Забезпечення нормального функціонування організації та досягнення нею поставлених цілей як у довгостроковій перспективі, так і в оперативній діяльності завжди передбачає постійні, систематичні спостереження за ходом виробничо-господарських процесів.

Контроль як функція управління підпорядкований вирішенню завдань системи управління. Тому призначення контролю відповідає цілям управління, які визначаються економічними і політичними закономірностями розвитку певної формації. Він спрямовує процес управління за встановленими ідеальними моделями, коригуючи поведінку підконтрольного об'єкта.

Контроль - це вид управлінської діяльності, за допомогою якого керівництво організації визначає, наскільки правильні його управлінські рішення, а також напрями здійснення необхідних коректив. Керівництво починає здійснювати функцію контролю з моменту створення організації.

Основними завданнями контролю є :

- забезпечення досягнення місії та цілей організації;

- визначення фактичного стану об'єкта контролю чи його частини в даний момент часу;

- прогнозування стану та поведінки об'єкта;

завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта контролю від заданих;

- збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта контролю;

- забезпечення стійкого стану об'єкта контролю.

Мета контролю - сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним.

Необхідність контролю викликана такими факторами:

- невизначеність середовища,

- небезпека виникнення кризових ситуацій,

- конкурентна боротьба,

- боротьба за ринки збуту, ін. [1, с.51]

Слово “контроль”, як і слово “влада”, породжує, насамперед, негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає обмеження, відсутність самостійності, тобто все те, що прямо протилежно представленням про свободу особистості. Тому сутність функції управління “контроль” часто розуміють невірно. Існує кілька причин, що обумовлюють необхідність управлінського контролю.

Перша й найголовніша з них - це необхідність спостереження за тим, чим займаються люди, щоб мати впевненість у тому, що вони знають, що і як їм варто робити. Спостереження за тим, чим займаються виконавці (особливо за результатами їхньої діяльності), є основною причиною, через яку менеджери потребують контролю.

Друга причина необхідності управлінського контролю - постійні зміни, з якими зіштовхуються організації і їхні менеджери. Динамічність внутрішнього і зовнішнього оточення фірм підсилює важливість зв'язку між плануванням і контролем. Менеджери розробляють плани, для реалізації яких потрібен визначений час. І протягом цього часу може відбутися багато змін як у самій організації, так і в її оточенні. Деякі з цих змін можуть викликати потребу в коригуванні планів фірми, а деякі цілі і плани фірми можуть стати нереальними. Добре організований контроль допомагає менеджерам вчасно пристосовуватися до умов, що змінюються.

Третьою важливою причиною необхідності управлінського контролю є зростаюча складність організацій внаслідок зростання їхніх розмірів і масштабів виробництва. Якщо організація невелика, то її менеджери близькі до всіх здійснюваних видів діяльності. Зростання виробництва призводить до того, що вищі менеджери, відповідальні за виконання всіх задач організації, не можуть більше персонально спостерігати за кожним видом діяльності та мінливими умовами. Тому вони потребують організації формальної системи контролю.

За змістом виділяють такі види контролю:

Контроль матеріальних ресурсів: система регулювання запасів, стан матеріальних ресурсів і відповідність їх потребам виробництва, якість матеріальних ресурсів.

Контроль фінансових ресурсів полягає в оцінюванні ступеня забезпеченості організації власними та залученими коштами, ефективності їх використання, правильності прийняття фінансових рішень, відстеженні та регулюванні грошових потоків, аналізі й регулюванні боргів і зобов'язань організації.

Контроль людських ресурсів - здійснення контрольних заходів при відборі та зарахуванні працівників на посади, оцінювання ефективності і коригування заходів з перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу, ділових якостей працівників, ефективності систем оплати праці і стимулювання працівників.

Контроль інформаційних ресурсів - оцінювання відповідності обсягів інформації потребам виробництва і управління; вивчення і вдосконалення шляхів надходження інформації в організацію, всередині її і назовні [2, с.92].

За часом здійснення:

Попередній контроль здійснюється до початку виробничої діяльності. Його задача - визначення якості і кількості вихідних ресурсів (людських, матеріальних, фінансових, інформаційних) з метою запобігання ситуацій, що можуть завдати шкоди організації.

У процесі попереднього контролю менеджери аналізують ресурси або потужності, що визначають успіх усього процесу. Потім вони зосереджують діяльність на виборі кращих ресурсів, уникаючи тим самим проблем у майбутньому, і спостерігають за змінами в процесі виконання задач. Цей вид контролю може бути проведений при виконанні інших функцій управління. Так, наприклад, хоча планування і проектування організаційних структур рідко відносять до процедури контролю, вони дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації.

Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється він фактично до початку роботи. Основним засобом здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і ліній поведінки.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виробничого процесу і ґрунтується на вимірі фактичних результатів діяльності й оперативному реагуванні керівництва на виникаючі відхилення.

Об'єктом контролю найчастіше є працівники, а здійснює його безпосередній начальник. Поточний контроль широко використовується в процесі управління, оскільки він дозволяє з'ясувати причини відхилень.

Менеджери, які виконують поточний контроль на стратегічному рівні, як правило, зосереджують увагу на результатах виконання поточних планів і ключових позицій для того, щоб відслідковувати виробничий процес в організації і вносити необхідні корективи.

Поточний контроль на оперативному рівні допомагає забезпечити виконання всіх робіт і розвиток подій відповідно до плану. Для того, щоб здійснювати поточний контроль належним чином, необхідний зворотний зв'язок(рис.1) [5, с.54-55].

Рис.1 Зворотний зв'язок

управлінський контроль менеджмент

Ефективний контроль чи то на операційному, фінансовому, чи структурному рівні успішно регулює і перевіряє діяльність організації. Щоб використовувати контролювання, менеджери повинні знати характерні риси ефективного контролю і розуміти, як ідентифікувати і долати опір йому. Системи контролю ефективніші, коли вони інтегровані з плануванням, гнучкі, достовірні, своєчасні та об'єктивні.

Інтеграція з плануванням. Контроль потрібно пов'язувати з плануванням. Що точніший і виразніший цей зв'язок, то ефективніша система контролю. Найліпшим шляхом до такої інтеграції є врахування контролю під час складання планів. Іншими словами, оскільки мету визначають під час процесу планування, то треба приділяти увагу розробці стандартів, які відображатимуть, наскільки добре план реалізують.

Гнучкість. Система контролю повинна бути досить гнучкою, щоб пристосуватися до змін. Альтернатива - проектування та впровадження нової системи контролю - це неминучі витрати.

Достовірність. Менеджери ухвалюють надзвичайно багато рішень, які ґрунтуються на недостовірній інформації. Зокрема, менеджери з продажу можуть уникати оцінювання своїх обсягів продажу, щоб виглядати ліпше. Виробничі менеджери намагаються приховати витрати для досягнення своїх цілей. Менеджери людських ресурсів можуть переоцінити свої плани щодо влаштування на роботу представників меншин. У кожному випадку інформація, яку використовують інші менеджери, недостовірна, і результати від неї можуть бути негативними.

Своєчасність. Своєчасність не обов'язково означає поспішність. Вона більше притаманна системі контролю, яка забезпечує інформацію так часто, наскільки це потрібно. Роздрібним торговельним компаніям, як звичайно, потрібні результати продажу щоденно, щоб керувати потоками готівки та використовувати рекламу та методи просування. Навпаки, інформацію про матеріальні запаси вони потребують щоквартально або раз в рік. Загалом, чим не певніші та не стабільніші обставини, тим частіше потрібно виконувати контрольні заміри.

Об'єктивність. Система контролю повинна забезпечувати, наскільки можливо, об'єктивну інформацію. Наприклад, менеджер, відповідальний за контроль над людськими ресурсами організації, дає завдання двом заводським менеджерам скласти звіти. Один менеджер запевняє, що з мораллю на його заводі „все в порядку”, кількість скарг „приблизно така, як і повинна бути” і плинність кадрів „під контролем”. Інший звітує, що відсоток прогулів на заводі 4%, цього року подано скарг 16 скарг (порівняно з 24-ма минулого року), а плинність - 12%. Другий звіт майже завжди дасть більше користі, ніж перший. Звичайно, менеджерам потрібно враховувати не лише цифри [2, с.97-99].

Баланс влади. Не тільки підлеглий залежить від свого керівника, зокрема, щодо питань оплати праці, розподілу обов'язків, просування кар'єрними сходами тощо, а й керівник залежить від своїх підлеглих. Йдеться про якісне та своєчасне виконання завдань, надання необхідної для прийняття рішень інформації, встановлення зв'язків з працівниками інших підрозділів та формування у них певного ставлення до керівника цього

підрозділу, вплив підлеглих, що є неформальними лідерами, на інших працівників тощо. Розуміючи це, керівник має завжди додержуватися «балансу влади» (схема 2),

Схема 2. Баланс влади керівника та підлеглого

Список використаних джерел

Размещено на Allbest