PR-проект проведения специального события на примере выставки

Состав организационного комитета: директор выставки, заместитель директора выставки, технический директор, менеджер по связям с общественность, бухгалтер, водители и курьеры.

Рекламная продукция и полиграфия: визитки, пригласительные билеты, каталог выставки, рекламные буклеты, сайт, фирменные бланки, бэйджи, заявки на ввоз/вывоз оборудования, участия в выставке, баннеры.

Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам:

- тематический рубрикатор

- классификатор продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров)

- информация/реклама в каталог выставки, надпись на фризе стенда

- потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.

- служебных и инфраструктурных помещениях и услугах

Для эффективного привлечения экспонентов и посетителей необходимо провести ряд мероприятий.

Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. База данных по клиентам. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др. Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа». Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид.

Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д.

Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций.

Разработать рекламную компанию. Привлечь СМИ (теле, радио, печатные и Интернет) для информационной поддержки. Соответственно, подготовить пресс-релизы и рекламные макеты различных размеров и вариантов. Подготовить и сдать в печать в выбранную типографию рекламной продукции.

Разработка индивидуальных и спонсорских программ. Для крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании.

Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки, рекламные возможности участия в выставке, участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы).

В нашем случае для спонсоров можно предложить - размещение баннеров на территории выставки, аккредитация промоутеров, размещение дополнительных стоек, размещение логотипа на рекламной продукции выставки, упоминание спонсора в анонсах выставки в СМИ, организация дополнительных мероприятий в рамках выставки.

Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки. Обязательно посещать выставки схожей тематики в крупных городах для привлечения экспонентов.

Непосредственно на выставке возникает очень много вопросов и моментов. Конечно максимально их необходимо продумать заранее, чтобы на самой выставке не отвлекаться по мелочам, а всецело сосредоточиться на работе с экспонентами.

Прямо перед выставкой (будем уже считать этот период в рамках проведения выставки) необходимо еще раз проверить экспозиционный план и сверить его с генеральным застройщиком, перед застройкой выставки,ю

Также проверить застройку отдельных стендов, при необходимости внести корректировки и связаться с экспонентами.

Проверка оплат экспонентов, составление списка должников, работа с ними на выставке.

Организация работы информационных стендов на выставке, обеспечение их информацией и рекламной и полиграфической продукцией. Оснащение стенда.

Проверка готовности рекламной и полиграфической продукции, при необходимости оперативный заказ недостающих материалов.

Оформление выставочного комплекса изнутри и снаружи, символикой мероприятия. Баннеры и стойки при входе, внутри.

Организация навигации по выставке - размещение указателей и надписей.

Проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, других РR акций, работа со СМИ.

Формирование папок экспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке.

Инструктаж наемного персонала на выставке, распределение обязанностей: работников информационных стендов, координаторов, промоутеров, технического персонала и т.д.

Проведение анкетирования и опросов экспонентов и посетителей выставки. Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам: правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта, данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий, данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.), маркетинговые обзоры по рынку коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней, динамика маркетинговой информации за ряд лет дает представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно, новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы. Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты для каждой группы разрабатывается свой тип анкет. В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.). Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок:

- цели участия в выставке,

- оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке

- оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном, выдача бэйджа на постоянное посещение выставки, выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции. В нашем случае предусмотрены анкеты для посетителей, которые раздают промоутеры, анкеты снабжены номерами, которые участвуют в розыгрыше призов. Более краткие анкеты предусмотрены на пригласительных билетах, в виде отрывных купонов. Анкетирование экспонентов и потенциальных экспонентов происходит путем индивидуальных бесед.

Программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция

Накануне заезда дополнительная проверка застройки выставки.

На заезде экспонентов, координация завоза оборудования, выдача аккредитации и информационного пакета: каталог выставки, рекламный буклет, бэйджи, информация о предстоящих мероприятиях, информация о деловой программе, сувенирная продукция.

Проведение фуршета для экспонентов и VIP гостей выставки.

В течении всех дней выставки необходим строгий контроль за состоянием стендов и оборудованием и другими технические вопросами выставки.

Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне.

Переговоры с экспонентами по предстоящим проектам, для более эффективного проведения последующих мероприятий.

Организация фото и видео съемки, т.к. все эти материалы пригодятся для формирования пост материалов выставки.

Демонтаж выставки, 20-го февраля после закрытия выставки для посетителей. Продолжение демонтажа на следующий день. Необходимо строго слелить за вывозом оборудования и оплатами экспонентов. К моменты выезда должников оставаться не должно.

Подведение итогов выставки: подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком. Окончательная сверка и оплата.

Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком. Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами.

Подготовка Официального отчета дирекции: экспозиционная информация (фото материалы); общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др., отчет о мероприятиях деловой, презентационной программы, отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта, результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту, приложения.

Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку. Подготовка разнообразных пост релизов для СМИ, рассылка и контроль за их публикацией.

Заключение

В условиях рыночных отношений главным определяющим фактором экономического благополучия фирмы становится рынок, точнее покупатель её продукции и услуг. Подвижность внешних условий ни у кого не вызывает сомнений, поэтому фирмам жизненно важно не только учитывать внешние условия, но и иметь вполне определённую ориентацию на формирование благоприятного «внешнего климата», проводить постоянную целенаправленную работу с общественностью и пользователями.

Предприниматель, ориентированный на будущее, должен в полной мере использовать потенциал возможностей паблик рилейшенз. Хорошо отлаженная система ПР помогает чётко видеть «окно возможностей» фирмы, своевременно использовать изменения настроений в обществе, возможностей и желаний пользователей и не дать себя опередить конкуренту.

PR -- это планируемые продолжительные усилия, направленные на создание и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и её общественностью.

PR является составляющей маркетинговых коммуникаций; наиболее важный аспект -- обратная связь. Поэтому необходимо не только распространять информацию о фирме, но и отслеживать ответную реакцию.

PR осуществляется при помощи сотрудничества со СМИ, кино- и фотосредств, проведения пресс-конференций, распространения пресс-релизов, оказания спонсорской поддержки искусству, спорту и т.д.

PR-проект брендового магазина Moschino будет основан на инвестиционном проекте создания данного магазина.

Основными задачами PR-стратегии fashion-кампании являются:

- Решение проблем низкой осведомленности рынка о марке, товаре, бутике

- Позиционирование фирмы от конкурентов

- Продвижение нового товара на рынок (нового брэнда, новой коллекции)

- Выход на новый потребительский сегмент (расширение целевой аудитории, а иногда смена ее)

- Стимулирование сбыта товаров

- Повышение уровня посещаемости бутика

- Разрушение отрицательного стереотипа о брэнде, товаре, магазине

- Формирование необходимого имиджа, повышение статуса фирмы на рынке

- Инициирование ответных шагов на рекламные и сбытовые акции конкурентов

- Повышение объемов продаж

К PR в fashion-бизнесе относится:

- создание благоприятного имиджа кампании и брэндов;

- распространение информации о кампании, брэнде через СМИ;

- промоушн кампании и брэндов;

- организация и проведение показов, презентаций, пресс-конференций с максимальным освещением в прессе;

- информационного обеспечение привлекательного имиджа фирмы и ее товаров;

- разработка и проведение рекламно-информационных компаний;

- благотворительная деятельность, спонсорство;

- сотрудничество с другими престижными кампаниями;

- расширение постоянной клиентуры;

- непубличный PR - коммуникация с различными профессиональными группами, минуя СМИ и профессиональные круги, работа с которыми требует особых технологий и подходов.

Современная выставка многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. На организаторов ложиться непростая задача предусмотреть все нюансы проведения мероприятия, для комфортной работы экспонентов и партнеров. В данной работе учтены практически все моменты, так или иначе необходимые при проведении выставки данной тематики.

Список использованной литературы

1. Акулич И.Л. Маркетинг: Учебник / 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Высшая школа, 2005.-447 с.

2. Аги У., Кэмерон Г., Олт Ф., Уилкокс Д. Самое главное в PR/ Пер. с англ. - СПб.: Питер, 2007. - 560 с.: ил.

3. Ю. Н. Арсеньев, С. И. Шелобаев, Т. Ю. Давыдова "Управление персоналом. Модели управления"- .М: Юнити-Дана, 2005 - 428 с.

4. Ассель Г. Маркетинг: принципы и стратегия. Учебник для ВУЗов. - М.: Инфра-М, 2007. - 804 с.

5. Алескеров С.И., Землин А.И., Ольховская Н.П.; Под ред. Землина А.И. Банковское право. Практикум: Учебное пособие. - М.: Экономика, - 2007. - 326 с.

6. Александр Носов, Конкурентная борьба в малом и среднем банке// Банковское дело в Москве, №9,2005 с.13-20

7. Алешина И.В. Паблик рилейшенз для менеджеров и маркетеров, - М., 2007 - 280 с.

8. Багиев Г.Л., Тарасевич В.М. Маркетинг: Учебник / под общ. ред. Г.Л. Багиева-М.: «Экономика», 2005. - 718 с.

9. В. И. Беляев "Практика менеджмента" .М: КноРус, 2006 - 354 с..

10. Беляевский И.К. Маркетинговое исследование: информация, анализ, прогноз: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 320 с: ил.

11. Болт Г.Дж. Практическое руководство по управлению сбытом, пер. с англ.: - М., МТ-Пресс, 2006г. - 268с.

12. Банковское дело/Под ред. О.И. Лаврушина. - М.: Роспотребрезерв, 2007. - 456с.

13. Блажнов Е.А., Паблик Рилейшнз. Учебное пособие, М., "ИМА-пресс", 2007 г., 152 с.

14. Борисов Б.Л. Технологии рекламы и PR. - М.:ФАИР-ПРЕСС, 2005.-624с.

15. Викентьев И.Л. Приёмы рекламы и public relations.ч.1.-СПб.:ООО «Приз-Шанс»:Изд. Дом «Бизнес-Пресса»,2007.-256с.

16. Веременко С.А. Банковское дело. - М.: ЮНИТИ, 2007. - 190 с.

17. Галумов Э.А. "Основы PR." - М:Евразия, 2007 - 468 с.

18. Голубков Е.П. Маркетинговые исследования: теория, методология и практика. - 2-е издание, переработанное и дополненное. - М.: Издательство «Финпресс», 2006. - 464 с.

19. Голубков Е. П. Основы маркетинга: Учебник. - М.: Издательство «Финпресс» 2007. - 656 с.

20. Голубков Е.П. Проектирование элементов комплекса маркетинга: формирование коммуникационной политики // Маркетинг в России и за рубежом. - 2006. - №2. - с. 110-127.

21. Голубков Е.П. Проектирование элементов комплекса маркетинга: формирование продуктовой политики // Маркетинг в России и за рубежом. - 2006.-№5.-с. 115-135.

22. Голубков Е.П. Проектирование элементов комплекса маркетинга: формирование сбытовой политики // Маркетинг в России и за рубежом. 2006.-№!.-с. 117-138.

23. Гундарин М.В. Книга руководителя отдела PR. - СПб.: Питер, 2007. - 368 с.: ил.

24. Бородин А.Ф. Актуальные проблемы и перспективы развития региональных банков. // Деньги и кредит. №1 2007. - С. 35 -69.

25. Балабанов И. Т., Савинская Н. А. Банки и банковское дело. Краткий курс. - СПб.: Питер, 2007. - 260 с.

26. Жарковская Е.П. Банковское дело: учебник: для студентов вузов/Е.П. Жарковская. 4-е издание., испр. И доп. - М.: Омега-л, 2006. - 452 с.

27. Кроливецкая Л. П., Белоглазова Г. Н. Банковское дело: Учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2007. - 420 с.

28. Кожекин Г.Я., Мисербиева С.Г. Маркетинг предприятия: Учеб. пособие. - Мн.: Книжный Дом; Мисанта, 2007. - 240 с.

29. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент / Пер. с англ, под ред. Л.А. Волковой, Ю.Н. Каптуревского. - СПб.: Питер, 2006. - 752 с.

30. Жуков Е.Ф. Менеджмент и маркетинг в банках. -- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2006. - 280 с.

31. Одегов Ю.Г., Никонова Т.В., Безделов Д.А. Банковский менеджмент: управление персоналом: Учебное пособие/ Ю.Г. Одегов, Т.В. Никонова, Д.А. Безделов. - М.: Издательство «Экзамен», 2005. - 448 с.

32. Ольшевский А.С. Антикризисный PR и консалтинг. Издательский дом «Питер», 2007. - 340 с.

33. Орлова Т.М. Паблик рилэйшнз и реклама в системе маркетинга.//Маркетинг в России и за рубежом,2007 г., №7-8, стр. 20-29.

34. Пашенцев Е.Н. Связи с общественностью М.: Дело, 2007.-271 с.

35. Павлодский Е.А. Кредитные организации в России: правовой аспект.М: - Волтерс Клувер, 2006 - 356 с.

36. А. Ю. Петров, В. И. Петрова. Комплексный анализ финансовой деятельности банка.М: Финансы и статистика, 2007 - 432 с.

37. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. М.: «Рефл-Бук», «Ваклер» - 2007.-624с.

38. Самые успешные PR-кампании в мировой практике Пер. с англ. М.: Консалтинговая группа «ИМИДЖ-Контакт» ИНФРА-М, 2005. - 260 с.

39. Севрук В.Т. Банковский маркетинг. -- М.: Дело ЛТД, 2007. - 278 с.

40. Толстов Л.Н. Реклама и паблик рилейшнз: тексты, лекции./Чуваш.Ун-т, Чебоксары, 2007.-64с.

41. Уткин Э. А. Нововведения в банковском бизнесе России. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 356 с.

42. Яковлев И. Паблик рилейшнз в организациях.- СПб.,2005 г. - 334 с.

43. Пономарёва Е. PR-кампания.// Рекламные технологии.-2007.-№1.-С.10-12.

44. Сорокина Е. Реклама и PR - слияние или дифференциация.//Рекламные технологии.-2007.-№2. -С.25-28.

45. Тотьмяница Ю. Исследование как фундамент PR-кампании.//Советник.-2005.-№12.-С.13-15.

46. Тотьмяница Ю. Теперь PR можно просчитать точнее. Ещё раз об отношениях Public Relations, рекламы и маркетинга.//Советник.- 2005.-№ 2. -С.24-26.

47. Мымшец М. Как распознать успешный PR? //Советник.-2007.-№4. С.16-17.

48. www.ra-caravan.ru

49. www.variant-reclama.ru

50. www.uprav.biz

51. www.finansy.ru

52. www.pressclub.host.ru

53. www.triz-ri.ru

54. www.vr.com.ru

55. www.pr-proba.ru

56. www.propaganda.ru