Письмо в PR-деятельности и межличностной коммуникации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный университет технологии и дизайна»

ИНСТИТУТ БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ

КАФЕДРА СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

Курсовая работа студента II курса группы 2-СД-5

ТЕМА:

«Письмо в PR-деятельности и межличностной коммуникации

Невмирухи Анны Викторовны

Санкт-Петербург 2011

Оглавление

Введение

Глава I. Письмо в PR-деятельности

1.1 Классификация письменных материалов

1.2 Общие черты делового письма

1.3 Требования к оформлению делового письма

1.4 Электронные письма

Глава II. Письмо в межличностной коммуникации

2.1 Структура эпистолярного жанра

Введение

Несмотря на скорое развитие интернет-переписок и рассылки документов на И-мейл, письмо, отправленное с курьером или по почте, не утратило своей значимости. Благодаря ему, деловое приглашение или оповещение о чем-либо, отправленное конкретному адресату, приобретает наиболее особый, личностный характер. Навык отличного изложения информации на бумаге - требование ко всем работникам в сфере интеллектуального труда. На сегодняшний день ведущими работниками этой отрасли являются журналисты и PR-деятели. С момента становления профессии связи с общественностью в США, обязательным требованием к специалистам был опыт работы в журналистской среде, так как работать приходилось с составлением текстов, писем, отсчетов, большинство которых готовились именно для средств массовой информации. Вся документация составлялась по принципу: ясно, точно, сжато. Что происходит и по сей день, за исключением того, что больше не требуется иметь опят работы в сфере журналистики.

Продвижение информации -- главная цель создания любого PR-материала. Для удачного осуществления задачи, специалисту необходимо учитывать интересы, потребности и состав целевой аудитории, которой адресовано то или иное сообщение. Именно поэтому отбору этой самой аудитории уделяется большое внимание.

Связи с общественностью используют массу коммуникационных средств. Но одним из самых значительных является письменная коммуникация. PR-специалист должен не только правильно, грамотно и четко уметь выражать свои мысли на бумаге, но и составлять письма в правильной форме, рамки которой устанавливаются в зависимости от содержания сообщения и желаемой реакции адресата.

В первой главе курсовой работы мы рассмотрим классификацию письменных материалов в PR-деятельности. Отдельно проанализируем необходимость работы с контролируемыми материалами, так же изучим требования к оформлению деловых писем, их типы. Рассмотрим преимущества электронной переписки, а так же не оставим без внимания этикет при составление письма.

Межличностная коммуникация -- это процесс обмена сообщениями между двумя индивидами, а так же толкование и понимание этих сообщений. Предполагается, что участник данного вида коммуникации считает значимым мнение, самооценку и личностную характеристику своего партнера. Искусство межличностной коммуникации прямо связано с умением человека воспринимать мысли своего собеседника. Во второй главе курсовой работы мы рассмотрим одно из средств межличностной коммуникации -- эпистолярный жанр, а конкретнее -- письма.

Глава I. Письмо в PR-деятельности

Как мы уже выяснили, письмо в PR-деятельности занимает далеко не последнюю позицию по важности наличия и умения составления. В силу профессиональной специфики, специалисты по связям с общественностью используют множество способов передачи письменной информации до целевой аудитории. Для того, чтобы получше рассмотреть все возможные письменные коммуникации, проанализируем две большие категории, на которые делится вся масса текстов и документов, подготавливаемая PR-специалистами.

1.1 Классификация письменных материалов

Существуют контролируемые и неконтролируемые средства передачи информации. Разделение идет не по содержанию сообщения, а по тому, за кем в конечном варианте остается право контролировать объем, форму и содержание письменных материалов.

Контролируемыми материалами являются те, которые дойдут до целевой аудитории в том виде, в котором их подготовили специалисты самой организации. Допустимым является правка со стороны руководства, но это все-равно обозначает правку внутри организации, которая вполне оправданна и вероятна. К таким материалам, которые создаются для внешней аудитории и находятся под контролем самой организации, относятся:

· приглашение;

· брошюра, листовка;

· письмо;

· текст речей и выступлений;

· информационный релиз;

Так же, к контролируемым материалам относятся внутрикорпоративные виды письменной коммуникации:

· отсчет;

· медиа-план;

· информационный листок, бюллетень;

Неконтролируемыми материалами являются те, которые созданы специально для СМИ, в целях распространения. Такие материалы являются информационной основой для печатной продукции, которую подготавливают СМИ:

· статья;

· ньюс -, пресс-релиз;

· заявление для СМИ;

· письмо в редакцию;

1.2 Общие черты делового письма

И так, письмо относится к категории контролируемых материалов. Рассмотрим общие рамки, установленные для достижения ожидаемой реакции целевой аудитории на сообщение. Такие документы, как письма, приглашения, благодарности, напоминания почти всегда имеют персональную адресную форму. Ясность и точность так же являются положительными аспектами составления делового письма. При этом необходимо учитывать объем информации, который зависит от заранее известных предпочтений адресата. Одновременно быть кратким, но в то же время дать полную информацию -- вот главная задача PR-специалиста в работе над составлением информационного письма. Установка цели создания документа помогут обеспечить полное понимание и предопределение возможной реакции со стороны получателя. Так же, следует быть вежливым, но без излишеств. Все зависит от близости знакомства сторон. На всех письмах и документах данного типа обязательно проставляется имя составителя или организации.

1.3 Требования к оформлению делового письма

Деловые письма, как правило, пишутся на бланке организации -- белый лист формата А4. На нем должно быть обязательно указано полное наименование организации-отправителя, ее контактные телефоны и почтовый и электронные адреса. Если письмо пишется не на бланке, то эти данные должны быть указаны в любом случае. Сам текст печатается через один интервал, а абзацы разделяются красной строкой. Объем письма не должен превышать двух страниц, но если объем информации больше, то должным будет приложить сопроводительное письмо.

В верхнем левом углу письма указываются имя адресата, его должность или звание и тема сообщения. Обратиться к адресату можно так: «Уважаемый господин Сидоров». Если не известна фамилия, то вместо нее указывается должность.

Далее следуют три абзаца. Первый, вводный, абзац должен содержать причины и цели написания данного письма именно этому адресату. Во втором абзаце следует раскрыть суть дела. А в третьем можно изложить какие-либо предложения, исключительно в вежливой форме.

Подпись ставится под напечатанным именем отправителя с указанием должности и организации, либо справа от него.

Так же существует несколько правил оформления конвертов. Должен быть указан полный и точный адрес получателя: фамилия, имя, должность, полное название компании, дом, название улицы и страны. Адрес отправителя может не указываться, но в рамках этикета, лучше указать, если для этого есть свободная строка.

Составление списка адресатов -- ответственное дело. В него должны входить все компании, частные лица, организации, направление информации которым будет работать в интересах организации-отправителя. Со списком адресатов должна вестись постоянная работа, так как он постоянно меняется, в зависимости от направления деятельности организации и ее интересов в данный момент.

Специалисты по связям с общественностью вывели список наиболее важных видов деловых писем:

· информационное письмо, релиз;

· письмо-напоминание;

· письмо-подтверждение;

· письмо-претензия (должны быть указаны причины для предъявления претензии, сами претензии и конкретные требования);

· письмо-отказ;

· письмо-извинение;

· рекомендательное письмо

1.4 Электронные письма

Желание ускорить процесс рассылки писем, вынуждает нас пользоваться электронной почтой. Без сомнения, это более быстрый и качественный способ распространения писем. Но в таких письмах нельзя указывать конфиденциальную информацию, потому что многие почтовые ящики могут прослеживаться программистами конкурентных организаций. Но рассмотреть структуру электронного письма все-таки стоит.

Электронное письмо состоит из двух частей: текст и вводная информация. В первой указывается суть дела, его идея и причина, а от первой зависит уровень внимания адресата к данному письму. Очень важно в вводной части правильно, коротко и ясно выделить тему сообщения. В самом тексте нельзя использовать клавишу “Caps Lock”, это выглядит как требование или повышение голоса. Чувство юмора так же стоит оставить в стороне, так как неизвестна реакция получателя письма. Необходимо проверять перед отправкой точность адреса и ошибки в тексте, тем более, что на компьютере это сделать намного проще.

Глава II. Письмо в межличностной коммуникации.

2.1 Структура эпистолярного жанра

Эпистолярным жанром называют тексты, несущие информацию или оповещение в виде письма, открытки или телеграммы. В большинстве случаев, письмами обмениваются люди, не имеющие возможности лично контактировать друг с другом. До появления сотовой связи, домашних телефонов и прочей коммуникативной техники, именно при помощи писем люди общались друг с другом, что длилось на протяжении веков. На сегодняшний день эпистолярный жанр переживает не лучшее свое время. Друзья и родственники почти не используют писем, так же все меньше люди поздравляют друг друга с праздниками, юбилеями. Да и зачем. Ведь можно просто позвонить. Однако написать письмо -- означает вложить душу и переживания в написанное.

Переписка -- это монологическое общение. При этом, адресант должен написать письмо так, чтобы получить ответ адресата. Письма могут быть более жесткими, официальными, а могут быть частными, при этом писаться в более свободной форме. В начале письма принято интересоваться здоровьем и настроением адресата, а так же избегать книжности и вальяжных фраз. Подписаться можно именем, принятым в общении с адресатом. Само письмо пишется на хорошем, цельном листе, желательно черной ручкой. Помарки и исправления так же не приветствуются. Так же не стоит забывать ставить дату написания письма.

Рекомендательное письмо так же относится к эпистолярному жанру. Тут важно помнить, что адресант берет на себя ответственность за рекомендуемого человека или действие. Рекомендательное письмо всегда было ценнее устной похвалы или же телефонного звонка.

письмо деловой электронный коммуникация

Пример:

«Любезный Игорь Сергеевич.

Мой коллега совершает поездку по Вашей стране. Он мой старый друг, приятный, на мой взгляд, собеседник. Не сомневаюсь, Вам будет интересно встретиться и побеседовать с ним. Он, в свою очередь с надеждой ждет встречи с Вами.

Искренне Ваш -- Андрей Ильич»¹

Извинения и признание своей нетактичности приносят в письме-извинении. А письма-напоминания составляются только в самом вежливом тоне. Сдержанное и сочувственное содержание имеют письма-соболезнования. В научной сфере письмо является не только средством общения ученых, но и формой обмена информацией. Так же, письма, с точки зрения строения, имеют три композиционные части: зачин, средняя часть и концовка. Не ответить на письмо, считается дурным тоном, в прочем, так же, как не ответить на вопрос.

Размещено на Allbest.ru