Планирование материальных ресурсов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Планирование материальных ресурсов

1. Компоненты продукции: покупать или производить

материальный запас управление поставка

Любая деталь или компонент продукции могут быть изготовлены своими силами или куплены. Каждый производитель должен иметь представление: на что обращать внимание при принятии решения о самостоятельном производстве компонентов или их покупке и каковы относительные преимущества и недостатки разных решений.

Почему возникает проблема выбора: покупать компоненты или производить их самим?

В принципе, Вы должны исходить из того, что Вам более выгодно: изготовить все самому, либо купить уже изготовленные кем-то компоненты, подходящие для Ваших изделий. Поэтому в отношении каждого расходуемого элемента, компонента продукции или узла Вам следует рассматривать вопрос о целесообразности его покупки или изготовления своими силами. Даже готовая продукция может быть объектом решения такого вопроса, хотя покупка готовых товаров перемещает бизнес из сферы производства в сферу посредничества и обслуживания.

На практике производители чаще всего стараются достигнуть оптимального с их точки зрения баланса между «чужими» и «своими» компонентами. Расходные элементы, такие, как сверла, эмульсии, припои для электроприборов, смолы и краски, производятся в достаточном количестве относительно недорого и вполне доступны. Как правило, не возникает даже вопроса относительно самостоятельного изготовления такой стандартной продукции.

Небольшие, недорогие компоненты для производственных процессов, такие, как винты, болты, предохранители и подшипники, также широко распространены, и их можно приобрести по цене, которая значительно ниже расходов на собственное производство.

На некоторых стадиях производственного процесса часто требуется обработка или доводка, например, отделка поверхности, закалка металла, полировка или покрытие смолой. Все эти операции могут выполняться субподрядчиками, которые, являясь специалистами в данной области, сделают это дешевле, чем Вы сами.

Из приведенных выше простых примеров видно, что решение о том, производить компоненты самим или покупать их, зависит в основном от трех факторов: цены, наличия компонентов и возможности избежать вложения капитала в стандартный производственный процесс. Эти факторы облегчают принятие решения. Но проблема состоит в том, чтобы выбрать те компоненты и процессы, на которые действительно распространяется возможность собственного производства. И здесь выбор сделать гораздо труднее.

Как наш выбор может повлиять на масштаб производственного процесса?

Рассмотрим два крайних случая.

Если все основные компоненты и узлы покупаются, а фирма производит только их сборку, это приводит к относительно ограниченному производственному процессу, который называется узкомасштабным производственным процессом и зависит от политики внешних закупок и координации снабжения.

При прямо противоположной ситуации, когда закупается только сырье, а большинство компонентов, узлов и отделочных работ осуществляется своими силами, частично упрощается проблема снабжения, но при этом производственный процесс приобретает широкие масштабы, а значит, усложняются Ваши производственные задачи.

На практике многие растущие малые фирмы начинают с производства компонентов или узлов как субподрядчики, и только потом, по мере роста объема продажи и осознания ситуации на рынке, переходят к широкомасштабному производству.

В чем состоят преимущества и недостатки широкомасштабного производственного процесса?

Основным недостатком широкомасштабного производственного процесса является то, что он обычно требует значительных капиталовложений в оборудование, технологию и оснащение. Такой вид капиталовложений в производство относительно стабилен и не претерпевает быстрых изменений.

По мере того как компания переходит к выполнению более сложных производственных задач, растут накладные расходы. Капиталовложения в производство, как правило, свидетельствуют об уверенности в своей продукции, технологических процессах, потребителях или рынках. При радикальном изменении спроса или при существенном усовершенствовании технологии конкурентов может оказаться, что Ваша фирма не обладает ни достаточной гибкостью, ни средствами, чтобы быстро отреагировать на эти фундаментальные или радикальные изменения.

Но, с другой стороны, капиталовложения в производство обладают рядом преимуществ. Они позволяют улучшить контроль над всем производственным процессом и быстрее реагировать на колебания спроса и развитие фирм потребителей.

Высокие характеристики продукции, уровень мастерства и ноу-хау являются сильным орудием в конкурентной борьбе, особенно если речь идет о наукоемкой продукции. Эти качества очень привлекательны, и поэтому многие небольшие производственные компании, особенно те, которые основаны на наукоемких производствах, имеют тенденцию выбирать широкомасштабное производство, что в большей мере обусловлено:

·гордостью за свою продукцию ("кроме нас никто не сможет достичь такого качества");

·невежеством (непониманием и неспособностью оценить все возможные последствия);

страхом планирования ("поставщики не смогут соблюдать наши сроки").

А в чем состоят преимущества и недостатки узкомасштабного производственного процесса?

Узкомасштабный процесс имеет прямо противоположные свойства, не требуя высоких капиталовложений в производство (это принимают на себя поставщики) и имея более гибкое производство, которое позволяет менять стратегию при очень незначительных капитальных затратах.

Задачи производства относительно просты, внутренние накладные расходы невысоки, но при этом усложняются задачи координации снабжения, контроля, ресурсов, соблюдения графиков и осуществления связи с поставщиками, а все это требует определенных расходов. Квалификация и ноу-хау могут быть относительно невысокими, и только немногие работники могут обладать достаточным знанием продукции и технологии.

Но все же для многих фирм окончательная сборка продукции требует высокой квалификации, и именно от нее зависит качество продукции. Компания может обладать ноу-хау, точно отвечающим потребностям рынка или клиента, и это будет основой бизнеса.

Как принять решение: покупать компоненты или производить их самим?

Сначала определите положение Вашего бизнеса на шкале масштаба производственного процесса. Не забывайте, что это положение меняется с течением времени, поэтому:

Укажите положение Вашего бизнеса пять лет назад или во время создания фирмы.

Укажите положение Вашего бизнеса на сегодняшний день.

Если Вы способны указать основные причины таких изменений, то сможете определить влияние рынка на Ваш бизнес. Вы сможете также более глубоко проанализировать Ваше управление фирмой, если точно определите, были ли эти изменения запланированы или произошли в результате роста бизнеса или расширения ассортимента продукции. Повлияло ли введение новой технологии на соотношение объема компонентов, закупаемых и производимых своими силами? Если Вы можете определить последствия, Вам будет легче планировать ваш бизнес в будущем.

Какие еще аспекты необходимо принять во внимание?

До этого мы говорили только о производственных аспектах, а решение о покупке или производстве своими силами связано с целым рядом других проблем (расширение производства, маркетинг, общие перспективы бизнеса). Учитывая эти проблемы, попробуйте составить перечень вопросов, которые необходимо принять во внимание:

· наличие и надежность снабжения;

· сравнение расходов на собственное производство и стоимости покупки компонентов;

· собственные возможности - квалификация и знания;

· контроль производства и снабжения;

· возможность реагировать на меняющийся спрос;

· ибкость нового процесса;

· наличие капитала;

· уверенность в спросе;

· конкурентоспособность при наличии у кого-либо такой же лицензии;

· дополнительное увеличение стоимости и т.д.

Содержание этого перечня может быть разным, в зависимости от характера бизнеса и характера принимаемых решений. Но отнестись к составлению перечня надо очень ответственно, привлекая к этой работе и к принятию решений Ваших коллег.

Как проанализировать возможные последствия выбора варианта покупки или собственного производства компонентов?

Большое значение здесь имеет метод рассмотрения вариантов решения по вопросу покупки или собственного производства компонентов. Окончательное решение представляет собой комбинацию анализа, опыта и сравнения многих факторов.

Наиболее вероятно рассмотрение следующих вопросов:

· Имеются ли у Вашего бизнеса внутренние возможности - квалифицированные работники, ноу-хау, оборудование и резервные мощности, чтобы производить данный компонент своими силами?

· Вписывается ли его производство в существующие процессы?

· Какая степень независимости Вашего бизнеса Вам необходима?

· Д ействительно ли для Вас важно производить данный компонент своими силами, или же Вы можете найти надежных поставщиков?

· Существуют ли поставщики, которые уже производят что-то подобное и могут легко приспособить свое производство для выпуска данного компонента? Предлагаются ли необходимые услуги широко, или они ограничены небольшим числом компаний, имеющих довольно редкую квалификацию? Могут ли эти компании гарантировать поставки? Могут ли они обеспечить необходимое качество при доступной цене? Каковы возможные последствия для размера запасов продукции? Можно ли организовать своевременные поставки?

· При покупке компонентов не произойдет ли потери квалификации или ноу-хау? Имеются ли какие-то технические элементы, которые создают угрозу конкуренции, если они будут поступать извне? Вложена ли в продукцию или технологию какая-то интеллектуальная собственность, которая нуждается в охране и должна оставаться в пределах собственного предприятия?

· Достаточно ли точно определены затраты? Учтены ли все производственные затраты? Как правило, капиталовложения в технологию, оборудование и другое оснащение очевидны, но учтены ли другие накладные расходы, такие, как транспорт или затраты на другие виды обслуживания или производства? Достаточно ли реалистично оценены накладные расходы для собственного производства компонента или экономия при их покупке?

· В решении производить компоненты своими силами учтено ли увеличение расходов на управление производством в связи с повышением его сложности? При решении покупать компоненты учтены ли расходы на дополнительное руководство поставками и планированием?

· Уменьшится ли гибкость Вашего производства при решении производить компоненты своими силами из-за потребности в капиталовложениях в оборудование и долгосрочных обязательствах? Какова при этом степень риска? Можно ли запланировать поэтапные капиталовложения? Улучшатся ли перспективы Вашего бизнеса благодаря приобретению оборудования и повышению квалификации обслуживающего персонала?

· Участвовали ли Ваши главные коллеги в принятии решений? Если ситуация с каким-либо компонентом или узлом действительно критическая и требует капиталовложений, возможны различные мнения и даже эмоциональные высказывания.

· Как себя ведут конкуренты? Каковы традиции и практика в рамках данной отрасли? Соответствует ли Ваш бизнес общим тенденциям или движется в новом направлении? В чем могут состоять преимущества перед конкурентами?

Хотя этот перечень вопросов и не является исчерпывающим, он дает представление о возможных направлениях обсуждения, если необходимо учесть все варианты. Конечно, Ваши ответы на эти вопросы будут зависеть от характера Вашей отрасли, степени развития Вашего бизнеса и Ваших личных настоящих или будущих целей.

Выводы и рекомендации

В отношении каждого расходуемого элемента, компонента продукции или узла Вам следует рассматривать вопрос о целесообразности его покупки или изготовления своими силами. Чем тщательнее Вы рассмотрите эти вопросы, тем вероятнее, что Вы выберете именно тот вариант, который будет наиболее целесообразным в Вашем бизнесе. И не забывайте учитывать эти аспекты постоянно по мере роста Вашего бизнеса!

2. Как выбрать политику поставок

Если Вы решили приобретать необходимые Вам для производства компоненты у поставщиков, то Вам необходимо выбрать политику поставок (закупок), которая позволит Вам формировать размеры партий, заказываемых для закупки у поставщиков и полностью обеспечивающих удовлетворение потребностей Вашего производства.

Как политика поставок влияет на затраты предприятия?

Любой производитель хочет свести размер поставки к минимальному количеству, на которое согласится поставщик, поскольку это минимизирует его затраты на хранение, такие как финансирование и складирование.

Однако заказ в небольших объемах влияет не только на административные расходы (к примеру, 12 заказов в год стоят дороже, чем 4), Вы также можете потерять скидку за количество. Более того, чем меньше объем Вашего заказа, тем чаще Вы рискуете остаться без запаса (Раздел 5.3).

Графически зависимость затрат от размера партии поставки выглядит так:



На графике видно, что с увеличением объема поставки затраты на хранение запаса увеличиваются, а затраты на пополнение запаса, соответственно, уменьшаются. А минимальные для Вас суммарные затраты будут находиться в месте оптимального соотношения указанных затрат.

Как рассчитать оптимальный объем поставки?

Один из широко используемых методов расчета объема поставки -- это модель "объема экономичного размера поставки". Используя эту модель, Вы сможете высчитать точку, в которой полные затраты минимальны. Эти затраты включают:

· затраты на финансирование и складирование, которые уменьшаются с сокращением поставки;

· административные затраты, которые увеличиваются с уменьшением поставки.

Модель "объема экономичного размера поставки" - это математическая формула для каждой позиции поставок. Она дает объем поставки с минимальными затратами для каждой позиции:



где О - затраты на каждую поставку, руб.;

S - годовое потребление запаса, руб.;

С - затраты на хранение поставки (финансирование и складирование), выраженные в соотношении со стоимостью поставки, %.

Какие варианты политики поставок наиболее широко используются в практике производственного бизнеса?

Известны несколько вариантов политики поставок, среди которых выделяют четыре базовых:

· Политика "партия за партией".

· Политика "экономически оптимальной партии поставки".

· Политика "постоянных интервалов".

· Политика "фиксированного ритма поставки".

Исходная информация для расчетов по всем видам политики поставок практически одинакова: это потребность и текущий остаток запаса компонента.

Что представляет собой политика "партия за партией"?

В соответствии с этим вариантом политики размер и срок поставки полностью соответствуют величине потребности Вашего производства и сроку возникновения этой потребности. При такой политике запасы данного компонента не создаются. Политику можно считать приемлемой и рациональной для дорогостоящих компонентов, хранение в запасах которых связано для Вашего предприятия со значительными издержками, в то время как затраты на поставку невелики.

Степень рациональности данного вида политики Вы можете оценить через отклонение размеров формируемых партий от рассчитанных экономически оптимальных. Также такая политика оправдана, если конечное изделие, куда входит данный компонент, изготавливается на заказ и неизвестно, будут ли повторения этого заказа в будущем, а сам компонент не является модулем достаточно широкого применения.

Что представляет собой политика "экономически оптимальной партии поставки"?

В соответствии с этой политикой Вы всегда пользуетесь фиксированным по величине размером поставки, равным оптимальному - "объему экономичного размера поставки". Это приводит к поставке лишнего количества компонентов, которое формирует запас. Эта политика наиболее приемлема при работе с дешевыми изделиями и материалами и/или в ситуациях, когда сам компонент является модулем достаточно широкого применения.

Что представляет собой политика "постоянных интервалов"?

В соответствии с этой политикой формируются партии разной величины, покрывающие суммарную потребность в компоненте на интервалах времени одинаковой продолжительности. Причем по окончании интервала новая поставка не поступает до тех пор, пока не возникнет следующая потребность. Поэтому между интервалами появляются перерывы. Запасы в этом случае формируются в начале интервалов, а к их концу снижаются до уровня страховых (Раздел 5.4). Такая политика подходит для компонентов, спрос на которые прерывист и изменчив по величине.

Что представляет собой политика "фиксированного ритма поставки"?

Этот вариант политики является разновидностью политики "постоянных интервалов" при условии, что между интервалами не делаются перерывы. Таким образом, заказы разной величины открываются ритмично, а ритм равен установленной длине интервала. Этот вариант наиболее приемлем для компонентов, спрос на которые постоянен и устойчив. Обе модификации последнего варианта политики используются преимущественно для заказа дорогостоящих компонентов.

Выводы и рекомендации

1. Сформулируйте, в чем заключаются потребности ваших клиентов и соответственно стратегия Вашего бизнеса.

2. Проанализируйте, какая стратегия поставок (закупок) будет в наибольшей степени соответствовать общей стратегии компании.

3. Проанализируйте возможные преимущества или недостатки производства каких-либо деталей на своем предприятии вместо того, чтобы закупать их у поставщиков.

4. Выберите стратегию поставок в зависимости от вида конечной продукции и потребностей вашего бизнеса. Это могут быть:

· Политика "партия за партией".

· Политика "экономически оптимальной партии поставки".

· Политика "постоянных интервалов".

· Политика "фиксированного ритма поставки".

5. Проанализируйте, что выгоднее для вашего бизнеса - небольшое количество постоянных проверенных поставщиков, долгосрочные контракты с которыми обеспечивают высокое качество поставок, или конкуренция между вашими поставщиками, в результате которой ваша компания может получить изделия по более низким ценам.

6. Ответьте на основные вопросы для определения эффективности закупочной деятельности:

· В какой мере затраты моей компании на приобретение необходимой продукции сопоставимы с затратами конкурентов?

· В какой мере способ организации закупок способствует наиболее полному удовлетворению потребностей моих потребителей?

7. Запомните, что указанные четыре варианта политики приводят к формированию совершенно различных последовательностей поставок одного и того же компонента, сопряженных с разными затратами. Таким образом, выбор политики, наиболее соответствующей каждому компоненту изделия, можно считать определяющим решением производственного менеджмента на предприятии.

Выбор оптимального варианта политики поставок по критерию минимизации затрат рассмотрен в Приложении 9.4.

3. Зачем создают запасы

Наверное, Вам знакома такая картина. Покупатель приходит в магазин бытовой техники, чтобы купить, например, вентилятор. Но сейчас “пик” сезона, и вентиляторов нет на складе, хотя поставка ожидается уже на будущей неделе. Покупатель решает не ждать и идет в другой магазин, где можно сразу купить вентилятор примерно по той же цене. Из-за того, что в первом магазине не смогли предоставить товар немедленно, у покупателя могло появиться критическое отношение к нему. В этом примере первый магазин имеет низкий уровень запасов, что отражается на торговле, в то время как во втором запасы больше, и он может удовлетворять требования покупателей. Какой бы ни была причина, но первый магазин бытовой техники наверняка ухудшил свою репутацию в глазах потенциальных клиентов.

Такое положение вещей характерно не только для продавцов, но и для производителей.

Что такое «запас»?

Запасы - это часть оборотного капитала, имущество, которое работает на Ваш бизнес. Запасы постоянно меняются и оборачиваются - циркулируют как часть денежного обращения.

Основное понятие "запас" включает три вида запасов в зависимости от соотношения с продукцией, готовой для реализации:

· сырье и материалы на складе;

· полуфабрикаты;

· готовая продукция.

Также находящиеся на хранении запасы могут быть разделены на три группы: страховые, оборотные и спекулятивные. Подробно эти типы рассмотрены в Разделе 5.4.

Запасы -- одни из наиболее дорогостоящих активов большинства компаний и составляют до 40% от общего капитала. Наличие и объем запасов оказывают существенное влияние на экономические показатели работы Вашей организации.

Какова основная проблема при создании запасов?

Цель системы создания запасов - это обеспечение максимальной реализации при минимальных затратах. Так как эти факторы противостоят друг другу (максимальная реализация требует фактически безграничных запасов), должно быть найдено какое-то оптимальное решение. В этом и состоит основная проблема создания запасов - определить их необходимый объем.

Подход к оптимизации объемов запасов высвечивает проблемы хранения или слишком малого количества запасов, или слишком большого. Если имеется слишком маленький запас, требования заказчиков не удовлетворяются, и можно потерять настоящую и будущую реализацию. Может быть потеряна скидка за количество покупаемого товара, а также станут необходимыми частые заказы товара, которые повлекут затраты и в области менеджмента, и в области учетной работы.

Зачем создают запасы большого объема?

Обычно запасы большого объема хранят по следующим причинам:

· Страховка в случае более высокого спроса, чем обычно.

· Страховка против более длинного, чем обычно, срока поставки. На Ваших заказчиков не производят впечатление заявления типа «меня подвел поставщик», особенно если такой же товар можно немедленно заказать или купить в другом месте.

· Использование преимущества скидки оптовому покупателю. Может иметь смысл покупать больше запасов, чем требуется в настоящий момент, если возрастающим затратам на хранение противостоит уменьшение полной стоимости единицы товара.

· Использование преимуществ сезонных или других ценовых колебаний. Например, потребитель, который покупает уголь летом (когда он дешевле), верит, что это сэкономит ему больше денег, чем он затратит на хранение запасов.

· В производстве хранение запасов сырья гарантирует, что все необходимые компоненты для конечной сборки всегда есть в наличии.

В чем преимущества небольших объемов запасов?

Существуют два основных преимущества поддержания низкого уровня запасов.

Во-первых, расходуется меньше денег на запасы. В новом деле, когда количество денег ограничено, деньги, расходуемые на покупку дополнительных запасов, нельзя использовать для других целей. Хранение меньшего количества запасов освобождает денежные средства для других нужд. Так как ограниченные денежные средства являются наиболее распространенной и серьезной проблем в малом бизнесе, дисциплинированный подход к созданию запасов может стать залогом успеха Вашего дела.

Во-вторых, увеличивают прибыльность в основном следующие условия:

· более низкие затраты на хранение запасов, вытекающие из экономии на других затратах, а именно отопление, электроэнергия, стоимость помещения для складирования, оборудования и оплата персонала;

· быстрый оборот капитала. Прибыль получается только после реализации запаса, поэтому, чем меньше запас, тем чаще происходит его оборот и тем быстрее можно получить прибыль;

· меньше запасов пачкается и разворовывается. При небольшом уровне запасов меньше вероятность того, что они будут запачканы или испорчены во время хранения или погрузки. Воровство также уменьшается потому, что при небольших запасах потери более заметны и кража обнаруживается быстрее;

· меньше риск устаревания товара и медленного оборота запасов. При ускоренной реализации риск остаться с непроданным товаром уменьшается. Этот факт частично является решающим в производстве с частым изменением технологий;

· меньшие финансовые затраты. В дело вовлекается меньше капитала, поэтому в случае кредита уменьшаются и процентные выплаты банку.

Какие существуют затраты, связанные с созданием запасов?

У организации возникают четыре типа затрат, связанных с запасами:

· затраты на приобретение ресурса. Определяются его ценой и объемом закупки. В ряде случаев здесь учитываются скидки (дисконт);

· затраты на заказ. Так же, как и стоимость покупки, являются разовыми затратами, которые включают затраты на ведение переговоров с поставщиком, на подготовку и заключение договора поставки, транспортные расходы и др. В отличие от затрат на приобретение они не зависят или слабо зависят от объема заказа;

· производственные затраты. Являются альтернативными по отношению к затратам на приобретение ресурса и затратам на заказ и возникают, когда заказ на пополнение запаса размещается внутри предприятия. Эти затраты включают себестоимость изготовления заказанного количества, а также затраты на подготовку производства к выполнению заказа -- обычно на переналадку оборудования (составляющая, не зависящая от объема заказа);

· затраты на хранение запасов. Трудно определяемы для предприятия, поэтому их величина обычно сильно занижается.

Так как правильное определение этих затрат играет важную роль в управлении запасами, приведем их ориентировочную структуру:

Виды затрат

Величина затрат в % от стоимости запаса

Затраты на содержание помещений складов:

- арендная плата или амортизационные отчисления

- содержание помещений

- налог на сооружения

- страховка сооружений

Затраты на содержание складского оборудования:

- арендная плата или амортизационные отчисления

- энергия

- техническое обслуживание

- налог на имущество

- страховка оборудования

Оплата рабочей силы, занятой перемещением и наблюдением за запасами, их учетом и контролем.

Затраты, обусловленные инвестированием:

- потери ввиду связывания в запасах оборотных средств

- налог на имущество, находящееся в запасах

- страховые выплаты

- потери вследствие хищений и порчи запасов

3-10

3-4

3-5

6-24

2-5

Итого:

Выводы и рекомендации

1. Наличие и объем запасов оказывают существенное влияние на экономические показатели работы Вашей организации.

2. Как у большого количества запасов, так и у малого существуют свои преимущества и недостатки. Эта дилемма отражает принципы работы компании в обслуживании потребителей.

3. Ваши потребители ожидают от Вас наличия определенного уровня запасов. Их желание и оценка - решающий фактор, помогающий Вам определить уровень запасов.

4. Если Вы осуществляете поставку для другого производства, от Вас могут ожидать достаточно высокого уровня запасов, так как покупатели надеются на Ваши гарантии того, что их собственное производство не остановится.

5. Помните, что отсутствие на Вашем складе требуемой заказчиком продукции влечет за собой негативные для Вас последствия:

· во-первых, это упущенная выгода и материальные потери (если клиент предпочитает отозвать заказ);

· во-вторых, дополнительные затраты при авральном выполнении заказа (если клиент согласился ждать);

· в-третьих, это потери, связанные с негативной реакцией рынка на частые задержки в выполнении заказов, что влечет за собой снижение конкурентного статуса Вашего предприятия.

6. Определите, на какое подразделение эффективнее возложить функции управления запасами в Вашей компании:

· на функциональное подразделение закупок;

· на продакт-менеджеров в отделе сбыта, которые отслеживают процесс продвижения товаров на рынок, наличие товаров на складе и заказывают товары у поставщиков.

4. Типы и функции запасов

Исходя из рассмотренных нами вопросов можно сделать вывод, что создание необходимых запасов имеет большое значение для производственной деятельности предприятия. Кроме того, запасы выполняют важнейшие функции, повышая гибкость и надежность управления производством

Какие функции выполняют запасы?

Запасы выполняют три важнейших функции:

· функция накопления;

· функция защиты от изменения цен и инфляции;

· функция управления затратами.

В чем заключается "функция накопления"?

Первая и главная функция запасов - это накопление ресурсов и их распределение в целях повышения надежности и синхронизации движения и преобразования материальных потоков на предприятии.

Как мы уже говорили в Разделе 1.4, важнейший принцип при организации движения материальных потоков в производстве - обеспечение их непрерывности. Однако практически невозможно организовать полностью непрерывный производственный цикл на предприятии и внешние поставки синхронизировать с ходом производства. Таким образом, запасы возникают на разных участках движения как следствие нарушения непрерывности материальных потоков.

Функция накопления позволяет:

· повысить устойчивость работы предприятия за счет полной или частичной ликвидации отрицательного воздействия неблагоприятных внешних и внутренних факторов: колебаний спроса, недобросовестности поставщиков, внутренних сбоев системы, задержек в пути транспорта, забастовок и др.;

· повысить уровень потребительского сервиса за счет запасов готовой продукции. Требования клиентов предприятия в реальных условиях редко могут быть удовлетворены, если в наличии нет необходимого запаса продукции. Например, если спрос на продукты производства высок только летом, фирма может в зимний период пониженного спроса создать запас, достаточный для того, чтобы удовлетворить высокий летний спрос. Или если спрос претерпевает существенные колебания, то сгладить их негативное влияние на организацию поставок продукции клиентам проще всего путем создания запаса.

· избежать простоев за счет запасов сырья и материалов, т.е. неэффективного использования оборудования и живого труда, а также потерь, вызванных последующим недопроизводством товаров. Обычно если поставщики фирмы организуют поставки нерегулярно, то разумно, пока отношения с ними не урегулированы, накапливать запасы входных материалов, чтобы оградить себя от неритмичной работы поставщиков, транспорта и т.п.

В чем заключается "функция защиты от изменения цен и инфляции"?

Вторая функция запасов заключается в сохранении денежных ресурсов предприятия. Размещая свободные наличные средства в банке, предприятие может сохранить их и получить крупный доход. С другой стороны, ценность запаса может расти быстрее, чем деньги, помещенные в банк. Таким образом, запасы могут рассматриваться в качестве инвестиций для использования в будущем или перепродажи (спекулятивные запасы). Принимая решение о создании подобных запасов, необходимо тщательно оценивать затраты и риски хранения.

В чем заключается " функция управления затратами "?

Третья функция запасов тесно связана с размером партий, заказываемых для пополнения запасов, поскольку с ним связана возможность прямого влияния на уровень Ваших затрат. Суть в том, что в процессе управления запасами решаются два основных вопроса: какой должна быть величина партии поставки и когда необходимо делать заказ. А большинство поставщиков предлагают скидки при крупных заказываемых партиях, в определенные периоды устраивают распродажи. Транспортные компании также предоставляют скидку при перевозках больших объемов грузов. Таким образом, разовая закупка больших количеств ресурсов в определенное время может, по существу, снизить издержки производства.

Какие типы запасов существуют?

В соответствии с выполняемыми функциями находящиеся на хранении запасы могут быть разделены на три группы:

· Страховые запасы. Призваны обезопасить предприятие от влияния различных неблагоприятных факторов, таких, как повышение цен на ресурсы, срывы поставок и т.д. Обычно они создаются на входе в систему. Существуют:

· - Резервные запасы. Создаются на случай резких отклонений интенсивности поступления или потребления ресурса по ходу производственного процесса или на выходе из системы.

· - Сезонные запасы. Создаются в случаях наличия сезонных колебаний поступления ресурсов или спроса на готовую продукцию.

· Текущие (оборотные) запасы. Возникают вследствие несинхронности работы смежных звеньев логистической цепи, разного характера поступления и потребления ресурсов (например, приход партией, а расход поштучный) и т.д.

· Спекулятивные запасы. Приобретаются с целью дальнейшей перепродажи при повышении цен на ресурс и служат для сохранения и преумножения денежных средств организации.

· Кроме перечисленных выше запасов, находящихся на хранении, можно назвать еще: транспортный - это предметы, которые находятся в процессе транспортировки и поэтому практически недоступны для работы с ними; технологический (цикловой) состоящий из предметов, находящихся в процессе преобразования (обработки), и, по сути, не являющийся запасом.

5. Подходы к управлению наличными запасами

Запасы, как и любые другие ресурсы на предприятии, требуют грамотного управления. Задача профессиональной системы управления запасами - обеспечить Вас достаточно точной информацией для гарантии того, что всегда в наличии есть оптимальный запас, который содержится в правильных условиях и в правильном месте, т.е. это значит, что затраты на его хранение приведены к минимуму.

В чем сущность управления запасами?

Подход к управлению запасами предполагает необходимость предварительного решения ряда имеющих большую практическую важность проблем. К ним относятся:

1) установление необходимой степени детализации запасов;

2) классификация запасов;

3) решения по поддержанию необходимой точности учета и оценки запасов;

4) определение периодичности инвентаризации запасов.

В чем значение степени детализации запасов?

Часто число наименований ресурсов, проходящих через склад, настолько велико, что осуществлять контроль запасов каждого наименования в отдельности не имеет смысла: это слишком трудоемкая и дорогостоящая задача. Поэтому запасы разных ресурсов объединяются в группы по тому или иному признаку. Однако чем Вы менее подробно учитываете Ваши запасы, тем меньше точность контроля. Вам необходимо выбрать такой оптимальный уровень детализации запасов, который минимизирует затраты и потери от хранения.

Если же выполнить удовлетворительную детализацию невозможно, количество наименований запасов все же остается слишком большим и не обеспечивает удобного и экономичного контроля, то попробуйте прибегнуть к другому способу упрощения своей работы. Это - классификация запасов с целью выделения наиболее и наименее важных для контроля наименований. Для такой классификации обычно используется метод, называемый АВС-анализ.

Что такое АВС-анализ?

Первый шаг в АВС-анализе - для каждой позиции запасов нужно определить "стоимость годовой потребности" (СГП). Она высчитывается умножением размера годового потребления запасов данной позиции на стоимость единицы этого вида запасов.

Затем Вы должны ранжировать все позиции согласно их СГП. Позиция с самой высокой СГП записывается первой, со второй по величине СГП - второй и т.д. Такой метод трактовки данных известен как анализ Парето. Назовем позиции с наивысшей СГП группой "А", с более низкой СГП - группой "В" и с самой низкой СГП - группой "С". Запас группы "А" составляет только 5-10% от общего числа наименований, но он дает 70-80% общей СГП. Запас группы "В" -- это тот запас, на который приходится средняя величина годового объема складирования. Эти наименования могут составить около 20% от их общего числа и 15--20% общего объема складирования. Запасы группы "С" составляют примерно 5% годового объема складирования, но 70--80% наименований от их общего числа.

Принцип Парето выражает так называемое правило 80:20 (см. модуль «Управление временем»). Применительно к запасам это правило гласит, что на большинстве фирм 80% совокупной СГП представлено только 20% единиц запасов. Ключ к эффективному контролю над запасами -- это концентрация усилий на 20% Ваших запасов, которые представляют 80% от СГП. Это запасы группы "А".

Политика, базирующаяся на итогах АВС-анализа, состоит в следующем:

· прогнозирование потребности в ресурсах группы "А" должно выполняться более тщательно, чем остальных групп;

· cкупки ресурсов группы "А" у более надежных поставщиков, чем группы "С";

· ресурсы группы "А" в противоположность группам "В" и "С" должны подвергаться более тщательному контролю при складировании и по возможности размещаться в наиболее надежных местах;

· точность учета изделий группы "А" должна быть выше и должна подвергаться более частым проверкам.

АВС-анализ обеспечивает более тщательное прогнозирование, физический контроль, надежность поставок и максимальную надежность учета и сохранность наиболее значимых (критических для организации) ресурсов.

Как организовать систему учета запасов?

Для эффективного учета запасов Вам необходимо получать следующую информацию:

· подробности движения запасов -- поступление, расход и остаток;

· записи о заказах, невыполненных поставщиками, и подобные записи о неполных поставках покупателям;

· расположение каждой позиции запаса;

· сроки хранения данного запаса;

· подробности о поставках, включающие срок поставки и размеры запасов.

На основе этой информации Вы должны вести два вида записей о запасах:

· текущие записи - показывают движение каждой позиции запаса. Все запасы группы "А" обычно требуют текущих записей. Однако в производстве фактически все виды запасов рассматриваются подобным образом;

· периодические записи - ведутся периодически, ежедневно, еженедельно или даже ежемесячно, чтобы показать накопленные изменения в каждой позиции запаса. Такие записи применимы для запасов групп "В" и "С".

Существует 2 системы ведения записей о запасах: ручная и компьютеризированная.

Что представляет собой ручная система ведения записей о запасах?

Основа любой ручной системы - это серия карточек запасов, которые содержат необходимую для Вашего бизнеса информацию. Такие карточки хранятся вертикально в выдвижных ящиках. Только посмотрев их все, Вы сможете найти нужную Вам карточку и прочитать, что на ней написано.

Карточки запасов должны быть пронумерованы и подшиты согласно своим номерам.

Эти карточки могут использоваться двумя путями:

· карточка ведется для каждой позиции запасов, и все движение запасов записывается на нее; когда карточка полностью заполнена, она заменяется новой, на которой записывается остаток со старой карточки;

· для каждой единицы запасов заводится отдельная карточка. Когда эта единица продана, карточка удаляется. Это применимо для ценных единиц запаса.

Первая система применима и для текущей, и для периодической записи запасов. Вторая система применима только для текущих записей.

Если у Вас 200-300 карточек, то для нахождения нужной Вам требуется много времени. Ускорить поиск карточек можно двумя путями -- использовать карточки--указатели и цветные пометки:

· Карточки-указатели -- это карточки, содержащие сведения о других карточках. На них записывается первичное и/или вторичное деление карточек. Например, первичным делением может быть индивидуальное местоположение запаса. Вторичным делением может быть группа, к которой принадлежит данный запас. Таких карточек может быть много или мало -- по желанию, лишь бы они помогали Вам быстро отыскать нужную карточку запасов.

· Цветные пометки -- существуют цветовые коды, которые наносятся на верхнюю часть карточки. Можно использовать несколько цветов для разделения различных групп запасов или их местоположения.

Что представляет собой компьютеризированная система ведения записей о запасах?

В условиях ускорения прогресса компьютерных систем многие небольшие и средние фирмы начали использовать компьютеры для решения полного набора задач, включающих и управление запасами.

Компьютеризированный контроль запасов дает много преимуществ:

· быстрое составление отчетов;

· уменьшение трудовых затрат и, следовательно, стоимости;

· возможность составлять "выборочные отчеты", в которых показаны только области, где требуются немедленные действия (например, список нужных заказов);

· возможность делать большое количество отчетов на основании одних и тех же данных;

· уверенность в том, что все отчеты математически правильны;

· возможность использовать режим корректирования ошибок, который препятствует введению неправильных цифр (например, большинство программ не воспримут коды несуществующих запасов).

При этой системе вместо карточек запасов Вы используете дисплей и клавиатуру для просмотра и ввода данных, а отчеты будут печататься периодически на принтерах.

Какую информацию содержат карточки запасов?

Независимо от используемой Вами системы ведения записей о запасах карточки должны содержать следующую информацию:

· Даты всех передвижений запасов -- необходимы для выявления медленно движущихся запасов, даты последней продажи и даты последней закупки заказа и т.д.

· Ссылочные коды -- для заказов на покупку, для простановки номера на счет, для производственного заказа и для складских заявок.

· Заказанное количество -- дает подтверждение того, что запасы заказаны, и отмечает дату заказа.

· Заказ, не выполненный до определенного срока -- обеспечивает совокупную запись о невыполненных заказах на покупку, необходимую и для финансовых документов и для ускорения поставки.

· Приход -- запись обо всех поступлениях запасов.

· Расход -- запись о расходовании запасов. Она также может использоваться для списания запасов, т.е. при разнице между записями о запасах и их реальном количестве.

· Остаток -- текущий остаток запасов согласно записям.

· Физический запас -- остаток запаса согласно периодической инвентаризации. Все запасы должны пересчитываться хотя бы ежегодно, но при хорошем контроле нужно проверять запасы регулярно (еженедельно или ежемесячно), особенно запасы группы А.

· Запись о потреблении -- показывает все закупки за 12 месяцев. Это полезно для прогнозирования продажи/покупки и др. статистических анализов.

· Объем заказа -- показывает обычный объем заказа. Когда запас заканчивается, этот объем будет заказан снова.

· Поставщики -- имена и телефоны трех поставщиков для ускорения размещения заказа.

· Цена продажи -- последняя цена реализации. Используется при проверке маркировки запасов и переоценке.

· Цена покупки -- показывает последнюю цену закупки. Используется при проверке валовой прибыли и стоимости запасов в конце периода.

· Местоположение -- показывает, где расположен запас для более легкого его нахождения.

Далее карточки группируются в текущие ведомости, на основании которых ведется дальнейший синтетический учет запасов (только в денежном выражении).

Каковы основные методы оценки запасов?

Существуют два основных метода оценки запасов (сырья и материалов) в денежном выражении:

· Метод ФИФО (FIFO - first-in-first-out - "первое в первую очередь"). Предполагает, что старые запасы используются раньше новых, и подходит для случаев, когда запасы разделены, их можно легко отличить, и тогда самый старый запас используется в первую очередь. Этот метод используется, когда большое значение приобретает контроль качества, и партии исходного материала должны быть использованы до истечения срока годности.

· Метод ЛИФО (LIFO - last-in-first-out - "последнее в первую очередь"). Предполагает, что новые запасы используются раньше старых, и применяется в случаях, когда поставка новых запасов препятствует использованию старых (например, жидкость в больших контейнерах) либо когда Вам необходимо списать большую сумму на себестоимость (при увеличении со временем цены поставляемых ресурсов). Однако этот метод не имеет широкого распространения.

oередко применяется метод средней цены. Здесь предполагается, что запасы оцениваются по средней цене всех поставок.

Нужно отметить, что эти методы помогают оценить запасы, но не отражают их реальное движение.

Зачем проводится инвентаризация запасов?

Даже если Вы прилагаете существенные усилия к точному учету движения запасов, правильность учетных записей должна периодически подтверждаться инвентаризацией.

Исторически сложилось так, что многие организации проводят инвентаризации своих физических запасов один раз в год. В ходе процедуры инвентаризации подсчитывается количество единиц ресурса каждого наименования, результаты сравниваются с данными текущего учета, которые подтверждаются или нет, а установленные неточности документируются. Причины выявленных отклонений затем анализируются, а соответствующая корректировка вводится в учетные данные. Для проведения таких работ привлекается много высококвалифицированного персонала и необходимого оборудования, которые в этот период не могут быть использованы по своему прямому назначению.

Более целесообразна другая организация проведения инвентаризаций, опирающаяся на классификацию запасов, полученную в результате АВС-анализа. В соответствии с этим подходом:

· ресурсы, отнесенные к группе "А", подвергаются проверке чаще всего, например, один раз в месяц;

· ресурсы группы "В" подлежат инвентаризации реже, например, один раз в квартал;

Ресурсы группы "С" могут проверяться каждые 6-12 месяцев.

Такая инвентаризация дает следующие преимущества:

· предохраняет от перебоев в удовлетворении производственной потребности в ресурсах;

· снимает необходимость единовременной ежегодной корректировки запасов;

· обеспечивает возможность персоналу точно оценивать запасы;

· выявляет причины ошибок и определяет меры по их устранению;

· делает равномерной и постоянной работу специального персонала, занятого в инвентаризации.

Выводы и рекомендации

1. Наладьте такую систему управления запасами, которая позволит вам в любой момент иметь оперативную информацию:

· Обо всех полученных заказах и всех выполненных поставках;

· О темпах использования закупленных материалов;

· О поставляемых партиях товаров и циклах поставок, включая срок и объемы поставок;

· О названиях поставщиков и ценах на товары;

· О подробностях движения запасов -- поступлении, расходе и остатке;

· О заказах, невыполненных поставщиками, и о неполных поставках покупателям;

· О расположении каждой позиции запаса;

· О сроках хранения данного запаса.

2. Используйте циклический переучет запасов, при котором подсчет запасов выполняется часто и периодически, а также дополнительно в ситуациях:

· Когда запасы снижаются до низкого или нулевого уровня, поскольку легче подсчитать небольшое количество элементов;

· Когда возникают расхождения между данными документированного учета и физическим учетом, а также в случае появления невыполненных заказов;

· После выполнения определенных действий по существенному изменению запасов.

3. Учитывайте все издержки на хранение товарно-материальных запасов.

4. Запомните, что даже самая «продвинутая» система потерпит неудачу, если она недостаточно тщательно организована. Поэтому система управления запасами только тогда будет работать эффективно, когда Ваш персонал будет хорошо обучен заносить данные, считывать информацию и адекватно действовать на основании этой информации.

6. Анализ использования материальных ресурсов

Необходимым условием организации любого производства является обеспечение его материальными ресурсами: сырьем, материалами, топливом и т.д. В процессе потребления материальных ресурсов происходит их трансформация в материальные затраты, поэтому экономное использование материальных ресурсов снижает себестоимость продукции. Анализ материальных ресурсов как раз и проводится с целью выявления резервов снижения себестоимости продукции и, соответственно, увеличения прибыли.

Как оценить общую потребность предприятия в материальных ресурсах?

Условием бесперебойной работы предприятия является его полная обеспеченность материальными ресурсами. Потребность в материальных ресурсах определяется потребностью на выполнение производственной программы, на капитальное строительство, на непромышленные нужды и необходимыми запасами материальных ресурсов на конец периода.

Потребность в материальных ресурсах определяется в трех оценках:

· в натуральных единицах измерения, что необходимо для установления потребности в складских помещениях;

· по стоимости - для выявления потребности в оборотных средствах;

· в днях обеспеченности - в целях планирования и контроля за выполнением графика поставки.

Обеспеченность предприятия запасами в днях исчисляется как отношение запасов материального ресурса в натуральных или стоимостных показателях к однодневному расходу материального ресурса в тех же единицах измерения. Среднедневной расход материалов определяется делением суммарного расхода материального ресурса за анализируемый период на количество календарных дней в периоде.

В чем заключается сущность анализа использования материальных ресурсов?

Основное содержание анализа материальных ресурсов составляет поиск вариантов экономии материальных ресурсов и их рационального использования.

Основные этапы анализа материальных ресурсов:

· Анализ эффективности использования материальных ресурсов.

· Анализ влияния эффективности использования материальных ресурсов на величину материальных затрат.

· Анализ обеспеченности предприятия материальными ресурсами.

Какие источники информации используются при проведении анализа использования материальных ресурсов?

Источниками информации для анализа использования материальных ресурсов являются формы статистической отчетности о наличии и использовании материальных ресурсов и о затратах на производство, оперативные данные отдела материально-технического снабжения, сведения аналитического бухгалтерского учета о поступлении, расходе и остатках материальных ресурсов; а также планы материально-технического снабжения, договоры на поставку сырья и материалов.

Каким образом можно оценить эффективность использования материальных ресурсов?

Анализ эффективности использования материальных ресурсов Вы можете осуществлять с помощью показателей эффективности. Показатели эффективности использования материальных ресурсов делятся на обобщающие и частные.

К обобщающим показателям относятся:

· материалоемкость продукции;

· материалоотдача;

· удельный вес материальных затрат в себестоимости продукции;

· коэффициент использования материальных ресурсов.

Частные показатели эффективности материальных ресурсов используются для характеристики эффективности потребления отдельных элементов материальных ресурсов, а также для оценки материалоемкости отдельных изделий. Удельная материалоемкость отдельных изделий может исчисляться в стоимостном, натурально-стоимостном и натуральном выражении.

Как рассчитать обобщающие показатели?

Рассмотрим порядок определения и тенденции изменения обобщающих показателей:

· Материалоемкость продукции определяется как отношение суммы материальных затрат к стоимости произведенной продукции и показывает материальные затраты, приходящиеся на каждый рубль выпущенной продукции.

· Материалоотдача - показатель, обратный материалоемкости, характеризует выпуск продукции на 1 руб. потребленных материальных ресурсов.

· Удельный вес материальных затрат в себестоимости продукции -- показатель, характеризующий отношение материальных затрат к полной себестоимости.

· Коэффициент использования материальных ресурсов -- это отношение суммы фактических материальных затрат к величине плановых материальных затрат (рассчитанной по плановым калькуляциям и фактическому выпуску и ассортименту продукции). Это показатель отражает соблюдение норм расхода материалов.