Размещено на http://www.allbest.ru/

1. ОСНОВНІ ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТТЯ ТЕНДЕРНИХ ЗАКУПІВЕЛЬ

1.1 Поняття тендерних закупівель

Тендер(від англ. tender - торги, конкурс) пряме запозичення з англійської мови, використовуване для позначення торгів, конкурсів.

Що відмітно, поняття " тендер" не визначено в чинних українських правових актах, так само як і його похідні("тендерна заявка", "тендерна комісія", "тендерна документація"). Згідно із законодавством вживається слово " конкурс". Але, зважаючи на той факт, що у Українському діловому світі використовується поняття саме " тендер", тут і далі ми вживатимемо обидва поняття: і " тендер" і " конкурс".

Ті процедури, які ми нині називаємо тендерами, відомі світу досить давно. В Україні ж появу подібності сучасного тендеру(чи конкурсу) відносять до XVII століття, до петровських часів. Під час революційних перебудов тендери, загалом, перестали існувати, адже основна частина великих підприємств була націоналізована.

Пройшло більше сімдесяти років, і поступово звичай проводити торги зійшов нанівець. Проте, вже в 80-х роках будівельна галузь стала користуватися підрядними торгами. В той же час будівельні компанії брали участь навіть в міжнародних тендерах, хоча нормальної конкурсної системи розміщення замовлень навіть для потреб держави в Україні ще не було. Тільки на початку 90-х років почалося активне формування цієї системи.

Сама структура тендеру була створена в США(після Другої Світової Війни) для того, щоб боротися з корупцією. Відомо, що в 1946-му році на відновлення німецьких міст було виділено чималу кількість грошей, велика частина яких була роздана американських чиновникам в якості хабарів.

Щоб уникнути подібних ситуацій надалі, американці постаралися створити процес вибору постачальника як можна прозоріше, розписавши в деталях покрокові дії цієї процедури. Саме таким чином і виникла процедура проведення тендеру.

До такого ж рішення пришли в п'ятдесятих роках в ООН. Комісія по праву міжнародної торгівлі(ЮНСИТРАЛ) видала стандартний закон про закупівлі товарів, послуг і робіт, який добре пропрацював. У законі детально були описані процедури проведення тендерів. Попри те, що закон носить швидше рекомендаційний характер, більшість країн прийняли його, внісши невеликі поправки або повністю в тому вигляді, в якому він був написаний.

Слід зазначити, що цей закон став основою створення правил міжнародних інвестиційних фондів(наприклад, як Міжнародного Банку Реконструкції і Розвитку як підрозділу Світового Банку, так і самого Світового Банку).

У недержавний сектор економіки тендери перейшли в шестидесяті роки. І навіть Європейський Банк Реконструкції і Розвитку, який фінансує здебільшого комерційні структури, працює практично за тими ж правилами проведення тендерів, що і Світовий Банк.

тендер закупівля конкурентний товар

1.2 Види тендерів

Законодавство про державні закупівлі передбачає використання процедур :

· відкритих тендерів;

· закритих тендерів;

· спеціалізованих закритих торгів;

· двох етапних тендерів;

· запитів котирувань;

· закупівель у єдиного джерела.

Основним способом державних закупівель є тендери - спосіб видачі замовлень на постачання товарів, надання послуг або проведення підрядних робіт за заздалегідь оголошеними в конкурсній документації умовами, в обумовлені терміни на принципах змагальності, справедливості і ефективності.

Державний контракт полягає з переможцем такого тендеру - учасником, що подав пропозицію, що відповідає вимогам конкурсної документації і що містить найкращі умови(не обов'язково - мінімальне за ціною).

Конкурси підрозділяються на відкриті і закриті, можуть проводитися в один або два етапи. У відкритих конкурсах(тендерах) можуть брати участь будь-які правомочні постачальники.

Коли предметом конкурсу є контракт на постачання технічно складних товарів(робіт, послуг) вироблюваних обмеженим числом постачальників(виконавців), а так само коли йдеться про закупівлі, пов'язані з державною таємницею(постачання на потреби оборони і держбезпеки) проводяться закриті тендери. В цьому випадку в конкурсі можуть взяти участь тільки постачальники, що отримали персональне запрошення.

Двох етапні тендери(відкриті або закриті) організовуються у разі закупівель складної продукції, коли замовникові скрутно чітко сформулювати вимозі до предмета конкурсу або необхідно провести переговори з постачальниками(виконавцями) в цілях визначення їх можливостей вирішити завдання, що стоїть. Найчастіше цей спосіб використовується при проведенні конкурсів на укладення державного контракту на виконання науково - дослідницьких, досвідчено - конструкторських і технологічних робіт, а також у будівництві.

Такий підхід дозволяє замовникові ознайомитися з можливостями постачальників і, оцінивши їх(існуючі на ринку методики, технології і т. п.) формулювати свої вимоги.

При проведенні двох етапного тендеру учасники на першому етапі подають свої пропозиції без вказівки ціни. Вивчивши пропозиції, організатор конкурсу може внести зміни і доповнення в конкурсну документацію. На другому етапі учасники повторно подають свої пропозиції(з урахуванням змін у вимогах організатора конкурсу) з вказівкою цін товарів(послуг, робіт), що поставляються.

Інші способи закупівель, такі як запит цінових котирувань і закупівлі у єдиного джерела, повинні застосовуватися або при невеликих об'ємах закупівель(менше 100 000 грн.), або в особливих випадках по спеціальному дозволу контролюючого органу. Проте на практиці держзамовники іноді порушують цей принцип, проводячи такі закупівлі без всяких узгоджень. Іноді так само закупівля штучно розбивається на дрібні лоти, щоб уникнути проведення конкурсу і організувати запит котирувань.

Запит цінових котирувань робиться не менше чим у двох постачальників. Кожен учасник подібних закупівель може запропонувати тільки одне цінове котирування.

При цьому закупівля може проводитися навіть у разі, коли після запиту встановлено, що лише один постачальник здатний виконати замовлення - в цьому випадку проводиться закупівля у єдиного джерела.

1.2.1 Класифікація тендерів

Сьогоднішні тендери відрізняють декілька принципів, по яких їх можна класифікувати. Наприклад, по складу учасників, тендери бувають відкритими, закритими і з обмеженим числом учасників. По допустимості зміни тендерних вимог : одно етапні тендери(переговори заборонені) і двох етапні(переговори допускаються).

По складу учасників :

· Відкриті тендери

· У тендері можуть брати участь будь-які організації. Про проведення відкритих тендерів публікуються оголошення в періодичному друці. Велике число учасників загострює конкуренцію, що дозволяє розмістити замовлення на вигідніших умовах.

· Закриті тендери

· Тендери оголошуються тільки для спеціально запрошених осіб, відібраних улаштовувачами торгів. Зазвичай в закритих тендерах беруть участь найбільш великі фірми або їх консорціуми.

· Тендери з обмеженою участю

· Якщо круг учасників точно не визначений, але обмежений якими-небудь умовами, наприклад країною, наявністю спеціального допуску і т.п., то це тендер з обмеженою участю. Процедура закупівлі з обмеженим числом учасників застосовується у разі, якщо закупівля робіт або послуг носить складний або спеціалізований характер і може бути запропонована обмеженій кількості учасників. Під час проведення тендерів з обмеженою участю тендерні пропозиції мають право надавати лише ті учасники, які запрошені замовником взяти участь в процедурі закупівлі.

По допустимості зміни конкурсних вимог

Тендери також можна класифікувати по допустимості зміни конкурсних вимог до продукції в процесі обговорення конкурсних заявок між організатором і учасниками.

· Одно етапні тендери

· Вид тендеру, який проводиться в один етап, де особа бажаюче в тендері, подає одночасно документи для визначення учасників тендеру і переможця тендеру. У цьому виді тендеру переговори заборонені.

· Двох етапні тендери

· Вид тендеру, який проходить в два етапи з проведенням на першому етапі переговорів з технічної частини пропозицій постачальників. Процедура двох етапного тендеру передбачає, що організатор тендеру на першому етапі розробляє початковий(зразковий) варіант технічного завдання, на основі якого постачальники готують первинні тендерні заявки(без вказівки ціни і інших комерційних умов). Далі організатор тендеру проводить переговори, на яких узгоджуються різні варіанти рішення завдання, запропоновані постачальниками, за результатами яких організатор тендеру готує остаточний варіант технічного завдання.

На другому етапі постачальники(тільки ті, які брали участь в першому етапі) подають остаточні конкурсні заявки з технічною пропозицією(підготовленим згідно з уточненим варіантом конкурсної документації) і комерційною пропозицією(ціни або розцінки, терміни постачання і графік платежів, умови постачання і так далі) в тому ж порядку, в якому відбувається підготовка і подання конкурсних заявок в ході відкритого тендеру. Отримавши такі остаточні тендерні заявки, організатор тендеру забезпечує їх зіставлення і оцінку, вибирає постачальника, що виграв тендер, і укладає з ним договір.

Двох етапні тендери використовуються досить рідко в силу складності і тривалості процедур. Вони використовуються у разі закупівлі складної(унікальною) дорогої продукції.

За процедурою допуску до тендеру

· Загальна

· З попереднім кваліфікаційним відбором

Подання і прийом заявок на тендер

Заявки на участь в тендері мають бути підготовлені постачальниками і вчасно подані на розгляд замовникові - організаторові тендеру. Порушення термінів подання заявок призводить до їх відхилення(дата і час закінчення прийому заявок вказана в конкурсній документації).

Слід зазначити те, що іноді замовник вимагає не лише оригінал конкурсної заявки, але і декілька копій, що забезпечує як збереження документів, так і можливість роботи з ними декількох членів комісії одночасно.

Необхідно згадати про те, що існує два варіанти запечатування копії заявки на участь в тендері. Її можна покласти в конверт разом з оригіналом або ж запечатати в окремий конверт. У останньому випадку виникає необхідність позначки цього факту на сторінках журналу реєстрації, а також в розписці.

Найчастіше заявки на участь в тендері вкладаються в конверти, які оформляються певним чином і запечатуються. Крім того, заявки мають бути зареєстровані в спеціальному документі, наприклад, в журналі реєстрації, а представник постачальника отримує розписку про те, що заявка отримана.

У поданні і прийомі заявок беруть участь дві особи: член конкурсної комісії, який приймає заявки (представник замовника або організатор тендеру) і представник постачальника, який повинен представити заявку на участь в тендері, причому усе це відбувається в офісі представника замовника.

Як це відбувається:

Отже, представник постачальника знаходиться в офісі організатора тендеру. Останній повинен переконатися в тому, що конверт запечатаний і оформлений за усіма правилами конкурсній документації.

У тому випадку, коли конверт не запечатаний або неправильно оформлений, організатор тендеру може повернути конверт, детально пояснюючи, яким чином його треба підготувати. Якщо ж така можливість відсутня з якої-небудь причини(наприклад, заявка була подана в крайні терміни або прийшла поштою), то представник замовника повинен попередити представника постачальника про наслідки. І знову ж таки треба зробити відповідні позначки про це в журналі реєстрації і розписці.

Таким чином, організатор тендеру пропонує представникові замовника від руки написати на конверті із заявкою на участь в тендері поточну дату і час, прізвище, ім'я і по батькові, і поставити підпис. Сам же він залишає на конверті позначку про те, що це прийнято, а також записує поточну дату і час, прізвище, ім'я і по батькові, і розписується. Потім цей факт знову ж таки позначається в журналі реєстрації, після чого представник замовника пише розписку про цей факт для того, щоб передати її представникові постачальника.

Усі описані дії призначені для того, щоб уникнути нерозуміння і конфлікту між замовником і постачальниками.

Що таке "закритий тендер"?

Закритий тендер проводиться так само, як і відкритий. Існує лише відмінність у виборі учасників. Якщо у відкритому тендері може взяти участь будь-яка компанія, в процесі закритого тендеру запрошення до участі не публікується. У закритому тендері беруть участь тільки ті постачальники, яких запрошує замовник. Відповідно і інформація про результати закритого тендеру не публікується.

Існує декілька причин, із-за яких проводиться закритий тендер :

· Якщо тільки невелика кількість постачальників має кваліфікацію, яка влаштовує замовника, або якщо продукція є в наявності тільки у обмеженої кількості постачальників.

· Якщо закупівля носить прихований характер, або сама продукція закуповується для потреб безпеки.

· Якщо витрати і час, які йдуть на оцінку і розгляд значної кількості конкурсних заявок, перевищують вартість закуповуваних товарів, послуг або робіт.

Слід зазначити те, що, незважаючи на досить жорсткі вимоги до кваліфікації постачальників в конкурсній документації, дуже часто їм відповідає велика кількість компаній. Крім того, існують і недостатньо кваліфіковані постачальники, які, проте, подають заявки, ігноруючи вимоги замовників.

В результаті замовник може зазнати великих збитків. Він втратить час на вивчення заявок, які навряд чи значно відрізняються один від одного за ціною і іншими критеріями. Отже, оперативність сильно знизиться, а витрати на проведення закупівлі значно зростуть.



1.2.2 Відкритий тендер є основним способом конкурентних закупівель

У відкритому тендері можуть взяти участь усі постачальники, що діють згідно із законодавством і відгукнулися на сповіщення про проведення тендеру, які розповсюдив замовник.

В основному подібну інформацію можна знайти в спеціалізованих виданнях, наприклад, електронних. Замовник може розмістити її на спеціальному Інтернет-ресурсі. Крім того, оголошення можуть публікуватися в газетах, журналах і в інших ЗМІ.

Тендер проводиться самим замовником або ж уповноваженим їм організатором. Головним документом проведення тендеру є конкурсна документація, яка зазвичай поширюється безкоштовно, у будь-якому випадку плата не перевищує витрат її розсилки і тиражування. У конкурсній документації розписані процедура проведення тендеру, вимоги до закупівель, а також необхідна кваліфікація постачальників з подальшими критеріями вибору переможця.

Заявки на участь в тендері необхідно оформити відповідно до вимог конкурсної документації і до закінчення терміну, вказаного в документації. Ймовірно, що в заявку доведеться включити список певних гарантій, наприклад, договір поручительства або банківську гарантію. Слід пам'ятати про те, що тендер не відбудеться, якщо на участь в нім подана всього одна заявка.

Після подання заявок на участь в тендері, представники постачальників, що подали пропозиції вчасно і згідно зі встановленими правилами, беруть участь в публічній процедурі розкриття заявок. Під час цієї процедури оголошується список усіх учасників тендеру, а також вартість їх пропозицій.

Потім конкурсна комісія перевіряє усі заявки на відповідність вимогам конкурсної документації. Сюди входить рівень кваліфікації постачальників, а також оцінка їх правомочності. Іноді для цієї процедури притягають експертів.

Після цього етапу і визначають переможця, з яким проводять переговори, після яких(у разі успішного завершення) полягає контракт.

Проте, переговори не завжди завершуються успішно, і у такому разі організатор конкурсу запрошує на переговори іншого постачальника, який зробив наступну по вигідності пропозицію. Не виключена і процедура попередньої кваліфікації, під час якої вибирають тільки тих постачальників, що виявили взяти участь в тендері, які пропонують товари, роботи або послуги, задовольняючи вимоги замовника.

1.2.3 Процедура закритого тендеру

Відомо, що в закритому тендері можуть взяти участь тільки спеціально запрошені постачальники. У закритий тендер входять закупівлі продукції спеціального характеру(вона виготовляється і поширюється обмеженим числом постачальників) або порівняно невеликий об'єм закупівлі, через що витрати на проведення тривалих процедур не вигідні.

Закупівля на закритому тендері має бути погоджена з певними органами державної влади. Це зроблено для того, щоб орган державної влади, який має уявлення про ринкову ситуацію і не залежить від державного замовника, підтверджує необхідність проведення закритого тендеру.

Отже, процедура проведення закритого тендеру розпочинається з того, що замовник розсилає персональні запрошення на участь в закритому тендері постачальникам, які дізнаються про те, що постачальник хоче зробити закупівлі саме на закритому тендері. Постачальник просить конкурсну документацію, яку потім отримує від замовника і готує відповідно до вимог, вказаних в конкурсній документації.

Замовник зобов'язаний відповісти на усі питання за змістом конкурсної документації, які задають постачальники, при цьому він може у будь-який момент внести зміни в конкурсну документацію. Постачальники враховують їх, а потім підготовлені заявки відправляють замовникові, який їх реєструє і видає розписки про їх отримання. Потім він розкриває отримані конверти у присутності постачальників, перевіряє точність їх оформлення і виправляє очевидні помилки.

Далі замовник оцінює кваліфікацію постачальників, запропоновану продукцію і упорядковує заявки у міру переваги. Постачальникам, з якими співпраця здається найбільш вигідною, вирушає запрошення до укладення контракту.

У разі успішних переговорів, замовник і постачальник підписують контракт, а потім замовник повідомляє про це інших постачальників, що подали заявки на участь в закритому тендері.

Запити котирувань пов'язані із закупівлями серійної продукції, тому вони просяться, як правило, у трьох компаній і більше, а вибір постачальника відбувається по порівнянню цін.

Спосіб запиту котирувань досить оперативний і економічний. При цьому кожен постачальник може надати лише одне цінове котирування, використовуючи стандартну форму, без можливості її зміни.

Протокол запиту котирувань, до якого вони усі додаються, оформляється для документування закупівлі. Чим більше закупівель, тим нижче ефективність процедури запиту котирувань. Саме тому найчастіше встановлюють ліміт, вище за яке закупівлі повинні проводитися вже на відкритому тендері.

Відповідальні за закупівлі фахівці в основному не люблять проводити тендери, тому в нормативному документі замовника, який регламентує закупівлі, прописується неможливість їх розбиття на окремі. Мета - уникнути проведення тендеру.

Процедура запиту котирувань на участь в тендері розпочинається з розсилки замовником запиту про вартість продукції. У цьому запиті перераховані умови постачань продукції і вимоги до неї. Також до документу додається проект контракту і форма цінового котирування.

Після того, як постачальники отримують цей запит, вони готує цінові котирування, враховуючи викладені вимоги, і відправляють їх замовникові. Отримавши котирування, замовник перевіряє, чи правильно вони оформлені, потім оцінює їх і вибирає кращу(звичайно це котирування з найнижчою ціною).

Вибравши краще, на його думку, котирування, замовник посилає постачальникові запрошення на переговори з можливим укладенням контракту. Постачальник, що отримав запрошення, як правило, приймає його.

Якщо переговори завершуються успішно, замовник, а потім і постачальник, підписує контракт. У разі підписання контракту з постачальником, замовник повинен сповістити про це інших учасників тендеру.

1.2.4 Процедура двох етапного тендеру

Процедура двох етапного тендеру розпочинається із залучення конкурсних заявок: замовник розсилає постачальникам персональні запрошення до участі, після чого постачальники просять конкурсну документацію і отримують її від замовників.

Постачальники готують первинні конкурсні заявки так, як належить, і відправляють їх замовникові, при цьому замовники відповідають на усі питання, що виникли при цій процедурі, а постачальники виправляють заявки відповідно до виниклих змін.

Отримавши заявки на участь в тендері, замовник реєструє їх і видає розписки про отримання. У разі потреби замовник проводить з постачальниками переговори. Потім замовник оцінює усі заявки і проведені переговори і вносить зміни в спочатку встановлені технічні вимоги, повідомляючи про це постачальників.

Тепер постачальники повинні представити остаточні заявки на участь в двох етапному тендері або відмовитися від участі.

Коли замовник приймає остаточні заявки на участь в тендері, він знову видає розписки про отримання і тепер проводить процедуру розкриття конвертів у присутності постачальників(якщо постачальники не є присутніми на процедурі, вони отримують інформацію про результати). Замовник дивиться, на скільки правильно і повно заповнені заявки і виправляє значимі помилки, при цьому постачальники або погоджуються з виправленням, або немає.

Після цього замовник оцінює кваліфікацію постачальників і їх правомочність відносно цієї діяльності, комерційну і технічну частину остаточних заявок і вибирає найпереважніші заявки.

Таким чином, постачальник отримує запрошення до укладення контракту. Після підписання контракту постачальником і замовником, останній сповіщає інших учасників тендеру про те, що контракт підписаний.

Двох етапний тендер може проводитися в декількох випадках:

· Якщо замовник збирається проводити з постачальниками переговори, щоб з'ясувати можливості забезпечення виконання контракту.

· Якщо відсутня можливість складання досить детальної технічної специфіки товарів або робіт, а також визначити характеристики послуг, для чого треба спочатку досліджувати ті пропозиції, які вже є на ринку.

· Якщо відбувається закупівля устаткування, яке швидко змінюється через технічний прогрес, і замовник не може знати все про модернізацію.

· Якщо відбувається закупівля складних товарів, послуг або робіт.

Отже, перший етап двох етапного тендеру відбувається таким чином, що постачальники не вказують ціни, а тільки представляють технічну специфіку пропозицій.

Замовник має право на проведення переговорів з будь-яким постачальником, а після закінчення етапу вносить в конкурсну документацію доповнення і/або зміни. Після цього заявки постачальників, що не відповідають кваліфікаційним вимогам, можуть бути відхилені.

Другий етап двох етапного тендеру вимагає від постачальників представлення підсумкової технічної пропозиції, яка має бути складена з урахуванням змін конкурсної документації, а також пропозиція за ціною.

Усі отримані пропозиції оцінюються так само, як і при процедурі відкритого тендеру.

Слід зазначити, що іноді до двох етапних тендерів зараховують тендери з попереднім відбором по класифікації, вважаючи це першим етапом, але це неправильно. Насправді ж це усього лише варіація одно етапного тендеру.

1.2.5 Система держзакупівель

На сьогодні система тендерів в Росії досить добре працює і активно розвивається. Проте, існує ряд проблем, пов'язаний з процедурою проведення тендерів в нашій країні.

Наприклад, незважаючи на позитивну динаміку витрачання фінансових коштів через систему тендерів, зазвичай ці суми реальні менше витрачених на держзакупівлі засобів. На жаль, статистика не відбиває повну інформацію про конкурси, хоча і свідчить про збільшення кількості тендерів, що проводяться.

Мінус закритих тендерів в тому, що вони дозволяють порушувати права постачальників, хоча нині програвши постачальники частенько відстоюють свої права в суді, причому дуже вдало. Велику проблему представляє і юридична неузгодженість: гроші видаються держструктурі у тому випадку, коли пройшла процедура конкурсу(була представлена копія протоколу про проведення конкурсних торгів).

Процедура проведення тендеру проводиться у тому випадку, якщо розмір закупівлі більше двох тисяч мінімальних оплат праці, внаслідок чого держорганізації намагаються уникати конкурсної процедури.

Окрім цінової відмови від тендеру, є і технічна причина, яка в нашій країні ігнорується. Адже запит котирувань проводять тільки тоді, коли продукція у усіх постачальників однакова(якраз в цьому випадку вибирають найвигіднішу цінову пропозицію). Проте послуги на замовлення виходять за рамки стандартного товару, тому запит котирувань в цьому випадку використовуватися не може.

Зарубіжні країни пропонують публікувати в пресі наміри і запити замовника навіть у разі запиту котирувань або проведення закритого тендеру. Але це просто повідомлення, тому ніхто не зобов'язаний давати подібну інформацію і не можна змусити замовників робити це.

Не дивлячись на все це, сьогодні система держзакупівель в Україні дозволяє постачальникам отримувати вірну інформацію про тендери. Поступово зникають труднощі першого робочого етапу конкурсних торгів. Система держзакупівель в нашій країні стає відкритішою і конкуренто здатною, що дуже важливо для постачальників.

1.2.6 Запит пропозицій

Запит пропозицій є основним способом закупівлі послуг. Ця процедура також може застосовуватися тоді, коли замовник має уявлення про мету закупівлі, але не зовсім розуміє, яким чином можна це зробити, тому він просить варіанти у постачальника.

Запит пропозицій використовується у тому випадку, якщо усі конкурсні заявки в результаті відкритого тендеру були відхилені, або на тендер взагалі не були представлені заявки(у такому разі причиною може бути не трудність завдання, а невдале залучення постачальників до участі в тендері).

Зазвичай замовник згадує в запиті пропозицій очікуваний від постачальника результат або загальну інформацію про бажану закупівлю товарів, послуг або робіт. Сам запит пропозицій може складатися з декількох інформаційних частин.

Сюди входить інформація про замовника, вимоги до технічних і іншим параметрам закупівлі, вимоги, якою повинні відповідати сам постачальник, список критеріїв, по яких оцінюються пропозиції, певні вимоги до оформлення документації, а також терміни, форма і місце представлення пропозицій.

Коли замовник отримує пропозиції, він може провести переговори з учасниками тендеру, за підсумками яких він має право внести якісь зміни в пропозиції. Головне, щоб в переговорах могли брати участь усі постачальники, чиї пропозиції не були відхилені. Після закінчення переговорів такі учасники тендеру можуть представити вже остаточні пропозиції, які вже згодом порівнюються.

Під час запиту пропозицій добре б посилати учасникам тендеру певні форми для заповнення, тому що пропозиції постачальників, які поступають в довільній формі, часто не містять повну інформацію для замовника, навіть тоді, коли в запиті вказана необхідність обов'язкових відповідей на усі поставлені питання. Саме тому такі форми згодом важко зіставлятиме.

Помилки організаторів і учасників тендеру

Організатори тендеру часто роблять більш менш очевидні помилки під час процедури торгів. Ми перерахуємо лише найпоширеніші.

Досить часто організатори тендеру створюють його саме під пропозицію конкретного постачальника. Таким чином, в конкурсну документацію включають помилкову або некоректну технічну специфікацію.

Окрім цього, відомі випадки і приховання інформації, яке проявлялося в уявленні неповного комплекту конкурсній документації або в запізнілих запрошеннях до участі в тендері. Тут же відмітимо ще одне порушення - зменшення терміну підготовки конкурсних пропозицій.

Як відомо, вартість конкурсної документації не повинна перевищувати витрат на тиражування, проте відомі випадки, коли організатори тендеру завищували її вартість, щоб окупити не лише наклад, але і розробку. Саме двозначне формулювання або неясність в конкурсній документації зустрічається нерідко, також будучи помилкою організаторів тендеру.

Однією з очевидних помилок є внесення надмірних вимог, таких як штучне обмеження або невиправдане завищення вимогам до кваліфікації учасників тендеру. Тут же можна відмітити і порушення правил проведення тендеру, прописаних в конкурсній документації. Наприклад, пропозиції оцінюють за тими критеріями, які не передбачені конкурсною документацією.

Звичайно, існує причина таких порушень. Це недопрацьоване законодавство і недостатня кваліфікація фахівців з держзакупівель, а також просто незаконні дії. Крім того, у контролюючих органів можливості досить обмежені, що знову ж таки не сприяє поліпшенню ситуації.

Проте, і постачальники частенько здійснюють помилки. Найбільш поширеними є відсутність чіткого плану робіт через те, що пропозицію готують в крайні терміни, незнання процедур проведення тендеру і законів, що відносяться до держзакупівель, а також неуважне відношення до вимог конкурсної документації.

Помітимо, що учасники тендеру іноді проявляють просто недбале відношення до складання конкурсної документації, внаслідок чого зустрічаються навіть безглузді помилки.

1.3 Теорія проведення тендерів

Основна мета проведення тендеру - вибір організатором найкращої пропозиції від представлених компаній в області будівництва, дизайну, архітектури. Тендер проводиться на безкоштовній основі відповідно до певних правил. Іншими словами, тендер є щось подібне до добровільного змагання компаній за отримання замовлення від клієнта.

Переможцем тендеру стає, як правило, тільки одна компанія. Це означає, що саме її концепція, пропозиція або робота отримує право на життя у бурхливому морі будівельного ринку і оплачується замовником.

Організаторові тендер дає можливість ознайомитися з різними точками зору професіоналів на об'єкт і вибрати краще. Для учасників це можливість показати свій професійний рівень, отримати замовлення, використати факт перемоги в тендері для свого " промо".

До речі, головною умовою проведення тендеру є його відкритість і надання повної інформації. Будь-яка компанія має право знати, з ким з конкурентів йому належить змагатися. Тому до числа обов'язків організатора входить складання списку компаній - учасників(спочатку потенційних, а потім тих, хто підтвердив участь) і ознайомлення з ним претендентів на замовлення. Склад і кількість учасників можуть кардинально вплинути і на рівень робіт, і на сам факт участі будівельних компаній.

Деякі принципово не беруть участь в тендерах зі своїми прямими конкурентами або операторами з поганою репутацією. До речі, відмова від участі в тендері - цілком нормальне явище. З іншого боку, включення компанії в список учасників тендеру в сусідстві іменитих, відомих колег, організованого великим, відомим замовником, вже є рекламою і показником рівня учасника.

Рекомендована кількість учасників тендеру - не більше п'яти, більша кількість учасників, як свідчить світовий досвід, може негативно вплинути на якість процесу і кінцевого результату.

Дуже важливі терміни проведення тендеру. Авральні терміни перетворюють тендер на формальність: пропозиція участі в тендері, прислана за два, - три дні до його закінчення, краще проігнорувати як несерйозне. Занадто розтягнуті терміни теж не на користь тендеру - учасник може просто відмовитися від подальшої участі. Оптимальний термін складає дві-три тижні. Некоректно запрошувати одного з учасників "в останню мить", це ставить нерівні умови по термінах підготовки.

Процедура презентації і форма тендерних робіт різні - від надання роздруків, доставлених кур'єром, до особистого представлення роботи у вигляді електронної презентації. Головне, щоб учасник був ознайомлений з вимогами організатора тендеру щоб уникнути неприємних несподіванок. Принципи відбору переможців організатор повинен визначити заздалегідь і повідомити учасників. Чим чіткіші критерії наводяться, тим більше довіри до організатора. Як свідчить український досвід проведення тендерів, саме унаслідок суб'єктивної оцінки розробок("якщо сподобається нашому керівництву") багато компаній негативно відносяться до тендерів.

Припущення деякими тендерами надання готового проекту також не говорить про серйозність заходу. Професійні компанії ретельно вивчають об'єкт будівельних робіт, перш ніж створити готовий проект. Тому організаторам треба розуміти, що " готові" продукти у будь-якому випадку будуть " сирими". Не можна поєднувати в одному тендері різні області будівельних робіт, організаторові краще визначити пріоритети або проводити два різні тендери. Деякі замовники прагнуть віддати реалізацію проекту в одні руки, але насправді будь-яка організація може бути лідером тільки в чому-небудь одному. Для виконання інших робіт або послуг притягуються підрядники - знову-таки спеціалізовані компанії.

Виходячи з вищесказаного, вимальовується певний алгоритм проведення тендеру :

1. Визначити мету, об'єкт і терміни проведення тендеру.

2. Скласти бриф для учасників тендеру. Бриф повинен містити:

- Терміни тендеру.

- Правила участі.

- Мета тендеру.

- Об'єкт тендеру і його характеристики.

- Передбачуваний бюджет.

- Інформацію про ринок, конкурентів, дані досліджень, наявні матеріали і так далі

- Критерії відбору переможців.

- Форму представлення робіт/пропозицій.

- Інші побажання.

3. Скласти список потенційних учасників тендеру(до 10 компаній).

4. Розіслати запрошення на участь в тендері(зі списком потенційних учасників) і бриф. Як варіант - інформацію в ЗМІ, Інтернет про оголошення тендеру.

5. Отримати підтвердження участі в тендері.

6. Отримати попередню інформацію про досвід і спеціалізацію потенційних учасників.

7. Скласти список учасників тендеру(не більше п'яти компаній) і розіслати його учасникам.

8. Визначити порядок представлення робіт і черговість учасників, повідомити про час презентації і жюрі тендеру учасникам(у разі особистої презентації).

9. Проаналізувати представлені роботи.

10. Провести другий тур тендеру(у разі, якщо правила проведення тендеру передбачали це).

11. Визначити переможця.

12. Повідомити підсумки тендеру усім учасникам і подякувати їх за участь

13. Сплатити роботу переможця, відповідно до заявлених розцінок.

Умовою проведення ефективного тендеру є його відкритість і надання повної інформації.

1.4 Українська практика проведення тендерів

Відношення будівельних компаній до тендерів саме різне: одні беруть участь в тендерах регулярно, інші взагалі не беруть участь, треті підходять до участі вибірково. Недовіру до тендерів учасники пояснюють відсутністю об'єктивності і невиконання правил проведення тендерів організаторами. Організатори нарікають на недостатньо високий рівень представлених робіт і "великі організаційні зусилля".

Сьогодні проведення тендеру в Україні частенько нагадує барикаду, де по одну сторону знаходяться організатори, а по іншу " учасники. Більшість організаторів погано володіють інформацією про будівельний ринок, зокрема, про спеціалізацію компаній, їх рівень, досвід і принципи проведення певного роду будівельних робіт.

Можливо, причина криється в " всеїдності" більшості тендерів - організатори не завжди визначають чіткі критерії участі. У одному тендері можуть прийматися роботи за абсолютно протилежними напрямами діяльності, що суперечить спеціалізації і структуризації будівельного ринку. Організатори не завжди надають корисну інформацію у брифе, обмежуючись лише загальними формулюваннями, не надають необхідній інформації про конкурентів, про ситуацію на ринку. Часто не називається бюджет, адже його величина вже містить в собі певні можливості або, навпаки, виключає деякі види робіт.

На жаль, в нашій країні можна зустріти використання тендерних розробок без узгодження з компаніями-розробниками. А українське законодавство доки не дає можливості компаніям практично захистити свої права. Широкий розголос в ЗМІ міг би відбити бажання " піратствувати", але ЗМІ не виявляють особливої цікавості до цієї проблеми, посилаючись на суб'єктивність і зацікавленість " скривдженої" сторони. До речі, часто проводяться "фіктивні тендери", переможець яких заздалегідь відомий, а проведення цього заходу продиктоване необхідністю відзвітувати перед засновниками або західними інвесторами.

Частенько організатори " забувають" оголосити переможця - іноді тому, що його просто не існує. Тендер, в якому немає переможця, перетворюється на масштабну безкоштовну консультацію з боку учасників. Дізнатися, хто переміг, важливо не лише самому переможцеві, але і іншим учасникам тендеру. Лист з такою інформацією і словами вдячності за участь - елементарна ввічливість організатора.

Правда, учасники теж не завжди поводяться коректно по відношенню один до одного. Наприклад, транслюють організаторові різні чутки і неперевірені відомості про конкурентів. Компанія-організатор у такому разі повинна пам'ятати, що професіонали не бояться конкуренції і вважають за краще добре відзиватися про колег по бізнесу.

Знижка або вартість робіт, послуг може бути головним критерієм відбору переможця. Тоді тендер зводитися до надання прайс-листа або конкретної комерційної пропозиції. Фактично ж в поняття " ціна" входить не лише сума грошей, яку необхідно перерахувати, але і пов'язаний з наданням продукції спектр послуг. Тому порівнюються завжди послуги, а не ціни самі з себе. Досвід, імідж, репутація компанії впливають на рівень заявлених цін - краще заплатити більше, але виключити риски, пов'язані з некомпетентністю і безвідповідальністю. Провідні оператори вже давно оцінюють " нематеріальні" послуги(креатив, консалтинг, організаційні зусилля) окремо від матеріальної частини. Професіонали розглядають, передусім, об'єм робіт і усвідомлюють рівень відповідальності у разі отримання замовлення, а потім вже оцінюють фінансові показники.

Незважаючи на багато негативних моментів проведення тендерів в Україні, будівельні компанії все ж починають розуміти, що участь в тендері - це, у будь-якому випадку, школа. Вони вчаться презентувати, відстоювати свою точку зору, поважати себе, клієнтів і конкурентів. До того ж, це можливість показати себе з кращого боку високопоставленим замовникам, спілкування з якими в звичайних умовах організувати дуже важко. Для молодих компаній тендер - це хороший спосіб заявити про себе, для зростаючих - кристалізувати свою політику, а для досвідчених участь в тендері - це, передусім, підтвердження свого рівня і можливість тримати себе у формі.

Размещено на Allbest.ru