Характеристика та особливості документування

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Прикарпатський національний університет імені Василя Стефаника

Характеристика та особливості документування

Лемко Галина Іванівна,

кандидат педагогічних наук, доцент кафедри соціальної педагогіки та соціальної роботи

Дідух Ірина Ярославівна,

кандидат педагогічних наук, доцент кафедри соціальної педагогіки та соціальної роботи

м. Івано-Франківськ

Анотація

Завдяки зростанню ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, швидкому удосконаленню ІТ-продукування, розповсюдженню, використанню та збереженню інформації, прискоренню інформаційного обміну документами, а отже, впливають на прийняття управлінських рішень, підвищуються вимоги до документаційного забезпечення будь-якої діяльності.

Кожна соціальна інституція проводить відповідне документування. Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами. Він відображає властивості реальних об'єктів, що використовуються як об'єкти практичної діяльності для створення, збору, аналітичної та синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширення та використання документальної інформації.

Багатоаспектний аналіз компонентів документа (особливо тексту) завжди був основою для вивчення ряду наук. Важливим є вивчення історії діловодства, як сфери практичної діяльності та внеску багатьох дослідників у процес становлення документування.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв'язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.

Сучасний етап документаційного забезпечення діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій характеризується високим рівнем технологій автоматизації процесів паперового діловодства.

В умовах сучасності дана технологія створення паперових документів практично витіснила інші технології. Частина документів, що створюються у діяльності організацій, передається на постійне та тривале зберігання до архівних установ.

Останнім часом в Україні намітилися тенденції переходу до безпаперового документообігу з використанням електронного цифрового підпису.

Ключові слова: документ, документування, соціальні інституції, значення документа, властивості документа.

Abstract

Characterization and features of documentation

Lemko Halyna Ivanivna Candidate of Pedagogical Sciences, Associate Professor of the Department of Social Pedagogy and Social Work, Vasyl Stefanyk Precarpathian National University, Ivano-Frankivsk

Didukh Iryna Yaroslavivna Candidate of Pedagogical Sciences, Associate Professor of the Department of Social Pedagogy and Social Work, Vasyl Stefanyk Precarpathian National University, Ivano-Frankivsk

Due to the growing role of the practical sphere of working with documents, rapid improvement of IT production, distribution, use and storage of information, acceleration of information exchange of documents, requirements for documentation of any activity are increasing.

Each social institution carries out an appropriate documentation. The document is a relatively independent system due to its own signs and properties that determine its difference and similarity with other material objects. It reflects the properties of real objects that are used to creating, gathering, analytical and synthetical processing, storage, search, sharing and using information.

Multifaceted analysis of the documents components (especially text) has always been the basis for studying a number of sciences. It is important to study the history of business administration as a field of practical activity and the contribution of many researchers to the process of documenting.

Studying a document as a system consists of identifying all its elements, subsystems and connections between them, in other words studying its structure. Features and parameters that characterize the document as a system are established.

The modern stage of documentary support of state authorities, local governments, institutions, enterprises and organizations is characterized by a high level of technologies for automation of paper record keeping processes.

Nowadays this technology of creating paper documents has practically supplanted other technologies. Some of the documents created by the organizations are transferred to archives for permanent and long-term storage.

Recently, trends of transition to paperless document circulation with the use of electronic digital signatures have emerged in Ukraine.

Keywords: document, documentation, social institutions, the meaning of the document, the properties of the document.

Основна частина

Постановка проблеми. На сьогодні Україна дедалі швидше переходить до інформаційного суспільства і саме завдяки документам, як матеріальним носіям, інформація закріплюється, передається і зберігається в просторі і часі. Саме тому важливо розуміти роль, яку виконує документ для діяльності сучасної людини.

Однією з обов'язкових умов сьогодення є документування, як джерело первинної інформації. Кожна соціальна інституція повинна проводити відповідне документування. Відповідно виникає актуальність вивчення змісту та перспектив сучасного документознавства в Україні.

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь. З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Теоретичну основу дослідження питання документознавства склали закони України, Інструкції та Положення, наукові праці вчених, таких як: В. Бездрабко, Ф. Бутинець, Н. Грабова, В. Завгородній, С. Кулешов, Н. Леміш, Н. Ткаченко, Г. Швецова-Водкита інші.

Метою статті є характеристика та особливості документування.

Виклад основного матеріалу. Поняття «документ» є основоположним для концептуальної системи документації. Він відображає властивості реальних об'єктів, що використовуються як об'єкти практичної діяльності для створення, збору, аналітичної та синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширення та використання документальної інформації [2].

Він широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знань ми маємо одне або кілька його розуміння відповідно до окремих об'єктів, яким надано статус документа.

По-різному він структурований у наукових дисциплінах, таких як інформатика, бібліотекознавство та музеєзнавство, спеціальні соціальні та відповідні сфери діяльності - бібліотека, музей, архів та бібліографія. Звідси його неоднозначність, що ускладнює спілкування та взаєморозуміння між фахівцями у сфері документальних медіа.

Визначення загального значення терміна «документ» - це теоретичний документообіг, званий документацією [2].

На міжнародному рівні найбільш поширене визначення документа як записаної інформації, яка може слугувати одиницею в процесі документування.

Це визначення розроблено та затверджено Міжнародною організацією зі стандартизації за участю як Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, так і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради архівів та Міжнародної організації інтелектуальної власності.

Україна має офіційно прийнято три значення документа, зафіксовані у ряді державні стандарти (ДСТУ):

- ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційну діяльність.

- ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з туристичною інформацією, закріпленої створеним людиною способом на її передачі в часу й просторі.

- ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, яке у закріпленій вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і що у відповідність до чинним законодавством правове значення.

Зв'язок між різними значеннями документа заснований на принципі ієрархії - підпорядкування одного поняття іншому, при цьому кожне з них отримує більше, в тому числі менш широко. Необхідність поступового скорочення поняття «документ» була викликана практичними цілями визначення предмета діяльності конкретної галузі [7, с. 78].

Визначення документа I вимагає використання всіх виразів нормативної документації: у довідковій, навчальній та систематичній, а також літератури, що відноситься до галузі інформації та документації. Розглянуто цінність Документу ІІ у сфері книговидання та книгорозповсюдження. Сфера дії визначення Документу III полягає у веденні записів та архівів.

Властивості документа включають:

1. Доступність інформації, змісту;

2. Стійка матеріальна (речова) форма, що забезпечує тривале використання та зберігання документа;

3. Функціональне призначення передачі просторово-часової інформації, тобто. Від використання каналів соціальної комунікації [7, с. 24].

Основною складовою документа є інформація, тобто, у процесі комунікації призначені різноманітні дані, інформація, повідомлення, знання, трансляції. Інформація в документі має певну специфіку.

Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною від використання у суспільстві.

1. Документ припускає наявність семантичної (значеннєвий) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Наявність змісту - одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом не може.

2. Інформація передається дискретно, тобто. як повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення може

3.

бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).

4. Як будь-який об'єкт, має знакову природу, повідомлення є закодований текст. Значення чи сенс закодованої тексту можна було зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Постійні повідомлення мають символічну форму, оскільки лише певним чином можна передати міжнародне поєднання знань, емоцій та вольових впливів автора, що дає читачеві (реципієнту) можливість розшифрувати й контролювати відповідні знання. Це означає обов'язкову характеристику будь-якого документа повідомлення.

5. Документ - це, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, у вигляді листи, графіки, фотографії, звукозапису й ін.

6. Документ має субстанціональності (речовністю) [2].

Для документа важлива стабільна речовинна форма. Запис «вилами за водою» документом не вважається.

Багатоаспектний аналіз компонентів документа (особливо тексту) завжди був основою для вивчення ряду наук. Так, аналітико-синтетичний метод дослідження використовували давньогрецькі логографи в VI ст. Перед підрахунком писати лотоси (оповідання) на основі обробки літописів міста і храму.

Грецький філософ Геродот вивчав офіційні документи канцлера казначейства, перекладені грецькою мовою і поширені в полісі Малої Азії. Немакедонського педагога Аристотеля цікавили не лише смислові властивості творів, а й їх структура, внутрішня форма та вплив на читача. У другій половині ІІІ ст. до нашої ери Олександрійські вчені зробили висновки про архетип текстів класичних художніх творів, створили та відредагували їх варіанти.

Значно підвищився статус документа як правового акта в рамках феодального права, особливо щодо земельної та людської власності. Потрібна більш чітка регламентація документів, захист від підробок.

У 1276 р. під назвою «Samma de arte prosandi» вийшла праця цюріхського каноніка Конрада Мемора, в якій йшлося про перевірку документів на справжність, можливість використання підроблених штампів тощо. Необхідність постійного визначення оригінальності стародавніх діянь зумовила розвиток практичної дипломатії, палеографії та спагеті [3].

В епоху Відродження була поширена діяльність гуманістів по вивченню й виданням античних пам'яток, які використовували їх для встановлення особистих уявлень про філософсько-політичну та юридичну природу.

Найвіддаленіші прототипи загальної науки про документ прихильники початкової теорії знаходять у працях Джея Мобілона - засновника «благородної» документознавства, який пов'язував виникнення цієї науки з початком вивчення практичних матеріалів.

Формування наукових дисциплін на документі також пов'язане з розвитком центрів їх збереження. Вже в XV ст. У зв'язку з розширенням офісів офіційні документи відокремлюються від окремих сховищ рукописів. Прикладом цього є створення в 1480 р. Папського реєстру, а пізніше архіву урядових документів в Англії, де зберігалися всі адміністративні, фінансові та юридичні документи.

У 1571 р. були опубліковані перші праці щодо збереження документації та архівознавства, зокрема праця Якоба фон Ремінгена зі Штутгарта (Німеччина) під назвою «Про реєстр, його структуру та управління» та «Короткий звіт про ідеальний тип повного Реєстрація», де було запропоновано розділити наявну документацію на три групи. Подальші рекомендації щодо класифікації різних документів були опубліковані у Венеції в 1632 році.

У 1725 р., у зв'язку з необхідністю врегулювання і регулювання форм боргових зобов'язань, визначення реквізитів боргу, за наказом Петра I було прийнято вексель, який став поширеним на всій території Російської імперії.

Середина XIX ст. характеризується появою робіт, що визначають теоретичні аспекти організації роботи з документами.

Так, Н. Леміш стверджує, що певним продовженням у галузі розбудови теоретичних знань документознавчого спрямування можна назвати працю «першого теоретика діловодства» М.В. Варадінова [5], який визначав його як науку, «що визначає правила складання ділових документів, операцій і самих справ», вперше наголошуючи на основних деталях документаційних документів.

Теоретичні принципи організації роботи з документами можна знайти в працях, опублікованих на початку ХХ ст. А. Євтікієв («Десяковий метод в адміністративному діловодстві», 1921), О. Божний («Практичний підручник з діловодства українською мовою», 1924), Г. Славоцький і С. В'ятіцький («Квиткова система діловодства для губернських центрів». і канцелярії», 1924), у «Керівництві по збереженню діловодства для райвиконкомів і сільрад» (1926), у виданнях О. Брагінського та М. Горенштейна, В. Зимлева, Р. Данерта та ін. [2].

Проте основні основи науки, про яку йдеться, були закладені в першій половині ХХ ст. У курсі підготовки професора Московського державного історико-архівного інституту «Теорія і техніка архівної справи»

М. Вишневського (1936), який містив розділ «Загальне збереження документації». Зміст розділу включав питання про історію діловодства, класифікацію документів, що діють у сфері управління, та методи їх вивчення.

Автором нової редакції цього курсу в середині минулого століття був К. Мітаєв (1902-1969). Поняття документознавства як терміну вперше з'явилося у доповіді вченого «Розвиток радянського архівознавства за 25 років» на Архівознавчої конференції СРСР у червні 1942 р. У своїй доповіді на цій конференції він запропонував розглядати документознавство як архівну дисципліну, яка могла б бути вступом до теорії та практики архівної справи.

Починаючи з 1942 р. проф. свої підходи до документознавства К. Мітяєв детально виклав у курсі «Теорія і практика архівної справи», однією з частин якого було «Загальне документознавство», де була характеристика вступу до вивчення документів, систем і методів документування в історичній ретроспективі документаційної практики.

Поступово вивчення документів і систем документації, започатковане науковцями в архівному аспекті, стало виділяти як самостійну наукову дисципліну. Документи, в яких вони почали досліджуватися як об'єкти оперативної дії та соціального функціонування, для яких вони створювались. У своїх пізніших публікаціях проф. К. Мітяєв визначив документознавство як «наукову дисципліну, що вивчає історичні еволюційні методи, окремі акти та системи документування явищ об'єктивної дійсності та створені в результаті документування окремих документів, їх сукупностей і систем».

У цих працях вчений фактично викладає своє бачення об'єкта дослідження документації, яке складається з трьох частин:

- методи документації в цілому;

- способи документування в різних сферах діяльності;

- документи, їх збірки та системи [1, с. 18].

Під час Великої Вітчизняної війни в 1943 році Головним архівним управлінням створено проєкт «Положення про виготовлення документальної частини та охорону документальних матеріалів у діловодстві установ, організацій і заводів». Він свідчив про необхідність уніфікації вимог до документа в діловодстві та в архіві, а також спробу уніфікувати вимоги до організації документації.

У повоєнні роки відставання у сфері управління доводилося звернути увагу на стан організації роботи з документами, які є як об'єктом, так і результатом роботи в цій галузі та становлять основне джерело інформації для прийняття управлінських рішень.

Вийшовши з надр архівознавства, документознавство використовувало багато розроблених архівознавством методик вивчення документів і окремих документальних збірок. Основними темами були вивчення закону існування документів - створення, проектування документів та систем документації, їх консолідація та стандартизація, організація створення та руху в повсякденній діяльності установ, механізація діловодних процесів [6].

Сучасний етап документаційного забезпечення діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, підприємств та організацій характеризується високим рівнем технологій автоматизації процесів паперового діловодства.

В умовах сучасності дана технологія створення паперових документів практично витіснила інші технології. Частина документів, що створюються у діяльності організацій, передається на постійне та тривале зберігання до архівних установ.

Останнім часом в Україні намітилися тенденції переходу до безпаперового документообігу з використанням електронного цифрового підпису. Про це свідчать відповідні укази Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, інші нормативно-правові акти. Фіксування задокументованої інформації виключно на електронних носіях інформації потребує унормування низки важливих питань:

- приведення електронного документообігу у відповідність до вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис». Часто електронні документи створюються без врахування вимог про наявність всіх обов'язкових реквізитів, що визначені для певних видів (класів) документів;

- опрацювання вхідних паперових документів. Для додавання таких документів до систем електронного документообігу їх сканують. Це прискорює процес опрацювання вхідних паперових документів. Однак, нерідко подальше документування інформації під час опрацювання сканованих копій документів - створення нових реквізитів до таких документів, наприклад, резолюцій, - відбувається виключно в електронній формі засобами автоматизованої системи. Таке документування інформації призводить до того, що нові реквізити створюються до сканованих копій паперових документів, а не фіксуються на паперових оригіналах, як це встановлено вимогами до організації діловодства, затвердженими відповідними нормативно-правовими актами. Архівісти вимушені першими ініціювати вирішення зазначеної проблеми, тому що серед вхідних документів є такі, що з часом будуть передаватися на постійне та тривале зберігання до архівних установ. Вочевидь, що вирішення питання полягає в дотримані фондоутворювачами чинних норм ведення діловодства, однак у разі нехтування зазначеними нормами, слід дійти узгодженого рішення щодо поєднання електронних реквізитів з паперовими оригіналами;

- гарантоване постійне та тривале (понад 10 років) зберігання електронних документів. На жаль, інформаційні технології поки що не в змозі забезпечити вирішення зазначеної проблеми. На це впливають такі чинники як мінливість електронних носіїв інформації та пристроїв для їх читання, форматів даних та програмного забезпечення для роботи з ними. Тому нині архівісти пропонують створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох примірниках: з електронним носієм інформації та паперовим.

Доцільно зазначити, що вирішення зазначених проблем було запропоновано у проекті нормативно-правового акта «Порядок роботи з електронними документами та їх підготовки до передачі на архівне зберігання», який розроблено у 2012 році на виконання розпорядження Кабінету Міністрів України від 26.09.2011 №1014-р «Про затвердження плану заходів щодо реалізації Концепції розвитку електронного урядування в Україні».

Прийняття зазначеного Порядку визначить новий період у електронному документообігу України та поставить перед документознавцями та архівістами питання вирішення долі тих електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, що було створено до введення Порядку. Як було вище зазначено документування інформації під час створення таких документів велось з порушеннями. Тому питання об'єднання окремих реквізитів електронних документів, що створювалися у період до затвердження Порядку, а також обрання носіїв інформації для передачі їх до архівних установ залишається відкритим і потребує організації його дослідження.

Якщо напрями унормування процесів документування інформації під час створення документів, зокрема, електронних, в діяльності організацій в цілому зрозумілі, то питання унормування процесів документування інформації під час створення документів в електронній формі без використання електронного цифрового підпису залишаються недослідженими.

В першу чергу до таких документів належать ті, що утворюються за різними нормативно-правовими актами у діяльності організацій різних форм власності виключно в електронній формі. Можливо тільки передбачити, що серед таких документів існують документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання.

Неунормованість процесів документування інформації підчас їх створення може негативно вплинути на подальшу підготовку до їх передачі на архівне зберігання і можливість відтворення документної інформації під час їх тривалого зберігання. Теж саме в повній мірі стосується документів особового походження в електронній формі, що створюються в діяльності фізичних осіб, спадщина яких варта того, щоб її зберігати для наступних поколінь, зважаючи на важливість їх діяльності для історії України.

Варто встановити, що найбільшою проблемою документів в електронній формі без використання електронного цифрового підпису слід вважати відсутність визначених механізмів, що забезпечуючи підтвердження їх справжності (цілісності та авторства). Одним із шляхів вирішення зазначеної проблеми може стати надання права архівістам завіряти їх власними електронними цифровими підписами після встановлення походження таких документів за певними критеріями.

Висновки. Акцентування на особливостях еволюції, функціонування, створення та характеристики документування не тільки увиразнює зміст проблематики та збагачує практичну діяльність з документами.

Література

1. Бездрабко В. Управлінське документознавство: Навч. посібник. К., 2006. 208 с.

2. Бенько М. Інформаційні системи і технології в бухгалтерському обліку: монографія Київ.: КНТЕУ, 2010. 336 с.

3. Іщенко В. Поняття документа як джерело доказів у кримінальному судочинстві. Право України. 2014. №2. С. 42-44. 2.

4. Кулешов С. Документознавство: Історія. Теоретичні основи. Укр. держ. НДІ арх. справи та документознавства, Держ. акад. кер. кадрів культури і мистец. К., 2000. 162 c.

5. Леміш Н. Організація діловодства в адміністративних установах Лівобережної України першої половини ХІХ ст.: монографія. К: ДІЯ, 2013. 176 с.

6. Лісіна С. Документні ресурси: навч. посібник. Львів: Видавництво Львівської політехніки, 2013. 240 с.

7. Матвієнко О. Основи організації електронного документообігу: навчальний посібник Київ.: Центр учбової літератури, 2008. 112 с.

References

1. Bezdrabko V. (2006). Upravlinske dokumentoznavstvo: Navch. Posibnyk [Administrative document studies: Education. Manual] K. 208 p. [in Ukrainian].

2. Benko M. (2010). Informatsiini systemy i tekhnolohii v bukhhalterskomu obliku: monohrafiia [Information systems and technologies in accounting: monograph]. Kyiv.: KNTEU. 336 p. [in Ukrainian].

3. Ishchenko V. (2014). Poniattia dokumenta yak dzherelo dokaziv u kryminalnomu sudochynstvi [The concept of a document as a source of evidence in criminal proceedings]. Pravo Ukrainy. No. 2. P. 42-44 [in Ukrainian].

4. Kuleshov S. (2000). Dokumentoznavstvo: Istoriia. Teoretychni osnovy [Documentary studies: History. Theoretical foundations]. Ukr. derzh. NDI arkh. spravy ta dokumentoznavstva, Derzh. akad. ker. kadriv kultury i mystets. K. 162 c. [in Ukrainian].

5. Lemish N. (2013). Orhanizatsiia dilovodstva v administratyvnykh ustanovakh Livoberezhnoi Ukrainy pershoi polovyny KhIKh st.: monohrafiia [Organization of record keeping in administrative institutions of Left-Bank Ukraine in the first half of the 19th century.: monograph]. K: DIIa. 176 p. [in Ukrainian].

6. Lisina S. (2013). Dokumentni resursy: navch. posibnyk [Documentary resources: education. Manual]. Lviv: Vydavnytstvo Lvivskoi politekhniky. 240 p. [in Ukrainian].

7. Matvienko O. (2008). Osnovy orhanizatsii elektronnoho dokumentoobihu: navchalnyi posibnyk [Fundamentals of the organization of electronic document management: a study guide]. Kyiv.: Tsentr uchbovoi literatur. 112 p. [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru