Система заказов в логистическом сервисе

23

Курсовая работа

на тему: «Система заказов в логистическом сервисе»

Содержание

Введение

1. Понятие и задачи логистики

2. Выбор поставщика

2.1 Получение и оценка предложений

2.2 Основные требования, предъявляемые к поставщику

3. Документальное оформление заказа

4. Поставки продукции

4.1 Получение и кодирование поставляемой продукции

4.2 Проверка качества и количества полученной продукции

5. Система заказов в логистическом сервисе

5.1 Анализ, определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов

5.2 Система поставок с фиксированным размером заказа

5.3 Система поставок с фиксированным интервалом времени между заказами

Заключение

Библиографический список

Введение

С библейских времен несчастные человеческие существа обременены множеством потребностей. Им нужны пища и кров, одежда и оружие, жизненные удобства и материальные блага, общественное признание и любовь. Человек живет в постоянной борьбе за «лучшую жизнь», более теплое и достойное место од солнцем. В этом соперничестве с себе подобными за право удовлетворения бесконечных материальных потребностей, ему мешает только одно - на вид необозримые ресурсы Земли на самом деле являются ограниченными. Но как велико желание «объять необъятное», найти заветную формулу успеха, решить проблему эффективного использования ресурсов для достижения максимального удовлетворения потребностей. В погоне за материальными благами человек создал не только машины для производства этих благ, но и придумал способы, как получать доход не только от самого производства, но и от правильной организации производства, обеспечения его сырьем, транспортировки товаров т.п.

Возникла наука об управлении запасами, складированием, транспортированием сырья и полуфабрикатов, доведением этого сырья до производителя, внутризаводской переработки сырья, доведением готовой продукции до потребителя в соответствующей с его интересами, а также собор, хранение и обработка соответствующей информации. И эта наука получила название логистика.

Все эти функции существовали на предприятии и до возникновения логистики, но существует ряд отличий логистического подхода от традиционного: логистика выступает за оптимизацию размеров запасов, за производства продукции малыми партиями, за дешевой оформление запасов, за минимизацию издержек на транспорте, за создание разветвленной складской системы.

Логистика включает в себя следующие функциональные области: сбытовая логистика, транспортная, информационная, кадровая, производственная и закупочная логистика.

Цель курсовой работы: рассмотреть систему заказов в логистическом сервисе.

Задачи курсовой работы:

· Описать выбор поставщика и документальное оформление заказа.

· Изучить принципы поставки продукции.

· Проанализировать определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов и система поставок.

1. Понятие и задачи логистики

Для того, чтобы принимать обоснованные решения по управлению материальными потоками, необходимы определенные знания. Деятельность по выработке этих знаний относят к логистике; соответственно большая группа определений трактует логистику как науку или научное направление: логистика -- междисциплинарное научное направление, непосредственно связанное с поиском новых возможностей повышения эффективности материальных потоков.

Как наука логистика ставит и решает следующие задачи:

- прогноз спроса и, на его основе, планирование запасов;

- определение необходимой мощности производства и транспорта;

- разработка научных принципов распределения готовой продукции на основе оптимального управления материальными потоками;

- разработка научных основ управления перегрузочными процессами и транспортно-складскими операциями в пунктах производства и у потребителей;

- построение различных вариантов математических моделей функционирования логистических систем;

- разработка методов совместного планирования, снабжения, производства, складирования, сбыта и отгрузки готовой продукции, а также ряд других задач.

Выработанные наукой знания позволяют принимать обоснованные решения в области управления материальными потоками. Для практической реализации принятых решений нужны конкретные действия. Поэтому другая группа определений рассматривает логистику как хозяйственную деятельность: логистика -- направление хозяйственной деятельности, которое заключается в управлении материальными потоками в сферах производства и обращения.

Логистика (logistics) -- наука о планировании, контроле и управлении транспортированием, складированием и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до производственного предприятия, внутризаводской переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также передачи, хранения и обработки соответствующей информации.

Большинство определений трактуют логистику как теорию и практику управления материальными потоками. Однако эта деятельность осуществлялась человечеством с давних времен. Общепризнанного же определения, которое отражало бы специфику логистики, пока не выработано. Поэтому остановимся несколько подробнее на специфике логистического подхода к управлению материальными потоками, как на микро-, так и на макроуровне.

2. Выбор поставщика

2.1 Получение и оценка предложений

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1) конкурсные торги;

2) письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) -- распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1) реклама;

2) разработка тендерной документации;

3) публикация тендерной документации;

4) приемка и вскрытие тендерных предложений;

5) оценка тендерных предложений;

6) подтверждение квалификации участников торгов;

7) предложение и присуждение контракта. Логистика: Учебник / Под ред. Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. -- М.: Л69 ИНФРА-М, 2002. -- 368 с.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

* инструктирует участников тендера о процедуре торгов;

* дает описание закупаемых товаров или услуг;

* устанавливает критерии для оценки предложений;

* определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

* предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

* рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

* безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

* отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. - 2-е изд. - М.: «Маркетинг», 1999.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый -- когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

* наименование товара;

* количество и качество товара;

* цену;

* условия и срок поставки;

* условия платежа;

* характеристику тары и упаковки;

* порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы. Логистика: Учебник / Под ред. Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. -- М.: Л69 ИНФРА-М, 2002. -- 368 с.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой.

2.2 Основные требования, предъявляемые к поставщику

Имеется 2 основных критерия выбора поставщиков (1) стоимость приобретения продукции или услуги и (2) качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.Лекции по логистике Харлампенкова Е.И.

Кроме основных критериев существует еще ряд дополнительных: удаленность поставщиков от потребителей; риск забастовок у поставщика; наличие у поставщика резервных мощностей и др.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников информации. Ими могут быть например: собственные расследования; местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов; банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика; торговые ассоциации; информационные агентства; государственные источники.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

Нельзя ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины предоставляемой им информации.

Как минимум 1 из используемых источников должен быть независимым.

Окончательный выбор поставщиков производится лицом, принимающим решение, и может быть полностью формализован.Логистика: Учебник / Под ред. Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. -- М.: Л69 ИНФРА-М, 2002. -- 368 с.

3. Документальное оформление заказа

В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить:

Название документа.

В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами «Заказ» или «заказ на поставку».

Порядковый номер.

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

Название и адрес компании.

Эти сведение информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

Ответственность за заказ.

В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

Дату, наименование и адрес поставщика.

Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

Описание товаров.

Адрес поставки.

В случая когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа.

Цену.

Расчеиный счет.

Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, 4 экземпляра заказа. Для облегчения работы они окрашены в разные цвета.

Экземпляр 1 (белый) - отправляется поставщику.

Экземпляр 2 (розовый) - отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) - оправляется в отдел МТС. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товара, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) - отправляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. - 2-е изд. - М.: «Маркетинг», 1999.

После того как отдел МТС подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается а архив.

4. Поставки продукции

4.1 Получение и кодирование поставляемой продукции

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества товара.

Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботится о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемке товара были расположены как можно ближе друг к другу и не далеко от производственных помещений.

Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Такие меры позволяют не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

Документальное оформление поставок.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке товара. При проверке используются спецификации (описание товара).

Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке.

Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для этой фирмы.

Документ поставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы.

Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывается: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товара.

4.2 Проверка качества и количества полученной продукции

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

Дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

Остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

Судебные иски;

Потеря доверия потребителей своей продукции из-за поставок недоброкачественных материалов.

5. Система заказов в логистическом сервисе

5.1 Анализ, определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1) какие материалы требуются;

2) количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;

3) время, когда они понадобятся;

4) возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;

5) требуемые площади складских помещений предприятия;

6) издержки на закупки;

7) возможности организации самостоятельного производства некоторых деталей на предприятии.

Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.

Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост. Исходная точка -- это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время их производства на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах. Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность. При этом учитывают:

* наличный запас;

* плюс заказанные материалы и запланированное собственное производство;

* минус заказ, предназначенный для предыдущей серии продукции.

На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются исходя из потребностей в конечном продукте. Логистика: Учебник / Под ред. Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. -- М.: Л69 ИНФРА-М, 2002. -- 368 с.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде с прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода.

Прогнозные значения в отдельные периоды корректируются с помощью так называемого фактора а, значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение о, тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах:

1) детерминированный;

2) стохастический;

3) эвристический.

Первый используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй -- когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы определения количества, сроков и периодичности закупок имеют свои достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или определения потребностей в материалах. Их выбор зависит от:

* профиля фирмы;

* возможностей заказчика;

* типа изделий;

* наличия и вида складов;

* системы контроля за состоянием запасов.

5.2 Система поставок с фиксированным размером заказа

Само название говорит об основополагающем параметре системы - размере заказа. Он строго фиксирован и не меняется ни при каких условиях работы системы. Определение размера заказа является поэтому первой задачей, которая решается при работе с данной системой управления запасами. В российской практике зачастую возникает ситуация, когда размер заказа определяется по каким-либо частным организационным соображениям. Например, удобство транспортировки или возможность загрузки складских помещений. Между тем в системе с фиксированным размером заказа объем закупки должен быть не только рациональным, но и оптимальным, т.е. самым лучшим. Поскольку мы рассматриваем проблему управления запасами в логистической системе отдельной организации или экономики в целом, то критерием оптимальности должен быть минимум совокупных затрат на хранение запасов и повторение заказа. Данный критерий учитывает два фактора, действующих на величину названных совокупных затрат:

1) затраты, связанные с хранением (аренда, заработная плата персонала, потери от естественной убыли и т. д.);

2) затраты, связанные оформлением и получением заказа с фиксированным размером запаса. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. - 2-е изд. - М.: «Маркетинг», 1999.

Очевидно, что затраты, связанные с хранением и выполнением заказа, имеют разнонаправленный характер. Чем больше фиксированный размер запаса, тем меньше удельные затраты на его доставку, но больше затраты на его хранение. Оптимизацию данных затрат позволяет сделать формула Уилсона, по которой рассчитывается оптимальный размер заказа:

где EOQ (economic order quantity) - оптимальный размер заказа;

D - годовая потребность в натуральных единицах;

О - стоимость выполнения одного заказа;

Н - стоимость хранения единицы запаса.

Определив фиксированный размер заказа, необходимо вычислить временной период, когда следует возобновлять рассчитанное оптимальное количество:

где ROP (reorder point) - объем запасов в натуральном выражении, когда необходимо заказывать их необходимое количество;

L - число дней до получения заказа.

5.3 Система поставок с фиксированным интервалом времени между заказами

Как следует из названия этой системы, период между поставками является постоянным (неделя, месяц, квартал и т. д.).

В конце каждого периода проверяется уровень запасов и исходя из этого определяется необходимый размер следующей партии поставок. Размер заказываемой партии товара (Р) рассчитывается как разность между необходимым количеством запасов (З_Н) и фактическими остатками (З_ФАКТ) с учетом времени на выполнение заказа и текущего потребления запасов (З_И):

Р = З_Н + З_И - З_ФАКТ

Расчет интервала времени между поставками определяется следующим образом:

где Т - интервал времени между поставками в днях. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. - 2-е изд. - М.: «Маркетинг», 1999.

Заключение

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. Функции закупочной логистики:

Определить необходимое количество сырья и материалов для производства продукции;

Определить что закупать;

Сколько закупать;

Как закупать;

Выбрать поставщика;

Оформить заказ на поставку;

Проконтролировать выполнение заказа;

Разместить материалы на сладе.

Все эти функции по разному осуществляются на производстве. Количество материалов, дата начала поставок, и продолжительность периода их поступления зависят от производственных программ компании.

Например, одни предприятия закупают сырье большими партиями для того, чтобы сгладить сезонные колебания в поставках, а другие - не большими партиями чтобы свести к минимуму издержки связанные со складирование.

Особенно важными являются вопросы что купить, сколько купит и у кого купить В России их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

На сегодняшний день эти вопросы стоят особенно остро в ситуации нестабильной экономики.

Некоторые предприятия предпочитают убытки от складирования сырья, чем от задержек с его поставкой или по другим нарушения контракта.

В ситуации когда все друг другу должны и никто не платит говорить о нормальном функционировании предприятия сложно. Но даже в таких условиях логистика в нашей стране развивается.

Библиографический список

1. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. - 2-е изд. - М.: «Маркетинг», 1999.

2. Рахилькин А.В. Логистика фирмы. - Новосибирск, 1997.

3. Лекции по логистике Харлампенкова Е.И.

4. Логистика: Учебник / Под ред. Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. -- М.: Л69 ИНФРА-М, 2002. -- 368 с.