Нові правила оформлення організаційно-розпорядчих документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Національна школа суддів України

Нові правила оформлення організаційно-розпорядчих документів

Оксана Кабиш,

головний науковий співробітник, кандидат філологічних наук, доцент



Анотація

У статті схарактеризовано основні новації ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Розглянуто правила оформлення та розміщення реквізитів на бланку або чистому аркуші паперу. Значну увагу приділено реквізитам документів, які потрібно оформляти по-новому. Висвітлено вимоги до виготовлення документів за допомогою автоматизованих або друкувальних засобів.

Ключові слова: стандарт, організаційно-розпорядчі документи, реквізит документа.



Abstract

Oksana kabysh. New rules of registration of organizational and administrative documents.

The article characterizes the main innovations of the DSTU 4163:2020 national standard of Ukraine «State unified documentation system. Unified system of organizational and administrative documentation. Requirements for registration of documents».

The scope of DSTU 4163: 2020 is outlined. It is noted that the standard applies to organizational and administrative documents with various information carriers by government agencies, local governments, institutions, enterprises, organizations and other legal entities, regardless of their activities and forms of ownership.

The rules of design and placement of details on the corner and longitudinal forms or a blank sheet of paper are considered. Considerable attention is paid to the details that need to be issued in a new way: «Name of the legal entity of the highest level», «Name of the legal entity», «Addressee», «Signature», «Place of the document», «Reference data on the legal entity», «Stamp approval of the document», «Seal of approval (approval) of the document», etc. The peculiarities of creating a new requisite «Note on acquaintance with the document» have been clarified.

It is noted that in all details the initial (s) are changed to the first name, which is printed with a capital letter, and the name is indicated in capital letters in almost all details.

The requirements for the production of documents using automated or printing means: the use of fonts in sizes 8-12, 12-14 and 14-16 printing points, indents from the left field of the document for details, line spacing for printing text and individual elements of the document, numbering of pages of the document, registration of multiline requisites.

Requirements for printing texts of documents of permanent, long-term (over 10 years) and temporary (up to 10 years) storage period are submitted. Emphasis is placed on the peculiarities of the design of documents prepared by several legal entities.

Key words: standard, organizational and administrative documents, document details.



Основна частина

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах здійснюється за допомогою документів. Щоб документ відповідав своєму призначенню, мав юридичну силу (чинність), «його необхідно скласти відповідно до форми, прийнятої для певної категорії ділових паперів» [1, с. 309]. З 2003 року вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентував ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфіковані системи організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

З обранням Україною курсу на євроінтеграцію постала нагальна потреба адаптувати всі національні стандарти до європейських вимог. Важливим кроком для розв'язання цього завдання було прийняття ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі - ДСТУ 4163:2020, Стандарт), який набув чинності 1 вересня 2021 року [2]. Тому актуальним є огляд основних новацій ДСТУ 4163:2020.

Мета статті - ознайомити юридичну спільноту з новими правилами оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Стандарт розроблений працівниками відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства й затверджений наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 №144 [3]. Він поширюється на організаційно-розпорядчі документи, створювані державними органами, органами місцевого самоврядування, установами, підприємствами, організаціями та іншими юридичними особами незалежно від їхньої діяльності та форми власності (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020). У Стандарті визначено склад і зміст постійної інформації реквізитів документів незалежно від носія інформації (п. 1. 4 ДСТУ 4163:2020). Тож усі юридичні особи без винятку мають керуватися новими правилами під час складання паперових та електронних документів (положення ДСТУ 4163-2003 не поширювалися на документи, створені в електронній формі).

У ДСТУ 4163:2020 багато новацій, які стосуються передусім складу реквізитів, змісту та місця їхнього розташування в документах:

- змінено нумерацію реквізитів;

- вилучено реквізит «Зображення нагород», уведено новий реквізит «Відмітка про ознайомлення з документом»;

- уточнено назви окремих реквізитів: «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи», «Довідкові дані про юридичну особу», «Гриф погодження (схвалення)» та ін.;

- подано вимоги до оформлення документів, які готують кілька юридичних осіб;

- докладно описано правила оформлювання 32 реквізитів документів, чітко визначено місце розташування кожного з них;

- у додатках наведено схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі A4 кутового й поздовжнього бланка та ін.

У Стандарті в усіх реквізитах ініціал(-и) змінено на ім'я (як у європейських стандартах), наприклад: Юлія КОСТЮК. Тож складника «по батькові» тепер немає, натомість з'явився термін «власне ім'я», що регламентований Цивільним кодексом України.

Отже, ДСТУ 4163:2020 скеровує, як оформлювати реквізити і де саме їх розміщувати в документах, створених як на папері, так і на електронних носіях інформації, а також визначає склад обов'язкових реквізитів, що надають документу юридичної сили (чинності) та доказовості.

У цій статті проаналізуємо окремі реквізити, а саме ті, які маємо оформляти по-новому.

Реквізит «Найменування юридичної особи вищого рівня» (п. 5.3 ДСТУ 4163:2020). Найменування юридичної особи вищого рівня зазначають скорочено (якщо немає офіційного скорочення цього найменування, то його подають повністю). Друкують реквізит великими літерами (дозволено використовувати напівжирний прямий шрифт).

Розміщують найменування юридичної особи вищого рівня вище найменування юридичної особи - автора документа.

Реквізит «Найменування юридичної особи» (п. 5.4 ДСТУ 4163:2020). Вимоги до написання найменування юридичної особи та особливості найменування окремих юридичних осіб установлені наказом Міністерства юстиції України [4].

Реквізит друкують великими літерами. Дозволено використовувати напівжирний прямий шрифт. Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи (у дужках або без них), якщо його офіційно зафіксовано в положенні чи статуті.

У ДСТУ 4163:2020 чітко визначено правила оформлення документів, які готують кілька юридичних осіб. Відповідно до п. 5.4 їхнє найменування зазначають на одному рівні, а назву виду документа - посередині. На таких документах не треба відтворювати зображення гербів, емблем юридичних осіб або торговельних марок (знаків для товарів і послуг), як це робили раніше.

Реквізит «Довідкові дані про юридичну особу» (п. 5.6 ДСТУ 4163:2020). Реквізит друкують через 1 міжрядковий інтервал 8-12 шрифтом. Розміщують довідкові дані нижче найменування юридичної особи (або її структурного підрозділу).

Довідкові дані мають містити поштову адресу й інші відомості (номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо). Складники поштової адреси зазначають згідно з постановою Кабінету Міністрів України [5] в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Тепер у довідкових даних можна вказувати дві адреси (юридичну та фактичну), якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу.

Номери телефонів і телефаксів зазначають відповідно до національного формату: міжміський префікс, код населеного пункту (у дужках), номер телефону, який відділяють від коду та розділяють проміжками (не дефісами).

Приклад

УКРДЕРЖАРХІВ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ

ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

(УНДІАСД)

вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110, тел. (044) 275 53 82,

е-mail: undiasd@archives.gov.ua, web: undiasd.archives.gov.ua

Код ЄДРПОУ 22992594

Реквізит «Назва виду документа» (п. 5.9 ДСТУ 4163:2020). Обов'язковий реквізит, який зазначають у всіх документах, крім службових листів. Назва виду документа (наказ, рішення, протокол, акт, довідка, доповідна записка тощо) має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених у юридичній особі.

Реквізит друкують великими літерами прямим шрифтом розміром 14-16 друкарських пунктів. Дозволено використовувати розріджений шрифт.

Розміщують реквізит на поздовжніх бланках посередині, а на кутових - у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».

Реквізит «Дата документа» (п. 5.10 ДСТУ 4163:2020). Дата - обов'язковий реквізит кожного документа. Реквізит указує на час складення і/або підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування службового документа. Датують також усі службові відмітки, проставлені на документі: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юридичної особи, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом.

Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці, а у внутрішніх службових документах (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо), оформлених не на бланку, - ліворуч від особистого підпису автора документа без відступу від межі лівого поля.

Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом. У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена різними способами.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік (чотирма цифрами). Слово «рік» або скорочення «р.» після дати, оформленої цим способом, не пишуть.

Приклад

12.07.2021

Дозволено оформлювати дату в такій послідовності: рік, місяць, день місяця.

Приклад

2021.07.12

Проте цей спосіб оформлення дати рекомендовано використовувати під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.

У текстах нормативно-правових актів та покликаннях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із обов'язковим проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Приклад

01 вересня 2021 року

Новий стандарт дозволяє вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».

Приклад

01 вересня 2021 р.

У спільних документах, підготовлених від імені двох і більше юридичних осіб, зазначають одну дату, що відповідає даті проставлення останнього підпису.

Можна проставляти дату реєстрації документа у складі штрихкоду або Qr-коду, що створюється засобами інформаційної (автоматизованої) системи організації діловодства згідно з постановою Кабінету Міністрів України [6].

Штрихкод розміщують у центрі нижнього поля першої сторінки документа, Qr-код (21 мм х 21 мм) - у нижньому лівому куті першої сторінки документа.

Реквізит «Місце складення документа» (п. 5. 13 ДСТУ 416362020). Місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім службових листів, оскільки вони містять цю інформацію в довідкових даних. Реквізит розміщують на рівні або нижче дати чи реєстраційного індексу документа. У разі зазначення столиці «Київ» скорочення «м.» перед власною назвою не застосовують.

Приклади

Київ м. Харків смт Гостомель с-ще Степове Фастівського району Київської області с. Попільня Попільнянського району Житомирської області



У Стандарті зазначено, що місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014-97 «Класифікатор об'єктів адміністративно-територіального устрою України» (КОАТУУ) [7]. Зауважимо, що у зв'язку з прийняттям Постанови Верховної Ради України від 17.07.2020 №807-IX «Про утворення та ліквідацію районів» КОАТУУ втратив актуальність. З 19 липня 2020 року запроваджено новий районний поділ у межах Автономної Республіки Крим та областей України.

Міністерство розвитку громад та територій розробило й затвердило Кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (наказ від 26.11.2020 №290 зі змінами, унесеними наказом від 12.01.2021 №3), який відповідає чинному законодавству та запроваджується на заміну КОАТУУ.

Реквізит «Адресат» (п. 5.15 ДСТУ 4163:2020). Реквізит розміщують праворуч (на відстані 90 мм від межі лівого поля) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу. Складники реквізиту «Адресат» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал.

Адресатами документа можуть бути юридичні особи, їхні структурні підрозділи, конкретні посадові особи та громадяни.

Якщо документ адресують юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, то їхні найменування подають у називному відмінку.

Приклади

Київський апеляційний суд
Національна школа суддів України Відділ підготовки викладачів (тренерів)

У найменуванні адресата можна зазначати скорочене найменування юридичної особи. У разі адресування документа керівникові юридичної особи або його заступникові найменування юридичної особи має бути складником найменування посади адресата.

За чинним ДСТУ 4163:2020 в реквізиті «Адресат» перед прізвищем адресата потрібно зазначати власне ім'я.

Приклад

Голові Київського апеляційного суду Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресують керівникові структурного підрозділу юридичної особи, то найменування юридичної особи подають у називному відмінку, а посаду, власне ім'я та прізвище адресата - у давальному.

Приклад

Національна школа суддів України

Начальникові відділу підготовки викладачів (тренерів)

Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Реквізит «Адресат» може містити поштову адресу, складники якої зазначають згідно з постановою Кабінету Міністрів України [5].

У разі адресування документа фізичній особі, спочатку вказують власне ім'я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім - поштову адресу.

Приклад

Ользі Волчанській
вул. Центральна, 155, с. Попільня, Попільнянський р-н, Житомирська обл., 11754



На документах, які надсилають до органів законодавчої та виконавчої влади, а також постійним кореспондентам, поштову адресу не зазначають.

Якщо надсилають службового листа конкретній особі, то нижче реквізиту «Адресат» пишуть звертання у формі кличного відмінка.

Приклади

Пане (пані) Власне ім'я: пане Ігорю, пані Світлано

Пане (пані) Прізвище: пане Іващенку (Іващенко), пані Іващенко

Пане (пані) посада або звання: пане голово, пані голово

Перед словами «пане», «пані» можна вживати слова «Шановний», «Шановна».

Приклади

Шановний пане голово! Шановна пані голово! Шановний пане Ігорю! Шановна пані Світлано! Шановний пане Іващенку (Іващенко)! Шановна пані Іващенко!

Реквізит «Гриф затвердження документа» (п. 5.16 ДСТУ 4163:2020).

Затвердження - це спосіб засвідчення документа після його підписання. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа на відстані 100 мм від межі лівого поля. За наявності кількох грифів затвердження документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий - через 100 мм від межі лівого поля.

Складники реквізиту відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то цей реквізит складається:

- зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок);

- найменування посади в називному відмінку;

- особистого підпису;

- власного імені та прізвища особи, яке друкують великими літерами;

- дати затвердження (оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом).

Приклад

ЗАТВЕРДЖУЮ

ЗАТВЕРДЖУЮ Ректор Національної школи суддів України
Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ 17 серпня 2021 року

У разі затвердження документа розпорядчим документом юридичної особи гриф затвердження складається:

- зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);

- назви виду розпорядчого документа в називному відмінку;

- дати (оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом) та номера документа.

Приклад

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора УНДІАСД 17.08.2021 №245

Якщо документ затверджують дві посадові особи або два колегіальні органи юридичної особи (юридичних осіб), грифи затвердження розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох - на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

Юридична особа сама визначає перелік видів документів, що мають бути затверджені з проставлянням грифа затвердження, та вносить ці відомості в інструкцію з діловодства.

Реквізит «Підпис» (п. 5.22 ДСТУ 4163:2020). Це обов'язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Під час оформлення реквізиту «Підпис» дотримуються таких правил: назву посади друкують без відступу від межі лівого поля, а розшифрування особистого підпису - на відстані 125 мм.

Розміщують реквізит під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Особистий підпис у всіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронним підписом, який створюють відповідно до законів України [8; 9].

Реквізит «Підпис» складається:

- з найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій - на документі, надрукованому на бланку);

- особистого підпису (окрім електронних документів);

- власного імені та прізвища, яке друкують великими літерами.

Приклад

Начальник відділу Особистий підпис Ім'я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї юридичної особи, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб.

Приклад

Ректор Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ Головний бухгалтер Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ



Підписи посадових осіб, що обіймають однакові посади, розміщують на одному рівні.

За відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім'я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають фактичну посаду, власне ім'я, прізвище особи, яка підписала документ. Якщо документ неможливо передрукувати, то виправлення вносять рукописним або машинописним способом.

Приклад

Заступник директора Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ Директор Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Під час підписання документа заборонено ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов'язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа.

Реквізит «Гриф погодження (схвалення) документа» (п. 5.25 ДСТУ 4163:2020). Грифом погодження (схвалення) документа оформлюють зовнішнє погодження або схвалення документів.

Гриф погодження (схвалення) документа розміщують без відступу від межі лівого поля нижче реквізиту «Підпис» (на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа). За наявності кількох грифів погодження (схвалення) документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий - через 100 мм від межі лівого поля. Складники реквізиту відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал.

Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юридичної особи, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у документі, то гриф погодження (схвалення) складається:

- зі слова ПОГОДЖУЮ (без лапок);

- найменування посади (найменування юридичної особи є складником найменування посади);

- особистого підпису;

- власного імені та прізвища особи, яке друкують великими літерами;

- дати погодження (оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом).

Приклад

ПОГОДЖУЮ Проректор Національної школи суддів України Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ 12.07.2021

У разі погодження (схвалення) документа іншим документом (листом, протоколом, актом тощо) гриф погодження (схвалення) складається:

- зі слова ПОГОДЖЕНО (СХВАЛЕНО) (без лапок);

- назви виду погоджувального документа в називному відмінку;

- дати (оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом) і номера документа.

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання експертно-перевірної комісії ЦДАВО України
23.06.2021 №22

Приклад

СХВАЛЕНО Протокол засідання експертно-перевірної комісії ЦДАВО України
23 червня 2021 року №22



Якщо зміст документа стосується більше трьох юридичних осіб, то складають «Аркуш погодження», про що роблять відмітку в документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Реквізит «Відмітка про засвідчення копії документа» (п. 5.26 ДСТУ 4163:2020). Реквізит друкують без відступу від межі лівого поля документа нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Відмітка про засвідчення копії документа складається:

- зі слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);

- найменування посади;

- особистого підпису особи, яка засвідчує копію;

- власного імені та прізвища;

- дати засвідчення копії;

- відбитка печатки юридичної особи, структурного підрозділу юридичної особи або печатки «Для копій» (у випадках, визначених законодавством).

Приклад

Згідно з оригіналом

Секретар Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

28.10.2020

Відбиток печатки

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не особистий підпис посадової особи.

Принагідно зауважимо, що відбиток печатки можна проставляти у спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП». Відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України [8; 9].

Реквізит «Відомості про виконавця документа» (п. 5.27 ДСТУ 4163:2020). Відомості про виконавця документа друкують без відступів від межі лівого поля в нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша документа.

Реквізит складається з:

- прізвища та власного імені виконавця документа;

- номера його службового телефону.

Приклад

Ващук Петро 123 45 67

У внутрішніх документах дозволено вказувати лише прізвище виконавця документа і номер його службового телефону.

Приклад

Ващук 123 45 67

За потреби через кому можна зазначати кілька номерів телефонів, за якими можна зв'язатися з виконавцем.

Приклад

Ващук Петро 123 45 67, 765 43 21

В одному документі може бути вказано відомості про 2-3 виконавців.

Приклад

Ващук Петро 123 45 67 Максименко Людмила 765 43 21



Реквізит «Відмітка про ознайомлення з документом» (п. 5.28 ДСТУ 4163:2020). Відмітка свідчить про факт ознайомлення працівника(-ів) зі змістом управлінської(-их) дії(-й) стосовно нього (них).

Реквізит складається:

- зі слів «З документом ознайомлений (-а, -і):» (без лапок);

- особистого(-их) підпису(-ів);

- розшифрування підпису(-ів);

- дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення. У відмітці про ознайомлення з документом замість слова «документ» може бути

зазначено його конкретний вид (наказ, розпорядження, акт, посадова інструкція тощо).

Приклади

З наказом ознайомлений: Особистий підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ 24.07.2021

Відмітку про ознайомлення з документом проставляють без відступу від межі лівого поля документа нижче реквізиту «Підпис» або «Віза документа» (за наявності).

У ДСТУ 4163:2020 визначено вимоги до виготовлення документів за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів.

Загалом ці вимоги не змінилися:

- для друкування тексту документа потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів (п. 7.2);

- для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо можна використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів (п. 7.2);

- текст документа на аркушах паперу формату A4 рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1 міжрядковий інтервал. Дозволено під час оформлення документів (за потреби) застосовувати інші міжрядкові інтервали (п. 7. 3);

- реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал (п. 7.3);

- номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами (якщо документ оформлено на двох і більше сторінках). Першу сторінку документа не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію;

- для початку абзаців у тексті роблять відступ 10 мм (раніше було 12,5) (п. 7.7);

- максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») - 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять (п. 7.6);

- тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша, а документи тимчасового строку (до 10 років) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша (п. 7.11).

Бланки документів повинні мати такі поля в міліметрах: 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє (п. 6.2).

Насамкінець зауважимо, що ДСТУ 4163:2020 - ще один крок до європейських стандартів. Його застосування дасть можливість ввести єдині вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів для всіх без винятку юридичних осіб (це є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними).

Перелік використаних джерел

уніфікований документ бланк розпорядчий

1. Шевчук С.В. Українська мова для державних службовців: курс для підготовки до атестації. Київ: Алерта, 2017. 478 с.

2. ДСТУ 4163:2020. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. [На заміну ДСТУ 4163-2003; чинний від 01.09.2020]. Вид. офіц. Київ, 2021. 26 с.

3. Про прийняття та скасування національних стандартів: наказ Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 №144. URL: https://zakon.rada. gov.ua/rada/show/v0144774-20#Text (дата звернення: 15.08. 2021).

4. Про затвердження Вимог до написання найменування юридичної особи, її відокремленого підрозділу, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, крім організації профспілки: наказ Міністерства юстиції України від 05.03.2012№368/5. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0367-12#Text (дата звернення: 15.08.2021).

5. Про затвердження Правил надання послуг поштового зв'язку: постанова Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 №270. URL: https:// zakon.rada.gov.ua/ laws/show/270-2009-%D0% BF#Text (дата звернення: 17.08.2021).

6. Деякі питання документування управлінської діяльності: постанова Кабінету Міністрів України від 17.01.2018№55. URL: https://zakon. rada.gov.ua/laws/ show/55-2018-%D0% BF#Text (дата звернення: 15.08.2021).

7. ДК 014-97. Класифікатор об'єктів адміністративно-територіального устрою України. URL: https://zakon.rada.gov. Ua/rada/show/v0078202-97#Text (дата звернення: 17.08.2021).

8. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.2003 №851-IV URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show/ 851-15#Text (дата звернення: 15.08.2021).

9. Про електронні довірчі послуги: Закон України від 05.10.2017 №2155-VIII. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text (датазвернення: 17.08.2021).



References

1. Shevchuk S.V. Ukrainian language for civil servants: a course to prepare for certification. Kyiv: Alerta, 2017. 478p. [ukr.]

2. DSTU 4163: 2020. State unified documentation system. Unified system of organizational and administrative documentation. Requirements for paperwork. [To replace DSTU 4163-2003; valid from 01.09.2020]. View. of its. Kyiv, 2021

3. On the adoption and abolition of national standards: the order of the State Enterprise «Ukrainian Research and Training Centerfor Standardization, Certification and Quality» from 01.07.2020 №144. URL: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show / v0144774-20 # Text

4. On approval of the Requirements for writing the name ofa legal entity, its separate subdivision, public formation that does not have the status ofa legal entity, exceptfor the organization of a trade union: order of the Ministry of Justice of Ukraine from 05.03.2012 №368/5. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws /show /z0367-12 # Text

5. On approval of the Rules for the provision of postal services: Resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine of05.03.2009№270. URL: https: //zakon.rada.gov.ua/ laws/show/270-2009-%D0% BF/Text

6. Some issues of documenting management activities: the resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine from 17.01.2018 №55. URL: https: // zakon. rada.gov.ua/laws/ show/55-2018-%D0% BF#Text

7. DK 014-97. Classifier of objects of administrative-territorial organization of Ukraine. URL: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0078202-97/Text.

8. On electronic documents and electronic document circulation: Law of Ukraine of 22.05.2003 №851-IV URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show / 851-15 # Text

9. On electronic trust services: Law of Ukraine of 05.10.2017 №2155-УШ. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19/Text

Размещено на Allbest.ru