Планирование закупок. Классификация продукции

12

Министерство образования Республики Беларусь и РФ

Белорусско-Российский Университет

Кафедра «Коммерческая деятельность»

Контрольная работа

По дисциплине «Закупки товаров»

Вариант 8

Выполнила:

студентка 4-ого курса

группы КДЗ-052

Котова Н.А.

Проверила:

Шифр 031206

Могилев, 2009

1 Виды планов закупок

Понятие закупок, классификация и характеристика их видов

Закупка - приобретение товаров за рубежом или внутри страны крупными партиями, в большом количестве.

Возможности сбыта предприятия в значительной мере определяются наличием соответствующих товарных запасов. Торговые предприятия и производители, предлагающие широкий ассортимент наряду с собственной продукцией, используют закупку для создания и поддержания необходимого уровня товарных запасов. Одним из предметов оптимизации оргструктуры предприятия является управление товарными запасами, взаимодействие закупки и сбыта в этом вопросе.

Интересы сбыта, закупки и предприятия в целом в области управления товарными запасами не совпадают. Сбыт предпочитает иметь значительные товарные запасы по каждой товарной группе максимально широкого ассортимента, чтобы быть в состоянии немедленно удовлетворить любую заявку покупателей. Закупка предпочитает осуществлять максимально крупные оптовые поставки от ограниченного круга поставщиков. Предприятию необходимо поддерживать товарный запас в целом на определенном уровне, по возможности, с минимальным постоянным отвлечением капитала. Возлагать обязанности по управлению товарными запасами полностью на сбыт или закупку без регламентации взаимодействия нецелесообразно.

В практике предприятий часто применяется двухуровневое планирование: на основании плана по сбыту и остатков товаров на складах, с учетом возможностей поставщиков и их минимальных партий отгрузки планируется закупка товаров на длительный срок. При этом сбытом и закупкой согласовывается график поставок.

В процессе деятельности по сбыту отклонения от плана компенсируются закупкой через поддержание минимальных товарных запасов по оговоренному ассортименту. Уменьшение запасов до нижнего предела служит основанием дополнительной закупки минимальной партии товара. Этот метод работоспособен, но не всегда оптимален. Согласование планов закупки и сбыта реально происходит раз в месяц. "Автоматическая" закупка минимальной партии, возможно, нерентабельна, если через неделю приходится покупать следующую минимальную партию. Иногда происходит "зависание" групп товара на складах, которое сбыт игнорирует, не принимая экстренных мер по продаже, т.к. оптимизация запасов не входит в его обязанности. С другой стороны, отслеживание товарных запасов на более высоком уровне управления также нецелесообразно. Построение вертикальной иерархии и вынесение оперативных вопросов на высший уровень не оправдывает себя. Оптимизация товарных запасов - именно оперативный вопрос, который должен решаться ежедневно.

Планирование снабжения и закупок ведется функциональными отделами, которые занимаются снабжением сырьем, материалами и комплектующими производства (закупками товара). Планирование ведется на определенный ранее срок, по видам, группам и номенклатуре сырья, материалов и комплектующих, (товара).

К документам планирования операций снабжения и закупок относятся следующие планы:

- план снабжения (закупок) по видам, группа и номенклатурам сырья, материалов и комплектующих (товара) в натуральном и стоимостном выражениях;

- план оплат по поставщикам;

- план кредиторской задолженности перед поставщиками.

Планирование основывается на данных маркетинговых исследований, заключенных договорах, данных о потребностях производства, хранения и транспортировки. Формирование планов закупок и продаж можно осуществлять по различным сценариям: снизу вверх или сверху вниз. Планы могут составляться по количественным и (или) суммовым показателям с различной степенью детализации: от планов на уровне номенклатурных групп до планов, детализированных до номенклатурных позиций и характеристик товаров. Очевидно, что формирование рационального плана закупок требует точного учета перспективных потребностей в различных видах товаров.

Для этого необходима консолидация информации о предстоящих поставках с учетом сведений о текущих запасах, уже размещенных заказах поставщикам и сроках их исполнения.

В зарубежной и отечественной практике составления планов иногда используются разные термины для обозначения уровня планирования закупок и планов с различной степенью детализации принимаемых решений. Например, в зарубежной литературе используют следующие термины для планирования закупок: обобщенный график, основной график, операционные решения, краткосрочный график. На производственных предприятиях используются следующие термины для планирования закупок: комплексный годовой план, производственная программа, оперативное планирование закупок, оперативно-производственный план и др.

На этом уровне планирования закупок разрабатываются обобщенные планы и основные графики. В обобщенных планах ведется анализ по группам видов деятельности, по каждому сооружению, как правило, на каждый месяц, при этом деталей работы планирование закупок не касается. Так, например, в обобщенном плане может быть указано количество груза, которое будет перемещаться через логистический центр, но разбивка общего груза по типам упаковок или содержимому не будет производиться, так это не входит в планирование закупок. После составления обобщенных планов разрабатываются основные графики, разбивающие обобщенный план на составляющие и показывающие виды деятельности, как правило, на каждую неделю.

Пусть, например, транспортная компания прогнозирует спрос в 800 т материалов, которые она доставит в следующем году. В обобщенных графиках может быть указано, что, например, планируется доставка по 100 т в каждый из первых восьми месяцев. Тогда в основном графике будет приведены детали, например, две поставки по 9 т в первую неделю, три поставки по 7 т во вторую неделю, три поставки по 11 т в третью неделю и две поставки по 14 т в четвертую неделю. Планирование закупок не заканчивается на этапе составления основного графика, т.к. необходимо разработать подробные расписания для всех видов работ, оборудования, сотрудников, материалов, сооружений и других ресурсов, требуемых для выполнения задач, установленных в основном графике после планирования закупок. Для этого используется составление краткосрочных графиков. Краткосрочные графики планирования закупок определяют последовательность выполнения видов деятельности, ресурсы и время, когда они должны быть выполнены. Для приведенного выше примера с транспортной компанией в дневном графике должны быть перечислены клиенты, которым отправят в этот день груз, наименование груза, его параметры, машины, водители, запасные части, бензин и т.д. Другим способом краткосрочного планирования закупок является использование правил очередности выполнения работ, например, первым пришел - первым обслужился, в первую очередь выполняются срочные работы, в первую очередь выполняются самые короткие работы и др. Подсистемы для ведения планирования объединяет общая идеология построения планов и заключается она в следующем. В системе могут одновременно существовать несколько планов одного вида, например несколько планов продаж, несколько планов закупок и т.д. Это может объясняться необходимостью вести долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование. Другая причина может заключаться в потребности предприятия формировать планы исходя из оптимистичных и пессимистичных оценок. Для формирования нескольких планов одного вида предусмотрено использование сценариев планирования. Сценарий планирования является обязательным атрибутом любого плана. Как правило, планы предприятия разрабатываются сверху вниз с делением на уровни, соответствующие зонам ответственности разных ступеней управленческой лестницы предприятия. Это позволяет поэтапно проводить согласование планов между подразделениями предприятия. В связи с этим каждый план в прикладном решении может быть привязан к некоторому подразделению. Таким образом, информационная система помогает координировать деятельность различных подразделений предприятия по исполнению свойственных им функций. Дополнительно планы можно вести в разрезе проектов. Например, это могут быть проекты, связанные с длительным выполнением какого-либо заказа. Нередко при составлении планов продаж на период опираются на информацию об уже зарегистрированных заказах покупателей. Аналогичная ситуация возникает при использовании информации о зарегистрированных заказах поставщиками при составлении планов закупок (рисунок 1). Исполнимость планов при этом определяется вероятностью исполнения заказов поставщиками. Хранение в планах информации о заказах позволяет обосновать запланированные объемы. Важно помнить, что для приведения планов в актуальное состояние при изменении информации в заказах может потребоваться перепланирование.

Рис.1 Хранение в планах информации о заказах

Исполнимость планов при этом определяется вероятностью исполнения заказов поставщиками. Хранение в планах информации о заказах позволяет обосновать запланированные объемы. Важно помнить, что для приведения планов в актуальное состояние при изменении информации в заказах может потребоваться перепланирование.

Еще одним поводом для планирования закупок является оценка складских запасов. Для поддержания оптимальной величины текущего складского остатка в прикладном решении используется механизм планирования закупок по «точке заказа». Если складской остаток уменьшается до уровня, который находится ниже значения «точки заказа», то это означает, что запасы нужно пополнить.

2 Системы классификации продукции

Ассортимент продукции, выпускаемой промышленностью и поступающих в торговлю, насчитывает десятки тысяч самых разнообразных видов и разновидностей. С каждым годом количество их возрастает: под влиянием моды расширяется и обновляется ассортимент текстильных и одежно-обувных товаров; с развитием науки и техники появляются новые, более совершенные сложно- технические товары; новые виды сырья и материалов создаются химической промышленностью.

Систематизировать всё многообразие продукции помогает научная классификация, которая постоянно совершенствуется. Классификация имеет важное значение в управлении качеством и ассортиментом товаров, так как способствует систематизированному изучению товаров, рациональной организации торговли, эффективному проведению работ по контролю качества, изучению и формированию структуры ассортимента. Кроме этого, распределение продукции на однородные группы позволяет:

- выявить групповые характеристики качества продукции, установить необходимую номенклатуру качества для каждой группы товаров, сформулировать общие требования к ним, разработать общие методы их испытания, рационально организовать приёмку и контроль их качества;

- организовать рациональный учёт товара по группам;

- организовать рациональное хранение, исходя из их общих свойств.

Классификация происходит от слова «классифицировать», то есть разделение множества объектов на подмножества по сходству или различию в соответствии с принятыми методами.

В результате деления множества на подмножества создаются классификационные группировки, которые могут иметь общие и различные признаки, могут быть как взаимозависимыми, так и независимыми.

Совокупность приёмов разделения множества объектов, подход к их разделению на подмножества, называют методом классификации.

Различают два метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический метод классификации предусматривает последовательное деление заданного множества объектов (товаров) на подчинённые классификационные подмножества (группировки).

Иерархический метод классификации имеет несколько ступеней классификации, число которых равно количеству использованных признаков общности объектов.

Ступень классификации - это этап разделения множества на составляющие его части по одному из признаков. Количество ступеней классификации, то есть количество использованных признаков, определяют глубину классификации.

Разделение множества объектов на подмножества только по одному признаку называется группировкой, которая применяется для выделения ассортиментных групп.

Фасетный метод классификации предусматривает параллельное разделение множества объектов по одному признаку на отдельные, независимые друг от друга подразделения (группировки) - фасеты.

Отдельные фасеты не зависят и не подчиняются друг другу, как в иерархической системе, но они связаны тем, что относятся к одному и тому же множеству, и каждый характеризует одну из сторон распределяемого множества. Таким образом, фасетный метод классификации позволяет получить систему отдельных (не подчинённых друг другу) группировок. Фасетный метод классификации отличается большой гибкостью и удобством использования, позволяет в каждом отдельном случае ограничивать подразделение множества товаров несколькими фасетами, представляющими интерес в данном случае.

Каждый метод классификации наряду с достоинствами имеет недостатки. Так, к недостаткам иерархического метода можно отнести его чрезмерную громоздкость, высокие затраты, иногда не обоснованные, трудность применения. Недостатком фасетного метода является невозможность выделения общности и различия между объектами в разных классификационных группировках.

Существуют правила классификации, которые предназначены для выбора разновидностей метода и признаков, по которым осуществляется деление множества на подмножества. Так правила иерархического метода классификации следующие:

- деление множества следует начинать с наиболее общих признаков;

- на каждой ступени классификации можно использовать только один признак, который имеет принципиальное значение для этого этапа;

- разделение объектов должно осуществляться последовательно: от большего к меньшему, от общего к частному;

Правила классификации, разработанные в иерархическом методе, справедливы и для фасетного метода. Рассмотренные иерархический и фасетный методы классификации могут применяться как независимо друг от друга, так и совместно.

В зависимости от цели, которую преследуют при классификации, они подразделяются на следующие классификации: учебные; отраслевые; экономико-статистические;

Классификации продукции разрабатываются для решения задач планирования и учета выпускаемой продукции, облегчения управления народным хозяйством на различных уровнях управления

Задача 1

Найдем расстояние между промежуточными пунктами:

Б-В = 160-110 = 50 км

Б-Г = 240-110 = 130 км

В-Г = 240-160 = 80 км

Рассчитаем среднее расстояние перевозки грузов:

2 + 160 2 + 240 2 + 50 2 + 130 2 + 80 2 12

220+320+480+100+260+160 = 128,3 км. 12

Объем перевозок - это общее количество груза, перевозимого между пунктами отправления и пунктами назначения.

Объем перевозок = 100+150+200+50+100+150+100+150+50+150+50+100 = 1350 тонн.

Грузооборот предприятия, перевозящего грузы, равен сумме произведений веса перевезенного за отдельные ездки груза в тоннах на путь в километрах. Измеряется в тонно-километрах.

Грузооборот = 100 110 + 150 160 + 200 240 + 50 110 + 100 50 + 150 130 + 100 160 + 150 50 + 50 80 + 150 240 + 50 130 + 100 80 =

=11000+24000+48000+5500+5000+19500+16000+7500+4000+36000+6500+8000 = 191000 тонно-километров.

Задача 37

Расчет отклонения по уровню запасов от оптимального их уровня по состоянию на 1 марта

Найдем дневной товарооборот на февраль:

Товар А : = 4,286 млн.руб.

Товар Б : = 3,857 млн.руб.

Товар В: = 2,929 млн.руб.

Товар Г: = 3,321 млн.руб.

Всего: = 14,393 млн.руб.

Найдем размер запасов в днях по состоянию на 1 марта:

Товар А : = 5,1 дней

Товар Б : = 4,7 дня

Товар В : = 5,8 дней

Товар Г : = 5 дней

Всего : 6 14,393 - 73,5 = 12,858 млн.руб.

Ответ: отклонение от оптимального уровня запасов в сумме =12,858 млн.руб., отклонение от оптимального уровня запасов в днях=

Список использованных источников:

1 Кузнецов, А.В. Конкурентные закупки: торги, тендеры, конкурсы/ Спб.: Питер, 2005г;

2 Виноградова, С.Н. Коммерческая деятельность: учебник/- Минск: выш. Шк., 2005г;

3 Лайсонс, К. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок :-6-изд. М.: Инфра-М, 2005г.;