Системи управління проєктами в готельно-ресторанному бізнесі

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кафедра туризму та готельно-ресторанної справи

Львівський торговельно-економічний університет

Системи управління проєктами в готельно-ресторанному бізнесі

Безрученков Ю.В., кандидат педагогічних наук, доцент

У статті розглядаються основні системи управління проектами. Зазначено, що управління проєктами в готельно-ресторанному бізнесі є важливим елементом, тому необхідно вибрати систему управління проєктами, яка зможе задовольнити потреби бізнесу. У статті описано кілька сучасних інструментів управління проєктами, які можна використовувати в готельному та ресторанному бізнесі: Agile, Scrum, Kanban, Waterfall тощо. Agile - це методологія, розроблена для досягнення максимальної гнучкості та ефективності виконання проєктів, що дуже корисно в ресторанному бізнесі, де часто потрібні зміни. Scrum, одна з найпоширеніших методологій управління проєктами, заснована на ітераційному підході до виконання проєкту і може бути легко адаптована до потреб ресторанного бізнесу. Kanban - це метод, заснований на візуалізації та управлінні документообігом, який дозволяє відстежувати робочий процес і підвищувати прозорість управління проєктами. Waterfall є традиційною методологією, яка базується на послідовному виконанні кожної фази проєкту, що може бути корисною, коли вимоги до проєкту відомі та стабільні, а відмінності від попередніх проєктів незначні.

Разом із вищезазначеними методами управління проєктами доцільно активно використовувати хмарні технології, такі як Asana та Trello, які будуть доступні для готельного та ресторанного бізнесу для організації різноманітних завдань та проєктів, пов 'язаних зі створенням меню, плануванням заходів, управлінням інвентарем тощо. Однією з головних переваг використання хмарних технологій управління проєктами є те, що вони дозволяють бачити всі проєкти та завдання в одному місці, відстежувати їх прогрес і гарантувати, що всі члени команди знаходяться на одній сторінці. Названі системи дозволяють призначати завдання та проєкти різним членам команди, вказувати їм терміни виконання та створювати огляди для кожного етапу проєкту, що робить процес управління проєктом більш ефективним і організованим. Використання хмарних технологій у системах управління проєктами дозволяє отримати доступ до інформації та завдань із будь-якого місця та будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету. Це дозволяє членам команди працювати з проєктами та завданнями з будь-якої локації, що є особливо корисним для ресторанів із кількома місцями розташування. Наведено приклади використання систем у готельно-ресторанному бізнесі.

Ключові слова: управління проєктами, готельно-ресторанний бізнес, хмарні технології в управлінні проєктами, система управління проєктами, інструменти управління проєктами, методи управління проєктами.

Project management systems in the hotel and restaurant business

Bezruchenkov Yurii, Candidate of Pedagogical Sciences, Associate Professor of the Department of Tourism and Hotel and Restaurant Business, Lviv University of Trade and Economics (Lviv)

The article examines the main project management systems. It is noted that project management in the hotel and restaurant business is an important element, so it is necessary to choose a project management system in order to satisfy the needs of the business. This article describes a number of modern project management tools that you can win in the hotel and restaurant business: Agile, Scrum, Kanban, Waterfall, etc. Agile is the whole methodology, developed to achieve maximum flexibility and efficiency of projects, which is very important in the restaurant business, but often changes are needed. Scrum, one of the broadest project management methodologies, is based on an iterative approach to completion of a project and can be easily adapted to the needs of the restaurant business. Kanban is a method based on the visualization and management of document management, which allows you to visualize the working process and increase the transparency ofproject management. Waterfall follows the traditional methodology, as it is based on the last skin phase of the project, which can be corny, if it is stable before the project, and the differences in previous projects are insignificant.

Key words: project management, hotel and restaurant business, cloud technologies in project management, project management system, project management tools, project management methods.

Вступ

Постановка проблеми. Управління проектами є ключовим елементом успіху будь-якого бізнесу, але особливо це важливо в готельно-ресторанному бізнесі, де багато робіт пов'язано зі створенням і підтримкою комплексних послуг, які відповідають потребам клієнтів. У цьому контексті управління проєктами може забезпечити успішне впровадження цих послуг і підвищити ефективність і конкурентоспроможність підприємств.

У готельно-ресторанному бізнесі проєкти часто складні та багатоетапні. Завдання управління проєктами полягає у тому, щоб забезпечити об'єктивність і ясність цілей, щоб уникнути неузгодженості й непорозумінь між різними відділами й функціональними групами. Менеджери проєкту повинні переконатися, що цілі проєкту спільні та зрозумілі всім учасникам, щоб забезпечити ефективність проєкту та підвищити задоволеність клієнтів [10].

Готельно-ресторанний бізнес пов'язаний із ризиками, що виникають зі змінами попиту та конкурентного середовища. Ефективне управління проєктом має забезпечити ідентифікацію цих ризиків і вжиття заходів для їх контролю. Планування і контроль ризиків повинні бути інтегрованими в управління проєктами та систематизованими. Крім того, керівники проєктів повинні мати чітке уявлення про фінансові ризики та витрати, пов'язані з проєктом, і забезпечити ефективне використання ресурсів.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Планування та управління ресурсами є важливим фактором у готельно-ресторанному бізнесі, де зазвичай є багато взаємодійних відділів та залежностей між проєктами. Сам процес управління проєктами у цій сфері діяльності розкривається у працях вітчизняних та закордонних вчених, серед яких: Афанасьєв М.В., Білега О.В., Бабій І.В., Батенко Л.П., Гладуняк Ю.В., Гузар У.Є., Данченко О.Б., Жигалкевич Ж.М., Загородніх О.А., Зотов О.В., Капінос Г.І., Лепський В.В., Мунін Г.Б., Романенко М.В., Ткаченко В.А., Тян Р.Б., Холод Б.І., Чемерис А.О., Чухліб В.Є. та інші.

Науковці доходять до спільної думки, що керівники проєктів повинні мати чітке розуміння ресурсів, необхідних для виконання проєкту, включаючи фінансові, людські, матеріальні та технічні ресурси. Ефективне планування та управління ресурсами допомагає забезпечити виконання проєкту у строк та у межах його бюджету, зменшити витрати та підвищити якість послуг.

Формулювання цілей статті. Метою статті є огляд системи управління проєктами в готельно-ресторанному бізнесі та особливості їх використання в умовах сьогодення.

Виклад основного матеріалу дослідження

Використання інформаційних технологій дозволяє підвищити ефективність управління проєктами в готельно-ресторанному бізнесі. Сучасні інструменти управління проєктами можуть допомогти керівникам проєктів відстежувати прогрес проєкту, забезпечувати ефективне планування та ресурси та зменшувати ризики. Крім того, цифрові інструменти можуть допомогти покращити комунікацію між відділами та учасниками проєкту [2, c. 47].

Управління проєктами є важливою частиною готельно-ресторанного бізнесу, тому необхідно правильно вибрати систему управління проєктами, яка зможе задовольнити потреби ресторанного бізнесу. Зокрема, конкретна функція управління визначається задачами управління діяльності підприємства (об'єднання), організації громадського харчування в цілому, або конкретними стадіями виробничо-торгового процесу, або окремими напрямами господарської діяльності, або задачами інформаційного забезпечення управління та іншим [3]. Розглянемо деякі сучасні інструменти управління, доступні для систем управління проєктами для готельного та ресторанного бізнесу.

Agile є методологією управління проєктами, яка спрямована на максимальну гнучкість та ефективність виконання проєктів. У готельно - ресторанному бізнесі досить часто відбуваються зміни, Agile може бути корисною системою управління проєктами. У готельно-ресторанній сфері Agile може бути застосована для розробки нових меню, запуску нових ресторанів, впровадження нових технологій та процесів. Наприклад, якщо ресторан планує розробити нове меню, то використання Agile може допомогти ефективно керувати проєктом та забезпечити максимальну якість результату. Проєкт може бути розділений на окремі етапи, що дозволить ресторану протестувати нові рецепти на невеликій групі клієнтів, зібрати їхні відгуки та на основі цього внести корективи до технологічної карти. Це дозволить уникнути витрат на розробку повноцінного меню, яке може не бути популярним серед клієнтів.

Для успішного впровадження Agile в готельно-ресторанному бізнесі необхідно мати команду з досвідом роботи з Agile-проєктами та забезпечити необхідний інструментарій для збору та обробки даних. Крім того, важливо мати чіткі цілі проєкту та постійно комунікувати з замовником та клієнтами, щоб забезпечити максимальну якість продукції та задоволеність клієнтів.

Отже, Agile-методології можуть бути корисними для управління проєктами в готельно -ресторанному бізнесі, оскільки вони дозволяють швидко та ефективно реагувати на зміни в потребах та вимогах клієнтів і замовників. Однак, важливо правильно визначити методологію та використовувати її з урахуванням особливостей конкретного проєкту та готельно-ресторанного бізнесу в цілому.

Scrum є однією з найпоширеніших методологій управління проєктами, яка заснована на ітераційному підході до виконання проєктів. Scrum може бути корисною системою управління проєктами для ресторанного бізнесу, оскільки вона дозволяє використовувати спрощену методологію, яка може бути легко адаптована до потреб ресторанного бізнесу.

Scrum передбачає поділ проєкту на короткі ітерації (спринти) тривалістю від 1 до 4 тижнів, тривалість у спринту фіксована, але команда вибирає її самостійно на початку проєкту, виходячи з проєкту і власної продуктивності. На кожному спринті команда зосереджується на розробці певної функціональності або продукту. Кожен спринт закінчується презентацією результатів та збором відгуків від замовника та клієнтів, що дозволяє пристосовувати продукт до їх потреб [5].

Для використання Scrum-фреймворку в готельно-ресторанному бізнесі можна створити команду з різних спеціалізацій: кухарів, барменів, офіціантів, менеджерів тощо. Кожен спринт може бути присвячений розробці певного аспекту ресторанного бізнесу, наприклад, нових страв для меню, або впровадженню нової технології в обслуговуванні клієнтів.

Щоб Scrum-фреймворк був ефективним у готельно-ресторанному бізнесі, необхідно визначити чіткі цілі та завдання проєкту, встановити комунікаційні канали з замовником та клієнтами, забезпечити правильну команду та інструментарій для збору та обробки даних. Крім того, важливо використовувати ітераційний підхід для розробки проєкту, що дозволить швидше реагувати на зміни в потребах та вимогах замовника та клієнтів.

Kanban є методологією управління проєктами, яка заснована на візуальному підході та керуванні робочим процесом. Колонки Kanban дозволяють простежити потік роботи та збільшити прозорість управління проєктами. Методологія управління проєктами ґрунтується на використанні дошки з завданнями та візуальній системі керування робочим процесом. Kanban може бути ефективним інструментом для управління проєктами в готельно - ресторанному бізнесі, оскільки він дозволяє забезпечити якість та результативність проєкту, а також покращити комунікацію між командами та замовниками [4, c. 23].

Одним із прикладів використання методології Kanban у готельно- ресторанному бізнесі може бути керування процесом розробки нового меню для ресторану. Для цього може бути створена Kanban-дошка з колонками «To Do», «In Progress», «Review» та «Done». У колонці «To Do» знаходяться завдання, пов'язані з розробкою нового меню, які ще не були розпочаті. У колонці «In Progress» знаходяться завдання, які вже виконуються. У колонці «Review» знаходяться завдання, які були виконані, але потребують перевірки перед тим, як перенести їх до колонки «Done». У колонці «Done» знаходяться завдання, які були успішно виконані.

Крім того, Kanban-дошка може включати кольорові мітки або картки для різних категорій завдань, наприклад, для розробки нових страв, тестування рецептів, замовлення інгредієнтів та інше. Це дозволяє команді з легкістю відстежувати прогрес кожної категорії завдань та забезпечити своєчасне виконання проєкту.

Kanban також може бути використаний для управління запасами та замовленнями інгредієнтів для ресторану. Для цього може бути створена Kanban-дошка з колонками «To Order», «Ordered», «Received» та «In Stock». У колонці «To Order» знаходяться продукти, які потрібно замовити, з вказівкою кількості та дати, до якої вони повинні бути доставлені. У колонці «Ordered» знаходяться продукти, які були замовлені, але ще не отримані. У колонці «Received» знаходяться продукти, які були успішно доставлені до ресторану, але ще не були включені до запасів. У колонці «In Stock» знаходяться продукти, які вже є на складі ресторану.

Крім того, Kanban може бути використаний для управління персоналом ресторану. Наприклад, на Kanban-дошці можуть бути створені колонки «To Train», «Training In Progress», «Trained» та «Certified». У колонці «To Train» знаходяться співробітники, які повинні пройти навчання. У колонці «Training In Progress» знаходяться співробітники у процесі навчання. У колонці «Trained» знаходяться співробітники, які успішно пройшли навчання, але ще не мають сертифікатів. У колонці «Certified» знаходяться співробітники, які успішно пройшли навчання та отримали сертифікати [7, с. 43].

Таким чином, методологія Kanban може бути ефективним інструментом для управління проєктами в готельно-ресторанному бізнесі. Методологія дозволяє команді зосередитися на пріоритетних завданнях, відстежувати прогрес та забезпечувати якість проєкту. Крім того, вона забезпечує зв'язок між різними командами та замовниками, що допомагає забезпечити успіх проєкту.

Waterfall є традиційною методологією управління проєктами, яка базується на послідовному виконанні кожної фази проєкту. Вона може бути корисною для ресторанного бізнесу, оскільки дозволяє чітко визначити кроки та виконувати їх послідовно. Методологія Waterfall є лінійною та послідовною, що означає, що проєкт повинен розроблятися від початку до кінця за певною послідовністю етапів. Кожен етап повинен бути завершений до початку наступного етапу. Ця методологія є корисною, коли вимоги до проєкту відомі та стабільні, а відмінності від попередніх проєктів незначні [6, с. 147].

Прикладом використання методології Waterfall для готельно -ресторанного бізнесу може бути реалізація нового проекту будівництва готелю. Наприклад, готель може мати десять поверхів та проєктуватись із урахуванням сучасних вимог та тенденцій на ринку готельних послуг. Такий проєкт може складатися з наступних етапів:

- аналіз вимог: визначення вимог до готелю відповідно до ринкових потреб та стандартів, визначення місця будівництва;

- проєктування: розробка дизайну готелю відповідно до вимог та нормативних вимог;

- розробка: будівництво готелю, у тому числі проведення будівельних робіт та установка обладнання;

- тестування та випробування: перевірка всіх систем та забезпечення функціонування готелю перед введенням його в експлуатацію;

- введення в експлуатацію: офіційне введення готелю в експлуатацію та старт бізнесу.

Кожен із цих етапів повинен бути завершений до початку наступного, розглядається послідовно та має чітко визначені критерії успішності. При використанні методології Waterfall. Завершення кожного етапу забезпечується успішним завершенням тестування та контролю за якістю проєкту [8].

Використання методології Waterfall у готельно -ресторанному бізнесі може бути ефективним при реалізації проєктів, що потребують попереднього детального планування та прогнозування. У таких проєктах, зазвичай, визначається чіткий перелік вимог та обмежень, що потрібно враховувати на кожній стадії реалізації проєкту.

Наприклад, відповідно до технічних вимог, будівництво готелю може бути розділено на фази проєктування, будівництва та введення в експлуатацію. На кожній фаза стадії реалізації проєкту будуть визначені критерії успішності, планування житлової групи приміщень, розробка плану номерів готелю, планування розташування меблів з урахуванням категорії готелю, підбір санітарно технічного обладнання, визначення бюджету та термінів виконання цього етапу.

Перевагою методології Waterfall є те, що вона дозволяє детально спланувати кожну стадію проєкту та виконувати їх послідовно. Також ця методологія дозволяє виконувати проєкти з обмеженими бюджетами та ресурсами.

Однак, методологія Waterfall може бути неефективною при реалізації проєктів, що потребують швидкої реакції на мінливу ситуацію. Також, вона може призвести до непотрібних витрат на перепланування та редизайн проєкту, якщо з'являться нові вимоги або зміниться контекст реалізації проєкту. Головна відмінність проєктів полягає у тому, що вони згортаються, як тільки будуть реалізовані поставлені цілі, тоді як будь -який процес, який не є проєктом, приймає новий набір цілей і триває таким же чином, як і раніше [9, с. 127].

У готельно-ресторанному бізнесі також можна використовувати систему управління проєктами з використанням хмарних технологій, таких як Asana, Trello та інші. Ці системи дозволяють зберігати всі дані в хмарі та отримувати до них доступ із будь-якого пристрою з Інтернет-підключенням. Вони також дозволяють працювати в команді, спільно редагувати завдання та обмінюватися інформацією.

Зважаючи на широкі можливості хмарних технологій, їх можна успішно використовувати в багатьох галузях, включаючи готельно-ресторанний бізнес. Одним із прикладів використання такої технології може бути управління процесом розробки нового меню у ресторані. У такому випадку, команда може створити проєкт в Asana чи Trello, присвоїти йому назву «Розробка нового меню», та запустити Kanban дошку, де кожна колонка буде відображати окремий етап процесу розробки. Наприклад, перша колонка може називатися «Ідеї для нового меню», друга - «Відбір ідей», третя - «Тестування рецептів», четверта - «Формування кінцевого меню».

Кожен етап проєкту може бути представлений у вигляді завдання, яке можна присвоїти конкретному члену команди. Завдання можуть мати опис, додані файли, терміни виконання та теги, що дозволяє впорядкувати їх і знайти потрібне завдання у будь-який момент.

Крім того, хмарна технологія дає можливість командам спілкуватися та обговорювати різні аспекти проєкту безпосередньо в системі. Коментарі можуть бути додані до кожного завдання, а також до проєкту в цілому. Це дозволяє уникнути непотрібних ланок електронної пошти та зберегти всю інформацію в одному місці.

За допомогою хмарних технологій команда може відстежувати прогрес роботи, спостерігати, які завдання виконуються вчасно, а які затримуються. Крім того, використання подібних систем: дозволяє уникнути ручного створення таблиць, списків та графіків, із якими доводиться мати справу у традиційних методах управління проєктами; ефективно управляти ресурсами та мінімізувати витрати.

Застосування хмарних технологій та Lean-методології, яка спрямована на виявлення та усунення всіх зайвих процесів та надлишкових ресурсів, які не приносять користі бізнесу, допомагає оптимізувати свої процеси та покращити якість продукції, що дозволяє підвищити рівень задоволеності клієнтів та збільшити прибуток.

Lean-методологія також відома як система управління потоком, становить собою філософію управління, спрямовану на збільшення ефективності бізнес- процесів та мінімізацію зайвих витрат. Вона широко застосовується у виробничих компаніях, проте її принципи можна успішно застосувати і в готельному бізнесі. Може бути застосована для управління процесами обслуговування гостей у готельному бізнесі. Це означає, що готелі можуть зосередитися на забезпеченні якості обслуговування, одночасно мінімізуючи зайві витрати та витрати на час. Для цього готелі можуть застосовувати різні методи Lean, такі як Kaizen (неперервне вдосконалення), 5S (сортування, систематизація, прибирання, стандартизація, самодисципліна) та інші.

Наприклад, готелі можуть використовувати методи Kaizen, щоб удосконалювати процеси приймання гостей, щоб зменшити час очікування гостей, або відновлювати номери за мінімальний час, що дозволить збільшити кількість гостей, яким можуть бути надані послуги обслуговування.

Метод 5S може бути застосований для організації простору ресепшену та інших областей готелю, щоб забезпечити легкий доступ до матеріалів та інструментів, зменшити час, витрачений на пошук необхідних речей, та підвищити якість обслуговування.

Крім того, Lean-методологія може бути використана в готельному бізнесі для покращення якості обслуговування гостей та зниження витрат. Один із прикладів застосування Lean-методології у готельному бізнесі - це впровадження системи «Lean Housekeeping» для збільшення ефективності прибирання номерів. У цій системі використовуються Lean-прийоми, такі як 5S (Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain), для забезпечення організації робочого місця. Працівники ретельно відбирають інструменти та матеріали для прибирання, організовують їх на робочому місці та забезпечують їх легким доступом. Вони також виконують регулярне очищення та обслуговування обладнання для збереження якості роботи та забезпечення продуктивності.

Ця система також передбачає навчання працівників ефективним методам прибирання та використання дієвих технік для скорочення часу. Крім того, використання Lean-методології допомагає зменшити відходи та забезпечує збереження ресурсів.

У результаті впровадження системи «Lean Housekeeping» покращується якість обслуговування гостей, знижується час на прибирання номерів, що забезпечує збільшення кількості номерів, які можна прибрати за день, а також знижується кількість відходів та зберігається ефективність ресурсів.

Окрім того, у ресторанному бізнесі важливо використовувати систему моніторингу та аналізу даних, щоб вчасно реагувати на зміни в ринкових умовах та потребах клієнтів. Наприклад, ресторани можуть використовувати систему збору та аналізу даних про замовлення, щоб зрозуміти, які страви та напої є найбільш популярними серед клієнтів, які дні та години мають найбільший попит, та інші важливі фактори, що допоможуть підвищити ефективність бізнесу.

Незалежно від того, яку методологію управління проєктами використовувати, важливо враховувати особливості готельно-ресторанного бізнесу та використовувати інструменти, які дозволять ефективно взаємодіяти з клієнтами та замовниками. Забезпечити якість та результативність проєкту допоможе неодмінний контроль виконання задач на кожному етапі.

Контроль передбачає заслуховування звітів на нарадах від тих керівників процесу, котрі були визначені відповідальними за конкретні напрямки роботи. Потрібно забезпечити можливість отримання систематичної інформації на регулярній основі щодо ходу здійснення затверджених планом задач із подальшим аналізом усіх наявних статистичних даних про працю колективу. Окремо варто виділити також реагування на критичні зауваження і пропозиції виконавців - як в усній формі, так і через листи або ж заяви [1, с. 270].

Необхідно враховувати, що кожна система управління проєктами має свої переваги та недоліки, і їх вибір залежить від потреб готельно-ресторанного бізнесу та його особливостей. Сфера обслуговування має свої унікальні особливості, такі як велика кількість змін, постійна потреба в удосконаленні меню та сервісу, тому вибір системи управління проектами має це враховувати.

Незалежно від вибору системи управління проєктами, важливо, щоб вона могла виконувати деякі функції (табл. 1).

Таблиця 1

Функції системи управління проєктами у сфері готельно-ресторанного бізнесу