Тенденції розвитку проєктних офісів в Україні та за кордоном

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тенденції розвитку проєктних офісів в Україні та за кордоном

Петренко Тарас Олександрович аспірант кафедри маркетингу та логістики, ДВНЗ "Український державний університет науки і технологій", м. Дніпро

Анотація

Проєктні офіси набувають ключової ролі в умовах екзогенних і ендогенних змін в сучасному бізнес-середовищі. Метою статті є аналіз сучасних тенденцій та перспектив у сфері управління проєктами, зокрема через призму функціонування та розвитку проєктних офісів. Стаття аналізує основні тенденції розвитку проєктних офісів, акцентуючи на змінах у їх ролі, впливі на стратегічне узгодження, економії коштів та скороченні рівня неуспішних проєктів. Вказано на стратегічну трансформацію проєктних офісів в умовах глобальної нестабільності, викликаної пандемією COVID-19 та інші сучасні кризи регіонального та світового рівня. Зазначено, що проєктні офіси перейшли від контрольної ролі до активної участі в управлінні та визначенні пріоритетів для досягнення реальних бізнес-результатів. Підкреслено, що ефективна робота проєктних офісів забезпечує підвищення узгодження проєктів зі стратегічними цілями організації на 43%, що сприяє зниженню провалів у проєктах на 25%. Акцентовано суттєві виклики, з якими стикаються проєктні офіси, включаючи слабке стратегічне узгодження та високий відсоток неуспішних проєктів. Сформовано рекомендації щодо посилення стратегічного планування, покращення культури змін та впровадження сертифікаційних програм для проєктних менеджерів. Відмічено, що хоча підхід до управління проєктами має певний вплив на ефективність, ключовим є гнучка адаптація методологій до специфічних умов роботи для підтримання високої ефективності. В рамках підтримання високої ефективності необхідно розробляти стратегії, які дозволяють дієво відповідати на зміни у вимогах та умовах роботи. Зокрема, це може включати гнучкі графіки роботи, адаптивні структури команд і інтеграцію новітніх технологічних рішень. Такий підхід дозволяє максимально використовувати ресурси, оптимізувати процеси та підвищити загальну задоволеність працівників, що, у свою чергу, сприяє зростанню ефективності на довгостроковій основі. Наголошено, що інвестиції в проєктні офіси можуть значно підвищити ефективність проєктного управління, адаптуючи його до стратегічних бізнес-цілей. Подальше їх вдосконалення лежить в розробці системи ключових показників ефективності. управління офіс проєкт

Ключові слова: проєктний офіс; управління проєктами; бізнес-цілі; ефективність; стратегічна узгодженість.

Petrenko Taras Oleksandrovich Postgraduate Department of Marketing and Logistics Ukrainian Ukrainian State University of Science and Technologies, Dnipro,

TRENDS IN THE DEVELOPMENT OF PROJECT OFFICES IN UKRAINE AND ABROAD

Abstract. Project offices are playing a key role in the context of exogenous and endogenous changes in the modern business environment. The purpose of the article is to analyze current trends and prospects in the field of project management, in particular through the prism of the functioning and development of project offices. The article analyzes the main trends in the development of project offices, focusing on changes in their role, impact on strategic alignment, cost savings, and reduction of unsuccessful projects. The strategic transformation of project offices in the context of global instability caused by the COVID-19 pandemic and other current regional and global crises is emphasized. It is noted that project offices have moved from a controlling role to active participation in management and prioritization to achieve real business results. It is emphasized that the effective work of project offices increases the alignment of projects with the strategic goals of the organization by 43%, which helps to reduce project failures by 25%. Significant challenges faced by project offices are emphasized, including weak strategic alignment and a high percentage of failed projects. Recommendations are made to strengthen strategic planning, improve the culture of change, and introduce certification programs for project managers. It is noted that although the approach to project management has a certain impact on efficiency, the key is to flexibly adapt methodologies to specific working conditions to maintain high efficiency. In order to maintain high efficiency, it is necessary to develop strategies that allow for an effective response to changes in requirements and working conditions. This may include flexible work schedules, adaptive team structures, and the integration of the latest technological solutions. This approach allows to maximize the use of resources, optimize processes and increase overall employee satisfaction, which, in turn, contributes to long-term efficiency. It is emphasized that investments in project offices can significantly increase the efficiency of project management by adapting it to strategic business goals. Their further improvement lies in the development of a system of key performance indicators.

Keywords: project office; project management; business goals; efficiency; strategic alignment.

Вступ

У сучасних умовах глобалізації та інтенсифікації екзогенних і ендогенних процесів, ефективне управління проєктами набуває вирішального значення для успіху організацій. Проєктний офіс стає ключовою структурою, яка забезпечує підтримку, координацію та загальне керівництво проєктним управлінням в організаціях. Вивчення тенденцій розвитку проєктних офісів за кордоном і в Україні є важливим для виявлення ефективних практик та їх адаптації до українського контексту. Ефективність проєктних офісів прямо пов'язана з можливістю організації адаптуватися до швидкозмінних зовнішніх умов і внутрішніх викликів. Використання сучасних практик проєктного управління дозволяє компаніям забезпечувати стратегічну гнучкість, знижувати ризики і підвищувати рентабельність інвестицій у проєкти. Інтеграція таких практик як SCRUM, Agile, Waterfall та інших сучасних методологій проєктного управлінню сприяє підвищенню ефективності процесів, збільшенню ефективності команд та кращому розумінню клієнтських потреб. Ключову роль у формуванні ефективних стратегій управління проєктами відіграє також використання сучасних інформаційних технологій. Зокрема, впровадження програмного забезпечення для управління проєктами дозволяє візуалізувати хід проєкту, контролювати терміни його виконання та ефективно управляти ресурсами. Значення проектних офісів також виявляється в забезпеченні сталого розвитку компанії через впровадження корпоративної соціальної відповідальності (КСВ) у проєктну діяльність. Інтеграція КСВ у проєкти дозволяє організаціям не тільки зберігати відповідність сучасним екологічним та соціальним вимогам, але й підвищувати лояльність клієнтів та зацікавленості сторін. З огляду на це, роль проєктних офісів у сучасних організаціях є критично важливою. Зокрема, проєктні офіси діють як каталізатори змін, забезпечуючи підтримку, координацію та керівництво проєктами, які визначають майбутнє організації. Особлива увага до деталей та постійне прагнення до вдосконалення є ключем до успішного управління проєктами та досягнення організаційних цілей, що в комплексі забезпечується проєктними офісами як інституціями.

Огляд попередніх досліджень. Питанню розвитку проєктних офісів в сучасних умовах змін бізнес-середовища присвячено ряд досліджень. Робота Govindaras B. та ін. [1] зосереджена на стратегіях сталого розвитку управління проєктами, які спрямовані на запобігання вигорання та плинності кадрів. Автори аналізують взаємозв'язок між робочим середовищем та його стійкістю до різноманітних стресів, що є критичним у контексті великих проектів. Подано аргументи про те, що стійкі методики управління можуть значно покращити ефективність команд та знизити ризики пов'язані з професійним вигоранням команди проєкту. Swaidi S. [2] вивчає особливості застосування методів управління проєктами у сфері розвитку охорони здоров'я. Автор акцентує на викликах і можливостях, які виникають при впровадженні проектного підходу в роботу медичних установ, включно з оптимізацією ресурсів, підвищенням якості медичних послуг та забезпеченням сталого розвитку. Obradovic V. [3] вивчає роль і значення проєктних офісів у публічному секторі. Описано концептуальну дорожню карту для впровадження та розвитку проєктних офісів, що може значно підвищити ефективність управління державними проєктами через стандартизацію процесів і підвищення прозорості. Monteiro A. та ін. [4] здійснюють аналітичний огляд різних моделей офісів управління проєктами, вказуючи на їхні основні функції та варіації у різних організаційних контекстах. Автори звертають увагу на те, як різні типи проєктних офісів можуть впливати на успішність проектів та підвищувати організаційну здатність до впровадження змін. Carden L., Brace C. [5] подає детальний аналіз структури та функцій проєктних офісів як інституційної структури. Розглядаються ключові аспекти, які визначають ефективність проєктних офісів, включно з його роллю у стратегічному плануванні, ресурсному управлінні та контролі якості в проєктах. Автори також акцентують увагу на важливості проєктних офісів як центрального елементу в управлінні портфелем проєктів організації. Kiani S. та ін. [6] досліджують роль проєктних офісів в досягненні успіху організацій в площині проєктного управління. Робота зазначає, що ефективне впровадження проєктних офісів може значно покращити стан проєктного управління зокрема та результати діяльності організації загалом. Jalal S., Koosha S. [7] вивчають, які організаційні змінні впливають на характеристики проєктних офісів та аналізують їхні взаємозв'язки у проектно-орієнтованих організаціях. Автори ідентифікують кілька ключових змінних, а саме організаційну культуру та організаційну структуру, які мають значний вплив на ефективність проєктних офісів. Van Der Linde J., Steyn H. [8] досліджують вплив проєктних офісів на ефективність проектів та організаційні результати роботи. Автори відзначають, що наявність добре організованого проєктного офісу сприяє підвищенню загальної ефективності проектів, зниженню ризиків та збільшенню прибутків. Muller R., Wang L. [9] запропонували таксономію управлінських офісів проектів в контексті організаційного управління проектами. Робота розширює теоретичне розуміння концепції проєктного офісу, виділяючи різні типи проєктних офісів та їхній вплив на стратегічні і операційні цілі організацій з огляду на коротко- та довгострокові цілі.

В дослідженнях українських вчених з управління проектами в різних сферах виділяються ключові напрямки та підходи, які можуть забезпечити ефективність у виконанні завдань, що постали перед корпоративним і публічним сектором. Олійник Р. [10] зосереджується на значенні проєктних офісах в публічному адмініструванні, вказуючи, що впровадження стандартизованих процесів та забезпечення прозорості можуть суттєво підвищити результативність публічного управління. Робота наголошує на необхідності створення функціональних проєктних офісів для зміцнення контролю та відповідальності в проектному управлінні. Овецька О., Кукудяк Н. [11] розглядають управління проектами з перспективи розвитку підприємств, вказуючи на важливість адаптації до новітніх методологій управління, таких як Agile та Lean. Дослідження підкреслює, що гнучкість та інноваційність можуть стати ключем до успішного розвитку підприємства в умовах швидко змінюваних ринкових реалій. Шкуро М., Бушуєв С. [12] акцентують увагу на специфіці управління у муніципальних інфраструктурних проектах, орієнтованих на підвищення енергоефективності. Автори аналізують, як грамотне впровадження проектного управління може сприяти ефективному використанню ресурсів і підвищенню енергетичної незалежності регіонів, враховуючи екологічні стандарти.

Таким чином, у сукупності ці дослідження охоплюють широкий спектр аспектів управління проектами, від створення структурованих організаційних одиниць в публічному секторі до впровадження сучасних практик в корпоративному секторі та ефективної реалізації проектів на місцевому рівні в парадигмі ефективного проектного управління. Однак, питання інтегрованого підходу до перспектив розвитку проєктних офісів недостатньо розглянуто в наявному масиві досліджень і потребує більш детального вивчення.

Метою статті є вивчення актуальних напрямів і майбутніх можливостей управління проєктами, з акцентом на діяльність проєктних офісів. Основне завдання полягає в визначенні важливих елементів, які сприяють ефективній інтеграції проєктних офісів у організаційні структури, а також у виявленні основних викликів, які виникають при реалізації та оптимізації запровадження проєктних офісів.

Виклад основного матеріалу. Сучасне управління проєктами стикається з глобальними викликами, які вимагають адаптивності та стратегічної гнучкості. Проєктні офіси, зіткнувшись з пандемією COVID-19 та геополітич- ними змінами, відіграють ключову роль у стратегічному управлінні проектами та оптимізації бізнес-процесів. В умовах росту нестабільності проєктні офіси змінюють свою роль, підкреслюючи важливість адаптації та прогнозування впливу зовнішніх подій.

Трансформація ролі проєктних офісів відбувається через їхню здатність до переорієнтації з функцій контролерів на стратегічних партнерів у реалізації бізнес-цілей. Ця зміна вимагає від проєктних офісів не лише контролю над проектами, а й активної участі в стратегічному плануванні, адаптації до непередбачених обставин і визначення пріоритетів бізнес-результатів.

Проаналізуємо основні тренди та виклики розвитку проєктних офісів на основі досліджень і аналітичних звітів, що проводило PMI [13-17]. Ефективне управління проєктними офісами сприяє значному підвищенню узгодженості проектів зі стратегічними цілями компаній, що може підвищити рівень успішності реалізації проєктів на 43%. Завдяки стратегічному підходу до управління ресурсами, проєктні офіси також зменшують рівень провалів проєктів на 25% через кращий контроль якості, управління ризиками та методологічну узгодженість. Тим не менш, існують виклики, які потребують окремої уваги. Значна частка проектів (92%) не відповідає стратегічним пріоритетам компаній, що підкреслює потребу в удосконаленні процесів планування та виконання проєктів. Крім того, високий відсоток проектів завершується невдачами через погане планування та управління ризиками, вказуючи на критичну необхідність покращення процесів управління проєктами.

В рамках подолання цих викликів, варто сконцентруватися на забезпечення кращої інтеграції проєктних офісів зі стратегічними цілями компанії, розробка програм управління змінами для боротьби з опором інноваціям, проведення навчань та сертифікацій для проєктних менеджерів. До того ж, важливим є інвестування в розвиток проєктних офісів, що може значно підвищити їх внесок у досягнення бізнес-цілей і підтримку конкурентоспроможності компанії. Управління проєктами через інструментарій проєктних офісів є ключовим для адаптації до змінних умов ринку та підтримки конкурентоспроможності. Врахування стратегічного підходу та постійне удосконалення процесів управління стане фундаментом для успішної реалізації стратегічних ініціатив та зміцнення організаційної ефективності.

На сучасному етапі спостерігаються значні зміни у практиках управління проєктами. Однією з ключових тенденцій є стрімке зростання популярності гібридних підходів, частка яких зросла з 20% у 2020 р. до 31,5% у 2023 р.. Це свідчить про зміщення від жорсткої плановості до більш гнучких і адаптивних методів управління проєктами, що краще відповідають поточним потребам бізнесу і технологічним викликам. Така траєкторія підтверджує зростаючий інтерес до методологій, які дозволяють ефективніше реагувати на зміни у вимогах і зовнішніх умовах. З іншого боку, недостатність структурованості і концентрації на стратегічних цілях проектів в Agile підходах теж призводить до подалі більшого використання гібридних (змішаних) підходів. Так використання Agile підходів зростало з 23% в 2020 р. до 27% в 2022 р., а потім знизилось до 24,6% в 2023 р.

Традиційні методології, продемонстрували зниження своєї популярності, їх частка зменшилася з 58% у 2020 р. до 43,9% у 2023 р.. Це відображає зсув від передбачуваних, планово-орієнтованих методів до більш гнучких стратегій, які дозволяють краще адаптуватися до непередбачуваності сучасного бізнес-середовища. В майбутньому прогнозується подальше зростання частки гібридних методологій, оскільки все більше організацій визнають їхню ефективність у вирішенні комплексних завдань управління проєктами.

Аналіз розвитку управління проєктами вказує на зростаючу популярність гібридних методологій, які можуть забезпечити необхідну гнучкість і ефективність у вирішенні складних завдань. Найбільш яскраво це виглядає в ІТ-секторі було виявлено збалансоване використання гібридних і Agile-підходів, де гібридні методи вже мають невелику перевагу на рівні 55%. При тому, що Agile-підходи прийшли із ІТ сфери і були там ще три роки тому переважаючими. Це свідчить про постійну потребу в збереженні структуро- ваного планування разом із забезпеченням необхідної гнучкості в швидко змінюваному технологічному ландшафті.

У фінансових послугах, наприклад, Agile-методи стали основним рішенням для 58% організацій, тоді як гібридні використовуються 53%, а традиційні методи використовуються 45% респондентів. Це пов'язано з тим, що фінансовий сектор тісно пов'язаний з ІТ технологіями і наслідує його з затримкою 3-5 років. У секторі охорони здоров'я спостерігається рівномірний розподіл між традиційними і гібридними методами (55% та 53%). Будівельна галузь, у свою чергу, продовжує спиратися на традиційні методи, які використовують 76% організацій, показуючи низькі рівні прийняття Agile (27%) та гібридних (37%) методів, що обумовлено потребою в цілісному плануванні об'єктів будівництва і високих вимогах до передбачуваності витрат, строків і ризиків. Вимоги до цілісності результату проекту впливає на вибір методології.

Рис. 1 Основні методології проєктного управління за окремими секторами економіки станом на 2024 р.