Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Факторы, задачи и функции службы документационного обеспечения управления

2. Практическое задание: Что обозначает и как оформляется реквизит «Отметка о приложении». Примеры

Список литературы

Введение

В современных условиях глобализации информационно-поисковых систем совершенствование управления производственно-хозяйственными комплексами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально организовано делопроизводство.

Создавая эту службу, необходимо решить ряд организационных вопросов, связанных с выбором:

- структуры, функций и задач делопроизводственной службы;

- организационной формы делопроизводства;

- ее должностного и численного состава;

- квалификационных требований, предъявляемых к работникам сферы делопроизводства.



1. Факторы, задачи и функции службы документационного обеспечения управления

Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, или иметь ответственного за ведение делопроизводства. Эта ответственность может быть возложена на одного сотрудника -- секретаря организации или руководителя.

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическим документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

Служба ДОУ решает конкретные задачи, выполняет определенные функции, имеет строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействует с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координация, реализация. Создание службы ДОУ обязательно сопровождается выбором организационной формы работы с документами. Практикой выработано три формы: централизованная, децентрализованная или смешанная.

Централизованная форма позволяет выполнять все технологические операции по работе с документами в одном специализированном структур ном подразделении (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов - от момента их получения или создания и до сдачи в архив - выполняется в одном месте. Эти операции включают: прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, формирование дел, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Полную централизацию работы с документами можно осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также в тех организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации.

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль сроков исполнении, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Задачи и функции службы ДОУ

К основным задачам службы ДОУ относится следующее: - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,

- совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

- функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

- разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

- обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,

- контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

- функции, связанные с организацией работы с документами:

-установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),

- обработка поступающих и отправляемых документов,

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов.

- разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,

- предварительное рассмотрение документов,

- контроль за исполнением документов,

- систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

- подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

- обеспечение защиты документной информации,

- организация работы с обращениями граждан;

Функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

- разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,

- проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Структура службы ДОУ

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:

- секретариат,

- экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.),

- подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов,

- подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

- подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,

- подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшее машбюро),

- отдел совершенствования делопроизводства,

- копировально-множительное бюро,

- протокольная группа,

- редакционная группа,

- приемная,

- архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками.

В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства. Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

- 1-я категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

- 2-я категория - учреждения с объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;

- 3-я категория - учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;

- 4-я категория - учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

Так, согласно выше представленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения.

Несмотря на то что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Таблицу 1).

документационный управление делопроизводство

Таблица 1 Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Объем докумен- тооборота, тыс. документов в год	Организационные формы службы ДОУ
менее 10	обычно один-два секретаря руководителя организации
от 10 до 25	служба организационно оформляется, требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
от 25 до50	создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)
от 50 до 100	более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование документационного обеспечения управления, в том числе на основе автоматизации
свыше 100	сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

Говоря о структуре службы ДОУ, необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (см. Таблицу 2).



Таблица 2 Функции основных подразделений службы ДОУ

Наименование подразделения службы ДОУ	Основные функции, выполняемые подразделением
1	2
секретариат	- информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации - планирование рабочего дня руководителей - предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов - составление и оформление документов, аналитическая работа по документам по заданиям руководителей - организация телефонных переговоров руководителей - организация командировок руководителей - организация деловых встреч руководителей
экспедиция	- прием корреспонденции, поступающей в адрес организации - распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения - обработка отправляемых из организации документов
подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов	- регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов - ведение информационно-справочной работы по документам организации - подготовка документов для представления на рассмотрение руководства - контроль за правильностью оформления документов - формирование дел - подготовка дел к передаче на хранение в архив организации
подразделение (отдел, группа) по контролю испол- нения документов	- организация контроля за сроками исполнения документов - постановка документов на контроль - проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей - предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов - снятие документов с контроля - учет и обобщение результатов контроля исполнения документов - подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов
подразделение (отдел, группа) по работе с обраще- ниями граждан	- регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб) - подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством, направление обращений граждан на исполнение - контроль за сроками исполнения обращений граждан - отправка писем-ответов гражданам - обобщение результатов исполнения обращений граждан - формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан - подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан
подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов	- перепечатка документов по заявкам подразделений и работников - считывание документов
отдел совер- шенствования делопроизводства	- разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству - отслеживание изменений в правовых актах и нормативных доку- ментах в сфере документации и информации и переработка в со- ответствии с этими изменениями инструктивных и методических документов организации по делопроизводству - разработка и корректировка номенклатуры дел организации - консультирование работников организации по вопросам работы с документами
	- методическое руководство и контроль за организацией делопро- изводства в подразделениях и подведомственных организациях - проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации - организация повышения квалификации работников - разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве - постановка задач автоматизации делопроизводства
копировально- множительное бюро	- копирование и тиражирование документов по заявкам структурных подразделений
протокольная группа	- разработка планов работы коллегиальных органов - оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа - подготовка и проведение коллегиальных мероприятий - ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов - рассылка копий протоколов заинтересованным организациям и лицам - оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов - контроль за исполнением решений коллегиальных органов - оформление выписок из протоколов и др
редакционная группа	- редактирование документов, издаваемых в организации - корректорская правка
приемная (может быть структурной частью подразде- ления по работе с обращениями граждан)	- организация приема посетителей руководством организации - составление плана работы приемной - ведение учетной документации по личному приему граждан - организация исполнения документов, полученных при личном приеме - обобщение результатов приема посетителей - подготовка предложений по совершенствованию работы приемной
архив организации	- ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива - прием дел структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива - учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов - создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива - осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования - проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение - осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и подведомственных организациях - источниках комплектования - организация работы по составлению номенклатуры дел организации - оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами - участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления - участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и других подразделений службы ДОУ в области архивного дела

2. Практическое задание. Вопрос 3. Что обозначает и как оформляется реквизит «отметка о приложении»? Приведите примеры

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

На основном документе под его текстом и от границы левого поля оформляется отметка со словом «Приложение» в единственном числе, даже если документов-приложений будет несколько и потребуется их перечисление.

Отметка о приложении оформляется следующим образом:

- если приложение названо в тексте:

Приложение:	на 2 л. в 1 экз.

- если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

- если приложения сброшюрованы:

Приложение:	отчет о НИР в 2 экз.

- если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:	письмо Росархива от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:	CD в 1 экз.

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение:	опись приложений на 2 л. в 1 экз.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2 к приказу ФГБУ НИИ "Восход" от 15.08.2021 N 112

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения. Например:

РЕГЛАМЕНТ	УТВЕРЖДЕН приказом ФГБУ НИИ "Восход" от 18.05.2018 N 67

Так же в организациях может быть документооборот построен в форме электронного документооборота, исключающего бумажную передачу и хранение. В таком случае используется Система Электронного Документооборота (СЭД). Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. В тексте документа указывается наименование и количество приложений. Приложения прикрепляются с использованием возможностей программы в связанные документы или указывается ссылка на приложение.

Пример служебной записки организации с указанием приложений ООО «Название организации»

Управление по правовым вопросам Служебная записка	Начальнику управления информационных технологий А.Н. Лукашину
№ _____/ __________ от_________________
В связи с износом и невозможностью ремонта ранее установленного многофункционального устройства прошу Вас заменить МФУ HP LJ M1536 на новое многофункциональное устройство. Акт о техническом состоянии приложен. Приложение на 1 л. в 1 экз.
Начальник управления по правовым вопросам	А.Ю. Кислый

Иванова Н.А.

216-00-00



Пример распорядительного документа с приложением

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

№ _____ ______________ 2021 г.

г. Екатеринбург

О введении в действие Политики в области производственной безопасности (по охране труда и заявление о политике в области промышленной безопасности)

С целью сведения к минимуму профессиональных рисков и повышения надежности оборудования, зданий и сооружений

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие со дня издания настоящего приказа Политику в области производственной безопасности (по охране труда и заявление о политике в области промышленной безопасности)

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ на 2021-2023 годы (далее - Политика) (Приложение).

Далее текст приказа

Генеральный директор О.О. Оносов

Приложение

к приказу от №

ПОЛИТИКА В ОБЛАСТИ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

(по охране труда и заявление о политике в области промышленной безопасности) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Осознавая важность требований по безопасности производства, сохранения жизни и здоровья работников, а также для гостей и контрагентов, руководство ОРГАНИЗАЦИИ признает здоровье и безопасность человека одним из главных приоритетов своей деятельности.

Цель, которую ставит перед собой……

Генеральный директор ОРГАНИЗАЦИИ О.О. Оносов



Список литературы

1. Григорьева Е.А. Организация службы документационного обеспечения управления: / Е.А. Григорьева. - Казань: Казан. ун-т, 2015. - 128с.

2. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности

3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

4. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (разработаны ВНИИДАД)>Методические рекомендации>4. Оформление реквизитов документов

5. Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/47782-otmetka-o-prilozhenii-na-dokumente-obnovlenie-pravil-oformleniya-i-slozhnye-sluchai/

Размещено на Allbest.ru