Внутрішні комунікації в системі управління персоналом організації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Мукачівський державний університет

ВНУТРІШНІ КОМУНІКАЦІЇ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНІЗАЦІЇ

Лизанець А.Г., кандидат економічних наук, доцент кафедри менеджменту, управління економічними процесами та туризму Феєр О.В., кандидат економічних наук, доцент кафедри менеджменту, управління економічними процесами та туризму Бондарева М.С., магістр

Анотація

комунікація менеджмент управління персонал

У статті досліджено роль, місце та завдання комунікацій у забезпеченні функціонування системи управління персоналом сучасної організації. Обґрунтовано доцільність розгляду комунікацій як інтегруючої складової системи управління персоналом. Визначено види комунікацій, які формують комунікаційну структуру процесів управління кадрами. Надано характеристику видів внутрішніх комунікацій за спрямованістю. Окреслено ролі менеджерів та кадрових служб в управлінні внутрішніми комунікаціями. Обґрунтовано залежність ефективності внутрішніх комунікацій від обраних каналів та засобів комунікацій, соціальних та технічних складових комунікативного забезпечення менеджменту. Аргументовано необхідність постійного моніторингу стану комунікативного забезпечення СУП та приведення його у відповідність з вимогами часу на основі впровадження інноваційних комунікативних технологій.

Ключові слова: комунікація, внутрішня комунікація, система управління персоналом, комунікаційна структура, комунікаційний процес.

Annotation

Lyzanets Anzhela, Feyer Oksana, Bondareva Marianna Mukachevo State University

INTERNAL COMMUNICATIONS IN THE ORGANIZATION PERSONNEL MANAGEMENT SYSTEM

Communications in various forms unite and ensure all business processes related to the management of organizational resources, and primarily human resources. They play the role of a connecting link between subjects and objects of personnel management in solving any organizational or personnel problems, which actualizes the need to find directions for their improvement, taking into account modern trends in the development of information technologies and means of communication. The article examines the role, place and tasks of communications in ensuring the functioning of the personnel management system of a modern organization. The expediency of considering communications as the integrating component of the personnel management system is substantiated. Communications ensure the exchange of information between the elements of the organizational personnel subsystem through direct andfeedback channels, combine the functions ofpersonnel management and affect the effectiveness of their implementation. The types of communications thatform the communication structure ofpersonnel management processes have been determined according to the following characteristics: depending on the field of occurrence, on the selected communication channels, on the time of implementation and participants involved. The characteristics of such types of internal communications as downward, upward, horizontal, diagonal and informal are represented. The roles of managers and personnel services in the management of internal communications are outlined. The priority means and channels of internal communications in modern conditions have been determined. Among them, oral, written interactive, gamification, social and general informal means are distinguished. The dependence of the effectiveness of internal communications on the selected channels and means of communication, social and technical components of communication support of management is substantiated. The necessity of constant monitoring of the state of communication support of the personnel management system and bringing it into line with the requirements of the time based on the introduction of innovative communication technologies is argued.

Keywords: communication, internal communication, personnel management system, communication structure, communication process.

Постановка проблеми

Постійні зміни у внутрішньому середовищі організацій, викликані соціальними, економічними, технологічними та іншими факторами, зумовлюють об'єктивну необхідність ширшого застосування комунікацій для підтримки процесів життєдіяльності, функціонування і розвитку, своєчасного реагування та адаптації до змін. Комунікації у різних формах об'єднують та забезпечують всі бізнес-процеси, пов'язані з управлінням організаційними ресурсами, і в першу чергу людськими. Управління персоналом, яке носить системний характер, має в своїй основі налагодження міжособових та організаційних відносин, які неможливі без раціональної комунікативної структури, що забезпечує ефективний рух та обмін інформацією як всередині організації між співробітниками, так і між організацією та зовнішнім середовищем. Комунікативні процеси в сучасних умовах виконують роль звязуючої ланки між суб'єктами та об'єктами управління персоналом при вирішенні будьяких організаційних чи кадрових проблем, що актуалізує потребу пошуку напрямків їх удосконалення з врахуванням сучасних тенденцій розвитку інформаційних технологій та засобів комунікацій.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Проблеми теорії, методології та практики формування, структуризації і функціонування системи управління персоналом підприємства висвітлювались у працях таких науковців як В. В. Апопій [1], А. П. Єгоршин, П. В. Журавльов, С. А. Карташов, А. Г Лизанець [3], Ю. Г. Одегов, Л. Б. Пошелюжний, Ф. І. Хміль. Суттєвий вклад у розвиток теорії та практики управління комунікаційними процесами на підприємстві внесли, зокрема, Т. М. Бурмака [2], М. І.Васильченко, Н. М. Жигайло, Ж. Л. Крисько, O. A. Скишляк [4], Н. Л. Любченко, Г. В. Осовська та ін. Роль комунікацій в управлінні персоналом виступає об'єктом дослідження у наукових працях О. М. Лозовського [5], В. А. Панченко, О. А. Поцулко [9]. Водночас цілий ряд важливих питань, що стосуються формування сучасної системи управління персоналом на базі раціональної організації внутрішніх комунікацій, залишаються невирішеними та потребують подальшого вивчення.

Формування цілей статті

Метою статті є обґрунтування доцільності розгляду комунікацій як інтегруючої складової системи управління персоналом сучасної організації, визначення ролі та місця комунікацій в системі управління персоналом, її оптимальних засобів, форм та каналів здійснення з метою підвищення ефективності використання кадрового потенціалу суб'єкту господарювання.

Виклад основного матеріалу

В умовах інтенсифікації соціальних і економічних процесів на мікрорівні та з огляду на важливість пристосування до динамічних змін у середовищі доцільним є сприйняття управління персоналом організації як цілісної, складної та багатовекторної системи, що зумовлює необхідність застосування системного підходу до управління нею та процесами, що протікають в її межах.

Системний підхід в управлінні персоналом відображає взаємозв'язки між окремими аспектами даного виду діяльності і виражається в розробці кадрових цілей, визначенні шляхів їх досягнення, створенні відповідного механізму управління, який забезпечує комплексне планування, організацію, контролювання та стимулювання роботи персоналу. Актуальним і винятково важливим завданням є забезпечення цілісності системи управління персоналом, сукупної дії всіх її елементів, що дає можливість отримувати бажаний економічний та соціальний ефект від її функціонування.

Система управління персоналом розглядається як одна з підсистем менеджменту будь-якої організації як соціально-економічної системи. Вона створюється з метою забезпечення ефективної роботи організації, раціонального використання її кадрових ресурсів. Тому на вході системи загальним менеджментом організації визначаються основні вимоги до управління персоналом та очікуваний результат. Результат функціонування кадрової підсистеми залежить від її досконалості, ступеня відповідності вимовам внутрішнього та зовнішнього середовища, раціональності побудови.

Аналіз наукових джерел показує, що наразі відсутнє єдине визначення системи управління персоналом. Кожен з дослідників пропонує власне бачення цього поняття, зосереджуючи увагу або на технологічних та методологічних аспектах управління кадрами, або на реалізації окремих функцій його суб'єктами. Погоджуємось з доцільністю систематизації наявних визначень системи управління персоналом шляхом їх об'єднання у інституційний, змістовий, організаційний та процесний підходи [1].

Інституційний підхід розглядає управління персоналом як різноманітну діяльність різних суб'єктів (спеціалізованих кадрових служб, лінійних і функціональних керівників), спрямовану на реалізацію цілей стратегічного розвитку організації і виконання тактичних завдань щодо найбільш ефективного використання зайнятих на підприємстві працівників. Змістовний підхід «ґрунтується на виділенні функцій управління персоналом, його цілей і завдань функціонування в межах організації». Організаційний підхід зорієнтований на дослідженні взаємодії об'єкта і суб'єкта управління кадрами, на вивченні механізмів, технологій, інструментів і процедур реалізації функцій управління персоналом. На особливу увагу заслуговує процесний підхід, який визначає систему управління персоналом як єдність суб'єкта і об'єкта управління. При цьому об'єктом управління є соціальні відносини, процеси, групи, а також соціальні ресурси і сама людина, яка вступає в соціальні відносини, бере участь у соціальних процесах і групах, у реалізації ресурсів [1]. Даний підхід акцентує увагу на взаємному впливі між елементами кадрової підсистеми за рахунок не лише застосування методів, прийомів, засобів та функцій управління з боку різних суб'єктів кадрового менеджменту, а і за рахунок соціальних процесів у трудових колективах, що насамперед реалізуються через комунікаційні зв'язки та відносини.

Таким чином, інтегрування існуючих підходів до розуміння системи управління персоналом (СУП) дає можливість її розглядати як сукупність методів, засобів та прийомів впливу організації на працівників з метою максимального використання їх трудового потенціалу для досягнення організаційних цілей. Успішність системи є результатом співвідношення суб'єктивно сформульованої мети управління кадрами та реально здійснюваних функцій. Функції виступають системоутворюючими складовими СУП [3]. Функції можуть бути розділені на загальні (тобто характерні для будь-якого виду управлінської діяльності) і спеціальні (котрі відображають особливості кадрового управління). Вплив невизначеності середовища на систему елімінується через здатність до дискретного регулювання процесів, які відбуваються в її межах. Суб'єктами такого регулювання в СУП виступають кадрові служби та керівники різних рівнів управління [3]. Чутливість, стійкість та швидкість реакції на вплив середовища залежать від рівня розвитку СУП та наявності елементів, які їх забезпечують, а також від якості здійснення сполучних процесів, яким в даній системі виступають управлінські рішення та комунікаційні зв'язки.

З огляду на першочергову важливість комунікацій як засобу впливу на кадрову ситуацію, вважаємо за доцільне розглядати їх як невіддільну складову системи управління персоналом будь-якої організації, як сполучний процес кадрового менеджменту та інструмент реалізації кадрової політики кожної організації.

Комунікаційні потоки пронизують діяльність всієї організації. Вони надають їй цілісний характер, так як через обмін інформацією пов'язують всі елементи організації в єдине ціле, допомагають вирішенню нагальних завдань. Організаційна система є комунікативною.

Комунікації в управлінні персоналом представляють собою обмін інформацією між елементами організаційної кадрової підсистеми по каналах прямого та зворотного зв'язку. Вони проявляються через різні види комунікативної поведінки або комунікативної активності учасників комунікативного процесу.

Комунікації пов'язують між собою функції управління персоналом та впливають на результативність їх виконання.

Так, наприклад, для покриття потреби в персоналі в окремому структурному підрозділі кадрова служба за допомогою комунікацій визначає обсяги та джерела покриття цієї потреби, вимоги до персоналу, обмежуючі чинники (терміни, граничні витрати на залучення і використання кадрів тощо), здійснює оцінку ситуації, виявляє проблеми, приймає відповідне управлінське рішення, контролює хід його виконання.

Існує пряма залежність між добре налагодженим комунікаційним процесом та якістю роботи структурних підрозділів підприємства, окремих виконавців, груп працівників і підприємства загалом.

Загалом комунікації в управлінні забезпечують ефективний обмін інформацією між об'єктами і суб'єктами управління; сприяють удосконаленню міжособистісних відносин; створюють інформаційні канали для обміну інформацією між окремими співробітниками і групами та координацію їх дій; регулюють та раціоналізують інформаційні потоки [4] всередині підприємства та між підприємством і зовнішнім середовищем.

Отже, роль комунікаційних процесів у СУП полягає насамперед в інформаційному забезпеченні реалізації всіх видів і форм кадрової роботи та управління, оскільки основним ресурсом управління є інформація, а основною технологією - комунікація.

Загалом організаційні комунікації поділяють на внутрішні та зовнішні. Якщо зовнішні зорієнтовані на зв'язки із зовнішніми стейкхолдерами організації, то внутрішні - на формування комунікаційних процесів між внутрішніми цільовими групами (підрозділами, філіями, неформальними організаціями) чи окремими особами. Саме внутрішні комунікації є інтегруючою складовою СУП організації.

Внутрішні комунікації у системі управління персоналом у практичному плані це - обмін ідеями, досягнення угод, розпорядницько-підзвітні відносини, обмін інформацією з приводу реалізації цілей і завдань організації, взаємовідносини з персоналом та між членами колективу [2, с. 47]. Процес внутрішніх комунікацій реалізується у формі міжособистісних і організаційних відносин. Міжособистісні комунікації - це зв'язки між окремими особами, які не обмежені статутним регламентом і поширюються за його межі. Організаційні комунікації протікають в рамках завдань та інтересів конкретної організації і підпорядковані його організаційній структурі.

Процес внутрішньої комунікації в СУП забезпечує виконання трьох ключових завдань:

- інформування - забезпечення перехресного обміну інформацією між співробітниками організації за допомогою формальних та неформальних мереж, ефективних каналів, інструментів та стилів комунікацій;

- залученість - залучення працівників за допомогою інформаційного контенту до виконання організаційних завдань та досягнення організаційних цілей;

- отримання зворотного зв'язку - внутрішня комунікація повинна бути двосторонньою. З її допомогою персонал отримує інформацію про вимоги керівництва та операційні цілі, а керівництво - про стан виконання завдань, проблеми, резерви, напрямки оптимізації тощо.

Структура комунікацій в СУП включає різні види комунікацій, що застосовуються залежно від потреби та особливостей кадрових завдань (див. табл. 1).

Таблиця 1

Види комунікацій, що формують комунікаційну структуру СУП організації