Методы и средства автоматизации управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Межгосударственное образовательное учреждение высшего образования

«Белорусско-российский университет»

Кафедра «Экономика и управление»

Реферат

по дисциплине: «Методы и средства автоматизации управленческой деятельности»

Могилёв, 2023

Введение

автоматизированный поддержка управленческий труд

Актуальность темы. В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством. Управление - это процесс достижения человеком или группой лиц цели управления при наличии определенной информации. Количество и качество информации для управления определяется специальными требованиями и зависит от источников информации. Компьютерная обработка информации предполагает сетевые технологии, предназначенные для коллективной работы пользователей в информационно-вычислительных сетях.

1. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности на предприятии

1.1 Понятие и содержание управленческой информации

Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т. е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности. Она может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач (содержанием, повторяемостью и проч.); имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации).

Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, по данным обследований, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70 процентах случаев, в то время как плохо информированные - только в 41 проценте.

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. Обладание ею дает в руки реальную власть, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать.

Особенностями информации как ресурса являются:

1) неисчерпаемость;

2) сохраняемость и накапливаемость;

3) возможность параллельного использования;

4) легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

К информации предъявляются следующие требования:

- количественная и качественная полнота;

- актуальность;

- достоверность и точность;

- полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения (информация средней ценности обеспечивает их снижение до 100 процентов, высокой -- в 2-10 раз, сверхвысокой -- более чем в 10 раз);

- нормальная плотность (насыщенность), т. е. количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений.

Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом».

Выделяют три уровня плотности информации: высокий - 80-100 процентов полезных сведений; нормальный - 50-80 процентов; низкий - менее 50 процентов. Низкая плотность увеличивает объем перерабатываемых данных, усложняет их хранение и поиск.

- доступность, легкость для восприятия.

Легкость восприятия во многом обеспечивается эмоциональностью сообщения, которую ему придает общая информация. Если ее нет (т. е. плотность велика), полезная информация оказывается излишне сухой и может игнорироваться.

Можно дать следующую классификацию информации:

1) по носителям (электронные, вещественные и т. п.);

2) по направлению движения (входящая и исходящая);

3) по источнику (внешняя и внутренняя);

4) по содержанию (экономическая, правовая, техническая и проч.);

5) по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкрет-юн проблемы; многоцелевая -- нескольких различных);

6) по назначению:

- оперативная информация служит для корректировки деятельности организации;

- отчетная предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);

7) по возможности закрепления и хранения:

- воплощенная в материальных объектах;

- фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь искажению, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки);

- не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно исчезает);

8) по степени готовности для использования:

- исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые;

- промежуточная информация несет в себе сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;

- конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;

9) по степени важности:

- основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);

- вспомогательная облегчает работу с основной;

- желательная;

10) по полноте:

- частичная информация;

- комплексная;

11) по назначению:

- универсальная информация;

- функциональная;

- индивидуализированная;

12) по характеру потребности:

- постоянная информация;

- переменная;

13) по степени надежности:

- достоверная (уровень достоверности -- 80--10 процентов);

- вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 процентов);

- ложная (заведомо или в силу обстоятельств, например опоздания);

14) по особенностям распространения (устная, письменная и комбинированная).

15) по степени организованности:

- систематизированная информация;

- бессистемная;

16) по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация).

17) по степени открытости, т. е. возможности предоставления ее разным категориям пользователей:

- открытая (предназначается для всех);

- конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы);

- секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспособность организации);

18) в соответствии с порядком предоставления:

- по предписанию;

- в установленные сроки;

- по запросу;

- по инициативе отправителя;

19) по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная);

20) по пользователям (внешняя и внутренняя);

21) по видам (нормативная, плановая, фактическая);

22) по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для себя ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений.

2. Методы и средства автоматизации управленческой деятельности

Автоматизация управленческой деятельности включает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий в компании.

Существуют следующие виды информационных технологий:

- информационная технология обработки данных;

- информационная технология управления;

- автоматизация офиса;

- информационная технология поддержки принятия решений;

- информационная технология экспертных систем.

Каждый из них имеет свой вид обеспечения. Рассмотрим их подробнее.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки.

Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

- оценка планируемого состояния объекта управления;

- оценка отклонений от планируемого состояния;

- выявление причин отклонений;

- анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

- Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

- Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:

- В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

- Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

- Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса -- организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.

Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office.

Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.

Microsoft Office ХР - пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

Microsoft Word -- мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Таким образом, полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий в компании. Условно можно выделить две группы задач, связанных с использованием технических и программных средств автоматизации:

Оснащение рабочих мест управленцев всех уровней современными средствами получения и обработки информации, а также средствами связи.

Внедрение на предприятии комплексной информационной системы (КИС).

К техническим средствам автоматизации традиционно относят: персональные компьютеры, локальные компьютерные сети, разнообразную офисную технику (ксероксы, сканеры, принтеры), современные средства связи, включающие мобильную связь, Internet и электронную почту.

Список использованной литературы

1. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. Г.А. Титоренко. -2-е изд., доп. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

2. Информационные технологии управления: учебник для вузов / А. Саак, Е.В. Пахомов, В.Н. Тюшняков. - 2-е изд. - Санкт-Петербург: Питер, 2010. - 320 с.

3. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2004.

4. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.И. Турчинова. М.: РАГС, 2003.

5. https://megaobuchalka.ru/17/42694.html.

Размещено на Allbest.ru