Анализ процессов коммуникаций на предприятиях и фирмах
Коммуникации в организации: типы построения организационных структур в организациях (линейная, функциональная, смешанный тип). Коммуникации в госпредприятиях и бизнесе: типы и уровни коммуникаций (межличностные, межгрупповые), барьеры между ними.
| Рубрика | Маркетинг, реклама и торговля |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 12.01.2011 |
| Размер файла | 134,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Оглавление
Введение
Аннотация
Глава 1. Типы организаций
Роль коммуникации в организации
Классификация организаций
Типы построения организационных структур
Линейная структура
Функциональная система
Смешанный тип
Коммуникации в госпредприятиях и бизнесе
Глава 2. Процесс коммуникации в организации
Типы и уровни коммуникаций в организации
Межличностные коммуникации
Межгрупповые коммуникации
Барьеры в коммуникации
Глава 3. Исследование. Анализ коммуникаций в организации (пресс-центр НГТУ)
Структура пресс-центра
Информационная служба
Web-лаборатория
Фотолаборатория
Студенческий пресс-клуб
Периодические издания
Видеостудия
Проблемы коммуникации
Выработка рекомендаций
Список использованной литературы
Приложение 1. Положение о пресс-центре НГТУ
Введение
коммуникация организационная структура
Коммуникация, процесс обмена информацией, без которого не возможна эффективная работа ни одной организации. Организация - это сложный организм, на эффективность ее работы влияет множество факторов. По средствам коммуникации во многом осуществляется функция руководства. Согласно исследованиям ученых, руководители тратят около 50-90% на осуществление коммуникаций на различных уровнях.
В зависимости от типа организации могут различаться схемы коммуникаций, однако ученые выделяют и общие для всех типы и уровни. Так же выявлены основные типы построения отношений в организации.
Информация в организации двигается по довольно сложным законам. Здесь можно одновременно наблюдать движение по вертикали и по горизонтали, имеют место межличностные и межгрупповые отношения. Все это необходимо учитывать для успешной работы.
Цель курсовой работы - определить коммуникативные особенности
управления организации.
Предмет исследования - управление организацией.
Объект исследования - коммуникации в управлении.
Целью исследования является изучение ……..
Аннотация
Курсовая работа содержит три главы, введение, заключение, список использованной литературы и приложения. Первая глава посвящена изучению роли коммуникаций в жизни организации, выделение нескольких типов организаций, более детальное изучение и классификация одного из типов, а именно, деловых организаций. Так же были выделены основные отличия в сфере коммуникации для государственных структур и для коммерческих предприятий.
Во второй главе «Процесс коммуникации» более детально рассмотрен сам процесс передачи информации, выявлены уровни, типы коммуникации. Детально рассмотрены возможные схемы коммуникаций на каждом из уровней.
Третья глава - исследование, применение теоретических знаний для анализа ситуации и выработки конкретных решений в одной отдельно взятой организации. Исследование проводилось на примере пресс-центра Новосибирского государственного технического университета. Была проанализирована структура, выявлены основные коммуникативные проблемы, выявлены причинно-следственные связи, выработан ряд практических рекомендаций.
Тема «Коммуникация в организации» является достаточно разработанной. Ее изучают как с точки зрения коммуникаций (Снетков В.М., Спивак В.А), так и с точки зрения эффективного менеджмента (Бодди Д. Шепель В.М. и др. ). Сегодня появляются все новые и новые направления в изучении коммуникаций в организациях. Например, одно из самых перспективных и молодых направлений - коммуникация в организации во время кризиса.
Глава 1. Типы организаций
Роль коммуникации в организации
Основная задача любого руководителя, на любом уровне, это, собственно, управленческая деятельность. Ее суть состоит в «подборе материальных, людских и организационных условий в такой пропорции и в таком соотношении, чтобы помочь достичь поставленных целей. Управление - это программно продуманная деятельность, разумное использование человеческих, технических и финансовых ресурсов, способствование цивилизованному развитию общества». (Коммуникационный менеджмент)
Невозможно представить этот трудоемкий процесс, осуществление руководства, без коммуникаций. Можно выделить несколько уровней коммуникаций: с имеющимися или потенциальными потребителями организации общаются по средством рекламы, с общественностью - создавая определенный, заданный имидж, с государством - по средством отчетов, например, ежегодные отчеты в налоговую полицию.
Руководители в организациях от 50% до 90% времени тратят на коммуникации. Это входит в их непосредственные обязанности - управлять происходящим на разных уровнях, что просто невозможно без обмена информацией. Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности. Коммуникации в организации - это связующее звено. На стоящие перед организацией цели и задачи, а точнее на их достижение непосредственно влияет качество обмена информации.
«Американские ученые провели исследование среди менеджеров различных уровней. Выяснилось, что 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей назвали коммуникации в организации главным препятствием в работе». Нужно уточнить, что именно не эффективные коммуникации - одна из главных проблем в работе. И.И. Мечников писал, что для управления поведением людей недостаточно знать строение и функции человеческой машины. Надо иметь точные сведения об общественной жизни человека. К этим сведения относится все то, что связано с человеческим общением и таким его атрибутом, как коммуникация. Благодаря коммуникациям образуется, функционирует и развивается общество.
Коммуникационный менеджмент - целенаправленная деятельность по обеспечению надежного функционирования коммуникационных процессов в пространстве и времени, системообразующий механизм коммуникационного функционирования социальных структур, регионов, государств. (Коммуникационный менеджмент)
Классификация организаций
Организации можно разделить, то есть классифицировать по различным признакам: по принципам управления (выделяют унинодальные, мультинодальные, гомогенные, гетерогенные), по общественным функциям, по принципам целеполагания и по функциональным признака. Именно последняя классификация, по функциональным признака, наиболее удобна при рассмотрении коммуникаций в организации. Нужно отметить, что такая классификация в основном используется в менеджменте, для изучение коммуникаций в организации потребуются некоторые уточнения и дополнения.
В данной классификации для исследования наибольший интерес представляют деловые организации. Это организации, создающиеся как отдельными предпринимателями, так и более серьезными социальными системами, например государством, местной властью. Участие в деловых организациях дает доход и заработную плату. В основе регулирования отношений лежит административный порядок, принципы целесообразности, подчиненности.
Общественные организации. Этот тип организаций появляется при обобщении целей индивидуальных участников. Регулирование отношений происходит по средствам принятия всеми определенных норм (устава) и принципа выборности. Членство в таких группах обеспечивает удовлетворение политических, социальных, культурных, творческих и других интересов.
Ассоциативные организации. Характеризуются некоторой автономией от окружающей среды, относительной стабильностью состава, иерархией ролей. Решения, как правило, принимаются сообща. Регулируются ассоциативные организации спонтанно сформированными коллективными нормами и ценностями. Цели участников, как правило, не противоречат друг другу.
Поселения. Близки к ассоциативным организациям. Главным объединяющим фактором являются не интересы или цели, а территория.
Такая классификация удобна, чтобы определить место деловых организаций в обществе. В свою очередь деловые и общественные организации удобно разделить по более широком спектру оснований.
|
Основания для классификации |
Виды организаций |
|
|
Формы собственности |
· Государственные· Частные· Муниципальные |
|
|
Отношение к прибыли |
· Коммерческие· Некоммерческие |
|
|
Характер потребностей клиентов |
· Индивидуальное производство· Серийное производство· Крупносерийное производство |
|
|
Формирование отношений внутри организации |
· Корпоративные· Индивидуалистские· Эдхократические, основаны на знаниях, компетенции исполнителей. Как правило, этот стиль отношений в областях высоких технологий. Формальности сведены к минимуму. Преобладают горизонтальные и неформальные связи.· Партисипативные, допускающие участие работников в управлении организацией. |
Коммуникации в государственных структурах и в частных имеют отличия, понять которые и выявить очень важно для понимания роли, которую коммуникация играет в различных организациях.
Типы построения организационных структур
И для государственных и для коммерческих структур существует важный общий аспект, по средством которого и реализуется принцип управления. Это делегирование полномочий. Разделение власти и делегирование полномочий проявляется в подразделении системы управления на административные и функциональные органы.
Управленцев в свою очередь можно разделить на топ-менеджеров и административных менеджеров (не смотря на то, что такие названия должностей чаще всего используются в бизнесе, но такое распределение функций характерно и для государственных структур). Топ-менеджеры имеют право принимать решения по формированию стратегии предприятия, найму и увольнению персонала, позиционированию во внешней среде. Например, в государственных структурах, лица, принимающие решения, составляют 10-15% от общего числа управленцев.
Административные менеджеры занимаются разработкой поручений, выполняют штабные функции, руководят функциональными подразделениями. Их число на много больше.
Существует несколько принципов построения организационных структур. Это линейная, функциональная и смешанный тип. В менеджменте выделяются такие типы связей в организации, как линейная - связь подчинения по всему кругу вопросов; функциональная - связь подчинения в пределах определенной функции управления. При линейной связи руководитель обладает полным и единоличным руководством подчиненными. При функциональной связи роль руководства может быть рассредоточена, а значит, имеет характер рекомендательный. Оба типа деловой организации имеют свои достоинства и свои недостатки.
Линейная структура. Руководитель может иметь заместителей в каждом из подразделений. Руководитель каждого из подразделений обладает максимальными полномочиями по отношению к своим подчиненным. К достоинствам этой модели можно отнести простоту организации, ответственность каждого из руководителей за результат, оперативность принятия решений, согласованность действий.
Однако, руководитель всей организации должен постоянно быть в курсе всех событий, что ведет к его информационной перегрузке. К тому же, ему постоянно приходится действовать в условиях принятия решения в меняющейся обстановке, необходимо очень быстро ориентироваться во всем происходящем. К такому начальнику должны предъявляться очень высокие требования.
Функциональная система. Каждое из подразделений имеет четко ограниченные функции, задачи, точно в таких же рамках находятся и руководители. Руководитель одного отдельного подразделения выполняет только часть управленческой функции. К плюсам такой организации относится компетентность специалистов, ликвидация дублированности информации.
Но при этом нарушаются законы единоначалия, трудно поддерживать постоянную взаимосвязь, что сказывается на скорости принятия решений, к тому же ответственность каждого из руководителей за результат снижается.
Смешанный тип. Здесь существует несколько вариантов построения организации. Например, один из самых распространенных вариантов смешанного типа, руководитель имеет максимум полномочий по отношению к своим заместителям. Подразделения же могут на каком-то этапе разделяться по функциональности. При этом не теряется ответственность отдельных начальников, но это позволяет снизить информационную загруженность топ-менеджера. Эта организационная структура имеет один недостаток - не прочные управленческие связи, возможность дубляции информации, что приводит к снижению эффективности работы.
Коммуникации в госпредприятиях и бизнесе
Отличия коммуникационного менеджмента в государственных структурах и в бизнесе обусловлены разными видами собственности - государственной и частной, собственно разными конкретными задачами, функциями и видами деятельности.
Коммуникационный менеджмент призван наладить коммуникационные связи между государственными структурами или бизнесом на всех уровнях (мега-, макро-, микро. Выделяются внешние и внутренние коммуникативные связи.
Коммуникационный менеджмент в органах власти представляет собой особый механизм государственного и регионального управления, деятельность которого направлена на оптимизацию принятия и реализации государственного решения.
Государственные структуры характеризуются, как правило, большой разветвленностью, многоуровневостью. А значит, информация, прежде чем достигнет своего реципиента многократно будет отфильтрована, просеяна, пересказана. Этот механизм нужен, чтобы отсеивать все ненужное. Скажем, до президента не должны доходит жалобы на руководителей местных масштабов, если этот вопрос можно решить на уровне региона. Регулируются отношения по средством указаний, приказов.
Одной из основных задач в бизнесе - это получение прибыли. Для этого требуется более эффективная коммуникация, чем могут себе позволить государственные структуры, более быстрое принятие решений, умение управлять организацией в очень нестабильной, критической ситуации.
Коммерческие организации, например холдинги, по масштабу могут быть сравнимы с разветвленными государственными структурами. Кроме того, существуют и достаточно маленькие коммерческие организации, где работают от 2 до 10 человек. В очень малых организациях на первое место выходят межличностные отношения. В организации средних масштабов (от 10 человек) можно четко выделять руководителей разного уровня, функциональные или линейные связи. Однако, тут важно сохранить соотношение руководителей и подчиненных. Для коммерческих организаций больше характерно использование различных технических средств для обеспечения коммуникации: внутренняя компьютерная сеть, голосовая связь. Кроме того, один из немаловажных факторов для осуществления успешной внутренней коммуникации является наличие корпоративных изданий, телевидения, просто проведения мероприятий, направленных на сплочение коллектива.
В целом коммерческие структуры характеризуются более продуманными внутренними связями, что облегчает работу, большей личной ответственностью руководителей.
Глава 2. Процесс коммуникации в организации
Типы и уровни коммуникаций в организации
«Коммуникация - движение информации. Она, информация, проходит через каналы, маршруты - направления потока информации. В итоге образуется коммуникационная сеть - совокупность каналов коммуникации, имеющая место в определенном коммуникационном пространстве и в конкретной коммуникационной среде». (Коммуникационный менеджмент)
Как и любой процесс коммуникации, коммуникации в организации имеют определенную схему. В упрощенном виде она может выглядеть как отправитель - сообщение - канал - получатель - обратная связь.
Отправитель, кодирует сообщение и отправляет его по каналу коммуникации, задача получателя (реципиента) полученное сообщение правильно декодировать. Обратная связь как реакция на полученную информацию.
Коммуникация, опосредованная техническими (компьютер, факс, дискета и т.п.) или нормативными средствами (приказ, инструкция и т.п.) средствами, характеризуются минимальными искажениями в процессе ее передачи. Непосредственно межличностная коммуникация отличается непостоянством, зависимостью от множества субъективных факторов, например, от настроения коммуникаторов, их квалификации, обстановки. «Исследования показывают, что в нисходящей коммуникации организации только 63% информации, например, от Совета директоров, доходит до заместителей директора; 40% - до начальников цехов и только 20% до сотрудников. В восходящей, вертикальной коммуникации организации только 40% информации доходит от рабочих до Совета директоров».(Снетков, психология коммуникации в организациях)
Можно выделить несколько уровней коммуникационного взаимодействия в организации.
· Межличностный уровень (человек-человек, человек-группа, человек-организация, человек-внешняя среда).;
· Межгрупповой уровень (подразделение-подразделение, подразделение-организация, подразделение-внешняя среда);
· Организационный уровень (организация - организация, организация - внешняя среда).
Межличностные коммуникации
От этого уровня коммуникации во многом зависит эффективность работы организации. «Ни одна организация не может сделать больше, чем хотят и могут сделать ее сотрудники». Более детально этот аспект рассматривается в психологии межличностного общения, однако, в коммуникационном менеджменте межличным коммуникациям так же отводится большое место.
Межличностные коммуникации подразделяются на неформальные и формальные. Если построение неформальных межличностных коммуникаций - это процесс зачастую хаотичный, основанные на симпатиях/ антипатиях, общих интересах сотрудников, то выстроить эффективную систему формальных коммуникаций под силу руководителю.
Ученые выделяют несколько типов неформальной коммуникации: однонаправленная, вероятностная, гроздевая, сплетни.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема … Однонаправленная неформальная коммуникация.
Информация передается от человека к человеку. Как правило, это информация, интересная только для небольшого круга людей, она не получает большого распространения. Кроме того, сообщение искажается, но поскольку в таких цепочках редко участвует более 5-7 человек, то это искажение информации относительно не велико.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема… Вероятностной неформальной коммуникации.
В этой схеме нет постоянного маршрута, по которому будет передаваться информация. Все зависит от сиюминутных факторов. Например, А встречает в коридоре Б и В, рассказывает им новость, но в то же время А мог бы встретить Д или Е и поведать новость им первым. Передача информации происходит, как правило, не ради достижения какой-то конкретной цели.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема …груздевая неформальная коммуникация
Этот тип неформальной коммуникации по своей структуре очень близок к построению формальных связей, иногда в организации эти каналы совпадают. По такой схеме информация передается быстро, с достаточной долей контролируемости.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема …Сплетня
Эта схема неформальной коммуникации характеризуется широким и почти бесконтрольным распространением информации.
Одним из важнейших компонентов в эффективном менеджменте является качественное построение формальных коммуникаций. Не существует единой универсальной схемы формальных коммуникаций. Ученые выделяют несколько основных типов.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема … «Цепочка»
Этот тип формальных межличностных коммуникаций эффективен при необходимости производить повторяющиеся, стандартные операции. Требует минимальной квалификации от сотрудников, минимальная ответственность исполнителей, поскольку, как правило, они или дублируют друг друга или могут заменять друг друга.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема децентрализации
Здесь А - руководитель, однако реальная власть будет принадлежать Б. Это главное звено во всей конструкции, поскольку Б передает информацию от руководителя к нижестоящим уровням, при этом неизбежно искажение, затем именно Б передает информацию от подчиненных к руководителю, где тоже не избежать искажения. Во многом эффективность коммуникации будет зависеть от личностных качеств Б.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема «звезда».
Очень устойчивый тип формальной коммуникации. При таком построении вся информация стекается в центр, к руководителю. Однако, при таком типе коммуникаций очень важны личностные качества руководителя. Он постоянно страдает от информационной перегрузки. Кроме того, принимать ответственные решения может только руководитель, поскольку даже если у него есть компетентные заместители, то они не будут обладать всей полнотой информации.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема … «Вертушка»
При такой схеме формальной коммуникации, как правило, в организации царит очень неформальная, свободная и психологически комфортная обстановка. Возможен свободный обмен мнениями, решения могут приниматься коллегиально. Однако, информация очень сильно искажается в процессе обмена. Возникают сложности при необходимости принять сложное, экстренное или просто нестандартное решение.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема … «Всеканальная»
Характерна полная децентрализация. В решении проблем, принятии решений участвуют все. Благодаря свободному обмену мнениями, информацией организация очень быстро эволюционирует, совершенствуется. Такая схема дает возможность осуществлять контроль сразу из нескольких точек. Как правило, такая схема характерна для творческих коллективов.
Одна из основных опасностей для такой организации - групповое единомыслие и недооценка трудностей.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема … «Тент»
Одна из наиболее устойчивых схем. Реализуется принцип единоначалия, в то же время руководитель не страдает от постоянной информационной перегрузки. Заместители руководителя несут личную ответственность за выполнение распоряжений.
Межгрупповые коммуникации
В широком смысле - коммуникация между различными подразделениями. Выделяются нескольких видов:
· Вертикальные (по нисходящей, по восходящей)
· Горизонтальные.
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальной коммуникации. В свою очередь вертикальные коммуникации можно разделить на нисходящие и восходящие.
Нисходящие коммуникации как правило используются при обмене информацией между руководителем и подчиненными. С более высоких уровней информация «спускается» на более низкие уровни. Так, сообщения о текущих задачах, заданиях, рекомендациях являются самым распространенным примером нисходящих коммуникаций.
Один из главных примеров нисходящих коммуникаций - «руководитель-подчиненный». Составляет 2/3 коммуникационной деятельности.
Задачи:
· Прояснение приоритетов
· Обсуждение эффективности работы организации
· Сбор информации о проблемах
· Оповещение сотрудников о нововведениях, задачах, целях, сроках.
Восходящие коммуникации - это передача информации с низших уровней. Долгое время этот вид коммуникаций в организации не изучался достаточно подробно. Между тем, роль восходящей коммуникации в организации нельзя недооценить, она может заметно влиять на производительность работы. Оповещение более высоких уровней организации о том, что происходит на низших уровнях. Руководство узнает о текущих или назревающих проблемах, возможные варианты исправления ситуации. Как правило, эта информация достигает руководства в виде разнообразных отчетов, приложений, объяснительных записок. Правда, нельзя отрицать и такой канал восходящей коммуникации, как всевозможные сплетни, доносы.
Реальная же картина передачи сообщений может не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации.
Барьеры в коммуникации
В условиях человеческой коммуникации могут возникать совершенно специфические коммуникативные барьеры. Они не связаны с уязвимыми местами в каком-либо канале коммуникации или с погрешностями кодирования и декодирования, а носят социальный или психологический характер.
С одной стороны, такие барьеры могут возникать из-за того, что
отсутствует общее понимание ситуации общения, вызванное не просто различным языком, на котором говорят участники коммуникативного процесса, но различиями более глубокого плана, существующими между партнерами.
Срывы могут возникать и из-за перегрузки отдельных точек, лиц в коммуникативных сетях, превышающей их психологическую пропускную способность.
Потери и искажение информации в межличностных коммуникациях происходят в следствие ряда факторов:
1. Сознательное/бессознательное искажение информации человеком в зависимости от ее субъективной значимости и оценки;
2. Социально-демографические особенности персонала организации (пол, возраст, образование, стаж работы и т.п.);
3. Особенности культуры, традиции и социально-психологический климат. Например, организация с низкой культурой характеризуется агрессивностью реакцией персонала на неопределенность, недостаток информации;
4. Наличие должностных, функциональных и прочих «фильтров»;
5. Феномен «испорченного телефона»;
6. Национальные, культурные и социально-психологические традиции окружающей среды;
7. Несоответствие структуры организации структуре эффективной коммуникации;
8. Коммуникативная некомпетентность управленческого персонала;
9. Отсутствие средств управления и контроля за качеством и количеством формальной коммуникации персонала в организации. (Снетков, психология коммуникации в организациях)
В условиях человеческой коммуникации могут возникать совершенно специфические коммуникативные барьеры.
Глава 3. Исследование. Анализ коммуникаций в организации (пресс-центр НГТУ)
Структура пресс-центра
Пресс-центр Новосибирского государственного технического университета является структурным подразделением Новосибирского государственного технического университета (НГТУ). Прежде всего, стоит оговориться, что в исследовании приведена структура пресс-центра, которая имела место быть на период января-сентября 2006 года. С ноября состав пресс-центра НГТУ преобразован, однако, основные функции остались прежними.
Прежде всего, стоит разобраться со структурой этого подразделения. Если заглянуть в историю, то все начиналось с кинотелестудии НГТУ(1968 г.), на базе которой проводились практические занятия, выпускались свои телепрограммы и с общеуниверситетской газеты «Энергия». Изначально они не были объединены в одну структуры.
Сегодня пресс-центр - это одна из сложнейших и разветвленнейших структур в составе НГТУ. Для пресс-центра характерна смешанная структура построения организации. С одной стороны существует принцип единоначалия, с другой стороны подразделения могут функционально разделяться.
Тип передачи информации при неформальной коммуникации - груздевая. Тип формальной коммуникации - «звезда», что зачастую приводит к информационной перегрузке руководителя.
Размещено на http://www.allbest.ru/
2
Схема…Структура пресс-центра НГТУ
Информационная служба- отдел, активно осуществляющий внешние коммуникации. Его цель - своевременно поставлять в СМИ важную и актуальную информацию об НГТУ. Как правило, именно сюда обращаются журналисты за новостями, комментариями. Коммуникация осуществляется по средствам информационных сообщений, пресс-релизов, рассылаемых по СМИ. Так же информация дублируется на официальном сайте пресс-центра.
В составе информационного отдела один человек. В его обязанности входит поиск и запрос информации по подразделениям НГТУ, написание пресс-релизов, рассылка информационных сообщений, мониторинг упоминаний об НГТУ, составление отчетов.
Web-лаборатория. Одно из недавно организованных подразделений. Является неформальным. В составе - приглашенные специалисты: дизайнеры, программисты, как правило, из числа студентов-старшекурсников. Работа периодическая.
Клавишам и мышкам этих специалистов принадлежат сайты пресс-центра НГТУ, Студенческого пресс-клуба
(www. pressclub.nstu.ru), собственно сайт веб-лаборатории (www.web.press.nstu.ru), сайт фестиваля «Дни Энергии в Горном Алтае» (www.superfest.ru).
Фотолаборатория. Так же одно из старейших подразделений пресс-центра, существует с 1968 года. Сотрудники фотолаборатории не только сохраняют для истории все важнейшие события в жизни университета, помимо этого организована фотостудия, где каждый может заказать печать и проявку фотографий, сделать фото на документы.
Однако, в ходе пожара летом 2005 года из всех отделений пресс-центра это подразделение пострадало больше остальных. Полностью функционировать фотолаборатория начала только в 2006 году.
Студенческий пресс-клуб
Одно из самых молодых и динамично развивающихся подразделений. Является неформальным. Состав пресс-кулба постоянно меняется, поскольку в него входят только студенты. В среднем человек задерживается в этом подразделении около 2 лет.
Пресс-клуб одно из самых сложных подразделений пресс-клуба, поскольку он занимается реализацией многих совершенно различных проектов. Здесь и стажировки для студентов НГТУ в подразделениях пресс-клуба, организация фестиваля «Дни Энергии в Горном Алтае», организация научных конференций и семинаров в области журналистики, встречи студентов со знаменитыми людьми.
Председателем пресс-клуба является директор пресс-центра, кроме того, у пресс-клуба есть и непосредственный руководитель из числа студентов. Председатель в основном оказывает консультационную помощь, определяет стратегию развития.
Периодические издания. В рамках пресс-центра издаются такие газеты как «Энергия», «Абзац», «ТУ Информ». Кроме того, есть и отдельные проекты, такие как «Вестник молодежи», «Справочник первокурсника».
Во главе каждого периодического издания стоит редактор. В составе редакции может быть разное количество специалистов - от журналиста и верстальщика в «ТУ Информ» до обширного штата журналистов, фотографов, корректоров в «Энергии».
Темы номеров, план работы определяются редакторами.
Видеостудия. Это подразделение начали возрождать в 2004/2005 годах. От некогда сильного подразделения осталось помещение с изношенным оборудованием. Однако, это направление работы считается одним из самых перспективных. К работе активно привлекаются студенты НГТУ. Это и будущие операторы, и желающие попробовать себя в роли телевизионных журналистов.
На данный момент постоянного штата видеостудии нет. Однако, в ближайшее время на базе видеостудии НГТУ будет готовиться программа «Город студентов».
Проблемы коммуникации
Как правило, проблем во внешней коммуникации, между пресс-центром и СМИ, не происходит. Сказывается давно отлаженный и простой механизм взаимодействия. Составлен достаточно обширный контактный лист, в котором указаны наименования СМИ, телефоны и адреса электронной почты, фамилии и имена контактных персон. В свою очередь, журналисты и редакторы, часто взаимодействующие с пресс-центром знают номера телефонов, адреса сайтов и электронной почты информационной службы, вплоть до мобильного телефона директора пресс-центра и руководителя отдела. Это позволяет быстро и оперативно решать любые вопросы, журналисты получают необходимую информацию и комментарии.
На много больше проблем возникает во внутренней коммуникации. С одной стороны, университет является очень большой организацией, по сути государство в государстве и взаимодействие между подразделениями часто бывает затруднено. В межгрупповой коммуникации можно выделить следующие проблемы:
· Мало информированность подразделений НГТУ о функциях, выполняемых пресс-центром;
· Нежелание руководителей и сотрудников отдельных подразделений сотрудничать с пресс-центром;
· Несвоевременное информирование пресс-центра о предстоящих мероприятиях.
В то же время наблюдаются проблемы и внутри самого пресс-центра. Проблемы межличностной коммуникации:
· Отсутствие строгой иерархии внутри подразделений пресс-центра;
· Постоянно меняющийся состав некоторых подразделений пресс-центра (в частности, пресс-клуб, периодические издания);
· Неопределенны функции отдельных сотрудников;
· Дублирование информации;
· Искажение сообщений и как следствие невыполнение поручений.
Выработка рекомендаций
Прежде всего, стоит определиться с предпосылками проблем, определить причинно-следственные связи. Проблемы межгрупповой коммуникации вызваны нехваткой информации. Не смотря на то, что пресс-центр как официальное подразделение существует уже около 10 лет, некоторые подразделения университета не могут ответить на вопрос «Чем занимается пресс-центр?». Во многом это может быть связано с низкой информационной культурой самих сотрудников некоторых подразделений.
Прежде всего, стоит провести исследование и выявить подразделения, с которыми чаще всего возникают конфликты и недопонимания. Для этого достаточно провести опрос, в ходе которого выяснить, знают ли руководитель и сотрудники подразделения об основных функциях пресс-центра, по какому поводу необходимо связаться с сотрудниками пресс-центра и как это можно сделать.
Затем стоит провести ряд мероприятий, направленных на информирование. Так, в декабре 2005 года сотрудниками информационной службы и студенческого пресс-клуба был проведен семинар для сотрудников и руководителей отдельных подразделений университета. В ходе семинара было рассказано об основных функциях. Такого рода мероприятия дают хороший результат, однако их необходимо проводить не разово.
Еще один способ своевременно получать информацию о событиях - разработка памятки для подразделений. Как минимум она должна включать имена контактных лиц из состава пресс-центра и перечень вопросов, по которым можно к ним обратиться, а так же номера телефонов и электронной почты.
Нельзя забывать и о личных контактах. Коммуникация с подразделениями будет эффективнее, если за это будут отвечать определенные люди. В идеале, в каждом подразделении должен быть человек, в обязанности которого входит сообщать в пресс-центр о предстоящих мероприятиях, новостях. Это позволит экономить время - не нужно будет каждый раз новому человеку объяснять, кто и зачем звонит, какая информация интересует.
Однако, решение проблем межгрупповой коммуникации бесполезно, если не решены проблемы внутри самого пресс-центра. Одна из основных проблем коммуникаций внутри пресс-центра - это большое количество сотрудников-студентов, не обладающих нужной квалификацией, но обладающие большими амбициями.
Штатных сотрудников в пресс-центре около 8-10 человек, реально же в работе занято на много больше людей, особенно в период подготовки какого-либо проекта. В связи с постоянно меняющимся составом сложно выработать единую схему внутренних коммуникаций.
Для решения этих проблем необходимо, прежде всего, определить количество необходимых сотрудников, а затем четко прописать должностные обязанности каждого из них. Больше всего проблем возникает в рамках Студенческого пресс-клуба. Именно здесь функции, информация больше всего искажается и дублируется. Оптимальным было бы принять на должность руководителя пресс-кулба не студента, человека, который мог бы работать полный день, быть достаточно компетентным и нести ответственность перед директором пресс-центра за все проекты.
Дабы избежать дублирования информации была введена практика проведения планерок каждую неделю среди всех руководителей подразделений пресс-центра. Однако, это практика не прижилась, прежде всего из-за несоблюдения формата мероприятия. (Планерка - собрание на 15-20 минут в ходе которого раздаются задания и выслушиваются результаты за прошедшее время. Планерки пресс-центра как правило занимали около 40-50 минут, обсуждались не только текущие но и долгосрочные вопросы).
Для более простого ориентирования новых сотрудников хорошо было бы создание своеобразной «карты», которая бы показывала структуру пресс-центра, основных руководителей, функции каждого из подразделения.
Для улучшения коммуникации начиналась разработка пакета документов, который включал в себя положение о пресс-центре (принято и утверждено в 2005 году), миссию, должностные инструкции каждого из сотрудников, устав. На данный момент продолжается разработка должностных инструкций и общего для всех подразделений устава.
Список использованной литературы
1. Антонов В.Г. «Организационное поведение в таблицах и схемах», М.: Финстатинформ, 2002. - 256 с.
2. Бодди Д. «Основы менеджмента», СПб.: Питер, 1999. - 378 с.
3. Болотов С.П. «Организационная культура и эффективность менеджмента», Сыктывкар, Коми изд-во, 2000. - 358 с.
4. Брэддик У. «Менеджмент организации», М.: Инфра-М, 1997.- 336 с.
5. Винокуров Л.В. «Организационная психология», М.: Аспект пресс, 2000. - 368 с.
6. Грязнов Ю.Б. «Коммуникационный менеджмент: сборник докладов», Тольятти, 2000. - 139 с.
7. Заруева Л.В. «Основы современной организации: организационное поведение и развитие», М. : МГУ, 2001. - 356 с.
8. Иванова Т.Ю. Приходько В.И. «Теория организации: учебник», М.: КНОРУС, 2006.- 384 с.
9. Леонтьева Л.С. «Организационная культура и формирование имиджа», М.: ЮНИТИ, 2003. - 511 с.
10. Лукичева Л.И. «Управление организацией», М.: Омега-Л, 2004.- 354 с.
11. Снетков В.М. «Психология коммуникации в организациях», М.: Ин-т. общегум. исследований, 2002. - 177 с.
12. Спивак В.А. «Организационная культура», СПб.: СПбГУЭФ, 2000.-
123 с.
13. Степанов Ю. Г. «Коммуникативный менеджмент», СПб. : Михайлов, 2002. - 439 с.
14. Фоминых В.П. «Организационное поведение: проблемы развития, регуляции и трансформации. Сборник докладов», Чебоксары: Изд-во Чуваш. ун-та, 2004.- 279 с.
15. Шепель В.М., «Коммуникационный менеджмент», М.: Гардарики, 2004 - 350 с.
16. Харрис Р. «Психология массовых коммуникаций», СПб.: Прайм-Еврознак, 2002. - 445 с.
Приложение 1. Положение о пресс-центре НГТУ
I. Общие положения
1.1. Пресс-центр Новосибирского государственного технического университета (далее - Пресс-центр) является структурным подразделением Новосибирского государственного технического университета (далее . университета).
1.2. В своей деятельности Пресс-центр руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законами РФ о средствах массовой информации и другими, Уставом университета, Приказами по университету, решениями Ученого совета университета и настоящим Положением.
1.3. Деятельность Пресс-центра осуществляется в соответствии с планами работы во взаимодействии с другими подразделениями университета.
1.4. Структура и штатная численность сотрудников Пресс-центра утверждается ректором университета. Руководство деятельностью Пресс-центра осуществляет его директор, непосредственно подчиненный ректору университета.
1.5. Миссия Пресс-центра:
Пресс-центр . один из системообразующих подразделений университета, действующих в соответствии с целями, задачами и стратегической программой развития университета. Деятельность пресс-центра направлена на создание известности, атмосферы доверия и доброжелательности со стороны общественности к деятельности университета; приобщение руководства и сотрудников университета к интересам, ожиданиям и запросам общественности; изучение и формирование общественного мнения, развитие корпоративной культуры университета.
Пресс-центр выпускает внутренние СМИ и взаимодействует с журналистами, предоставляя им актуальную и достоверную информацию о деятельности университета. Пресс-центр проводит мониторинг общественно значимых событий в жизни подразделений университета и доводит информацию о них до широкой общественности через СМИ.
Пресс-центр занимается образовательной деятельностью, направленной на профессиональный рост молодых журналистов и развитие вузовских СМИ.
II. Основные задачи Пресс-центра
2.1. Формирование общественного мнения о деятельности университета и его руководства, в том числе через средства массовой информации; изучение и анализ общественного мнения;
2.2. Обеспечение связи руководства университета со средствами массовой информации и другими контактными группами общественности университета;
2.3. Содействие подразделениям университета в подготовке материалов для средств массовой информации и для других контактных групп общественности университета;
2.4. Обеспечение средств массовой информации материалами о деятельности университета;
2.5. Инициирование и проведение публичных акций, направленных на формирование имиджа университета;
2.6. Издание средств массовой информации.
2.7. Координация деятельности подразделений пресс-центра, пресс-центров филиалов и представительств университета.
III. Основные функции Пресс-центра
Пресс-центр в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
3.1. Освещает в СМИ общественно значимые события в жизни университета, размещает официальные заявления, сообщения и отчеты руководства, а также рекламные материалы;
3.2. Организует и проводит специальные мероприятия, направленные на формирование имиджа университета;
3.3. Организует и совместно с подразделениями проводит пресс-конференции и брифинги;
3.4. Подготавливает пресс-релизы для средств массовой информации;
3.5. Предоставляет средствам массовой информации достоверную и актуальную информацию о деятельности университета;
3.6. Обеспечивает выпуск СМИ университета (включая тематические и специализированные издания) согласно утвержденным планам;
3.7. Проводит совещания редакторов внутренних СМИ;
3.8. Планирует и создает информационно-справочные, просветительские и рекламные материалы;
3.9. Обеспечивает ведение интернет-порталов внутренних СМИ и информационное наполнение ленты новостей на официальном сайте университета;
3.10. Осуществляет фото- и видеосъемку общеуниверситетских мероприятий. Создает и пополняет информационные архивы (фото, видео, текст, гипертекст);
3.11. Анализирует и обобщает материалы средств массовой информации о деятельности университета;
3.12. Взаимодействует с физическими и юридическими лицами по вопросам содействия деятельности университета (по поручению ректора университета);
3.13. Собирает и обрабатывает предложения, обращения и замечания в адрес руководства университета;
3.14. Вносит предложения:
· о выступлениях в средствах массовой информации должностных лиц университета;
· о необходимости и целесообразности проведения тематических информационных
(PR) и рекламных компаний;
· об утверждении Уставов внутренних СМИ и планов их выпуска;
· другие предложения, касающиеся компетенции Пресс-центра.
IV. Структура Пресс-центра
4.1.В структуру Пресс-центра университета входят следующие подразделения:
4.1.1. Информационная служба
4.1.2. Служба развития общественных связей
4.1.3. Редакции СМИ:
· Информационный бюллетень «ТУ Информ»
· Студенческая газета «Энергия»
· Студенческая газета «Абзац!»
· 4.1.4. Студенческий пресс-клуб
· 4.1.5. Технические студии:
· Веб-студия
· Фотостудия
· Видеостудия
· V. Обеспечение деятельности Пресс-центра
· Для осуществления возложенных задач и функций Пресс-центр имеет право:
5.1. Вносить на рассмотрение руководства университета предложения по вопросам деятельности Пресс-центра;
5.2. Принимать самостоятельные решения в рамках представленных настоящим положением полномочий;
5.3. Издавать в пределах своей компетенции печатные издания и требовать соблюдения стандартов качества изданий;
5.4. Запрашивать и получать от подразделений университета информацию и материалы, необходимые для выполнения задач и функций Пресс-центра;
5.5. Приглашать руководителей университета, других должностных лиц и специалистов для выступлений в СМИ, на пресс-конференциях, других мероприятиях, специально организованных для прессы и других контактных групп общественности;
5.6. Направлять для получения информации представителей СМИ к должностным лицам, в чьей компетенции находятся вопросы, интересующие журналистов;
5.7. Самостоятельно выступать в средствах массовой информации по вопросам, входящим в компетенцию пресс-центра. Представлять университет в государственных органах и организациях по вопросам, относящимся к компетенции Пресс-центра (по поручению ректора университета);
5.8. Контролировать деятельность подразделений пресс-центра, внутренних СМИ и пресс-центров филиалов и представительств вуза;
5.9. Взаимодействовать в пределах своей компетенции с аналогичными структурами других вузов;
Пресс-центр несет ответственность за:
5.10. Достоверность и оперативность переданных в средства массовой информации официальных сообщений, пресс-релизов и других материалов;
5.11. Достоверность информации, опубликованной во внутренних СМИ;
5.12. Редакторское, техническое и общее качество выпускаемых изданий и специальных выпусков.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Сущность и принципы использования коммуникаций. Роль маркетинговой информации в процессе принятия и реализации управленческих решений. Система маркетинговых коммуникаций. Основные элементы процесса коммуникации: источник, сообщение, канал, получатель.
реферат [324,9 K], добавлен 20.07.2010Понятие, структура, каналы и барьеры коммуникации. Комплекс PR-коммуникаций специалиста по связям с общественностью на примере PR-департамента Российского нового университета. Основные рекомендации по ведению коммуникативной деятельности в Интернете.
дипломная работа [1,3 M], добавлен 03.09.2014Интегрированные маркетинговые коммуникации в местах продажи. Концепция интегрированных маркетинговых коммуникаций. Отличия "интегрированных маркетинговых коммуникаций" от "интегрированных коммуникаций". Этапы жизненного цикла рекламируемого товара.
реферат [25,0 K], добавлен 04.03.2012Понятие маркетинговых коммуникаций. Элементы маркетинговой коммуникации. Реклама с точки зрения маркетинговых коммуникаций. Представление об общей маркетинговой стратегии фирмы. Типы маркетинговой коммуникационной деятельности.
курсовая работа [23,2 K], добавлен 02.03.2003Паблик рилейшенз (коммуникации) как функция менеджмента. Отношения с государством и местной общественностью. Продвижение товаров и услуг. Инструменты финансовых коммуникаций. Принципы успешного ведения коммуникаций. Жанры информационной публицистики.
курсовая работа [40,7 K], добавлен 05.02.2012Система массовых коммуникаций на предприятии. Задача внешних коммуникаций - трансформирование желаемой стратегической позиции в поведение организации. Система внутренних коммуникаций. Анализ состояния коммуникационной системы рекламного агентства "Бренд".
контрольная работа [49,0 K], добавлен 17.11.2010Коммуникативные особенности Интернета вещей как нового формата коммуникации между брендами производителей и потребителями. Интернет вещей как инструмент интегрированных коммуникаций. Основные возможности "умной" продукции в постпродажной коммуникации.
дипломная работа [3,6 M], добавлен 31.10.2016Ознакомление с понятием, основными целями, видами и формами коммуникаций. Содержание ситуационной теории общественности Грюнинга и Колеса коммуникации Бренштейна. Принципы семантических и невербальных барьеров, возникающих при обмене информацией.
курсовая работа [39,4 K], добавлен 15.10.2010Роль маркетинговой коммуникации, ее мотивация в условиях рынка. Элементы маркетинговой коммуникации. Сайт компании как инструмент маркетинговой коммуникации с потребителями, мобильная связь как ее канал. Международные коммуникации и тенденции их развития.
курсовая работа [60,2 K], добавлен 18.01.2014Рекламные коммуникации: понятие, задачи и основные характеристики. Анализ эффективности рекламных коммуникаций на современном российском рынке товаров и услуг. Исследование социально-психологической и экономической эффективности рекламных коммуникаций.
курсовая работа [3,9 M], добавлен 10.12.2013
