Поступательное развитие промышленного производства, совершенствование средств связи, все более широкое использование возможностей заключения торговых сделок по образцам вместо ранее осуществляемых прямых продаж товаров, размещаемых крупными предприятиями в местах торговли, предопределило дальнейшее развитие ярмарочной и выставочной деятельности.

В настоящее время наиболее часто ярмарка (от нем. Jahrmarkt - ежегодный рынок) рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое, как правило, в одном и том же месте, в целях привлечения значительного числа фирм (экспонентов) одной или нескольких отраслей, представляющих образцы своих товаров (экспонатов) для их демонстрации, ознакомления и заключения торговых сделок. В то же время выставка обычно рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое обычно в одном в том же месте, в рамках которого значительное число фирм (экспонентов) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют новые товары, идеи или услуги одной или нескольких отраслей для информирования потенциальных потребителей о своей фирме и ее продукции в целях содействия продажам. Из приведенного определения выставки следует, что основной ее задачей является демонстрация достижений в одной или нескольких областях человеческой деятельности. Поэтому, например, говорят о выставке книг, обуви, одежды, оборудования, цветов, кошек, собак, автомобильной выставке, ювелирной выставке и др., подчеркивая тем самым, о демонстрации каких товаров, идей или услуг идет речь. Следует отметить, что в реальной жизни в качестве выставок нередко рассматривают небольшую экспозицию товаров, услуг или идей, формируемую в познавательных целях, например организуемые библиотеками экспозиции, посвященные определенным датам или событиям. Такие выставки и их функционирование в дальнейшем не рассматриваются. Речь идет, прежде всего, о торгово-промышленных выставках. Таким образом, из сказанного выше следует, что, если одной из основных задач ярмарки является заключение прямых торговых сделок по образцам, то одной из основных задач выставки является создание благоприятных условий для продажи товаров по их образцам. При этом, если основными покупателями на ярмарках являются представители оптовой торговли, то покупателями на выставках - конечные потребители. Имеются и другие различия. Вместе с тем можно, привести множество примеров, когда выставка проводится как престижное мероприятие, по своим целям ничем не отличающиеся от ярмарки. Поэтому в дальнейшем будем делать акцент не на различии выставок и ярмарок, а на тех общих возможностях, которые предоставляются фирме благодаря ее участию в их работе. Здесь имеется в виду наличие определенных условий, создаваемых в процессе работы ярмарок и выставок и позволяющих эффективно решать маркетинговые проблемы, стоящие перед фирмой, и прежде всего относящиеся к обоснованию эффективной товарной и ценовой политики, политики распределения и продвижения. Данные задачи можно успешно решать, если тщательно обосновать необходимость участия в тех или иных ярмарках и выставках, на должном уровне организовать подготовку и проведение выбранных мероприятий, а также эффективно использовать результаты, полученные во время ярмарок и выставок.

1.3 Современная выставочная деятельность в России

В сфере отечественного выставочного бизнеса специалисты отмечают появление важных тенденций:

1) растет количество специализированных выставок по сравнению с универсальными (соответственно, 76% и 24%), что весьма выгодно фирмам- экспонентам

2) наблюдается рост числа российских фирм, участвующих в международных выставках

3) стабильно растет интерес зарубежных фирм к России

Этот бурный рост выставочной активности в настоящее время свидетельствует о стремлении предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках.

В 2008 году в Москве было проведено примерно 520 выставок. Если не учитывать постоянно действующие строительные выставки, универсальные выставки-продажи, православные и медовые ярмарки, некоторые выставки павильона "Культура" на ВВЦ (статистические данные таких мероприятий, как правило, организаторы не дают), то количество торгово-промышленных московских выставок снижается до 415, 27, которые были проведены впервые. Наибольшее количество (пять) первых выставок в 2008 году - по промышленной тематике.

Для сравнения: на 2007 год было запланировано примерно 540 выставок, причем впервые - 53 из них. Только 22 первые выставки 2007 года стали вторыми в 2008 году - не все проекты оказались удачными.

Разделение выставок по количеству экспонентов.

В справочных изданиях "Информ ЭКСПО" практически для всех московских выставок указывается количество экспонентов, свидетельствующее о масштабе мероприятия. Статистические сведения в полном объеме приведены только для выставок, прошедших независимый выставочный аудит.

В 2007 году таких выставок было 78.

Анализ выставок, прошедших в Москве в течение 2007 года, дает следующее деление общего их количества по числу экспонентов:

Более 1000 экспонентов участвовали в выставках: МITT, World Food Moscow, "Золотая осень", "Мебель", "Московская международная книжная ярмарка". "Текстильлегпром" (проходит 4 раза в год). Более 2000 участников - в выставках "Продэкспо" и Mosbuild.

Устроители выставок.

На начало 2008 года организацией выставок в Москве занимались 155 компаний. Из них 102 компании проводят по одной или по две выставки (всего 148 мероприятий, что составляет 28% от общего их числа).

Большинство этих компаний не являются специализированными выставочными в полном смысле этого слова. Они представляют отраслевые ассоциации и объединения, или являются специально созданной дирекцией одной выставки. Как правило, организация выставок не является основным видом их деятельности.

8 компаний, каждая из которых организует не менее 10 выставок, проводят в сумме 152 мероприятия, что составляет 29% от общего числа выставок.

Сворачивают свою российскую выставочную программу, продавая выставки, известные компании "Защита Экспо", "Старая крепость", "Майер Джей Экспо". В то же время уверенно заявляют о своем присутствии на российском выставочном рынке зарубежные компании - Reed Exhibition, Turkel Fair Org, Messe Frankfurt и другие. Всемирно признанные бренды московских выставок.

В целом по России Знак Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI) имеют 89 выставок, в том числе 62 московские.

Членами UFI являются 22 московские выставочные компании, занимающиеся организацией и проведением торгово-промышленных выставок. Компании "Экспоконста" и "Русском Ай-Ти Системс" приняты в качестве партнеров выставочной индустрии и являются ассоциированными членами UFI.

ГЛАВА 2. Понятие, цели и задачи ярмарок и выставок

2.1 Понятие, цели и задачи ярмарок и выставок

Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями. Несмотря на то, что границы между понятиями торговой ярмарки и выставки часто не различимы и на практике имеют тенденцию к ограничению до минимума, было бы целесообразным провести смысловое противопоставление торговых ярмарок и выставок.

Торговая ярмарка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого большое количество предприятий с помощью образцов представляет объективный масштаб товаров/услуг одной или нескольких отраслей, с тем, чтобы посетитель-коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских возможностях, тогда как экспонент при помощи экспонируемых товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки.

Торгово-промышленная выставка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей, и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам.

Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт. В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.

Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам - экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки - показать научно- технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

По составу участников, месту проведения и экономическому значению различают выставки и ярмарки:

· Региональные

· Межрегиональные

· Национальные

· Международные

Региональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых по величине предприятий.

Межрегиональные имеют одинаковую структуру с региональными, однако располагают большим радиусом действия и обычно адресуются более крупным предприятиям.

Национальные ярмарки и выставки, уходящие своими корнями в конец 18-го века и появившиеся вначале во Франции, являются витриной местной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта и обычно имеют межотраслевой характер.

Предпосылкой проведения международных ярмарок/выставок, организуемых как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. В них обычно без ограничения могут участвовать фирмы любой страны.

Международный или, лучше сказать, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10-15% зарубежных экспонентов.

Среди международных выставок следует выделить всемирные выставки, целью которых является показ достижений стран - участниц и крупных международных организаций в области науки, техники, культуры. Они не преследуют непосредственно коммерческих целей. На всемирных выставках бывает представлено, как правило, большинство стран мира.

По характеру выставляемых экспонентов все выставки и ярмарки делятся:

· универсальные

· специализированные

Универсальными являются выставки, тематика которых затрагивает несколько отраслей экономики. Специализированные выставки ориентированы на посетителей-специалистов в конкретной области. На них демонстрируют довольно сложные виды товаров и поэтому они имеют скорее маркетинговую, нежели торговую направленность.

Характерным для развития международных выставок и ярмарок является рост их специализации, причем это в большей степени относится к выставкам, чем к ярмаркам. Усиление специализации объясняется огромным увеличением номенклатуры изделий, выпускаемых различными отраслями промышленности, до таких размеров, что даже демонстрация только образцов всех товаров в одном месте на одной площади становится затруднительной.

Поэтому все чаще организуются международные выставки и ярмарки, представляющие лишь одну или несколько родственных отраслей производства. Кроме того, специализированные выставки ориентированы на четко очерченную группу специалистов, здесь выделена целевая аудитория и, естественно, это выгодно фирмам-экспонентам.

Характерным является значительное увеличение доли машин и оборудования среди экспонатов выставок, что связано с ростом торговли этими товарами и сих спецификой. Оборудование, приборы и машины лучше всего показывать в действии, поскольку это помогает выявить их производительность, технологические свойства и особенности конструкции. Это широко практикуется на выставках и поэтому привлекает широкий круг потребителей. Наибольшее число специализированных ярмарок приходится на отрасли, производящие товары широкого потребления, в том числе одежду, обувь, ткань.

По срокам и способу проведения выставки и ярмарки можно подразделить наследующие виды:

- Краткосрочные выставки (соло-выставки)

Проводятся в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

- Передвижные выставки

Они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных средств транспорта. Получает все большее распространение организация плавучих выставок, в частности, Японией, Швецией, Англией.

Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов.

- Постоянные выставки

Эти выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам.

- Большую роль стали играть постоянно действующие торговые центры, создаваемые развитыми странами за границей.

Они осуществляют широкую деятельность по организации специализированных выставок в странах их местонахождения. Они предоставляют фирмам- экспонентам бесплатно выставочную площадь, осуществляют за свой счет проектирование и оформление выставок и отдельных стендов, монтаж и демонтаж экспонатов, оплачивают работу местных оформительских и других фирм, предоставляют участникам выставок информацию о положении на рынке.

- Новым видом выставок являются т.н. торговые недели.Они организуются обычно в универсальных магазинах крупных городов для показа и продажи потребительских товаров.

По частоте проведения выставки и ярмарки могут быть:

1. Периодические (проводящиеся каждые 2,3 года и т. д.)

2. Ежегодные

3. Сезонные

Частота проведения ярмарки/выставки зависит, главным образом, от вида предлагаемой продукции и условий конкуренции. Так, например, показы моды организуются 2-4 раза в год, тогда как демонстрации инвестиционных товаров, новинок технологии и т.д. может проводиться с интервалами от двух и даже пяти лет.

Кроме того, ярмарки и выставки можно классифицировать по направлению работы:

1. Ярмарки/выставки по осуществлению продаж/заказов

2. Информационные/ознакомительные

3. Проводимые в целях развития коммуникации/контактов.

2.2 Цели участия фирмы в работе ярмарок и выставок

Прежде всего, нужно четко определить цели, которые фирма ставит перед собой, участвуя в выставке. Как правило, круг таких целей включает:

-демонстрацию своей продукции, представление новых товаров (услуг);

-продвижение торговой марки, улучшение имиджа фирмы;

-изучение рынков сбыта, формирование дилерской сети;

-рекламу фирмы;

-непосредственный сбыт продукции;

-изучение продукции и стратегии конкурентов.

Планируя участие в выставке, фирме участнице необходимо помнить о всех этих целях. Затем собираются сведения о выставках, по тематике близких к деятельности фирмы. Участвуя в работе ярмарки или выставки, каждая фирма хочет использовать конкретные мероприятия для достижения своей главной цели - обеспечения эффективной предпринимательской деятельности в долгосрочной перспективе. Этой цели и ее достижению должны быть подчинены цели более низкого уровня, в частности цели реализации маркетинга. Последними, например, являются:

- обеспечение эффективной товарной политики

- реализация действенной ценовой политики

- обеспечение эффективной политики распределения товаров

- реализация действенной политики продвижения.

Достижение сформулированных целей может быть обеспечено, если будут достигнуты цели более низкого уровня. В качестве таких целей, например, по отношению к обеспечению эффективной товарной политики можно указать:

- расширение ассортимента предлагаемых товаров

- оценка новых товаров

- улучшение качества производимых товаров

- перепозиционирование товара на рынке.

Что касается ценовой политики, то здесь для обеспечения ее действенности возможными целями участия в ярмарке или выставке могут быть:

- определение верхней границы цены товара

- определение наиболее приемлемого уровня сервисного обслуживания

- адаптация методов ценовой политики к используемым подходам к решению аналогичных задач конкурентами.

С точки зрения совершенствования распределения товаров основными целями участия в ярмарках и выставках обычно являются:

- поиск новых торговых партнеров

- оценка эффективности сложившейся системы распределения

- создание и совершенствование деятельности торговых сетей.

Наконец, для обеспечения эффективной политики продвижения товаров в качестве целей участия в ярмарках и выставках могут быть:

- создание высокого имиджа товара или услуг

- активизация отдельных элементов политики продвижения

- создание фирменного имиджа.

Указанные выше цели уточняются и конкретизируются для каждой конкретной ярмарки или выставки. При этом наряду с перечисленными могут быть сформулированы и другие, более общие цели. В частности, такими могут быть:

- увеличение объемов продаж в краткосрочной перспективе

- исследование конкурентов

- исследование товаров

- презентация фирмы и ее товаров

- расширение числа клиентов и др.

Составленные списки целей разбиваются по рангу значимости, и составляется древо целей. При этом предусматривается возможность изменения целей в случае изменения соответствующих условий.

Цели участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки могут быть самыми различными. Однако все они должны быть подчинены целям реализации маркетинга, которые в свою очередь следует согласовать с долгосрочными, среднесрочными и краткосрочными целями деятельности фирмы. Формулируя ту или иную цель, фирме следует обеспечить ее достижение.

Лучшими аргументами в пользу или против участия в конкретной выставке могут служить результаты проведения этой выставки в прошлом году и результаты проведения других выставок этими же организаторами. Изучение каталогов, отзывов в прессе, мнение коллег, тип выставки, количество и уровень участников, количество посетителей.

Например, широко известные компьютерные фирмы (IBM, DELL, Hewlett Packard, COMPAQ), или производители электронной аппаратуры (SONY, PANASONIC, PHILIPS, BOSCH, SIEMENS), или лидеры в строительстве, легкой промышленности будут участвовать во всех тематических выставках: и общих, и узкоспециализированных, чтобы "показать себя", "посмотреть" на конкурентов, поддержать имидж и марку, дать понять что крепко стоят на ногах, контролируют рынок.

2.3 Этапы подготовки выставки

При проведении выставки можно выделить пять этапов: подготовка выставки; доставка экспонатов и их размещение на стенде, проведение выставки; демонтаж стенда и вывоз экспонатов; анализ полученных результатов.

Прежде всего осуществляются сбор, анализ и систематизация информации по прошедшим и предстоящим мероприятиям подобного рода.

Затем специалист, отвечающий за данное направление деятельности, на основе имеющегося банка информации проводит опрос всех заинтересованных служб предприятия в целях выяснения мнений по поводу необходимости и широты участия в конкретных выставках и ярмарках.

После этого руководством принимается решение, на основе которого разрабатывается годовой план-график подготовки и участия в выставках и ярмарках. На основе годового плана могут разрабатываться квартальные или месячные планы. Затем конкретное задание по подготовке и участию в выставке или ярмарке доводится до ответственных подразделений и персонала,

Параллельно ведутся работы по определению затрат, а в дальнейшем -- и составлению смет на конкретные экспозиции. После утверждения соответствующих смет проводятся работы по проектированию стендов, дизайну и подбору требуемых материалов.

Затем, на основе предложенных дизайнерскими группами макетов, изготавливаются необходимые стенды, сопутствующее оборудование и упаковка. Затем подбираются и готовятся штаты для работы на стендах, осуществляется руководство и контроль над работой вспомогательного персонала.

В случае если выставка или ярмарка проводится за рубежом, необходимо особенно тщательно изучить следующие вопросы: требования принимающей стороны к организации экспозиции; график работы; формы расчетов; налоговое, торговое, трудовое и экономическое законодательство; транспорт и транспортные расходы; виды и условия страховки; проезд и размещение сотрудников; таможенное и специальные правила и нормы; рекламное и информационное обеспечение.

Рекламное обеспечение выставок и ярмарок должно органически входить в фирменный стиль, являться элементом маркетинговой и рекламной программы предприятия или фирмы. Фирма заготавливает материалы для пресс-релизов, прайс-листы и каталоги. Желательно еще до размещения экспозиции выяснить или уточнить вопросы, связанные с подготовкой помещений, стоимостью площадей и арендой специального оборудования, уборкой, наличием и стоимостью средств коммуникаций, охраной, освещением, энерго- и водоснабжением, штрафными санкциями, наличием потенциальных посетителей.

Необходимо позаботиться об удобном и престижном месте расположения экспозиции, наличии и условиях оплаты помещений складских и под временный офис, условиях сбора информации на данной выставке (что запрещено и что разрешено).

Заранее надо позаботиться о получении разрешения организаторов выставки на использование нетрадиционных форм рекламы, устройств, производящих шум, вибрацию и другие неудобства при их демонстрации. Определить, нет ли резкого диссонанса стилей, нежелательного контраста с соседними эко позициями.

Необходимо самим или с помощью работников торгового представительства организовать посещение экспозиции важными гостями, нужными клиентами, представителями прессы, радио или телевидения. В случае если принято решение об освящении экспозиции служителями культа, надо заранее договориться с ними об этой процедуре, постараться придать положительный общественный резонанс с помощью средств массовой информации.

Необходимо тщательно, с учетом местного ландшафта, экстерьера и интерьера, продумать схему размещения всех наружных и внутренних экспонатов, не оставляя без внимания расположение вытяжек, вентиляторов, шкафов, панелей, обогревателей, розеток, вешалок, светильников и прочего оборудования.

С организаторами выставки необходимо согласовать условия проживания, питания и отдыха персонала, пользование средствами транспорта и коммуникации, рассмотреть варианты проезда до гостиницы, наличие культурной программы, официальных встреч, приемов, пресс-конференций, проведение церемоний открытия и закрытия выставки или ярмарки.

Стенды на выставке должны состоять из трех зон: зоны переговоров, хозяйственной зоны и зоны размещения экспонатов.

Оформить стенд помогут планшеты, диаграммы, плакаты и фотографии. Однако нельзя перегружать посетителей излишней текстовой информацией. Поэтому на выставочном стенде для концентрации внимания посетителей должны преобладать экспонаты по возможности в действующем виде. Если это невозможно, то их работу должны пояснять макеты, демонстрационное табло, видеофильмы.

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из светильников, зелени и цветов.

На некоторых выставках организаторы предоставляют готовые модули или блоки для компоновки стенда, однако не всегда они могут подойти по стилю к конкретной экспозиции. Поэтому, лучше иметь наготове собственные неоднократно проверенные в деле (желательно компактные и удобные при транспортировке и эксплуатации) модули.

Экспонаты, требующие осторожного обращения или представляющие большую материальную ценность, должны быть ограждены с помощью стеклянных плоскостей, пластиковых барьеров, насыпанной на пол гальки или керамзита и т.п. Однако следует стремиться, чтобы подобные ограждения составляли со всей композицией органическое целое и не создавали диссонанс в восприятии.

Стенд должен быть художественно оформленным, но не пестрым. При большом скоплении посетителей в среднем внимание одного из них задерживается на стенде не более 5-10 секунд.

Сотрудников должно быть достаточно для нормальной работы. Рекомендуется иметь двух стендистов на стенде длиной 2 м, на каждые дополнительные 3м -- еще одного, на каждые 12 кв. м общей площади -- еще одного. При высокой плотности потока (например, при плотности потока четыре человека на 10кв. м экспозиционной площади) лишь 3,5% посетителей из них смогут полноценно пообщаться с представителями фирмы.

Документы к выставке. Чтобы на деле оценить все аспекты деятельности при подготовке к выставке, полезно составить следующие документы: тематический план экспозиции, с определением перечня экспонатов и их основных технических характеристик тематико-экспозиционный план, представляющий собой своеобразный детально проработанный сценарий деятельности на стенде.

Эти планы служат основой для художественного проектирования стенда и тщательной разработки его художественного оформления. Генеральная компоновка стенда может основываться на индивидуальном, групповом или комплексном методах экспонирования предметов.

Глава 3. Выставочная деятельность в Саратове

За последние годы выставочная деятельность в нашей губернии набирает оборот.

Заключение

С каждым годом в нашей стране увеличивается количество выставок, а следовательно и начинает улучшаться их качество. На каждой выставке организаторы пытаются, как то по своему завлечь посетителей, что приводит к созданию здоровой конкурентной атмосферы. В результате повышается общий уровень организации и проведения такого рода мероприятий. В заключении хотелось бы добавить:

Анализируя отрасль выставочно-ярмарочной деятельности, я пришла к выводу, что пока еще у нас в стране организация и проведение выставок стоит не на самом высоком уровне, но развивается громадными темпами. По моим наблюдениям выставочная деятельность хорошо развивается в тех отраслях, которые занимают ведущую роль на рынках страны и зарубежья, таких как компьютерные технологии, автомобилестроение и т.д. Я считаю, что это неправильно. Помимо производственных отраслей необходимо развивать и такие области как искусство, т.е. то искусство, которое не доступно всеобщим взглядам и которое нужно развивать. Выставки помогают иначе взглянуть на тот или иной вид искусства, услышать другое мнение относительно выставляемых экспонатов, увидеть других исполнителей данного жанра и т.д. Т.е. расширить свой кругозор. В итоге можно подвести черту , сказав, что

выставки это будущее экономики страны и ее искусства.

Список используемой литературы

1. Гусаров Ю.В. Менеджмент рекламы, 2007.

2. Критсотакис Я. Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникация, 2007.

3. Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России. - М.: Издательство Центр, 2006. - 248 с.

4. Макшанцев Р.И. Психология рекламы: Учебное пособие / Науч. ред. М.В.Удалъцова. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 214 с.

5. Панкратов Ф.Г., Баженов Ю.К. Рекламная деятельность. Учебник для студентов вузов. 2-е изд., переработанное и дополненное. - М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг", 2005. - 412 с.