование.

Что, сколько и у кого закупить - задачи сложные по своей природе. В России их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись.



Рис. 2. - Реализация функции снабжения в процессе работы различных

подразделений предприятия

Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

На рис. 2 представлен вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим, задачи что закупить и сколько закупить решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи, у кого и на каких условиях закупить решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.



Рис. 3. - Реализация функции снабжения в процессе работы одного

подразделения предприятия

Другой вариант, представленный на рис. 3, предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Задача «что закупить» заключается в принятии одного из двух альтернативных решений - делать комплектующее изделие самим (если это в принципе возможно) или же покупать у другого производителя. В англоязычной литературе эта задача встречается под названием Make-or-Buy Problem (задача «сделать или купить»), или сокращенно - задача MOB, решение которой зависит от ряда внешних факторов, а также от условий на самом предприятии.

В более широком плане задача MOB - это обоснование решения вопроса о степени использования в производственном процессе собственных средств производства. Решения принимаются как по использованию собственных средств труда (собственный транспорт, склады, техника, оборудование), так и по использованию собственных предметов труда, то есть изготовленных своими силами заготовок, полуфабрикатов, комплектующих изделий. Альтернативные решения - наемный транспорт, лизинг оборудования, аренда складов, а также закупка полуфабрикатов или комплектующих изделий.

Значимым с точки зрения настоящего курса внешним фактором является степень развития логистики в экономике. Самостоятельное производство комплектующих снижает зависимость предприятия от колебаний рыночной конъюнктуры. Предприятие может устойчиво функционировать вне зависимости от складывающейся на рынке ситуации (естественно, в известных пределах). В то же время, высокое качество и низкую себестоимость комплектующих скорее обеспечит производитель, который специализируется на их выпуске. Поэтому, отказываясь от собственного производства и принимая решение о закупке комплектующих у специализированного поставщика, предприятие получает возможность поднять качество и снизить себестоимость, однако попадает при этом в зависимость от окружающей экономической среды. Риск потерь, обусловленный ростом зависимости, будет тем ниже, чем выше надежность поставок и чем более развиты в экономике логистические связи. Таким образом, чем выше степень развития логистики в обществе, тем «спокойнее» предприятие отказывается от собственного производства комплектующих и перекладывает эту задачу на специализированного производителя.

Вне зависимости от ситуации во внешней среде, на самих предприятиях могут действовать факторы, обусловливающие отказ от собственного производства. Решение в пользу закупок комплектующих и соответственно против собственного производства должно быть принято в случае, если:

- потребность в комплектующем изделии невелика;

- отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности;

- отсутствуют кадры необходимой квалификации.

Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

- потребность в комплектующих изделиях стабильна, и достаточно велика;

- комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

После того, как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

1. Поиск потенциальных поставщиков.

При этом могут быть использованы следующие методы:

- объявление конкурса;

- изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. п.;

- посещение выставок и ярмарок;

- переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

2. Анализ потенциальные поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят следующие:

- удаленность поставщика от потребителя;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие резервных мощностей;

- организация управления качеством у поставщика;

- психологический климат у поставщика (возможности забастовок);

- способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

- финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

3. Оценка результатов работы с поставщиками.

На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило, неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие некоторых комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле - к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Приведем пример расчета рейтинга поставщика (табл. 1). Допустим, что предприятию необходимо закупить товар А, дефицит которого недопустим. Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен критерий надежности поставки. Значимость остальных критериев, установленная, так же как и значимость первого, экспертным путем сотрудниками службы снабжения, приведена в табл. 1.

Табл. 1

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг для разных поставщиков и сравнивая полученные значения, определяют наилучшего партнера.

Вступая в хозяйственную связь с неизвестным поставщиком, предприятие подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков наталкивается, как правило, на определенные трудности. В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков, например, западные фирмы нередко прибегают к услугам специализированных агентств, готовящих справки о поставщиках в том числе и с использованием неформальных каналов. Эти справки могут содержать следующую информацию о финансовом состоянии поставщика:

- отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств;

- отношение объема продаж к дебиторской задолженности;

- отношение чистой прибыли к объему продаж;

- движение денежной наличности;

- оборачиваемость запасов и др.

Отечественные предприятия при выборе поставщика в настоящее время в основном полагаются на собственную информацию. При этом на предприятии, имеющем много поставщиков, может быть сформирован список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Утверждение договоров с этими поставщиками, разрешение предварительной оплаты намеченной к поставке продукции осуществляется по упрощенной схеме. Если же намечается заключение договора с поставщиком, отсутствующим в названном списке, то процедура утверждения и оплаты усложняется проведением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность финансовых и других интересов предприятия.

3. Организация закупочной деятельности в ООО «Мир фурнитуры»

Менеджеры по закупкам руководствуется основными критериями при отборе поставщиков: товар, его качество, цена, ассортимент. Данные критерии являются самыми решающими, остальные оговариваются в договоре. Таким образом, «Мир фурнитуры» на протяжении семи лет сотрудничают с фирмой ООО «Баярд» г. Москва производящей мебельную фурнитуру. Данная фирма является одним из самых долговременных поставщиков. Товарооборот производится в чёткие сроки, в нужном количестве, строго по договору, который заключается с менеджером. Представители данной фирмы являются надёжными партнёрами, и поэтому в случае каких-либо непредвиденных ситуаций всегда согласуют графики поставок. Также давним партнёром является ООО «Линкос» г.Санкт-Петербург. С данной фирмой «Мир фурнитуры» составляет график поставок и соответственно платежей сразу на шесть месяцев, таким образом, организуется непрерывная поставка необходимого товара на полгода. График расписывается на полгода, то есть на сезон весна-лето либо осень зима. В течении четырёх месяцев каждый месяц ООО«Линкос» отгружает товар на определённую сумму и даёт возможность погасить задолженность в течение шести месяцев. Задолженность должна быть погашена к концу сезона. В данном случае график платежей является своеобразной отсрочкой, то есть «Мир фурнитуры» платит не за количество поставленного товара, а выплачивает определённую сумму денег каждый месяц. Товары иностранных производителей «Мир фурнитуры» закупает через дистрибьюторов, так как фирма является оптово-розничной и ей не требуются очень большие партии товаров. А малые партии закупать у зарубежных поставщиков не выгодно в связи с большими затратами на транспортировку. «Мир фурнитуры» довольно часто сотрудничает с транспортными компаниями, так как в основном самостоятельно оплачивает услуги по перевозке товара. Учредитель и менеджер по работе с поставщиками «Мир фурнитуры» посещают специализированную межрегиональную выставку «ДальЭкспоМебель». Данная выставка проходит в Хабаровске один раз в год. На Российском рынке поставщиков мебельной фурнитуры много устоявшихся фирм. Зачастую поставщики сами предлагают свои услуги. Это происходит по-разному: через электронную почту, присылают оферты, приходят представители фирм.

«Мир фурнитуры» постоянно работает с транспортной компанией ООО «Светлана К». Транспортные компании всегда без особого сопротивления компенсируют повреждённый товар именно во время транспортировки. Так, если на коробке написано «вверх», а при разгрузке она лежит, то претензии предъявляются к транспортной компании. Данная претензия оформляется на месте в накладной и о ней немедленно сообщается в транспортную компанию.

При обнаружении брака процесс оформления претензии к товару начинает оформляться незамедлительно. Сразу же после обнаружения брака менеджер фирмы «Мир фурнитуры» передает информацию в офис, либо напрямую связывается с поставщиком. В свою очередь поставщик требует фотографии поставленного забракованного товара и требует оформления документа «Торг 12» и «Торг 2». Менеджер «Мир фурнитуры» выполняет требования поставщика и по электронной почте как можно быстрее присылает требуемые документы и фотографии.

В итоге в накладной на товары вычёркиваются забракованные товары, и пересчитывается вся сумма оплаты полученных товаров, а также оформляется новый заказ. Но такие случаи единичны, т.к. «Мир фурнитуры» работает с проверенными поставщиками, четко отслеживающих качество поставляемой продукции. В оценке качества работы поставщика - следующие критерии:

1. Надежность поставки. В общем случае под надежностью понимают комплексное свойство системы, заключающееся в ее способности выполнять заданные функции, сохраняя свои характеристики в установленных пределах.

Надежность поставки - это способность поставщика соблюдать обусловленные договором сроки поставки в установленных пределах. Надежность поставки определяется надежностью соблюдения сроков выполнения отдельных видов работ, которые включает в себя процесс поставки.

Существенным фактором, влияющим на надежность поставки, является наличие предусмотренных договором обязательств (гарантий), в силу которых поставщик несет ответственность в случае нарушения сроков поставки.

2. Полное время от получения заказа до поставки партии товаров включает в себя:

- время оформления заказа:

- время изготовления (это время добавляется к сроку поставки, если заказанные товары сначала должны быть еще и изготовлены):

- время упаковки:

- время отгрузки;

- время доставки.

Соблюдение указанного в договоре срока поставки зависит от того, насколько точно выдерживаются перечисленные выше составляющие этого срока. Например, может случиться, что полученный заказ будет лежать без движения. Могут не соблюдаться запланированные сроки изготовления товара или заявленные экспедитором сроки транспортировки.

3. Гибкость поставки - означает способность поставляющей системы учитывать особые положения (или пожелания) клиентов. Сюда относят:

- возможность изменения формы заказа;

- возможность изменения способа передачи заказа;

- возможность изменения вида тары и упаковки;

- возможность отзыва заявки на поставку;

- возможность получения клиентом информации о состоянии его заказа;

- отношение к жалобам при некомплектных поставках.

4. наличие запасов на складе поставщика;

5. возможность предоставления кредитов.

Соотношение значимостей отдельных показателей может меняться. Например, в условиях дефицита платежных средств в Российской Федерации высокое значение имеет предоставление кредитов. В то же время в странах с развитой рыночной экономикой наиболее значимым показателем является надежность поставки.

Часть закупаемой продукции предприятие ООО «Мир фурнитуры» реализует под заказ. После получения заказа ООО «Мир фурнитуры» сообщает о сроке поставки товара, который определяется в зависимости от потребительских свойств товара и может колебаться от двух недель до двух месяцев и точной стоимости товара. После получения информации о сроках исполнения заказа покупатель вносит предоплату, и предприятие начинает оформлять заказ у поставщика. После получения покупателем заказа, то есть продукции, он вносит оставшуюся сумму за товар.

Список литературы

1. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. - 2-е изд. - М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг", 1999. - 228 с.

2. Коммерческая логистика: Учебное пособие / Сост. О.И. Пухова, О.В. Саенко. - Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2002. - 112 с.

3. Король А.Н. Маркетинг закупок: учебное пособие. - Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2005. - 213 с.

4. Отчеты и внутренние материалы ООО «Мир фурнитуры».

Размещено на Allbest.ru