Порядок оброблення і проходження вхідних документів

Размещено на http://allbest.ru

Размещено на http://allbest.ru

Міністерство освіти і науки України

Департамент освіти, науки, молоді та спорту Хмельницької ОДА

ВСП «Фаховий коледж економіки, права та інформаційних технологій»

ПЗВО «Кам'янець-Подільського податкового інституту»

РЕФЕРАТ

із дисципліни «Діловодство»

на тему:

Порядок оброблення і проходження вхідних документів

Виконала:

студентка П-21 групи

Коваль Софія Олегівна

Перевірила: викладач

Оксана УРСАЄВА

Кам'янець-Подільський - 2023



ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ПРИЙНЯТТЯ ТА ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

РОЗДІЛ 2. ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

РОЗДІЛ 3. СТРОКИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ



ВСТУП

В сучасному інформаційному суспільстві, в якому обіг документів є невід'ємною складовою управління та ведення бізнесу, особливо важливим стає питання правильного та ефективного порядку оброблення та проходження вхідних документів. Забезпечення цього процесу вимагає дотримання чітких процедур та стандартів, що дозволяють не лише ефективно управляти інформаційним потоком, але й забезпечити високий рівень відповідності діяльності організації законодавчим та регуляторним вимогам.

Актуальність теми: в умовах швидкозмінюючогося світу важливо забезпечити організації засоби та інструменти для раціонального використання часу та ресурсів. Відсутність чітко визначеного порядку оброблення вхідних документів може призвести до збоїв у внутрішніх процесах, порушення термінів виконання завдань та навіть до правових проблем. Тому дослідження та оптимізація цього процесу має велике значення для сучасних організацій та установ.

Метою даного реферату є систематизація та вивчення основних аспектів порядку оброблення та проходження вхідних документів у контексті сучасного управління. Зокрема, у роботі буде розглянуто процес прийняття та попереднього розгляду вхідних документів, вимоги до їх реєстрації, а також стратегії та організаційні аспекти контролю виконання документів.

Завдання реферату включають вивчення важливих аспектів процесу оброблення вхідних документів, аналіз вимог до їх реєстрації та визначення найбільш ефективних стратегій контролю за їх виконанням. Дана робота спрямована на вдосконалення внутрішніх процесів управління документообігом та сприятиме підвищенню продуктивності та ефективності діяльності організацій у сфері управління інформаційним потоком.

вхідні документи реєстрація контроль виконання



РОЗДІЛ 1

Прийняття та попередній розгляд вхідних документів

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії або секретарем.

Як правило, у канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис “особисто”. У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті [7, c. 57].

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.

Документи, що надійшли до установи у вигляді службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або секретарем. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.

Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси розглядаються негайно.

Керівництву установи в першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям [7, c. 184].

Документи, що надійшли до установи, проходять такі етапи:

* первинна обробка;

* попередній розгляд;

* реєстрація;

* розгляд документів керівництвом;

* направлення для виконання;

* контроль за виконанням;

* виконання документів;

* підшивка документів до справ.

Попередній розгляд документів здійснюється з метою розподілу їх на такі, що повинні бути зареєстровані, і такі, що не підлягають реєстрації.


РОЗДІЛ 2

Основні вимоги до реєстрації документів

Приймання кореспонденції, що надходить в установу, здійснюється централізовано в експедиції (один із підрозділів канцелярії) або секретарем. Конверти знищуються, крім тих випадків, коли тільки по конверту можна встановити адресу відправника. Вся документація, що надходить, сортується на таку, що реєструється, і таку, що не реєструється.

Реєстрація документа -- це фіксація факту його створення або одержання шляхом присвоєння унікального реєстраційного номера (індекса документа) і запису відомостей про нього в реєстраційний журнал.

До таких, що не реєструються службою діловодства, відносяться такі види документів:

1. Рекламні матеріали.

2. Повідомлення про наради, конференції та їх програми.

3. Прейскуранти.

4. Друковані видання (книги, журнали, газети).

5. Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

6. Наукові звіти за темами.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Бухгалтерські документи (місячні, квартальні, піврічні, річні звіти).

9. Листи, надіслані в копії для відомості.

10. Планові документи.

11. Повідомлення про відправлення цінностей, бланків.

12. Статистична звітність (поштова і телеграфна).

Документи, які не реєструються, передаються в структурні підрозділи за приналежністю.

При реєстрації документів на підприємстві слід дотримуватися таких правил:

1) кожен документ реєструється тільки один раз;

2) всі документи реєструються тільки в одному місці;

3) всі документи реєструються за єдиною формою, прийнятою на підприємстві.

Реєстраційний номер документа, як правило, складається з таких елементів:

1) шифру організації в міністерстві або відомстві;

2) номера справи, у якій міститься документ або його копійний екземпляр;

3) порядкового номера документа в реєстраційному журналі [6, c. 79-80].

Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом про-ставлення в правому нижньому куті лицьової сторони першої сторінки документа реєстраційного штампа за допомогою ручного штемпеля із зазначенням на ньому дати й індексу документа.

Для вихідних документів дата й індекс проставляються в лівій частині аркуша під постійними реквізитами бланка на спеціально відведеному місці.

Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні - в день підписання.

Обов'язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки.

У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці [3, c. 35-37].

Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі “Кореспондент” фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, -- куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім'я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

Графи “Дата”, “Індекс” заповнюють лише на вхідні документи.

У графу “Короткий зміст” вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.

У графі “Резолюція” зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.

Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі “Позначка про виконання документа” конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі “Позначка” роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.

Графи “Фонд №”, “Опис №”, “Справа №” заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними [1, c. 24-26].

Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання; треба вести кілька журналів - вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього - в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа - в журналі реєстрації наказів.

Приклад реєстрації документів:

1.3 AT"Старт" 14 лютого 2004року направлено лист в організацію "Експо-Бізнес" із запитом на участь у виставці -- це вихідний документ.

Шифр AT"Старт" 25, номер справи для службових листів 08 і порядковий номер документа в реєстраційному журналі 15 (у такому разі індекс документа має вигляд 25/08-15).

На №__ запис відсутній, оскільки документ ініціативний і не є відповіддю на якийсь інший документ, тому немає і посилання на його індекс.

В AT"Старт" 1 березня 2004року отримана відповідь, зареєстрована в "Експо-Бізнес" під номером 63/17-07 25 лютого.

У полі На № в "Експо-Бізнес" внесли номер листа, на який підготовлена ця відповідь -- 25/08-15.

Для AT"Старт" отриманий з "Експо-Бізнес" лист є вхідним документом. При його надходженні в AT"Старт" він одержав реєстраційний номер 25/18-42 (25 -- шифр підприємства, 18 -- номер справи, 42 -- порядковий номер листа в реєстраційному журналі для вхідних документів). Для запису вхідного номера на самому листі в нижній його частині під підписом проставлений штамп, на якому і зазначений вхідний номер [2, c. 134-137].



РОЗДІЛ 3

Строки та організація контролю виконання документів

Реєстрацію документів можна розглянути як початковий етап контролю за виконанням.

Метою контролю за виконанням документів на підприємстві є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначене завдання.

Обов'язковому контролю виконання підлягають такі документи: закони України; постанови Верховної Ради; укази, розпорядження та доручення Президента; постанови та розпорядження Кабінету Міністрів; запити та звернення народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим. Контроль за виконанням документів на підприємствах покладається на канцелярію, секретаря або на спеціально створену контрольну службу. За вказівкою керівництва контроль за виконанням може бути покладений на працівника підприємства, який не має відношення до діловодства [6, c. 36].

У діловодстві документи можуть поділятися на дві групи:

* із зазначеним строком виконання;

* без зазначеного строку виконання.

Строки виконання документів можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строків виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а з позначкою “терміново” -- протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. Строк виконання може бути замінено лише за вказівкою посадової особи, яка її встановила, а в разі її відсутності -- посадової особи, яка її заміщає. При потребі строк може бути продовжений на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніш як за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку -- до закінчення 30-денного строку від дати його одержання [4, c. 263].

Перелік документів із зазначенням строків виконання:

· депутатський запит -- не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України;

· звернення народного депутата України та депутата місцевої ради народних депутатів -- протягом не більш як 10 днів з дня одержання;

· листи-доручення та листи-запити установ вищого рівня -- до зазначеного в них строку або протягом ЗО днів;

· звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження й повідомлення рішень за ними у 15-д енний строк з дня одержання;

· телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, -- до 2 днів, решта -- протягом 10 днів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

* постановку документів (доручень) на контроль, на формування картотеки контрольованих документів;

* перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

* попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

* облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

* інформування керівника про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів; * зняття документів з контролю;

* формування картотеки виконаних документів.

На державних підприємствах, а також у фірмах, які мають великий обсяг документообігу, контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. Під час взяття документів на контроль на лівому полі проставляється штамп “Контроль” або літера “К”, після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що знаходяться на контролі, групуються у спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо). Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу “Контрольні відмітки”. При цьому попередні записи не закреслюються [5, c. 147].

В установі з обсягом документообігу понад 25 тисяч документів на рік періодично складаються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може здійснюватися за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання й змістом.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі й РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до РКК.



ВИСНОВКИ

Реферат розкрив значущі аспекти порядку оброблення та проходження вхідних документів в організаційному контексті. Актуальність даної теми визначається високою динамікою сучасного бізнес-середовища та необхідністю забезпечення ефективного управління інформаційним потоком.

У розгляді реферату наголошено на важливості чітко визначеного порядку прийняття та розгляду вхідних документів, вимог до їх реєстрації та стратегій контролю за їх виконанням. Розглянуті аспекти дозволять підвищити ефективність управління документообігом та сприятимуть покращенню внутрішніх процесів в організаціях.

У ході вивчення реферату виявлено, що оптимізація процесів оброблення вхідних документів може значно покращити робочі процеси організації, забезпечуючи швидкий та систематизований доступ до інформації, а також ефективний контроль за її виконанням.

В цілому, реферат сприяє розумінню та вдосконаленню внутрішніх механізмів оброблення вхідних документів, що є необхідною передумовою для успішного функціонування сучасних організацій у умовах постійних змін та високої конкуренції на ринку.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". -- Київ: Центр навчальної літератури, 2005. -- 319 с.

2. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. -- Київ: Центр навчальної літератури, 2006. -- 223 с.

3. Бутинець Т. А. Документування господарських фактів: теорія, методологія, комп'ютеризація. Наукове видання - Житомир: ЖІТІ, 1999. - 412 с.

4. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. -- Київ: Либідь, 2004. 384 с.

5. Коваль А. П. Ділове листування. -- Київ: Либідь, 1992. 280 с.

6. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. -- 2-е вид., випр. і доп.. -- Київ: Генеза, 2003. -- 103 с.

Размещено на Allbest.ru